Myportfolio Abdul Halim Bin Kadop Gb.pdf

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama

:

ENCIK ABDUL HALIM BIN KADOP

Gelaran Jawatan

:

Guru Besar

Gred Hakiki Jawatan

:

DG44

Tarikh Penempatan

:

01 JANUARI 1992

DILULUSKAN OLEH

Nama

:

DRS MAHANIN BIN OSMAN

Gelaran Jawatan

:

PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH TELUPID, TONGOD

Gred Jawatan

:

Tarikh

:

DG48

1

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL.

TARIKH

TAJUK

1.

22 NOVEMBER 2018

Penyediaan MyPortfolio Migrasi Fail Meja ke MyPortfolio

2

TANDATANGAN PENYELIA

KANDUNGAN

PERKARA

MUKA SURAT

Carta Organisasi

1-2

Carta Fungsi

3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi

4-5

Deskripsi Tugas

6-8

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa Senarai Borang Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

3

1. CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI SK ULU SAPI

JPN

PPD

PENGERUSI (GURU BESAR)

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN HEM

PEN.KANAN KOKURIKULUM

SETIAUSAHA

PENYELIA PETANG

BENDAHARI

HERMIS

PENYELARAS PBS

KERANI GAJI

PENYELARAS DATA

PENYELARAS PROGRAM UPSR

PEMBERSIHAN

PENYELARAS E-OPERASI

PENYELARAS PROGRAM T1

PENYELARAS BILIK GERAKAN

APDM

PENYELARAS ASET

PENYELARAS BILIK PENTADBIRAN

SPLG

PENYELARAS LDP

E-HADIR

PENYELARAS FAIL

4

KELAB GURU

PIBG

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SK ULU SAPI

GURU BESAR

PENOLONG KANAN PETANG

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN HEM

GURU AKADEMIK BIASA

5

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

2. CARTA FUNGSI

GURU BESAR a) Bertanggungjawab dalam peningkatan kurikulum dan kokurikulum serta memastikan pelaksanaan selaras dengan dasar KPM b) Bertanggungjawab dalam hal-hal pengurusan, pentadbiran, sumber manusia dan kewangan sekolah. c) Mewujudkan hubungan dua hala dengan komuniti dan agensi-sgensi luar d) Mengajar mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN

PENGOPERASIAN

a) b) c) d)

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kewangan Pengurusan Pentadbiran Pejabat Pengurusan Persekitaran dan Kemudahan Fizikal Sekolah e) Pengurusan Pembangunan Sumber Manusia f) Pengurusan Perhubungan Luar

a) Pengurusan Kurikulum b) Pengurusan Kokurikulum c) Pengurusan Hal Ehwal Murid

6

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU BESAR PENGURUSAN ORGANISASI a.

Merancang dan mentadbir pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan

b.

Merancang dan mengesahkan

pelaksanaan

Pentaksiran Berasaskan

Sekolah c.

Merancang dan meluluskan semua urusan kewangan sekolah

d.

Merancang dan meluluskan hal ehwal pentadbiran pejabat merangkumi pengurusan aset dan perolehan

e.

Merancang dan meluluskan urusan persekitaran dan kemudahan fizikal

f.

Merancang dan meluluskan pelaksanaan pembangunan sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi

g.

Merancang dan meluluskan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM a.

Merancang dan memberi khidmat nasihat berhubung pelaksanaan PdP

b.

Merancang dan meluluskan program panitia bagi meningkatkan tahap profesionalisme guru dan pencapaian murid

c.

Merancang dan meluluskan jadual waktu PdP bagi kelas dan guru supaya PdP dilaksanakan dengan terancang dan berkesan

d.

Merancang dan memberi nasihat dalam pelaksanaan pencerapan dan tindakan susulan bagi peningkatan kualiti guru

e.

Merancang dan meluluskan pelaksanaan pentaksiran / peperiksaan

f.

Merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja murid

g.

Merancang dan memberi khidmat nasihat bagi pengurusan pusat sumber sekolah.

h.

Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID a.

Merancang dan meluluskan pelaksanaan program disiplin murid

b.

Merancang dan meluluskan perkhidmatan bimbingan dan kunseling

c.

Merancang dan meluluskan pengurusan kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah

d.

Merancang dan meluluskan pengurusan buku teks

e.

Mengawal dan mengesahkan pengurusan perkhidmatan keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan

f.

Mengawal dan meluluskan pengurusan kantin dan kedai buku

PENGURUSAN KOKURIKULUM a.

Merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan Permainan

b.

Merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan murid dalam aktiviti luar

ii

4.

DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM GELARAN JAWATAN RINGKASAN GELARAN JAWATAN GRED JAWATAN

Guru Besar GB DG44

KETUA Ketua Pengarah Pelajaran PERKHIDMATAN Malaysia KEDUDUKAN DI WARAN Rujuk waran B63 PERJAWATAN BIDANG UTAMA

Pendidikan 1. Pengurusan 2. Pengoperasian

GRED JD

SUB-BIDANG

STATUS JAWATAN Tetap

DISEDIAKAN OLEH

Abdul Halim bin Kadop

HIRARKI 1 (BAHAGIAN)

DISEMAK OLEH

Jamain Bakut Ketua Unit Pengurusan Sekolah

DILULUSKAN OLEH

Drs Mahanin bin Osman Pegawai Pejabat Pendidikan Daerah Telupid, Tongod

SK PADAWAN BESAR

HIRARKI 2 (CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT) SKIM PERKHIDMATAN

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Merancang dan menetapkan hala tuju pengurusan organisasi, pengurusan kurikulum, pengurusan hal ehwal murid dan pengurusan kokurikulum bagi memastikan peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid.

iii

AKAUNTABILITI

TUGAS UTAMA

Merancang, merangka dan menetapkan program/ aktiviti pengurusan sekolah yang komprehensif bagi memastikan kualiti sekolah meningkat secara konsisten.

1. Merancang dan mentadbir pengurusan strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan 2. Merancang dan mengesahkan pelaksanaan Pentaksiran Berasaskan Sekolah 3. Merancang dan meluluskan semua urusan kewangan sekolah 4. Merancang dan meluluskan hal ehwal pentadbiran pejabat merangkumi pengurusan aset dan perolehan 5. Merancang dan meluluskan urusan persekitaran dan kemudahan fizikal 6. Merancang dan meluluskan pelaksanaan pembangunan sumber manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi 7. Merancang dan meluluskan program lawatan dan hubungan dengan pihak luar 1. Merancang dan memberi khidmat nasihat berhubung pelaksanaan PdP 2. Merancang dan meluluskan program panitia bagi meningkatkan tahap profesionalisme guru dan pencapaian murid 3. Merancang dan meluluskan jadual waktu PdP bagi kelas dan guru supaya PdP dilaksanakan dengan terancang dan berkesan 4. Merancang dan memberi nasihat dalam pelaksanaan pencerapan dan tindakan susulan bagi peningkatan kualiti guru 5. Merancang dan meluluskan pelaksanaan pentaksiran / peperiksaan 6. Merancang dan mengesahkan semakan hasil kerja murid 7. Merancang dan memberi khidmat nasihat bagi pengurusan pusat sumber sekolah. 8. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

Merancang dan mentadbir pelaksanaan kurikulum kepada guru bagi memastikan murid menerima pembelajaran berdasarkan dasar kurikulum kebangsaan

Merancang dan mentadbir pengurusan 1. Merancang dan meluluskan pelaksanaan program disiplin hal ehwal murid bagi memastikan murid keselamatan, kebajikan dan kemenjadian 2. Merancang dan meluluskan perkhidmatan bimbingan dan murid secara menyeluruh kunseling 3. Merancang dan meluluskan pengurusan kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah 4. Merancang dan meluluskan pengurusan buku teks 5. Mengawal dan mengesahkan pengurusan perkhidmatan keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan 6. Mengawal dan meluluskan pengurusan kantin dan kedai buku Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit kokurikulum bagi menyokong Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan Permainan kemenjadian murid secara menyeluruh 2. Merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan dan seimbang dalam aspek jasmani, murid dalam aktiviti luar emosi, rohani dan intelektual iv

DIMENSI        



Kategori Sekolah : Luar Bandar Gred Sekolah: A Bilangan Sesi Persekolahan: 2 Bilangan Penolong Kanan: 4 orang Bilangan Guru : orang Bilangan AKP: 4 orang Bilangan Murid: 458 orang Bilangan Kelas: 17 buah Kelas PPKI: KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

   

KOMPETENSI Memiliki sekurang-kurangnya Program Sijil Kelayakan Profesional Pemimpin Pendidikan Kebangsaan (NPQEL) Kemahiran kepimpinan Kemahiran merancang dan menganalisis Kemahiran membuat keputusan Kemahiran menyelia

   

PENGALAMAN Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun Sekurang-kurang 3 tahun berpengalaman dalam pentadbiran



v

PROSES KERJA Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi 1.1 Pengurusan Strategik PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

Menubuhkan Jawatan Kuasa Perancangan Strategik

Penolong Kanan

Pengetua/ Guru Besar

Mengenal pasti isu strategik sekolah

Penolong Kanan

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 2 TAHUN 2005

Pengetua/ Guru Besar

Menetapkan matlamat sekolah

Penolong Kanan

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

1.

