Bab3.docx

BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK

3.1

Sejarah PT. Kimia Farma Apotek Sejarah Kimia Farma diawali pada tahun 1817, ketika NV Chemicalien

Handle Rathkamp & Co., perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur, didirikan. Sejalan dengan kebijakan nasionalisasi perusahaan-perusahaan Belanda, pada tahun 1958 pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi beberapa PNF (Perusahaan Negara Farmasi). Tahun 1969, perusahaan-perusahaan tersebut digabung menjadi PNF Bhineka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas, menjadi PT Kimia Farma (Persero). Sejak tanggal 4 Juli 2001, Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. 4 Januari 2003, Perseroan mendirikan 2 Anak Perusahaan yaitu : PT Kimia Farma Trading & Distribution, yang bergerak di bidang perdagangan dan distribusi baik obat maupun alat kesehatan. Saat ini Perseroan memiliki 46 Cabang KFTD yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dan pada tahun 2014 menjadi Health Care Company. PT Kimia Farma Apotek, bergerak di bidang ritel farmasi dan yang terbesar dari kekuatan jaringan apotek di Indonesia. Saat ini erseroan memiliki lebih dari 1000 Apotek Kimia Farma yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Pada tahun 2012, Perseroan mulai membuka konsep bisnis ritel baru yaitu dengan konsep One Stop Health care Solution (OSHcS) yaitu layanan kesehatan dari praktik dokter/klinik kesehatan, laboratorium klinik hingga apotek semuanya dilayani dalam satu atap secara terintegrasi. Terkait dengan bisnis layanan laboratorium klinik, Perseroan telah membentuk PT Kimia Farma Diagnostika yang berada di bawah kewenangan PT Kimia Farma Apotek. a. Visi Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat Indonesia.

24

25

b. Misi Menghasilkan pertumbuhan nilai bagi perusahaan melalui: 1.

Jaringan layanan kesehatan yang berintergasi meliputi jaringan apotek, klinik, laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya.

2.

Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsipal.

3.

Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Feebased Income)

c. Budaya Perseroan telah menetapkan budaya perusahaan yang merupakan nilainilai inti Perseroan (corporate values) yaitu I C A R E yang menjadi acuan/pedoman bagi Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk berkarya meningkatkan kualitas hidup dan kesehatan masyarakat. Berikut adalah budaya perusahaan (corporate culture) perseroan : a.

Innovative

Budaya berpikir out of the box, smart dan kreatif untuk membangun produk unggulan b. Customer First Mengutamakan pelanggan sebagai miitra kerja c.

Accountable

Dengan senantiasa bertanggung jawab atas amanah yang dipercayakan oleh perusahaan dengan memegang teguh profesialisme, integritas dan kerja sama d. Responsible Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran dan dapat diandalkan, serta senantiasa berusaha untuk tegar dan bijaksana dalam menghadapi setiap masalah. e.

Eco-Friendly

Menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan yang ramah lingkungan.

26

5 As sebagai Ruh Budaya Perusahaan yang terdiri dari :

Kerja Ikhlas Siap bekerja dengan tulus tanpa pamrih untuk kepentingan bersama Kerja Cerdas Kemampuan dalam belajar cepat (fast learner) dan memberikan solusi yang tepat. Kerja Keras Menyelesaikan pekerjaan dengan mengerahkan segenap kemampuan untuk mendapatkan hasil terbaik Kerja Antusias Keinginan kuat dalam bertindak dengan gairah dan semangat untuk mencapai tujuan bersama Kerja Tuntas Melakukan pekerjaan secara teratur dan selesai untuk menghasilkan output yang maksimal sesuai dengan harapan.

a.

Lokasi dan Bangunan Terletak di wilyah perkantoran yang cukup ramai dilalui oleh kendaraan

pribadi dan juga kendaraan umum.Apotek Kimia Farma 10 menempati bangunan permanen dengan areal parkir yang cukup luas. Apotek Kimia Farma 10 memberikan pelayanan perbekalan farmasi dan juga mengelola tempat praktek dokter umum dan dokter spesialis, antara lain spesialis THT, Kandungan dan Gigi. Tata Ruang Bangunan Bangunan utama meliputi ruang pelayanan, ruang tunggu, ruang swalayan, ruang peracikan, ruang administrasi, ruang apoteker. Bangunan belakang meliputi ruang praktek dokter, mushola, gudang, kamar mandi dan garasi.

