Perencanaa Filling Dan Retensi Rm.docx

2. Perencanaa Filling Ruang Rekam Medis 2.1 Perencanaan Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56 Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit menyatakan bahwa, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Dalam pelaksanaannya sebagai pemberi pelayanan kesehatan, rumah sakit harus menyelenggarakan pengelolaan rekam medis yang baik. Menurut Gemala Hatta (2010:73) menyatakan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Dalam menyelenggarakan rekam medis yang bermutu dan efektif diperlukan adanya sarana penunjang yang memadai, diantaranya adalah kondisi tata letak unit rekam medis dan ruang penyimpanan berkas rekam medis, apabila tata letak ruang tidak memenuhi standar tentu akan mengganggu kenyamanan perekam medis. Tata letak ruang kerja yang baik dapat meningkatkan produktivitas kerja dan mampu memberikan kenyamanan secara fisik maupun sosial psikologis. Pengoptimalan fasilitas penunjang serta pengaturan tata letak ruang yang nyaman bagi petugas diperlukan agar tercapai keserasian antara manusia dan pekerjaannya dengan tujuan tercapainya produktivitas dan efisiensi yang setinggi-tingginya (Suma’mur, 1989:1). Dalam penyelenggaraannya, ruang kerja perekam medis dan ruang penyimpanan berkas rekam medis harus terpisah. Baik terpisah dengan ruang yang berbeda maupun dengan adanya sekat pembatas. Menurut Wursanto (1991 : 221). Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga keamanan arsiparsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari. Berdasarkan survei awal dan penelitian yang dilakukan di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang di lantai dua yang berukuran 7,85 m x 6,30 m merupakan tempat penyimpanan berkas rekam medis rawat inap, rawat jalan dan sebagai ruang kerja perekam medis urusan pelaporan, perekam medis urusan filing dan urusan kepala rekam medis. Ruang penyimpanan berkas rekam medis tersebut berhubungan langsung dengan ruang kerja perekam medis tanpa diberi sekat sebagai pemisah dan hanya ada satu pintu sebagai akses keluar masuk.

Pengaturan tata letak yang belum baik membuat perekam medis tidak nyaman saat bekerja. Berdasarkan pendahuluan diatas maka kami melakukan Perancangan Tata Letak Filling Unit Rekam Medis dalam Peningkatan Produktivitas Kerja Perekam Medis Di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang untuk menghasilkan tata letak ruang unit rekam medis yang mampu menghasilkan tingkat produktivitas kerja perekam medis yang tinggi di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang dalam memberikan pelayanan. Pelayanan yang ada di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang adalah klinik gigi, klinik rehabilitasi medik, spesialis anak, spesialis bedah umum, spesialis anak, spesialis bedah plastik rekonstruksi, spesialis bedah saraf, spesialis gigi, spesialis jantung, spesialis jiwa, spesialis kulit kelamin, spesialis mata, spesialis THT, spesialis obstetri dan ginekologi, spesialis ortopedi dan traumatologi, spesialis paru, spesialis penyakit dalam dan spesialis saraf. Ada dua jenis Roll O’Pack, yaitu yang berjenis single dan double.

Rak penyimpanan dokumen rekam medis yang ada di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang menggunakan Roll O’Pack berjenis double. Berdasarkan hasil observasi di ruang penyimpanan rekam medis diketahui bahwa kebutuhan rak untuk menyimpan rekam medis masih kurang karena kunjungan pasien yang bertambah dan kebutuhan rekam medis juga ikut bertambah begitu juga ketebalannya. Rekam medis sebagai obyek yang diamati kemudian dihitung ketebalannya dan diambil rata-ratanya. Berikut ini adalah tabel ketebalan rekam medis di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang : No.