Pengetua/ Guru Besar

2.

3.

4.

Jawatankuasa

Analisis persekitaran (SWOT) Penyediaan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi Kelulusan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Pengetua/ Guru Besar/ Penolong Kanan/ Guru Akademik Biasa Pengetua/ Guru Besar/ Penolong Kanan

5.

Jawatankuasa

6.

Pengetua/ Guru Besar

7.

Guru Kanan/ Guru Akademik Biasa/ Pegawai Meja

8.

Pengetua/ Guru Besar

Melaksanakan kajian semula dan menambah baik

Penolong Kanan/ Jawatan kuasa

9.

Jawatankuasa

Mendokumentasikan Perancangan Strategik.

Pengetua/ Guru Besar/ Penolong Kanan

Penolong Kanan

Pengetua/ Penolong Kanan/ Anggota Kumpulan Pelaksana

Pelaksanaan Pelan Operasi

vi

Garis Panduan Bagi Mewujudkan PetunjukPetunjuk Prestasi Utama Atau Key Performance Indicators (KPI) dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi di Agensi Kerajaan

CARTA ALIR Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi 1.1 Pengurusan Strategik TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

MULA

PGB

Menubuhkan Jawatan Kuasa Perancangan Strategik

60 minit

PGB

Mengenal pasti isu strategik sekolah

180 minit

PGB

Menetapkan matlamat sekolah

180 minit

Jawatan kuasa

Analisis persekitaran (SWOT)

1170 minit

Jawatan kuasa

Penyediaan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

1560 minit

Kelulusan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

120 minit

Pelaksanaan Pelan Operasi

1170 minit

Melaksanakan kajian semula dan menambah baik

1170 minit

Mendokumentasikan Perancangan Strategik.

60 minit

PGB

Tidak lulus Penambahbaikan

Lulus

GK/ GAB/ PM

PGB

JK

TAMAT

vii

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan dan Kepimpinan Organisasi 1.1 Pengurusan Strategik BIL. 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

TINDAKAN

TANDA ( / )

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa  Mengenal pasti guru yang akan menguruskan perancangan strategik Mengenal pasti isu strategik sekolah  Surat arahan  Pengumpulan data dan laporan  Bengkel Menetapkan matlamat sekolah  Surat arahan  Bengkel Analisis persekitaran (SWOT)  Faktor membantu pencapaian objektif  Faktor menjejas pencapaian objektif Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi  Semakan Perancangan Strategik sedia ada  Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan Strategik  Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang merangkumi 5W1H) Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan Operasi  Rekod dan dokumen Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan Sokongan  Taklimat/ Bengkel/ Arahan  Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi Pelaksanaan Pelan Operasi  Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah  Laporan/ Dokumentasi Kajian Semula/ Penambahbaikan  Surat arahan  Data/ Laporan/ Penilaian prestasi  Keputusan penambahbaikan Rekod dan dokumentasi

viii

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL.

TANGGUNG JAWAB

KPM/JPN/PPD 1. /PGB 2.

GPK/GK/ GAB/PM

3.

GPK/GK/ GAB/PM

4.

PGB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data yang diperlukan Mengumpul data dari sumber-sumber yang berkaitan Memasukkan data / menggabungkan data yang dikumpul (sekiranya perlu)

GPK/GAB/ PM

Melaksanakan verifikasi dan validasi data

GPK/GAB/ PM

Membuat pengesahan ke atas data yang telah disemak dan dikemaskini Menganalisis data dan menyediakan laporan berdasarkan keperluan

GPK/PM

GPK/GAB/ PM

GPK/GAB/ PM

5.

PGB

6.

GPK/GK/ GAB/PM

7.

GPK/GK/ GAB/PM

Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan

GPK/GAB/ PM

8.

GPK/GK/ GAB/PM

Membuat tindakan susulan (tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan) berdasarkan keputusan mesyuarat.

GPK/GAB/ PM

9.

GPK/GK/ GAB/PM

Menyediakan laporan tindakan susulan

GPK/GAB/ PM

10.

PGB

Membuat pengesahan ke atas laporan yang telah dikemaskini

GPK/GAB/ PM

11.

PT

Rekod dan dokumentasi

PGB

ix

GPK/GAB/ PM

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

CARTA ALIR Aktiviti 1: Pengurusan Data TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data yang diperlukan

KPM/JPN/PPD/PGB

GPK/GK/GAB/PM

Mengumpul data dari sumbersumber yang berkaitan

GPK/GK/GAB/PM

Memasukkan data/menggabungkan data yang dikumpul (sekiranya perlu)

PGB

Melaksanakan verifikasi dan validasi data Data perlu diubahsuai

Data mengikut kehendak dan keperluan

Membuat pengesahan ke atas data yang telah disemak dan dikemaskini

PGB

GPK/GK/GAB/PM

Menganalisis data dan menyediakan laporan berdasarkan keperluan

GPK/GK/GAB/PM

Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan

GPK/GK/GAB/PM

Membuat tindakan susulan (tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan) berdasarkan keputusan mesyuarat.

GPK/GK/GAB/PM

Menyediakan laporan tindakan susulan

PGB

Membuat pengesahan ke atas laporan yang telah dikemaskini

PT

Rekod dan dokumentasi

x

TEMPOH

SENARAI SEMAK Aktiviti 1: Pengurusan Data BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

1.

Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data yang diperlukan

2.

Mengumpul data dari sumber-sumber yang berkaitan

3.

Memasukkan data / menggabungkan data yang dikumpul (sekiranya perlu)

4.

Melaksanakan verifikasi dan validasi data

5.

Membuat pengesahan ke atas data yang telah disemak dan dikemaskini

6.

Menganalisis data dan menyediakan laporan berdasarkan keperluan

7.

Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan

8.

Membuat tindakan susulan (tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan) berdasarkan keputusan mesyuarat.

9.

Menyediakan laporan tindakan susulan

10.

Membuat pengesahan ke atas laporan yang telah dikemaskini

11.

Rekod dan dokumentasi

xi

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.1.3 : Pengurusan Mesyuarat

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat.

10.

PGB

11.

PGB

Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan

12.

GAB

Mencatat minit mesyuarat.

13.

GAB

Menyediakan minit mesyuarat. Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 7 hari bekerja.

14.

GAB

15.

PGB

16.

GAB

Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas.

17.

GAB

Rekod dan dokumentasi

Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui.

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

GPK/ GAB

GPK/ PK Petang/ GAB

PGB

PGB

GAB

GPK/ PK Petang/ GAB GPK/ PK Petang/ PGB

xii

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA  PEKELILING TRANSFORMASI PENTADBIRAN AWAM BIL. 2 TAHUN 2018 MyMESYUARAT EKOSISTEM PENGURUSAN MESYUARAT ERA DIGITAL  AKTA ARKIB NEGARA

CARTA ALIR Aktiviti 1.1.3 : Pengurusan Mesyuarat TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

PGB

Edar surat panggilan

240 minit

PGB

Laksana mesyuarat

360 minit

GAB

Catatan minit mesyuarat.

GAB

Sedia minit mesyuarat.

780 minit

PGB

Edaran minit dan maklum balas mesyuarat

120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas

390 minit

Mengemaskini Rekod dan Fail.

