Manajemen Risiko Rumah Sakit: Dr. Nico A. Lumenta, K.nefro, Mm, Mhkes Komisi Akreditasi Rumah Sakit

WS PMKP 31 Maret – 1 April 2016

Manajemen Risiko Rumah Sakit

dr. Nico A. Lumenta, K.Nefro, MM, MHKes Komisi Akreditasi Rumah Sakit

PENDIDIKAN Fakultas Kedokteran Univ Kristen Indonesia, 1970 Konsultan Nefrologi Perhimpunan Nefrologi Indonesia, 1982

Lahir : Magelang 5 Nov 1943

Magister Manajemen Sekolah Tinggi Manajemen PPM Jakarta, 1994 Magister Hukum Kesehatan Univ Katolik Soegijapranata Semarang, 2013

JABATAN SAAT INI  Ketua Bidang Lit Bang – Mutu – Man Risiko KARS th 2014-2018  Wakil Ketua Komite Keselamatan Pasien RS – Kem Kes th 2012-2015  Ketua Institut Keselamatan Pasien RS – PERSI (tahun 2005-2012, 2012-2015, 20152018)  Advisory Council Asia Pacific, Joint Commission International, sejak 2009  Kelompok Staf Medis Penyakit Dalam – Ginjal Hipertensi RS Mediros, Jakarta, sejak 1996

PENGALAMAN KERJA & ORGANISASI  Surveyor Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) sejak 1996  Konsilor KARS sejak 2012  PJ SubPokja Model Akreditasi Baru, Pokja Penyempurnaan Akreditasi RS, DitJen Bina Yan Med, DepKes, 2010-2011  Direktur Ketua RS PGI Cikini Jakarta 1983-1993  Dekan Fak Kedokteran UKI 1998-2001  Sekretaris Jenderal PERSI Pusat 1988–1990, 1990–1993, 1993–1996  Kepala Bagian Ilmu Penyakit Dalam FK-UKI, Jakarta, 1992 – 1995  Kepala Renal Unit (Unit Ginjal) RS.PGI Cikini, 1973 – 1981

Pokok Bahasan

• • • • •

Manajemen Risiko Dalam Perspektif Akreditasi RS Risk Management & Quality Improvement Manajemen Risiko Rumah Sakit – Kategori Risiko Rumah Sakit Proses Manajemen Risiko Strategi dan Kebijakan Manajemen Risiko

Komisi Akreditasi Rumah Sakit VISI

Menjadi badan akreditasi yang memiliki kredibilitas tinggi ditingkat nasional dan internasional

MISI

• Membimbing dan membantu RS untuk meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien melalui akreditasi.

• Memperoleh pengakuan internasional sebagai badan akreditasi berkelas internasional oleh ISQua (International Society Quality in Healthcare) dan memperoleh pengakuan masyarakat baik ditingkat nasional maupun internasional.

NILAI

   

Integritas Profesionalisme Komitmen Team Work

ipkt

Standar Akreditasi Rumah Sakit v.2012 No

BAB

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

AKSES KE PELAYANAN & KONTINUITAS PELAYANAN HAK PASIEN DAN KELUARGA ASESMEN PASIEN PELAYANAN PASIEN PELAYANAN ANASTESI DAN BEDAH MANAJEMEN PENGGUNAAN OBAT PENDIDIKAN PASIEN DAN KELUARGA PENINGKATAN MUTU & KESELAMATAN PASIEN PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN INFEKSI TATA KELOLA, KEPEMIMPINAN DAN PENGARAHAN MANAJEMEN FASILITAS DAN KESELAMATAN KUALIFIKASI DAN PENDIDIKAN STAF MANAJEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI SASARAN KESELAMATAN PASIEN MILLENIUM DEVELOPMENT GOAL'S

TOTAL JUMLAH STANDAR & ELEMEN PENILAIAN

Jml Std 23 30 44 22 14 21 7 23 24 27 27 24 28 6 3

323

105 100 184 74 51 84 28 88 83 98 91 99 109 24 19

Jml EP

436

569

1237

TataKelola Rumah Sakit dlm perspektif Std Akred 2012

PASIEN

UU 44/2009 ttg RS, Peraturan Per UU an lainnya

In fo r

ma s

PCC

Ko

f In m or

em

&

si

mu n

si ika

Sistem Manajemen

i ka

n mu Ko

&

Asuhan Pasien / Patient Care

i as

Si st

em

 Standar Manajemen PMKP, PPI, TKP, MFK, KPS, MKI  Sasaran KP  Sasaran MDG’s

st Si

 Std Yan Fokus Pasien APK, HPK, AP, PP, PAB, MPO PPK

Sistem Pelayanan Klinis

i

Quality & Safety

 Regulasi : • Kebijakan • Pedoman, • Panduan • SPO • Program  Indikator : • Ind. Area Klinis • Ind Klinis • Ind SKP • Ind Upaya Manajemen  Dokumen Implementasi

Good Patient Care

PASIEN

ma s

In fo r

mu n

f In

Ko

Ps 36 UU 44/2009

m or

• Good Patient Care

i as

Si st

&

em

Governance • Good Hospital Governance &

i ka

Sistem Manajemen

• Good Clinical

si

&

Asuhan Pasien / Patient Care

si ika

Tata Kelola RS yang Baik

Sistem Pelayanan Klinis

n mu Ko

Good Hospital Governance

em

Tata Kelola Klinis yang Baik

st Si

Good Clinical Governance

i

Quality & Safety

Tata Kelola Asuhan Pasien yang Baik

Std Akreditasi RS 2012

Manajemen Risiko dalam Perspektif Akreditasi 2012

Manajemen Risiko RS

Pelayanan Fokus Pasien

 Risiko Klinis

(Patient Centered

& Non klinis

Care)

m e t s Si

Pelayanan

Pasien Keluarga

KARS Dr.Nico Lumenta

is li n

I. Standar pelayanan berfokus pd pasien

Si

m e st

en

K

II. Standar manajemen III. SKP IV. MDG

Man ajem

(Nico A. Lumenta, 2014)

