Makalah Komunikasi Bisnis.docx

MAKALAH PENGORGANISASIAN DAN MENULIS PESAN PESAN BISNIS

Disusun Oleh: Raty syamsiar rusnah:1703020102 Dosen wali:Drs Thomas W.A Isliko MM Paula ellena beda sabon:1703020077 Dosen wali:Drs. Andereas S.W Langga M,si Rofina gafika:1703020223 Dosen wali :Struce Andriyani s. Sos,MM

Jurusan adm bisnis Fakultas ilmu sosial dan ilmu politik

KATA PENGANTAR Puji dan Syukur Penulis Panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga kami dapat menyusun makalah ini yang berjudul “menulis Pesan – Pesan Bisnis” tepat pada waktunya. Kami menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini. Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada para pembaca. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik dan saran dari pembaca sangat kami harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

Kupang ,29maret 2019

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................................1 DAFTAR ISI.............................................................................................................................2 BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................3 1.1 Latar Belakang....................................................................................................................3 1.2 Rumusan Masalah...............................................................................................................3 1.3Tujuan Penulisan...................................................................................................................3 BAB 2 PEMBAHASAN...........................................................................................................4 A. pengorganisasian pesan pesan bisnis.....................................................................................4 B.menyusun dan menulis pesan bisnis.......................................................................................6 BAB 3 PENUTUP...................................................................................................................10 A.kesimpulan............................................................................................................................10 B.Saran.....................................................................................................................................10 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................11

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting. Sebab, Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau pihak manapun yang berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis. Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasi secara efektif terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan, menerima, serta menulis suatu pesan. Mereka harus tahu bagaimana menempatkan kata yang membentuk suatu arti, menyampaikan ide-ide dengan tegas dan jelas, membuat sebuah komunikasi yang baik melalui pesan tertulis seperti surat-surat atau memo, penggunaan kalimat yang efektif dan pemilihan kata yang tepat. sehubungan dengan hal tersebut, dalam makalah ini akan membahas beberapa hal mengenai Pengorganisasian dan Menulis pesan-pesan bisnis. 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah yang akan disajikan dalam makalah ini sebagai berikut. a. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis b. Menulis pesan-Pesan Bisnis 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan penulisan dalam makalah ini, yakni : a. Untuk mengetahui alasan mengapa pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik b. Untuk menjelaskan betapa pentingnya pengorganisasian pesan-pesan yang baik c. Untuk mengetahui bagaimana pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline d. Untuk mengetahui penulisan pesan pesan bisnis

BAB 2 PEMBAHASAN

A. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS 1. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi dengan Baik Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tak terorganisasi dengan baik. Hal tersebut dapat menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu: a. Bertele-tele Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan. b. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. c. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. d. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan Kadang Karena fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. 2. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK Ada empat hal yang perlu diperhatikan untuk dapat mengorganisasikan pesan-pesan dengan baik, yaitu : a. Subjek dan tujuan haruslah jelas b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator. 3. PENGORGANISASIAN PESAN –PESAN MELALUI OUTLINE Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu 1.Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini dikarenakan dengan adanya sebuah outline akan membantu

dalam

memvisualisasikan hubungan antara

bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar terdiri dari tiga tahap, yaitu: a. Mulailah dengan Ide Pokok Ide pokok (main idea) akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (a) apa yang komunikator inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (b) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline. b. Nyatakan Poin-poin Pendukung yang Penting Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut. c. Ilustrasi dengan bukti-bukti d. Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti

yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak

bukti-bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat. 3.Cara Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, yaitu: a. Pendekatan langsung (direct approach) Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Pendekatan ini digunakan apabila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan. b. Pendekatan tak langsung (indirect approach) Pendekatan ini Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide

pokoknya. Pendekatan ini digunakan apabila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan. B.PENYUSUNAN DALAM PENULISAN PESAN PESAN BISNIS A.Menggunakan kata fungsional dan kata isi dengan benar Kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti yang tidak berubah dalam setiap konteks penggunaannya. Meliputi kat penghubung, kata depan, kata sandang dan kata ganti. Kata isi adalah kata yang bersifat multidimensi. Oleh karena itu menjadi pokok bahasan bagi berbagai interpretasi. Keduanya memang perlu, tetapi evektivitas sebagai komunikator sangat tergantung pada memilih isi yang tepat untuk pesan Anda. B.Menemukan Kata yang dapat Dikomunikasikan Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun pesan bisnis agar pesan bisa dikomunikasikan secara tepat • Pilihlah kata yang dikenal • Hindari kata klise • Gunakan jargon dengan hati-hati

