Kti Ninis.docx

BAB 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Menurut WHO (World Health Organization), rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komperehensif), penyembuhan penyakit (kuratif dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medis. Rumah sakit terdiri dari beberapa unit pelayanan, salah satu diantaranya adalah unit pelayanan instalasi Rekam Medis. Rekam medis merupakan unit yang bertugas menyelenggarakan pelayanan medis dan melakukan pemantauan setiap unit pada pelayanan di rumah sakit. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang diberisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pngobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiannya. UU RI No 29 tahun 2004 tentang praktik Kedokteran Pasal 47 “Dokumen rekam medis sebagaimana dimaksud dalam pasal 46 merupakan milik dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien. Rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus disimpan dan

dijaga kerahasian nya oleh dokter atau dokter gigi dan petugas sarana pelayanan kesehatan.” Menurut Savitri, 2011 Sistem penomoran adalah tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Sistem penomoran dibagi menjadi 3 sistem, yaitu pemberian nomorcara seri/serial numbering system (SNS), pemberian nomor cara unit/unit numbering system (UNS) dan pemberian nomor cara seri unit/serial unit numbering system (SUNS). Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada tanggal 14 januari 2019 di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura, peneliti mendapati terjadinya penduplikasian nomor rekam medis pada dokumen rekam medis pasien rawat jalan. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura, petugas mengatakan bahwa penduplikasian nomor rekam medis terjadi dikarenakan berkas rekam medis tidak ditemukan saat dibutuhkan, kemudian petugas membuatkan nomor baru, sehingga ketika pasien mendaftar ditemukan nomor ganda. Jika hal tersebut dibiarkan dalam jangka waktu yang lama, dapat berakibat pada petugas ketika mencari dokumen rekam medis. Dijelaskan yang dijumpai peneliti saat observasi 1. Format numbering nya seperti apa (sns/uns/suns) 2. Duplikasi (dijelaskan duplikasinya seperti apa. Berapa banyak dalam 1 kali observasi. )

3. Berdasarkan sistem penooran yang ada di RS, pebeliti menemukan adanya ketidak sesuaian antara aturan penomoran rekam medis dan praktek penomoran rekam medis. 4. Berdasarkan observasi peneliti ditemukan masalah lain yang timbul akibat duplikasi berupa A. B. c.

Berdasarkan permasalahan tersebut, peneliti ingin menganalisis lebih dalam lagi faktor-faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis pada pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura dengan menggunakan analisis 5M yaitu sumber daya manusia (Man), dana (Money), bahan atau fasilitas (Matherial), peralatan (Machine) dan metode (Method). 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apa saja faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura” 1.3 Tujuan 1.3.1 Tujuan Umum

Mengetahui analisa faktor duplikasi nomor rekam medis rawat inap berdasarkan metode fishbone di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura. 1.3.2 Tujuan Khusus a. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari aspek “Man” b. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari aspek “Money” c. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari aspek “Method” d. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari aspek “Material” e. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari aspek “Machine”

1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1

Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan bagi rumah sakit umum dalam merancang dan membuat kebijakan mengenai penomoran berkas rekam medis, agar tidak terjadi penomoran duplikasi atau ganda.

1.4.2

Bagi Peneliti Penelitian ini diharapkan dapat memberi pengetahuan dan penyusunan karya tulis ilmiah dan mampu mengembangkan penelitian selanjutnya yang lebih mendalam terkait tentang duplikasi penomoran ganda.

1.4.3

Bagi Instalasi Pendidikan Akademi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan yang berarti bagi yang akan datang sehingga meningkatkan kualitas proses belajar mengajar.

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Terdahulu 2.1.2 Faktor – Faktor Yang Menyebabkan Terjadinya Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016 ( Ali Sabela Hasibuan, 2016)

Penomoran nomor rekam medik yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen rekam medis dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik.Sumber daya manusia yang bermutu dan prosedur atau tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui apa saja faktor penyebab terjadinya penduplikasian nomor rekam medis di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016. Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif dengan metode penelitian pendekatan kuantitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah rancangan cross-sectional. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi .Populasi sebanyak 7200 berkas rekam medis dan sampel sebanyak 720 berkas rekam medis.Sebagai responden adalah berkas rekam medis. Dari hasil penelitian diperoleh nahwa nomor rekam medis yang terjadi duplikasi sebanyak ( 1,45%) dan nomor rekam medis yang tidak terduplikasi sebanyak( 98,63%). Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa dengan adanya sistem komputerisasi di rumah sakit umum imelda pekerja Indonesia

medan

akan

menjadi

baik

apabila

petugas

benar-benar

memperhatikan kinerjanya sehingga tidak akan menimbulkan kekeliruan dalam penomoranrekam medis supaya pelayanan lebih maksimal.

