Makalah Komunikasi Sekretaris.docx

MAKALAH KOMUNIKASI SEKRETARIS “PRESENTASI BISNIS”

Disusun oleh Kelompok 4 : 1. Nabilah Izza Febrian

(11)

2. Novita Linda R

(12)

3. Windy Fresya

(13)

4. Septifani Salsabila

(14)

5. Shalsabilla Yustika Putri (15)

D-III ADMINISTRASI KANTOR & SEKRETARI PROGRAM STUDI KESEKRETARIATAN PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2019

KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa kami dapat menyelesaikan tugas pembuatan makalah komunikasi sekretaris yang berjudul “PRESENTASI BISNIS” dengan tepat waktu. Kami mengucapkan terima kasih kepada ibu Susilowati, S.Sos, M.AB selaku pengampu mata kuliah Komunikasi Sekretaris, dan pihak terkait yang telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini. Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah ini. Oleh karena itu kami mengharapkan pembaca untuk member kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan kearah kesempurnaan. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.

Malang, 29 Januari 2019

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................

i

DAFTAR ISI ..........................................................................................................

ii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ........................................................................................

1

BAB II PERUMUSAN MASALAH 2.1. Rumusan Masalah...................................................................................

2

2.2. Tujuan .....................................................................................................

2

BAB III PEMBAHASAN 3.1. Karakteristik Penjualan Personal.......................................................

4

3.2. Kriteria Tenaga Penjual Personal ......................................................

5

3.3. Jenis Penanganan Pekerjaan Tenaga Penjual Personal ..............

6

3.4. Tahapan Kegiatan Penjual Personal .................................................

7

3.5. Strategi Penjual Personal ..................................................................

10

3.6. Kompensasi .............................................................................................

10

3.7. Langkah-Langkah Dalam Melakukan Transaksi Penjualan ............

12

BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan ..............................................................................................

15

4.2. Saran ......................................................................................................

16

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................

17

BAB I PENDAHULUAN

1.1

LATAR BELAKANG

Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti pengajuan usulan proyek-proyek baru, pengembangan produk, perluasan pasar, dan sebagainya, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi lembaga atau institusi yang melakukan presentasi. Oleh karena itu, dalam melakukan presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dapat tercapai. Dalam makalah ini, akan dibahas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan bagaimana melakukan presentasi bisnis yang baik, mulai dari tujuan melakukan presentasi bisnis, tahap persiapan, penentuan alat bantu presentasi bisnis, menganalisa audiens, menganalisa isyarat-isyarat nonverbal, peninjauan lokasi, bagaimana mengembangkan percaya diri dan berlatih presentasi bisnis.

BAB II PERUMUSAN MASALAH 2.1

Rumusan Masalah Dalam makalah ini rumusan masalah yang akan dibahas antara lain : 1. Apa tujuan dari presentasi bisnis dan bagaimana persiapan presentasi bisnis? 2. Apa saja alat bantu yang diperlukan dalam presentasi bisnis dan bagaimana proses menganalisa audiens? 3. Bagaimana cara menganalisa bahasa tubuh? 4. Bagaimana melakukan peninjauan lokasi dalam presentasi bisnis? 5. Apa saja yang harus dilakukan dalam berlatih presentasi bisnis?

2.2

Tujuan Masalah Tujuan dan manfaat yang diharapkan tercapai setelah membaca makalah ini yaitu : 1. Menjelaskan tujuan dari presentasi bisnis dan cara mempersiapkan presentasi 2. 3. 4. 5.

bisnis yang baik. Mengidentifikasi alat bantu yang diperlukan dalam presentasi bisnis dan menganalisis audiens yang akan dihadapi dalam presentasi bisnis. Menganalisis bahasa tubuh pada saat melakukan presentasi bisnis. Menjelaskan cara melakukann peninjauan lokasi dalam presentasi bisnis. Menjelaskan langkah-langkah dalam berlatih presentasi bisnis.

BAB III PEMBAHASAN

2.1

Tujuan Presentasi Bisnis Seorang presenter ( pembicara) yang melakukan persentasi dihadapan pemirsa (audiens) tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut, seorang presenter perlu mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya, baik yang berkitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap audiens. Secara umum, presentasi bisnis memiliki 4 tujuan pokok, yaitu: 1. Menginformasikan Pesan-Pesan Bisnis Kepada Audiens Salah satu tujuan presentasi bisnis yang lebih umum adalah menyampaikan atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens (audience).Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens.Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas dan bahasannya sulit dipahami.

2.

Menghibur Audiens Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk menghibur (entertain) audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon. Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus mengubah ritme presentasi dan kapan harus memasukkan humor-humor penyegar suasana. Yang perlu diingat adalah humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.

