Gestire Il Tempo E Il Lavoro

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GESTIONE DEL TEMPO E DEL LAVORO TIME MANAGEMENT

QUANTO VALE UN'ORA DEL VOSTRO TEMPO?

Il tempo è denaro. Questa vecchia massima vale per tutti, non solo per Zio Paperone e ricchi compagni. Il vostro tempo è denaro, esattamente come per qualsiasi persona. Quanto? Questo ovviamente varia. Un avvocato valuta un'ora del suo tempo dalle 100 euro in su, fino a più di 1000. Così pure un libero professionista. Un imprenditore rapporta i suoi profitti alle ore spese in azienda, e può quindi calcolare quanto vale il suo tempo. Voi non avete altro che da dividere i vostri guadagni mensili per le ore mensilmente lavorate, per ottenere il vostro valore-orario. Sapere quanto vale il vostro tempo è il primo punto di partenza per gestirlo al meglio Poniamo che oggi guadagniate 1500 euro al mese, derivanti da un'attività tipicamente d'ufficio: 40 ore settimanali, ovvero 180 ore al mese circa. Questo significa che ogni vostra ora vale circa 8 euro. Ogni minuto vale 0,13 centesimi circa. Dal che si deduce che, potenzialmente "guadagnando" 10 minuti l'ora in efficienza, potreste guadagnare quasi 1,30 euro l'ora, ovvero 10 euro circa in più al giorno, ovvero 300 euro circa in più al mese. Ma raddoppiando la vostra efficienza, potreste addirittura raddoppiare i vostri guadagni. O forse ritenete che in ogni caso la vostra azienda non vi aumenterebbe lo stipendio così tanto. Può essere. E infatti, avendo molto più tempo a disposizione, avreste molte più possibilità di svolgere una seconda attività, part-time. Se poi svolgete un lavoro il cui compenso è legato ai vostri risultati (es: agente di commercio; network marketer; imprenditore) il vostro tempo vale tanto oro quanto pesa: non sfruttarlo al meglio significa rinunciare a priori a guadagni anche doppi rispetto agli attuali. Prima di tutto, calcolate quindi quanto vale il vostro tempo: ll mio guadagno mensile è di euro______ Tale guadagno deriva da____ ore al giorno di lavoro ll valore-ora del mio tempo è quindi di euro____ II valore-minuto del mio tempo e quindi di euro____

DATEVI UN OBIETTIVO DI MIGLIORAMENTO A seconda dell'obiettivo che vi volete fissare, vi sono delle azioni da intraprendere: per migliorare del 20% basterà togliere gli sprechi inutili per migliorare dal 30 al 50% occorrerà togliere gli sprechi e ottimizzare molte delle vostre attività per migliorare dal 50 al 200% occorre un profondo e radicale sforzo per modificare il vostro stile di vita e diventare un persona tremendamente efficiente. Sapendo che ogni ora risparmiata mi permetterebbe di guadagnare l'equivalente in denaro, mi pongo l'obiettivo di aumentare l'efficienza del mio tempo in misura del__ % al giorno (segnare 20%, 30%, 50% o 100%).

AVETE 1.440 MINUTI AL GIORNO Alcune persone riescono a fare un'infinità di cose in una sola giornata: svolgono i loro incarichi professionali; partecipano a dibattiti; scrivono articoli; rispondono a decine di telefonate; fanno numerosi incontri; e riescono anche a leggere tre o quattro libri al mese. Altre, la maggior parte, riesce a malapena a "pulire" la propria scrivania, fare un po' di spesa, ed andare poi a dormire pensando "non c'è mai tempo per far nulla". Qual è la differenza? La differenza tra chi riesce a fare 1.000 cose in un giorno e chi non ne riesce a fare neanche un decimo sta nell'"approccio al tempo": per gli iper-efficienti una giornata non è fatta di 24 ore, ma di 1.440 minuti. E ognuno di questi va sfruttato al meglio. Sapete che cosa significa sfruttare meglio solo 10 minuti delle 16 ore in cui normalmente si rimane svegli? Ottimizzare 10 minuti all'ora significa guadagnare 160 minuti al giorno, ovvero quasi 3 ore in più per fare ciò che ci si è prefissi.

