Kelompok 7_makalah_audit Atas Fungsi Pegadaan.docx

MAKALAH AUDIT MANAJEMEN “AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN”

Kelompok 7 : Siti Sa’adia

C 301 16 006

Sitti Nur Fadhilah

C 301 16 075

Iir Winarti

C 301 16 084

Dwi Mirantika

C 301 16 092

PROGAM STUDI S-1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS TADULAKO 2019

DAFTAR ISI DAFTAR ISI …………………………………………………................. BAB I

BAB II

BAB III

i

PENDAHULUAN I.I

Latar Belakang ………………………………………..

1

I.2

Rumusan masalah …………………………………….

1

I.3

Tujuan ………………………………………................

1

PEMBAHASAN 2.1

Tujuan dan Manfaat Audit ………………….................

2

2.2

Ruang Lingkup Audit …………………........................

2

2.3

Langkah-Langkah Audit …………………....................

3

2.4

Proses Pengadaan Barang/Jasa …………………...........

2.5

Kecurangan dalam Pengadaan …………………...........

4

2.6

Audit atas Organisasi Pengadaan ………………….......

4

2.7

Audit atas Proses Pengadaan ………………….............

6

PENUTUP Simpulan ……………………………………………...

7

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………...

8

3.1

i

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penetuan ekonomisasi suatu organisasi. Ekonomisasi merupakan bagian dari strategi keunggulan bersaing perusahaan, yaitu kemampuan memperoleh input dengan pengorbanan terkecil dari berbagai alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan. Tiga tahapan penting dalam proses pengadaan meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan, dan tahap penanganan atas barangjasa yang diterima. Pada tahap proses pengadaan, pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa tersebut telah berjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil dan akuntabel. Sementara pada tahap penerimaan barang, pengendalian memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah sesuai dengan pesanan, baik spesifikasi, kuantitas, maupun kualitasnya. Beberapa masalah muncul terkait pengadaan barang/jasa. oleh karena itu diperlukannya audit untuk menangani masalah tersebut. Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas organisasi yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktivitasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan terhadap barang/jasa pada saat diterima.

1.2

Rumusan Masalah 1. Apa saja tujuan dan manfaat audit 2. Jelaskanlah ruang lingkup audit ? 3. Apa saja langkah-langkah audit ? 4. Bagaiman proses pengadaan barang/jasa ? 5. Apa saja kecurangan-kecurangan dalam pengadaan barang/jasa? 6. Bagaimanaaudit atas organisasi pengadaan ? 7. Bagaimana audit atas proses pengadaan ?

1

BAB II PEMBAHASAN

2.1

Tujuan dan Manfaat Audit Sesuai dengan tujuan pengadaan, yaitu untuk mendapatkan barang/jasa sesuai dengan kebutuhannya dengan pengorbanan yang minimal (ekonomis), tujuan audit atas fungsi ini adalah untuk melakukan penilaian secara menyeluruh mengenai apakah pengadaan telah mampu memenuhi kebutuhan akan barang/jasa perusahaan dengan pengorbanan minimal, sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. Secara umum, tujuan dan fungsi pengadaan meliputi: 1. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. 2. Menilai ekonomisasi, efesiesi, dan efektivitas pengadaa; serta melindungi aset perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan, penyalahgunaan, dan berbagai bentuk penyimpanan lainnya. 3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan periodik, termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas. 4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.

2.2

Ruang Lingkup Audit Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas keseluruhan fungsi pengadaan, baik organisasinya, pedoman/peraturan yang menjadi panduan pengadaan, perencanaan, proses dan penyelesaian pengadaan (penerimaan barang/jasa). Ruang lingkup audit, meliputi: 1. organisasi pengadaan. 2. Proses penegadaan, terdiri atas : perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan, dan pembayaran dan pelaporan. Ruang lingkup dapat bervariasi, tergantung dari strategi dan kompleksitas sistem pengadaan di masing-masing organisasi. Proses pengadaan pada organisasi yang melibatkan dana masyarakat (memiliki akuntabilitas publik) mungkin lebih kompleks jika dibandingkan 2

ndengan perusahaan yang tidak memiliki akuntabilitas publik karena tuntutan atas akuntabilitas dan transparansi pada perusahaan tersebut lebih besar.