3. Menyentuh Emosi Audiens Selain memberi informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga memiiki tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens.Seorang pembicara yang berpengalaman tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens. Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens. Seperti contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara. 4. Memotivasi Audiens Untuk Bertindak Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara.Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahsa basabasi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. Sebagai contoh, pembicara menghimbau para karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan sejenisnya.Pendek kata, bagaimana seorang pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.

2.2

Persiapan Presentasi Bisnis Dalam bidang apapun, keberhasilan dapat diraih apabila persiapan dilakukan dengan baik. Begitu halnya dengan presentasi bisnis, presentasi bisnis yang baik hanya akan dapat dicapai jika persiapan untuk melakukan presentasi tersebut dilakukan dengan sebaik-baiknya. Dalam hal ini persiapan yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencakup beberapa hal, yaitu: 1. Penguasaan Terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan terhadap audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi dihadapan audiens.

2. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang digunakan antara lain; whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer, bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD projector. 3. Menganalisis Audiens Agar tujuan presntasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti; apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif. 4. Menganalisa Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat Untuk Presentasi Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan atau lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis. Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan tersebut, bentuk meja dan tempat duduk audiens, dan lain-lain.

2.3

Alat Bantu Presentasi Bisnis Sejalan dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah seharusnya seorang pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan teknologi modern tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut.

Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis. Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian yang kurang mrnguntungkan bagi pembicara tersebut. Alat bantu presentasi cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts, transpartasi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD, LCD projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini; 1. Papan Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih (blackboard dan whiteboard) Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis.Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut. Keunggulan: a. Fleksibilitas dalam penulisannya b. Kemudahan dalam melakukan koreksi c. Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama Kelemahan: a. Tulisan tangan sering kali sulit di baca b. Pembaca menutupi perseta saat menulis c. Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama d. Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu e. Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat simanfaatkan secra optimal f. Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15

2. Flip Charts Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaranlembaran kertas berukuran besar.Apabila lembar kertas pertrama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya.Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan. Keunggulan: a. Fleksibelitas dalam penulisan b. Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sevbelum presentasi c. Pembicara dapat merujuk catatan (lembar sebelumnya) d. Biaya relatif murah e. Bisa diletakkan dimana saja Kelemahan: a. b. c. d. e. f. g.

Sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan Pembicara sering menutupi peserta sedang menulis Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja Muncul suara bersiki ketika mengganti lembar kertas Tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang

3. Transparansi Overhead Projector Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, Kanada, berdasrkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 20% transparansi dibuat dari artwork dan 32% dai grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi computer, semakin banyak orang dapat memanfaat kan kemampuan computer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas yang lebih baik.

Keunggulan: a. Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi b. Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya tidak mahal c. Layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang d. Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan e. Informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual f. Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan dan pelatihan Kelemahan: a. Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan b. Umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih c. Pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan d. Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak focus e. Kipas pada OHP sering kali berisik f. Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak

4. Slide Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan gampang membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan denganpersonal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi serta dapat disimpan dalam disket. Keunggulan: a. Slide foto warna mudah pembuatannya b. Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC c. Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya d. Daya tahan cukup tinggi e. Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang terbuat dari kaca f. Slide yang dihasilkan dari computer dapat disimpan dalam disket g. Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable

Kelemahan: a. Proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama b. Harganya relative mahal 5.

Papan Tulis Elektronik Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor listrik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat dihubungkan dengan printeryang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut.Papan tulis elektronik cocok untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. Sarana ini juga memiliki berbagai keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu lainnya. Keunggulan: a. Fleksibilitas dalam penulisan materi b. Koreksi dapat dilakukan dengan mudah c. Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut d. Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta Kelemahan: a. Tulisan tangan b. Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis c. Pembicara tidak dapat menulis dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang jelek d. Sering kali pembicara menghadapi kesulitas dalam operasionalnya

6. Video Cassette Recorder (VCR) Video Cassette Recorder (Perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video. Secara umum, kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL (digunakan Australia, Selandia baru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia, Denmark, Polandia, Austria Belanda, Swiss, Afrika selatan, Cina, Hong kong, Singapura, Malaysia, dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika serikat, Kanada, Jepang, Taiwan, Filipina dan sejumlah negara Amerika latin); SECAM (digunakan di Prancis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Rep. Ceska, Slovakia, Hungaria, Polandia, dan Rusia). Sarana ini juga memiliki keungulan dan kelemahan.

Keunggulan: a. b. c. d.

Sangat praktis Monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan Tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan dan program motivasional

Kelemahan: a. Kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar. b.

Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan.

c. Untuk peserta yang relatif banyak, suara video kurang efektif. d. Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.

7. Panel LCD Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat berpotensi, layar LCD dihubungkan denganportmonitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar komputer buatan yang menayangkan itar 16,7 juta warna dengan kualitas tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini baru dapat berfungsi bila dihubungkan dengan personal computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop computer. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagai alat bantu persentasi lainnya. Keunggulan: a. Proyeksi data secara berlangsung dari PC secara “real time” b. Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnyasemakin tinggi c.

Panel LCD dapat diletakkan dibagian atas dari proyektor overhead standar

Kelemahan: a. Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek b. Keterbatasan kualitas gambar dari proyektoroverheadkarena rendahnya kekuatan watt c. Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor overhead dan panel LCD

8. Proyektor LCD Proyektor LCD (Liquid Crystal Display) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang banyak digunakam oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun nonbisnis. Dalam perkembangannya, proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami perkembangan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan denganpersonal computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portable computer) maupun komputer meja (desktop computer).Bagaimana pengoperasian LCD proyektor yang telah dihubungkan ke komputer memerlukan software untuk presentasi. Ada beberapa software presengtasi yang dapat digunakan, antara lain: Microsoft Powerpoint, Harvard Graphics, Lotus Freelance, Adobe Persuasion, Novell Presentations, dan Compel Presentations.Penggunaan proyektor LCD dalam presentasi bisnis ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan, antara lain: Keunggulan: a. Tampilan data dilakukan secara “real time” b. Presentasi bisa dilakukan secara interaktif dengan audiens c. Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena yang ditampilkan dapat berupa data teks, suara dan video Kelemahan: a. LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang kurang bagus b. Harga LCD proyektor masih relaif mahal, meskipun dari waktu ke waktu cenderung harganya turun c. Peralatan yang diperlukan seperti komputer, LCD proyektor, dan layar d. Kadangkala terjadi ketidaksesuaian (tidak kompatibel) antara merek LCD proyektor tertentu dengan komputer yang digunakan

2.4

Analisis Audiens Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis) secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini. Siapa Audiensnya? Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah melakukan presentasi secara tepat. Audiens tersebut dapat ditinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya. Apa yang Diinginkan Audiens? Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens. Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat memuaskan keinginan audiens. Dimana Melakukan Presentasi? Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat presentasi dilakukan sangat penting. Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat. Misalnya, apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di kota atau desa; apakah ruangan untuk presentasi ber-AC atau tidak; apakah presentasi bisnis dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis menggunakan podium, meja, atau gaya panggung. Kapan Melakukan Presentasi? Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan presentasi bisnis (rincian mengenai tanggal, bulan, hari dan jam berapa).Sebagaimana dalam waktu sehari terdapat berjam-jam ketika Audiens masih “segar”, tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah menurun, melemah, bahkan cendrung mengantuk.Pagi hari sangat baik untuk melakukan presentasi bisnis.Adapun waktu siang hari setelah makan siang merupakan waktu yang cukup berat untuk presentasi bisnis, karna audiens cendrung ngantuk.

Mengapa Melakukan Presentasi? Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan presentasi bisnis. Tentunya akan sangat bervariasi antara seseorang dengan yang lain. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi presentasi bisnis dimaksud untuk memberikan alternatif solusi atas merosotnya omset penjualan buku-buku referensi peguruan tinggi di tanah air akhir-akhir ini. Bagaimana Melakukan Presentasi? Seorang pembicara yang satu dengan pembicara dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi dilakukan dengan memegagang catatan atau naskah lengkap, menggunakan tranparansi overbead, slide, proyektor LCD, computer atau multimedia, atau lainnya. Semakin banyak informasi yang diperoleh, semakin matang persiapan yang dapat dilakukan.Oleh karna itu, diharapkan presentasi bisnis yang dilakukan dapat berlangsung sesuai dengan tujuan yang dikehendaki pembicara.

