Pelatihan Manajemen Bisnis Eceran

PELATIHAN MANAJEMEN BISNIS ECERAN (RITEL) Disusun oleh :Konsultan ritel Anda Badan pengembangan sumber daya manusia koperasi pengusaha kecil dan menengah Bekerjasama dengan koperasi-jasa Konsultan Ritel Anda (KRA) D Ketik 14 juli 2009 oleh Arian Lubis am 14.35

Rasio 1: 1 Omzet : jml stock barang

PENGENAlAN MANAJEMEN BISNIS ECERAN (RITEL) A. Tujuan: Peserta diharapkan dapat mengetahui dan memahami pengertian bisnis eceran (ritel) secara lebih leluasa, dan beberapa garis besar hal-hal yang berhubungan dan mempengaruhi bisnis eceran(ritel) B. Pokok Bahasan I. PENGERTIAN : -Bisnis “eceran” adalah seluruh aktivitas yang berhubungan dengan penawaranpenawaran penjualan kepada konsumen akhir. - Para pengecer (peritel) adalah perusahaan – perusahaan yang pertama berhubunga dalam eceran dan tidak ada hubungannya dengan produsen - Para pabrikan yang menyelenggarakan toko factory outlet tidak bisa disebut pengecer karena perusahaan-perusahaan tersebut terlibat dalam pembuatan produk. -Penjualan kepada instansi atau lembaga tidak bisa disebut penjualan eceran karena bukan konsumen akhir. II. Klasifikasi bisnis eceran (ritel) : Bisnis eceran dapat diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu : 1. Toko eceran (ritel) Sekarang ini, bila dinilai dari jumlah transaksi penjualan eceran ternyata 90% usaha eceran adalah melalui penjualan dalam toko. Dalam kategori ini, operasional toko dapat dibagi kedalam : a. Bentuk organisasi - toko yang berdiri sendiri (independent store) - toko rantai (chain store) - toko waralaba (franchise) b. Bauran produk - Keluasan yaitu dari jenis barang yang dijual. - Kedalaman yaitu banyaknya merek dan ukuran dalam jenis-jenis barang tersebut -Kelengkapan adalah pengembangan dari keragaman jenis barang yan dijual, misalnya model, warna rasa, dsb. c. Jenis-jenis toko - Warung/kios - mini market - Supermarket -Hyermarket - Toko khusus 2. Bisnis eceran tanpa toko : Yaitu penjualan langsung (direct selling) dilakukan tanpa melalui kunjungan konsumen ketempat usaha si penjual . contoh dari cara penjualan ini adalah seperti :

a. Penjualan pribadi (Personal Selling) b. Penjualan dari rumah ke rumah (door to door) c. Penjualan melalui telpon (dial selling) d. Penjualan dengan catalog (catalog selling) e. Penjualan melalui surat f. Multi Level Marketing dsb III. Pokok pokok manajementoko eceran (ritel): Mengelola toko eceran pada dasarnya adalah menangani 6 hal pokok penting yang harus menjadi perhatian dari setiap pengelola toko yaitu : 1. Menangani pemasaran (Marketing) : - menentukan target pasar - mempelajari tingkar persaingan - memperhitungkan celah pasar yang mungkin bisa diambil - Merancang cara meraih pelanggan yang dituju - Melakukan tindakan pemasaran 2. Menangani orang (Man) - membuat bentuk organisasi yang tepat - memilih orang yang tepat - Membuat job description yang tepat - Membuat standar operasional yang tepat (SPO) - Mendidik dan melatih karyawan dengan cara yang tepat - Membimbing dan mengawasi karyawan dengan cara yang tepat 3. Menangani barang (Material) - Memilih barang yang tepat - Menetapkan jumlah persediaan barang yang tepat - Menetapkan harga jual yang tepat - Memilih pemasok yang tepat - Menetapkan waktu pembelian yang tepat - Memajang barang ditempat yang tepat dengan cara yang tepat 4. Menangani uang (Money) - Menangani pemasukan dan pengeluaran uang - Mengatur arus perputaran uang 5. Membuat system dan prosedur (Metodhe) - Membuat system dan prosedur arus barang - Membuat system dan prosedur penggunaan uang - Membuat system dan prosedur penanganan SDM - Membuat system dan prosedur penanganan mesin dan peralatan toko 6. Machina (Mesin)

