Isi Bab 2.docx

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Penanganan arsip sering kurang begitu diperhatikan dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, fungsi arsip sangat penting bagi kelancaran kegiatan, antara lain dapat dijadikan sumber referensi bila memerlukan keterangan tertentu, atau dapat dijadikan bukti sesuai dengan ketentuan hukum. Selain itu, arsip juga dapat memberikan data atau informasi yang diperlukan pimpinan sebagai bahan dalam melaksanakan fungsi kepemimpinannya,

yaitu

dalam

hal

perencanaan,

pengorganisasian,

pergerakan, dan pengawasan. Berdasarkan hal tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik untuk merawat dan mengelola dokumen dokumen atau arsip tersebut. Sebelum mempelajari bagaimana mengelola, menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki diperlukan sebuah dasar pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. Untuk itu konsep dasar mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar dasar mengenai bagaimana dan apa yang dimaksud dengan kearsipan. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa saja ciri-ciri sistem kearsipan yang baik? 2. Apa tujuan Manajemen Kearsipan?

1

3. Untuk memahami fungsi arsip bagi kantor? 1.3 Tujuan 1. Untuk memahami Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik. 2. Untuk memahami Tujuan Manajemen Kearsipan. 3. Untuk memahami Fungsi Arsip Bagi Kantor.

2

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (2000:32) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 1) Mudah dilaksanakan Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan

baik

dalam

penyimpanan,

pengambilan

maupun

dalam

pengembalian arsip-arsip. 2) Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. 3) Murah/Ekonomis Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. 4) Tidak memakan tempat Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya. 5) Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. 6) Fleksibel atau luwes

3

Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi. 7) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara. 8) Mempermudah pengawasan Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya. 2.2 Tujuan Manajemen Kearsipan Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional

tentang

rencana,

pelaksanaan

dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Sedarmayanti, 2003:19). Sedangkan menurut Yatimah (2009:184), tujuan penataan arsip sebagai berikut : 1. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip 2. Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan, tepat serta efektif dan efisien 3. Menunjang penyusunan arsip yang mempunyai daya hasil guna Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu.

4

2.3 Fungsi Arsip Bagi Kantor Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: 1. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi : a) Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat / unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi. b) Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif. c) Arsip inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

5

BAB III PENUTUP a. Kesimpulan Manajemen arsip yang baik dapat menunjang pencapaian tujuan organisasi atau instansi. Selain itu manajemen kearsipan yang efisein dan efektif mempunyai pengaruh yang besar dalam kemudahan untuk penelusuran dan pencarian data atau informasi yang baik bagi pimpinan yang dapat dipakai sebagai bahan dalam proses pengambilan kebijakan. Sehingga melalui manajemen kearsipan tersebut akan dapat mewujudkan tata kelola administrasi perkantoran yang efektif dan efisien.

b. Saran Apabila terdapat kesalahan di dalam makalah ini mohon kritik dan sarannya agar makalah ini bisa jadi sempurna dan baik. Agar kita bisa lebih memahami tentang sistem kersipan.

6

DAFTAR ISI Kaur, Parwintar. 2012. Sistem pinyimpanan, Pengamanan Dan Pemeliharaan Keasipan Pada Bagi Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi. Medan.

7