Makalah Bab 2.docx

MAKALAH TUJUAN PEMROSESAN DAN SISTEM ENTERPRICE RESOURCE PLANING

DOSEM PEMBIMBING IKA BERTY AFRILIANI, SE, M.Ak, Ak DISUSUN OLEH : 1. IRZAL PRATAMA 2. ANDRE DARMAWAN 3. ARDI PRADIPTA

1862201086 1862201086 1762201158

UNIVERSITAS LANCANG KUNING PEKANBARU PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah Pada dasarnya sebuah sistem informasi akuntansi dirancang untuk menghasilkan informasiyang membantu para pemakai laporan melakukan aktivitasnya. Sistem informasi akuntansi yang berbasis computer mengubah data transaksi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer danmemprosesnya. Setelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin,dan kemudian dikonversi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia. Kegiatan ini disebutdengan siklus pengolahan data. 1.2Tujuan Masalah 1. Menguraikan siklus pengolahan data dalam sebuah system. 2. Mengetahui tehnis penyimpanan data dalam orientasi file dan database. 3. Mengetahui cara mengakses, mengorganisasikan dan memanggil data. 4. Memahami processing data dengan berbagai metode serta kelebihannya. 5. Mengetahui tahapan output informasi dan kegunaan informasi tersebut. 1.3 Rumusan masalah 1. Apa defenisi pengolahan data dan bagaimana siklus dalam mengolah data? 2. Apa pendekatan penyimpanan data yang dipakai serta pengaplikasiannya? 3. Bagaimana mengorganisasikan, memperbarui, menyimpan, mengakses dan memanggildata? 4. Bagaimana cara memenuhi kebutuhan informasi dalam organisasi?

BAB II PENBAHASAN 2.1 Tujuan Pemrosesan dan Sistem Enterprice Resource Planing (ERP) Menurut Jogiyanto Hartono M. Pengolahan data adalah manifulasi dari data kedalam bentukyang lebih berguna. sedangkan Sutabri (2005:21) menyebutkan bahwa pengolahan data adalahmerupakan kegiatan-kegiatan penyimpanan data dan penanganan data. Sehingga dari defenisidiatas dapat diartikan bahwa Pengolahan Data adalah Pengubahan atau transformasi simbol-simbol seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya atau manipulasi dataagar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data ini tidak hanya berupa perhitungannumeris tetapi juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dan perpindahan data dari satutempat ke tempat lain. Secara umum, kita asumsikan bahwa operasi-operasi tersebutdilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga dilakukan secara manual. Data dan Informasi adalah asset yang sangat penting bagior ganisasi, karena jika organisasi kehilangan semua informasi mengenai saldo pelanggan, jelasSIA harus siap mencakup pengendalian untuk memastikan keamanan dan ketersediaan dataorganisasi.Tujuan pengolaha data adalah untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkaninformasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). Fungsi Pengolahan Data Mengambil program dan data (masukkan/ input) (input device) Data diolah dengan metode tertentu untuk pemrosesan (proses device) Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan Menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan (output device) 2.2 Siklus Pengolahan Data Dalam pengolahan data di Sistem Informasi Akuntansi, terdapat 4 langkah dasar dalam proses pengolahan data yang menjadi acuan utama seperti dalam skema berikut ini: INPUTPROCESSOUTPUTSTORAGE 1. INPUT Tahapan proses input adalah tahapan merekam data dan dikonversi menjadi bentuk yang dapatdiproses oleh komputer (machine processable form) sehingga untuk memudahkan pemrosesanmaka input perlu dipersiapkan menjadi :1. Clasification : Pengklasipikasian atau memberi kode yang tersedia pada system (nomorrekening, kode department)2.

Verification : mengakurasi data untuk menjamin tidak terjadi kesalahan peng-inputan data,karena mencegah kesalahan pemasukan lebih efisien daripada mendeteksi danmemperbaiki data yang salah.3.

