Makalah Retensi Drm.docx

MAKALAH RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN II Dosen Pembimbing : Achmad Zani Pitoyo, S.ST, M.Kes

Disusun Oleh Kelompok 6

1.

Figa Cospiningrum Tito Putri

(17410171015)

2.

Vella Nur Tita

(17410173031)

3.

Asy Syams Ridho Oktovyan E

(17410173043)

4.

Sena Ajeng Vanalda

(17410173047)

5.

Muhammad Bayu Setiadi

(17410174055)

6.

Adinda Shalmawati

(17410174063)

KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES MALANG 2018

KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb. Puji syukur senantiasa kami panjatkan kehadirat Tuhan atas limpahan rahmat dan hidayatNya kepada kita semua. Rasa syukur itu dapat kita wujudkan dengan cara belajar dengan giat untuk memanfaatkan karunia Tuhan dengan sebaik-baiknya. Rasa syukur itu harus senantiasa kita wujudkan dengan rajin belajar dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan. Dengan cara itu, kita akan menjadi generasi yang tangguh dan berbobot serta pintar. Atas berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, penulis dapat menyusun makalah ini dalam waktu yang cukup singkat. Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah MIK2. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan yang mungkin kurang sesuai dengan keinginan pembaca. Oleh karena itu, penulis sangat terbuka untuk menerima semua saran dan kritikan membangun demi kesempurnaan makalah ini. Dan juga bertambahnay pengawasan dan wawasan penulis dalam pembuatan makalah berikutnya. Wassalamualaikum Wr. Wb.

Malang, 18 April 2018

Penulis

1

DAFTAR ISI

Contents KATA PENGANTAR ......................................................................................................................................... 1 DAFTAR ISI...................................................................................................................................................... 2 BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................................................... 3 A.

Latar Belakang.................................................................................................................................... 3

B.

Rumusan Masalah .............................................................................................................................. 4

C.

Tujuan ................................................................................................................................................ 4

BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................................................... 5 D.

Penyusutan Arsip ............................................................................................................................... 5 1.

Pegertian Rekam Medis ................................................................................................................. 5

2.

Kegunaan Rekam Medis................................................................................................................. 5

3.

Pengertian Penyusutan Arsip Rekam Medis .................................................................................. 7

4.

Pemindahan Arsip Rekam Medis ................................................................................................... 7

5.

Pemusnahan Arsip Rekam Medis ................................................................................................ 11

Bab III Penutup............................................................................................................................................. 13 E.

Kesimpulan....................................................................................................................................... 13

F.

Saran ................................................................................................................................................ 13

2

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Arsip tercipta seiring dengan tindakan yang dilakukan oleh suatu lembaga. Tindakan yang dilakukan pada umumnya berkaitan dengan fungsi, kegiatan dan transaksi. Fungsi yang dimaksud mencakup seluruh tanggung jawab yang dibebankan pada suatu lembaga untuk menyelesaikan beberapa tujuan yang melandasi pendirian lembaga yang bersangkutan. Dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada lembaga tersebut mempunyai nilai guna jika dikelola dengan baik. Dengan demikian diperlukan usaha untuk mengatur volume arsip tersebut. Rumah sakit merupakan salah satu lembaga pelayanan masyarakat yang bergerak di bidang kesehatan. Hal ini memungkinkan banyaknya arsip yang tercipta dikarenakan kebutuhan akan kesehatan masyarakat. Arsip yang dimiliki oleh rumah sakit harus dikelola agar dapat melayani masyarakat dengan baik. Menurut Amsyah kantor-kantor yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai file yang dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Hal inilah yang akan memberikan nilai terhadap pelayanan masyarakat tersebut apakah kurang baik atau sudah memuaskan. Untuk mengantisipasi agar pelayanan memuaskan diperlukan pengelolaan yang baik terhadap arsip. Pengelolaaan arsip merupakan sesuatu yang penting bagi suatu institusi. Salah satu arsip yang dihasilkan rumah sakit yaitu rekam medis. Rekam medis dikategorikan sebagai arsip apabila dilihat dari aspek dokumentasi karena ia merupakan rekaman kegiatan pemberian layanan kesehatan dari tenaga medis baik di rumah sakit maupun sarana layanan lainnya. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan dokumen tersebut sangat penting karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan, penanganan, tindakan medis dan yang lainnya5. Menurut Edna K. Huffman dalam bukunya Health Information Management yang dimaksud rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekamnya. Arsip rekam medis merupakan bagian dari bukti pertangungjawaban rumah sakit atas pelayanannya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip rekam medis di rumah sakit harus sesuai dengan ketentuan, petunjuk, dan pedoman kearsipan. Penyusutan arsip menjadi hal yang perlu diperhatikan karena apabila penambahan arsip rekam medis yang terus meningkat dan tidak diimbangi dengan punyusutan yang baik maka akan menimbulkan penumpukan arsip dan mengganggu aktivitas kerja, penyusutan merupakan salah satu sarana untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. Untuk melakukan penyusutan arsip, dibutuhkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA merupakan pedoman kerja petugas arsip/arsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal harus mencakup jenis arsip, jangka simpan, dan keterangan lainnya. 3

