Pegangan Mentor.docx

KUMPULAN MATERI PEGANGAN MENTOR LKMM 2018

Tim Penyusun Materi Metode 2018

DAFTAR ISI

ANALISIS SWOT ................................................................................................................................. 3 ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN (AKL) DAN PERUMUSAN GAGASAN AWAL ............. 8 KONSEP A.K.U.................................................................................................................................. 14 PENGUSULAN IDE PROGRAM KERJA ...................................................................................... 18 SISTEM ORGANISASI KEMAHASISWAAN ................................................................................ 23 HARMONISASI KEMA POLBAN ................................................................................................... 27

2|Page

ANALISIS SWOT Batasan Materi : 1. Bagian-bagian dalam SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). 2. Perbedaan setiap bagian-bagian SWOT. 3. Studi kasus perumusan SWOT dengan beberapa kasus tertentu. Metode Penyampaian : 1.

Pastikan setiap mentee telah dalam kondisi fokus memerhatikan.

2.

Sampaikan materi dengan jelas dan lugas.

3.

Tataplah wajah mentee satu per satu saat menyampaikan materi untuk memberikan kesan positif.

4.

Berikan analogi/perumpamaan dalam setiap bahasan yang rumit.

5.

Usahakan interaksi dua arah dengan menanyakan pendapat mentee selama penyampaian materi.

6.

Libatkan mentee dalam studi kasus, pastikan semua mentee terlibat aktif.

Tujuan Untuk Mentee : 1.

Mentee memahami apa itu SWOT.

2.

Mentee memahami tujuan membuat SWOT.

3.

Mentee dapat merancang SWOTnya sendiri.

4.

Ke depan, metode ini diharapkan dapat diaplikasikan mentee untuk keperluannya sendiri, baik akademik, karier, dan lainnya.

Indikator Keberhasilan : 1.

80 % mentee yang hadir terlibat aktif dalam bertanya dan/atau memberikan pendapat dalam diskusi.

2.

Kelompok yang dimentori dapat menyelesaikan studi kasus yang diberikan.

3.

90% mentee baik yang hadir mau pun tidak pada proses pematerian ini, dapat menjawab pertanyaan saat review materi keesokan harinya.

Keluaran/Output Yang Diharapkan : 1.

Critical Thinking

3|Page

2.

Problem Solving

Materi : A.

Pengenalan SWOT SWOT adalah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats. Seperti

namanya, Analisis SWOT merupakan suatu teknik perencanaan strategi yang bermanfaat untuk mengevaluasi kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu entitas, baik pribadi, organisasi, kegiatan maupun sebuah proyek. Analisis SWOT pertama kali diperkenalkan oleh Albert S Humphrey pada tahun 1960an dalam memimpin proyek riset di Stanford Research Institute yang menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.

B.

Metode Menganalisis SWOT Sebelum malakukan Analisis SWOT, pahami dahulu tujuan pembuatannya. Misal

menganalisis SWOT diri untuk menghadapi perlombaan, atau bisa juga untuk menghadapi lingkungan organisasi. Metode analisis SWOT merupakan alat yang tepat untuk menemukan masalah dari 4 (empat) sisi yang berbeda, di mana aplikasinya adalah : 1. Bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan dari sebuah peluang (opportunities) yang ada. 2. Bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan. 3. Bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada. 4. Bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

Dengan saling berhubungannya 4 faktor tersebut, maka membuat analisis ini memberikan kemudahan untuk mewujudkan visi dan misi suatu perusahaan. Dalam SWOT ini

4|Page

juga terbagi berdasarkan sumbernya : faktor internal, yaitu Strenghts dan Weaknesses, dan faktor eksternal yaitu, Opportunities dan Threats.

C.

Contoh Analisis SWOT 1. Analisis SWOT pribadi dalam menghadapi lingkungan organisasi Strengths - Saya memiliki fisik yang kuat dan sehat - Daya ingat saya amat bagus - Saya tergolong orang yang ramah dan murah senyum Weaknesses - Saya orangnya agak suka serius, lebih sering bercanda - Saya terkadang suka terburu-buru dan ceroboh - Saya kurang lihai melakukan manajemen waktu Opportunities - Organisasi membutuhkan karakter orang yang ramah - Lingkungan organisasi terlihat lebih kaku, butuh pencair suasana - Organisasi sering dilanda masalah internal, butuh orang yang dapat merangkul dan menyatukannya kembali Threats - Kegiatan organisasi yang padat, sulit untuk saya ikuti - Seleksi masuk organisasi yang ketat - Orang tua menyarankan agar tidak ikut organisasi, supaya saya fokus kuliah 2. Analisis SWOT suatu kegiatan dengan melihat kondisi lingkungan kampus Strengths

5|Page

- Jumlah panitia yang dapat terlibat banyak - Setiap panitia punya kapasitas dan keahlian yang berbeda untuk mengisi tiap posisi kepanitiaan Weaknesses - Dana yang dimiliki tidak banyak - Komitmen panitia dalam melaksanakan kegiatan masih sangat kurang Opportunities - Dukungan oleh mahasiswa-mahasiswa lainnya cukup besar - Sejumlah kelompok mahasiswa mengaku siap membantu iuran dana Threats - Beberapa kegiatan serupa juga diadakan di kampus dekat-dekat ini - Belum ada kepastian dari pihak manajemen kampus dalam menyetujui kegiatan ini Dalam membuat analisis SWOT, poin-poin yang dijabarkan sebaik mungkin untuk dapat dibuat padat, tidak perlu mengungkapkan sesuatu yang bermakna sama secara berulang. Sehingga, dapat dianalisis dengan mudah tabel SWOTnya.

6|Page

D.

Manfaat Analisis SWOT Dengan melakukan analisis SWOT ada beberapa manfaat yang kita dapatkan : 1. Mengetahui kekuatan dan kelemahan kita dengan jelas, terkadang kita belum sadar sebelum menganalisisnya. 2. Mengetahui

peluang

yang

ada

dan

cara

memaksimalkannya

dengan

potensi/kekuatan yang ada. 3. Mengenali ancaman dan cara menjauhinya dengan kekuatan yang kita punya. 4. Menutupi kelemahan-kelemahan kita dengan potensi/kekuatan yang dimiliki. 5. Mematangkan strategi dan meminimalisasi kegagalan.