No. Rekam Medis

Ketebalan (cm)

1

1

0,5 cm

2

2

1 cm

3

3

1 cm

4

4

3 cm

5

5

1 cm

6

6

0.5 cm

7

7

0.5 cm

8

8

0.5 cm

9

9

0.5 cm

10

10

1 cm

11

11

1 cm

12

12

1 cm

13

13

1.5 cm

14

14

1 cm

15

15

1 cm

16

16

0.5 cm

17

17

1 cm

18

18

1 cm

19

19

1.5 cm

20

20

1 cm

21

21

3 cm

22

22

1 cm

23

23

0.5 cm

24

24

2 cm

25

25

1.5 cm

26

26

1 cm

27

27

0.5 cm

28

28

0.5 cm

29

29

1 cm

30

30

1.5 cm

31

31

1 cm

32

32

0.75 cm

33

33

0.5 cm

34

34

1 cm

35

35

1.5 cm

36

36

0.5 cm

37

37

0.5 cm

38

38

2 cm

39

39

0.5 cm

40

40

0.5 cm

41

41

1.5 cm

42

42

2 cm

43

43

2.5 cm

44

44

0.5 cm

45

45

2 cm

46

46

1.5 cm

47

47

1 cm

48

48

1 cm

49

49

2 cm

50

50

1.5 cm

Jumlah

34 cm

Rata-rata

0.68 atau 0.0068 m

Berdasarkan tabel di atas rata-rata rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang adalah 0,0068 m. Lama simpan rekam medis di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang yaitu 2 (dua) tahun dan dalam penelitian ini kebutuhan rak penyimpanan yang dihitung untuk 5 tahun yang akan datang. Berikut adalah perhitungan kebutuhan rak penyimpanan berdasarkan rumus IFHIMA (2012) : 1. Banyaknya berkas rekam medis dalam 1 meter 1 meter 1 meter = = 147 berkas Rata − rata Tebal RM 0.0068 2. Panjang Jarak Rak Penyimpanan RM PJ x Lama Simpan 2999 x 5 tahun = = 102 meter Jumlah RM Pasien Per − meter 147

3. Panjang 1 Rak Penyimpanan Panjang rak x shaft x muka = 2 meter x 5 x 1 = 10 meter 4. Jumlah Rak yang dibutuhkan Jumlah panjang jajaran rak 102 = = 10 rak Panjang 1 rak penyimpanan 10 meter Berdasarkan observasi di ruang penyimpanan rekam medis Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang, ruang penyimpanan tidak memungkinkan untuk penambahan jumlah rak baru, maka dari itu perlu perhitungan luas ruangan yang akan dipakai untuk menyimpan rekam medis dan tata letak yang perlu diperhatikan. Rak yang akan dibuat yaitu rak kayu yang mempunyai panjang 200 cm dan lebar 40 cm. Berikut merupakan gambar tata letak rak penyimpanan rekam medis :

Perhitungan kebutuhan luas ruang penyimpanan dihitung dengan : Panjang ruang = (Jarak antar rak x jumlah) + (Panjang rak x jumlah) = (90 x 2) + (50 x 2) + (200 x 2) = (180) + (100) + (400) = 680 cm = 6,8 m

Lebar ruang

= (Jarak antar rak x jumlah) + (Lebar rak x jumlah) = (90 x 1) + (200 x 2 ) = (90) + (400) = 490 cm = 4,9 m

Luas Ruangan = Panjang Ruang x Lebar Ruang = 6,8 m x 4,9 m = 33,32 m2 Luas ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan 10 rak kayu dengan posisi seperti gambar 4.2 adalah 33,32 m2. Selain dengan menggunakan rak kayu alternatif yang lain yaitu dengan roll o’pack. Jika rumah sakit menggunakan roll o’pack ruang yang dibutuhkan adalah : Panjang ruang = (Jarak antar rak x jumlah) + (Panjang rak x jumlah) + (Jarak rak ke dinding) = (90 x 1) + ((80 x 4) + (40 x 2)) + (30 x 2) = 90 + (320 + 80) + 60 = 550 cm = 5,5 m Lebar ruang