2.3

Langkah-Langkah Audit Audit atas fungsi pengadaan adalah untuk menilai apakah proses pengadaan telah sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola yang baik, sesuai dengan tujuan, proses audit harus mampu mendapatkan bukti yang cukup, relevan, dan dapat dipercaya, serta melakukan penilaian atas kesesuaian praktik yang terjadi dengan pedoman yang menjadi kriterianya. Secara umum, proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang meliputi hal-hal berikut. 1. Perencanaan audit. Audit atas fungsi pengadaan barang/jasa harus direncakan untuk memastikan audit berjalan dengan kualitas tinggi dalam menilai ekonomisasi, efesiensi, dan efektivitas pengadaan barang/jasa. Perencanaan audit menyangkut: a. Penilaian resiko dan penentuan ruang lingkup audit. b. Penentuan jadwal audit. c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit. Dalam membuat rencana detail audit, ketua tim audit harus mempertimbangkan beberapa hal termasuk: a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit b. Area audit yang signifikan. 2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit. 3. Pelaporan 4. Tindak lanjut hasil audit.

2.4

Proses Pengadaan Barang atau Jasa Proses pengadaan barang dan jasa harus mencermankan keinginan organisasi untuk mendapatkan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis, efisien, dan efektif. Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi atas aktivitas pengadaan. Setiap aktivitas pada masing-masing tahap tersebut dipandu oleh sistem, prosedur, dan kebijakan sebagai pedoman tata kelola pngadaan yang baik. 3

1. Perencaan Pengadaan. Perencaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input) dalam operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia. 2. Pelaksaan Pengadaan. Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan,jenis barang /jasa yang akan dibeli, dn besarnya anggaran yang terlibat dalam pengadaan tersebut. 3. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang. Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang diterim telah sesuai dengan pesanan baik dalam kuantitas yang diterima, tingkat kualitas, dan waktu penyerahannya. 4. Pembayaran dan Pelaporan. Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru bisa dilakukan jika serah terima atas barang/jasa tersebut telah dinyatakan tidak mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihk berwenang.

2.5

Kecurangan dalam Pengadaan Fungsi pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, di mana masing-masing pihak memiliki cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai perilaku menyimpang mungkin dilakukan: 1. Berkolusi dengan pihak pembeli dalam menentukan harga penawaran. 2. Secara diskriminatif meningkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain sulit untuk memenuhinya. 3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses tender maupun dalam serah terima barang/jasa. 4. Memberikan sogokan Untuk mencegah adanya kesempatan penyimpangan dalam pengadaan ini, sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efesien berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan berikut ini. (1) Nilai uang, (2) Kejujuran dan keadilan, (3) Akuntabel dan transparan, (4) Efesiensi, (5) Kompetensi dan integritas.

4

2.6

Audit atas Organisasi Pengadaan Organisasi pengadaan memegang fungsi perencanaan pemenuhan kebutuhan barang/jasa, mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan spesifikasi barang/jasa yang diterima sesuai dengan kebutuhan penggunanya, mengotorisasi pembayarannya, dan mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada organisasi diatasnya. Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012, menetapkan tingkatan ingkatan jabatan yang harus bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian pengadaan barang/jasa pemerintah antara lain : (1) Pengguna anggrana (PA), (2) Kuasa pengguna anggaran (KPA), (3) Pejabat pembuat komitmen (PPK), (4) Unit layanan pengadaan (ULP), (5) Pejabat pengadaan, (6) Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan, (7) Aparat pengawas intern pemerintah (APIP). Organisasi (perusahaan) swasta mungkin memiliki struktur organisasi pengadaan yang lebih ringkas (tidak terlalu birokratis).tetapi tetap berpedoman pada tata kelola pengadaan barang/jasa yang ekonomis. Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan panduan/pedoman pengadaan yang merupakan seperangkat peraturan, kebijakan, kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi pedoman dalam semua aktivitas pengadaan. Pedoman pengadaan juga mensyaratkan adanya administrasi dan dokumentasi yang lengkap pada setiap tahapan proses pengadaan. Prinsip – prinsip pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut, dimana fungsi – fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan, dan fungsi operasional harus terpisah satu sama lain. Hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara internal antarfungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan. Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian ats efektivitas organisasi pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini, auditor menilai ketepatan : (1) Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan, (2) Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien, (3) Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang/jasa, (4) Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.