 Definisi Risiko Risiko adalah : • Potensi terjadinya kerugian • Dapat timbul dari proses / kegiatan saat Sekarang atau Kejadian pada Masa y.a.d. Risk : • The chance of loss. • Pure risk is uncertainty as to whether loss will occur. • Speculative risk is uncertainty about an event that could produce loss. • Pure risk is insurable but speculative risk usually is not. Carrol, :R.Risk : Risk ManagementHandbook Handbook for Care Organizations, 20064 th Roberta Caroll, editor Management forHealth Health Care Organizations, edition, Jossey Bass, 2004

Risk Management & Quality Improvement

Komisi Akreditasi Rumah Sakit

ACHS : Risk Management & Quality Improvement Handbook, 2013

 Dimensi Risiko di Pelayanan Kesehatan RISIKO KORPORASI KLINIS FINANSIAL - Alokasi sumber daya - Manajemen anggaran dan sumber daya - Proses2 manajemen risiko - Instruksi2 bendahara - Manajemen kontrak - Kegagalan2 fiduciary

RISIKO OPRASIONAL - Pelayanan dan tindakan klinis - Kegagalan proses klinis dan manajemen - Kegagalan peralatan dan prasarana - Peraturan, kebijakan dan standar - Manajemen tenaga kerja - Pelatihan dan edukasi

POLITIS - Hubungan2 Pemerintah PusatDaerah - Budaya rumah sakit - Legislasi dan regulasi PusatDaerah - Harapan2 komunitas, politis dan media

LEGAL - Komplain2 - Tugas pelayanan - Tanggung jawab legal dan regulasi - Tanggung jawab medico-legal - Tanggung jawab Anggaran Dasar - Hukum Kesehatan & Keamanan Tempat Kerja ACHS : Risk Management & Quality Improvement Handbook, 2013

 Risiko di Rumah Sakit • Risiko Klinis :

Semua isu yang dapat berdampak terhadap pencapaian pelayanan pasien yang bermutu, aman dan efektif.

• Risiko Nonklinis / Corporate Risk :

Semua isu yang dapat dapat berdampak terhadap tercapainya tugas pokok dan kewajiban hukum dari RS sebagai korporasi

• Hospital Risk Management :

Clinical and administrative activities undertaken to identify, evaluate, and reduce the risk injury to patients, staff, and visitors, and the risk of loss to the organization itself.

Berbagai risiko pada Struktur dan Proses pada bab &standar  Kelompok Standar Berfokus Pasien : o Pada bab APK  Proses Rujukan  Pelayanan Intensif  Discharge Planning termasuk Pemulangan Pasien  Transportasi rujukan – pulang o Pada HPK, AP, PP, PAB : terkait semua proses asuhan pasien o Pada MPO : Medication error, Insiden Keselamatan Pasien 15

Berbagai risiko pada Struktur dan Proses pada bab & standar  Kelompok Standar Manajemen : o PMKP, Risiko Data Manajemen & Klinis o PPI, Risiko Infeksi o TKP, Risiko pengelolaan keuangan o MFK, Risiko lingkungan o KPS, Risiko terkait kompetensi o MKI, Risiko terkait Rekam Medis 16

 Hospital Risk Management Categories of Risk •Clinical Risk Mgt •Patient Safety

al dic Me aff St sks Ri

l cia an s Fin Risk

Hospital Risk Management

Property Risks

KARS Dr.Nico Lumenta

Em p Ri loye sk e s

Ot h Ri er sk s

Patient Risks

Roberta Caroll, editor : Risk Management Handbook for Health Care Organizations, 4th edition, Jossey Bass, 2004

 Kategori Risiko di Rumah Sakit ( Categories of Risk ) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Patient care-related risks Medical staff-related risks Employee-related risks Property-related risks Financial risks Other risks

KARS Dr.Nico Lumenta

Roberta Caroll, editor : Risk Management Handbook for Health Care Organizations, 4th edition, Jossey Bass, 2004

1. Risiko yang berhubungan dengan perawatan pasien (Patient care related risks) Direct association with patient care : o Consequences of inappropriate or incorrectly performed medical treatments o Confidentiality and appropriate release of information o Protection from abuse, neglect and assault o Was patient informed of risks? o Nondiscriminatory treatment o Appropriate triage and transfer of patients from ER o Patient participation in research studies and use of experimental drugs - was consent obtained? o Was patient discharged appropriately? o JKN  increase volume of care

2. Risiko yang berhubungan dengan tenaga medis (Medical staff - related risks) o Kredensial terhadap staf medis ? o Tindakan medis sesuai kompetensi dan prosedur baku ? o Was patient properly managed ? o Do we have adequately trained staff ?

