Claims - Reclamos 090512

GESTIÓN DE RECLAMOS EN PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN Adaptado por John Alba, PMP

En este documento se describen los procesos básicos que le ayudarán a realizar una buena gestión en reclamos para contratos de construcción. Se podría decir que lo nuevo en el conocimiento para la gestión de reclamos es la forma en que el PMI ha organizado los proceso de acuerdo a la extensión del PMBOK para proyectos de construcción (2). La gestión de reclamos describe los procesos necesarios para eliminar o prevenir el surgimiento de los reclamos en proyectos de construcción y para evitar el tedioso manejo cuando estos surgen. La gestión de reclamos es un proceso importante en la construcción. Los reclamos pueden verse desde dos perspectivas: • •

El objetivo de este documento no es el de hacer un manual completo sobre reclamos, ya que el tema es bastante complejo y controversial que ha plagado la industria de la construcción por años y lo sigue haciendo. Por el contrario más bien se pretende mostrar un esquema general de cómo deben ser manejados los reclamos, estimular la preparación detallada de los contratos y el rápido manejo de reclamos cuando surjan. A continuación citaremos los cuatro procesos básicos en gestión de reclamos en el proyecto.

PROCESOS

La parte que introduce el reclamo y La parte que defiende el reclamo.

Definición de RECLAMO (3)

“El requerimiento de algo que se ha hecho o que se cree haberlo hecho”

Identificación del Reclamo

Generalmente un reclamo es el resultado de una acción o directriz. En construcción “algo” es en la mayoría de los casos compensación económica adicional por trabajos que se consideran no incluidos en el contrato o ampliación de plazos de ejecución para la finalización de los trabajos o ambos. Lo que distingue un reclamo de un cambio es el elemento de desacuerdo entre las partes acerca de lo que se ha hecho o de lo que falta o no por hacer. Si se llega a un acuerdo, el reclamo desaparece y se transforma en un cambio. En caso contrario, el reclamo puede proceder a la fase de negociación, mediación, arbitraje, y finalmente a juicio hasta que sea completamente resuelto. Comúnmente los reclamos son hechos del contratista al propietario o a otra parte principal y del subcontratista al contratista; pero los reclamos también pueden ser originados por el propietario que considere que algunos de sus requerimientos contractuales no han sido ejecutados o seguidos por el contratista. Claims - reclamos 090512.doc

Identificación del Reclamo Valorización del Reclamo Prevención del Reclamo Resolución del Reclamo

Datos de Entrada Alcance del Contrato Términos del contrato Descripción del trabajo extra considerado como reclamo Descripción del tiempo requerido

Métodos

Términos del contrato Juicio de Expertos

Entregables

Descripción del Reclamo Documentación

IDENTIFICACIÓN DEL RECLAMO Se debe tener un completo conocimiento del alcance de los trabajos y de los términos contractuales para poder identificar cambios en el alcance o en los términos contractuales y se requiera un ajuste al contrato. La identificación adecuada incluye no solamente una interpretación de lo que requiere el contrato sino también una descripción documentada de la actividad considerada como extra, con respecto a lo requerido en el contrato.

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importantes de personas involucradas o relacionadas con los trabajos objetos del reclamo. También tienen que ser adjuntados la hora y los días en que los trabajos se desarrollaron. Es de gran ayuda el abrir una nueva cuenta en costes que solamente incluya el trabajo en reclamación, de manera de tener claramente separado las reclamaciones del trabajo incluido en el alcance del contrato.

Los datos de entrada para la identificación del reclamo incluyen: • Alcance del Contrato. El alcance de los trabajos como está establecido en el contrato incluyendo todos los planos y especificaciones. • Términos del Contrato. Todos los términos y condiciones que aplican a la ejecución de los trabajos, especialmente los apartados referente a cambios, condiciones de cambios, preparación y entrega de la planificación, y comunicaciones entre las partes. • Descripción del trabajo extra considerado como reclamo. Una descripción escrita del trabajo que se cree no está dentro del alcance del contrato, donde y cuando ocurrió. Un escrito explicativo del porque no está dentro del alcance del contrato haciendo referencia a la sección del contrato que avale el reclamo. • Descripción del tiempo requerido. La relación de cuando el presunto trabajo extra comenzó y terminó o se estima que termine. Reclamos por ampliación de tiempo como consecuencia de retrasos en los trabajos debido a eventos como clima inusual, huelgas, demoras en la aprobación de licencias gubernamentales o licencias ambientales, o cualquiera otra fuerza mayor que no esté dentro del control del contratista pueden ser válidos pero pueden no ser compensables.