60 minit

MULA

GAB

GAB

TAMAT

xiii

360 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.1.3 : Pengurusan Mesyuarat BIL.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

TINDAKAN

TANDA (/ )

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat.  Agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat  Menentukan kertas kerja/ isu/ program/ laporan (sekiranya ada) Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan  Rekod kehadiran  Perkara-perkara yang dibincangkan  Keputusan-keputusan yang dibuat  Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil Mencatat minit mesyuarat.  Catatan minit  Keputusan mesyuarat Menyediakan minit mesyuarat.  Draf  Semakan Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum balas dalam tempoh 7 hari bekerja.  Rekod penghantaran Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui.  Rekod tindakan

7.

Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas.

8.

Mengemaskini Rekod dan Fail.

xiv

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.1.4 : Pengurusan Aduan

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

1.

PK HEM

Menerima dan merekod aduan

PGB

2.

PGB/PK

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada pengadu.

PK/GAB

3.

PGB

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

PK/GAB

4.

PK/GKMP/GAB

Menjalankan siasatan

PGB

5.

PK/GKMP/GAB

Melaporkan hasil siasatan .

PGB

6.

PK/GKMP/GAB

Menyediakan ulasan.

PK

7.

PGB

Mengesahkan laporan

PK/GKMP/GAB

BIL.

8.

PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan siasatan aduan bersama Borang Maklum Balas kepada pengadu

9.

GKMP/GAB

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

10.

GAB/PT

Rekod dan dokumentasi

PGB

PK

PGB

xv

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

CARTA ALIR

Aktiviti 1.1.4 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

MULA

PK HEM

Menerima dan merekod aduan

60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada pengadu.

30 minit

PGB/PK

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

90 minit

PK/GKMP/GAB

Menjalankan siasatan

2730 moniti

PK/GKMP/GAB

Melaporkan hasil siasatan .

60 minit

PK/GKMP/GAB

Menyediakan ulasan.

120 minit

PGB

Pengesahan laporan

30 minit

Menghantar keputusan siasatan aduan bersama Borang Maklum Balas kepada pengadu

390 minit

PGB

PK/GKMP/GAB

GKMP/GAB

GAB/PT

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

300 minit

Rekod dan dokumentasi

60 minit

TAMAT

xvi

SENARAI SEMAK Aktiviti 1.1.4 : Pengurusan Aduan BIL.

TINDAKAN

TANDA (/ )

1.

Menerima dan merekod aduan

2.

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada pengadu.

3.

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

4.

Menjalankan siasatan

5.

Melaporkan hasil siasatan .

6.

Menyediakan ulasan.

7.

Menghantar keputusan siasatan aduan bersama Borang Maklum Balas kepada pengadu

8

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

9

Rekod dan dokumentasi

xvii

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.1.5 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN / DIRUJUK

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

MAKLUMBALAS PELANGGAN (Luar) 1.

PGB

Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan maklum balas.

PK / PK Petang

2.

PK / PK Petang

Menyediakan borang maklum balas pelanggan

GAB

3.

PGB

Menyediakan Peti Cadangan/ Maklum Balas Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci

GPK

4.

PK / PK Petang

Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan setiap bulan

GAB

5.

PK / PK Petang

Membentangkan analisis dalam mesyuarat pengurusan untuk tindakan susulan. TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF (Pelanggan Dalam)

PGB

6.

PK / PK Petang

Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan guru dan Staf sekurangkurangnya 1 kali setahun.

GAB

7

PK / PK Petang

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan staf untuk dibentang dalam mesyuarat pengurusan

PGB

8

PGB

Membuat tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan

PK / PK Petang

9

PK / PK Petang

Menyerahkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan

GAB

PENGURUSAN MAKLUM BALAS MURID (Pelanggan Dalam) 10

PK / PK Petang

Mengedarkan instrumen

xviii

GAB

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) 2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025 3. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 1 Tahun 2008: Panduan Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN / DIRUJUK

penilaian PDP Guru kepada murid secara rawak (sekurang-kurangnya 3 orang murid bagi 1 kelas yang diajar oleh guru berkenaan) 11

PK / PK Petang

Mengumpul dan menganalisis data.

GAB

12

PGB

Mengadakan sesi perbincangan profesional dengan guru berdasarkan dapatan analisis maklum balas.

GAB

13

PK / PK Petang

Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan sekolah

GAB

14

PK / Petang

Merekod dan mendokumentasi

GAB

xix

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

CARTA ALIR

Aktiviti 1.1.5 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

MULA

PGB

PK / PK Petang

PGB

PK / PK Petang

PGB

PK / PK Petang

Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan

Menubuhkan Jawatan Kuasa Pengurusan Maklum Balas

60 minit

Sedia borang maklum balas

390 minit

Sedia peti maklum balas

1170 minit

Analisis maklum balas

390 minit

Perbincangan profesional

45 minit

Bentang laporan maklum balas pelanggan

60 minit

Perekodan dan pendokumentasian

15 minit

Ada isu Tiada isu

PK / Petang

TAMAT

xx

SENARAI SEMAK Aktiviti 1.1.5 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

MAKLUMBALAS PELANGGAN 1.

Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan maklum balas. Mesyuarat penubuhan jawatan kuasa

2.

3

4.

5.

Menyediakan borang maklum balas pelanggan a) Mencetak borang maklum balas b) Mengedar dan menempatkan borang berdekatan dengan peti cadangan Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci a) Menyediakan peti cadangan b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang telah ditetapkan c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum balas Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan setiap bulan a) Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas b) Melaksanakan analisis maklum balas Membentangkan analisis dalam mesyuarat pengurusan untuk tindakan susulan. a) Menyediakan bahan pembentangan b) Membentangkan laporan kepada PGB TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF

6.

7.

Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan guru dan Staf sekurangkurangnya 1 kali setahun. a) Mencetak borang maklum balas b) Mengedarkan borang kepada semua guru c) Pengumpulan dan analisis Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan staf untuk dibentang dalam mesyuarat pengurusan a) Menyediakan bahan pembentangan b) Membentangkan laporan kepada PGB

xxi

CATATAN

BIL.

8.

9.

TINDAKAN

TANDA ( / )

Membuat tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan a) Mengadakan mesyuarat tindakan pembetulan b) Melaksanakan tindakan pembetulan Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan

PENGURUSAN MAKLUM BALAS MURID 10.

11.

12.

Mengedarkan instrumen penilaian PdP Guru kepada murid secara rawak (sekurangkurangnya 3 orang murid bagi 1 kelas yang diajar oleh guru berkenaan) a) Mencetak borang maklum balas b) Mengedarkan borang kepada murid Mengumpul dan menganalisis data. a) Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas b) Melaksanakan analisis maklum balas Mengadakan sesi perbincangan profesional dengan guru berdasarkan dapatan analisis maklum balas.

13.

Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan sekolah

14.

Merekod dan mendokumentasi

xxii

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.1.6 : Pengurusan Program

BIL.

TANGGUNG JAWAB

1.

PGB

2.

PK / PK Petang

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

Arahan pelaksanaan program A. PERANCANGAN

PK / PK Petang

Menyediakan kertas kerja/ pelan tindakan yang mempunyai keperluan minimum seperti berikut :

GKMP / GAB

a) b) c) d) e)

3.

PK / PK Petang

4.

PGB

5.

PK / PK Petang

6.

GAB

7.

PK / PK Petang

8.

GKMP / GAB

Tajuk, Tarikh, Masa, Tempat Kumpulan Sasaran Objektif KPI (Indikator Output dan Outcome) f) Implikasi Kewangan (Bajet) g) Jawatankuasa Program h) Strategi Pelaksanaan / Jadual / Pengisian Program Menentukan kaedah pemantauan berdasarkan salah satu dari kaedah berikut : a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen b) Pengumpulan Data c) Soal selidik d) Temu bual e) Semakan dokumen Mendapatkan kelulusan daripada PGB Melaksanakan mesyuarat / perbincangan jawatan kuasa B. PELAKSANAAN Melaksanakan program seperti yang telah dirancang C. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN Melaksanakan pemantauan dan pengukuran a) Pelaksanaan program b) Pencapaian KPI Menyediakan laporan program setelah program selesai. xxiii

GKMP / GAB

PK / PK Petang GAB / AKP

GKMP / GAB / AKP

GKMP / GAB / AKP

PK / PK Petang

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

BIL.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

D. KEBERKESANAN 9.

PGB

PK / PK Petang / GKMP / GAB

Kajian semula;

10.

PK / PK Petang

Menjalankan mesyuarat post mortem untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan pelaksanaan program. Membuat tindakan susulan berdasarkan keputusan mesyuarat post mortem.