3. Risiko yang berhubungan dengan karyawan (Employee related risks) o Risiko keselamatan dan kecelakaan kerja o Maintaining a safe environment - Employee

Health Policy :  reducing risk of occupational illness and injury  providing for the treatment and compensation of workers for workrelated illnesses or injuries

4. Risiko yang berhubungan dengan property (Property related risks) o Protect assets from losses due to fires, floods, etc o Paper and/or electronic records - patient, business and financial - protected from damage or destruction o Procedures for handling cash and safeguarding valuables o Bonding and insurance to protect facility from losses

5. Risiko keuangan (Financial risks) o

Bad Debt

o

Meningkatnya suku bunga

o

Global Financial ” tsunami”

6. Risiko lain (Other risks) o

o o

Hazardous material management : chemical, radioactive, infectious biological waste management Legal & regulatory risks Reputational risk

 Contoh Categories of Risk (Developing and Populating a Risk Register Best Practice Guidance, Health Service Executive, 2009)

Primary Risk Category : 1. Patient Care & Safety (Provision of Care) 2. Human Resources 3. Governance 4. Legal & National Standards/Policy 5. Financial 6. ICT Information Communication Technology 7. Equipment (Non ICT) 8. Estates Management 9. External Influences

 Contoh Categories of Risk

1. Patient Care & Safety (Provision of Care) 1) Communication 2) Task Factor 3) Team and Social Factors 4) Access and Continuity 5) Patient & Family & Advocate Rights

6) Assessment of Patient 7) Delivery of Care 8) Patient & Family Education 9) Information Management 10) Planning of Services 11) Other

2. Human Resources 3.Governance 1) Employee Safety Health & 1) Goals/Objectives Welfare 2) Integrity 2) Recruitment 3) Assurance 3) Learning & Development 4) Maintaining a Quality Workforce 5) Employee Relations (Developing and Populating a Risk Register Best Practice Guidance, Health Service Executive, 2009)

 Contoh Categories of Risk

4. Legal & National Standards/Policy 1) Regulatory 2) Contractual 3) National Standards/Policy 6. ICT Information Communication Technology 1) Systems failure/availability 2) Information Security 3) Hardware 4) In-house Software 5) Software Other 6) Networks 7) Operating Systems 8) ICT Training

5. Financial 1) Procurement 2) Management Accounting 3) Financial Accounting 7. Equipment (Non ICT) 1) Clinical Equipment 2) Non Clinical Equipment

(Developing and Populating a Risk Register Best Practice Guidance, Health Service Executive, 2009)

 Contoh Categories of Risk

8. Estates Management 1) Existing Facilities 2) Environmental 9. External Influences 1) Government/Political 2) Demographics 3) Technological advances 4) Other Health providers 5) Customer needs and expectations 6) Public awareness 7) External Disasters 8) External Relations 9) Labour Market/Suppliers Market 10) Labour Market/Suppliers Market 11) Environmental 12) Pandemic Disease (Developing and Populating a Risk Register Best Practice Guidance, Health Service Executive, 2009)

 Manajemen Risiko • Adalah Pendekatan Proaktif • Untuk mengidentifikasi, menilai dan menyusun Prioritas Risiko, • Dengan tujuan untuk menghilangkan atau meminimalkan Dampaknya

Hea lthc risk asse are mad ssmen e ea t sy

Seberapa parah

Adakah kebutuhan utk suatu tindakan?

Apa yang bisa salah?

Seberapa sering ?

Healthcare risk assessment made easy, The National Patient Safety Agency, 2007

Healthcare risk assessment made easy, The National Patient Safety Agency, 2007

Risk management process overview (Risk Register Development Process)

IDENTIFIKASI RISIKO

ANALISA RISIKO

EVALUASI RISIKO

MONITOR DAN REVIEW

ASESMEN RISIKO

KOMUNIKASI DAN KONSULTASI

TEGAKKAN KONTEKS

KELOLA RISIKO RISK REGISTER 31 ACHS : Risk Management & Quality Improvement Handbook, 2013

MEMBANGUN KONTEKS : - FAKTOR YANG MENDUKUNG DAN YANG MENGHAMBAT - TENTUKAN TUJUAN DAN SASARAN - STRUKTUR ORGANISASI MANAJEMEN RISIKO

IDENTIFIKASI RISIKO : -Apa yang bisa terjadi -Bagaimana kejadiannya -Mengapa hal itu bisa terjadi -Kapan hal itu bisa terjadi -Dimana hal itu bisa terjadi -Siapa yang bisa tertimpa kejadian tersebut

Analisa risiko

KOMUNIKASI DAN KONSULTASI

-Dampak & probabilitas - siapa yang terlibat -Tingkat risiko -Kendali yang sudah ada dan yang diperlukan

AUDIT

Evaluasi risiko -Bandingkan tingkat risiko dg ktriteria

REVIEW

-analisa untung rugi -Risiko diterima atau tidak

Risiko Tdk diterima

MONITOR

Risiko diterima

Pengelolaan risiko - Tetapkan alternatif / pilihan - analisa untung rugi - pilih tindakan yeng paling sesuai - perencanaan tindakan & implementasi

 Identifikasi Risiko

•

Contoh2 proses dan strategi yang membantu dalam identifikasi & pengelolaan risiko termasuk: CONTOH2 KLINIS Koleksi dan penggunaan yang efektif dari indikator klinis Telaah / review morbiditas dan mortalitas Audit klinis Skrining kejadian tidak diharapkan (adverse outcome) dan pelaporan insiden klinis Audit rekam medis dan telaah konten klinis Telaah kedaruratan medis Strategi manajemen medikasi Asesmen risiko pasien (misalnya : jatuh, medication error Peer review dan peer supervise Penggunaan complain dan feedback/umpan balik ACHS : Risk Management & Quality Improvement Handbook, 2013 dari pasien serta staf secara efektif