LE TRE REGOLE D'ORO Una semplice analisi di come gestiscono il loro tempo gli imprenditori di successo, i professionisti più affermati, i personaggi dello spettacolo, ha portato alle seguenti 3 regole "d'oro": • eliminate le azioni non necessarie, dettate dall'abitudine, che ne fanno perdere tanto. • Smettete di fare le cose nel modo più difficile; il più semplice è di solito più facile e più rapido. • Imparate a fare due o tre cose per volta Gli studi dimostrano che noi tutti abbiamo la tendenza a sprecare dal 50 al 70 per cento del nostro tempo e della nostra energia facendo nel modo meno efficiente cose irrilevanti, per le quali non varrebbe neanche la pena applicarsi. Come dice Frederick W. Taylor, padre putativo dell'organizzazione del lavoro, "La maggior parte di noi tende a fare tre o quattro volte di più di quello che facciamo di solito, senza aumentare le ore di lavoro o ridurci esausti alla fine della giornata".

ELIMINATE LE AZIONI INUTILI Andate a fare la spesa in un supermercato dove c'è sempre fila? Cambiatelo. Sprecate ogni mattina un'ora di tempo in fila nel traffico, senza fare nulla? Scoprite che cosa potreste fare in quell'ora. Perdete 15 minuti di tempo a scegliere o trovare il vestito giusto al mattino? Imponentevi 2 minuti per sceglierlo, facendolo la sera prima. Sprecate decine di minuti al giorno a chiedervi che cosa dovete fare in quel momento? Pianificate la vostra giornata in anticipo con una chiara lista delle priorità. Avete ogni giorno delle mezz'ore vuote (perché arrivate in anticipo; perché aspettate qualcuno)? Portatevi dietro un blocco o un'agenda elettronica e sfruttateli. Rivedete per un attimo tutta la vostra giornata-tipo e scoprirete che potete risparmiare/sfruttare meglio non soltanto 10 minuti, ma anche 30/40 minuti all'ora, ogni giorno.Provate a descrivere, qui di seguito, come svolgete alcune attività: • Come vi vestite al mattino? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Che cosa fate prima di uscire di casa? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Che cosa fate per giungere a destinazione? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Che cosa fate mentre giungete a destinazione? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Come pianificate le vostre cose da fare nel giorno? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Come ricordate le chiamate da fare? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Come decidete che mezzo di trasporto prendere? • Come potreste fare per risparmiare tempo? • Come utilizzate i tempi morti della giornata? • Come potreste fare per risparmiare tempo? • Quali sono i normali tempi morti di una vostra giornata tipo? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Come si svolge una vostra giornata tipo? • Come potreste fare per risparmiare tempo? • Come e dove tenete carte, documenti etc? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Come e quando segnate qualcosa sulla vostra agenda? • Come potreste fare, per risparmiare tempo? • Come fate a rintracciare un vecchio documento?

• Come potreste fare, per risparmiare tempo? Questo semplice esercizio ha un duplice scopo: 1. Abituarvi ad analizzare ciò che fate, il modo in cui lo fate, e il modo in cui potete migliorare facendo lo stessa cosa. 2. Dimostrarvi che molto del vostro tempo può essere utilizzato in modo nettamente migliore. Provate a pensarci: se oggi guadagnate XY euro al mese utilizzando il vostro tempo in un certo modo, quanto potreste guadagnare se raddoppiaste la vostra efficienza?