GAB

Penilaian prestasi; 11.

GAB

12.

PK / PK Petang

13.

GKMP / GAB

14.

Pegawai Meja

Melaksanakan penilaian prestasi ke atas kumpulan sasar untuk melihat keberkesanan pelaksanaan program. Membentangkan laporan penilaian prestasi dalam mesyuarat. Membuat penambahbaikan berdasarkan keputusan mesyuarat. Merekod dan mendokumentasi.

xxiv

PK / PK Petang / GKMP

GKMP / GAB

PK / PK Petang

PGB/GPK

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

CARTA ALIR Aktiviti 1.1.6 : Pengurusan Program Tanggungjawab

Proses Kerja

Mula

Pegawai Meja

Pegawai Meja

Tempoh masa

Menyediakan kertas kerja

60 minit

Mendapatkan kelulusan

60 minit

Melaksanakan program

1170 minit

Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program

60 minit

Tidak lulus

Penambahbaikan

Lulus

Pegawai Meja

Pegawai Meja Tindakan pembetulan

Ada isu 2 hari 60 hari

Tiada isu

Pegawai Meja

Kajian semula

90 minit

Pegawai Meja

Kajian impak

60 minit

Pegawai Meja

Membentang laporan dalam mesyuarat

1440 minit

Pegawai Meja

Melaksanakan tindakan penambahbaikan

1440 minit

Pegawai Meja

Merekod dan mendokumentasi

20 minit

Tamat

xxv

7. SENARAI SEMAK Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program BIL.

1.

2. 3

4.

5.

6.

TINDAKAN

Menyediakan kertas kerja Mendapatkan kelulusan Melaksanakan program Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program Kajian semula Kajian impak

7.

Membentang laporan dalam mesyuarat

7.

Melaksanakan tindakan penambahbaikan

8.

TANDA ( / )

Merekod dan mendokumentasi

xxvi

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.3: Mengurus Kewangan Sekolah PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

BIL

TANGGUNG JAWAB

1.

PGB

2.

PKP

3.

PK

4.

PGB

5.

PGB

6.

PGB

7.

PK, GKMP, KP

8.

PK , GKMP, KP

9.

PK

10.

PK, GKMP ,KP

11.

GPK, GKMP ,KP

Tindakan susulan jika perlu

PGB

12.

PT

Merekod dokumen ke dalam fail

PGB

PROSES KERJA

Melantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Menyedia agihan tugas dan tugas JK dan carta organisasi. Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan Mengesahkan anggaran perbelanjaan tahunan Melaksanakan Mesyuarat JPKA sekurang-kurang 4 kali setahun Pengagihan waran peruntukan Menerima waran peruntukan dan membuat perancangan perbelanjaan melalui mesyuarat Membuat pembelian berdasarkan keputusan mesyuarat Mengawal dan menyemak pemberian per kapita (PCG), gaji guru dan staf sokongan, rekod akaun, laporan penyata kewangan dan punca-punca kewangan SUWA dan Kerajaan Menyedia dan membentang laporan prestasi kewangan dalam mesyuarat JPKA

xxvii

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

PPD

PGB PGB PPD PPD PPD

PGB

PGB

PGB

PGB

A. Perintah Am B. Akta Acara Kewangan C. Arahan Perbendaharaa n D. Surat-surat Pekeliling berkaitan

CARTA ALIR Aktiviti 1.3 : Mengurus Kewangan Sekolah

TANGGUNG JAWAB

TEMPOH MASA

PROSES KERJA

MULA

PGB

Melantik JPKA

60 minit

PKP

Agihan tugas

60 minit

Tentukan perbelanjaan

390 minit

PK

PGB

Mengesahkan perbelanjaan

PGB

Laksana Mesyuarat JPKA

PGB

180 minit

Agih waran

60 minit

Terima waran dan buat perancangan PK, GKMP, KP

PK, GKMP, KP

Buat pembelian

PK

Kawal dan semak kewangan

PK, GKMP ,KP

Bentang prestasi kewangan

Tindakan susulan jika perlu

TIDAK PK, GKMP ,KP

Buat susulan

YA Merekod dokumen ke dalam fail

PT

TAMAT

xxviii

180 minit

SENARAI SEMAK Aktiviti 1.3: Mengurus Kewangan Sekolah BIL.

TANDA (/)

TINDAKAN

1

Melantik JPKA

2

Menyedia agihan tugas dan tugas JK dan carta organisasi. Menentukan anggaran perbelanjaan tahunan Mengesahkan anggaran perbelanjaan tahunan Melaksanakan Mesyuarat JPKA sekurang-kurang 4 kali setahun

3 4 5 6 7 8

9

10

Pengagihan waran peruntukan Menerima waran peruntukan dan membuat perancangan perbelanjaan melalui mesyuarat Membuat pembelian berdasarkan keputusan mesyuarat Mengawal dan menyemak pemberian per kapita (PCG), gaji guru dan staf sokongan, rekod akaun, laporan penyata kewangan dan punca-punca kewangan SUWA dan Kerajaan Menyedia dan membentang laporan prestasi kewangan dalam mesyuarat JPKA

11

Tindakan susulan jika perlu

12

Merekod dokumen ke dalam fail

xxix

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.4.1 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

BIL.

TANGGU NG JAWAB

1.

PGB

2.

GAB

3.

GAB

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

PROSES KERJA

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa Pelupusan. Pegawai Penerima Aset menerima aset bersama dokumen lain dan menyemak butiran dalam dokumen. Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur dan menguji aset seperti dalam senarai bagi memastikan aset menepati spesifikasi. (Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah jika perlu). Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.

PPD

PT

PGB

4.

GAB

5.

GAB

6.

GAB

7

PT

8

GAB

9

PT

Merekod dan mengawal pergerakan aset.

GAB

10

GAB

Mengemaskini senarai aset.

PT

11

GAB

Memeriksa kerosakan aset (jika ada).

PT

12

PGB

13

PGB

14

PGB

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan. Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal / Aset Alih Bernilai Rendah). Menanda pengenalan aset (melabel/ mengecat/ mencetak timbul) dengan “Hak Kerajaan Malaysia” Menempatkan Aset / Mengemaskini penempatan aset.

Pemeriksaan aset sekurangkurangnya sekali dalam setahun dan mengemukakan Laporan Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan. Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

xxx

PGB

GAB

PT

GAB PT

GAB

GAB

GAB

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1PEKELILING PERBENDAHARA AN (1PP): Pengurusan Aset

CARTA ALIR

Aktiviti 1.4.1 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset Proses Kerja

Tanggungjawab Mula

Tempoh Masa

PGB

Urus lantikan Pegawai Aset

120 minit

GAB

Penerimaan aset

60 minit

Semak spesifikasi aset

240 minit

GAB

Laporan penerimaan

120 minit 2 hari 60 hari

GAB

Daftar aset

120 minit

GAB

Sediakan Daftar Aset

1920 minit

Tanda pengenalan

180 minit

Penempatan aset

60 minit

Rekod dan kawal pergerakan aset

120 minit

Kemaskini senarai aset

30 minit

Periksa kerosakan aset (jika ada)

30 minit

Pemeriksaan aset

80 minit

GAB

Sediakan laporan

Tidak penuhi sepesifikasi

Laporan lengkap

PT

Kemaskini laporan

Tidak lengkap

GAB Lengkap

PT

GAB

Tamat GAB

PGB

xxxi

SENARAI SEMAK Aktiviti 1.4.1 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset BIL.

1.

2.

3

TINDAKAN

TANDA ( / )

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa Pelupusan. ● Permohonan Pelantikan ● Surat Lantikan Pegawai Penerima Aset menerima aset bersama dokumen lain dan menyemak butiran dalam dokumen. ● Dokumen berkaitan ● Borang Penerimaan Aset Alih ● Borang Penolakan Aset Alih Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur dan menguji aset seperti dalam senarai bagi memastikan aset menepati spesifikasi. (Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah jika perlu). ● Lantikan pegawai penerima ● Dokumen pemeriksaan penerimaan ● Surat lantikan teknikal (jika perlu)

4.

Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.

5.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan. ● Dokumen pendaftaran ● Nombor siri pendaftaran aset

6.

Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal / Aset Alih Bernilai Rendah). ● Rekod daftar aset

7.

8.

9.

10.