Tujuan pengembangan jadwal retensi arsip merupakan dasar atau pegangan dalam program penyusutan atau pemusnahan arsip suatu instansi sehingga retensi arsip merupakan alat yang digunakan suatu instansi untuk mencapai tujuannya. Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta merupakan institusi pelayanan masyarakat di bidang kesehatan yang dinaungi oleh Kementrian Pertahanan Republik Indonesia. Dari data yang dimiliki Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta bahwa pasien yang berobat pada tahun 2016 mencapai 3.674 orang untuk rawat inap, untuk pasien rawat jalan mencapai 79.267 orang dan pasien IGD (Instalasi Gawat Darurat) mencapai 19.979 orang. Hal ini memungkinkan terciptanya arsip rekam medis yang cukup banyak dan pelaksanaan penyusutan arsip harus dijalankan dengan baik agar arsip rekam medis tidak menumpuk. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta dilakukan dengan bertahap yaitu mulai dari pemilahan, pemindahan dan pemusnahan. Sebelum berkas rekam medis tersebut dimusnahkan, berkas rekam medis tersebut melewati proses pencatatan terlebih dahulu. Proses pencatatan meliputi nomor rekam medis, tahun pertama pasien berobat, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis akhir. Rumah Sakit Dr. Suyoto sudah menempatkan arsip rekam medis dalam ruangan khusus. Dalam penyusutan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr. Suyoto sudah menerapkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.269/Menkes/Per/III/2008 dengan menyimpan arsip rekam medis sekurang- kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu lima tahun dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.

B. Rumusan Masalah 1.

Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyusutan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto?

C. Tujuan 2.1 Untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto.

4

BAB II PEMBAHASAN D. Penyusutan Arsip 1. Pegertian Rekam Medis Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan dan dokumen tersebut sangat penting karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan, penangan, tindakan medis dan yang lainnya. Berdasarkan keputusan Dirjen Pelayanan Medik No. 78 tahun 1991 dalam Sri Suwarti bahwa yang dimaksud rekam medis adalah informasi pasien yang meliputi identitas pasien, pemeriksaan fisik, lab, diagnosis, persetujuan pengobatan, catatan konsultasi, catatan perawat dan tenaga kesehatan lain. 2. Kegunaan Rekam Medis Rekam medis memiliki kegunaan yang dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain yaitu : a. Aspek Administrasi Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isi dari rekam medis menyangkut tindakan-tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 1. Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isi dari rekam medis menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan. Rekam medis adalah milik Dokter dan Rumah Sakit yang terdiri dari Identitas Pesien, Pemeriksaan, Pengobatan, Tindakan dan Pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat di miliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundang- undangan yang berlaku. 2. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isi dari rekam medis mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek keuangan. 3. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. 4. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan. 5. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban serta sebagai laporan rumah sakit. 6. Kesehatan Publik Suatu berkas rekam medis dapat digunakan sebagai bahan untuk memprediksi atau mengidentifikasi penyebaran penyakit yang ada sekarang dan masa yang akan datang serta untuk meningkatkan derajat kesehatan nasional atau dunia. 5

7. Rencana Pemasaran Suatu berkas rekam medis dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan pengembangan pemasaran dengan mempromosikan pelayanan yang ada.

