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CLASE DE DOCUMENTOS Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Clases de Documentos

Documento de Archivo

Documento Electrónico

Son los determinados por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones

Son toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivos que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos de gestión, central e histórico

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Diferencias

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El registro esta acogido en un medio, cuya información se hace accesible a través de símbolos implícitos en él.

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Recoge información en un medio cuyos símbolos solo pueden ser leídos por un ordenador

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Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros.

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Su autenticidad depende del hardware y software en el cual fue creado, y esta solo se podrá mantener si se conserva en su estructura original.

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Permite fácil acceso a

El contenido es inseparable de su medio o soporte. Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma.

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Uso

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Es una constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa. Nos permite comunicación, a otros órganos o unidades de la administración o a terceros interesados, ya sea personas jurídicas públicas y privadas personas jurídicas naturales

la información. 

Controla el acceso a la información por niveles de seguridad y conservación a largo plazo