2.5

Analisa Bahasa Tubuh Dalam melakukan presentasi bisnis, sebenarnya bukan saja ucapan atau pembicara yang menjadi perhatian.Tetapi juga muncul gerakan-gerakan tertentu yang dilakukan oleh pembicara.Presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan presentasi bisnis antara lain meliputi ekspresi wajah, senyuman, kontak mata, gerakan tangan, gerakan bahu, gerakan kepala, dan cara berdiri. Ekpresi Wajah Ekspresi wajah adalah salah satu ekspresi tubuh yang dapat memberikan arti senang, senang, sedih, cemberut, atau marah. Wajah dapat mengekpresikan dirinya dengan polos, apa adanya tidak perlu ditutup-tutupi. Oleh karna itu saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu. Senyuman Menurut suatu penelitian, orang yang mudah tersenyum lebih bahagia dari pada mereka yang tidak pernah tersenyum. Para ilmuan membuktikan bahwa dengan tersenyum, seseorang yang mengeluarkan suatu zat kimia didalam otak, sehingga ia merasa enak atau senang. Senyum dapat mengapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit, memulai hubungan, meyakinkan teman, dan menyampaikan pengahargaan. Dalam presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus dan tidak dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab terhadap audiens. Ada kecendrungan seseorang lebih senang melihat orang lain tersenyum dari pada cemberut. Oleh karna itu, senyumlah selama melakukan presentasi bisnis memiliki arti yang sangat penting.Tersenyumlah secara wajar atau secukupnya tetapi jangan berlebihan.

Kontak Mata Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efesien adalah ciri-ciri profesionalitas pembicaraan.Menurut Leonardo da vinci, mata adalah cerminan jiwa.mata juga menunjukan keyainan diri seseorang. Sedangkan mata yang setangah tertutup memberikan kesan adanya keraguaan atau kesangsian. Pada menit-menit pertama melakukan prsentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup melakukan prsentasi bisnis tataplah para audiens dengan baik.Jangan memfokuskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata si pembicara keseluruh audiens menunjukan bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama. Pandanglah mereka dengan senyuman manis. Hindari ekspresi wajah yang cemberut. Gerakan Tangan Gerakan tangan sangat membantu dalam melakukan persentasi bisnis yang dapat memperkuat topik bahasan dan lebih membantu dalam meyakinkan audiens.Gerakan tangan yang dilakukan oleh pembicara saat persentasi bisnis ada bermacam-macam, sesuai keinginan pembicara namun harus tetap santun.Salah satu contoh gerakan tangan oleh pembicara adalah ketika pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran atau keterbukaan. Gerakan Bahu Gerakan bahu yang dilakukan pembicara dapat menunjukkan bahwa kita sebagai pembicara dalam persentasi bisnis dalam keadaan siap atau menyerah.Gerakan bahu tegak yang diiringi dengan kepala mendongak keatas dan menghembuskan nafas menunnjukkan pembicara dalam keadaan siap, sedangkan gerakan bahu yang terkulai lemas menunjukkan pembicara sedang tidak bersemangat atau menyerah. Gerakan kepala Gerakan kepala pembicara dalam persentasi bisnis dapat menunjukkan tindakan setuju atau menolak suatu pernyataan.Seperti ketika kita setuju dengan sebuah pernyataan gerkan kepala kita adalah dengan menganggukkan kepala, sedangkan ketika kita menolah sebuah pernyataan maka gerakan kepala kita adalah dengan menggelengkan kepala.

Cara Berdiri Berdiri dalam melakukan persentasi bisnis merupakan hal positif karena posisi pembicara tampak lebih tinggi dan lebih mudah bergerak serta mengatur pernapasan. Cara pembicara berdiri didepan audiens akan menentukan keberhasilan pembicara dalam menyampaikan persentasi. Cara berdiri pembicara yang baik dan benar adalah berdiri tegap, tegakkan dada dan bernafas dengan perut, condongkan kepalas sedikit kedepan, buka kedua tangan, dan jangan membungkuk.

2.6

Peninjauan Lokasi Peninjauan lokasi sebelum melakukan persentasi bisnis merupakan hal penting karena akan sangat membantu pembicara ketika melakukan persentasi. Seringkali pembicara melakukan persentasi tanpa melakukan peninjauan lokasi sebelumnya sehingga dapat menganggu kelancara persentasi karena tidak menguasai lokasi. Seperti persedian alat-alat bantu persentasi yang telah disediakan terkdang tidak satu merek sehingga sulit atau menganggu kelancaran persentasi. Disamping mengetahui alat-alat bantu persentasi yang akan digunakan, pembicara harus memperhatikan tata letak untuk tempat duduk dalampersentasi bisnis, tata lampu, podium, posisi proyektor dan lain sebagainya agar mempermudah dalam menyampaikan persentasi karena sudah menguasai lokasi.

2.7

Berlatih Presentasi Bisnis Setelah anda memahami secara garis besar tentang prinsipprinsip presentasi bisnis, langkah selanjutnya yang sangat penting adalah berlatih (praktik) presentasi bisnis.Berlatih presentasi bisnis dapat dilakukan dalam berbagai kegiatan di dalam organisasi bisnis, mulai dari lingkup kecil (internal) sampai lingkup yang luas (eksternal). Dalam lingkup kecil , misalnya presentasi bisnis tentang rancangan produk baru, peningkatan efesien kerja karyawan, dan usulan program kerja departemen. Untuk lingkup eksternal, misalnya presentasi bisnis untuk kerja sama bisnis dengan pihak lain dan usulan eksansi pabrik.