6

3. Pengertian Penyusutan Arsip Rekam Medis Penyusutan arsip adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan, atau prosedur administratif.24 Dalam Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengukuran arsip dengan cara : 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lembagalembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Penyusutuan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya tau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsiparsip yang masih mempunyai nilai kegunaan. Untuk lebih jelasnya menurut Ig Wursanto tujuan penyusutan arsip adalah : b. Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif (semi statis), serta antara arsip yang bernilai penting dengan yang tidak penting. c. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan. d. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain. e. File aktif akan lebih luas untuk menampung bertambahnya arsip yang baru. f. Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik. g. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, sehingga arsip tersebut dapat diperlukan dan diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya. h. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional. Jadi pada dasarnya penyusutan arsip merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup suatu arsip. Dalam melakukan tindakan penyusutan arsip perlu dilakukan penilaian dahulu terhadap arsip dan pembuatan Jadwal Retensi Arsip. Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto terdapat dua tahapan yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. 4. Pemindahan Arsip Rekam Medis Dalam kegiatan pemindahan arsip rekam medis yang pertama dilakukan ialah pemilahan. Pemilahan arsip merupakan salah satu proses yang dilakukan dalam pemindahan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto Jakarta. Sebelum melakukan pemilahan arsip, dilakukan penilaian terhadap arsip berdasarkan masa simpan arsip. Lama simpan suatu arsip ditentukan dalam suatu Jadwal Retensi Arsip. Berikut wawancara dengan informan S terkait dengan Jadwal Retensi Arsip: “Belum ada JRA secara spesifik ya, yang berdasarkan penyakitnya harus berapa tahun disimpan, disini ya berdasarkan SOP rumah sakit aja Cuma tetep mengacunya ya Permenkes itu” Dari wawancara tersebut informan S menyatakan bahwa belum adanya JRA berdasarkan jenis penyakit dalam penyusutan arsip rekam medis melainkan hanya 7