CONTOH2 NON KLINIS Pengembangan dan penggunaan yg efektif dari indikator yg relevan bagi RS Proses2 audit Monitoring penyimpangan anggaran Pelaporan akivitas proyek Evaluasi pembelian dan produk Skema meminimalkan fraud Asemen risiko dan identifikasi hazard / bahaya Pelaporan cedera karena kehilangan waktu Strategi manajemen perubahan pola kerja Strategi manajemen finansial ACHS : Risk Management & Quality Improvement Handbook, 2013

CONTOH2 NON KLINIS (lanjutan) Perencanaan kontigensi dan disaster(bencana) Sistem yang berlebihan Infrastruktur & kemampuan Teknologi Informasi & sistem data entry Perencanaan tenaga kerja Kredensialing dan penentuan cakupan dari praktek klinis bagi seluruh professional pemberi asuhan Strategi rekrutmen dan retensi Program edukasi dan pelatihan wajib bagi staf Telaah dan pengembangan kinerja staf Jadwal pemeliharaanACHS dan penggantian : Risk Management & Quality Improvement Handbook, 2013

 Asesmen Risiko / Risk Assessment • Proses untuk membantu organisasi menilai tentang •

luasnya risiko yg dihadapi, kemampuan mengontrol frekuensi dan dampak risiko. Harus dilakukan oleh seluruh staf dan semua pihak yg terlibat termasuk Pasien dan Publik dapat terlibat bila memungkinkan.

•

Areas to assess : A. Operational / Clinical B. Financial C. Human Capital D. Strategic E. Legal / Regulatory F. Technology G. Natural Disaster / Hazard

Carroll R.: Risk Management Handbook for Healthcare Organizations, Vol.1,2006

A. OPERATIONAL 1. CREDENTIALING AND STAFFING : - INITIAL APPOINTMENT - REAPPOINTMENT - AFFILIATED STAFF 2. CLINICAL : - PATIENT COMMUNICATION - PATIENT CARE RECORDS - CONFIDENTIALITY - INFORMED DECISION MAKING - TELEPHON PROTOCOLS - TRACKING DIAGNOSTIC INFORMATION

-

PRIMARY CARE SCREENING AND MONITORING SUPERVISION PATIENT SATISFACTION / COMPLAINTS COVERAGE ISSUES INFECTION CONTROL MEDICATION SAFETY EMERGENCY RESPONSE PATIENT AND STAFF EDUCATION

3. GENERAL LIABILITY ASSESSMENT TOPICS : - SAFETY PROGRAM - SECURITY PROGRAM - FACILITY MANAGEMENT 4. PARKING ( LIGHTING, LOCATION, SECURITY ) : - VISITOR CONTROL PROCEDURES - VALUABLES

B. FINANCIAL 1. RISK FINANCING TREATMENTS : - INSURANCE - SELF-INSURANCE 2. ABILITY TO RAISE CAPITAL 3. REIMBURSEMENT 4. BILLING AND COLLECTION 5. CONTRACT ADMINISTRATION : - SCOPE OF SERVICE AND METHODE OF PAYMENT - CONTRACTUAL TERMS - RISK-SHARING AGREEMENT - REMEDIES FOR BREACH

C. HUMAN CAPITAL 1. EMPLOYMENT PRACTICES/HUMAN RESOURCES TOPICS : - WORKER’S COMPENSATION - HARASSMENT - NEGLIGENT FIRING - DISCRIMINATION - CONFIDENTIALITY - EDUCATION - EMPLOYEE HEALTH - STAFF RIGHTS AND STAFF COMPETENCY 2. ENVIRONMENTAL ISSUES RELATED TO EMPLOYEES : - SAFETY - SECURITY - OCCUPATIONAL HAZARDS - ENVIRONMENTAL HAZARDS

D. STRATEGIC 1.STRATEGIC PLAN AND MISSION 2.BUSINESS VENTURES : - MERGER - JOINT VENTURES 3. COMPETITION’S STATUS 4. ADVERTISING LIABILITY 5. REPUTATIONAL RISKS : - PATIENT & COMMUNITY RELATIONS - MEDIA RELATIONS - MARKETING & SALES

6. NEW PROJECTS & SERVICES TOPICS : - IDENTIFICATION OF INSURANCE NEEDS - STAFF REQUIREMENTS - CONTRACT NEEDS - COMPETITIVE IMPACTS 7. CONSTRUCTION/RENOVATION : - LICENCES/PERMITS - CONTRACTS - DISRUPTION OF SERVICES - HAZARDS (AIR QUALITY,SAFETY DESIGN) - APPROVALS

E. LEGAL AND REGULATORY 1. STATUTES,STANDARDS & REGULATIONS : - REGIONAL,STATE AND LOCAL IMPACTS 2. LICENSURE 3. ACCREDITATION 4. CORPORATE COMPLIANCE PROGRAM : - IDENTIFICATION OF RELATED COMPLIANCE FACTORS - PROGRAM COMPONENTS : EDUCATION, REPORTING, DATA MAINTENANCE, REVIEW, MONITORING - RELATIONSHIPS

F. TECHNOLOGY

1. INFORMATION SYSTEMS 2. TELEMEDICINE 3. EQUIPMENT 4. NEW TECHNOLOGIES 5.INVENTORY CONTROL

G. NATURAL DISASTER / HAZARD Risk attributable to physical loss of assets or a reduction in their value, including risk arising from : 1. EARTHQUAKES 2. WINDSTORMS 3. TORNADOES 4. FLOODS 5. FIRES, etc Traditionally insurable risk related to natural hazards and business interruption