Los Entregables del proceso de Identificación del Reclamo incluyen: • Descripción del reclamo. Con la información recogida utilizando el método descrito anteriormente, es posible preparar un reporte completo del reclamo y la razón por la cual es considerado fuera del alcance descrito en el contrato. • Documentación. Documentos que evidencian la razón del reclamo.

Valorización del Reclamo

Datos de Entrada

Descripción del Reclamo Trabajos afectados por la actividad objeto del reclamo

Métodos para identificación del Reclamo •

•

•

Términos del Contrato. Las condiciones del contrato relacionadas con cambios y notificaciones. En muchos casos, los reclamos que no sean hechos en los momentos oportunos son inválidos. Juicio de Expertos. A veces vale la pena llegar a un consenso entre más de una persona que la actividad en cuestión no se considera reclamo. En algunos casos de reclamos de mucha importancia o gran envergadura, se recomienda asesoría legal para darle mayor validez al reclamo. Documentación. Uno de los factores de mayor importancia en los reclamos es la necesidad de adjuntar buena documentación que avale el reclamo. Esto puede ser fotos o videos del trabajo en cuestión, secciones o planos relevantes del contrato, reportes Claims - reclamos 090512.doc

Métodos

Medición de la Cantidad Estimación del Coste Procedimientos legales según contrato Análisis de la planificación

Entregables

Costes Directo e Indirecto Ampliación de Plazos Documentación

VALORIZACIÓN DEL RECLAMO Una vez que una actividad haya sido revisada y tomada la decisión que es digna de ser considerada un Reclamo, el siguiente paso es medirlo en términos (generalmente) de compensación económica adicional o una ampliación de los plazos de terminación o modificación de los hitos incluidos en el contrato. Aquellos que tienen experiencia en esta parte de manejo de reclamos sabrán que es común que el reclamante infle lo más posible el monto del reclamo ya que posteriormente se convierte en un proceso de negociación entre las partes y se busca la “verdad” razonable. No

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obstante, hay maneras correctas y lógicas de determinar el coste de la actividad o daños extra en términos de dinero y tiempo. El proceso básicamente usa un enfoque causa-efecto para determinar el efecto completo de la actividad – ¿cuál fue el impacto o efecto en la construcción originado por la actividad reclamada?. A veces la actividad reclamada tiene un efecto indirecto en otros aspectos de la construcción del proyecto – haciendo más costoso otros trabajos, cambiando secuencias, y retrasando otras actividades. Hasta el punto que estos efectos indirectos pueden ser justificados y medidos, y es correcto que sean parte del coste total del reclamo.

Entradas para la Valorización de Reclamos • Descripción del Reclamo. Ver salidas del proceso de identificación del reclamo. • Trabajo afectado por la actividad objeto del Reclamo. En el caso que ocurra, este es el efecto adicional sobre el balance del trabajo propio del contrato, causado por la actividad objeto del reclamo. Estos efectos deben ser manejados y los datos recolectados de la misma forma que se ha hecho con el reclamo en sí.

Métodos para Valorizaciónla Prevención de Reclamos • Medición de la Cantidad. Las cantidades actualizadas del trabajo objeto del reclamo en términos de metros cúbicos de concreto o movimiento de tierra, peso del acero, metros lineales de tubería o trabajos eléctricos, y así sucesivamente. Cuando surjan desacuerdos, el primer lugar donde hay que buscar el acuerdo es en las cantidades involucradas en los trabajos. • Estimación del Coste. El coste de labor, material y equipos involucrados en los trabajos objetos del reclamo. Si se tienen historiales de coste disponibles, estos proveerán la base del estimado. De lo contrario, el coste tendrá que ser estimado usando ratios que sean aplicables y actualizados. Es común que aumentos debido a gastos generales y ganancias son generalmente de justa aplicación, ya que en esta etapa, el reclamo es manejado como si fuese un cambio. Algunas veces el trabajo objeto del reclamo tiene efectos en otros Claims - reclamos 090512.doc