Menanda pengenalan aset dengan “Hak Kerajaan Malaysia” ● Tanda pengenalan aset; - melabel, atau - mengecat - cetak timbul Menempatkan Aset / Mengemaskini penempatan aset. ● Dokumen penempatan aset di lokasi ● Pamerkan ● Kemaskini Merekod dan mengawal pergerakan aset. ● Dokumen pergerakan aset Mengemaskini senarai aset. ● Laporan

xxxii

CATATAN

11.

12.

13.

14.

Memeriksa kerosakan aset (jika ada). ● Borang aduan kerosakan Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali dalam setahun dan mengemukakan Laporan Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan. ● Dokumen Laporan Pemeriksan ● Laporan Tindakan hasil penemuan pemeriksaan ● Sijil Tahunan Pemeriksaan ● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. ● Senarai Jawatankuasa ● Surat panggilan ● Senarai kehadiran ● Minit mesyuarat ● Maklum balas mesyuarat Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA12 kepada Pegawai Pengawal.

xxxiii

PROSES KERJA Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (a) Perolehan Terus

BIL.

TANGG UNG JAWAB

1.

PT

2.

PGB

3.

PT

4.

PT

5.

PT

6.

PT

7.

PGB

8.

PT

PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

Membuat permohonan perolehan berdasarkan keperluan. Meluluskan permohonan perolehan jika peruntukan mencukupi. Memilih pembekal yang berdaftar dengan organisasi atau pembekal yang berkelayakan jika pembekal berdaftar tidak mempunyai kemampuan membekal perolehan tersebut. Mengemukakan permohonan untuk kelulusan. Membuat permohonan melalui sistem. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

GPK/ GPK Petang/ GAB

Memproses pembayaran.

PGB

9.

PT

Menilai prestasi pembekal.

10.

PT

Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11.

PT

12.

PT

13

PT

Melaporkan laporan prestasi pembekal. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi semasa.

GPK/ GPK Petang

PGB

PGB PGB PGB GPK/ GPK Petang/ GAB/ PT

GPK/ GPK Petang/ GAB/ GPK/ GPK Petang/ GAB/ PGB PGB PGB

Rekod dan dokumentasi

xxxiv

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1PEKELILING PERBENDAHARA AN (1PP): Perolehan Kerajaan 1PEKELILING PERBENDAHARA AN (1PP): Tadbir Urus Kewangan

CARTA ALIR Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (a) Perolehan Terus Tanggungjawab

Proses Kerja

Tempoh Masa

Mula

PT

Permohonan perolehan

20 minit

Kelulusan

30 minit

PT

Pemilihan pembekal

60 minit

PT

Permohonan kelulusan perolehan

20 minit

Permohonan melalui sistem

40 minit

Pesanan tempatan

30 minit

PGB

PT

PT

PGB

Penerimaan dan pengesahan

PT

60 minit

Proses bayaran

20 minit

Menilai prestai pembekal

10 minit

Analisis prestasi pembekal

20 minit

Laporan prestasi pembekal

60 minit

PT

Kemaskini senarai pembekal

20 minit

PT

Perekodan dan pendokumentasian

60 minit

PT

PT

PT

Tamat

xxxv

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (a) Perolehan Terus BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

1.

Membuat permohonan perolehan berdasarkan keperluan.

2.

Meluluskan permohonan perolehan jika peruntukan mencukupi.

3

Memilih pembekal yang berdaftar dengan organisasi atau pembekal yang berkelayakan jika pembekal berdaftar tidak mempunyai kemampuan membekal perolehan tersebut.

4.

Mengemukakan permohonan untuk kelulusan.

5.

Membuat permohonan melalui sistem.

6.

Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden.

7.

Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

8.

Memproses pembayaran.

9.

Menilai prestasi pembekal.

10.

Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11.

Melaporkan laporan prestasi pembekal.

12.

Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi semasa.

13.

Rekod dan dokumentasi

xxxvi

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (b)

BIL.

1.

TANGGUNG JAWAB

PGB

2.

PGB

3.

GPK / GPK Petang

4.

PT

5.

PGB

6.

PT

7.

PT

8. 9.

Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM20,000 hingga RM50, 000)

PROSES KERJA

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut: a. Menyediakan dokumen sebut harga. b. Membuat pelawaan sebut harga. c. Menerima tawaran sebut harga. Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan sebut harga. Memaklumkan keputusan sebut harga kepada pembekal yang berjaya. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen Kontrak. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja. Mengurus pembayaran.

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

PPD / JPN

GPK / GPK Petang PGB

PGB PT PGB

Menilai prestasi pembekal.

PGB

PT

Menyediakan analisis prestasi pembekal.

PGB

PT

Melaporkan laporan prestasi pembekal.

PGB

10.

PT

Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi semasa

PGB

11.

PT

Rekod dan dokumentasi

PGB

xxxvii

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1PEKELILING PERBENDAHARA AN (1PP): Perolehan Kerajaan 1PEKELILING PERBENDAHARA AN (1PP): Tadbir Urus Kewangan

CARTA ALIR Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM20,000 hingga RM50, 000)

Tanggungjawab

Proses Kerja

Tempoh Masa

Mula

PGB

Wujud permintaan sebut harga

20 minit

PGB

Keputusan pemilihan sebut harga

40 minit

Pemakluman keputusan

10 minit

Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen

20 minit

Penerimaan dan pengesahan

40 minit

Proses bayaran

60 minit

Menilai prestai pembekal

120 minit

Analisis prestasi pembekal

30 minit

Laporan prestasi pembekal

30 minit

Kemaskini senarai pembekal

80 minit

Perekodan dan pendokumentasian

60 minit

GPK/ GPK Petang

PT

PGB

PT

PT

PT

PT

PT

PT

Tamat

xxxviii

SENARAI SEMAK Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM20,000 hingga RM50, 000) BIL.

1.

2.

3 4. 5.

TINDAKAN

TANDA ( / )

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut: a. Menyediakan dokumen sebut harga. b. Membuat pelawaan sebut harga. c. Menerima tawaran sebut harga. Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan sebut harga. ● Surat lantikan jawatankuasa ● Minit mesyuarat pemilihan Memaklumkan keputusan sebut harga kepada pembekal yang berjaya. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen Kontrak. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

6.

Mengurus pembayaran.

7.

Menilai prestasi pembekal.

8.

Menyediakan analisis prestasi pembekal.

9.

Melaporkan laporan prestasi pembekal.

10.

Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi semasa

11.

Rekod dan dokumentasi

xxxix

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (b)

BIL.

TANGGUNG JAWAB

Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500, 000) PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

PROSES KERJA

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut: ● Menyediakan dokumen sebut harga. ● Membuat pelawaan sebut harga. ● Menerima tawaran sebut harga. Meluluskan permintaan sebut harga melalui mesyuarat pembukaan sebut harga. ● Surat lantikan jawatankuasa ● Dokumen Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan seperti berikut: a. perolehan bekalan dan perkhidmatan: i. penilaian teknikal ii. penilaian Kewangan b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja dibuat. Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan sebut harga. . ● Surat lantikan jawatankuasa ● Minit mesyuarat pemilihan Memaklumkan keputusan sebut harga kepada pembida yang berjaya. Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen Kontrak. Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

1.

PGB

2.

PGB

3.

PGB

4.

PGB

5.

PGB

6.

PGB

7.

PGB

8.

PT

Mengurus pembayaran.

PGB

9.

PT

Menilai prestasi pembekal.

PGB

10.

PT

11.

PT

12.

PT

13.

PT

Menyediakan analisis prestasi pembekal. Melaporkan laporan prestasi pembekal. Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi semasa Rekod dan dokumentasi

PPD /JPN

PPD / JPN

PPD/ JPN

PPD/ JPN

PPD/ JPN PGB PPD / JPN

PGB PGB PGB PGB

xl

UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1PEKELILING PERBENDAHAR AAN (1PP): Perolehan Kerajaan 1PEKELILING PERBENDAHAR AAN (1PP): Tadbir Urus Kewangan

CARTA ALIR Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500, 000)

Tanggungjawab

Proses Kerja

Tempoh Masa

Mula

PGB

Wujud permintaan sebut harga

20 minit

Kelulusan sebut harga dan teknikal

40 minit

PGB

Keputusan pemilihan

30 minit

PGB

Pemakluman keputusan

10 minit

Pesanan tempatan/ Inden/ Dokumen

20 minit

Penerimaan dan pengesahan

40 minit

Proses bayaran

60 minit

Menilai prestai pembekal

120 minit

Analisis prestasi pembekal

30 minit

Laporan prestasi pembekal

30 minit

Kemaskini senarai pembekal

80 minit

Perekodan dan pendokumentasian

60 minit

PGB

PGB

PGB

PT

PT

PT

PT

PT

PT

Tamat

xli

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.4.2 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan (b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500, 000) BIL.