 Risk Assessment Tools

• Risk Matrix Grading • Root Cause Analysis Mode and Effect • Failure Analysis

Risk Matrix • Sering & mudah digunakan dan dimengerti • Mempunyai deskripsi detail dan definitif • Untuk memetakan risiko terhadap Probabilitas dan Dampak • Menerangkan bagaimana risiko dapat di mitigasi pada tingkat yang bisa ditolerir

Risk Matrix “Risiko sebagai suatu fungsi dari Probabilitas (Chance, Likelihood) dari suatu Kejadian yang tidak diinginkan, dan Tingkat Keparahan / Besarnya Dampak dari kejadian tsb.” “Risk = Probability

(of the Event)

X Consequence (Impact, Dampak)

PROBABILITY / LIKELIHOOD Level 1 Very low 2 Low 3 Medium

DESKRIPSI 0–5% – extremely unlikely or virtually impossible HAMPIR TIDAK MUNGKIN TERJADI 6–20% – low but not impossible JARANG TAPI BUKAN TIDAK MUNGKIN TERJADI 21–50% – fairly likely to occur MUNGKIN TERJADI / BISA TERJADI

4 High

51–80% – more likely to occur than not SANGAT MUNGKIN

5 Very high

81–100% – almost certainly will occur HAMPIR PASTI AKAN TERJADI

SKOR DAMPAK 1 CEDERA PASIEN

2

3

4

5

INSGNIFICANT

MINOR

MODERATE

MAJOR

CATASTROPHIC

Tidak ada cedera

Dapat diatasi dengan pertolongan pertama

Berkurangnya

Cedera luas Kehilangan

Kematian

fungsi motorik / sensorik Setiap kasus yang memperpanjang perawatan

fungsi utama permanent

PELAYANAN/ OPERASIO NAL

TERHENTI LEBIH DARI 1 JAM

TERHENTI LEBIH DARI 8 JAM

TERHENTI LEBIH DARI 1 HARI

TERHENTI LEBIH DARI 1 MINGGU

TERHENTI PERMANEN

BIAYA / KEUANGAN

KERUGIAN KECIL

KERUGIAN LEBIH DARI 0,1% ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH DARI 0,25 % ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH DARI 0,5% ANGGARAN

KERUGIAN LEBIH DARI 1% ANGGARAN

PUBLIKASI

RUMOR

- MEDIA LOKAL - WAKTU SINGKAT

- MEDIA LOKAL - WAKTU LAMA

MEDIA NASIONAL KURANG DARI 3 HARI

MEDIA NASIONAL LEBIH DARI 3 HARI

REPUTASI

RUMOR

DAMPAK KECIL THD MORIL KARYAWAN DAN KEPERCAYAAN MASYARAKAT

DAMPAK BERMAKNA THD MORIL KARYAWAN DAN KEPERCAYAAN MASYARAKAT

DAMPAK SERIUS THD MORIL KARYAWAN DAN KEPERCAYAAN MASYARAKAT

MENJADI MASALAH BERAT BAGI PR

MATRIKS GRADING RISIKO Probabilitas

Tak Significant 1

MINOR 2

Moderat 3

Mayor 4

Katatrospik 5

Sangat sering terjadi (Tiap minggu/bulan) 5

Moderat

Moderat

Tinggi

Ekstrim

Ekstrim

Sering terjadi (bbrp kali/tahun) 4

Moderat

Moderat

Tinggi

Ekstrim

Ekstrim

Mungkin terjadi (1 - < 2 tahun/kali) 3

Rendah

Moderat

Tinggi

Ekstrim

Ekstrim

Jarang terjadi (> 2 - < 5 th/kali) 2

Rendah

Rendah

Moderat

Tinggi

Ekstrim

Sangat jarang terjadi ( > 5 thn/Kali) 1

Rendah

Rendah

Moderat

Tinggi

Ekstrim

dr Luwi - PMKP 10 des 2013

52

MATRIX ASSESSMENT Potencial Concequences / Impact Likelihood / Probability

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Catastropic 5

Almost certain (Tiap mgg /bln) 5

Moderate

Moderate

High

Extreme

Extreme

Likely (Bebrp x /thn) 4

Moderate

Moderate

High

Extreme

Extreme

Posible (1-2 thn/x) 3

Low

Moderate

High

Extreme

Extreme

Unlikely (2-5 thn/x) 2

Low

Low

Moderate

High

Extreme

Rare (>5 thn/x) 1

Low

Low

Moderate

high

Extreme

Can be manage by procedure Accept risk

ACTION : Clinical Manager / Lead Clinician should assess the consequences againts cost of treating the risk

Detailed review & urgent treatment should be undertaken by senior management

Immediate review & action required at Board level. Director must be informed

 Evaluasi Risiko 1. Risk Ranking 2. Prioritize the risk 3. Cost Benefit Analysis (setelah diranking, biaya untuk mengurangi risiko dibandingkan dengan biaya kalau terjadi risiko) 4. Determine, is the risk to be accepted or not

 Prioritizing Risk

 Kriteria Evaluasi Risiko • Keputusan untuk menerima risiko dan pengelolaannya berdasarkan pertimbangan : o kriteria klinis, operasional, teknis, kemanusian o kebijakan, tujuan , o

sasaran dan kepentingan stakeholder.

o

keuangan, hukum, sosial

 Risk Register • A risk register is part of the process of recording how you will manage the risks in your work area or organisation. Each risk that is identified should be recorded in a register that summarises: o a description of the risk o its cause and impact o the existing controls for the risk o an assessment of the consequences and likelihood of the risk happening with the existing controls o the risk rating: low, medium, high or very high and the overall priority of the risk

