Kombis 6 (blom Fix).docx

Pesan-pesan yang disampaikan dalam bisnis tidak selalu menyenangkan. Pesan buruk sebaiknya disampaikan secara langsung melalui tatap muka atau melaui telepon. Jika tidak memungkinkan, pesan dapat disampaikan secara tertulis. Pesan-pesan yang diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatif sebaiknya disusun denan pendekatan tidak langsung atau induktif. Penekanan diberikan pada alasan yang mendasari pesan negatif yang akan disampaikan. Pesan buruk sebaiknya disampaikan tanpa menjatuhkan kesalahan pada individu atau organisasi tertentu. Terdapat lima tahap yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan pesan buruk, yaitu: -

Mulai dengan pesan yang sifatnya umum

-

Jelaskan masalah yang dihadapi

-

Nyatakan pesan negatifnya

-

Ambil tindakan yang diperlukan

-

Tutup dengan pesan positif

Tidak semua pesan buruk harus disusun dengan pendekatan tidak langsung. Apabila reaksi negatif berpengaruh kecil terhadap audiens, maka pesan buruk dapat juga disampaikan dengan pendekatan langsung. Indikator suatu pesan buruk dapat menggunakan pendekatan langsung adalah: -

Terjadi di lingkungan internal dan bersifat informal

-

Komunikator juga menerima pesan tersebut

-

Penerima pesan memiliki hubungan positif dengan komunikator

-

Pesan relatif ringan dan tidak menimbulkan masalah pribadi

Pesan Persuasif Persuasif adalah suatu usaha yang dengan sadar dilakukan oleh individu atau organisasi untuk memodifikasi atau mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku individu maupun organisasi lain. Dengan demikian, pesan persuasif adalah pesan yang dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku individu maupun organisasi. Komunikator yang efektif menyadari bahwa untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku tersebut sangatlah sulit. Apalagi niat untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayan, atau perilaku tersebut dilakukan dengan harapan agar perusahaan menerima manfaat atau keuntungan.

Pesan persuasif biasanya disusun dengan pendekatan tak langsung atau induktif, yakni: -

Attention (perhatian) Pada bagian awal diuraikan ide pokok yang menarik perhatian dan bermanfaat bagi audiens.

-

Interest (minat) Ide pokok yang relevan dengan audiens digambarkan dengan baik untuk membangkitkan minat audiens.

-

Desire (keinginan) Ide pendukung dikembangkan agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia mengambil tindakan seperti yang diinginkan komunikator.

-

Action (tindakan) Bagian akhir pesan dipergunakan untuk mendesak audiens agar melakukan tindakan sesuai keinginan komunikator.

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News Ketika

memberikan

tanggapan

atas

keluhan

pelanggan

mengomunikasikan

permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu; (1) Penyampaian bad-news, (2) Penerimaan pesan tersebut, (3) Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

1. Menciptakan Audience-Centered Tone Nada atau intonasi dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik : a. Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas. b. Membantu audiens mengerti bahwa keputusan itu adil. c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan Dalam

penyampaian

pesan-pesan bad-news perlu

diperhatikan

bahwa

Anda

perlu

menekankan apa tujuan audiens Anda, carilah dan temukan apa yang terbaik bagi audiens, dan gunakan pernyataan yang positif dan bukan negatif.

2. Memilih Pendekatan Organisasional Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (Bad-News), yaitu Perencanaan Tak Langsung dan Perencanaan Langsung. a.

Perencanaan Tak Langsung Merupakan pendekatan yang familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-

pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan organisasional perencanaan tak langsung terdapat 4 bagian penting yaitu : -

Pembuka Tahap awal dalam menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan

audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataan bad-news sering disebut dengan buffer. Dalam menulis paragraf pembuka, ada beberapa hal yang perlu dihindari, antara lain: Ø Mengatakan “Tidak” Ø Penggunaan frase yang tidak relevan

Ø Permohonan maaf Ø Penulisan buffer yang terlalu panjang -

Alasan pendukung keputusan-keputusan negatif Setelah membuat pernyataan yang bersifat netral, tahap berikutnya adalah

memberikan alasan mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil/terjadi, sebelum menyatakan apa keputusan sebenarnya. Jika Anda dapat menyajikan alasan dengan efektif, hal tersebut akan dapat membantu audiens menyadari bahwa keputusan Anda adil maupun logis. Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian terhadap apa manfaat yang dapat diambil oleh audiens Anda. Sebagai contoh, tatkala Anda ingin menolak pengajuan kredit seorang nasabah, Anda dapat memberikan penjelasan kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut dipenuhi akan berakibat beban yang ditanggungnya menjadi semakin berat dikemudian hari. -

Bad-News Setelah Anda memberikan alasan “mengapa” suatu keputusan harus diambil, pada

tahapan ini Anda dapat secara langsung mengemukakan apa keputusan yang diambil, seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit, Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian), dan sebagainya.

-

Penutup Setelah Anda menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap

berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Di samping itu, Anda dapat mengusulkan suatu cara pemecahan masalah yang dihadapi oleh audiens Anda. Dan yang lebih penting lagi adalah berikan kesan yang baik kepada audiens Anda.

b.

Perencanaan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang di organisir melalui perencanaan

langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad-news.

Suatu pendekatan organisasi direct approach dapat diterapkan jika : -

Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.

-

Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.

-

Pesan disampaikan secara empati.