Studi Kasus Mentor meminta mentee membacakan hasil analisis SWOT yang telah mereka buat. Beri kesempatan minimal dua sampai tiga orang untuk menyampaikan hasil analisis. Beri tanggapan dan penilaian dari analisis SWOT yang telah mereka buat. Bila ada kesalahan, langsung dikoreksi dan minta untuk langsung diperbaiki. Minta juga kepada teman-teman sesama mentee untuk memberi tanggapan. Jangan lupa beri apresiasi di akhir.

7|Page

ANALISIS KONDISI LINGKUNGAN (AKL) DAN PERUMUSAN GAGASAN AWAL Batasan Materi : 1.

Pengertian, tujuan dan manfa’at analisis kondisi lingkungan.

2.

Tahapan-tahapan dan metode-metode analisis kondisi lingkungan.

3.

Pengertian dan tujuan perumusan gagasan awal.

4.

Pertimbangan dalam perumusan gagasan awal.

5.

Cara-cara merumuskan masalah untuk membantu merumuskan gagasan awal.

Metode Penyampaian : 1.

Pastikan setiap mentee telah dalam kondisi fokus memerhatikan.

2.

Sampaikan materi dengan jelas dan lugas.

3.

Tataplah wajah mentee satu per satu saat menyampaikan materi untuk memberikan kesan positif.

4.

Berikan analogi/perumpamaan dalam setiap bahasan yang rumit.

5.

Usahakan interaksi dua arah dengan menanyakan pendapat mentee selama penyampaian materi.

6.

Libatkan mentee dalam studi kasus, pastikan semua mentee terlibat aktif.

Tujuan Untuk Mentee : 1.

Mentee memahami pentingnya menganalisis kondisi lingkungan dan perumusan gagasan awal.

2.

Mentee memahami bagaimana cara melakukan analisis kondisi lingkungan dengan cermat dan akurat.

3.

Mentee memahami bagaimana cara merumuskan gagasan awal yang baik untuk memperbaiki lingkungan di sekitarnya.

Indikator Keberhasilan : 4.

80 % mentee yang hadir terlibat aktif dalam bertanya dan/atau memberikan pendapat dalam diskusi.

5.

Kelompok yang dimentori dapat menyelesaikan studi kasus yang diberikan.

8|Page

6.

90% mentee baik yang hadir mau pun tidak pada proses pematerian ini, dapat menjawab pertanyaan saat review materi keesokan harinya.

Keluaran/Output Yang Diharapkan : 1.

Critical Thinking

2.

Problem Solving

3.

Secretariat Skill

4.

Teamwork

Materi :

Analisis Kondisi Lingkungan A. Definisi Penguraian atas penemuan suatu keadaan daerah tentang segala hal yang dapat mendukung atau menghambat kegiatan tersebut yang berasal dari sekitar kita. B. Tujuan Analisis Kondisi Lingkungan 

Mengetahui kekuatan kita



Mengetahui kelemahan kita



Mengetahui peluang-peluang kita

C. Manfaat Analisis Kondisi Lingkungan 

Mengambil tindakan sesuai dengan kondisi



Menentukan prioritas



Mendapat informasi yang berguna



Mengetahui potensi anda



Meminimalisir kegagalan

D. Tahapan Analisis Kondisi Lingkungan 

Siapa saya dan apa visi saya

9|Page



Apa itu lingkungan dan lingkungan ideal seperti apa



Bagaimana lingkungan dan kondisi sekarang



Menentukan skala prioritas masalah (menganalisis dengan menggunakan analisis SWOT)

E. Metode Analisis Kondisi Lingkungan 

5W+1H (Untuk mendapatkan pemahaman yang utuh terhadap suatu permasalahan) 

What : Apa yang menjadi permasalahan dan apa penyebabnya?



Who

: Siapa saja yang terlibat dalamnya dan sebagai apa posisinya?



Why

: Mengapa permasalahannya itu bisa terjadi?



When : Sejak kapan itu terjadi dan apakah ada prediksi akan berakhir?



Where : Di mana permasalahan itu terjadi dan di mana titik pemecahannya?



How

: Bagaimana mengatasi permasalahan tersebut dan bagaimana menyusun langkah strategis mengatasinya?



Pencarian informasi (bisa dengan cara Pengamatan dari luar, Kuisioner, Wawancara Langsung, Study Reference)



SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)

Rumusan Gagasan Awal A. Definisi 

Gagasan Gagasan (pikiran) adalah sesuatu (hasil pemikiran, usulan, keinginan, harapan) yang akan disampaikan penulis kepada pembaca atau pendengarnya. Lebih lanjut, gagasan itu akan dilengkapi dengan fakta, data, informasi dan pendukung lainnya yang diharapkan dapat memperjelas gagasan dan sekaligus meyakinkan calon pembacaanya (Suyono, 2004).

 10 | P a g e

Awal

Suatu permulaan sebelum melangkah lebih jauh 

Gagasan Awal Suatu ide atau pemikiran dari diri seseorang atau kelompok dimana merupakan suatu permulaan atau langkah awal sebelum melangkah lebih jauh

B. Tujuan Perumusan Gagasan Awal 

Mengidentifikasi perbedaan antara realitas dan harapan yang dapat menimbulkan masalah, serta mempengaruhi tujuan organisasi/kelompok secara negatif.



Mengklasifikasi sumber masalah untuk mendapatkan masalah inti.



Masalah inti merupakan rangkuman dari beberapa masalah yg timbul dengan mempertimbangkan keterkaitan antara sumber-sumber masalah yg terjadi.



Dengan ditemukannya masalah inti, kemungkinan merumuskan gagasan yang tepat akan semakin besar.

Beri contoh dengan kasus ketidakhadiran anggota dalam kegiatan, membuat kegiatan tersebut sulit dilaksanakan.

C. Pertimbangan dalam Perumusan Gagasan Awal 

Memperhatikan kebutuhan bukan keinginan.