dengan peraturan umum rumah sakit yakni penyimpanan arsip selama 5 tahun. Padahal arsip rekam medis mempunyai masa simpan yang berbeda tergantung dengan jenis penyakit dan jenis arsip rekam medisnya. Hal ini sesuai dengan wawancara selanjutnya dengan informan S sebagai berikut: “Kalo jenis penyakitnya tidak, semua digolongkan berdasarkan nomor rekam medisnya, jadi setiap pasien yang mendaftar akan mendapat nomor rekam medisnya nah itu yang digolongkan” Dari wawancara tersebut diketahui bahwa Rumah Sakit Dr. Suyoto belum menggunakan JRA berdasarkan waktu simpan jenis penyakitnya dalam kegiatan penyusutan arsip. Tetapi semua arsip digabungkan menjadi satu masa simpan yaitu 5 tahun. Hal ini sebagaimana diutarakan informan D sebagai berikut: “Proses penyusutan itu kan sama aja kaya mensortir ya, harus kita lihat lagi kunjungan terakhirnya tadi seperti yang 5 tahun itu, dan kalo memang sudah 5 tahun dia tidak berobat, tidak berkunjung ke rumah sakit itu kita masukan kedalam rak penyimpanan status inaktif dan 5 tahun itu sudah mengikuti Permenkes No.269” Dari wawancara tersebut penilaian arsip tersebut berdasarkan SOP yang dibuat oleh Rumah Sakit yaitu penyimpan arsip selama 5 tahun. Retensi arsip rekam medis telah diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit dan American Health Information Management Association seperti yang telah dijelaskan di Bab 2. Sehingga, dapat menjadi acuan bagi Rumah Sakit Dr. Suyoto dalam membuat JRA rekam medis. Dalam melakukan pemilahan arsip Unit Rekam Medis mempunyai prosedur, sebagaimana wawancara dengan informan S sebagai berikut: “Pemilahan berdasarkan tahunnya saja, contoh kemarin 2017 paling tidak yang 2011, 2010 kita singkirkan, kalo toh kita mendapatkan tahun yang lebih muda tetep kita singkirkan dulu tahun yang lebih tua. Kalo ada 2012 kita pending dulu, syukursyukur masih ada tahun 2010, 2009. Intinya 5 tahun dari kunjungan terakhir” “Biasanya rawat inap dan yang meninggal masih dipending karena kebutuhankebutuhan keluarga seperti klaim asuransi dan sebagainya” Dari wawancara tersebut, diketahui bahwa Unit Rekam Medis telah melakukan pemilahan arsip rekam medis dengan memisahkan arsip aktif menjadi inaktif berdasarkan masa simpan arsip rekam medisnya. Dalam menilai arsip rekam medis mana yang dinyatakan inaktif, Unit Rekam Medis memisahkan arsip rekam medis pasien yang telah mengalami proses penyimpanan selama 5 tahun untuk kemudian dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip untuk diambil data. Dalam melakukan penilaian dan pemilahan arsip tersebut, maka arsip rekam medis harus diperiksa satu persatu sebagaimana wawancara dengan informan S sebagai berikut: “Iya harus diperiksa satu persatu, karena disitu kan ada diagnosa. Jadi yang jelas kita ambil dulu nama, nomer rekam medisnya dan diagnosa dokter, itu yang kita amanin terlebih dahulu untuk rawat inap dan meninggal” Dari wawancara tersebut diketahui bahwa dalam pemilahan arsip rekam medis harus dilakukan pemeriksaan yang teliti karena terkait dengan diagnosa terhadap penyakit pasien. Untuk arsip rawat inap dan meninggal menjadi prioritas terlebih dahulu dalam pemilahan arsip karena terkait dengan kebutuhan-kebutuhan keluarga seperti klaim asuransi dan sebagainya. Karena untuk memisahkan arsip rekam medis 8

