El Caso Encuadernadora S.a.docx

EL CASO ENCUADERNADORA S.A LA EMPRESA Que hace… Encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseño, producción y distribución de productos de papelería escolar. Ofrece a estudiantes de preescolar, primaria, bachillerato, universitarios, profesionales y consumidores de distintas edades una gama completa de productos, que ayudan a hacer más fácil y productiva la labor de registro, archivo, escritura, manejo de información y comunicación. Dentro de su catálogo de productos se encuentran: Cuadernos argollados, cuadernos cosidos, empastados, grapados, agendas, blocks, libretas, pastas de argolla, carpetas escolares, colores de madera, lápices de grafito, libros de contabilidad, sobres para correspondencia. Tiene presencia directa en 12 países (México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República Dominicana) y cuenta con 3 plantas de producción (Colombia, México, Brasil). Sus principales materias primas son el Cartón y el Papel, los cuales representan un 10% y 80% respectivamente sobre el costo final de sus productos. Los principales competidores en la actualidad provienen de la China. Este país tiene la industria de papel de mayor crecimiento en el mundo y es el segundo productor de papel. Cuenta con maquinaria moderna, de gran velocidad y eficiencia. En América Latina La Encuadernadora S.A es líder en facturación en todas las categorías donde compite. Los competidores de la región son: Anota, Fabio-Castillo, etc. La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional que está dividida en dos temporadas de acuerdo a los calendarios escolares: Calendario A, temporada de fabricación Agosto a Enero y Calendario B temporada de fabricación de Mayo a Julio. Y la demanda internacional de países como: Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá los cuales se fabrican principalmente en el periodo comprendido entre Agosto y Enero. Con lo anterior, se evidencia que la mayor ocupación de planta está comprendida entre los meses de Agosto a Enero. EL PRINCIPAL PROVEEDOR DE LA EMPRESA (Papelitos S.A.) Nuestro Proveedor… Papelitos S.A. es una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de Papeles y Cartulinas y está constituido como el principal proveedor de esta materia prima en nuestro país.

El papel fabricado a partir de la fibra de caña de azúcar está catalogado internacionalmente como “Amigo de la Naturaleza”, ya que su materia prima, el bagazo de caña, es un subproducto de la industria azucarera, renovable en cortos períodos de tiempo. Mediante el proceso de elaboración de papel con esta fibra se reducen los desechos sólidos y se produce un papel fino, biodegradable y reciclable. Por la calidad de los papeles y los beneficios ecológicos que se obtienen, la fibra de caña de azúcar es el recurso alternativo de mayor demanda en el mundo. En el proceso productivo del papel se utiliza como materia prima principalmente el bagazo de caña de azúcar el cual es suministrado por los ingenios de la región. El ingenio recolecta el bagazo, para luego ser transportado a la planta papelera en donde continua con un proceso de secado, luego viene la etapa de cocción, lavado de pulpa y blanqueado. Concluido esto se pasa a la fase de preparación de pastas, y es cuando se le adicionan químicos y la fibra larga que proviene de árboles, en una cantidad que dependerá del tipo de papel que se desea obtener, de aquí sigue la formación y prensado de hojas, por último, se cortan y embalan. El Bagazo de Caña: Es el residuo que resulta de machacar el tallo o cuerpo de la caña de azúcar, residuo de fibras que quedan después de que se le ha exprimido el jugo, ya sea en el ingenio o en el trapiche, en su proceso industrial. La fibra del mismo se usa para obtener celulosa, papel, cartón, explosivos, tablas o moldes.