Transmital : pengiriman data kepada seluruh pihak yang membutuhkan dan saling berkaitan dalam system.Cara pengimputan data menggunakan dokumen sumber ( source document ) berupa formulir yangdigunakan untuk merekam data transaksi seperti surat penerimaan barang, faktur penjualan, permintaan pembelian yang sering disebut sebagai data transaksi yang diinput mengg unakan turnaround document yang dikirim kepihak luar dan kemudian dikirim kembali keperusahaan danmenjadi input. 2. DATA STORAGE Data yang dimiliki oleh perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat diakses secaramudah dan efisien. Sehingga data tersebut perlu disimpan dengan konsep dasar penyimpanansebagai berikut;1. Entity adalah yang dipakai untuk menyimpan informasi, yaitu karyawan, persediaan danrekening pelanggan.2. Atributes adalah elemen yang dimerupakan bagian dari entity contohnya alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit dll.3. Characters adalah huruf atau angka4. Data Value adalah kombinasi karakter (huruf atau angka) yang memiliki makna contohkotak pos yang merupakan alamat atribut dari sebuah perusahaan.Pengolahan data menggunakan elektronik menyimpan data dengan cara mengorganisasi, secararinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar sebagai berikut: Gambar : Hirarki Elemen Penyimpanan DataField , adalah kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi fisik. Record , adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yangsekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity. File , adalah sekumpulan record yang sejenis ,contohnya adalah sebuah record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang. Database

, adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar. saat ini denganmengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlumenambah program dan file baru. Master File : File yang relatif permanent, dan akan berubah ketika ada terjadi transaksi,didalam manual system master file ini merupakan rekening pembantu buku besar.2. Transaction File : File traksaksi yang bersifat sementara yang akan merubah isi darimaster file, didalam manual system file ini merupakan jurnal yang berisi transaksi sejenis.3. Table File : File yang menjadi referensi selama pemrosesan yang diambil untukmemudahkan kalkulasi contohnya tarif pajak atau biaya ongkos kirim.4. History File : File yang berisi transaksi yang telah diproses, data ini dipelihara sebagaiinformasi yang digunakan referensi informasi bagi manajemen. Contohnya tren penjualan, pelanggan, penjualan produk.5. Backup File : File yang merupakan duplikat yang berguna untuk mengantisipasi ketikaada file yang hilang atau rusak6. Suspense File : File berisi record yang dipisahkan sementara dari pemrosesan data regularuntuk tujuan investigasi data yang dibetulkan. Contoh pengeluaran suatu produk namun persediaan telah habis dalam master file.7. Report File : File sementara yang akan dicetak pada tanggal berikutnya. Database (Basis Data) Dalam pendekatan database memandang bahwa data tidak hanya digunakan oleh satu unit fungsitertentu saja, melainkan seluruh organisasi, kemudahan yang diberikan oleh database cukup banyak disbanding dengan orientasi file yang serta merta membuat file induk bertambah b anyakseiring bertambahnya file baru. Perbedaan orientasi file dengan pendekatan database dapat dilihat pada skema berikut ini: Pendekatan Pendekatan Keuntungan dari Database approach adalah : 1. Integrasi Data Informasi dapat dikombinasikan tanpa batas

1. Fleksibilitas laporan yaitu laporan dapat direvisi secara mudah dan dibuat sesuai dengankebutuhan tanpa terikat jadwal pelaporan reguler. 2. Meminimumkan pengulangan atau ketidakkonsistenan data, karena elemen data biasanyadisimpan hanya sekali saja. 3. Independensi data karena data dan program bersifat independen, sehingga tidak salingmempengaruhi satu sama lain. 4. Manajemen data terpusat Manajemen akan lebih efisien, karena admin database akan bertanggungjawab untuk mengkoordinir, mengendalikan dan mengelola database. 5. Keamanan lebih terjamin karena perangkat lunak memiliki pengawasan melekat, seperti password yang membantu integritas data. 6. Analisis lintas fungsi karena didalam database hubungan antar elemen data seperti penjualan dengan promosi dapat didefenisikan secara ekplisit untuk membuat lapo ranmanajemen. 3. DATA PROCESSING Aktivitas pengolahan data yang sering dilakukan adalah pemeliharaan data, yaitu pemrosesantransaksi periodik yang memperbaharui data yang tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan yang biasa dilakukan adalah: 1. 2. 3. 4.

