Docufacts.nl: Praktijkcase Thieme Grafimedia Grafische Diensten Rijkswaterstaat

12 thieme mag.

winter ’07 nr. 2

CASE

rijkswaterstaat

Thieme: preferred supplier van Rijkswaterstaat, onderdeel van het ministerie van Verkeer en Waterstaat, besteedt al jaren veel uit bij Thieme GrafiMedia Groep. Het begint met een Millenniumproject voor de Meetkundige Dienst. Thieme mag zich nu preferred supplier noemen.

1.

• Rijkswaterstaat heeft een grote jaarlijkse bulk aan drukwerk. Denk bijvoorbeeld aan de enorme hoeveelheden rapporten. Thieme neemt een deel van die massa voor haar rekening. • Sydney Bulham is traffic medewerker van de Corporate Dienst.

‘De samenwerking loopt perfect’ ‘Afspraak is afspraak bij Thieme en niets is te weinig voor hen.’ Aan het woord Sydney Bulham, traffic medewerker van de Corporate Dienst van Rijkswaterstaat, die sinds twee jaar al het algemene drukwerk van Rijkswaterstaat coördineert. ‘Ik werk al minstens vijftien jaar met Thieme. Constante is dat ik van hen op aan kan. Thieme komt afspraken na. De accountmanager komt direct als ik bel en geen klusje is ze te min. Onze interne opdrachtgevers hebben geen benul hoeveel tijd drukken, inbinden en verzenden kost. Een kwestie van een druk op de knop, denken ze. Thieme komt met nieuwe technieken en ideeën. Ze zijn daarmee erg snel. En de kwaliteit is goed’, zegt Sydney Bulham. Thiemes drukwerk voor de Corporate Dienst varieert van flyers voor de scheepvaart tot brochures over verkeersveiligheid of het jaarbe-

richt. Bij twintig procent van de opdrachten is ook tekst of vormgeving nodig. Sinds augustus heeft Rijkswaterstaat een nieuwe huisstijl, die alle afzonderlijke huisstijlen van de verschillende diensten vervangt. ‘Thieme gaat daar heel consequent mee om.’ Rijkswaterstaat hanteert een rouleersysteem tussen verschillende drukkerijen, vormgevers en tekstbureaus. ‘Het zijn allemaal preferred suppliers, dus ik kan moeilijk zeggen dat Thieme beter is. Maar ik zou niets weten om te verbeteren. De samenwerking loopt wat mij betreft perfect.’

CASE

nr. 2

winter ’07

thieme mag. 13

Rijkswaterstaat 2.

• De Adviesdienst Verkeer en Vervoer verdwijnt bij Rijkswaterstaat. Medewerkers ontvingen een fraai boek met anekdotes en persoonlijke verhalen. Tekst, vormgeving en druk lagen bij Thieme. • Jonna Brandsma is senior communicatieadviseur bij Rijkswaterstaat.