Memperhatikan

visi

dan

misi

atau

harapan

jangka

panjang

dari

organisasi/kelompok/sekumpulan manusia pada lingkungan yang bersangkutan. 

Melihat relevansi gagasan jangka panjang. Misal, ketika ingin membuat suatu kegiatan, apakah kegiatan ini masih relevan diadakan di waktu yang akan datang? Atau sudah tidak cocok lagi? Entah karena sudah tidak zamannya lagi atau memang tidak sesuai dengan realitas kehidupan kita, contoh sebagai mahahsiswa.



Menginduk pada kepentingan lembaga atau profesi yg menaungi. Jangan membuat kegiatan yang tidak bersesuaian dengan lembaga tersebut.



Mencerminkan keunggulan dan kompetitif. Buatlah gagasan yang memang kuat dan telah diuji dengan sejumlah studi kasus tertentu sebagai test case. Ini bisa dipermudah dengan menguji gagasan dengan menggunakan analisis SWOT terhadap gagasan tersebut.



Terukur. Contohnya : 

11 | P a g e

Adanya indikator keberhasilan, bisa dikaji secara kualitatif dan kuantitatif.

 

Adanya timeline yang jelas dan mampu dilaksanakan.

Adanya daya dukung. Berdasarkan kondisi mahasiswa : 

Penyesuaian jumlah massa.



Penyesuaian dengan kemampuan dana yang ada. Jika butuh dana tambahan, pastikan langkah strategis mendapatkannya.



Kerjasama dan perizinan dengan pihak-pihak terkait.

D. Cara-cara Merumuskan Masalah Untuk Memudahkan Menentukan Gagasan Awal 

Menentukan realita atau kondisi nyata konteks permasalahan berdasarkan hasil analisis kondisi lingkungan.



Menjabarkan target atau hal-hal yang ingin dicapai dalam suatu masalah, yang kemudian

dibedakan

berdasarkan

keinginan(tidak

begitu

urgent),

kebutuhan(cukup urgent) dan keharusan (sangat urgent). 

Mengidentifikasi masalah dengan membuat analisis jarak antara kondisi realita dan harapan.



Merumuskan masalah berdasarkan hasil identifikasi. (Hasil rumusan dapat berupa pertanyaan atau pernyataan). Misal :  Dengan apa kita mengatasi kasus menurunnya semangat belajar mahasiswa di Polban?  Perlu adanya mentoring agama berkelanjutan untuk menanamkan karakter positif pada mahasiswa Polban

Studi Kasus Mentor akan memancing menteenya untuk saling berdiskusi mengenai suatu topik berdasarkan sistematika yang sudah dibahas pada poin-poin di atas. Selama proses studi kasus, setiap kelompok diperkenankan untuk menyebar dan kembali sesuai waktu yang ditentukan. Untuk itu mentor harus melakukan : 1.

Menentukan topik diskusi dengan memastikan bahwa topik yang diangkat tidak sama dengan kelompok di sekitar mereka(kelompok terdekat) untuk mengantisipasi peserta

12 | P a g e

saling menyontek. Topik dipilih dengan tujuan untuk memancing peserta terhadap apa yang bisa mereka lakukan untuk menjadikan lingkungan mereka lebih baik. Contoh topik sebagai berikut : a)

Kebersihan, kerapihan, dan keindahan lingkungan Polban.

b) Keamanan dan kasus pencurian di Polban. c)

Kepuasan dan semangat belajar mahasiswa Polban.

d) Kepekaan mahasiswa dengan kegiatan keagamaan di Polban. e) 2.

Kenakalan dan Pembully-an di Polban.

Menentukan notulen yang akan mencatat hasil diskusi. Usahakan notulen minimal dua orang untuk mengotimalkan kinerja yang dapat dilakukan secara paralel.

3.

Selama kegiatan studi kasus ini mentor diharapkan dapat membimbing dengan memberikan arahan dan masukan.

4.

Memastikan bahwa setiap menteenya terlibat aktif dalam proses studi kasus ini, baik mengusulkan gagasan, mewawancara narasumber, mencatat selama proses studi kasus(khusus notulen), dan meminta masukan dari mentor itu sendiri.

5.

Dalam proses mencari informasi, mentor dan seluruh panita LKMM, tidak diperbolehkan menjadi narasumber, kecuali hanya sebatas arahan dan masukan yang tidak berkaitan dengan informasi mengenai studi kasus.

Mentor perlu memastikan proses studi kasus berikut berjalan baik. Dan mentee/peserta melaksanakannya berdasarkan sistematika berikut : 1.

Memahami tujuan menganalisis lingkungan yang sedang dibahas.

2.

Mengetahui posisi pribadi terhadap lingkungan tersebut.

3.

Melaksanakan tahapan-tahapan Analisis Kondisi Lingkungan.

4.

Menggunakan metode-metode terkait yang sudah dibahas sebelumnya untuk memahami lingkungan secara utuh.

5.

Menguji hasil yang di dapat (kumpulan informasi dan analisis SWOT) dengan mengonfirmasi ulang ke pihak-pihak terkait, misal jika lingkungan tersebut adalah Polban bisa mengonfirmasi hasil diskusi ke pegawai atau mahasiswa yang bukan termasuk panitia LKMM.

6.

Merapihkan hasil diskusi dalam catatan yang dikumpukan ke mentor.

13 | P a g e

KONSEP A.K.U. Batasan Materi : 6.

Perencanaan karier masa depan secara umum.

7.

Tujuan melakukan perencanaan karier masa depan sejak awal.

8.

Pemahaman konsep A.K.U.

Metode Penyampaian : 7.

Pastikan setiap mentee telah dalam kondisi fokus memerhatikan.

8.

Sampaikan materi dengan jelas dan lugas.

9.

Tataplah wajah mentee satu per satu saat menyampaikan materi untuk memberikan kesan positif.

10. Berikan analogi/perumpamaan dalam setiap bahasan yang rumit. 11. Usahakan interaksi dua arah dengan menanyakan pendapat mentee selama penyampaian materi. 12. Libatkan mentee dalam studi kasus, pastikan semua mentee terlibat aktif. Tujuan Untuk Mentee : 4.

Mentee memahami pentingnya merencanakan karier masa depan sejak awal.

