Konsep Konsultasi Masy Ke Pem

PRESENTASI PROSES KONSULTASI PERMASALAHAN MASYARAKAT DENGAN PEMERINTAH

Oleh : Riza Syafrizal Citasuara, SE, MM Consultation e-address : [email protected]

JAKARTA, MARET 2006 Consultation e-addres : [email protected]

PRESENTASI INI TERDIRI DARI BEBERAPA LANGKAH ANTARA LAIN : I.

Memahami Posisi ‘Organisasi’ dalam Membantu Pemecahan Permasalahan Masyarakat.

II.

Definisi Masalah.

III.

Analisis Masalah yang sedang terjadi.

IV.

Model Pemecahan Masalah Richard Y. Chang.

V.

Proses Brainstorming.

VI.

Pembuatan Keputusan.

VII. Penutup. Consultation e-addres : [email protected]

PROSES KONSULTASI & SOLUSI PERMASALAHAN MASYARAKAT

MASYARAKAT

ORGANISASI KEMASYARAKATAN

• PERMASALAHAN MASYARAKAT SETEMPAT

• KEAHLIAN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH

SOLUSI / MANFAAT / PENERAPAN ( PP )

BRAINSTORMING • Mengenali masalah • Mengumpulkan alternatif • Memilih alternatif

Consultation e-addres : [email protected]

PEMERINTAH SETEMPAT • OTORITAS & • SUMBER DAYA

PERTIMBANGAN • • • •

Meliputi semua kemungkinan ( opsi ). Mencakup semua aspek Memahami setiap keterlibatan. Menginformasikan keputusan kepada semua pihak yang terkait.

APA ITU MASALAH ?? ( What is a problem ?? ) • Sebuah masalah pada dasarnya adalah sesuatu yang melenceng ( deviasi ) dari yang seharusnya. Ada penghalang antara sesuatu yang sedang berjalan dengan apa yang kita inginkan yang seharusnya terjadi. • Sesuatu yang harus diselesaikan ( dihapus / diselesaikan, diminimalkan, diabaikan ). • Sesuatu yang tidak bisa diselesaikan. • Sesuatu yang kita tetapkan. • Sesuatu yang menyebabkan sakit atau stress. • Sesuatu yang lebih baik kita tidak mengalaminya. Consultation e-addres : [email protected]

ANALISIS MASALAH YANG TERJADI Apa ? • • • • • • • •

Masalahnya apa ? Bisakah kita membagi menjadi bagian-bagian ? Apakah satu bagian lebih prioritas dari yang lain ? Apakah ini ada hubungan dengan masalah lain ? Apakah latar belakang dari masalah ini ? Seberapa besar masalah ini : besar, sedang, kecil ? Apa akibatnya bila masalah ini tidak diselesaikan ? Apa akibatnya apabila solusinya terlambat ?

Mengapa ? • • •

Mengapa masalah ini muncul ? Mengapa kita tidak mengetahui sebelumnya bahwa masalah ini akan muncul ? Mengapa organisasi tidak mencoba menyelesaikannya ?

Consultation e-addres : [email protected]

Kapan ? • • • • •

Kapan kita mengetahui pertamakali adanya masalah ini ? Apakah masalah ini ada kaitannya dengan waktu ? Bagaimana sifat masalah : berlanjut, musiman, bagian daripada struktur ? Kapan solusi diperlukan ? Apakah masalah harus diselesaikan berdasarkan tingkatan ?

Bagaimana ? • • • •

Bagaimana pertamakali masalah itu diketahui ? Bagaimana dampak pada kinerja ? Bagaimana penanggulangannya sebelum ini ? Bagaimana kita menanggulanginya sekarang ini ?

Dimana ? • • • • •

Dimana masalah ini muncul ? Apakah ini berkaitan dengan suatu area ( departemen, fungsi, lingkungan, daerah ) ? Apakah masalah ini lokal atau global ? Apakah lokasi masalah merupakan hal penting ? Apakah masalah terjadi juga di tempat lain ?

Consultation e-addres : [email protected]

Siapa ? • • • • • • •

Masalah ini berkaitan dengan siapa ? Siapa yang memberitahu masalah ini pertamakali ? Siapa yang bertanggung jawab terhadap masalah ini ? Siapa yang paling terkena dampaknya ? Siapa yang memiliki solusi ? Siapa yang paling beruntung melalui solusi itu ? Siapa yang perlu menjadi nara sumber ? Siapa yang berwenang membuat keputusan ?