Saunders, L: The Safety Toolkit, designing a risk register, The College of Emergency Medicine, 2009

 Risk Register

• RS harus punya Standar yg berisi Program •

Risk Assessment tahunan  Risk Register Risk Register : 1. Risiko yg teridentifikasi dlm 1 thn 2. Informasi Insiden keselamatan pasien, klaim litigasi dan komplain, investigasi eksternal & internal, exernal assessments dan Akreditasi 3. Informasi potensial risiko maupun risiko aktual (menggunakan RCA & FMEA)

FOCUS - PDCA Model

• • •

To improve the safety and quality of services it is vital that risks identified are addressed. Tne mechanism for doing this is to use them as a basis for developing quality improvement strategies. There are many tools that can be used to improve quality. A simple yet powerful tool for accelerating improvement is the FOCUS - PDCA Model.

1. The FOCUS Phase (this helps to narrow the team’s attention to a discrete opportunity for improvement) o F- Find a process to improve (e.g. an action on the register) o O- Organise to improve the process o C – Clarify current knowledge of the process o U – Understand sources of process variation o S – Select the process improvement 2. The PDCA Phase (this allows the team to peruse that opportunity and to review its outcome i.e. to test and implement changes in real work settings) P – Plan the improvement data collection D – Do the improvement/data collection/data analysis C – Check the data for process improvement A – Act to hold the gain/continue the improvement (Developing and Populating a Risk Register Best Practice Guidance, Health Service Executive, 2009)

(Developing and Populating a Risk Register Best Practice Guidance, Health Service Executive, 2009)

Steps in Risk Management Decision Making

1

Identifikasi dan Analisa Paparan terhadap kerugian Identifikasi Tipe Paparan • • • •

Properti Liabiliti Karyawan Penghasilan

Metode Identifikasi Paparan • • • •

Survei terstandar/ Kuesioner Riwayat Kerugian Laporan Keuangan • Pencatatan & Arsip • Flowcharts • Experts

Analisis Tujuan Organisasi • Profit • Operasional berkelanjutan • Pendapatan yg stabil • Pertumbuhan • Peduli Kemanusiaan • Persyaratan hukum

Significance

• •

Frekuensi kerugian Keparahan kerugian

AkreditasiHandbook Rumah Sakitfor Healthcare Organizations, Jossey-Bass 2009 Carroll R.: Risk Komisi Management

Uji Kelayakan / feasibility dari Teknik2 Alternatif Pembiayaan Risiko untuk Membayar Kerugian

Pengendalian Risiko untuk Menghentikan Kerugian • • • •

Menghindari Paparan Pencegahan Kerugian Pengurangan Kerugian Menghindari Paparan – Pemisahan • Menghindari Paparan – Duplikasi • Transfer Kontrak untuk Pengendalian Risiko

2

Transfer

Retensi • • • • •

Pembayaran Terkini atas Kerugian Cadangan Yang Tidak Dibiayai Cadangan Yang Dibiayai Peminjaman Menetapkan Penjamin

• • • • •

Transfer Kontrak utk Pembiayaan Risiko Asuransi Komersial Hedging (asuransi hanya untuk Risiko Bisnis) Peminjaman Mengambil Penjamin

AkreditasiHandbook Rumah Sakitfor Healthcare Organizations, Jossey-Bass 2009 Carroll R.: Risk Komisi Management

Pemilihan Teknik Terbaik

• •

Pemilihan Kriteria Seleksi

Kriteria Penerapan Peraturan Mengambil Keputusan

Kriteria Finansial Kriteria Terkait Tujuan Lain

• Pengendalian Risiko • Pembiayaan Risiko

3

Implementasi Tehnik yang Terpilih

• •

Teknikal / Keputusan Keputusan Manajerial

AkreditasiHandbook Rumah Sakitfor Healthcare Organizations, Jossey-Bass 2009 Carroll R.: Risk Komisi Management

4

Monitoring dan Peningkatan Program Manajemen Risiko

Maksud & Tujuan

• •

Untuk memastikan Implementasi yang Benar Untuk mendeteksi dan Adaptasi terhadap Perubahan

Program Pengendalian

• •

Standar2 yang Dihasilkan Standar2 Aktivitas

AkreditasiHandbook Rumah Sakitfor Healthcare Organizations, Jossey-Bass 2009 Carroll R.: Risk Komisi Management

 Risk Management Strategy & Policy • OBJECTIVES • DEFINITIONS • ROLES AND RESPONSIBILITIES • INTRODUCTION • RISK MANAGEMENT PROCES • REPORTING SYSTEM • TRAINING AND EDUCATION • ACTION PLAN • MONITORING, AUDIT AND REVIEW

Dokumen Kebijakan dan Strategi Manajemen Risiko

SITUASI SAAT INI ?

Laporan Kronologis

Komplain pasien

MANAJEMEN RISIKO Audit Medis

Ronde / Morning Report

Rapat Kasus

Identifikasi risiko

Analisis risiko

Rencana Strategis Manajemen Risiko Terintegrasi

Penatalaksanaan Evaluasi & risiko Prioritas risik

Rumah Sakit …………….. KEBIJAKAN dan STRATEGI TENTANG MANAJEMEN RISIKO TAHUN ………... Disahkan oleh : ……………… Tanggal : ……………… Review Tanggal : ………………

Daftar Isi I. II. III. IV.