27

a. Ruang Pelayanan. Ruang pelayanan apotek Kimia Farma 10 terdiri dari counter penerimaan resep dan penyerahan obat, kasir, dan lemari obat. Ruang pelayanan ini merupakan ruang terbuka yang dapat dilihat langsung oleh pembeli. Lemari yang digunakan untuk penyimpanan obat merupakan lemari terbuka yang memiliki susunan rak dengan kotak penyimpanan untuk menampung obat. b. Ruang peracikan Ruang

peracikan

terletak

di

bagian

dalam,

terpisah

dari

ruang

pelayanan.Ruang peracikan terletak diantara ruang pelayanan dan ruang administrasi.Di ruang peracikan terdapat beberapa lemari untuk menyimpan peralatan meracik obat.Peracikan dilakukan di atas meja racik dan mortir serta peralatan lainnya. Sarana lain yang ada adalah bak cuci, timbangan gram dan miligram serta lemari pendingin. c. Ruang Apoteker Pengelola Apotek Ruang apoteker terletak di belakang ruang peracikan berdekatan dengan ruang administrasi. d. Ruang administrasi Ruang administrasi terletak di samping dari ruang apotek.Ruangan ini merupakan tempat menyimpan resep dan dokumen apotek lainnya. e. Ruang tunggu Ruang tunggu merupakan tempat untuk pasien yang menunggu pelayanan dokter maupun apotek.Ruang tunggu dilengkapi dengan kursi-kursi, AC dan pesawat televisi. f. Ruang swalayan Ruang swalayan terletak disamping ruang pelayanan, terdapat barangbarang yang jual bebas meliputi barang keperluan sehari-hari, snack dan minuman.

28

3.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi Apotek Kimia Farma 10 Berpedoman pada struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh direksi PT. (Persero) Kimia Farma Tbk., sumber daya manusia ditempatkan sesuai dengan keahlian, tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Apotek Kimia Farma 10 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang membawahi 8 orang pegawai, terdiri dari satu Apoteker Pendamping, satu supervisor, tiga orang asisten apoteker,dan tenaga kebersihan dan seorang petugas keamanan.

Apoteker Pengelola Apotek (APA) Dalam kedudukannya sebagai seorang pimpinan apotek, Apoteker Pengelola Apotek (APA) bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan apotek, baik dalam hal pekerjaan dan pelayanan kefarmasian, ataupun di bidang administrasi dan ketenagakerjaan. a. Tugas dan kewajiban Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah sebagai berikut: Memimpin, mengatur dan mengawasi kegiatan kefarmasian dan non kefarmasian di apotek b. Memberikan pelayanan informasi tentang perbekalan farmasi kepada masyarakat yang membutuhkannya. c. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan perusahaan, antara lain menentukan target yang akan dicapai, kebutuhan sarana, personalia dan anggaran yang dibutuhka d. Mengawasi pelayanan resep, mutu obat yang dijual dan pelaksanaan administrasi apotek. e. Melakukan kegiatan pengembangan apotek, seperti menjalin kerjasama dan hubungan baik denagn pelanggan serta mencari pelanggan baru. f. Membuat laporan pertangguang jawaban tentang perkembangan apotek kepada kepala UAD secara berkala.