memang memakan waktu yang lama karena harus memisahkan satu persatu arsip rekam medis maka kegiatan ini dilakukan diluar jam kerja pegawai sebagaimana wawancara dengan informan S sebagai berikut: “Kendalanya ya paling pada SDM nya karena kalo pasien lagi rame kita kekurangan SDM, jadi tenaga kita masih kurang. Secara baku memang tidak ada jadwal untuk melakukan kegiatan itu, ya sehabis kita selesai shift nanti gantian aja tetapi memang semua petugas merasa berkewajiban untuk melakukan kegiatan tersebut” Hal yang sama juga diutarakan oleh informan MS sebagai berikut: “Sebisanya aja pas abis shif, nanti kalo udah ada jadwal ya kita kerjain” Berdasarkan wawancara tersebut, diketahui bahwa kegiatan ini dilakukan diluar jam kerja yaitu sehabis pegawai melakukan shift nya dan tidak ada jadwal khusus untuk melakukannya, hal ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Setelah proses pemilahan dilakukan, selanjutnya adalah proses pemindahan arsip rekam medis. Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip mengalami proses pemilahan. Hal ini sebagaimana wawancara dengan informan D sebagai berikut: “Untuk pemindahan itu si balik lagi si ke masa simpan arsip tersebut dilihat dari 5 tahun penyimpanan, jadi abis dipilihin arsip mana yang sudah inaktif, kita pindahin ke belakang tapi enggak semua dipindahin sekaligus, semuanya bertahap” “Enggak tentu ya waktunya, kalo emang digudang udah sekiranya kosong ya baru yang disini kita pindahin” Berdasarkan wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dilakukan proses pemilahan, kemudian arsip tersebut dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip inaktif. Untuk pemindahan arsip ini tidak ada waktu yang pasti, hal ini dilakukan dengan menunggu kondisi tempat penyimpanan arsip inaktif kosong. Jika ruangan tersebut masih dirasa penuh maka tidak dilakukan pemindahan. Hal ini dikarenakan tidak terdapat jadwal yang pasti untuk kegiatan pemusnahan arsip rekam medis pada gudang penyimpanan inaktif sehingga arsip rekam medis di gudang penyimpanan inaktif mengalami penumpukan. Dalam melakukan pemindahan arsip rekam medis inaktif, arsip rekam medis tersebut dilakukan secara bertahap. Hal ini dilakukan karena melihat kembali kepada terbatasnya ruang penyimpanan. Dalam melakukan pemindahan arsip rekam medis inaktif dari ruang pengolah ke gudang penyimpanan arsip inaktif tidak terdapat berita acara pemindahan arsip. Hal ini sebagaimana pernyataan dari informan D sebagai berikut: “Untuk pemindahan si belum ada karena kan masih kita simpan, tidak kita hilangkan jadi suatu saat pasien berobat masih ada, kalo pemusnahan pasti ada berita acaranya” Dari wawancara tersebut diketahui bahwa untuk pemindahan arsip inaktif dari ruang pengolah ke gudang peyimpanan arsip inaktif tidak terdapat berita acara pemindahan arsip. Dalam melakukan penilaian terhadap arsip rekam medis Rumah Sakit DR. Suyoto belum menggunakan Jadwal Retensi Arsip secara spesifik. Dalam menentukan masa simpan arsip Rumah Sakit DR. Suyoto hanya mengacu kepada PERMENKES No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis yaitu penyimpanan arsip selama 5 tahun. Sedangkan Jadwal Retensi Arsip itu sendiri telah diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1..01160 tahun 1995 sebagaimana tabel berikut ini: 9

Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis Aktif Inaktif NO Kelompok Penyakit Rawat jalan Rawat Inap Rawat Jalan Rawat Inap 1 2 3 4 5 6 7

Umum 5th 5th 2th 2th Mata 5th 10th 2th 2th Jiwa 10th 5th 5th 5th Orthopedi 10th 10th 2th 2th Kusta 15th 15th 2th 2th Ketergantungan Obat 15th 15th 2th 2th Jantung 10th 10th 2th 2th Dari tabel tersebut dapat diketahui bahwa Arsip Rekam medis terdiri dari berbagai jenis penyakit dan setiap penyakit memiliki masa simpan yang berbeda baik itu arsip rekam medis aktif maupun inaktif. Berdasarkan tabel tersebut Rumah Sakit Dr. Suyoto belum menerapakan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik. Pemilahan arsip rekam medis di Unit Rekam Medis dilakukan berdasarkan masa simpan arsip rekam medis. Arsip rekam medis aktif yang telah melewati proses penyimpanan selama 5 tahun akan menjadi inaktif. Hal ini sesuai dengan PERMENKES No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis bahwa rekam medis wajib disimpan sekurang kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan, setelah batas waktu 5 tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Dalam melakukan kegiatan pemilahan arsip rekam medis, Unit Rekam Medis memilih arsip rekam medis yang telah dinilai inaktif. Penilaian ini berasarkan masa simpan arsip rekam medis yaitu selama 5 tahun. Hal ini sesuai dengan salah satu kegiatan penyusutan arsip menurut Barthos yaitu penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dan inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna. Untuk pemindahan arsip yang dilakukan di Unit Rekam Medis, pemindahan tersebut terlaksana setelah adanya proses pemilahan arsip rekam medis aktif mejadi inaktif berdasarkan masa simpan arsip rekam medisnya. Arsip rekam medis tersebut kemudian dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif. Hal ini sesuai dengan pemindahan arsip menurut Wursanto bahwa pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena atau jarang dipergunakan dalam kegiatan sehari hari. Dalam pemindahan arsip yang dilakukan Unit Rekam Medis, arsip rekam medis tersebut dipindahkan secara bertahap dikarenakan terbatasnya ruang penyimpanan di gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif dan kegiatan ini tidak terdapat jadwal yang jelas. Jadi bisa dikatakan bahwa pemindahan arsip dilakukan dengan metode pemindahan berulang-ulang. Hal ini sebagaimana dikatakan oleh Suraja bahwa pemindahan yang berulang-ulang adalah pemindahan arsip yang dilakukan berulangulang dalam waktu yang tidak ditentukan. Dalam hal ini petugas dapat melakukan pemindahan arsip setiap hari atau setiap saat bila mana yang bersangkutan memandang perlu untuk melakukan pemindahan terhadap arsip. Contoh rekod yang dapat dipindahkan secara terus menerus adalah rekod mahasiswa setelah wisuda, kasus hukum yang telah selesai, rekam medis, berkas perkara, dan pekerjaan konstruksi atau arsitektur yang telah selesai. Dalam pemindahan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto juga belum terdapat berita acara pemindahan arsip. Karena berita acara penting dalam kegiatan 10