trabajos de proyecto que originan costes adicionales. Generalmente este coste tendrá que ser estimado, ya que la relación causaefecto no suele ser obvia. Con frecuencia, la justificación de este efecto indirecto es difícil de justificar a satisfacción de la parte contraria. • Procedimientos Legales de acuerdo al Contrato. Usualmente es de gran ayuda el poder citar casos anteriores que pueden avalar el reclamo en situaciones complejas donde a través del contrato no se pueda llegar a una solución. Dichos casos pueden guiar hacia que se debe o no incluir en el reclamo o como puede ser evaluado el reclamo. Por ejemplo, en los Estados Unidos una decisión común de la corte es citada como “la Fórmula Eichleay” y que establece los principios para determinar el monto de las ganancias en cierto tipo de reclamos. • Análisis de la Planificación. La manera usual de enfocar el impacto de los reclamos o cambios en la planificación es comparar las curvas de lo “Planificado” con las de “Construido” de manera de poder respaldar la ampliación de tiempo requerida no solo por la actividad reclamada sino también por el efecto (si existe alguno) en el conjunto del proyecto. Los programas informáticos existentes hoy en día pueden ser de gran ayuda para el análisis de la planificación, pero también pueden hacer dicho análisis bastante complicado. El factor decisivo es el efecto que tenga en la Ruta Crítica y puede convertirse en algo bastante difícil de separar debido a todos los demás factores que pueden y afectan las planificaciones de construcción.

Entregables de la Valorización de Reclamos • Coste Directo e Indirecto. El coste de los daños resultantes de la actividad objeto del reclamo con el soporte de los factores que se utilizaron en los cálculos. Además, el coste, cuando esté justificado, de los efectos de la actividad reclamada en otros aspectos del proyecto de construcción calculado de la misma manera que los costes directos. • Ampliación de Plazos. El resultado del análisis de la planificación. • Documentación. El correcto respaldo de los cálculos de las cantidades, reportes de las

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horas utilizadas por la labor involucrada en los trabajos, y el uso de maquinarias, tarifas, índices de rendimiento, y facturas de materiales incluidos en el reclamo, son algunos de los documentos necesarios para la Valorización de los Reclamos.

Prevención del Reclamo

Datos de Entrada

Plan del Proyecto Condiciones contractuales Plan de Manejo de riesgos

Métodos

Claridad en el lenguaje Planificación Revisión de la constructibilidad Procedimiento de Requerimiento de información Asociación Procesos de Precalificación Junta de Revisión de disputas Reconocimiento conjunto de cambios Documentación

• Condiciones Contractuales. Condiciones contractuales correctamente descritas que prevean los casos de posibles cambios y condiciones del sitio desconocidas, retrasos debido a fuerza mayor, reportes periódicos, tiempos de recepción y aprobación de comunicaciones y documentación, también proveen las bases para minimizar los reclamos. • Plan de Manejo de Riesgos. Los reclamos se minimizan con el uso de un plan de manejo de riesgos que prevea el riesgo entre las partes sobre las bases de quien tiene mayor control sobre el posible riesgo. La práctica del propietario de tratar de que el contratista sea responsable de mayor y mayor riesgo, del que el contratista tiene poco o ningún control, es una invitación a reclamos. Ver plan de manejo de riesgos (1)

Entregables

Ordenes de Cambios Sin Reclamos

Métodos Para la Prevención de Reclamos

PREVENCIÓN DEL RECLAMO Claramente, la mejor manera de no tener reclamos es ¡prevenir!. Así que la pregunta es, ¿Cómo prevenir o evitar que surjan reclamos?. El contrato perfecto, donde el alcance esté muy bien definido, los riesgos localizados, y sea ejecutado correctamente, dará como resultado una alta probabilidad de que no se originen reclamos. Debido a que la perfección es ampliamente difícil de obtener, todo lo que los propietarios y contratistas pueden hacer es trabajar de la mejor manera para llegar lo más cercano posible a esa meta. Estos son algunos de los principios prácticos descritos en este documento para prevenir y evitar reclamos, que si se siguen pueden eliminar las bases que originan el reclamo o por lo menos minimizar su ocurrencia.