2.1.3

Analisis Faktor _ Faktor Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis Di Rumah

Saklt Daerah Balung Jember Periode 2012 (Faiqotul Hikmah, 2012) Berdasarkan survei pendahuluan terdapat 32 berkas rekam medis pasien rawat inap yang terduplikasi pada bulan Januari 2012 sampai Juli 2012. Hal ini mengakibatkan informasi medis tidak berkesinambungan dan menunjukan mutu rekam medis yang kurang baik. Berdasarkan hal tersebut peneliti tertarik untuk meneliti lebih dalam faktor-faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis di tempat penerimaan pasien rawat inap rumah sakit daerah Balung Jember. Tujuan pada penelitian ini untuk mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit daerah Balung Jember dengan menerapkan metode fishbone. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Sampel pada penelitian ini yaitu 1 kepala rekam medis dan 3 petugas penerimaan pasien rawat inap dengan instrument pedoman wawancara dan observasi. Teknik penyajian data dalam penelitian ini yaitu textltlar dan menggunakan teknik analisis kualitatif' Rumah sakit daerah Balung Jember sudah ada standard operating Proceclttre (SOP) penemoran rekam medis. Berdasarkan penelitian petugas pendaftaian berjumlah 3 orang dan dibagi dalam 3 sift, duplikasi nomor rekam medis disebabkan oleh beberapa faktor yaitu terdapat pada faktor man meliputi: (jenis kelamin, pendidikan, beban kerja), methods (pemahaman standar operasional prosedur), material (kelengkapan sarana prasarana).

2.2 State Of The Art Berdasarkan kedua referensi penelitian sebelumnya karya tuls ilmiah diatas, maka tugas akhir yang berjudul “ Analisa faktor duplikasi nomor rekam medis rawat inap berdasarkan metode fishbone di rumah sakit umum anna meika Madura”mempunyai persamaan dan perbedaan yang ditunjukkan pada table 2.1 Materi

Ali Sabela Hasibuan

Faiqotul Hikmah

Safarin

Nisa’I

Qonitin Judul

Faktor – Faktor Yang Analisis Faktor _ Analisa Menyebabkan

Faktor Penyebab Duplikasi Nomor

Terjadinya Duplikasi Duplikasi Nomor Rekam Penomoran

Sakit Umum Imelda Daerah

2016

Balung Metode fishbone

Indonesia Jember

Objek

Petugas pasien

2012

2019

pendaftaran rawat

jalan

pada tahun 2016 Metode

Deskriptif metode

dengan Deskriptif penelitian kualitatif

pendekatan kuantitatif. 2.3 Rekam Medis 2.3.1

Pengertian Rekam Medis

Jalan

Saklt Berdasarkan

Medan Tahun

Medis

Berkas Rekam Medis Di Rawat

Rekam Medis Rumah Rumah

Pekerja

Faktor

Deskriptif kualitatif

Menurut PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas berisikan catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah di berikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien, catatan merupakan tulisan – tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan – tindakan yang telah di lakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Undang – undang republik indonesia No. 44 tahun 2009 Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkaunoleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi –tingginya. Menurut Rustiyanto 2009, rekam medis adalah siapa, apa, dimana dan bagaimana perawatan pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosa, jaminan, pengobatan dan hasil akhir. Bentuk rekam medis dalam berupa manual yaitu tertulis lengkap dan jelas dan dalam bentuk elektronik sesuai ketentuan, rekam medis terdiri catatan-catatan data pasien yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan. Catatan-catatan data tersebut sangat penting untuk pelayanan kesehatan. Catatan tersebut sangat penting untuk pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam menentukan informasi

dalam menentukan keputusan baiknpengobatan, penanganan, tindakan medis, dan lainnya. Dokter dan dokter gigi diwajibkan membuat rekam medis sesuai aturan yang berlaku. 2.3.2

Kegunaan rekam medis Kegunaan rekam medis secara umum antara lain sebagai berikut : 1.

Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut

ambil bagian di dalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien. 2.

Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus

diberikan kepada seorang pasien. 3.

Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, pengembangan

penyakit, dan pengobatan selama paien berkunjung/ dirumah sakit. 4.

Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun

dokter dan tenaga kesehatan lainnya. 5.

Menyediakan data – data khususnya yang sangat berguna untuk

penelitian dan pendidikan. 6.

Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medik pasien terhadap program pelayan serta kualitas pelayanan. 7.

Sebagai bahan yang berguna untuk menganalisa, penelitian dan

evaluasi 8.

Menjadi sumber ingatan yang harus di dokumentasikan, serta sebagai

bahan pertanggung jawaban dan laporan.