pemindahan arsip karena sebagai bentuk persetujuan dari pimpinan unit kerja dan mengantisipasi terjadinya permasalahan karena arsip yang masih digunakan tetapi telah dipindahkan ke penyimpanan inaktif. Padahal menurut Suraja salah satu persiapan yang perlu diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah mempersiapkan berita acara pemindahan arsip. 5. Pemusnahan Arsip Rekam Medis Pemusnahan merupakan tahap terakhir dalam rangkaian daur hidup arsip. Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai tugas melakukan kegiatan pemusnahan rekam medis Rumah Sakit Dr. Suyoto adalah Unit Rekam Medis. Mengenai pemusnahan arsip rekam medis dijelaskan dalam wawancara dengan informan MS sebagai berikut: “Jadi arsip aktif yang sudah disimpan selama 5 tahun itu menjadi inaktif nah kita pindahin dulu kebelakang, kalo sudah dipisahin baru kita bakar dan harus ada berita acara pemusnahan arsip rekam medisnya” “Iya semua, tetapi untuk rawat inap dilihat dulu diagnosanya takutnya berkelanjutan nanti kita simpan resume medisnya sama nomer rekam medisnya, kalo berkas sudah dimusnahkan kita cek dikomputer” Dalam wawancara tersebut dapat diketahui bahwa arsip mengalami proses pemusnahan setelah arsip rekam medis dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif, disana arsip diambil datanya (resume medis) sama nomor rekam medisnya. Proses pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar. Resume medis menjadi penting dan tidak boleh dimusnakan karena berisi data pasien, diagnosa dan nomor rekam medis, hal ini sebagaimana wawancara dengan informan D sebagai berikut: “Enggak semua, arsip yang tidak boleh dimusnahkan kalo dalam rawat inap itu ada namanya resume medis, disitu ada surat tanda kelahiran sama riwayat-riwayat penyakit yang penting itu, itu tidak boleh dimusnahkan, itu harus disimpan, misalkan pasien balik lagi tapi datanya sudah tidak ada ya paling kita simpan yang tadi” Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa resume medis menjadi back up data pasien apabila arsip rekam medis pasien tersebut telah dimusnahkan. Karena resume medis yang menjadi data terakhir pasien apabila terjadi masalah dikemudian hari. Adapun arsip rekam medis yang mengalami pemusnahan seperti pada wawancara dengan informan MS sebagai berikut: “Data pesiennya, data kunjungannya sama hasil laboratorium dengan satu syarat resume medisnya disimpan takutnya ada hak waris yang memerlukan. Untuk rawat inap saja yang dibuatkan resume medisnya” Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa jenis arsip rekam medis yang mengalami proses pemusnahan antara lain data pasiennya, data kunjungannya dan hasil laboratorium dengan satu syarat resume medisnya harus disimpan karena menyangkut kebutuhan keluarga pasien. Dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis, Rumah Sakit Dr. Suyoto belum mempunyai standar waktu yang jelas, hal ini sebagaimana wawancara dengan informan MS sebagai berikut: “Belum ada si, belum ada ketentuan khusus biasanya si setahun sekali, nunggu banyak dulu biar sekalian dimusnahinnya, soalnya kan alatnya bisa sampai 1 ton untuk sekali bakar” Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa dalam melakukan pemusnahan arsip rekam medis, Rumah Sakit Dr. Suyoto belum memiliki standar waktu yang jelas, 11