= (Jarak rak ke dinding x jumlah) + (Lebar rak x jumlah) = ((30 x 1 ) + (90 x 1)) + (200 x 1) = (120) + (200) = 320 cm = 3,2 m

Luas Ruang

= Panjang Ruang x Lebar Ruang = 5,5 m x 3,2 m = 17,60 m2

Jika menggunakan roll o’pack luas ruang yang dibutuhkan untuk menampung rak penyimpanan yaitu 17,60 m2, dari segi ruang ini jauh lebih hemat dibandingkan menggunakan rak kayu. Berikut adalah gambar ruang untuk roll o’pack :

2.2 Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pengelolaan penyimpanan di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang menggunakan sentralisasi, karena di sana hanya memberikan pelayanan rawat jalan dan gawat darurat, kemudian penomorannya dengan family folder dan penyimpanan dengan Terminal Digit Filing (TDF). Menurut Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP, 1983) penomoran Family Folder menggunakan sistem penyimpanan unit dengan terminal digit 6 angka karena dengan Family Folder otomatis rekam medis keluarga berangka akhir sama. Keuntungan menggunakan Terminal Digit Filing (TDF) yaitu penambahan jumlah rekam medis tersebar rata, petugas tidak berdesakan ditempat penyimpanan, mencegah misfile, kemudian dengan menggunakan Terminal Digit Filing (TDF) pengambilan rekam medis tidak dapat dilakukan semua orang sehingga keamanan dan kerahasiaan rekam medis terjaga, kekurangan dari menggunakan sistem tersebut adalah membutuhkan biaya yang besar dan latihan untuk petugas lebih lama. Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang mempunyai 6 rak yang terdiri dari rak kayu dan rak besi, telihat bahwa berkas rekam medis tidak tertata dengan rapi, berdesakan dan melebihi batas rak sehingga menganggu akses petugas dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis. Ukuran rak penyimpanan di rumah sakit berbeda-beda sehingga kapasitas untuk menampung berkas rekam medis juga berbeda. Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan rak penyimpanan dengan rumus IFHIMA (2012) untuk 5 tahun mendatang di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang perlu ditambahkan rak sebanyak 4 unit. Selain menggunakan rak kayu puskesmas dapat mempertimbangkan dengan menggunakan roll o’pack, selain menghemat tempat juga ketahanan rak dalam menyimpan rekam medis lebih lama.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung kebutuhan rak yaitu jenis rak yang digunakan, ketebalan rekam medis, lama simpan rekam medis dan kunjungan pasien. Jika rumah sakit menggunakan roll o’pack maka keamanan dan kerahasiaan rekam medis dapat lebih terjaga dibandingkan dengan menggunakan rak kayu. Tujuan penyimpanan termasuk juga meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya (UU No. 43, 2009). Jika rak yang dibutuhkan terpenuhi maka pelayanan kepada pasien dapat berlangsung dengan baik dan pengelolaannya dapat terlaksana dengan tepat. Rak yang diperhitungkan juga mempertimbangkan lokasi ruang penyimpanan yang dibutuhkan. 2.3 Kebutuhan Luas Ruang Penyimpanan Rekam Medis di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang Ruang Penyimpanan di Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang yang ada saat ini terlalu sempit, akses untuk 2 orang kurang sehingga petugas harus bergantian melakukan pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis serta jarak antar rak yang berbeda dan banyaknya rak yang ada di ruangan. Luas ruang penyimpanan yang ada saat ini yaitu 12,96 m2 dengan luas tersebut tidak memungkinkan untuk penambahan jumlah rak baru karena keterbatasan ruangan yang ada. Rumah Sakit Poltekkes Kemenkes Malang belum pernah melakukan perhitungan kebutuhan luas ruangan penyimpanan. Perhitungan luas ruang penyimpanan untuk 5 tahun mendatang dapat ditentukan setelah diketahui jumlah rak yang dibutuhkan dan menentukan jarak antar rak, untuk menampung 10 unit rak baru yang jarak antar raknya 90 cm telah diperhitungkan luasnya yaitu 33,32 m2. Penataan ruang penyimpanan juga memperhatikan jenis rak yang digunakan, ukuran rak, jumlah muka dan shaft. Idealnya lorong untuk rak penyimpanan adalah 80-100 cm sehingga dalam penelitian ini menggunakan 90 cm (Rustiyanto, 2011). Jarak yang ideal memudahkan akses jalan petugas filing yang mengambil dan menyimpan rekam medis. Jika puskesmas menggunakan roll o’pack dalam menyimpan rekam medis maka kebutuhan luas untuk menyimpannya yaitu 17,60 m2, sehingga menggunakan roll o’pack jauh lebih menghemat tempat dibandingkan dengan rak kayu.