Pendahuluan Tujuan Pengertian Peran dan Tanggung jawab dalam Manajemen Risiko 1. Pemilik/ Yayasan/PTDirektur 2. Ketua KomMed, Kom Wat 3. Manajer Risiko 4. Manajer Keu 5. Dsb V. Proses Manajemen Risiko VI. Sistem Pelaporan VII. Pendidikan & Pelatihan VIII. Indikator Keberhasilan IX. Rencana Kegiatan X. Monitoring, Audit, Review

Strategi dan Kebijakan Manajemen Risiko PENDAHULUAN

I. • • • •

Latar belakang diperlukannya dokumen manajemen risiko bagi rumah sakit Proses manajemen risiko dengan pendekatan yang sistematik Hal – hal yang telah dicapai selama ini Harapan untuk masa yang akan datang

TUJUAN

II. 1.

Tujuan dari kebijakan dan strategi manajemen risiko adalah untuk mengembangkan pelaksanaan manajemen risiko yang diintegrasikan dengan Clinical Governance sehingga memberi kepastian diberlakukannya Corporate Governance dengan baik

2.

Kebijakan dan strategi ini akan memperjelas peran, tugas, dan tanggung jawab staf rumah sakit dalam hal pelaksanaan manajemen risiko

PENGERTIAN

III. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Risiko adalah …………… Risiko klinis adalah …………… Risiko Non Klinis adalah …………… Manajemen Risiko ......... Manajemen Risiko Terintegrasi adalah . …………. ……………….. ………………..

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB DALAM MANAJEMEN RISIKO

IV.

1.

Seluruh anggota staf memiliki tanggung jawab pribadi dalam hal pelaksanaan manajemen risiko, dan seluruh tingkatan manajemen harus mengerti dan mengimplementasikan strategi dan kebijakan manajemen risiko

2.

Board / yayasan / Pemilik 

Bertanggung jawab dalam hal pelaksanaan prinsip – prinsip Good Governance termasuk mengembangkan proses dan sistem pengendalian keuangan, pengendalian organisasi, Clinical Governance, dan manajemen risiko



Dalam hal pelaksanaan strategi ini board berperan : - mengarahkan - mendukung - memonitor - persetujuan pembiayaan

3.

CEO : Memiliki tanggung jawab menyeluruh sesuai dengan Hospital Bylaws yang telah ditetapkan Memastikan bahwa tanggung jawab dan koordinasi dalam hal manajemen risiko dalam dokumen ini dilaksanakan dengan baik Dalam hal pengembangan strategi manajemen risiko ini CEO mendelegasikan tanggung jawabnya kepada ……………….

4.

Direktur Medis : Bertanggung jawab kepada CEO dalam hal implementasi dan pengembangan manajemen risiko klinis dan keselamatan pasien Monitor pelaksanaan manajemen risiko klinis Monitor pelaksanaan pelaporan insiden ………………… ………………...

5.

Kepala Keperawatan Koordinasi manajemen risiko keperawatan Identifikasi risiko bidang keperawatan ………………… …………………

6.

Manajer Risiko / Tim patient safety dan manajemen risiko - Mengkoordinir pelaksanaan integrated risk management - Menghimpun laporan insiden - Melakukan analisa - Menyusun rekomendasi - Menyusun Risk Register

7.

Direktur Keuangan - Identifikasi risiko keuangan - Membantu cost benefit analysis - Mengelola dukungan biaya untuk manajemen risiko

8.

Manajer K3 – RS - Identifikasi risiko K 3

9.

Manajer SDM - Identifikasi risiko SDM - Orientasi manajemen risiko untuk pegawai baru - merencanakan pelatihan manajemen risiko 10. Staf lain :

V. PROSES MANAJEMEN RISIKO

IDENTIFIKASI RISIKO

ANALISA RISIKO ASESMEN RISIKO EVALUASI RISIKO

MONITOR DAN REVIEW

KOMUNIKASI DAN KONSULTASI

TEGAKKAN KONTEKS

KELOLA RISIKO RISK REGISTER 75

PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN RISIKO

1. Asesmen Risiko: a. Area Asesmen : Area asesnmen risiko mencakup : - UNIT BEDAH - UNIT FARMASI - UNIT RADIOLOGI - UNIT KEPERAWATAN - UNIT LABORATORIUM DST. Untuk tahun ….. Lebih diprioritaskan : ……

b. Identifikasi Risiko : - Proses untuk mengidentifikasi apa yang bisa terjadi, mengapa dan bagaimana hal tersebut bisa terjadi - Instrumenidentifikasi : a. Laporan insiden b. Komplain dan litigasi c. Risk profiling d. Survei - Peran staf

c. Analisis risiko : - risk grading matrix - root cause analysis ( RCA ) - failure modes and effects analysis ( FMEA ) d. Penilaian Risiko : - Risk ranking - prioritas risiko - cost benefit analysis 2. Penanganan Risiko : - Pengendalian risiko - pembiayaan risiko

VI.

VII.

SISTEM PELAPORAN Penjelasan tentang peran dan tanggung jawab individu, tim maupun departemen dalam melaksanakan pelaporan.Alur dan tata cara pelaporan insiden harus diatur dengan jelas baik untuk risiko klinis maupun risiko non klinis PENDIDIKAN DAN PELATIHAN 1. Manajer Risiko mengkoordinasikan pendidikan dan pelatihan bagi manajer – manajer dan staf terkait 2. …………………… 3. ……………………

INDIKATOR UNTUK KEBERHASILAN

VIII.

