Event Marketing - 2 - Lokasi & Manual Event

Lokasi & Manual Event Yudith Dwi Anggraeni, SIP, MAC(HRM)

LOCATION, LOCATION, LOCATION Yang perlu diperhatikan saat memilih lokasi: 2. Suasana yang ingin diciptakan 3. Kegiatan yang akan dilakukan Checking the location beforehand ? Why?

O’Toole, p.87 : Tabel Keputusan Pemilihan Lokasi/Tempat

Jenis event yang dapat dilaksanakan di tempat tertentu seringkali tergantung pada sejarah tempat tersebut.  sudah diketahui kapasitas orang yang dapat ditampung, jenis kegiatan, jenis ijin, hambatan yang akan ditemui, fasilitas lokasi

INGAT !!! Jangan pesan ruangan / lokasi sebelum membuat desain event

Where do these events suppose to take place? Agency gathering Gala dinner Real estate launching Family gathering Employee award night Rapat kerja tahunan Pameran pendidikan Mencari alternatif lokasi lewat: 11. Internet 12. Jaringan 13. Majalah

Peluang & Hambatan Pemilihan Lokasi 1. 2.

3. 4. 5. 7. 8.

Fisik – jalan pintu masuk, tiang & pancang, kapasitas daya tampung. Legal – hukum, peraturan keamanan e.g. kembang api (jarak min penonton dengan kembang api, pemadam kebakaran, P3K, etc) Sejarah Etika – apakah tempat sesuai untuk event (sesuai citra korporat perusahaan?) Lokasi – keamanan, layanan darurat Lingkungan Kondisi politik – keamanan negara

Peta Lokasi / Tempat Hal-hal yang perlu dimasukkan dalam peta: 2. Skala dan arah (utara) Dengan skala atau tidak? 2. Daftar simbol yang digunakan dalam peta Gunakan bahasa yang umum 6. Pintu masuk dan keluar Pintu masuk audiens, VIP, supplier, etc 8. Jalan dan tempat parkir Parkir audiens, pengisi hiburan, etc

5.

6. 7.

7.

9. 10.

Pusat kegiatan administrasi Lokasi dimana manajer proyek dapat memantau kemajuan pekerjaannya Stan informasi Membantu undangan yang memerlukan info Daerah tempat pertolongan pertama dan akses jalan darurat Memperjelas kemana para undangan harus pergi Daerah tempat anak tersesat Menenangkan peserta bahwa event yang diselenggarakan aman bagi anak-anak Sumber air dan listrik 10.Fasilitas toilet

Stan pasar dan makanan 2. Tenda atau tempat berteduh di depan gedung 3. Daerah penyimpanan perlengkapan e.g. untuk event olah raga 14. Daerah terlarang dan tempat berbahaya Menghindari kecelakaan 15.Ruang hijau Tempat peserta bersantai 1.

16.Daerah pemeliharaan (maintenance) 17.Jalan setapak 18.Telepon 19.Transfer dana elektronik, pusat kegiatan penjualan, ATM 20.Area pers

UR TURN

Tanda Petunjuk 1.

Arah “PENDAFTARAN”

4.

Operasional “ANDA BERADA DISINI”

7.

Hukum “JALAN KELUAR JIKA TERJADI KECELAKAAN” “LANTAI LICIN”

11.

Fasilitas “RUANG ISTIRAHAT” “PINTU MASUK”

CHECK LIST TANDA PERENCANAAN 3. 4. 5.

Lokasi peta Jenis tanda – arah, parkir, informasi, fasilitas, etc Penempatan tanda – sebelum kedatangan (lokasi pintu masuk, area parkir), lokasi fasilitas, lokasi peta posisi, pada pintu keluar (taksi)

PELAKSANAAN 3. 4. 5.

Desain: ukuran, warna, kejelasan dari jarak jauh Batasan: ukuran, jenis, lokasi, cara pemasangan Penyediaan: dibuat sendiri/sewa, biaya, jadwal kedatangan, penyimpanan dan pengambilan, pemeliharaan & penggantian, pemindahan dari lokasi

Kenapa Tanda perlu diperhitungkan?  Navigasi

traffic  Kredibilitas event  Menggambarkan tema event

MANUAL EVENT PERUSAHAAN Manual Event Perusahaan: Sebuah catatan dan ringkasan dari sebuah event. Digunakan untuk mengatur berbagai dok utama (jadwal, format-format, salinan kontrak, checklist, floor plan) yang perlu untuk mengelola event. Fungsinya: 5. Monitoring 6. Metode komunikasi Apa gunanya manual ini?

Jenis-Jenis Manual 1.

Manual Event Utama (master) - Berisi dok pokok yang menunjukkan bagaimana mengorganisir event - Mencakup template atau format yang dapat digunakan - Memuat kebijakan korporat yang berkaitan dengan permintaan untuk proposal, hubungan vendor, kebijakan pembayaran, proses kontrak, kajian hukum, pedoman perusahaan tentang jenis event yang boleh diselenggarakan, standar sosial dan etika.

2. Manual Laporan - Fokus pada sejarah event yang dikumpulkan selama tahap perencanaan & pelaksanaan - Seringkali diberikan kepada stakeholder 3. Manual Produksi atau Operasi - Manual kerja harian yang spesifik - Isi dari manual master + berbagai persyaratan, hambatan dan variabel - Memuat gambaran tentang bagaimana event sesuai dengan sasaran strategis perusahaan & event tsb.

4. Manual staf - Memuat hal-hal yang berhubungan dengan tugas dan tanggung-jawab staf yang spesifik

Manual Operasi Dokumen utama yang harus dimasukkan dalam Manual operasi mencakup: Daftar audio visual Perlengkapan apa saja yang diperlukan, kapan diperlukan , nama & no ruangan, kontak orang, kebutuhan listrik, kapan ruang siap untuk diatur 2. Daftar kebutuhan terkait listrik sda. 3.

3. Pergeseran jadwal Pastikan info ini terdokumentasi dengan baik menggunakan tanggal, waktu dan nama ruangan yang spesifik 4. Daftar registrasi peserta Untuk memastikan hal-hal yang terkait dengan logistik – e.g. transportasi untuk undangan 5. Judul sesi, rencana rotasi, permintaan khusus Pengingat singkat 6. Jadwal rotasi Jadwal sesi rinci, termasuk no ruangan/lokasi & waktu

7. Memo Koleksi dari berbagai dokumen tentang kronologi hal-hal yang berkaitan dengan event 8. Catatan Komentar pribadi Anda dan catatan rinci lain termasuk kertas pengingat 9. Skematika Lab Tata letak perabot, listrik, perlengkapan, audiovisual 10. Garis besar sesi Kerangka umum dari sesi-sesi dalam event

11. Rencana konferensi & dok rancangan sesi Diperlukan kerangka sesi dengna sasaran yang terukur dari pihak yang bertanggung jawab untuk mengembangkan isi dari sesi event tersebut. 12. Keuangan Untuk menelusuri status anggaran event 13. Evaluasi Ringkasan dari berbagai pendapat yang disampaikan oleh peserta dan tamu yang hadir.

Checklist Manual Operasi 1. 2.

3.

6.

Desain manual Info yang berkaitan dengan narasumber utama dan logistik  kantor & no hp semua personel kunci, info jalur telp yang bisa digunakan, nama-nama orang yang terkait langsung dengan pengelolaan tempat event, dll Produksi  ringkasan event, jadwal lokasi, katering, keamanan, tugas dan tanggungjawab, fasilitas, daftar kru, jadwal pemasok, dll Media informasi  gambaran umum event, lembar fakta tentang event, dll