EL PROBLEMA La crisis del momento… 15 de Septiembre de 2008, 8:30 pm: Era una noche oscura y fría, el canal principal de televisión en Colombia trasmitía la telenovela de mayor audiencia por esos días, cuando de repente fue interrumpida para dar una noticia de última hora: “Se inicia el paro Nacional de corteros de caña en el Valle del Cauca, Risaralda y Cauca” Así anunció el presentador este grave acontecimiento 19.000 trabajadores subcontratados mediante las cooperativas de trabajo asociado cansados de la precarización del trabajo, el ingreso de hambre de aproximadamente $ 400.000 mensuales, las extenuantes jornadas de trabajo, la negación de sus derechos laborales y por ello más de 12.500 trabajadores de siembra, campo, cosecha y fábrica al servicio del gremio azucarero, entrarán en paro en los Ingenios azucareros Mi Cañita, Santa Clara, Dulce Sabor, Marujita y Azuquitar. Los empresarios cañeros, representados en Asocaña, y las autoridades obligaron a declarar el paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones presentado el 14 de Julio de 2008 por Sinaltrainal, Sinalcorteros y la Central Unitaria de Trabajadores -CUT-, que exigía contratación directa de los trabajadores, derecho al trabajo, correcto pesaje y precio justo de la caña cortada, aumento de salarios, atención para más de 300 trabajadores discapacitados por las inhumanas condiciones de trabajo, derecho a salud, educación y vivienda. La problemática afectaba así al cluster de la caña el cual es uno de los principales motores económicos de la región. (Ver Anexo 2) Esa noche Humberto Plaza un hombre de 38 años quien se desempeñaba como Planeador de la línea de cuadernos económicos en La Encuadernadora por más de 10 años, quedo bastante inquieto después de ver la noticia; pues sabía que el bagazo de caña es la principal materia prima del proveedor más importante de la Compañía y que este paro podría afectar de forma significativa a la Empresa y sus actividades dentro de la misma. LA CONSECUENCIA EN LA EMPRESA La preocupación de Humberto… 16 de Septiembre de 2008, 8:37 am: Era la segunda semana del mes de Septiembre del año 2008; y el área de Planeación de La Encuadernadora S.A. venía trabajando, como era de costumbre, en la revisión de los pronósticos y los pedidos en contraste con los planes de ocupación de la planta y los niveles de Inventarios requeridos para atender la demanda.

Sin embargo, Humberto Plaza, aquel hombre de 38 años que por cierto también se caracterizaba por su tranquilidad, no podía ocultar en esta ocasión su preocupación por lo que había visto en las noticias el día anterior, ya que continuaba muy inquieto porque entendía que esto podía afectar sus necesidades de abastecimiento de papel y la programación de ocupación que Jhon Upegui ya tenía proyectada para los próximos 2 meses. Jhon Upegui, era un joven bastante jocoso y reconocido en la empresa como el “el niño” no solo por su carta edad, sino también por su corta estatura; el cual después de cursar excelentemente sus seis meses de practica en La Encuadernadora había logrado ubicarse en el cargo de Programador de la línea de cuadernos económicos. Por este motivo Humberto se dirigió rápidamente hacia la oficina de la muy agraciada Angela Mejia Jefe del área de Compras, quien hace poco había pasado del área de mercadeo a Compras, Angela era una mujer madura de aproximadamente 40 años de edad pero aún muy encantadora… Humberto entro en su oficina y sentándose en una de sus sillas le pregunto: Humberto: ¿Viste la noticia anoche del paro de cañeros en el país? Angela Mejia: Claro Humberto, yo también quede muy preocupada anoche después de ver la noticia en televisión, es mas, ni me termine de ver la novela que tanto me gusta. Humberto: ¿Y ya han previsto algo para no vernos afectados por esto? Angela Mejia: hoy cuando llegué a la oficina, lo primero que hice fue programar una reunión urgente con Tomas Crusantos (Ejecutivo de cuenta de Papelitos S.A), Danilo Ospina (uno de sus compradores) y Adolfo Restrepo (Gerente SCM), para que mañana a primera hora revisemos esta preocupante situación”. Humberto salió de la oficina de Angela, no menos preocupado, pero por lo menos con la tranquilidad de que el área de compras ya estaba tomando cartas en el asunto. Se regó el cuento en la planta de producción de La Encuadernadora… Al mismo tiempo, en la planta de producción la cual tenía más de 12,000 metros cuadros y alrededor de 150 máquinas para la fabricación de productos escolares se encontraba en esta época del año en su pico de producción más alta y por ende con el mayor número de empleados, los cuales se distribuían en personal fijo por la empresa, que eran alrededor de 400 personas y personal temporal de agencias de empleo que se encontraban alrededor de las 700 personas. Con tanta cantidad de personas en la planta y con la noticia del día sonando por varios medios de comunicación, el ambiente empezaba a tornarse bastante pesado y preocupante para muchos de los trabajadores, especialmente para los empleados que tenían contrato a través de las agencias de empleo, debido a que comenzaron a correr rumores de que Papelitos S.A. el principal proveedor de papel en Colombia, pararía su planta en los siguientes días por falta de bagazo de caña y que por ello, La Encuadernadora, también pararía su planta en los próximos días y que con seguridad comenzarían a despedir al personal temporal.