5.

Mentee mengetahui strategi merencanakan karier masa depan.

6.

Mentee memahami konsep A.K.U dan dapat mengimplementasikannya dalam perencanaan karier masa depan.

Indikator Keberhasilan : 7.

80 % mentee yang hadir terlibat aktif dalam bertanya dan/atau memberikan pendapat dalam diskusi.

8.

Kelompok yang dimentori dapat menyelesaikan studi kasus yang diberikan.

9.

90% mentee baik yang hadir mau pun tidak pada proses pematerian ini, dapat menjawab pertanyaan saat review materi keesokan harinya.

Keluaran/Output Yang Diharapkan : 5.

Brave to Act

6.

Critical Thinking

7.

Problem Solving

14 | P a g e

Materi Prasyarat : 1.

Analisis SWOT

Materi : Memahami diri sendiri merupakan bagian penting dari proses mencapai cita-cita. Untuk itu konsep A.K.U disusun untuk memudahkan para pemimpi dalam meraih impiannya. Untuk kalangan mahasiswa ini sangat cocok bagi mereka dalam melakukan perencanaan bisnis, karier, dan kehidupan keluarga di masa depan. Maksud dari konsep A.K.U adalah ambisi, kenyataan dan usaha. Ambisi merupakan keinginan atau cita-cita yang sangat ingin dicapai. Sedangkan, kenyataan adalah kelebihan dan kekurangan pada diri yang dapat menjadi faktor pendukung atau penghambat terhadap sebuah ambisi. Dan usaha merupakan suatu kegiatan untuk mencapai ambisi. A.

Definisi Perencanaan Karir Menurut Holland (1979), individu tertarik pada suatu karier tertentu karena

kepribadiannya dan berbagai variabel yang melatarbelakanginya. Fottler & Bain (1984) mengatakan perencanaan karier merupakan sebuah proses yang dimulai sejak usia awal di mana ketika seseorang dapat memikirkan untuk membuat pilihan kariernya.

B.

Konsep A.K.U A.K.U adalah singkatan dari kata Ambisi, Kenyataan, dan Usaha. Dan ketiganya saling berkaitan satu sama lain.  Ambisi Semua orang punya ambisi hanya kadarnya yang berbeda-beda. Ambisi ialah suatu dorongan di dalam diri kita yang membuat kita terpacu untuk mengerjakan sesuatu dengan hasil yang baik dan kita mempunyai tujuan di dalam ambisi itu. Sebenarnya ambisi itu sendiri bukan sesuatu yang negatif, tetapi menjadi bermasalah jika ambisi tersebut berlebihan dan tidak sebanding dengan kekuatan atau pun potensi yang seseorang miliki. Maka orang tersebut tidak bisa melihat lagi realita dengan jelas dan tepat.

15 | P a g e

Ada berbagai gejala yang bisa dirasakan apabila ambisi terlalu besar, misalnya secara garis besar : 1.

Gejala fisik yang ditampilkan, berbagai penyakit yang diakibatkan oleh stres, seperti jantung, lambung, liver, sakit kepala,

2.

Gejala kejiwaan, orang tidak bisa melihat realita dengan tepat karena sering kali orang ini hidup dalam alam yang tidak nyata, bisa juga menderita gangguan kejiwaan.

3.

Gejala perilaku, yang nampak nyata misalnya ada yang suka omong besar, dalam persaingan dia takut bersaing, dia berusaha menghalangi kemajuan orang lain dan kalau perlu menyingkirkan orang lain, cepat marah, gampang tersinggung baik di pekerjaan maupun di rumah, penggunaan obat-obatan berlebihan karena ingin lari dari kenyataan, suka melamun, sulit mengendalikan diri dalam hal pengeluaran karena ia berambisi menjadi orang kaya dan sebagainya.

Catatan Mentor : berikan contoh untuk dalam setiap poin. Ada beberapa hal yang kita harus kendalikan dari ambisi supaya bisa mempunyai dampak yang positif yaitu: 1.

Kita perlu peka terhadap batas-batas kemampuan kita sendiri.

2.

Kita perlu secara tajam menganalisa realitas dengan cara pandang yang benar, kita perlu punya suatu tujuan dan misi yang jelas.

3.

Kita belajar mencukupkan diri dengan apa yang telah diberikan kepada kita, kita bersyukur dengan pemberian Tuhan untuk kita.

Catatan Mentor : berikan contoh untuk setiap poin.

 Kenyataan Kenyataan yang dimaksud di sini adalah keadaan diri pribadi seseorang. Karakteristik apa saja yang ia miliki, segala bentuk keterbatasan, keahlian, hobi, minat, dan lain lain. Selain itu, di dalam kenyataan ini juga termasuk keadaan-keadaan tertentu yang ada di sekitar seseorang, misalnya keadaan sosial ekonomi keluarga, jumlah saudara kandung, koneksi-koneksi sosial yang dimiliki, dan sebagainya. Untuk mempermudah, kenyataan diri

16 | P a g e

dapat disusun menjadi dua bagian besar. Yaitu

kenyataan-kenyataan yang sifatnya membantu pencapaian ambisi, dan kenyataan yang berkemungkinan menghambat pencapaian ambisi.

 Usaha Usaha dalam konsep A.K.U adalah upaya atau kegiatan yang dilakukan untuk mencapai ambisi, yang perlu disadari adalah bahwa terkadang tidak mungkin mencapai suatu ambisi dengan hanya mengandalkan usaha satu langkah saja, yang menjadi tantangan memang bukanlah membuat seseorang menyusun penetapan A.K.U nya, melainkan menyadarkan bahwa merekalah yang bertanggung jawab atas masa depannya sendiri. Oleh karena itu hendaknya mereka mau meluangkan waktu untuk sedikit melalui proses mandiri merancang keberhasilannya.

Studi Kasus Mentor meminta setiap menteenya untuk merancang konsep A.K.U pada dirinya sendiri. Beri waktu untuk menyusun, kemudian kumpulkan. Sebelumnya, beri kesempatan minimal dua orang untuk menyampaikan hasil konsep A.K.U yang telah disusunnya. Pastikan dua orang ini bukan orang yang telah ditunjuk untuk melakukan tugas sebelumnya guna memastikan setiap peserta LKMM aktif terlibat dalam kegiatan.