6. Perencanaa Retensi Menurut Hatta (2008:78) konsep rekam medis atau rekam kesehatan yang menggunakan format kertas maupun elektronik menjelaskan bahwa kedua format itu merupakan sarana pendokumentasian data/ informasi utama di sarana pelayanan kesehatan. Kedua format itu juga merupakan alat komunikasi dan penyimpanan informasi kesehatan. Dengan adanya sarana rekam

kesehatan tersebut dapat diketahui tentang siapa (who), apa (what), kapan (when), diaman (where), mengapa (why), dan bagaimana (how) perihal pelayanan yang diberikan kepada pasien. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang pengertian rekam medis yaitu berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Dijelaskan pula dalam artian sederhana rekam medis hanya merupakan catatan dan dokumen yang berisi tentang kondisi keadaan pasien, tetapi jika dikaji lebih lanjut dalam rekam medis menjadi dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut (Dirjen Yanmed 2006 : 11). Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 10) mengenai rekam medis yaitu rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerja sama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Proses pelayanan yang diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri maupun perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya. Rekam medis merupakan catatan (rekaman) yang harus dijaga kebersihannya dan terbatas tenaga kesehatan dan pasien-pasien serta memberikan kepastian biaya yang harus dikeluarkan. Dengan demikian falsafah rekam medis menurut Dirjen Yanmed (2006 : 10 ) mengandung nilai-nilai ALFRED AIR yaitu administration, legal, financial, riset, education, documentation, akurat, informatif dan responsibility. Pelaksanaan kegiatan retensi rekam medis juga memiliki tujuan dan manfaat menurut Direktorat Jendral Pelayanan Medik (2006:99) adalah: a. Mengurangi jumlah rekam medis yang bertambah b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan rekam medis yang baru. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat rekam medis jika sewaktu waktu diperlukan c. Penyelamatan arsip yang bernilai guna atau nilai gunanya rendah atau menurun. Rekam medis aktif menurut surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.011160 adalah rekam medis yang frekuaensi penggunaannya masih tinggi atau sering, serta umur berkas rekam medis tersebut antara 1-5 tahun. Sedangkan rekam medis inaktif menurut surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 adalah rekam medis yang tidak digunakan oleh pasien baik untuk

rawat jalan maupun rawat inap yang telah disimpan minimal 5 (lima) tahun di unit kerja rekam medis yang dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut meninggal dunia. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan. Dan Rekam medis non aktif adalah rekam medis yang umurnya sudah melewati batas maksimum inaktif. Aktif No

Kelompok

Inaktif

Rawat Jalan

Rawat Inap

Rawat Jalan

Rawat Inap

(Tahun)

(Tahun)

(Tahun)

(Tahun)