kegiatan ini biasa pegawai rekam medis lakukan setiap setahun sekali mengingat muatan alat pembakaran yang menampung banyak mencapai 1 ton sekali pembakaran. Berdasarkan observasi yang dilakukan, pemusnahan arsip dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan pegawai rekam medis yang bertugas untuk melakukan pemusnahan arsip yaitu Yuda dan Muhammad Syahril. Dalam kegiatan pemusnahan arsip rekam medis terdapat berita acara yang telah ditandatangani oleh pimpinan rumah sakit hal inilah yang mejadi dasar dalam pemusnahan arsip rekam medis. Dalam pemusnahan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr. Suyoto melakukannya sendiri tanpa adanya pihak ketiga. Hal ini sebagaimana wawancara dengan informan MS sebagai berikut: “Ada berita acaranya, jadi kita nunggu berita acara pemusnahannya, kalo sudah ada, sudah ditandatangi dari atasan baru kita laksanain” “iya disaksikan oleh pihak rumah sakit, biasanya kordinator rekam medisnya” Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa dalam pemusnahan arsip rekam medis terdapat berita acara pemusnahan arsip dan disaksikan oleh kordinator rekam medisnya. Dalam pemusnahan arsip rekam medis, arsip rekam medis yang mengalami pemusnahan adalah arsip rekam medis yang telah inaktif. Dikatakan inaktif karena arsip rekam medis tersebut telah melewati proses penyimpanan aktif selama 5 tahun. Dan sebelum dimusnahakan harus dicatat atau pengambilan data pasiennya sebagai resume medis. Hal ini sesuai dengan pemusnahan arsip yang telah diatur dalam PERMENKES RI Nomor 269 Tahun 2008 bahwa rekam medis di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah 5 tahun dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan tindakan medik. Arsip rekam medis tersebut dimusnahkan dengan cara dibakar. Hal ini sesuai dengan salah satu cara pemusnahan arsip menurut Sulistyo Basuki yang menyebutkan cara pemusnahan arsip adalah dengan cara pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan. Hal yang sama juga dijelaskan oleh Suraja bahwa memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas atau dengan memakai bahan kimia. Dalam pemusnahan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto telah menggunakan berita acara pemusnahan arsip yang telah ditandatangi oleh pimpinan rumah sakit dan harus disaksikan oleh kordinator rekam medis. hal ini sesuai dengan tata cara pemusnahan arsip menurut Barthos yaitu pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan ketentuan antara lain: 1. Pemusnahan dilaksanakan dengan membuat daftar arsip- arsip yang akan dimusnahkan. 2. Diketahui oleh pejabat berwenang. 3. Terdapat berita acara.

12

Bab III Penutup E. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab IV, ada beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh tetang Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto, yaitu sebagai berikut: 1. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto belum sepenuhnya baik karena dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa kekurangan. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Dr. Suyoto meliputi pemindahan arsip dan pemusnahan arsip rekam medis dengan berpedoman terhadap SOP Rumah Sakit Dr. Suyoto. Dalam penyusutan arsip rekam medis Rumah Sakit Dr. Suyoto belum menerapkan Jadwal Retensi Arsip secara spesifik sebagai penilaian arsip hanya berpedoman terhadap PERMENKES No.269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis.. 2. Dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis, terdapat 3 kendala yang dihadapi oleh Rumah Sakit Dr. Suyoto yaitu: Belum terdapatnya Jadwal Retensi Arsip yang spesifik, terbatasnya sarana dan prasarana dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip dan Sumber Daya Manusia yang masih terbatas.