17 | P a g e

PENGUSULAN IDE PROGRAM KERJA Batasan Materi : 9.

Strategi mempersiapkan rencana program kerja

10. Proses pembuatan program 11. Penjadwalan program kerja 12. Tips rencana kerja yang baik 13. Prinsip penyusunan usulan kegiatan 14. Penyempurnaan usulan kegiatan Metode Penyampaian : 13. Pastikan setiap mentee telah dalam kondisi fokus memerhatikan. 14. Sampaikan materi dengan jelas dan lugas. 15. Tataplah wajah mentee satu per satu saat menyampaikan materi untuk memberikan kesan positif. 16. Berikan analogi/perumpamaan dalam setiap bahasan yang rumit. 17. Usahakan interaksi dua arah dengan menanyakan pendapat mentee selama penyampaian materi. 18. Libatkan mentee dalam studi kasus, pastikan semua mentee terlibat aktif. Tujuan Untuk Mentee : 1. Mentor memahami strategi mepersiapkan perencanaan program kerja dan proses penyusunannya. 2. Mentee memahami cara menyusun usulan kegiatan yang baik. 3. Mentee memahami cara penyempurnaan usulan kegiatan.

Indikator Keberhasilan : 10. 80 % mentee yang hadir terlibat aktif dalam bertanya dan/atau memberikan pendapat dalam diskusi. 11. Kelompok yang dimentori dapat menyelesaikan studi kasus yang diberikan.

18 | P a g e

12. 90% mentee baik yang hadir mau pun tidak pada proses pematerian ini, dapat menjawab pertanyaan saat review materi keesokan harinya. Keluaran/Output Yang Diharapkan : 8.

Critical Thinking

9.

Teamwork

10. Leadership Materi Prasyarat : 1. Analisis SWOT 2. Analisis Kondisi Lingkungan 3. Perumusan Gagasan Awal

Materi :

Teknik Penyusunan Usulan Kegiatan

A. Perencanaan Program Dalam merencanakan suatu rencana program terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan, yaitu :  Sasaran yang ingin dicapai harus diketahui dan ditetapkan (dari perumusan gagasan awal).  Kumpulkan data atau informasi yang diperlukan (dari analisis kondisi lingkungan).  Analisis data dan informasi terhadap sasaran atau permasalahan yang terjadi.  Identifikasi faktor-faktor apa saja yang akan menjadi penghambat dan penunjang (analisis SWOT).  Buat alternatif rencana program. Dari masing-masing alternatif tersebut tetapkan yang terbaik. Atau dengan kata lain, buat skala pelevelan berdasarkan rencana dari yang terbaik sampai yang kurang.  Rencana program harus terperinci, yaitu terdiri dari waktu, massa, pendanaan, sasaran/tujuan, indikator keberhasilan, strategi pelaksanaan/realisasi dan lain-lain.

19 | P a g e

B. Proses Pembuatan Program Untuk membuat sebuah perencaan program, kita perlu memperhatikan beberapa poin-poin berikut :  Merancang berdasarkan fakta yang objektif, rasional dan juga pertimbanganpertimbangan terhadap pelaksanaan kegiatan nantinya.  Sasaran yang ingin dicapai harus jelas.  Membuat penjabaran 5W+1H (What, Where, When, Who, Why, and How) untuk pemahaman kegiatan secara utuh.  Mudah dipahami oleh setiap pihak terkait guna meminimalisasi kesalahan penafsiran.  Setiap pelaksana/panitia harus satu persepsi, jangan terjadi miss komunikasi. C. Penjadwalan Program Kerja Penjadwalan program merupakan aspek penting dari suatu perencanaan program. Karena dalam suatu penjadwalan tersebut akan difokuskan kepada identifikasi terhadap sesuatu yang harus atau ingin dilakukan. Juga menentukan kapan sesuatu dimulai dan kapan harus selesai. Penjadwalan ini sangat membantu dalam hal pelaksanaan, monitoring progress, dan evaluasi suatu program. Dalam menyusun penjadwalan rencana kegiatan/program kerja ada beberapa poin yang perlu dilakukan :  Rincikan semua kegiatan mulai dari jumlah massa, kebutuhan logistik, perizinan, hingga penanggung jawab.  Buat beberapa alternatif rencana sampai solusi kemungkinan terburuk (masalah cuaca, kehadiran massa, anggaran, hingga perizinan).  Identifikasi seluruh kegiatan yang ingin direncanakan menurut skala prioritas.  Buat skala prioritas kegiatan/program.  Tentukan waktu pelaksanaan(sesuai skala prioritas) dan berapa lama alokasi waktunya.  Susun kelender jadwal eksekusi kegiatannya.  Jadwal kegiatan disesuaikan dengan tahun anggaran, jangan menunda-nunda sampai tahun depan dan sebagainya.  Koreksi ulang setiap kelengkapan jadwal.  Evaluasi jadwal yang telah disusun, usahakan setiap elemen terkait terlibat(pelaksana/panita dan pihak luar).  Sampaikan hasil penjadwalan secara jelas dan transparan ke seluruh pihak terkait, minimalisasi sedini mungkin adanya miss komunikasi dan kesalahan persepsi.