‘Goede verstaander’ ‘Het ontwerp is lekker fris en toegankelijk. Je zag meteen iedereen erin bladeren.’ Jonna Brandsma coördineerde samen met een stagiaire het afscheidsboek van de Adviesdienst Verkeer en Vervoer van Rijkswaterstaat. Thieme verzorgde tekst, vormgeving en drukwerk. ‘Adequaat is een goede verstaander’ ‘Onze Adviesdienst Verkeer en Vervoer hield afgelopen zomer op te bestaan. We wilden een boek maken als herinnering aan onze dienst. Iets voor de medewerkers om te bewaren. We hadden een soort jaarboek in gedachten, dus we hebben iedereen een formulier gegeven waarop ze hun mooiste herinneringen kwijt konden, wie ze bewonderden, dat soort dingen. Die ervaringen zijn gecombineerd met interviewtjes en met collages uit het personeelsblad over de highlights uit het AVV-verleden’, vertelt Jonna Brandsma, senior communicatieadviseur. Thieme GrafiMedia Groep kreeg opdracht dit boek te maken. Communicatiebureau Adequaat, onderdeel van Thieme GrafiMedia Groep, coördineerde de productie. ‘Adequaat is een goede verstaander. Ik hoef niets twee keer uit te leggen. Bovendien vond ik het prettig dat ik maar één contactpersoon had voor het hele proces. Ik werd niet gebeld door een drukker of een vormgever, om mijn hele verhaal nog eens te doen. Adequaat stuurde alles aan. Zíj kwamen met het handige formaat. Zíj regelden het mooie papier. Ik werk met meer bureaus, maar ik maak niet altijd mee dat alles zo gemakkelijk in één keer goed gaat.’ Meteen bladeren Over het eindresultaat is Brandsma meer dan tevreden. ‘Het is heel grappig vormgegeven. Heel fleurig. Toen het was uitgedeeld, zag je meteen alle collega’s erin bladeren.’ Ze lacht: ‘Bijna alle medewerkers staan erin, dus natuurlijk ging iedereen op zoek naar zichzelf en zijn naaste collega’s. Maar de toegankelijke, kleurige vormgeving, met veel foto’s, heeft er ook aan bijgedragen dat het zo goed ontvangen is.’

14 thieme mag.

3.

winter ’07 nr. 2

CASE

• Het boek ‘Wegen naar deToekomst’ moest meer bekendheid voor het project realiseren onder de eigen medewerkers. Een klus met een grillig verloop en een goede afloop. • Pierre Looman is via Rijkswaterstaat nauw betrokken bij het project Wegen naar de Toekomst.

‘Snel schakelen bij nieuwe plannen’ Op het laatste moment verdrievoudigde de oplage, viel de keus op dikker papier en veranderde ‘verspreiden bij de nieuwsbrief’ in ‘presenteren op 25 locaties met een display’. ‘Thieme schakelde bij elke nieuwe ingeving heel soepel en hielp ons onze ideeën op tijd te realiseren’, zegt Pierre Looman vergenoegd. ‘Ons werk meer bekendheid geven binnen Rijkswaterstaat. Dat was ons doel’, zegt Pierre Looman, van het programma Wegen naar de Toekomst. ‘We wilden de resultaten van twintig pilots van het programma voor het voetlicht brengen. Pilots die bijdragen aan schone, veilige en betrouwbare mobiliteit op de Nederlandse wegen in de toekomst; met slimme auto’s, drijvende wegen, asfalt op de rol en meer.’ Boekje ‘De opzet was in eerste instantie een korte impressie van de stand van zaken en twee mini-interviews per pilot’, zegt Looman. ‘Gaandeweg zagen we dat dit groeide tot iets moois. Daarom hebben we de vormgeving aangepast tot een boekje.’ Het was niet de enige verandering. Eerst was het boekje bedoeld als bijsluiter bij de nieuwsbrief, met een oplage van 2.000 stuks. ‘Toen het bijna klaar was, besloten we tot een bredere mailing, buiten ons vaste adressenbestand, en tot een ludieke presentatie op 25 locaties van Rijkswaterstaat. De oplage moest omhoog naar 6.000 stuks. En het moest allemaal voor de vakantieperiode klaar.’ Millenniumproject Meetkundige Dienst 1999

Flessen wijn ‘Thieme heeft ontzettend snel geschakeld bij elke verandering. Het dikkere papier, de hogere oplage, het extra drukwerk op het laatste moment, het was geen probleem. Communicatiebureau Adequaat nam al het werk rondom de extra mailing uit handen. De Thieme-groep zette extra capaciteit in voor de presentatie op schildersezels in de hal van de 25 vestigingen, om de displays met een uitvergroot boek te maken, de antwoordkaartjes te drukken die we op het laatst nog wilden en de distributie te verzorgen’, zegt Looman. ‘Het boekje zelf is ook raak geschoten. Een goede balans tussen bondig en compleet en de uitstraling is fris, met veel beeld. Het is goed ontvangen. We hebben tientallen nieuwe aanvragen voor onze nieuwsbrief gekregen. Kortom, het doel is bereikt en we waren onder de indruk van het resultaat, de flexibiliteit en de inzet. Ik ben langsgegaan met een paar flessen wijn. Ja, we waren erg tevreden.’