1.

2.

3

4. 5.

TINDAKAN

TANDA ( / )

Mewujudkan permintaan sebut harga seperti berikut: ● Menyediakan dokumen sebut harga. ● Membuat pelawaan sebut harga. ● Menerima tawaran sebut harga. Meluluskan permintaan sebut harga melalui mesyuarat pembukaan sebut harga. ● Surat lantikan jawatankuasa ● Dokumen Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan seperti berikut: a. perolehan bekalan dan perkhidmatan: i. penilaian teknikal ii. penilaian Kewangan b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja dibuat. Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan sebut harga. . ● Surat lantikan jawatankuasa ● Minit mesyuarat pemilihan Memaklumkan keputusan sebut harga kepada pembida yang berjaya.

6.

Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen Kontrak.

7.

Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja.

8.

Mengurus pembayaran.

9.

Menilai prestasi pembekal.

10.

Menyediakan analisis prestasi pembekal.

11.

Melaporkan laporan prestasi pembekal.

12.

Mengemaskini senarai pembekal berdasarkan prestasi semasa

13.

Rekod dan dokumentasi

xlii

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL .

TANGGUNG JAWAB

1. PGB

2.

PGB

3.

PK HEM

4.

AJK

5.

AJK

6.

AJK

7.

AJK

8.

AJK

PROSES KERJA

Melantik Jawatankuasa bagi memastikan infratstruktur dan persekitaran berada dalam keadaan yang baik Memberi arahan melaksanakan pemantauan secara berkala Menyediakan jadual pemantauan

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

PK

PK/GKMP

PGB

Melaksanakan pemantauan secara berkala Sekiranya ada aduan/isu tindakan segera perlu diambil bagi menyelesaikan aduan/isu tersebut Menyediakan laporan dan dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan Membuat tindakan susulan berdasarkan laporan yang telah dibentangkan Rekod dan dokumentasi

xliii

PK/GKMP

Pegawai Aduan

PK/GKMP

PK/GKMP

PK/GKMP

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

CARTA ALIR Aktiviti 1.5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

MULA

PGB

Melantik Jawatankuasa

PGB

Beri arahan melaksanakan pemantauan secara berkala

Menyediakan jadual pemantauan

PK HEM

60 minit

120 Laksana pemantauan berkala minit/kal a

AJK Tindakan penyelesaian

Ya

Aduan/Isu

AJK

5850 minit Tidak

Laporan

120 minit

AJK Tindakan 180 minit susulan AJK TAMAT AJK

xliv

Rekod dan dokumentasi

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.5: Mengurus infrastruktur dan persekitaran BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

1.

Melantik Jawatankuasa bagi memastikan infratstruktur dan persekitaran berada dalam keadaan yang baik

2.

Memberi arahan melaksanakan pemantauan secara berkala

3.

Menyediakan jadual pemantauan

4.

Melaksanakan pemantauan secara berkala

5.

6.

7.

8.

Sekiranya ada aduan/isu tindakan segera perlu diambil bagi menyelesaikan aduan/isu tersebut Menyediakan laporan dan dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan Membuat tindakan susulan berdasarkan laporan yang telah dibentangkan Rekod dan dokumentasi

xlv

CATATAN

PROSES KERJA Aktiviti 1.6.1 : Mengurus pembangunan sumber manusia Latihan Personel

BIL.

TANGGUNG JAWAB

1.

PGB

2.

GPK/SU LADAP

3.

GPK/ SU LADAP

4.

GPK/SU LADAP

5.

P/GB

6.

7.

GPK/ SU LADAP

P/GB

PROSES KERJA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks Kompetensi guru secara online untuk mengenal pasti keperluan latihan dalam Sistem SPL KPM. Mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam Sistem SPL KPM Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis Keperluan Latihan Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan. Meneliti cadangan dan menentukan jenis latihan yang diperlukan Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim sekolah selepas kelulusan Pengetua / Guru Besar. Memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan kursus / latihan yang telah diluluskan Menguruskan latihan (Sebelum , semasa dan selepas)

8.

GPK/ SU LADAP

1. Anjuran Dalaman i. Menyediakan Surat Jemputan ii. Menyediakan Jadual Latihan iii. Menyediakan Senarai Kehadiran iv. Tempahan Tempat v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem SPL KPM xlvi

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)

GAB

i. Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai tersebut kepada penganjur latihan. ii. Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.

9.

GPK/ SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah /GAB menyediakan minit curai dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru Penolong Kanan selepas latihan untuk disimpan dan tindakan.. iv. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem SPL KPM. GAB / PENGANJ UR

10.

11.

12.

13.

GPK/SU LADAP

GAB/ SU LADAP

v. Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran untuk kemas kini Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan pelaksanaan latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam SPL KPM

Mengedarkan dan mengumpul borang keberkesanan program selepas 1 bulan kursus kepada guru SU LADAP untuk melaksana penilaian kendiri.

SU LADAP Rekod dan dokumentasi

xlvii

Agensi Yang Mengendali kan Kursus

CARTA ALIR Aktiviti 1.6.1 : Mengurus pembangunan sumber manusia Latihan Personel TANGGUNGJAWAB

MULA

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks Kompetensi guru secara online untuk mengenal pasti keperluan latihan dalam Sistem SPL KPM.

PGB

Mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam Sistem eSPLG

GPK/SU LADAP

3900 min

390 min

Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

GPK/ SU LADAP

780 min Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan.

GPK/SU LADAP

20 min

Meneliti cadangan dan menentukan jenis latihan yang diperlukan

P/GB

180 min

GPK/SU LADAP PG/B

Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim sekolah selepas kelulusan Pengetua / Guru Besar

180 min

Memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan kursus / latihan yang telah diluluskan

30 min

GPK/SU LADAP KU/PP

Menguruskan latihan (sebelum, semasa dan selepas)

GPK/SU LADAP KU/PP

Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan pelaksanaan latihan personel

GAB/ SU LADAP

Merekod kehadiran kursus dalam SPL KPM Mengedarkan dan mengumpul borang keberkesanan program selepas 1 bulan kursus kepada guru untuk melaksana penilaian kendiri.

SU LADAP

Mengikut keperluan lokasi 30 min

390 min

Salinan dan Rekod Fail SU LADAP

TAMAT 390 min

xlviii

SENARAI SEMAK Aktiviti 1 : Pengurusan Pembangunan Manusia i) Latihan Personel BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

1.

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Matriks Kompetensi guru secara online untuk mengenal pasti keperluan latihan dalam Sistem eSPLG.

2.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks Kompetensi dalam Sistem eSPLG

3

Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

4.

Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan.

5.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis latihan yang diperlukan

6.

Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim sekolah selepas kelulusan Pengetua / Guru Besar.

7.

Memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan kursus / latihan yang telah diluluskan Menguruskan latihan (Sebelum , semasa dan selepas)

8.

1. Anjuran Dalaman i. Menyediakan Surat Jemputan ii. Menyediakan Jadual Latihan iii. Menyediakan Senarai Kehadiran iv. Tempahan Tempat v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem eSPLG 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)

9.

i. Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai tersebut kepada penganjur latihan. xlix

CATATAN

ii. Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan. iii. Guru Akademik Biasa hendaklah menyediakan minit curai dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru Penolong Kanan selepas latihan untuk disimpan dan tindakan.. iv. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem eSPLG. v. Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran untuk kemas kini Buku Rekod Perkhidmatan

10.

Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan pelaksanaan latihan personel

11.

Merekod kehadiran kursus dalam eSPLKPM

12.

13.

Mengedarkan dan mengumpul borang keberkesanan program selepas 1 bulan kursus kepada guru untuk melaksana penilaian kendiri.

Rekod dan dokumentasi

l

PROSES KERJA Aktiviti 1.6.2: Penilaian Prestasi

BIL.

TANGGUN G JAWAB

1.

Pengetua/ Guru Besar

2.

Pengetua/ Guru Besar

3.

Pengetua/ Guru Besar

4.

5.

GPK 1/SU

GPK 1/SU

6.