F. Saran Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis akan menyampaikan beberapa saran yang kiranya dapat dijadikan pertimbangan bagi Rumah Sakit Dr. Suyoto. Adapun saransaran dari penulis sebagai berikut: 1. Dalam melakukan penilaian arsip rekam medis sebaiknya Rumah Sakit Dr. Suyoto membuat Jadwal Retensi Arsip yang spesifik sebagaimana diatur oleh Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit karena akan memudahkan dalam pemilahan dan pemindahan arsip rekam medis sehingga tidak terjadi kembali permasalahan dikemudian hari apabila arsip masih diperlukan karena arsip masih disimpan di penyimpanan aktif maupun di penyimpanan inaktif. 2. Untuk memperlancar kegiatan penyusutan arsip rekam medis sebaiknya Rumah Sakit Dr. Suyoto membuat Jadwal Retensi Arsip yang spesifik , kemudian untuk sarana dan prasarana ditambahkan perlengkapan untuk penyimpanan arsip serta penambahan ruangan penyimpanan arsip dan untuk sumber daya manusia sebaiknya Rumah Sakit Dr. Suyoto merekrut pegawai yang berlatar belakang dari ilmu perpustakaan maupun kearsipan karena kompeten dibidang pengelolaan arsip.

13

Daftar Pustaka Ahmadi, Rulam. Metedologi Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz

Media.

2014. Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 1998. Arkib Negara Malaysia, “Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan”, Artikel diakses pada tanggal 6 Desember 2017 dari http://www.arkib.gov.my/web/guest/penilaian-dan-pemisahan-rekodelektronik.html Asdiyantoro, Ikhsanuddin.dkk. “Evaluasi Penyelenggaraan Filing Rekam Medis Menggunakan RE-AIM FRAMEWORK Di Rumah Sakit Cakra Husada Klaten.” no. 6 (November 2015): h.33. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. 1990. Basuki, Sulistyo. Kamus Istilah Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius. 2005. ----------------. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003. Departemen Kesehatan RI. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Revisi II. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 2006. Hatta, R. Gemala. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press. 2008. Huffman, K. Edna. Health Information Management. Illionis: Physician Record Company. 1994. Wursanto, Ig. Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius. 1991. Indonesia. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. ANRI. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

14

Penn, A. Ira, Gail Pennix, dan Jim Coulson. Records Management Handbook. United States: Gower. 1994. Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN. 1999. Kementrian Kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis. Kementrian Kesehatan RI. Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK. 00.06.1.5.01160 Tahun 1995 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis. Kennedy, Jay dan Cherryl Schauder. Records Management : A Guide to Corporates Records Keeping, 2 ed. Australia: Longman Australia. 1998. Koesna, Sri Suwarti S. Aplikasi Rekam Medis. Depok: Universitas Indonesia. 1999. Laksmi. dkk. Manajemen Perkantoran Modern. Depok:

FIB UI. 2007.

--------------. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku. 2008. Martono, Budi. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1994. ------------. Sistem Kearsipan Praktis. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. 1990. Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2001. Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara. 2009. Read, Smith Judith, Mary Lea Ginn, dan Norman F Kallaus. Records Management USA: South Western. 2002. Soendari, Tjutju.“Metode Penelitian Deskriptif”, Artikel diakses pada 8 Februari 2017 dari file.upi.edu.

15

Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: ALFABETA. 2013. Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma. 2006. Utama, Hafid dan Erwin Santosa. “Evaluasi Mutu Rekam Medis di Rumah Sakit PKU 1 Muhammadiyah Yogyakarta.” no.5 (Januari 2016): h.32. Vandestra, Muhammad , Kitab Hadist Shahih Bukhari Ultimate . Dragon Promedia. 2017. Widjaja, A.W. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali. 1986. Wijaya, Lily. Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta: Universitas Esa Unggul. 2009.

16