5

2.7

Audit atas Proses Pengadaan Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok, pemilihan pemasok/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok (pemenang tender) dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak pengadaan. 1. Audit atas Perencanaan Pengadaan. Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas barang/jasa.perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu penggunannya. 2. Audit atas Pelaksanaan Pengadaan. Metode yang secara umum digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah pembelian langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka. Untuk memenuhi kebutuhan yang bersifat rutin, banyak perusahaan saat ini hanya melakukan transaksi dengan pemasok tertentu dalam pengadaan barang/jasanya. Sedangkan untuk pengadaan barang/jasa yang tidak bersifat rutin atau merupakan investasi dan melibatkan sumber daya keuangan yang besar, perusahaan mungkin melakukannya melalui tender terbatas atau tender terbuka, sesuai dengan besarnya nilai pengadaan dan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. 3. Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa. Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditandatangani. Maka dari itu, tahap pelaksanaan/pengiriman harus mendapatpehatian yang serius. Pengendalian yang tidak memadai pada tahap ini dapat berakibat pada: (1) Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar pelaksanaan lainnya. (2) Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak tertentu. (3) Adanya praktik pembiaran gratifikasi. (4) Pemalsuan kualitas atau sertifikasi standar. (5) Penyajian faktur yang lebih besar atau lebih kecil. 4. Audit atas Pembayaran dan Pelaporan. Pembayaran dan pelaporan adalh bagian terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok dan pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

6

BAB III PENUTUP

3.1 Simpulan Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas organisasi yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktivitas, perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan terhadap barang/jasa pada saat diterima. Tujuan audit atas fungsi ini adalah untuk melakukan penilaian secara menyeluruh mengenai apakah pengadaan telah mampu memenuhi kebutuhan akan barang/jasa perusahaan dengan pengorbanan minimal, sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. Audit ini memiliki beberap ruang lingkup meliputi : organisasi pengadaan dan proses penegadaan. Proses pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yaitu perencanaan audit, pengumpulan dan evaluasi temuan audit, pelaporan, tindak lanjut hasil audit. Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi atas aktivitas pengadaan. Organisasi pengadaan memegang fungsi perencanaan pemenuhan kebutuhan barang/jasa, mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan spesifikasi barang/jasa yang diterima sesuai dengan kebutuhan penggunanya, mengotorisasi pembayarannya, dan mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada organisasi diatasnya. Kecurangan dalam pengadaan barang/jasa kerap sering terjadi. Untuk mencegahnya perusahaan perlu membuat sistem pengadaan yang transparan dan efisien berdasarkan prinsipprinsip pengadaan meliputi : (1) Nilai uang, (2) Kejujuran dan keadilan, (3) Akuntabel dan transparan, (4) Efesiensi, (5) Kompetensi dan integritas.

7

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen, Prosedur dan Implementasi Edisi 2. Salemba Empat: Jakarta Nurchana, Arum. A.R., Bambang, S.H., Romula A.. (2014). Efektivitas E-Procurement Dalam Pengadaan Barang/Jasa (Studi terhadap Penerapan E-Procurement dalam Pengadaan Barang/Jasa di Kabupaten Bojonegoro). Jurnal Administrasi Publik (JAP), Vol. 2, No. 2. Diambil dari http://administrasipublik. studentjournal.ub.ac.Id/index.Php/jap/article/view/ 385 http://Makalah-Audit-Atas-Fungsi-Pengadaan.pdf

8