GPK 1/SU

7.

GPK/SU

8.

Pengetua /Guru Besar / Urus Setia

9.

Pengetua / Guru Besar/ JK PBPPP

10.

JK PBPPP

PROSES KERJA

SEBELUM : Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP daripada KSU/ KPM

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGA N/ DIRUJUK

Urus Setia

UNDANGUNDANG, PERATUR AN DAN PUNCA KUASA Fail Am 435 • Daftar TERHAD

Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan PBPPP Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi. Memastikan lantikan Jawatankuasa PBPPP didaftarkan dalam sistem ePrestasi

Melalui Sistem ePrestasi

Menghantar pelantikan Jawatankuasa PBPPP organisasi untuk pengesahan oleh organsasi yang menyelia

Melalui Sistem ePrestasi

Memastikan Jawatankuasa PBPPP disahkan oleh organisasi yang menyelia

Melalui Sistem ePrestasi

Mencetak senarai nama Jawatankuasa PBPPP organisasi. Mengesah dan mengedarkan senarai Jawatankuasa kepada AJK PBPPP Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP organisasi KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP) Memastikan maklumat PPP dikemaskini sebelum penetapan/ li

Sekolah (eOperasi) • Bahagian/ JPN/ PPD (ePrestasi)

pertukaran PP

11

JK PBPPP

Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

12

PGB / Setiausaha

Memastikan penetapan dan pelantikan PP1 dan PP2 didaftarkan

Melalui Sistem ePrestasi

13.

PGB / Setiausaha

Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 disahkan oleh organisasi yang menyelia

14.

JK PBPPP

Mencetak, mengesah dan mengedarkan senarai PP

Melalui Sistem ePrestasi Melalui Sistem ePrestasi

15.

JK PBPPP

Memaklumkan kepada PYD pelantikan PP yang akan menilai

16.

JK PBPPP

Senarai PP dan PYD diedarkan

11.

TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT ORGANISASI 17.

18.

JK PBPPP

Urus Setia

Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman PBPPP kepada semua warga baru organisasi. Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/ Pemakluman PBPPP SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU

19.

JK PBPPP Memantau pelaksanaan PBPPP di organisasi

20.

JK PBPPP

Mengemas kini status PYD yang tak dinilai

21.

JK PBPPP

Memantau pelaksanaan Penilaian Pertama dan Akhir.

lii

Melalui sistem ePrestasi Melalui sistem ePrestasi (Laporan Penilaian) • Mengikut takwim

yang telah ditetapkan 22.

JK PBPPP & PP

Menyerahkan Salinan Rekod Borang Skor PP kepada PYD

23.

JK PBPPP & PP

Menyerahkan Salinan Borang Keberhasilan PP kepada PYD

JK PBPPP

Memantau pelaksanaan penilaian guru baharu

24.

SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN 25.

JK PBPPP

Mengemaskini sebarang maklumat pertukaran gred / tempat bertugas / jawatan / PP yang telah bertukar (jika ada)

SELEPAS PENILAIAN : 26.

JK PBPPP

Menyemak senarai PYD yang perlu dibuat pelarasan markah (jika ada).

Melalui sistem ePrestasi Diminitkan dalam mesyuarat JK dan difailkan • Melalui sistem ePrestasi dicetak dan difailkan • Melalui sistem ePrestasi • Jika YA, sila selesaikan perkara 27, 28,29

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP bagi pelarasan markah akhir PYD yang terlibat.

27.

JK PBPPP

28.

Pengetua / Guru Besar

Memasukkan markah akhir PYD yang diselaraskan.

29.

Pengetua / Guru Besar

Menghantar markah akhir PYD yang diselaraskan

liii

Melalui sistem ePrestasi Melalui sistem ePrestasi

CARTA ALIR Aktiviti 1.6.2: Penilaian Prestasi TANGGUNGJAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

TEMPOH

MULA

PGB

Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP

PGB

Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan PBPPP

45 MINIT

60 MINIT

Melantik Jawatankuasa PBPPP

PGB

120 MINIT GPK 1/SU

GPK 1/SU

Memastikan lantikan Jawatankuasa PBPPP didaftarkan dalam sistem e-Prestasi

390 MINIT

Menghantar pelantikan Jawatankuasa PBPPP organisasi untuk pengesahan oleh organsasi yang menyelia

390 MINIT

Memastikan Jawatankuasa PBPPP disahkan

GPK 1/ SU

Mencetak senarai nama Jawatankuasa PBPPP

GPK1/ SU

Mengesah dan mengedarkan senarai Jawatankuasa kepada AJK PBPPP

PGB

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP

PGB/ JK PBPPP

JK PBPPP

Memastikan maklumat PPP dikemaskini sebelum penetapan/ pertukaran PP

JK PBPPP

Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

PGB/ SU

Memastikan penetapan dan pelantikan PP1 dan PP2 didaftarkan

PGB/ SU

Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 disahkan Mencetak, mengesah dan mengedarkan senarai PP

JK PBPPP

liv

120 MINIT

JK PBPPP

Memaklumkan kepada PYD pelantikan PP yang akan menilai

JK PBPPP

Senarai PP dan PYD diedarkan

60 MINIT

Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman PBPPP kepada semua warga baru organisasi.

120 MINIT

Urus Setia

Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/ Pemakluman PBPPP

390 MINIT

JK PBPPP

Memantau pelaksanaan PBPPP

JK PBPPP

Mengemas kini status PYD yang tak dinilai

JK PBPPP

Memantau pelaksanaan Penilaian Pertama dan Akhir.

JK PBPPP

Menyerahkan Salinan Rekod Borang Skor PP kepada PYD Menyerahkan Salinan Borang Keberhasilan PP kepada PYD

JK PBPPP & PP JK PBPPP & PP

Memantau pelaksanaan penilaian guru baharu

JK PBPPP

Mengemaskini sebarang maklumat pertukaran gred / tempat bertugas / jawatan / PP yang telah bertukar (jika ada) Menyemak senarai PYD yang perlu dibuat pelarasan markah (jika ada).

JK PBPPP

JK PBPPP

Perlu

Tak Perlu

PGB

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP bagi pelarasan markah akhir PYD yang terlibat. Memasukkan markah akhir PYD yang diselaraskan.

PGB

Menghantar markah akhir PYD yang diselaraskan

JK PBPPP

Tindak susul

lv

390 MINIT 120 MINIT 21

SENARAI SEMAK Aktiviti 1.6.2: Penilaian Prestasi

BIL. 1. 2. 3. 4.

5.

TINDAKAN

TANDA ( / )

SEBELUM : Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP daripada KSU/ KPM Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan PBPPP Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi. Memastikan lantikan Jawatankuasa PBPPP didaftarkan dalam sistem ePrestasi Menghantar pelantikan Jawatankuasa PBPPP organisasi untuk pengesahan oleh organsasi yang menyelia

6.

Memastikan Jawatankuasa PBPPP disahkan oleh organisasi yang menyelia

7.

Mencetak Senarai nama Jawatankuasa PBPPP organisasi.

8.

Mengesah dan mengedarkan senarai Jawatankuasa kepada AJK PBPPP

9.

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP organisasi KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP)

10. Memastikan maklumat PPP dikemaskini sebelum penetapan/ pertukaran PP 11.

Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

12

Memastikan penetapan dan pelantikan PP1 dan PP2 didaftarkan

13

Memastikan pelantikan PP1 dan PP2 disahkan oleh organisasi yang menyelia

14

Mencetak, mengesah dan mengedarkan senarai PP

lvi

CATATAN

15.

Memaklumkan kepada PYD pelantikan PP yang akan menilai

16.

Senarai PP dan PYD diedarkan TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT ORGANISASI

17.

18.

Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman PBPPP kepada semua warga baru organisasi. Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/ Pemakluman PBPPP SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU

19.

Memantau pelaksanaan PBPPP di organisasi

20.

Mengemas kini status PYD yang tak dinilai

21.

Memantau pelaksanaan Penilaian Pertama dan Akhir.

22.

Menyerahkan Salinan Rekod Borang Skor PP kepada PYD

23.

Menyerahkan Salinan Borang Keberhasilan PP kepada PYD

24.

Memantau pelaksanaan penilaian guru baharu SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN

25.

26.

27.