Contoh pesan bisnis JUWITA DEPARTMENT STORE Jl Antero Hamra Kendari Telepon (0401) 652413 10 Januari 2004 Sdr . Rasman Jl. Segar No. 17 Kendari Dengan hormat, Terima kasih saya sampaikan atas kesediaan Bapak menggunakan CD Player Merk Tashika yang Bapak beli tanggal 25 Desember 2003. Merupakan suatu hal yang penting bahwa kami mampu mengatasi problem yang terjadi pada produk yang telah Bapak beli. Sebagaimana telah diketahui bahwa semua produk yang telah dibeli di Juwita Department Store mendapat jaminan sampai batas waktu 30 hari setelah tanggal pembelian. Produk yang Bapak beli masih dalam batas garansi dari Tashika Corporation. Apabila Bapak memerlukan pelayanan purnajual, harap berkirim surat ke : Sdr. Laode Syamri Sabaruddin Corporation, Bagian Produksi PO BOX 5555, Jakarta 10001

Menurut pengalaman, saya tahu bahwa para teknisi Tashika Corporation selalu mengutamakan kepuasan bagi konsumen. Tuan Rasman, jalinan kerja sama selama ini sangat berharga bagi kami. Oleh karena itu, sebagai bentuk kepedulian kepada pelanggan, kami akan menyelenggarakan Bulan Promosi yang menawarkan produk-produk baru dengan diskon hingga 75 % pada bulan Mei 2004. Terima kasih atas perhatian Bapak. Hormat Kami, Laode Aswin,SE Bagian Pelayanan Konsumen

2.menciptakan kalimat yang efektif Menciptakan kalimat efektif dapat dilakukan dengan memilih dari empat jenis yaitu 1.Kalimat sederhana adalah kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu objek dan satu predikat tunggal)walaupun kalimat tersebut dapat ditambah dengan kata benda dan kata ganti yang berfungsi sebagai objek tindakan dan dengan memodifikasi frasa. Contoh: Laba(subjek) meningkat(predikat) di tahun lalu 2.Kalimat majemuk adalah kalimat yang mempunyai dua induk kalimat yang mengekpresikan dua tau lebih pikiran yang setara pentingnya dan bersifat independent tetapi saling berhubungan dengan memakai kata dan, tetapi, atau kalimat majemuk merupakan gabungan dari dua atau lebih kalimat sederhana (anak kalimat independent) yang saling berhubungan. Contoh: Tingkat upah telah turun sebesar 5 persen , dan perputaran pegawai jadi tinggi 3.Kalimat kompleks adalah kalimat yang mengekpresikan satu pikiran utama (anak kalimat independen ) dan satu atau lebih kalimat subordinat (anak kalimat dependen) yang berhubungan dengan pikiran utama dan biasanya dipisahkan oleh tanda koma. Contoh: Walaupun anda mungkin mempertanyakan kesimpulan yang dibuat Gerald , anda harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama. 4.Kalimat majemuk kompleks mempunyai dua induk kalimat , paling tidak satu diantaranya mengandung anak kalimat subordinat. Contoh: Laba meningkat di tahun lalu, dan walaupun anda mungkin mempertanyakan kesimpulan yang di buat Gerald anda harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama. Untuk membuat tulisan yang efektif kita harus berusaha menggunakan tipe kalimat secara berfariasi dan seimbang.dengan membuat pikiran pertama menjadi subordinat bagi yang kedua , sehingga membangun hubunga sebab akibat yang menyebabkan kalimat jauh lebih efektif. Contoh : Karena divisi produk kimia adalah divisi terkuat dalam perusahaan ini , tehnik manajemennya seharusnya diadopsi oleh divisi-divisi yang lain.