29

Bagian Pengadaan Barang atau Pembelian a. Perencanaan

Pembelian

Tugas

dari

perencanaan

pembelian

adalah

menentukan kuantitas barang yang akan dibeli disesuaikan dengan buku defekta yang dibuat setiap harinya. b. Melaksanakan pembelian Pembelian dilakukan secara terpusat melalui Business Manager (BM) sehingga apotek Kimia Farma 10 hanya membuat surat pesanan (SP/BPBA) barang ke BM untuk kemudian BM mengirim barang tersebut lalu diserahkan ke apotek Kimia Farma 10. Pemesanan kepada apotek administrator menggunakan surat pesanan melalui e-mail. Pembelian yang harus dibayar tunai dilakukan dengan mengajukan permintaan bon sementara kepada pemegang kas, kemudian menugaskan salah satu staf untuk mengambil barang dan membayar sesuai dengan surat pesanan. c. Memantau hasil pembelian Memeriksa faktur yang diterima dari distributor, meminta penjelasan distributor apabila ada barang yang tidak dikirim dan menghubungi distributor apabila ada ketidaksesuaian barang dan harga mencatat jumlah pembelian yang telah dilaksanakan perhari. d. Mengevaluasi hasil pembelian Dengan menggunakan analisis pareto, bagian pembelian mengevaluasi item obat yang keluar serta menentukan item obat apa saja yang harus disediakan untuk memenuhi permintaan pasar.

Bagian Pelayanan/Peracikan a. Penanggung jawab pelayanan peracikan mempunyai tugas

melaksanakan

kordinasi pelayanan rutin diperacikan, termasuk pembagian tugas staf yang ada dibawahnya dan melaksanakan pengawasan terhadap fungsi pekerjaan kefarmasian, penjualan dan personalia diperacikan. b. Asisten Apoteker peracikan mempunyai tugas, memberikan harga resep, perhitungan dosis obat dan pembuatan etiket, penimbangan obat, penyiapan obat, pemeriksaan akhir dan penyerahan obat, pemberian informasi mengenai obat, pengawasan obat diperacikan, pengamatan dan pengamanan terhadap undang-undang yang berlaku dan pengamatan dan pelayanan resep kredit.

30

c. Juru resep mempunyai tugas membantu tugas asisten apoteker dalam menyiapkan obat baik yang berbentuk racikan, seperti menggerus, mencampur, membagi, dan mengemas obat yang telah disiapkan oleh asisten apoteker maupun obat paten serta melaporkan hasil sediaan yang telah jadi dan melaksanakan tugas kebersihan diruang apotek serta pengarsipan resep. d. Pengemudi mempunyai tugas memelihara kendaraan dinas perusahaan sesuai dengan penugasan. e. Pekarya

mempunyai

tugas

memelihara

kebersihan

ruangan

secara

keseluruhan, pembersihan peralatan peracikan dan pemberian bantuan pada peracikan dan pengiriman obat. Administrasi a. Kasir Kecil mempunyai tugas mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan transaksi tunai dan hasil penjualan dari kasir kecil ini selanjutnya diserahkan kepada bagian keuangan di ruang administrasi. b. Bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan pengeloalan dan pengarsipan dokumen serta kegiatan surat menyurat, membuat laporan penjualan bulanan untuk dikirim ke apotek administrator serta pembuatan absensi pegawai, permohonan cuti pegawai serta membuat jadwal kondite. c. Bagian keuangan mempunyai tugas, penyelenggaraan penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan atas perintah kepala apotek atau petugas yang ditunjuk.

3.4 Tugas dan Tanggung Jawab Apoteker Tugas dan tanggung jawab APA yaitu: a.

Memimpin seluruh kegiatan apotek dan bertanggungjawab terhadap pengembangan serta kelangsungan hidup apotek.

b.

Memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat, melalui pelayanan teknis farmasi dan informasi

c.

Mengelola, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang meliputi administrasi umum, kefarmasian, keuangan dan personalia

d.

Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja.

31

e.

Membuat dan menetapkan peraturan atau SOP

3.5 Pengelolaan Apotek. Pengelolaan perbekalan farmasi ini dilakukan untuk menjamin ketersediaan perbekalan farmasi yang bermutu serta jumlah, jenis dan waktu yang tepat. Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan di Apotek Kimia Farma 10 meliputi: A. Perencanaan Perencanaan obat di Apotek Kimia Farma dibantu dengan program KIS (Kimia Farma Information System) berupa software khusus dibuat untuk menangani bagian keuangan dan inventori atau stok obat di apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi jual dan beli obat secara resep dan non resep baik yang dibayar tunai ataupun kredit. Juga untuk menyajikan laporan-laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran. KIS menghubungkan Apotek Pelayanan dengan Business Manager (BM), dimana BM akan mengolah data penggunaan /penjualan barang di apotek selama 3 bulan terakhir. Data kemudian dikelompokkan berdasarkan Pareto ABC. Sistem Pareto, yaitu sistem yang memprioritaskan penyediaan barang-barang berdasarkan tingkat tingginya permintaa n konsumen. Pareto merupakan klasifikasi persediaan barang.