Additions : Memasukkan data (record) baru kedalam file. Deletions : Menghapus data (record) dari dalam file Updates : Merevisi saldo sekarang melalui data transaksi Changes : Memodifikasi data yang telah ada seperti alamat, riwayat kredit.dllPemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu: 1. Calculating : Melakukan berbagai macam manipulasi (operasi) matematik 2. Comparing : Membandingkan dua atau lebih elemen data yang tersedia 3. Summarizing : Menggabungkan data menjadi satu angka jumlah 4. Filtration : Memilah data untuk proses berikutnya 5. Retrieval : Mengambil data dari storage untuk proses pembuatan laporan.Sebagai contoh proses update file yang merupakan tahapan pemeliharan data penjualan kreditsalah satu nomor rekening costumer dengan nilai penjualan sebesar Rp.800.000,dengan saldo piutang pada rekening periode sebelumnya sebesar Rp.2.300.000,sehingga menghasilkan datasaldo piutang sebesar Rp.3.100.00,A. Akses data. Data yang tersimpan dapat diakses yaitu diperbaharui, disimpan dan dipanggil denganmenggunakan alat identifikasi berupa elemen data (field) yang disebut kunci (key) . ada dua jeniskunci yang digunakan yakni kunci utama (primary key) dengan kunci cadangan (sendary key)yang digunakan untuk mengidentifikasi records. Sebagai contoh alat pengidentifikasi recordsdalam suatu perusahaan.

B. Pengorganisasian File Mengorganisasi file merupakan cara menyimpan data dalam media penyimpanan (storage) dancara mengakses file yang dapat diakses secara berurut dan acak. -Verifikasi akurasi data -Cocokkan No. Rekening -Adding transaksi ke saldo. -Comparing saldo baru dengan batas kredit -Ulang untuk seluruh transaksi -Cetak laporan

1. Metode Akses berurut ( sequentil access method) Dalam metode akses berurut ini adalah dengan memproses file induk dan file transaksidengan ururtan yang sama. Sehingga proses pembaruan file akan memelihara dua rekeningdalam urutan yang sama. Metode ini cepat dan efisien apabila volume transaksi besar dansebagian record yang diproses secara periodic dalam sebuah file tidak banyak memerlukanupdating dan efisien bagi proses yang berkelompok. Perhatikan langkah-langkah prosesupdate yang berisi master file lama, transaction file dan master file yang telah diperbaharui berikut ini: 2. Metode Akses acak (direct access method) Dalam metode akses acak biasanya transaksi diproses ketika transaksi itu terjadi, berbedadengan akses berurut, dalam metode ini file transaksi dan file induk diproses secara acak.Dalam proses pengolahan data dalam metode ini computer menggunakan kunci utama(primary key) pada file transaksi contohnya nomor rekening untuk mencari record yangdiinginkan pada file induk, setelah ditemukan record yang dicari kemudian dipanggil(retrieved) diperbaharui (updated) lalu ditulis ulang ke buku induk. Metode ini cocokdigunakan kepada file-file diakses, diupdate secara konstan.Perhatikan Flowchart program pemrosesan file direct acces method berikut ini: Tahapan pemrosesan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Dimulai ketika usermemanggil program untukmeng-inputkan data. Sistem akan meminta useruntuk memasukkan data. Sistem menerima datatransaksi System mencari data di fileinduk yang sesuai Pencarian data ketemu? Beritahu kesalahan danminta entri data ulang! Update file induk Rekam data baru.

3. Indexed sequential acces method ( ISAM)

Metode yang paling banyak digunakan, data disimpan secara berurut berdasarkan primarykey pada alat penyimpan direct acces, Indexed sequential acces method (ISAM) jugamembuat file index untuk file induk, sehingga file dapat diakses secara berurut danlangsung. tetapi metode ini juga memiliki kelemahan seperti harus memerlukan memoryyang besar, pembuatan, penyimpanan dan pemeliharan indeks yang mahal, data baru yang jumlahnya banyak tidak dapat ditambahkan dengan mudah di file. 4. Metode Pemrosesan data Selain metode tersebut diatas, file juga dapat diproses berdasarkan kapan transaksidiproses. Pada dasarnya transaksi dapat digunakan untuk meng-update file ketika transaksiitu terjadi atau transaksi tersebut disimpan secara temporer dan diproses dalam sebuahkelompok sekaligus.