1

Umum

5 Tahun

5 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

2

Mata

5 Tahun

10 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

3

Jiwa

10 Tahun

5 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

4

Orthopedi

10 Tahun

10 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

5

Kusta

15 Tahun

15 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

6

Ketergantungan Obat

15 Tahun

15 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

7

Jantung

10 Tahun

10 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

8

Paru

5 Tahun

10 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

6.1 Proses Pemusnahan Rekam Medis 1. Tata Cara Pemusnahan Rekam Medis a. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan. Misalnya untuk rawat inap tahun 2015 dikurangi 5 tahun makan yang diretensi rekam medis tahun 2008. b. Dibuat Tim Penilaian dengn SK Direktur, seperti kepala rekam medis dan petugas terkait. c. Pembentukan Tim Pemusnahan dengan SK Direktr. Terdiri dari komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekertaris, dengan beranggotakan petugas filling dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan surat keputusan direktur. d. Tim membuat daftar pertelaan. e. Melaksanakan pemusnahan. f. Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani ketua dan sekertaris serta diketahui oleh Direktur Rumah Sakit. g. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di rumah sakit, tembusannya kepada kepala Dirjen Pelayanan Medik.

h. Untuk berkas rekam medis yang rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pertanyaan diatas kertas segel oleh Direktur Rumah Sakit. 2. Jadwal Pemusnahan Ketika dokumen rekam medis telah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya maka dapat segera dimusnahkan. 3. Cara Pemusnahan Penghancuran haurs dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya, dengan cara sebagai berikut: a. Dibakar habis, bisa menggunakan incenerator, atau manual dibakar biasa. b. Dicacah kemudian dibuat bubur dan didaur ulang. c. Disaksikan pihak ketiga. 4. Tim Pemusnahan teridiri atas unsur unit rekam medis dan tata usaha dengan SK direktur.

6.2 Uraian Prosedur Retensi Uraian prosedur merupakan cara ataupun prosedur yang dilakukan secara rutin dan berulang-ulang yang dilakukan untuk menggambarkan alur pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Pemilahan Rekam Medis dilakukan setiap tahun pada jam kerja. Rekam medis yang lebih dari 5 tahun dan tidak aktif lagi kemudian dipilah dan disimpan di tempat penyimpanan inaktif. A. Tata laksana pemisahan atau pemilihan Rekam Medis Aktif dan Non Aktif 1. Penyusutan Rekam Medis Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara : a. Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rekam medis inaktif dengan cara memilah, pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan. b. Memilah lembaran rekam medis yang diabaikan.

c. Membuaat daftar pertelaan untuk rekam medis yang akan dimusnahkan. d. Rekam medis yang telah dipilah lembarannya di simpan digudang. B. Tujuan Menyediakan ruangan yang cukup untuk menyimpan rekam medis yang aktif dalam jangka waktu yang lama. a. Mengurangi jumlah arsip yang semakin bertambah. b. Menyimpan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru. c. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyimpanan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan. d. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna rendah atau nilai gunanya telah menurun. C. Prosedur a. Kordinator kepesertaan rekam medis dan unit filling. b. Ketentuan : 1) Menyediakan 2 tempat, satu untuk menyimpan rekam medis yang aktif yang satu lagi untuk menyimpan rekam medis tidak aktif. 2) Rekam medis yang berobat sejak lima tahun lalu hingga saat ini digolongkan ke dalam rekam medis yang aktif, di simpan pada rak rekam medis yang aktif. 3) Menyimpan rekam medis yang aktif dengan sususan sistem yang sudah ditentukan. 4) Rekam medis pasien yang berobat 5 tahun lalu hingga saat ini pesien tersebut, belum juga berobat kembali, maka berkas rekam medis pasien termasuk digolongkan ke dalam rekam medis tidak aktif atau non aktif, disimpan dalam rak pada tempat rekm medis non aktif.

5) Untuk pasien yang rekam medisnya sudah disimpan di rekam medis non aktif. D. Prosedur Pemusnahan Untuk memastikan pengidentifikasian rekam medis kadaluarsa dan proses pemusnahan dilakukan dengan baik. Prosedur ini menjelaskan tanggung jawab aktifitas pelaksana rekam medis, manager rekam medis, panitia rekam medis dan direktur dalam memantau, mengidentifikasi, disposisi hingga memusnahkan berkas agar dapat dilaksanakan dengan terkendali.