Entradas para la Prevención de Reclamos • Plan de Proyecto. Las partes fundamentales del plan son lo más importante. Un alcance de los trabajos claro y cuidadosamente descrito, una planificación razonable, y un apropiado plan de ejecución del proyecto hecho específicamente para el proyecto en cuestión, y el posible grado de riesgo, todos Claims - reclamos 090512.doc

juntos ayudaran alcanzar la meta de eliminar los reclamos. Ver plan ejecución (1)

• Claridad en el Lenguaje. El alcance y las especificaciones del contrato deben haber sido escritas en términos bastante claros y sin ambigüedades. • Planificación. Los requerimientos para la planificación deben de estar claramente especificados y ser de cumplimiento razonable. Los requerimientos de entrega de las actualizaciones de la planificación deben ser justos y capaces de proveer una buena idea de la situación, sin complicaciones que no sean necesarias ni requeridas. •

Revisión de la Constructibilidad. El uso de la constructibilidad puede evitar posteriores errores en campo y cambios innecesarios en los métodos de construcción los cuales pueden conducir a reclamos. Ver constructibilidad (2)

• Procedimiento de Requerimiento de Información (RFI). En los requerimientos contractuales de aprobación del propietario o diseñadores de los planos de taller, materiales de construcción, RFIs y otros documentos similares, siempre se debe incluir una cláusula que especifique un período de tiempo razonable para dar una respuesta. También es cierto que si este plazo no se cumple, el contratista tiene las bases para introducir un reclamo pero esas bases estarán desde un principio claras para

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todas las partes. En consecuencia, el tiempo de respuesta debe ser realista, ni muy largo ni muy corto de manera que sea difícil para el propietario o diseñador de cumplir. Ver procedimiento de Requerimiento de Información (2). • Asociación. Proyectos que usen la técnica relativamente nueva de (específica del proyecto) asociación. Tienen una buena oportunidad para eliminar los reclamos debido a la mutua dedicación de las partes y muchos mejores requerimientos de comunicación que son parte esencial de esta técnica. • Proceso de Precalificación. Los proyectos que utilicen la precalificación de contratistas tienen el beneficio de tratar con contratistas calificados y con experiencia, los cuales tienen menos probabilidad de encontrarse en situaciones desesperadas que pueden inducir a otros a una desenfrenada generación de reclamos.

Entregables de la Prevención de Reclamos • Cambios. Los reclamos potenciales que exijan compensación económica o ampliación de plazos o ambos, que sean acordados y resueltos entre las partes, se transforman en ordenes de cambio, y el reclamo en sí desaparece. Ver manejo de cambios (2) • Sin Reclamo. Con la utilización de alguno de los métodos para la prevención del reclamo no existirán cambios (reclamos) pendientes de resolución al final del proyecto. No debe haber surgido ninguno y si ha ocurrido ha sido transformado en una orden de cambio o rechazado.

Resolución del Reclamo

• Junta de Revisión de Disputas (DRB). Algunos proyectos, generalmente los de gran envergadura, crean una DRB fuera del proyecto que da buenos resultados. La DRB actúa como una especie de panel de arbitraje sobre cualquier disputa que surja durante el proyecto de manera que reclamos potenciales son transformados en cambios o desestimados debido a una buena razón antes de la finalización del proyecto. • Reconocimiento conjunto de cambios. Una de las mejores maneras de reducir los reclamos potenciales es cuando la otra parte identifica la ocurrencia de un cambio. La tendencia de no hacerlo o de discutir cualquier cambio potencial es un factor importante en la perpetuación de los reclamos. Ambas partes deben ser realistas. • Documentación. La documentación buena y muy completa puede rápidamente guiar a la identificación de un cambio, mientras que documentación inconsistente generalmente prolonga las discusiones entre las partes. La buena y completa documentación también puede generar una excelente defensa frente a los reclamos. Un completo análisis de los factores realmente involucrados puede eliminar los reclamos malamente evidenciados.

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Datos de Entrada

Descripción del Reclamo Valorización del Reclamo Contrato

Métodos

Negociación Método alternativo de Resolución de conflictos Litigación Coste estimado de la resolución

Entregables

Resolución del Reclamo Cierre del contrato

RESOLUCIÓN DEL RECLAMO Siempre surgirán reclamos, aunque se haga un esfuerzo consensuado entre las partes. Puede existir un desacuerdo justificado de sí el reclamo en cuestión es un cambio al contrato o no, o si el monto de la compensación económica o ampliación de plazo requerido es correcto. Cuando alguna de estas situaciones surge, comienza un proceso paso-a-paso para su resolución. Está claro que mientras este proceso se prolongue originará mayor gasto económico y será perjudicial para ambas partes. Por lo tanto, la meta es resolverlos a la brevedad y al más bajo nivel de la organización como sea posible. El proceso comienza con la negociación, seguramente a más de un nivel, antes de seguir al siguiente paso que es la mediación, arbitraje y juicio; dependiendo de lo permitido en el contrato. Debido a la proliferación de reclamos de construcción y a los gastos de la litigación, se ha incrementado la utilización de métodos

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alternativos de resolución de conflictos. Llamado ADR para Métodos Alternativos de Resolución de Conflictos, incluye mediación, arbitraje y mini-juicios.