4.1 Batch Processing Pemrosesan secara berkelompok adalah pemrosesan yang dilakukan suatu waktu tertentumisalnya setiap jam atau setiap hari atau ketika jumlah transaksi telah mencapai 50 atau100 transaksi, transaksi yang telah terkumpul dalam sebuah kelompok dapat diproses secara berkelompok atau diproses langsung. Remote batch prosesing terjadi ketikatransaksi dicatat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form) dari jauh dan secara elektronik ditransfer ke file induk.Perhatikan bagan pengolahan data kelompok berikut ini: 4.2 On-line processing Pemrosesan seketika (online processing) adalah dimana komputer menangkap datasecara elektronik dan menyimpannya sehingga data tersebut dapat diproses lebihlanjut. Contohnya sebuah bank dapat menangkap data dengan terminal online namunmemilih memproses transaksi setelah jam kerja. Dalam metode ini dapat dibagimenjadi dua metode yaitu: 1. On-line batch processing Masukkan datakedalam system padasaat terjadinyaSimpan datadalam filesementaraProses seluruhfile sementara,Perbaharui filelama dengandata transaksiCetak laporan: -Lap. Utama -Lap. Error -Transaksi -Total kontrol Metode on-line batch processing computer dapat menangkap data secara elektronik ,mengedit akurasi dan kelengkapan setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjutdimasa mendatang setelah mencapai satu kelompok. 2. On-line real time processingMetode on-line real time processing computer dapat menangkap data secara elektronik ,mengedit akurasi dan kelengkapan dan memprosesnya sesegera mungkin. 4 MENGHASILKAN DATA Tujuan utama dalam memproses data adalah menghasilkan informasi yang akan digunakandalam berbagai kebutuhan dalam perusahaan maupun luar perusahaan, informasi yang dipakaieksternal perusahaan seperti laporan keuangan , dihasilkan sebagai pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan sedangkan informasi yang dipakai internal ditujukan untuk kebutuhaninformasi oleh manajemen yang dapat berguna untuk membantu melaksanakan tugas-tugasmanajerial seperti

perencanaan kegiatan ( planning ), pengarahan dan motivasi karyawan( directing & motivating ), pengendalian (controlling ), dan pembuatan keputusan (decisionmaking). Informasi yang disajikan dapat berbentuk dokumen, laporan dan query.Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi para pemakai baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai ekstern.Informasi disajikan dal amtiga alternative yaitu: 1. Dokumen, yang berisi transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya, cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis yang lain yaitu laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan pada setiap akhir transaksi disebut dokumen operasional ( operational document ), untukmembedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses. 2. Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini biasanyadigunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasional dandigunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta merancang strategi untuk perusahaan. Laporan keuangan dan analisis penjualan dihasilkan secara reguler.Sed angkan jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebutdibutuhkan 3. Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system merespon permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupun waktu dihasilkannya infor masitersebut. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yangmemerlukan tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperolehsolusinya. Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapatabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report yang berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk output yang sesuai dengan data yang di proses.

BAB III PENUTUP 3.1 KESIMPULAN Pengolahan Data adalah manipulasi angka atau huruf yang bertujuanmeningkatkan kegunaannyamenjadi bentuk yang lebih berguna. Siklus pengolahan data terdiri dari empat aktivitas utama yaituaktivitas input data, aktivitas pengolahan data, aktivitas penyimpanan data dan aktivitas outputinformasi. Aktivitas input merupakan tahapan penting, sehingga diperlukan ketelitian dalammenginput data, jika terjadi kesalahan dalam pengimputan maka output juga akan salah. Demikian juga dengan penyimpanan data memerlukan penanganan khusus untuk menghindari kendala ketikasewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan. Ada dua pendekatan dalam penyimpanan file yaituorientasi file dan database, pada umumnya pendekatan database lebih banyak digunakan karenalebih unggul dibandingkan dengan pendekatan orientasi file. Tahapan pemrosesan data jugamembutuhkan kecermatan mulai dari mengakses data, menggunakan kunci, pengorganisasian file.Dan aktifitas terakhir adalah output informasi yang dibutuhkan oleh internal dan eksternal perusahaan berupa dokumen, laporan dan query