La reunión… 17 de Septiembre de 2008, 7:15 am: La encantadora Angela Mejia y Adolfo Restrepo el Gerente de SCM, un hombre caucásico de 47 años de edad que en su trayectoria dentro de la compañía había pasado ya por diferentes áreas, lo un hombre con una amplia experiencia y conocimiento sobre los diferentes aspectos de La Encuadernadora. Llegaron ese día temprano al salón de reuniones “Mi primer cuaderno” que se encontraba ubicado al final del pasillo de las oficinas del área de producción, para esperar al elegante Tomas Crusantos el Ejecutivo de cuenta de Papelitos S.A, quien se caracterizaba por vestir costosos trajes formales y a Danilo Ospina el “gordo simpaticón” de la empresa, el cual no llegaba aún. A las 7:30 en punto llego Tomas Crusantos y 5 minutos después llego Danilo. Adolfo Restrepo: Bonitas las horas de llegar, dijo Adolfo cuando vio entrar al salón de reuniones a Danilo; a lo que esté contesto: Danilo Ospina: Jefe, lo que paso es que me tome el atrevimiento de traer estos buñuelitos para que desayunemos y bajemos un poco la tensión de esta reunión. En ese momento todos en el salón rieron un poco, y de esta forma comenzó esta ansiada reunión. Mientras comían, Adolfo tomo la palabra y dijo: Adolfo Restrepo: Bueno Tomas, cuéntanos ¿cómo están las cosas allá en Papelitos, con el tema del paro? Porque en nuestra planta hay bastante tensión con este asunto. Tomas trago rápidamente para contestar y dijo: Tomas Crusantos: A ver Adolfito, Papelitos aún no ha parado la planta, pues tenemos bagazo de caña para 15 días, además yo creo que ese paro no durara más de una semana, y las cosas continuarán como si nada. Angela Mejia: Ojalá sea así Tomas, pero por si acaso, ya han tomado medidas preventivas, en caso de que el paro se prolongue más de lo que tú piensas? Recuerda Tomas, que ustedes son nuestro único proveedor de papel, y si ustedes paran, podríamos poner en riesgo la temporada más importante de La Encuadernadora, y no quiero ni pensar que eso pueda llegar a pasar. Tomas, al ver que las personas de La Encuadernadora, realmente estaban preocupadas con este tema, les hablo un poco más serio y les dijo:

