Laporan Sekertaris 4.docx

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGURUS PERIODE 2015/2016 PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN FAITH FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS TADULAKO LPJ SEKRETARIS Nama

Bentuk

Kegiatan

Kegiatan

No.

1.

Pembuatan struktur organisasi.

-

Target

Pelaksanaan

Seluruh anggota PMK FAITH.

Awal periode kepengurusan ( 21 APRIL 2015).

Pencapaian

Solusi

Ket.

-

-

S = Kelengkapan alat dan bahan. W=O=T=-

Kalender Kegiatan I: 27 April 2015

2.

Pembuatan kalender kegiatan

-

Seluruh anggota PMK FAITH.

Kelender Kegiatan II: 9 Agustus 2015

Kalender Kegiatan III : 14 November 2015

Kalender Kegiatan IV : 11 Januari 2016.

3.

Pengumpula n dan penyimpana n Database anggota PMK FAITH

-

Seluruh anggota PMK FAITH.

Penyebaran I : dimulai pada bulan APRIL untuk KESMAS ANG.2012, 2013 dan 2014 .

S = Laptop pribadi untuk membuat desain kalender kegiatan PMK FAITH.

W = Adanya keterlambatan beberapa divisi dalam menyetor tanggal kegiatan yang fix.

O=

T = Respon tiap divisi dalam menyetor tanggal kegiatan yang fix masih kurang.

Tanggal fix kegiatan ditentukan dan disampaikan ke sekretaris maksimal 1 bulan sebelum jadwal pemostingan kalender kegiatan.

Meningkatkan koordinasi dalam penyampaian Kalender Kegiatan PMK FAITH ke organisasi lain dengan cara menyurati setiap organisasi dengan lampiran kalender kegiatan PMK FAITH.

-

S = Pengurus dan PJ

W = Sekretaris yang tidak terlalu aktif/agresif dalam melakukan follow up pengembalian database.

PENYEBARA N II:

O = Sebagian PJ merupakan pengurus

Dimulai pada bulan JUNI untuk PSPD ANG. 2012,

 T = Adanya perbedaan jadwal kuliah antara sekretaris dengan

Sebaiknya sekretaris membuat deadline penyebaran dan pengumpulan database per angkatan.

-

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGURUS PERIODE 2015/2016 PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN FAITH FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS TADULAKO LPJ SEKRETARIS 2013, dan 2014. -

anggota PMK FAITH di prodi/angkatan lainnya sehingga tidak dapat bertemu secara langsung.

Penyebaran III : Dimulai pada bulan OKTOBER untuk KESMAS ANG.2015 dan PSPD ANG.2015.

PENGUMPUL AN : Penyebaran I : 27 April 2015 Penyebaran II : 24 Juni 2015 Penyebaran III : 29 Oktober 2015 S = Kelengkapan alat (buku album dan map).

4.

Pencatatan dan pengarsipan semua dokumen surat masuk untuk PMK Faith

W = kemungkinan adanya surat masuk yang tercecer, rusak atau hilang. -

Sekertari s

Selama periode kepengurusan.

O = Pencatatan dan Pengarsipan surat masuk dilakukan saat surat diterima tanpa penundaan.

T = Adanya beberapa surat yang masuk tidak langsung diberikan ke sekretaris, sehingga terjadi keterlambatan dalam pencatatan

Sebaiknya dapat juga dilakukan pencatatan dan pengarsipan surat masuk secara elektronik.

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGURUS PERIODE 2015/2016 PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN FAITH FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS TADULAKO LPJ SEKRETARIS dan pengarsipan .

S = kelengkapan alat ( buku album, map dan laptop pribadi).

W = kordinasi dengan pengurus lain kurang maksimal.

O = tersedia printer pmk faith

5.

Mengkoordi nasikan pembuatan surat keluar dan dibukukan

-

Sekertari s

Selama periode kepengurusan

T= untuk print surat mengalami hambatan dikarenakan printer pribadi rusak .

Sebaiknya, pemberitahuan pembuatan surat keluar ke sekretaris sejak jauh hari sebelumnya.

-

Pemberitahuan ke sekretaris untuk pembuatan surat keluar biasanya mendadak sehingga kurang persiapan.

S = pengurus dan panitia.

6.

Mengumpul kan semua proposal dan laporan pertanggungj awaban kegiatan

W = sekretaris kurang tegas dalam hal pengumpulan proposal dan LPJ Panitia

Selama periode kepengurusan

Sebaiknya LPJ dan proposal dengan nama panitia yang fix diselesaikan dan diberikan ke sekretaris tepat waktu.

O=-

T = Keterlambatan panitia dalam penyelesaian LPJ sehingga pengumpulan proposal dan LPJ kepanitiaan juga tertunda.

Pengumpulan LPJ disertakan dengan foto kegiatan sebagai lampiran.

-

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGURUS PERIODE 2015/2016 PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN FAITH FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS TADULAKO LPJ SEKRETARIS S = pengurus dan panitia

7.

Pembuatan, pencatatan dan pengarsipan SK Kepengurusa n dan kepanitiaan PMK Faith

W = nama panitia yang fix tidak tepat waktu diberikan ke sekretaris sehingga terlambat dalam pembuatan SK Pengurus dan panitia

Selama periode kepengurusan O=-

T = Keterlambatan panitia dalam pengumpulan LPJ dan proposal walaupun telah diingatkan, sehingga pemberian SK ke panitia tidak dilaksanakan.

Sebaiknya LPJ dan proposal dengan nama panitia yang fix diselesaikan dan diberikan ke sekretaris tepat waktu.