MANAJEMEN PEMBELIAN I. Memilih barang yang tepat (Right Merchandise) 1. Mengenal calon konsumen yang akan dilayani 2. Mencari informasi tentang kebutuhan calon konsumen yang akan dilayani 3. Mengenal barang-barang (product knowledge) yang akan dibeli 4. Memilih kelebaran, kedalaman dan kelengkapan barang yang akan dibeli II. Penetapan harga jual yang tepat (Right Price) 1. Penetapan harga jual berpedoman pada persaingan 2. Penetapan harga jual berpedoman pada biaya (cost plus price) 3. Penetapan harga jual berdasarkan mark up 4. Penetapan harga jual yang berorientasi pada permintaan (harga diskriminasi) 5. Harga promosi III. Menetapkan jumlah pembelian yang tepat (Right Quantity) 1. Tentukan jumlah pembelian sesuai dengan kebutuhan konsumen 2. Beli dalam jumlah yang sedikit untuk barang baru 3. Beli sesering mungkin dalam jumlah sedikit untuk barang-barang yang segar 4. Beli barang musiman dalam jumlah yang cukup IV. Menetapkan waktu pembelian yang tepat ( Right Time) 1. Pelajari sejarah penjualan barang 2. Beli barang tepat pada waktu persediaan barang menipis 3. Beli barang-barang yang pasti akan naik dalam waktu yang dekat 4. Beli pada waktu ada harga promosi dari pemasok V. Memilih pemasok yang tepat (Right Supplier) 1. Melalui media cetak: - iklan - Buku kuning 2. Penyelidikan: - survey lapangan (mencari distributor dan grosir) - Ke toko-toko pesaing

PROSES PENANGANAN PEMBELIAN, PENERIMAAN, DAN PENYIMPAN BARANG I. PROSES PEMESANAN BARANG 1. Melakukan negosiasi dengan pemasok : a. Harga b. Cara pembayaran

c. Waktu pengiriman d. Biaya pengiriman e. Potongan harga f. Jaminan (garansi) 2. Membuat surat pesanan a. Tulis dengan jelas jumlah barang. Selain dalam angka tulis juga dalam huruf latin b. Tulis dengan jelas nama barang dan ukuran (berat atau volumenya) c. Tulis harga barang sesuai dengan harga yang sudah disepakati d. Tulis waktu pemesanan dan kapan barang harus sudah terkirim e. Tulis jumlah diskon yang diberikan bila ada f. Tulis jatuh tempo pembayaran bila dibeli secara kredit. 3. Membuat catatan pembelian a. Buatlah catatan atas barang-barang yang telah dipesan b. Rekaplah seluruh setiap transaksi pemesanan per pemasok 4. Memonitor barang yang masuk a. Mengecek apakah barang yang dipesan telah diterima dan apakah sudah sesuai dengan pesanan yang dibuat b. Segera hubungi pemasok bila : - Barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dipesan, misalnya : jenis barang, ukuran, jumlah, diskon maupun harganya. 5. Memonitor hasil penjualan dari baranng yang telah dibeli. 6. Memonitor perkiraan stok barang 7. Mengevaluasi dan merencanakan penyesuaian 8. Melakukan order ulang II. PROSES PENERIMAAN BARANG I. Proses penerimaan barang a. Sistem penerimaan barang masuk - Pendaftaran pemasok - Pencocokan surat pesanan - Pencocokan barang - Penghitungan dan control mutu barang b. Sistem penangan faktur c. Sistem pengeluaran barang dan penyimpanan III. SISTEM PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG 1. Barang yang disimpan hanya untuk barang yang cepat laku 2. Penyusunan barang menggunakan system FIFO 3. Pengeluaran barang juga menggunakan system FIFO