Thieme GrafiMedia Groep in mantelovereenkomst van preferred suppliers 2005

Samenwerking Adviesdienst Verkeer en Vervoer 2005

CASE

4.

nr. 2

winter ’07

thieme mag. 15

• Voorlichtingsblad Via Limburg houdt de lezer op de hoogte over de ontwikkelingen rond werkzaamheden aan de rijkswegen. Thieme GrafiMedia Groep regelt de realisatie van A tot Z. • Hans Albersen is communicatiemanager.

‘Centralisatie doet geen afbreuk aan kwaliteit’ ‘Bijschaven in de eindredactiefase hoeft haast niet. Dat kost veel minder energie dan ik had verwacht’, zegt communicatiemanager Hans Albersen. Voorheen maakte zijn afdeling het voorlichtingsblad over Via Limburg zelf. Sinds een jaar is de productie in zijn geheel bij Thieme GrafiMedia Groep ondergebracht. Hans Albersen: ‘Ik zie geen verschil tussen de nummers die we zelf maakten, met tekstschrijvers en vormgevers uit de omgeving, en de twee laatste nummers, die Thieme voor ons heeft gemaakt. De kwaliteit is net zo goed’, complimenteert Hans Albersen. Sinds de corporate communicatie van Rijkswaterstaat is gecentraliseerd, zijn tekstproductie, vormgeving, druk en verspreiding bij Thieme ondergebracht. Voorheen verscheen het voorlichtingsblad over de aanleg van vier rijkswegen in Noord-Limburg vier keer per jaar, in 2007 twee keer. ‘In de huidige fase brengen we meer informatie via klankbordbijeenkomsten, advertenties in lokale bladen, eigen televisieprogramma’s en bewonersbrieven’, legt Albersen uit.

Vlot ‘We hebben er ontegenzeggelijk minder werk aan nu het is uitbesteed. Het communicatiebureau van Thieme, Adequaat, is snel en doelgericht. Ze houden zichzelf én ons strikt aan de afgesproken planning. We hebben uitgebreide briefinggesprekken en de rest loopt vlot. De eindredactie kost minder energie dan ik had verwacht. Wijzelf en de lokale mensen waar we in het verleden mee werkten, waren natuurlijk goed op de hoogte van de situatie hier en we kenden de huisstijl. Maar we hoeven nauwelijks bij te schaven. Het enige wat me verwondert, is dat het per saldo duurder uitpakt.’

Nieuwe huisstijl Dit huidige kalenderjaar kreeg Rijkswaterstaat een nieuw gezicht. De organisatie voerde een aangepaste huisstijl in met een uniform en herkenbaar Rijkswaterstaat in gedachte. Doorlooptijden van projecten zouden ermee omlaag kunnen. Gewapend met de DVD, met templates in de nieuwe kleuren, gaan alle vormgevers voortaan aan de slag. Joost van den Broek, vormgever van onder andere thieme mag., is zeer verheugd over de nieuwe huisstijl. ‘In de nieuwe huisstijl is alles heel elementair, herkenbaar en eigenlijk maar voor een enkele uitleg vatbaar. Voor ontwerpers blijft er nog wel wat te schuiven over, maar altijd binnen strakke kaders. Dat maakt het ook weer makkelijk werken.’

Via Limburg (oplage 15.000) in zijn geheel ondergebracht bij Thieme GrafiMedia Groep 2006

Boek: Innovatieoogst van Wegen naar de Toekomst 2007

Afscheidsboek AVV

2007

Nieuwe huisstijl

2008