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasaran nya, perlu di perhatikan beberapa hal berikut ini. 1) 2) 3) 4)

Identifikasi Audiens. Buatlah pokokpokok pikiran presentasi bisnis. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap. Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam subsubjudul.

5) Tulislah kedalam kartu ukuran kartu pos. Secara lebih rinci, bahasan tiap-tiap poin tersebut dapat dijelaskan berikut ini: 1) Identifikasi Audiens Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan presentasi bisnis adalah mengidentifikasi siapa audiens Anda.Audiens Anda bisa jadi kalangan manajer (pemasaran, produksi, keuangan, personalia), kepala departemen, supervisor, atau karyawan. Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu juga mengantisipasi apa yang diharapkan audiens serta bagaimana solusinya. Pemahaman terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara dalam melakukan presentasi bisnis. 2) Menyiapkan pokok-pokok pikiran Selain menganalisis siapa audiensnya, langkah berikutnya yang perlu diperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam suatu presentasi bisnis. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan adalah mempersiapkan poin-poin penting apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain, pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut. 3) Menulis Teks Lengkap Apabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam presentasi bisnis sudah disiapkan, langkah selanjutnya adalah bagaimana mengembangkan pokok-pokok pikiran tersebut menjadi lebih rinci sehingga menjadi suatu naskah/teks yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum. Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya. Namun, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyampaikan materi tersebut kepada audiens dengan cara-cara yang menarik dan tidak membosankan.Dalam hal ini, seorang pembicara memerlukan seni presentasi yang baik yang mampu menggugah perhatian audiens.

4) Menyiapkan Rangkuman ke dalam Sub-sub Judul Selain menyiapkan teks lengkap, cara lain yang bisa dilakukan adalah membuat semacam kerangka atau rangkuman naskah secara garis besarnya. Dalam rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan dapat dikembangkan sampai pada sub-sub judul. Cara ini dapat dilakukan bila pembicara termasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam menghadapi publik, jadi bukanlah sebagai pemula atau masih taraf belajar. 5) Menulis ke dalam Kertas Ukuran Kartu Pos Cara yang terakhir dalam mempersiapkan presentasi bisnis adalah dengan menuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran kartu pos. Hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan audiens.Cara ini merupakan yang paling praktis, sederhana, dan berkesan bersifat informal.

BAB IV PENUTUP 3.1

Simpulan

Presentasi bisnis kerap kali dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam kaitannya dengan masalah pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi.Oleh karena itu, mereka perlu memerhatikan berbagai faktor yang dapat menunjang keberhasilan presentasi secara efektif. Presentasi bisnis memiliki empat tujuan utama yaitu menginformasikan pesan-pesan bisnis, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens untuk melakukan sesuatu.Meskipun dalam prakteknya, suatu perusahaan dapat saja bertujuan untuk sekedar menyampaikan pesan-pesan bisnis tertentu bagi audiens. Sebelum melakukan presentasi bisnis perlu dipersiapkan beberapa hal seperti penguasaan materi yang ingin disampaikan, penguasaan alat bantu presentasi bisnis, menganalisa audiens dan menganalisis lingkungan tempat berlangsungnya presentasi bisnis. Alat bantu presentasi bisnis yang ada di pasar saat ini cukup banyak variasinya mulai dari yang paling sederhana sampai pada alat bantu visual elektronik dengan teknologi canggih. Sebagai sarana pendukung dalam presentasi bisnis, alat bantu itu diharapkan mampu memperjelas pemahaman para audiens dalam menangkap suatu materi dan menarik bagi audiens. Dalam melakukan presentasi bisnis, seorang presenter sebaiknya melakukan analisis audiens baik yang berkaitan dengan apa, siapa, kapan, dan bagaimana presentasi bisnis itu dilakukan. Selain itu, perlu juga seorang presenter menganalisis bahasa tubuh yang sebaiknya digunakan, serta peninjauan lokasi secara sekilas. Satu hal yang tak boleh dilupakan adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis.

3.2

Saran

Setelah mengetahui tentang berbagai tujuan, tahapan serta bagaimana cara melakukan presentasi bisnis, kita diharapkan dapat melakukan presentasi bisnis dengan baik dan benar.

DAFTAR PUSTAKA

Pratminingsih, Sri Astusi. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu. Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis Edisi ke-4. Jakarta: Erlangga.