Mengemaskini sebarang maklumat pertukaran gred / tempat bertugas / jawatan / PP yang telah bertukar (jika ada) SELEPAS PENILAIAN : Menyemak senarai PYD yang perlu dibuat pelarasan markah (jika ada). Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa PBPPP bagi pelarasan markah akhir PYD yang terlibat.

lvii

28.

Memasukkan markah akhir PYD yang diselaraskan.

29.

Menghantar markah akhir PYD yang diselaraskan

lviii

PROSES KERJA Aktiviti 1.7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNG JAWAB

BIL.

1.

PGB

PROSES KERJA

Mengenal pasti agensi-agensi yang dapat berkerjasama dengan pihak sekolah Mengadakan mesyuarat awal bersama agensi luar / PIBG untuk membincangkan program yang memberi impak kepada sekolah

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK

PK/GKMP

2.

PGB dan PK

3.

PGB

Memberi arahan untuk melaksanakan program

PK

4.

PK

Menerima arahan untuk melaksanakan program

PGB

5.

GAB

Menyediakan kertas kerja bagi setiap program yang dirancang

PK

6.

PK

Mendapatkan kelulusan kertas kerja daripada PGB

PK/GKMP

7.

GAB

Melaksanakan aktiviti mengikut prosedur

PK/GKMP

8.

GAB

Menyediakan laporan setiap aktiviti yang dilaksanakan

PK/GKMP

9.

PK

10.

GAB

Mengadakan mesyuarat post mortem bagi mengenal pasti keberkesanan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan Rekod dan dokumentasi

PIHAK LUAR

PGB

PK/GKMP

lix

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

CARTA ALIR Aktiviti 1.7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

TEMPOH MASA

MULA

PGB dan PK

Mengenal pasti agensi

60 minit

Mesyuarat awal bersama agensi

120 minit

PGB dan PK Arahan melaksanakan tugas

PGB

Menyediakan kertas kerja 120 minit

GAB Mendapatkan kelulusan PK Laksana aktiviti GAB Laporan GAB

120 minit

Tidak berkesan Post Mortem

P/GB dan PK

Tindakan penambahbaik an

120 minit

Ya Rekod dan dokumentasi

GAB

60 minit TAMAT

lx

SENARAI SEMAK Aktiviti 1.7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar BIL. 1.

2.

TINDAKAN

TANDA ( / )

Mengenal pasti agensi-agensi yang dapat berkerjasama dengan pihak sekolah Mengadakan mesyuarat awal bersama agensi luar/PIBG untuk membincangkan program yang memberi impak kepada sekolah

3.

Memberi arahan untuk melaksanakan program

4.

Menerima arahan untuk melaksanakan program

5.

Menyediakan kertas kerja bagi setiap program yang dirancang

6.

Mendapatkan kelulusan kertas kerja daripada PGB

7.

Melaksanakan aktiviti mengikut prosedur

8.

Menyediakan laporan setiap aktiviti yang dilaksanakan

9.

Mengadakan mesyuarat post mortem bagi mengenal pasti keberkesanan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10.

Rekod dan dokumentasi

lxi

CATATAN

5. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1) AKTA PENDIDIKAN 1996 (AKTA 550)

2) PELAN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2013 - 2025

lxii

6.

SENARAI BORANG

BIL.

BORANG

KOD BORANG

Kurikulum 1.

Carta Organisasi Jawatankuasa Kurikulum

Lampiran FM 02/01

2.

Surat Panggilan Mesyuarat

Lampiran FM 02/02

3.

Borang Kehadiran Mesyuarat

Lampiran 02/03

4.

Format Minit Mesyuarat

Lampiran 02/04

5.

Borang Jadual Guru Ganti

Lampiran FM 02/05

6.

Carta Organisasi Panitia Matapelajaran

Lampiran FM 02/06

7.

Takwim Panitia Matapelajaran

Lampiran 02/07

8.

Borang Biodata Guru

Lampiran FM 02/08

9.

Rumusan Guru Matapelajaran

Lampiran FM 02/09

10.

Borang Senarai Buku Teks/Rujukn/BBM

Lampiran FM 02/10

11.

Analisis ‘Headcount’

Lampiran FM 02/11

12.

Program Peningkatan Matapelajaran Tahun….

Lampiran FM 02/12

13.

Borang Anggaran Perbelanjaan Panitia

Lampiran FM 02/13

14.

Nota Minta

Lampiran FM 02/14

15.

Borang JSU

Lampiran FM 02/15

16.

Borang Semakan Latihan Murid

Lampiran FM 02/16

17.

Borang Pemberitahuan Masalah Kerja Murid

Lampiran FM 02/17

18.

Maklum Balas Pemberitahuan Masalah Kerja Murid

Lampiran FM 02/18

19.

Borang Pencerapan Klinikal P&P

Lampiran FM 02/19

lxiii

BIL.

BORANG

KOD BORANG

20.

Carta Organisasi Induk PSS

Lampiran FM 02/20

21.

Rekod Penggunaan Pusat Sumber sekolah

Lampirn FM 02/21

22.

Rekod Perolehan Majalah

Lampiran FM 02/22

23.

Rekod pinjaman BBM

Lampiran FM 02/23

24.

Rekod Pinjaman Buku Secara Kelompok

Lampiran FM 02/24

25.

Borang Keperluan Latihan Guru/ Kakitangan

Lampiran FM 02/25

26.

Surat Jemputan Penceramah

Lampiraan FM 02/26

27.

Surat Pengesahan daripada Penceramah

Lampiran FM 02/27

28.

Format Laporan Kursus

Lampiran FM 02/28

Hal Ehwal Murid 29.

Borang Pemantuan Maklumat Pengurusan Disiplin Sekolah

FM 03/01

30.

Format Kebenaran Keluar Kawasan Sekolah

FM 03/02

31.

Format Surat Amaran Pertama untuk Ketidakhadiran Ke Sekolah

FM 03/03

32.

Format Surat Jawapan Ibubapa

FM 03/04

33.

Format Surat Amaran Kedua untuk Ketidakhadiran Ke Sekolah

FM 03/05

34.

Format Surat Amaran Terakhir untuk Ketidakhadiran Ke Sekolah

FM 03/06

35.

Format Pemberitahuan Pembuangan Sekolah

FM 03/07

36.

Format Surat Lantikan Pengawas Sekolah

FM 03/08

37.

Borang Permohonan Bantuan di Bawah Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin

FM 03/09

lxiv

BIL.

BORANG

KOD BORANG

38.

Borang Ringkasan Permohonan Bantuan Kumpulan Wang.Pelajar Miskin

39.

Contoh Surat Panggilan Penyerahan Bantuan FM 03/11 Kumpulan Wang Pelajar Miskin kepd Ibubpa / Penjaga

40.

Borang maklumat mengenai Murid yang menyertai RMT

FM 03/12

41.

Borang Kehadiran Murid RMT

FM 03/13

42.

Borang Maklumat Murid RMT (KP/RMT/C)

FM 03/14

43.

Borang Pengakuan Pendapatan untuk Penjaga Yang Tiada Penyata Gaji

FM 03/26

FM 03/10

Kokurikulum 44.

Surat Notis Mesyuarat Agung

FM 04/01

45.

Contoh Minit Mesyuarat Agung

FM 04/02

46.

Contoh Surat Jemputan Ahli Jawatankuasa

FM 04/03

47.

Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa

FM 04/04

48.

Contoh Kertas Cadangan Projek

FM 04/05

49.

Contoh Laporan Tahunan

FM 04/06

50.

Contoh Laporan Aktiviti Mingguan

FM 04/07

51.

Senarai Semak Pengurusan Aktiviti Kokurikulum

FM 04/08

52.

Contoh Surat kebenaran Ibubapa/ Penjaga

FM 04/09

53.

Contoh Surat Permohonan Khidmat Hakim

FM 04/10

54.

Contoh Surat Permohonan Pinjaman Peralatan

FM 04/11

55.

Contoh Surat Pelantikan Dalaman

FM 04/12

lxv

BIL.

7.

BORANG

KOD BORANG

56.

Contoh Rekod Kehadiran Kokurikulum

FM 04/ 13

57.

Contoh Borang Penilaian Kokurikulum

FM 04/14

58.

Contoh Borang Permohonan Melancong Sekolah

FM 04/15

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Jawatankuasa Pentadbiran 2. Jawatankuasa Kurikulum 3. Jawatankuasa Kokurikulum 4. Jawatankuasa HEM 5. Jawatankuasa PIBG

lxvi

lxvii