Teori pareto menyatakan bahwa klasifikasi dibagi menjadi dalam 3

kategori yaitu A,B, dan C atau dikenal juga dengan konsep ABC. Pareto berisi daftar nama barang yang terjual yang memberikan konstribusi terhadap omset, yang disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi sampai yang terendah dan disertai jumlah atau kuantitas barang yang terjual.

Klasifikasi Pareto yakni sebagai berikut: 1. Kelas A : persentase nilai penggunaan kumulatif lebih dari 80%. Dapat diartikan bahwa 15-20% dari total barang yang ada diapotek yang memiliki nilai 80% dari total omzet. Sehingga persediaan barang – barang yang termasuk kedalam kelas A merupakan persediaan yang memiliki nilai volume rupiah yang tinggi.

32

2. Kelas B : Kelompok ini mempunyai persentase jumlah barang 20-25% namun mewakili 15% dari total omset. 3. Kelas C : Kelompok ini mempunyai persentase jumlah barang50-60% namun mewakili 5% dari total omset. Barang yang tidak terjual dalam 3 bulan terakhir merupakan stok pasif yang akan dikembalikan ke BM untuk di distribusikan ke apotek Kimia Farma yang lain. Selain pareto juga melihat Data Defekta yaitu merupakan data barang yang habis di apotek untuk dipesan agar dapat memenuhi ketersediaan barang. Petugas apotek Kimia Farma 10 akan mengecek jumlah persediaan barang apotek dengan cara menulis dan menghitung jumlah obat yang akan habis atau sudah habis. Masing-masing personil bertanggung jawab atas satu lemari penyimpanan obat untuk proses defekta. Hasil defekta kemudian dikumpulkan dan dijadikan bahan acuan dalam pemesanan atau perencanaan barang di apotek. Berdasarkan data penolakan beberapa produk permintaan pasien dikarenakan tidak tersedianya di apotek sehingga tidak dapat dilayani. Tujuan perencanaan sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yaitu: a. Mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai kebutuhan b. Menghindari terjadinya overstock c. Menghindari terjadinya kekosongan obat

B. Pengadaan Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan melalui pemesanan pada Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menjalin Ikatan Kerja Sama (IKS) dengan Apotek Kimia Farma. Pemesanan barang ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) dilakukan melalui Pengadaan Unit Bandung yang terletak di Jalan Cihampelas No 7 Bandung.Tujuan dari pengadaan barang adalah untuk memenuhi kebutuhan barang di apotek dan meminimalisir terjadinya penolakan resep atau obat. Sistem pengadaan yang digunakan di kimia farma yaitu sistem MINMAX adapun Alur pengadaan minmax : 1.

BM pusat mengirimkan list barang minmax pada apotek melalui sistem.

33

2.

Apotek akan melakukan pemilihan barang yang di butuhkan sesuai dengan rencana pengadaan, untuk barang yang tidak di butuhkan pada list minmax barang dapat di hapus atau di cancel dari list, namun jika terdapat barang yang masuk kedalam perencaan pengadaan apotek namun barang atau jumlah barang tidak tersedia dan tidak memenuhi maka apotek dapat melakukan penulisan bon permintaan barang apotek (BPBA) kepada BM.

3.

Jika list barang sudah sesuai dengan perencanaan pengadaan apotek maka list di kirim kembali beserta BPBA BM pusat melalui sistem.

4.

BM akan melakukan pemesanan barang kepada distributor/PBF sesuai dari list minmax dan BPBA apotek dengan mengirimkan SP bayangan kepada PBF dan apotek yang melakukan pemesanan.

5.