ada beberapa tehnik tekanan pada bagian kalimat yang di anjurkan agar mendapat perhatian dari pembaca yaitu: A.Memberi porsi yang terbesar pada poin utama B.Meningkatkan tekanan dengan menambahkan kalimat pendek yang terpisah untuk mendukung kalimat pertama C.menarik perhatian terhadap pikiran tertentu dengan menjadikannya subjek kalimat D.Cara lain untuk menekankan ide tertentu adalah menempatkan ide tersebut di awal atau Di akhir kalimat. 3. MENCIPTAKAN PARAGRAF YANG MENYATU DAN KOHEREN ada beberapa elemen paragraf yang perlu diperhatikan untuk menciptakan paragraf yang menyatu dan konheren yaitu: A.Elemen-elemen dalam Paragraf 1.Kalimat utama. Kalimat utama adalah kalimat yang mengemukakan tentang subjek paragraf .kalimat utama memberikan pembaca rangkuman ide umum yang dibahas pada sisa paragraf tersebut. 2.Kalimat pendukung. Kalimat pendukung adalah kalimat yang saling berkaitan yang mendukung dan mengembangkan topik. 3.Elemen – elemen transisi. Transisi adalah kata – kata frasa yang mengikat ide menjadi satu dengan menunjukan bagaimana satu pikiran di hubungkan dengan pikiran lainnya. Elemen transisi adalah elemen yang membantu pembaca bergerak antar kalimat dan paragraf. Ada beberapa kata dalam elemen transisi yaitu: Kata sambung Kata atau frasa yang diulang Kata ganti Kata yang sering digunakan secara berpasangan Selain kata dalam elemen transisi juga terdapat daftar transisi yang sering digunakan untuk membawa para pembaca beralih dengan halus dari satu kalimat dan paragraf ke kalimat atau paragraf lain. Daftar tersebut meliputi: Detail tambahan Perbandingan Kontras Kondisi Ilustrasi Urutan waktu Intensifikasi/ penekanan Rangkuman Pengulangan Lima Cara untuk Menyusun Paragraf 1.Ilustrasi (memberi contoh yang menyajikan ide umum)

2. Perbandingan atau kontras (menggunakan kesamaan atau perbedaan untumengembangkan topik) 3. Sebab dan akibat (berfokus pada alasan sesuatu) 4. Klasifikasi (menunjukkan bagaimana ide umum di pecahkan ke kategori – kategori spesifik) 5. Masalah dan solusi (menyajikan masalah dan kemudian mendiskusikan solusinya) zard yang memberi anda langkah – langkah proses penulisan surat ,resume, dan dokumen umum lainya.

Bab 3 Penutup A.KESIMPULAN dalam menjalankan tugasnya di perusahaan seseorang akan melakukan berbagai tugas Komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan .Apapun tugas kita dan seberapa kompleks tugas Komunikasi yang harus dijalankan, Komunikasi efektif merupakan kunci untuk berhasil. Selain itu, Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif melakukan sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis. Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Memahami dasar-dasar

komunikasi tertulis sangat penting dan kritikal karena pentingnya penulisan yang baik dalam aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin mengetahui apa yang akan anda katakan atau sampaikan dan bagaimana anda menyampaikannya juga sama pentingnya. Jadi anda perlu mendesain pesan-pesan yang mempunyai makna yang jelas dan dapat menciptakan impresi/kesan yang menguntungkan.

A. SARAN Dalam menyampaikan suatu pesan, terkadang kita sering salah baik dalam penyampaian maupun dalam pemakaian kata-kata yang sulit dicerna oleh komunikan. Apalagi dalam dunia bisnis, seorang pemimpin perusahaan harus dapat menyampaikan suatu pesan secara tegas dan jelas baik secara tertulis maupun secara lisan. Untuk itu, sangatlah penting dilakukan pengorganisasian dan revisi dalam penulisan pesan-pesan bisnis yang selalu diikuti dengan latihan-latihan atau praktik-praktik dalam kehidupan sehari-hari.

DAFTAR PUSTAKA Buku komunikasi bisnis edisi keempat djoko purwanto penerbit erlangga http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html?m=1 https://id.pdfcoke.com/doc/61135174/Pengorganisasian-Dan-Revisi-Penulisan-Pesan-Bisnis