Komunikasi Bisnis.docx

KOMUNIKASI LISAN Komunikasi lisan digunakan apabila diperlukan umpan balik secaram langsung dari penerima, pesan relatif sederhana, tidak memerlukan catatan sebagai dokumen, audiens dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis, ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. A. Persiapan wawancara kerja 1. Ketika memasuki ruangan berjalan dengan santai dan muka tenang dan berikan kesan bahwa siap menghadapi tes. 2. Ketuk pintu ucapkan salam. 3. Setelah dipersilahkan masuk sodorkn tangan berjabat tangan sambil tersenyum. 4. Jangan duduk sebelum dipersilahkan. 5. Berdiri tegap siaga tangan di samping, hadap depan lakukan kontak mata. 6. Duduk setelah dipersilahkan jangan menyender. 7. Menyapa pewawancara dengan sapaan umum. 8. Berilah senyuman dan Berbicara rileks. 9. Hindari penggunaan bahasa yang dapat menyinggung. 10. Lakukan komunikasi dua arah. Lalu sikap yang harus dihindari saat wawancara langsung adalah : 1. Jangan memberikan kesan putus asa. 2. Jangan terlalu lama berpikir. 3. Jika sudah diterima dan pihak perusahaan menelepon jangan menunda untuk menjawabnya. 4. Jangan membawa tas saat interview. 5. Jangan memikna alat tulis, jangan menguao. 6. Jangan meletakkan tangan di bangku atupun menyilangkan ataumengangkat kaki. B. Persiapan Rapat Rapat adalah forum formal untuk pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan. Tujuannya untuk memecahkan jalan keluar suatu masalah, menyampaikan informasi, sarana koordinasi, agar anggota berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan. Jenis jenis rapat :

1. Rapat resmi : untuk membahas masalah penting. Sebelum rapat ada undangan terlebih dahulu. 2. Tidak resmi : diadakan pimpinan dengan stafnya secara mendesak

Perencanaan Rapat 1.

Persiapan ruangan dan tata ruang : dengan pertimbangan jumlah partisipan, hubungan antar partisipan, level keintiman, jenis rapat diskusi, presentasi atau kuliah, ingin meningkatkakan atau memperkecil interaksi.

2.

Persiapan administrasi a. Membuat surat undangan rapat: 3 hari sebelum penyelenggaraan rapat b. Menyusun agenda rapat c. Menyusun daftar hadir d. Mempersiapkan bahan rapat e. Persiapan peralatan rapat : papan dan alat tulis, flip chart, OHP/PPT, sound system, block note dan ballpoint. f. Membuat catatan hasil rapat: judul dan isi rapat, tanngal waktu tempat rapat, pemimpin rapat, jumlah peserta hadir dan tidak hadir, agenda rapat secara berurutan, jalannya rapat dari pembukaan dampai penutupan, tempat tanggal tahun pembuatan, pembuat notula, dan pengesahan notula oleh ketua rapat. g. Pengiriman hasil rapat h. Tindak lanjut rapat : diadakan beberapa keputusan dan merencanakan mengadakan pertemuan kembali.

3.

Komunikasi dalam pertemuan dan rapat a. Berkomunikasi dengan jujur, terbuka, bertanggung jawab b. Mampu berperan sebagai komunikator yang baik dan tidak meonopoli pembicaraan c. Berperan sebagai komunikan yang responsif tapi tidak emosional d. Dapat mengendalikan diri setelah pengambilan keputusan sesudah rapat

C. Model pengaturan tempat dalam rapat 1. Model Teater : kursi dan meja menghadap satu titik membentuk pola garis lurus, melingkar, setengah lingkaran ataupun miring. Biasanya untuk seminar.

2. Model U : susunan meja dan kursi membentuk huruf U untuk rapat komite biasanya. 3. Model Kelas : seperti penataan pada ruang kelas 4. Model Konferensi : terdapat meja panjang ditengah yang dikelilingi kursi. 5. Model Berongga : pada rapat partisipasi besar 6. Model Melingkar : biasanya noformal D. Tujuan presentasi 1. Meninformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens 2. Menghibur audiens 3. Menyentuh emosi audiens 4. Memotivasi audiens untuk bertindak E. Persiapan Presentasi 1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan 2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik 3. Menganalisis 5W+1H 4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi F. Tahapan presentasi 1. Persiapan berbicara(presentasi) yang berisi penetapan yujuan, analisis audiens, perencanaan isi, panjang dan gaya bicara, 2. Pengembangan presentasi sepreti pembukaan, pokok,penutup, tanya jawab 3. Penyampaian presentasi G. Faktor Pendukung Keberhasilan Presentasi 1. Punya wawasan yang luas 2. Mengetahui dan mengenal audiens 3. Tau alasan, dan berbicara memenuhi alasan tersebut 4. Selalu berlatih agar bisa menyesuaikan diri 5. Menganggap presentasi sebagai suatu prestasi 6. Dapat menerima kritik atau anlisis purna H. CaraMenjadi Pembicara yang Baik 1. Mengetahui denganjelas tujuan presentasi 2. Menguasai subjek presentasi 3. Yakin apa yang dipresentasikan bermanfaat

