Laporan Studi Kelayakan Bisnis Aspek Manajemen.docx

LAPORAN STUDI KELAYAKAN BISNIS ASPEK MANAJEMEN UTAMA BARU MOTOR “VARIASI AKSESORIS MOTOR”

Dosen : Muhammad Ziyad, SE., MM.

DISUSUN OLEH: Akhmad almustofin al-ahyar Rifaldi

1610312610011

JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT BANJARMASIN 2019

A. ASPEK MANAJEMEN Manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi (perusahaan) dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Dalam manajemen banyak sekali fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli, di sini “Utama Baru Motor” menggunakan fungsi manajemen dengan uraian sebagai berikut:

1. PERENCANAAN (planning)

Tujuan umum “Utama Baru Motor” adalah mencapai keuntungan maksimal, mempertahankan kelangsungan hidup tenaga kerja dan menjaga kepercayaan konsumen. Tujuan khusus Utama Baru Motor yaitu memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Selain itu Utama Baru Motor juga memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen agar tampilan motor terlihat lebih keren dan menarik dan merasakan sensasi berbeda saat mengendarainya, Sisi Pendekatan Perencanan Utama Baru Motor" menggunakan pendekatan kombinasi dalam pembuatan suatu perencanaan yaitu Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down) dan Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up) Dipilihnya dua pendekatan agar terjadi hubungan baik antara atasan dan bawahan sehingga jika terjadi suatu masalah di dalam pekerjaan, karyawatn dapat mengungkapkannya kepada atasan agar atasan dapat segera mengambil tindakan atas masalah yang terjadi di lapangan, Sisi Program kerja Utama Baru Motor berusaha melaksanakan pemasuk barang yg lengkap untuk mencapai target dan omzet yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam pemasarannya, "Utama Baru Motor" merencanakan untuk memberikan sesuatu yang unik dengan harga terjangkau oleh mahasiswa dan masyarakat sekitar dan tentunya bagi para pecinta motor.

2. PENGORGANISASIAN (Organizing) Agar usaha ini dapat berjal an lancar dan dapat mencapai target-target yang telah ditetapkan sesuai dengan misi dan visi usaha ini maka dibentuk sebuah organisasi dimana dalam organisasi ini terdiri dari 4 departemen, yaitu departemen keuangan, departemen pembelian , departemen penjualan dan departemen pemasaran. Dari pembagian departemen-departemen itu maka dapat ditentukan pembagian kerja dimana pada departemen keuangan melakukan pencatatan atas segala aktivitas aliran kas dan aliran persediaan dan juga menjadi kasir. Departemen penjualan melakukan kegiatan untuk menjual produk sesuai dengan target yang sudah ditetapkan. Karena itu sales harus mampu menarik minat dan meyakinkan calon konsumen akan produk yang ditawarkannya agar terjadi penjualan.. Departemen pembelian melakukan kegiatan pembelian produk serta sarana dan prasarana yang dibutuhkan demi kelangsungan operasional. Departemen pemasaran bertugas memasarkan produk baik yang dijual ditoko maupun mengantarkan pesanan ke konsumen, selain itu juga melakukan promosi ke masyarakat. Bentuk organisasi usaha ini adalah garis, karena bercirikan a Jumlah karyawan relatif sedikit b. Organisasi relatif kecil c. Karyawan saling mengenal secaraakrab d. Spesialisasi kerja masih relatif rendah

Agar pembagian aktivitas kerja, hubungan fungsi dan aktivitas, serta tingkat spesialisasi aktivitas antar departemen terlihat jelas maka perlu disusun atau dibuat struktur organisasinya, yaitu sebagai berikut:

MANAJER

DEPARTEMEN KEUANGAN

DEPARTEMEN PEMBELIAN

DEPARTEMEN PENJUALAN

DEPARTEMEN PEMASARAN

Keterangan: a. Manajer Manager Tugasnya mengontrol aktivitas perusahaan secara keseluruhan dan melakukan kerja sama dengan pihak-pihak berkepentingan, Menyelesaikan tujuan departemen dengan bantuan staf (Assistant dan Superintendent) yang mengelola nya, merencanakan, mengeksekusi, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan departemen.

b. Departemen keuangan Departemen Keuangan Tugasnya adalah untuk mengkoordinasi kegiatan keuangan perusahaan dan pengawasan serta pencatatan atas kegiatan kcuangan, Perencanaan dan pengendalian finansial, Sistem pengendalian perdagangan ritel, Analisis dan pengendalian biaya, Analisis dan Pengendalian Modal Saham Analisis dan Pengendalian Modal Saham.

c. Departemen pembelian Tugasnya adalah Melakukan pembelian atas seluruh kebutuhan perusahaan untuk membantu dan memenuhi kegiatan operasional, Mencari dan menganalisa calon supplier sesuai dengan

material barang yang dibutuhkan, Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas,Memastikan pengiriman material sesuai dengan tanggal yang ditentukan, Melakukan koordinasi kepada supplier mengenai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan, Memastikan material atau barang yang dibeli sesuai dengan standar kualitas yang berlaku,Berkoordinasi dengan PPIC (Production Planning Inventory Control) dan gudang tentang jadwal dan jumlah barang yang akan dipesan, Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang,Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan yang sistematis dan terkontrol, Memilih dan menyeleksi supplier sesuai kriteria perusahaan,Bekerja sama dengan departemen terkait untuk memastikan kegiatan operasional berjalan dengan lancar ,Memastikan kesediaan barang melalui mekanisme audit, stok kontrol, dan lain sebagainya.