Smettete di fare le cose nel modo più difficile; il più semplice è di solito più facile e più rapido. Perché dovete sprecare tempo a cercare ogni volta una cabina telefonica, la relativa scheda, nonché il numero di telefono di chi volete chiamare, se potreste invece usare un telefono cellulare (che oggi si trova anche a sole 30 euro), sempre a vostra disposizione, che non solo vi aiuta a telefonare, ma vi rende sempre disponibile? Perché dovete usare per forza la macchina, anche d'estate, se un motorino (anche usato, di bassissimo prezzo) può farvi risparmiare anche un'ora al giorno per girare in città? Perché dovete dire a una persona di dire a un'altra una vostra comunicazione, se potete benissimo farlo da soli, senza poi dover controllare che sia stata passata in modo esatto la comunicazione? Perché dovete occuparvi di cose che potreste delegare a qualcun altro? Ci sono mille perché, che potete chiedervi e a cui poi rispondervi. Scoprendo che il più delle volte si "complica" un qualcosa che è fattibile in modo più semplice. Se provate a rispondere, qui di seguito, a 5 cose che usualmente fate, scoprirete quanto potete incidere drasticamente sulla vostra efficienza: 1. Come svolgete le incombenze quotidiane (fare la spesa;fare pratiche burocratiche;assolvere piccoli impegni quali il portare le scarpe dal calzolaio)? 2. Che mezzi di trasporto utilizzate? Sono sempre comodi e tempestivi? Che alternative più semplici potreste scegliere? Quanto, tempo risparmiereste con l'alternativa? A quanti soldi equivale il tempo risparmiato? 1. Qual è l'attività quotidiana che in assoluto vi fa perdere più tempo? Che alternative più semplici potreste scegliere? A quanti soldi equivale il tempo risparmiato? 1. Quanto tempo passate di fronte alla televisione? Quanto tempo risparmiereste con un'alternativa? A quanti soldi equivale il tempo risparmiato? Venite spesso interrotti mentre state facendo qualcosa? Come potreste ridurre le interruzìoni? Quanto tempo risparmiereste con l'alternativa? A quanti soldi equivale d tempo risparmiato? Mettendo in pratica i vostri auto-suggerimenti scoprirete che la maggior parte degli sprechi di tempo quotidiani tenderà allo zero.

La televisione... ...uccide. Soprattutto chi, ricco di ambizioni, vorrebbe trasformarle in risultati concreti. La televisione è utile per rilassarsi, nessuno lo mette in discussione. Ma avete mai provato a rilassarvi con un buon libro? O lasciandovi immergere dai vostri sogni al suono della vostra musica preferita? O conversando con un amico che svolge il vostro stesso lavoro? Provateci: scoprirete che ci sono modi molto più costruttivi per godervi una serata in pace e tranquillità che trascorrere due o tre ore inutili davanti al video. Che, ovviamente, un tanto alla settimana non fa mai male. E se siete di quelli che si lamentano perché gli manca tempo.... provate a chiedervi, e dare la risposta, con massima onestà: • Quanto tempo sprecate in chiacchiere al telefono? • Quanto tempo buttate in incontri troppo lunghi? • Quanto tempo non utilizzate mentre viaggiate: siete in mezzo al traffico,aspettate qualcosa o qualcuno? • Quanto tempo spendete di fronte al televisore? • Quanto tempo potreste risparmiare riorganizzando le vostra giornata? • Quanta efficienza potreste guadagnare dedicandovi solo alle cose importanti? • Quanto tempo vi farebbe risparmiare un'assistente/una baby sitter/qualcuno che vi sbrighi le incombenze quotidiane? MIGLIORATE QUESTE E AVRETE IL DOPPIO DEL TEMPO A DISPOSIZIONE. In breve: Per raddoppiare la vostra efficienza: 1. 2. 3. 4. 5.

Determinate quanto vale un'ora del vostro tempo Datevi un obiettivo di miglioramento Eliminate le azioni non necessarie Smettete di fare le cose nel modo più difficile Imparate a fare due o tre cose per volta

Ricordatevi: se dovete andare da Milano a Roma in macchina l'autostrada è la via giusta, e la destinazione finale l'obiettivo. La priorità consiste nel fare il viaggio, nel tempo prefissato. Le soste alle stazioni di servizio sono solo un optional, che potete pianificare strada facendo. L'agenda non è altro che il vostro piano di viaggio quotidiano. Per arrivare sempre a destinazione strada facendo.