4. Mengetahui latar belakang audiens 5. Menguasai bahasa pengantar 6. Jujur sabar ramah dan penuh percaya diri 7. Menguasai teknik berkomuikasi yang efektif I. Struktur presentasi 1. Introduksi (awal) L pembicara melakukan komtak dengan audiens, memperkenalkna pokok pembicaraan, menyatakan tema utama. 2. Pengembangan (tengah): menjelaskan tema secara detail, mengembangkan tema utama. 3. Kesimpulan (akhir) : pembicara merangkum tema utama, memberi rekomendasi 4. Semua orang melihat dengan jelas Presentasi tidak hanya memberi informasi, ilustrasi, memutuskan, mendiskusikan , tetapi juga lebih penting untuk membangkitkan antusiasme, melakukan persuasi, mengajukan pertanyaan, memotivasi. J. Menyajikan Presentasi dengan Baik 1. Postur, penampilan dan pengendalian diri 2. Profesional, bahasa tubuh, suara K. Persiapan Melakukan Telepon 1. Siapkan nomor telepon yang dituju dan sudah tepat 2. Siapkan alat tulis 3. Catat hal pokok Alat yang digunakan : pesawat telepon, kalender kerja, jam dinding, alat tulis, LPT, daftar no telpon, buku daftar telpon masuk. Pelaksanaan menelepon 1. Menekan nomor tujuan pegang gagang dan siapkan alat tulis 2. Kalau salah sambung segera minta maaf 3. Beri salam dan identitas 4. Memberitahu maksud dan tujuan 5. Mencatat hal penting

6. Menutup dengan terimakasih dan salam 7. Mengakhiri Menelepon dengan pimpinan a. Tekan nomor yang dituju b. Bila terangkat ucapkan salam dan identtas dari CV mana dan maksud menelepon c. Pastikn orangnynya bersedia untuk disambung ke pimpinan Menelepon yang lebih bawa a. Tekan nomor yang dituju b. Bila terangkat ucapkan salam dan identitas dari c. Bicara keinginan menelepon L. Cara Menerima Telepon 1. Mengankat telepon 2. Gunakan bahasa resmi, bersikap sopan, ramah, akrab Yang harus diperhatikan : a. Mengangkat gagang dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis b. Menyampaikan salam c. Menyapa penelepon d. Menyebutkan identitas diri, kantr atuapun perusahaan e. Mencatat hal penting f. Mendengar dengan seksama g. Menjawab setip pertanyaan Sikap dan pelayan efektif sebagai penerima telepon a. Caring : memperhatikan, mendengarkan, mencatat masalah penelepon b. Commited : merasa terikat dengan organisai c. Confident : penuh keyakinan mengatasi masalah d. Considerate : bersahabat, menolong, dan mngerti emosi penelepon e. Controlled : tidak terbawa emosi f. Creative : menemukan cara yang bail g. Contagious : gembira, antusias, sejuk, damaik di telepn

Kriteria berbicara di pesawat telepon a. Berbicara dengan kecepatan normal, nada suara tidak tinggi dan renda b. Berbicara rasa santun ramah Cara transfer line telepon a. Beritahu penelepon, agar menunggu proses penyambungan dan perdengankan musik yang lembut b. beritahu orang yang dimaksud bahwa ada orang yang ingin bicara melelui telepon c. Mintalah ijin d. yang dituju bersedia menerima telepon, persilahkan penelepon untuk segera bicara, e. jika line (saluran) yang dimaksud sedang on line (dipakai) segera informasikan kepada penelpon. Tawarkan bantuan Mencatat pesan telepon a. tanggal, waktu, nama lengkap penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon b. memindahkan segera ke lembar pesan telepon (LPT) c. meletakkan pesan telepon di atas meja Cara mencatat isi pesan a. tulislah inti atau pokok pembicaraannya saja. b. diulang kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, c. pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.