Distributor/PBF datang membawa barang pesanan ke apotek disertai membawa SP bayangan dari BM yang kemudian di ganti dengan SP asli di apotek. Barang yang datang dilakukan pengecekan kesesuaian barang antara SP bayangan, SP asli,Faktur dan fisik barang.

Adapaun untuk pembayaran kepada distributor

dilakukan oleh BM sesuai

dengan perjanjian. Pengadaan barang dengan BPBA juga masih dilakukan di Kimia Farma. Pengadaan dengan BPBA dilakukan jika : a.

Terdapat barang sejumlah barang yang tidak termasuk dalam data sistem minmax

b.

Sekalipun ada barang tersebut dalam data minmax, namun jumlahnya kurang makan dapat dilakukan BPBA.

Alur pemesanan barang yang ada di Apotek Kimia Farma dengan BPBA, yaitu sebagai berikut: 1. Dilakukan pemeriksaan barang yang memiliki stok kurang atau habis dalam buku defekta setiap minggu sekali. 2.

Dibuat BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) kemudian dikirim kepada BM secara Format BPBA dapat dilihat pada Lampiran 3.

3.

BM membuat SP bayangan kepada PBF/distributor.

34

4.

Distributor mengirimkan barang ke apotek dengan membawa SP bayangan dari BM yang kemudian di tukar dengan SP asli di apotek.

Pengadaan barang yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma terdiri dari : 1. Rutin Pembelian rutin dapat dilakukan melalui sistem minmax yaitu dimana pengadaan dilakukan berdasarkan list produk mixmax dari BM di apotek pusat yang di kirim lewat email kepada apotek. Kemudian apotek melakukan pengecekan barang produk mana saja yang di butuhkan untuk dilakukan pengadaan dari list tersebut. jika ada barang yang tidak sesuai yaitu apotek tidak membutuhkan barang tersebut maka apotek melakukan cancel barang pada list namun jika apotek membutuhkan suatu produk namun produk tersebuat tidak terdaftar dalam daftar list produk minmax maka apotek melakukan penambahan barang dengan menuliskan pada Bon permintaan barang apotek (BPBA). Setelah list barang minmax sudah sesuai dengan barang yang dibutuhkan apotek, maka hasil dikirim kembali kepada BM beserta BPBA melalui email. Setelah list minmax di terima oleh BM di apotek pusat , BM melakukan pemesanan pada distributor yang di tuju dengan menggunaan SP bayangan. SP bayangan dari BM di ditujukan kepada distributor dan apotek yang memesan. Dikirim ke apotek dengan tujuan agar apotek melakukan pemeriksaan ulang pada saat barang datang ke apotek antara SP bayangan deangan Faktur, jika barang yang datang sesuai antara SP bayangan,barang dan faktur maka SP bayangan tersebut akan di ganti dengan SP asli oleh apotek. Adapaun untuk pembayaran kepada distributor dilakukan oleh BM sesuai dengan perjanjian. Beberapa kriteria dalam memilih PBF yaitu: legalitas, pengiriman barangcepat, jangka waktu pembayaran panjang, dan harga yang ditawarkan kompetitif. Untuk obat golongan narkotika hanya dapat dipesan ke PBF yang ditunjuk oleh pemerintah, yaitu PBF Kimia Farma (KFTD). Untuk pengadaan obat golongan narkotika, psikotropika, prekusor dan obatobat tertentu (OOT) dilakukan secara mandiri oleh masing-masing apotek, tidak melalui BM.