Tomas Crusantos: Entiendo que estén realmente preocupados, y les cuento que la empresa aún no nos ha comunicado nada formal al respecto, de lo que, si tengo conocimiento, es que el segundo molino de Papelitos S.A. no se verá afectada con este paro, porque el ingenio que lo abastece de bagazo de caña no participo de él, sin embargo, ese solo molino no puede cubrir toda la demanda de ustedes. La reunión trascurrió de esta misma forma durante varios minutos, pero finalmente todos salieron más preocupados de lo que estaban al principio. Poco satisfechos con las respuestas de Tomas, y viendo como empeoraba la tensión en la planta de producción, Adolfo Restrepo cito una reunión con la alta gerencia de La Encuadernadora, para revisar por cuenta propia que alternativas iban a tomar para que el paro no afectara esta temporada tan importante. La segunda reunión… 18 de Septiembre de 2008, 9:00 am: Uno a uno, fueron llegando las personas que fueron citadas por Adolfo Restrepo, a la sala de reuniones “Dril-Cuaderno” este era el nombre de la marca insignia de La Encuadernadora y por esto la principal y más elegante sala de reuniones de la empresa llevaba ese nombre, además esta sala se encontraba ubicada al lado de la oficina del Dr. Alvaro Salazar el prestigioso presidente de la compañía. El Dr. Salazar era un hombre de 49 años de edad, que además de ser el presidente también era accionista de la compañía y también era una persona muy reconocida en el ámbito social. Por obvias razones, el presidente fue el primero en llegar a la sala de reuniones “DrilCuaderno “, luego llegó Adolfo Restrepo y mientras esperaban al resto de las personas platicaban de otros asuntos. Después de algunos minutos llego la encantadora Ángela Mejia acompañada de Roberto Perez el Jefe de Planeación y finalmente ingresaron Elena Vargas la Gerente para Latinoamérica junto con Manolo Alvarado el Gerente de Mercadeo. La reunión da inicio en un clima de preocupación donde los diferentes invitados a la reunión ya murmuraban en grupos sobre la situación, finalmente Adolfo Restrepo interrumpió y dijo: Adolfo Restrepo: Buenos días Señores y señoras, como es de su conocimiento, los principales ingenios del país entraron en paro y esto puede afectar la producción de papel de nuestro proveedor Papelitos S.A., es por esto que he citado esta reunión, para tomar medidas preventivas, antes de que nos puedan llegar malas noticias. Ángela por favor nos resumes lo que se hablamos ayer con Tomas Crusantos el ejecutivo de cuentas de Papelitos S.A.: Angela Mejia: Con mucho gusto Adolfo. En la reunión de ayer se determinó que la situación hasta el momento es la siguiente:

Con el paro de corteros de caña, Papelitos S.A. tiene bagazo para abastecer sus máquinas en el molino #1 por 15 días más a partir del día de hoy; por otro lado, el molino #2 no va a parar ya que tiene el abastecimiento de bagazo asegurado debido a que el ingenio que le vende este componente, no se fue a paro”. Después de varios segundos de profundo silencio; Álvaro Salazar dijo: Alvaro Salazar: Y con el molino #2 no podemos suplir nuestras necesidades? Adolfo Restrepo: La capacidad de ese molino es de 135 ton/sem en ancho 64.5 cm y 320 ton/sem en ancho 124.5 cm según el cuadre de la máquina papelera. Nuestras necesidades actuales para mantener la ocupación en el nivel planeado para poder cumplir de la mejor manera los pedidos, es de 545 ton/sem y 1.280 ton/sem respectivamente. Álvaro Salazar: Bueno, bueno……la situación es complicada… pero cuéntame Adolfo ¿cómo están nuestros niveles de inventario? Adolfo Restrepo: Los inventarios de papel al día de hoy son los siguientes, 1600 ton de ancho 124,5 cm y 430 ton de ancho 65,2 cm. Roberto para cuanto tiempo estimas que nos aguanta este inventario con la planta programada a 3 turnos como se encuentra actualmente? Roberto Perez, el brillante jefe de Planeación, consulto en su computador portátil los balances de papel proyectados para los dos anchos y contestó: Roberto Perez: Hablemos primero de los Cuadernos Grandes que utilizan papel de ancho 65.2 cm. Con el inventario que tenemos actualmente y considerando las entregas normales que nos puede realizar Papelitos durante las próximas dos semanas, más las 135 ton que nos abastecerá el Molino #2 semanalmente; terminaríamos con un faltante de 195 ton a la semana 40. Proyectamos que con las entregas de este solo molino no va a ser posible cumplir con lo planeado. Si proyectamos esta misma situación durante las próximas 8 semanas tendríamos un déficit de 3.335 toneladas para la semana 46. Por otro lado, revisando las cifras correspondientes a los Cuadernos Medianos y Pequeños la situación no mejora. De igual forma nos quedamos sin papel a la semana 40 y en la proyección de las 8 semanas siguientes terminamos con un faltante de 6.840 toneladas. (Ver anexo 3). Alvaro Salazar: Bueno señores, la situación está muy grave, ¡debemos tomar una decisión ahora mismo! Busquemos la mejor solución a esta catástrofe. Dijo Álvaro levantando un poco su voz y llevándose la mano derecha sobre la frente en señal de preocupación.