Indikator harus bisa diukur dan memiliki potensi untuk perbaikan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Indikator Keuangan : …………………… …………………… Indikator SDM : …………………… …………………… Indikator Kegiatan : …………………… …………………… Indikator Klinis : …………………… …………………… Indikator Manajemen Risiko : …………………… Indikator Eksternal : …………………… Indikator Reputasional : ……………………

IX.

RENCANA KEGIATAN / ACTION PLAN Rencana kegiatan dengan tujuan strategis untuk satu tahun digambarkan dengan tabel

Tujuan Strategis

Kegiatan

Hasil ( Outcome )

Pelaksana

Waktu (Time Scale)

-----

----

----

----

----

----

----

1.Risk Management sebagai bagian integral dari rencana strategi RS

Penyusunan rencana dan kebijakan strategis tentang Manajemen Risiko

2.Membangun kesadaran dan kepedulian staf tentang Manajemen Risiko

Sosialisasi Manajemen Risiko kepada seluruh staf RS

3.Pembelajaran dari pengalaman risiko tahun lalu

Penyebarluasan proses Manajemen Risiko

----

----

4……………………

……………………..

……………………..

………………….....

…………………..

5……………………

……………………..

……………………..

……………………..

……………………..

 Contoh Area Klinis untuk Action Plan • Managing risks and improving safety in the Intensive Care Unit. • Management of risks : promoting Perinatal Patient Safety • Pediatric Risk Management • Patient safety and risk management in the Operating Room • Risk management in the Laboratory • Enhancing patient safety in Radiology • Emergency department risk management : promoting quality and safety in a chaotic environment

MONITORING, AUDIT DAN REVIEW

X. 1.

2.

Monitoring Internal ………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………. Monitoring Eksternal ………………. …………………………………………………………………………… ….. ……………………………………………………………………….

Lampiran A : Struktur organisasi Manajemen Risiko Lampiran B : Proses asesmen risiko / Risk Management Tools Lampiran C : Risk Register Tahun ……

Lampiran A : Struktur organisasi Manajemen Risiko ( TIM KESELAMATAN PASIEN & MANAJEMEN RISIKO ) KETUA RISK MANAJEMEN

IF T A N R E T AL

Sekretari s

PENINGKATA N MUTU

KPRS

K-3 RS

TE L A

IF T A N R

KETUA KOMITE/PANITIA PMKP

Sekretaris

TIM/PJ PENINGKATA N MUTU

TIM/PJ KPRS

dr Luwi

85

HOSPITAL RISK MANAGEMENT COMMITTEE • It is recognized that committee structure is essential for the proper and effective functioning of the risk management program. • The purpose of the Risk Management Committee will be to assist the Risk Manager in fulfilling the responsibilities of the position to minimize injuries to patients, visitors, and employees, and financial loss to the hospital. • The Assistant Administrator for Quality Control will chair the Risk Management Committee which will have representatives from the following departments : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Quality Assurance Blood Bank Medical Audit. Infection Control Safety and Security Accreditation Education

8. 9. 10. 11. 12.

Physicians Nurses Legal Counsel Tissue Committee Professional Liability Committee 13. Professional Practices Committee

14. Medical Discipline 15. Medical - Legal Committee 16. Antibiotic Use 17. Therapeutics 18. Pharmacy 19. Medical Records 20. Utilization Review Committee

Singh, B & Ghatala, MH: Risk Management in Hospital, 864, 2012 International Journal of Innovation, Management & Technology, vol3 no

Manchester Patient Safety Framework (MaPSaF)…. help healthcare teams and organisations reflect on their progress in developing a mature safety culture.

Levels of maturity with respect to a safety culture

A. Why waste our time on safety?

PATHOLOGICAL

B. We do something when we have an incident REACTIVE

C. We have systems in place to manage all identified risks

BUREAUCRATIC

D. We are always on the alert for risks that might emerge

PROACTIVE

E. Risk management is an integral part of everything that we do

GENERATIVE

A. Pathological: organisations with a prevailing attitude of ‘why waste our time on safety’ and, as such, there is little or no investment in improving safety. B. Reactive: organisations that only think about safety after an incident has occurred. C. Bureaucratic: organisations that are very paper-based and safety involves ticking boxes to prove to auditors and assessors that they are focused on safety. D. Proactive: organisations that place a high value on improving safety, actively invest in continuous safety improvements and reward staff who raise safety- related issues. E. Generative: the nirvana of all safety organisations in which safety is an integral part of everything that they do. In a generative organisation, safety is truly in the hearts and minds of everyone, from senior managers to frontline staff.



• • • • • •

Kesimpulan

Standar Akreditasi menekankan Manajemen Risiko dan Quality Improvement saling berkaitan Standar Akreditasi menggambarkan adanya 2 sistem pokok dalam pengelolaan RS yaitu Sistem Pelayanan Klinis dan Sistem Manajemen didampingi Sistem Komunikasi & Informasi Manajemen Risiko RS merupakan payung safety bagi sistem tsb. Manajemen Risiko RS berakar pada Enterprise Risk Management Dengan penerapan Manajemen Risiko RS maka RS, Pasien, Staf, Fasilitas, Lingkungan, Anggaran menjadi lebih aman Implementasi di Rumah Sakit dimulai dengan menyusun dokumen “KEBIJAKAN dan STRATEGI TENTANG MANAJEMEN RISIKO”

Beberapa Contoh Form

dr. Nico A. Lumenta, K.Nefro, MM, MHKes Komisi Akreditasi Rumah Sakit

KARS Dr.Nico Lumenta