20 | P a g e

D. Tips Rencana Kerja Yang Baik 1. Bright Ide awal cemerlang, dibahasakan dengan meyakinkan, mudah dimengerti, menggunakan istilah-istilah yang up to date, dan memiliki tata urutan yang benar. 2. Effective dan Efficient Efektif dan efisien dalam kalimat, penyusunan kegiatan yang tidak monoton, juga mampu mengefesiensikan sumber daya(massa, waktu dan dana) dengan optimal, serta mengefektifkan kinerja dengan membuahkan hasil yang maksimal. 3. Specific Spesifik untuk satu kegiatan atau program kerja, jika merupakan rangkaian acara maka sertakan pula susunan dari masing-masing sub acara. E. Prinsip Penyusunan Usulan Kegiatan 1. Cover 2. Latar Belakang 3. Nama Kegiatan 4. Tema Kegiatan 5. Waktu dan Tempat Pelaksanaan 6. Tujuan Kegiatan 7. Bentuk Kegiatan 8. Realisasi Kegiatan 9. Susunan Kepanitiaan 10. Anggaran Dana 11. Penuturpan (Lembar Pengesahan) Hal yang perlu diperhatikan : 21 | P a g e

   

Biaya Waktu pelaksanaan Massa Kondisi lingkungan (internal dan eksternal)

F. Penyempurnaan Usulan Kegiatan Penyempurnaan adalah mengubah dan/atau menambahkan segala sesuatu yang diperlukan dalam suatu rencana agar rencana tersebut menjadi lebih baik dari sebelumnya. Mengapa harus dilakukan penyempurnaan terhadap usulan kegiatan? Sebab kondisi yang ada tidak akan seideal seperti kondisi dalam perencanaan. Dengan arti lain, semua bisa saja berubah secara cepat dan drastis sebab tiada yang tahu apa yang ada di masa depan. Hal-hal yang mengakibatkan perlu adanya perubahan yaitu : 1 2.

Hal-hal ekstenal kepanitiaan (kebijakan birokrat atau penguasa, faktor lingkungan dsb.) Hal-hal internal kepanitiaan (permasalahan dana, waktu dan kesiapan massa).

Cara mengantisipasinya yaitu dengan memperkirakan semua kemungkinan sejak perencanaan awal yang kemudian membuat solusi penanganannya, mengadakan evaluasi atau rapat koordinasi secara berkala untuk memantau kondisi setiap saat, membuat jalan alternatif agar kegiatan tetap berjalan.

22 | P a g e

SISTEM ORGANISASI KEMAHASISWAAN Batasan Materi : 15. Sekilas tentang kemahasiswaan. 16. Peran dan fungsi mahasiswa. 17. Tri Dharma Perguruan Tinggi. 18. Sistem kemahasiswaan yang ada saat ini. Metode Penyampaian : 19. Pastikan setiap mentee telah dalam kondisi fokus memerhatikan. 20. Sampaikan materi dengan jelas dan lugas. 21. Tataplah wajah mentee satu per satu saat menyampaikan materi untuk memberikan kesan positif. 22. Berikan analogi/perumpamaan dalam setiap bahasan yang rumit. 23. Usahakan interaksi dua arah dengan menanyakan pendapat mentee selama penyampaian materi. 24. Libatkan mentee dalam studi kasus, pastikan semua mentee terlibat aktif. Tujuan Untuk Mentee : 7.

Mentee

Indikator Keberhasilan : 13. 80 % mentee yang hadir terlibat aktif dalam bertanya dan/atau memberikan pendapat dalam diskusi. 14. Kelompok yang dimentori dapat menyelesaikan studi kasus yang diberikan. 15. 90% mentee baik yang hadir mau pun tidak pada proses pematerian ini, dapat menjawab pertanyaan saat review materi keesokan harinya. Keluaran/Output Yang Diharapkan : 11. Brave to Act 12. Critical Thinking 13. Problem Solving Materi Prasyarat : 23 | P a g e

4. Analisis SWOT 5. Analisis Kondisi Lingkungan 6. Perumusan Gagasan Awal Materi :

A. Sekilas Tentang Kemahasiswaan Mahasiswa adalah salah satu entitas di negara ini yang memiliki peran dan tujuan amat besar. Sejarah telah mencatatnya sebagai salah satu elemen perubahan bangsa ini. Kisahnya menjadi heroik mana kala dikaitkan dengan perjuangan membela rakyat, menegakkan kedaulatan bangsa, dan menentang ketidakadilan. Semua itu adalah rangkuman sejarah panjang bernama gerakan mahasiswa yang mengolaborasikan gairah muda, penuh semangat membara dengan intelektualitas cerdas, kritis, dan berwibawa.

Tentu sudah dipahami, kalau mahasiswa memiliki lima fungsi yang utama : 1. Iron Stock : Pengganti generasi-generasi sebelumnya. 2. Agent of Change : Penggerak perubahan dengan intelektual dan semangatnya. 3. Guardian of Value : Penjaga nilai-nilai positif bangsa, serta budaya baiknya. 4. Moral Force : Acuan moral dan perilaku bangsa. 5. Social Control : Kontrol sosial, jembatan antara masyarakat dan pemerintah. Catatan Mentor : berikan contoh untuk setiap poin dan ajak mentee berdiskusi untuk membahas masalah terkini mahasiswa di setiap poin.

Selain itu, kita mengenal Tri Dharma Perguruan Tinggi : 1. Pendidikan dan Pengajaran 2. Penelitian dan Pengembangan 3. Pengabdian kepada Masyarakat Catatan Mentor : berikan contoh untuk setiap poin dan ajak mentee berdiskusi untuk membahas tantangan mencapai poin-poin tersebut saat ini.

B. Sistem Organisasi Kemahasiswaan 24 | P a g e

Untuk mencapai makna mahasiswa yang sesungguhnya sesuai yang diharapkan tadi, mampu menjalankan lima fungsi mahasiswa dan turut serta mewujudkan visi dari perguruan tinggi seluruh Indonesia tersebut, diperlukanlah sebuah wadah yang menaungi keseluruhan aktivitas mahasiswa tersebut. Wadah yang menyatukan gerkan setiap mahasiswa aktif di masing-masing kampus untuk mengoptimalkan pergerakan.

Wadah tersebut ada bermacam-macam bentuknya, menurut kategori arah gerak dan wilayahnya terbagi menjadi : 1. Organisasi internal Bergerak di dalam kampus, seperti Badan Eksekutif Mahasiswa, Majelis Perwakilan, Himpunan Mahasiswa Jurusan/Prodi, dan Unit Kegiatan. Ranahnya hanya lingkup kampus tersebut. Hirarki tertinggi berada di tangan Presiden Mahasiswa atau Ketua Kabinet Mahasiswa. Namun, ada juga yang menjadikan semuanya dianggap sama rata dan keputusan yang mengatasnamakan mahasiswa kampus harus berdasarkan musyawarah bersama.