Los Entregables de la Resolución de Reclamos incluyen: •

Los datos de entrada para la Resolución de Reclamos incluyen:

•

• Descripción del Reclamo. • Valorización del Reclamo. • Contrato. El contrato es la base y herramienta principal para la resolución.

Referencias: (1) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), third Edition 2004 by the Project Management Institute.

Métodos para la Resolución de Reclamos • Negociación. Siempre es el primer y el mejor método para la resolución. Algunas veces la negociación necesita ser elevada a niveles superiores pero seguirá siendo negociación entre las partes tratando de encontrar una solución ecuánime. • Método Alternativo de Resolución de Conflictos (ADR). Esto incluye mediación, arbitraje y mini-juicio. • Litigación. Este es el resultado común cuando todas las previas oportunidades de llegar a un acuerdo han fallado. Las demandas en construcción suelen ser bastante complicadas para que los jurados entiendan correctamente y generalmente toman bastante tiempo en ser presentadas. Este es “el último recurso de la corte” y es costoso en términos de dinero y molesto para las organizaciones involucradas. Las partes involucradas en un proceso de litigación tienen que estar completamente seguras de que esta es la única manera de resolver la disputa. • Coste Estimado de la Resolución. Cuando los intentos iniciales de negociación fallan es prudente para cada una de las partes el estimar cuanto saldrá el llevar la disputa más lejos. Los mediadores son costosos (pero pueden valer la pena) y algunos casos de arbitraje pueden estar bastante cerca del coste de una litigación, dependiendo del monto en discusión. Un estimado de estos costes puede ayudar en la decisión de que tan importante es el seguir insistiendo en un reclamo.

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Resolución del Reclamo. Uno de los métodos descritos resuelve el reclamo. Cierre del Contrato. En los casos donde el contrato no puede ser cerrado debido a una disputa pendiente, la resolución de esa disputa impide el cierre del contrato.

(2) Construction Extension to a A Guide to the project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000 Edition by the Project Management Institute. (3) The American Heritage Dictionary of the English Language, 3a ed. 1992. (4) Construction Claims Ed, 1999 By John K Sikes, Published by Sweet and Maxwell.

Acerca del PMI ®

La Publicación PMBOK Guide — Cuarta Edición del 2008, es el último libro fuente en el campo de la dirección de proyectos. Se encuentra oficialmente disponible en los idiomas como chino, ingles, francés, alemán, italiano, japonés, coreano, portugués y español. En marzo del 2001, se designó como Estándar Nacional Americano (ANSI/PMI 99-0012000). Hoy, es conocido en el mundo como el estándar actual para la profesión de dirección de proyectos.

Acerca de PPC Total Compañía especializada en dar soporte a la dirección de proyectos actual. Suministramos soporte a las personas que se gestionan proyectos, interesados en obtener la certificación PMP, CAPM. Suministramos ayuda con nuestro simulador del examen de certificación, disponemos de Formatos & plantillas para gestionar proyectos.

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GESTIÓN DE RECLAMOS EN PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN

Términos del Contrato

Descripción del Trabajo Considerado como Reclamo

Ampliación de Plazos

Descripción del Reclamo

Alcance del Contrato

Identificación del Reclamo •Términos del contrato •Juicio de Expertos •Documentación

Resolución Del Reclamo

Valoración del Reclamo (Documentos) Trabajo Afectado por la actividad Objeto del Reclamo

•Medición de la

cantidad

•Estimación del

coste

Resolución del Reclamo

Coste Directo e Indirecto

•Procedmientos

legales de acuerdo al contrato •Análisis de la Planificación

•Negociación •Método alternativo de Resolución de Conflictos •Litigación •Coste estimado de la Resolución

Ciere del Contrato

Documentación Plan de Proyecto

Condiciones contractuales

Plan de Manejo de Riesgos

Orden de Cambio

Prevención de Reclamos •Claridad en el Lenguaje •Planificación •Revisión de la Constructibilidad •Procedimiento de Requerimiento de información (RFI) •Asociación •Procesos de precalificación

Mapa basado en: (1) Construction Extension to A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) 2002. (2) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) Third Edition 2004. Adaptation: John Alba, PMP, 2005 Web ppctotal.com Email [email protected]

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