LAS POSIBLES SOLUCIONES PARA LA EMPRESA Y comenzó la lluvia…pero de ideas…. Adolfo fue el primero en contestar diciendo: Adolfo Restrepo: ¿Es posible comprar papel en el exterior en este momento? Angela Mejia: Claro que es posible, contesto muy enérgica, sin embargo, he estado haciendo seguimiento a los precios del papel en el exterior y he visto que se ha incrementado en las últimas semanas en un 15% respecto al costo de Papelitos y recuerden que el papel representa el 80% de los costos de nuestros cuadernos y esto puede afectar considerablemente el margen del negocio. Por otro lado, el Lead Time es de 6 semanas y para esa fecha (semana 43) ya estamos desabastecidos de acuerdo a las proyecciones de consumo que presentó Roberto. Con la respuesta de Ángela hubo unos segundos de angustioso silencio, en ese momento Elena Vargas la Gerente de Latinoamérica con la elocuencia que solía tener en estos casos, se atrevió a decir: Elena Vargas: ¿Por qué no analizamos la opción de comprar producto terminado en Perú?, recuerden que la última vez que estuvimos en este país nos dimos cuenta de que ellos eran un 3% más barato que nosotros. Pero Alvaro el presidente respondió inmediatamente: Alvaro Salazar: Estas loca!!! Como se te ocurre que vamos a bajar la calidad de nuestros productos y a entregarle información de nuestras especificaciones a posibles competidores, además, ¿no estás considerando los costos que debemos pagar en planta por el personal fijo? En ese mismo instante Manolo Alvarado el Gerente de Mercadeo, un hombre impulsivo y de fuerte carácter, además de ser el esposo de la hermana del presidente, exaltado por el agite de la reunión, arrojó su Bolígrafo MontBlanc de USD$ 750 sobre la mesa y con vos fuerte les pregunto: Manolo Alvarado: ¡¡¡Entonces que!!! ¿No vamos a facturar nada esta temporada?, le vamos a entregar el mercado a nuestra competencia? En este momento no se, si el hecho de compra papel en el exterior o comprar los cuadernos terminados en Perú sea más costoso y pueda afectar el margen de los productos ó en el peor de los casos que NO generemos margen; pero creo que lo peor que podríamos hacer, es dejar de sacar nuestros productos al mercado en esta temporada y perder la participación que hemos ganado en tantos años de trabajo.(Ver anexo 4).

En ese momento no solo las personas que se encontraban en la sala “Cuadernito de Papel” quedaron estáticas al escuchar el fuerte parlamento del gerente de mercadeo Manolo Alvarado, sino también todas las otras personas que laboraban alrededor de esa sala de reuniones. El silencio que se prolongó por algunos segundos en la sala “Cuadernitos de Pape“, se rompió luego en discusiones de diferentes ideas y propuestas que cada uno exponía; sin embargo, después de escucharlos a todos, el Presidente de la compañía, Alvaro Salazar se paró de su elegante silla y dijo: Alvaro Salazar: Considero que lo más conveniente para La Encuadernadora es…

Fuente: http://www.icesi.edu.co/blogs/casolaencuadernadora/2008/12/20/el-caso/