d. Departemen penjuaalan Tugasnya adalah Melakukan penjualan dengan mencari klien atau pelanggan dengan aktif untuk mendapatkan pendapatan perusahaan, Melakukan analisa pelanggan untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan mereka, Menjalin komunikasi kepada pelanggan untuk menjaga hubungan baik, Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan administrasi penjualan seperti membuat faktur atau invoice, delivery order, dan pekerjaan administrasi lainnya di bidang pemesanan, Menyusun laporan penjualan dan membuat statistik penjualan berdasarkan angka-angka yang diperoleh, Mengumpulkan dokumen dan catatan yang diperlukan bagian penjualan, Memberikan informasi tentang ketersedian stok, rencana pengiriman, Mengawasi pelaksanaan pemesanan ke pusat sesuai dengan rencana pemesanan yang telah disetujui, Melacak pesanan sampai dengan realisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Membuat dan meyerahkan laporan pemesanan dan penjualan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e. Departemen pemasaran Tugas departemen pemasaran yaitu Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang menyangkut pemasaran, Memonitoring dan mengarahkan proses-proses diseluruh divisi direktorat pemasaran,Melakukan koordinasi strategis antar direktorat

Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran.

3. PENGARAHAN/PENGGERAKAN (Actuating) "Utama Baru Motor" mengkaji Pengarahan dari sisi seperti : fungsi pengarahan yang harus terpenuhi serta sikap dan perilaku pemimpin yang hendaknya memenuhi kriteria agar dapat mengarahkan bawahannya. Oleh karena itu, pemilik "Utama " berusaha menggunakan kekuasaan secara positif terutama dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memberikan arahan dan motivasi kepada para karyawan untuk selalu memberikan pelayanan yang memuask an pelanggan.. Dalam rangka mewujudkan pelaksanaan usaha yang dapat bertahan dan berkembang, Utama Baru Motor senantiasa menjalankan upaya yang sistematis, terintegrasi dan berkesinambungan, mulai dari persiapan, pelaksanaan dan monitoring. Dengan pengarahan ini, diharapkan terjalin koordinasi yang baik antara pemilik"Utama Baru Motor" dengan karyawannya

4. PENGENDALIAN ( Controlling) Pengendalian yang dilakukan oleh "Utama Baru Motor" untuk memastikan apakah aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Oleh karena itu, Utama Baru Motor" menerapkan pelaporan pengawasan, sehingga dapat mencegah terjadinya

penyimpangan dan menjamin diberlakukannya tindakan korektif / perbaikan atas kesalahan yang sewaktu-waktu bisa saja terjadi.

Metode pengawasan yang berlaku di "Utama Baru Motort" bersifat fleksibel, dinamis, dan ekonomis sehingga bisa dilakukan kapan saja dengan mengutamakan implementasi solusi dan evaluasi , menerapkan sistem pengendalian yang efektif yaitu akurat, tepat waktu, strategis, relistis, dan objektif dengan pengendalian ini, diharapkan “Utama Baru Motor" mampu mengimplementasikan usaha secara layak dan mampu memuaskan pelanggan .Kedepannya untuk pengawasar Utama Baru Motor ingin menerapkan pengawasan yg lebih spesifik lagi seperti : 

Pengawasan berkala.

Menerapkan prosedur operasional untuk pelaporan aktivitas harian, mingguan, bulanan atau tahunan. Menjadi sebuah kebiasaan dalam kegiatan operasional di outlet. Laporan harian di outlet mulai laporan penjualan, persediaan, dsb dapat dengan mudah diakses jika menggunakan Sistem POS Ritel yang terintergasi dengan tujuan kita dapat mengetahui perkembangan bisnis secara berkelanjutan. 

Pembukuan transaksi.

Pencatatan atas transaksi penggunaan kas / setara kas secara harian, yang disertai dengan bukti pendukung lain (seperti: kuitansi, bon, dll). Sistem POS Ritel menyediakan fitur untuk mencatat transaksi penggunaan kas/ setara kas sehingga manfaat yang akan kita peroleh adalah pencatatan baik pemasukan maupun pengeluaran dilakukan secara terdata dan terinventarisir melalui bukti pendukung. 

Kunjungan Non Reguler

Dalam bisnis, tentu kehadiran fisik pemilik menjadi hal penting dalam melihat secara langsung perkembangan yang dicapai. Dalam hal ini, tentu ada schedule kedatangan secara berkala. Di luar jadwal tersebut, lakukan kunjungan secara mendadak, dengan maksud untuk dapat melihat secara riil pelaksanaan pekerjaan di lokasi outlet tersebut.



Terapkan Cashless.

Peluang terjadinya fraud salah satunya berasal dari cash money (uang tunai). Untuk itu, utama baru motor coba menerapkan kebijakan, jadwal penyetoran uang tunai melalui bank. Maupun memperbanyak kemungkinan pembayaran menggunakan kartu kredit maupun debit, sehingga transaksi akan langsung tertampung pada akun rekening di bank. Beberapa langkah tersebut dapat dilakukan untuk melakukan proses pengawasan yang lebih baik. Prosedur ini bukan merupakan sebuah perwujudan dari bentuk ketidakpercayaan pemilik kepada karyawan. Namun, menjadi sarana dalam meminimalkan kemungkinan terjadinya fraud yang dimungkinkan bila bisnis tidak diawasi langsung. Kepercayaan dan memanfaatkan Sistem POS Ritel merupakan 2 faktor yang utama untuk mendukung pengawasan yang efektif san efisien untuk menuju kesuksesan.