2. Organisasi eksternal Bergerak di luar kampus, menjadi poros pergerakan mahasiswa di luar kampus. Menghimpun secara terbuka mahasiswa dari berbagai kampus untuk bergerak bersama. Tujuan organisasi eksternal umumnya untuk skala nasioanal. Hirarkinya di mulai dari setiap kampus, naik ke tingkat regional(kota/kabupaten/provinsi) hingga ke tingkat nasional.

Contoh : Forum Komunikasi Mahasiswa, Perhimpunan Mahasiswa Indonesia, Gerakan Mahasiswa Peduli dan sebagainya.

Untuk organisasi internalnya sendiri terbagi manjadi beberapa macam, namun secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Keluarga Mahasiswa Keluarga Mahasiswa merupakan wadah yang berusaha menghimpun semua elemen mahasiswanya dengan asas kekeluargaan. Sistem ini dibentuk berdasarkan harapan agar elemen-elemen mahasiswa dapat saling bersatu dan merangkul layaknya keluarga. Sehingga, dapat membentuk mahasiswa yang berkualitas untuk bangsa dan negara ke depan. 25 | P a g e

2. Republik Mahasiswa Republik Mahasiswa berusaha menjadikan sistem pemerintahan mahasiswa kampus sebagai miniatur Negara Indonesia. Ini dilakukan untuk menjadi representasi pembelajaran mahasiswa yang kritis dan inovatif untuk turut mambangun sistem pemerintahan Indonesia ke depan.

Studi Kasus Mentor mengajak diskusi tentang bagaimana cara menjadi mahasiswa yang ideal yang mampu menjalankan fungsi mahasiswa dan mambantu mewujudkan Tri Dharma Perguruan Tinggi di tengah kesibukan akademisnya, terutama di Politeknik Negeri Bandung. Contoh kasus yang bisa dibahas : -

Bagaimana cara mahasiswa melakukan pengabdian ke masyarakat?

-

Bagaimana mahasiswa melakukan aksi mengkritisi kebijakan pemerintah yang menyeleweng?

-

Bagaimana menjadi mahasiswa yang tetap bisa berprestasi, namun mampu bergerak secara vertikal ke pemerintah dan secara horizontal ke masyarakat?

-

Apakah sistem kemahasiswaan yang ada di Polban sudah cocok dan relevan dengan kondisi saat ini?

26 | P a g e

HARMONISASI KEMA POLBAN Batasan Materi : 19. Sekilas tentang jati diri mahasiswa. 20. Sekilas tentang sistem organisasi kemahasiswaan di kampus lain. 21. Sekilas mengulang bahasan tentang Kema Polban. 22. Penyatuan persepsi untuk Harmonisasi Kema. Metode Penyampaian : 7.

Pastikan setiap mentee telah dalam kondisi fokus memerhatikan.

8.

Sampaikan materi dengan jelas dan lugas.

9.

Tataplah wajah mentee satu per satu saat menyampaikan materi untuk memberikan kesan positif.

10. Berikan analogi/perumpamaan dalam setiap bahasan yang rumit. 11. Usahakan interaksi dua arah dengan menanyakan pendapat mentee selama penyampaian materi. 12. Libatkan mentee dalam studi kasus, pastikan semua mentee terlibat aktif. Tujuan Untuk Mentee : 8.

Mentee memahami tentang jati dirinya sebagai mahasiswa.

9.

Mentee mengenal sistem organisasi kemahasiswaan di kampus lain.

10. Mentee memahami lebih jauh tentang Kema Polban. 11. Mentee terdorong untuk menjadi agen yang menjaga keharmonisan Kema Polban dan pelopor perubahan.

Indikator Keberhasilan : 16. 80 % mentee yang hadir terlibat aktif dalam bertanya dan/atau memberikan pendapat dalam diskusi. 17. Kelompok yang dimentori dapat menyelesaikan studi kasus yang diberikan. 18. 90% mentee baik yang hadir mau pun tidak pada proses pematerian ini, dapat menjawab pertanyaan saat review materi keesokan harinya.

Keluaran/Output Yang Diharapkan : 27 | P a g e

14. Brave to Act 15. Critical Thinking 16. Problem Solving Materi Prasyarat : 7. Analisis Kondisi Lingkungan 8. Perumusan Gagasan Awal 9. Sistem Organisasi Kemahasiswaan

Materi :

A. Identitas Mahasiswa Mahasiswa adalah entitas perubahan, penggerak semangat pembangunan, serta pengawal peradaban bangsa. Sudah selayaknya mahasiswa bergerak secara idealis, tidak hanya mementingkan diri sendiri dengan hanya mengurusi akademis. Namun, perlu juga mengabdi sebagai tanda terima kasih kepada rakyat Indonesia yang telah membantunya berkiprah di perguruan tinggi.

Banyak jasa rakyat yang digunakan mahasiswa, termasuk mereka yang berbeasiswa, juga mereka yang mendapat Uang Kuliah Tunggal(UKT) regular. Karena tentunya, akan sangat banyak pengeluaran mahasiswa jika ia menimba ilmu dengan segala fasilitas yang ada dengan biaya yang sebenarnya. Maka, identitas dari mahasiswa itu adalah pejuang akademis, jiwa peradaban bangsa. Catatan Mentor : ingatkan kembali tentang peran dan fungsi mahasiswa, serta Tri Dharma Perguruan Tinggi

B. Sekilas Tentang Organisasi Kemahasiswaan Di Kampus Lain

Kita tentu paham bahwa setiap pergerakan membutuhkan wadah, begitu pula wadah pergerakan mahasiswa di kampusnya masing-masing juga membutuhkan wadah. Sebut aja ia sebuah frame yang membingkai seluruh elemen mahasiswa aktif kampus tersebut.

28 | P a g e

Untuk itu kita sedikit berkenalan dengan beberapa contoh organisasi kemahasiswaan di beberapa kampus : 1. Keluarga Mahasiswa Institut Teknologi Bandung (KM-ITB) 2. Organisasi kemahasiswaan ITB berada di dalam sistem ITB, akan tetapi secara struktural tidak berada di bawah rektor dan memiliki otonomi penuh untuk menentukan kehidupan organisasinya. Di sisi lain, organisasi mahasiswa mengakui bahwa rektor adalah penanggung jawab sistem ITB.