2.3.3

Sistem penomoran Sistem penomoran rekam medis adalah cara dalam pemberian nomor rekam medis. Sistem penomoran rekam medis berdasarkan internasional federation of healt records organizations diantaranya adalah : a.

Sistem penomoran seri (Serial Numbering System) Dengan sistem ini penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke

rumah sakit, jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan lima nomor yang berbeda. b.

Sistem penomoran unit(Unit Numbering System) Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik pada pasien

berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien rawat jalan atau rawat inap kepadanya diberikan satu nomor(admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan di dalam berkas di bawah satu nomor. c.

Sistem Penomoran Seri-Unit(serial seri unit numbering system) Sistem penomoran ini merupakan sistematis antara sistem seri dan

sistem unit. Setiap pasien yang berkunjung di rumah sakit kepadanya di berikan satu nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru,satu rumah sakit biasa membuat satu bank nomor, nomor-nomor disusun dalam satu buku induk atau buku register yang mana diberikan padaa satu orang yang khusus menangani distribusi nomor.

2.3.4

Metode Fishbone Metode diagram Fishbone ditemukan oleh Ishikawa. Metode ini dipakai untuk membantu dan memampukan setiap orang ataupun organisasi dalam mengidentifikasi faktor penyebab masalah dan menyelesaikan masalah dengan tuntas sampai ke akarnya demi perbaikan kinerja dan mutu.

Untuk mengidentifikasi penyebab permasalahan di atas dan melihat faktor-faktor yang berpengaruh dan mempunyai akibat pada faktor utama pelayanan kesehatan tersebut, maka diusulkan penggunaan metode fishbone (Labola, 2017).

1. Konsep Fishbone

Fishbone Diagrams adalah konsep analisis sebab akibat untuk mendeskripsikan suatu permasalahan dan penyebabnya dalam sebuah kerangka tulang ikan. Menurut, Watson (2004) mendefinisikan diagram Fishbone sebagai alat yang menggambarkan sebuah cara yang sistematis dalam memandang akibat dan penyebab yang berkontribusi dalam berbagai dampak tersebut.

2. Metode

Metode yang digunakan dalam analisis tulang ikan (fishbone analysis) yakni mencari akar masalah. Akar permasalahan dirumuskan dalam analisis 5M yaitu:

1)

Man (Sumber Daya Manusia). Segala hal permasalahan yang terkait

dengan sumber daya manusia dilihat dari aspek : kuranngnya ketelitian petugas pendaftaran, kurangnya petugas filling, kelelahan, , dll 2)

Machine (Mesin, peralatan, Infrastruktur). Segala masalah yang terkait

dengan aspek peralatan, mesin maupun physical tools lainnya. Misalnya : perawatan

mesin-mesin,

fasilitas

pendukung

mesin,

ketidaklengkapan

mesin/peralatan, pengkalibrasian mesin/tools yang tidak standar, daya tahan mesin yang lemah, kesulitan dalam penggunaan mesin, mesin tidak useroperability, dst. 3)

Methods (Metode dan prosedur kerja). Segala hal masalah terkait

dengan metode dan prosedur kerja. Misalnya prosedur kerja tidak ada, prosedur kerja tidak jelas, metode sulit dipahami, metode tidak standar, metode tidak cocok, metode yang bertentangan dengan metode lainnya dll. 4)

Materials (material bahan baku utama, bahan baku penolong).

Berkaitan dengan ketersediaan bahan baku utama atau bahan baku penolong yang terkait dengan akar masalah, dengan melihat aspek: kualitas bahan baku tidak sesuai standar, bahan baku tidak lengkap, kuantitas bahanbaku tidak seragam, ukuran dan spesifikasi tidak standar dst.

5)

Money (uang dan finansial). Berkaitan dengan aspek keuangan dan

finansial yang belum mendukung dan mantap. Misalnya : ketidaktersediaan anggaran.

2.4 Kerangka Konsep Kerangka konsep pada dasarnya adalah hkerangka hubungan antara konsep – konsep yang ingin diamati atau diukur melalui penelitian–penelitian yang akan dilakukan. Kerangka konsep dalam penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab terjadinya duplikasi penomoran rekm medis pada pasien rawat jalan di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura 2019. Kerangka konsep di bagi jadi beberapa bagan Bagan ke 1 : Objek yang di teliti (Duplikasi No RM) Bagan ke 2 : metode (fish bone -di tuliskan satu satu) Bagan ke 3 : tujuan (untuk …..)

Faktor – faktor penyebab terjadinya duplikasi penomoran berkas rekam medis yaitu : Ketepatan pemberian penomoran 1. Kurangnya petugas di filling 2. Kurangnya ketelitian petugas pendaftaran saat mendaftarkan pasien

berkas rekam medis