Consultation e-addres : [email protected]

MODEL PEMECAHAN MASALAH ENAM LANGKAH RICHARD Y. CHANG 1 6

DEFINISIKAN MASALAH

2

IMPLEMENTASIKAN SOLUSI DAN EVALUASI PERKEMBANGAN

ANALISIS SEBABSEBAB POTENSIAL

5

3

SUSUN RENCANA TINDAKAN

IDENTIFIKASI SOLUSI YANG MEMUNGKINKAN

4 PILIH SOLUSI TERBAIK

Consultation e-addres : [email protected]

SEJARAH BRAINSTORMING Brainstorming dikembangkan di awal tahun 1950-an oleh Alex Osborn, seorang agen eksekutif periklanan. Osborn mendapat inspirasi dari tehnik yang telah digunakan oleh guru-guru Hindu di India lebih dari 400 tahun. Orang India memberi nama tehnik ini “ Prai-Barshana “ yang artinya “ bertanya di luar dirimu “. Brainstorming seperti Prai-Barshana ini kelihatannya untuk membangkitkan ide tanpa harus menjadi memiliki, kritis, analitis atau evaluatif. Prinsip dasar dari Brainstorming adalah semua pertimbangan ditutup, “bergulir”, berpikir asosiatif, ide bebas, sangat diharapkan, lebih banyak ide lebih baik ( kuantitas bukan kualitas! ), menggabungkan ide, memperbaikinya adalah sangat diharapkan. Consultation e-addres : [email protected]

PROSES BRAINSTORMING 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8. 9.

Sesingkat mungkin, idealnya 30 menit. Peserta berjumlah 6 – 12 orang. Melibatkan orang dari beragam latar belakang. Bangku ditempatkan dimana saja, setengah lingkaran tanpa meja. Administrator berdiri di depan papan tulis. Pimpinan rapat harus : - Merumuskan, bukan menganalisis pada permulaan sesi. - Menghentikan semua orang bicara sekaligus. - Pastikan peserta yang diam untuk memberikan kontribusi. - Mencegah mengevaluasi ide. - Mendefinisikan masalah dari berbagai sudut pada saat rapat. - Periksa apakah administrator memahami setiap ide yang disampaikan. - Periksa ulang semua ide pada saat terjadi kebuntuan. - Menutup sesi tersebut. Administrator harus : - Mencatat semua kontribusi ide. - Menyingkat semuanya agar muat di dalam list. - Periksa pada peserta kesesuaian maksudnya. - Tawarkan mereka untuk berhenti sejenak bila tidak bisa mengemukakan maksudnya. - Jangan pernah menolak memasukkan ide ke dalam list, meskipun dirasakan pengulangan dengan yang sebelumnya. - Tidak memberi kontribusi ide dari dirinya sendiri. Tidak diperkenankan menganalisis masalah. Tidak diperkenankan mengevaluasi ide : - Berdasarkan relevansi, kualitas ide, praktek, pengertian yang umum, atau lainnya.

Consultation e-addres : [email protected]

EVALUASI HASIL BRAINSTORMING Mencari Alternatifalternatif

Hapus Alternatif tidak masuk akal/ tidak nyata

• • • • • •

Memperdalam Alternatif yang ada

List ide-ide yang jelas berguna. Hilangkan ide-ide yang sudah pernah dicoba namun gagal. Mencatat ide yang bisa dicoba dengan mudah, segera dan murah. Mencatat ide-ide yang berkaitan dengan janji. Buat list ide-ide yang memerlukan pemikiran dan riset yang lebih jauh. Saring aspek yang berguna dari ide-ide sepele. Hal ini bisa menghasilkan ide-ide baru.

Consultation e-addres : [email protected]

HASIL BRAINSTORMING

• Ide-ide yang bisa segera diterapkan. • Ide-ide yang memerlukan pemikiran lebih jauh.

Consultation e-addres : [email protected]

PEMBUATAN KEPUTUSAN Mempertimbangkan • • • •

Semua kemungkinan. Mencakup semua aspek. Mengenai setiap keterlibatan. Informasi keputusan kepada semua pihak yang terlibat.

Untuk membuat keputusan perlu : • • •

Otoritas Sumber biaya Keahlian

Consultation e-addres : [email protected]

BENTUK KEPUTUSAN Menurut John Adair ada 3 jenis keputusan yang bisa diambil untuk menyelesaikan suatu permasalahan :  Keputusan yang jelas dan mudah dilihat : Yaitu berkaitan dengan hal-hal yang dapat diramalkan, rutin, menyebabkan perselisihan atau menimbulkan kesulitan. 

Keputusan mendadak : Menyelesaikan krisis harus cepat, waktu yang singkat untuk berpikir atau berkonsultasi.



Keputusan diluar kedua point di atas.

Consultation e-addres : [email protected]

SEMOGA BERMANFAAT TERIMA KASIH

Consultation e-addres : [email protected]