Kelengkapan Organisasi : a. Kongres b. Kabinet Mahasiswa c. Himpunan Mahasiswa Jurusan d. UKM e. Tim Beasiswa

3. Republik Mahasiswa Universitas Pendidikan Indonesia (Rema UPI) Organisasi kemahasiswaan di tingkat Universitasnya ada pada REMA UPI yang menganut sistem trias politika yaitu BEM REMA UPI sebagai badan eksekutif, DPM REMA UPI sebagai legislatif dan MPM REMA UPI.

Kelengkapan Organisasi : a. BEM REMA UPI yang dipimpin oleh Presiden REMA UPI. b. Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) REMA UPI dan Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM) REMA UPI. c. Unit Kegiatan Kemahasiswaan (UKM). d. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dan Senat Mahasiswa (SM) tingkat Fakultas. e. BPM sebagai lembaga legislatif mahasiswa tingkat Fakultas. f. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) atau HIMA sebagai eksekutif, serta Dewan Pengawas tiap Departemen/Jurusannya. g. UKM tingkat Fakultas dan Departemen.

C. Sekilas Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung

29 | P a g e

Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri atau Kema Polban adalah wadah legal dan formal yang menaungi semua aktivitas kemahasiswaan Politeknik Negeri Bandung. Berdiri tanggal 15 September 1998. Dan terdiri dari tingkat pusat dan jurusan.

Organisasi ini berasaskan Pancasila dan UUD 1945, berlandaskan Tri Dharma Perguruan Tinggi, dan bersifat kekeluargaan, demokratis, dan independen. Kedaulatan Kema Polban berada di tangan mahasiswa Politeknik Negeri Bandung dan dijalankan oleh Majelis Perwakilan Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung. Kedudukan Kema Polban merupakan kelengkapan non-struktural dalam organisasi di Politeknik Negeri Bandung.

Kema Polban dibentuk dengan tujuan : 1. Mendukung terwujudnya pendidikan nasional 2. Mempersatukan seluruh mahasiswa Politeknik Negeri Bandung 3. Menumbuhkembangkan kreativitas mahasiswa untuk pengabdian kepada masyarakat 4. Membentuk mahasiswa yang mempunyai sikap kritis terhadap perubahan lingkungan kampus dan masyarakat 5. Melindungi kepentingan dan memperjuangkan hak-hak mahasiswa Politeknik Negeri Bandung berdasarkan peraturan yang ada 6. Menanamkan rasa tanggungjawab dan kebanggaan mahasiswa Politeknik Negeri Bandung terhadap almamater, bangsa, dan negara.

Ikrar Kema Polban “Kami Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung mengabdi kepada almamater kami. Kami Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung akan berusaha mewujudkan tridharma perguruan tinggi. Kami Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung akan selalu menjunjung tinggi persatuan Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung. Kami Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung akan selalu menjaga kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia demi Tuhan, bangsa dan almamater.”

30 | P a g e

Struktur Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung

Saat ini Kema Polban terdiri dari MPM, BEM, 24 Unit Kegiatan Mahasiswa, dan 13 Himpunan dan 1 Ikatan. Catatan Mentor : jelaskan bagan di atas, juga tentang UKM dan Himpunan/Ikatan di Polban.

D. Harmonisasi Kema Polban Catatan Mentor : bacakan kepada menteenya dengan seksama dan penuh penghayatan. Setiap dari kita memang diciptakan atas dasar perbedaan. Ras suku, budaya, dan bahasa masing-masing kita berbeda. Tentulah ini karunia Tuhan untuk bangsa Indonesia. Diciptakan dengan banyaknya perbedaan, namun bersatu untuk satu tujuan sebagai bangsa yang senasib sepenanggungan.

Perbedaan bukanlah suatu hal yang memisahkan, namun suatu yang dapat membuat kita saling melengkapi untuk menjadi kesatuan padu, kesatuan yang kuat untuk perubahan yang positif ke depan. Karena hakikatnya kita adalah makhluk sosial, saling bergantung satu sama lain untuk mencapai kesejahteraan bersama.

31 | P a g e

Warna-warni yang berbeda, karakter dan sifat yang beragam, budaya yang beraneka macam, bukan jadi penghalang Kema Polban untuk bersatu. Semua perbedaan dari masing-masing kita, bisa disatukan dalam satu wadah bernama Keluarga Mahasiswa. Karena pada hakikatnya, keluarga itu saling membutuhkan, saling merangkul, saling memotivasi, saling mendukung satu sama lain. Saling menerima corak, namun tetap memberikan masukan yang membangun. Karena harapan kita sama, untuk menjadikan pribadi yang lebih baik, insan akademis yang bermetaformosis menjadi insan pembangun peradaban bangsa. Untuk itulah Kema Polban dibentuk.

Ingatlah, sesungguhnya rakyat Indonesia telah menanti kita. Menunggu kehadiran kita untuk membela hak-hak mereka. Kesejahteraan mereka, kebahagiaan mereka, dan kemerdekaan mereka atas pendidikan, kesehatan, dan kemakmuran. Di sanalah mahasiswa turut berjuang.

Tidak ada kata egois dalam diri kita.

Tanpa disadari rakyat telah berjasa membantu pendidikan kita, dengan pajak-pajak yang mereka bayarkan, dengan dukungan moriil masyarakat sekitar kampus yang selalu menerima kehadiran kita. Mahasiswa tak sadar kadang mereka diistimewakan. Dengan istilah khusus mahasiswa, harga mahasiswa, semuanya adalah dukungan untuk kita.

Tinggalkan yang buruk dan analisis hal baik yang bisa diambil. Jadilah mahasiswa, insan cerdas dan kritis. Berikan kontribusi positif untuk perubahan yang lebih baik.

Untuk Tuhan, Bangsa, dan Almamater HIDUP MAHASISWA! HIDUP BANGSA INDONESIA! HIDUP RAKYAT INDONESIA! HIDUP KEMA POLBAN!

~ Selamat bermetamorfosis para penerus ~ 32 | P a g e

33 | P a g e