GESTIRE GLI IMPREVISTI Ogni giorno accade qualcosa di non previsto: un appuntamento saltato; un cliente che vi chiede di vedervi con urgenza, una telefonata improvvisa. L'imprevisto fa parte del gioco: non può irritarvi né sconvolgervi: va semplicemente gestito, analizzandolo velocemente: 1. 2. 3. 4.

quello che è successo diventa una priorità o no? va gestito immediatamento o no? siete in grado di farlo subito, o no? occuparvi dell'imprevisto vi obbliga a rimandare qualcos'altro: siete certi che il rimando non vi crei 5. un danno maggiore? Ogni imprevisto va analizzato e poi "scalettato" tra le vostre priorità. Così facendo vi occuperete sempre e solo delle cose importanti, rimettendo al posto giusto quelle che non lo sono.

Le telefonate Chiaccherare al telefono va benissimo. Se in quel momento avete voglia di prendervi un break. Ma se siete impegnati al massimo, "tagliate" la telefonata al minimo indispensabile: giungete subito al punto, e poi riagganciate. Al telefono la gente perde solitamente la maggior parte del proprio tempo in conversazioni improduttive che tolgono tanto spazio alle priorità che vi eravate prefissi.

Gli incontri Quando incontrate una persona, cercate di stabilire anzitempo quanto tempo dedicargli: non deve essere necessariamente il meno possibile: dipende cosa volete trasmettere alla persona che incontrate. Se volete semplicemente dargli una comunicazione, l'incontro non dovrebbe mai durare più di pochi minuti. Se dovete discutere solo di un problema tecnico, affrontatelo senza girarci attorno. Se invece volete dargli anche un segnale di stima, di fiducia, di amicizia, allungate la conversazione su altri temi, al di fuori di quelli per cui vi siete incontrati.

Quando vi chiedono un appuntamento per una cosa "molto importante"... ..chiedete prima di cosa si tratta. Non abbiate timore di sembrare scortese: se è veramente importante e la persona ci tiene, vi rivelerà quanto serve per capire se vale la pena di trasformarla in priorità. O rimandare l'appuntamento a quando farà più comodo a voi.

I "logorroici" Ci sono persone che tendono ad approfittare della disponibilità altrui. Occorre saperle individuare e gestire. o finiranno letteramente per `rubarvi" il vostro tempo. Non trattandole male: ma giungendo rapidissimamente al punto. Il logorroico: "Ciao Mario. cercavo proprio te. Volevo parlarti di una cosa...'" Voi: "Ciao Giovanni. Guarda, ho un minuto soltanto. Dimmi velocissimo, che cosa c'è'?" Il logorroico: "Ah. sì senz'altro... Beh, vedi, volevo dirti che, l'altro giorno, riflettendo bene, mi sono segnato una cosa..." Voi: "Ah, bene, immagino che sia importante. Senti, magari allora me la racconti quando posso dedicarti più tempo. Quando? Non lo so, ma presto. senz'altro molto presto. Tu segnatela, mi raccomando, Ciao"