LAPORAN PERSEDIAAN BARANG I. Manfaaat laporan persediaan barang 1. Untuk mengetahui perputaran persediaan barang 2. Untuk mengefektifkan penggunaan modal kerja 3. Untuk mengatasi kelebihan atau kekurangan dalam pembelian 4. Untuk menekan terjadinya kerusakan-kerusakan barang 5. Untuk memenuhi permintaan pelanggan secara memuaskan II. Bentuk laporan persediaan barang 1. Dalam bentuk satuan uang, yaitu berdasarkan harga jual barang-barang di toko 2. Dalam bentuk satuan fisik Laporan persediaan dalam satuan fisik dapat dilakukan melalui : - kartu stok - Pencatatan hasil penjualan - Pencatatan melalui elektronik III. FORMAT LAPORAN PERSEDIAAN BARANG Dalam membuat format laporan persediaan yang relatif lengkap perlu dimasukkan datadata berikut dibawah ini: 1. Rekapitulasi dari barang-barang yang telah dibeli 2. Rekapitulasi dari hasil penjualan (barang-barang yang telah terjual) 3. Rekapitulasi dari barang-barang yang dikembalikan ke pemasok 4. Rekapitulasi dari nilai penurunan harga barang (selisihnya) 5. Rekapitulasi dari nilai kenaikan harga barang (selisihnya) 6. Rekapitulasi dari barang-barang rusak yang telah dibuang STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL TOKO Sebagai pengelola toko, baik sebagai pemilik ataupun orang yang dipercaya mengelola toko perlu mengetahui standar operasional toko khususnya dalam pengawasan, agar operasional toko berjalan lancer sesuai dengan tujuan usaha. Hal-hal yang harus dibuat standard prosedur operasionalnya antara lain: I. STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL WAKTU BUKA TOKO 1. Buka dan tutup toko : a. Hendaknya ditentukan siapa yang berhak menguasai kunci toko pintu masuk toko. Biasanya diluar pemilik toko adalah kepala toko /wakilnya atau kepala kasir yang dipercaya. b. Kepaka toko pada waktu membuka atau menutup pintu hendaknya diharuskan untuk ditemani oleh seorang karyawan bagian kemanan untuk mencegah hal yang tidak diinginkan. II. STANDARD PROSEDUR OPERASIONAL PENGAWASAN BARANG 1. Pengawasan kerapian pajangan barang

2. Pengawasan kelengkapan barang 3. Pengawasan kualitas barang 4. Pengawasan kebersihan barang III. STANDARD PROSEDUR OPERASIONAL PENGAWASAN KARYAWAN 1. Pengawasan terhadap kehadiran karyawan 2. Pengawasan terhadap atribut karyawan 3. Pengawasan terhadap cara kerja karyawan IV. STANDARD OPERASIONAL PENGAWASAN KEBERSIHAN LINGKUNGAN KERJA Membuat cek list tentang apa saja yang harus dijaga kebersihannya V. STANDARD PROSEDUR OPERASIONAL PENGAWASAN PENERIMAAN BARANG 1. Pengawasan terhadap cara kerja penerimaan barang secara incidental 2. Pengawasan terhadap kecocokan faktur dengan barang yang diterima secara acak tetapi sering 3. Pengawasan terhadap pengeluaran barang dari penerimaan barang atau gudang ke toko secara incidental VI. STANDARD PROSEDUR OPERASIONAL PENGAWASAN PELAYANAN 1. Pengawasan terhadap cara pelayanan kasir 2. Pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan para karyawan VII. STANDARD OPERASIONAL PENGAWASAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN VIII. PROSEDUR OPERASIONAL PENGAWASAN TERHADAP MESIN DAN PERALATAN