Kebijakan Tentang Pelayanan Gudang Umum.docx

A. KEBIJAKAN TENTANG PELAYANAN GUDANG UMUM Pasal 116 Waktu Pelayanan 1) Kegiatan pelayanan permintaan barang, dan distribusi barang dilakukan berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan.

1)

2) 3) 4) 5)

Pasal 117 Keamanan Dan Kesehatan Petugas Untuk keamanan gudang umum, maka yang boleh memasuki gudang umum adalah, petugas gudang umum, para pejabat struktural, serta staff dan pejabat yang terkait dengan fungsi audit. Setiap Petugas gudang wajib menggunakan alat pelindung diri untuk pekerjaan tertentu yang dapat membahayakan keselamatannya Dalam penanganan bahan-bahan berbahaya seperti bensin dan bahan kimia laiinya petugas wajib mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Petugas gudang wajib mengetahui cara penggunaan alat pemadam kebakaran Sebelum pulang meninggalkan gudang, setiap petugas gudang wajib memeriksa pintu, jendela dll sebelum meninggalkan gudang

Pasal 118 Pertemuan Berkala 1) Pertemuan berkala antar Kepala Bagian dengan staf/pelaksana gudang diadakan sekali dalam seminggu.

6) 7) 8) 9) 10) 11) 12)

13)

Pasal 119 Pengelolaan Gudang Umum 1) Permintaan pembelian barang terdiri atas barang rutin dan non rutin. 2) Untuk permintaan pembelian barang rutin dilakukan 2 kali dalam seminggu sesuai jadwal. 3) Prosedur permintaan pembelian barang dilakukan dalam 2 cara yaitu: a) Cara manual untuk kebutuhan barang non rutin, dilakukan dengan mengisi formulir Permintaan barang yang disetujui dan ditandatangani oleh atasan (Kepala unit atau Wadir ). b) Melalui System SIMRS, dilakukan melaui sistem berdasarkan kebutuhan persediaan barang di unit ( mencapai stok minimum) 4) Permintaan pembelian BBM solar untuk kebutuhan operasional sebulan sekali. 5) Untuk permintaan penambahan kekurangan solar, harus membuat surat permintaan pembelian sesuai dengan kebutuhan. Setiap barang sebelum diterima ke gudang harus diperiksa agar sesuai: Kwantitas, Kwalitas, serta ekspired date dari barang tersebut Bahan kimia, maupun cairan berbahaya harus disimpan pada ruang terpisah dengan barang umum lainnya Penerimaan bahan makanan basah seperti: sayuran, ikan, Ayam, buah-buahan dan lainnya langsung disimpan di gudang Dapur dengan sepengetahuan bagian Gudang Umum. Kepala Bagian melakukan monitoring persediaan stok barang untuk menjamin ketersediaan barang bagi kebutuhan operasional rumah sakit. Distribusi BBM untuk incenerator dilakukan sekali dalam sebulan atau tergantung kebutuhan dari Bagian PKL. Pendistribusian langsung dilakukan dari mobil tangki solar supplier ke tangki penampungan incinerator. Penyimpanan dan pemusnahan barang bekas pakai a) Barang bekas pakai yang rusak dikembalikan ke Gudang Umum dan disimpan sementara pada gudang khusus untuk barang bekas. b) Barang bekas pakai rusak yang dikembalikan ke gudang tersebut selanjutnya dapat di usulkan untuk proses pemusnahannya dengan tata cara dan ketentuan yang berlaku. Permintaan barang persediaan di gudang a) Permintaan barang dapat dilakukan dengan menggunakan formulir permintaan barang yang telah disetujui dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan sesuai ketentuan yang berlaku b) Permintaan bahan makanan kering harus melalui sistim SIMRS.

c) Semua permintaan fotokopi buku harus melalui Gudang Umum. 14) Penyesuaian barang dan non aktifkan master item barang a) Penyesuaian Persediaan dilakukan dengan membuat surat penyesuaian yang berdasarkan adanya nilai selisi dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan serta harus diketahui dan diotorisasi oleh bagian Akuntansi. Untuk selanjutnya proses penyesuaian pada SIMRS hanya dapat dilakukan pada Bagian SIMRS. b) Penonaktifan master item barang dapat diajukan oleh bagian gudang dengan membuat surat menonaktifkan yang berdasarkan master item dikarenakan barang tersebut sudah tidak digunakan lagi dalam kebutuhan operasional Rumah Sakit. Proses Menonaktifkan master item pada SIMRS hanya dapat dilakukan pada Bagian SIMRS.

Pasal 120 Tim Pengadaan 1) Pengadaan barang-barang capital expenditure (capex) harus berdasarkan rekomendasi Tim Pengadaan yang selanjutnya harus disahkan oleh Direktur RS MITRA MASYARAKAT. 2) Jumlah penawaran untuk satu jenis barang minimal dari tiga supplier/pemasok, kecuali barang tersebut hanya disalurkan oleh agen tunggal. Tim pengadaan harus melibatkan user dalam proses seleksi untuk memberikan masukan .