Le incombenze quotidiane Una buona regola degli imprenditori di successo e quella di non far mai niente che non possa essere fatto da altri: ciascuno nel suo piccolo dovrebbe fare altrettanto. Scoprite chi vi può aiutare, e non lesinate a chiedergli qualche piccolo favore, se proprio ne avete bisogno. Se proprio oggi non ce la fate a fare la spesa, o passare in Comune per un certo documento, siete proprio sicuro che non ci sia nessuno che non possa farvi il favore di aiutarvi? Uno dei luoghi comuni più confusionari che possa esistere è senz'altro quello che dice "Si può far bene solo una cosa per volta". Questa convinzione, unitamente all'altrettanto deleteria "Per fare le cose bene occorre tempo" porta la grande maggioranza delle persone a utilizzare in malo modo il suo tempo, e a procrastinare oltre misura. E' forse difficile guidare l'auto parlando al telefono? E' forse impossibile portarsi dietro un libro o un blocco per gli appunti da tirare fuori nei tempi morti (quando si è in fila; quando si viaggia; quando si aspetta)? E' forse sbagliato fare una cosa (es: una trattativa) portandosi appresso qualcuno a cui la si vuole insegnare?Vi chiamano in continuazione sul telefonino? Meglio: il telefono è un eccellente mezzo per lavorare senza perdere tempo. Purché resistiate alla tentazione di fare quattro chiacchere con chiunque vi chiami: una telefonata deve avere uno o due minuti di convenevoli e di scambio battute; ma poi deve andare sul concreto. Un consiglio utile: date appuntamenti telefonici, ad orari in cui sapete di essere in viaggio o nella possibilità di parlare. Abituatevi a fare le chiamate a tarda sera o al mattino presto: sono le ore in cui è più difficile lavorare, ma che possono diventare estremamente produtttive. Questi sono solo alcuni dei tanti esempi per fare più cose in minor tempo. Se analizzate con attenzione le vostre azioni, scoprirete come la maggior parte delle cose possa essere fatta in contemporanea ad altre, senza minimamente incidere sulla qualità di ciò che fate. Ovviamente richiede più concentrazione, ma il risultato vi ripaga certamente dello sforzo.

CONSIGLI UTILI PER MASSIMIZZARE LA VOSTRA EFFICIENZA Quelli che seguono sono consigli che possono essere applicati al 20,50 o 100 per cento. Dipende quanto è grande il vostro desiderio di migliorare la vostra efficienza. Un imprenditore di successo solitamente massimizza tutto quanto segue. Segnatevi ogni giorno le vostre priorità Sapere cosa "bisogna assolutamente fare" vi permette quotidianamente di concentrarvi solo sulle cose importanti, lasciando quelle di minor conto per ultime. Sarete così certo di ottenere, ogni giorno, il meglio dal vostro tempo. Ricordatevi sempre la regola dell'80/20, spiegata qui di seguito, e cercate a tutti i costi di fare ciò che vi siete segnati come "priorità del giorno".

La regola 80/20 L'80% dei vostri risultati dipende dal 20% di ciò che fate. Come dire che l'80% del vostro tempo produce solo un quinto degli stessi risultati. Imparando quindi a separare le cose importanti da quelle meno importanti otterrete risultati eccezionalmente maggiori rispetti agli attuali. Per ottenere questo, occorre basare tutta la propria attenzione sulle priorità, lasciando sempre per ultime le non priorità. Le prime VANNO FATTE, le secondo si FANNO SE SI HA TEMPO. Credete di rischiare un danno perché oggi non avete fatto la spesa? O perché non avete rinnovato il bollo? Quanto vale questo "danno" rispetto a un nuovo affare che mancate di concludere? O a un incontro con un cliente importante che decidete di rimandare? Fate i vostri conti, e deciderete da soli, per il vostro meglio. L'unico modo per sapere quali sono le priorità è PIANIFICARLE OGNI GIORNO Un'Agenda è fondamentale. Che sia elettronica o su carta non importa. Ciò che più conta è che essa venga utilizzata e bene, non dimenticandosi mai di: 1. 2. 3. 4.

segnare le proprie priorità quotidiane. segnarsi tutti i contatti avuti. segnarsi in modo visibile i propri obiettivi. segnarsi il proprio piano d'azione quotidiano.

Non usare un'Agenda è come guidare in una strada sconosciuta senza una mappa: ogni 10 minuti dovete chiedere a qualcuno che strada conviene fare per arrivare a destinazione. Perdendo tempo, denaro, e finendo spesso su una strada sbagliata.

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