35

2. Dropping Merupakan istilah yang dipakai untuk peminjaman obat dan/atau perbekalan farmasi lainnya yang dilakukan ke/dari apotek Kimia Farma lain dengan menggunakan BPBA. Dropping dilakukan jika barang yang diminta tidak ada dalam persediaan, untuk menghindari penolakan resep atau obat. 3. Konsinyasi Merupakan suatu bentuk kerja sama antara Apotek Kimia Farma dengan suatu perusahaan atau distributor yang menitipkan produknya untuk dijual di apotek, misalnya alat kesehatan, obat-obat baru, suplemen, atau yang lainnya. Pembayaran dilakukan setelah produk terjual. 4. CITO dan pembelian mendesak. Untuk pembelian secara mendesak, Apotek Kimia Farma dapat melakukan pembelian ke apotek lain diluar Kimia Farma. Pembelian mendesak ini dilakukan apabila obat yang ditulis dalam resep tidak tersedia dan pembelian tersebut sesuai dengan kebutuhan resep. Pembelian dapat dilakukan oleh bagian pembelian maupun bagian pelayanan 5. Pemesanan Narkotika dan Psikotropika Khusus untuk pengadaan obat-obatan narkotika dan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) yang dibuat dan ditandatangani oleh apoteker pengelola apotek (APA). Pemesanan narkotika dan psikotropika merupakan salah satu pengelolaan narkotik dan psikotropika diapotek, yang bertujuan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pemesanan dilakukan ke PT. Kimia Farma Trading Distribution (satu satunya PBF narkotika yang legal di Indonesia) dengan membuat surat pemesanan khusus narkotika dan psikotropika. Surat pemesanan untuk narkotika yaitu rangkap empat. Satu lembar surat pemesanan asli yang diserahkan kepada dinas kesehatan, satu lembar surat pemesanan diserahkan ke Badan POM (BPOM), satu lembar salinan surat pemesanan diserahkan kepada PBF yang bersangkutan sedangkan satu lembar salinan surat pesanan sebagai arsip di apotek. Surat pemesanan untuk psikotropik terdiri dari 2

36

rangkap. Satu lembar diserahkan kepada PBF dan satu lagi disimpan di apotek sebagai arsip. Surat Pesanan (SP) narkotika dan psikotropika tersebut sebagai berikut: 1. Narkotika Satu surat pemesanan hanya boleh memuat pemesanan satu jenis obat (item). Format SP Narkotika dapat dilihat pada Lampiran 4 2. Psikotropika Satu surat pemesanan boleh memuat lebih dari satu jenis obat (item). Surat pesananan narkotika dan psikotropika terdiri dari : a. Nama, jabatan dan alamat rumah apoteker pengelola apotek (APJ) b.

Nama, alamat dan nomor telpon distributor.

c. Nama obat yang dipesan. d. Kegunaan obat yang dipesan. e. Tanda tangan APJ dan No. SIPA (Format SP Psikotropika dapat dilihat pada Lampiran). C. Penerimaan Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan, dan harga kondisi fisik yang diterima. Perbekalan farmasi yang datang akan diterima oleh petugas apotek, umumnya hal ini dilakukan oleh asisten apoteker. Hal-hal dilakukan pada penerimaan barang di apotek adalah: a. Memeriksa kesesuaian alamat tujuan barang. b. Memeriksa barang yang datang, baik yang di dropping dari BM maupun yang dikirim oleh pemasok apakah sudah sesuai dengan BPBA ataupun faktur lalu dicek kembali tanggal kadaluarsa, kondisi barang, kesesuaian harga, discount, jika ada ketidaksesuaian maka faktur/tanda terima barang dicoret dan tuliskan yang benar pada faktur/tanda terima barang tersebut. c. Setelah itu, tulis nomor penerimaan, tanggal, bulan, tahun, paraf, nama jelas, dan stempel apotek pada faktur/tanda terima barang tersebut. Faktur biasanya terdiri dari 4 rangkap dan 2 rangkap ditinggalkan sebagai arsip apotek. d. Kemudian seluruh transaksi pembelian dimasukkan ke dalam data komputer.

37

e. Setelah diverifikasi, data dikirimkan ke BM dengan menggunakan fasilitas yang ada yaitu melalui e-mail, atau dalam bentuk CD/flashdisk dengan dilampiri tanda penerimaan barang.

D. Penyimpanan Sistem Penyimpanan barang di Apotek kimia Farma 10 dilakukan berdasarkan kelas terapi, stabilitas dan bentuk sediaan (tablet, sirup, salep, tetes mata) disusun secara alfabetis pada lemari yang dapat diputar 360

0

, kecuali untuk obat syrup, drop.

Pada setiap lemari ditandai dengan label warna yang berbeda guna mempermudah pengambilan dan penyimpanan kembali obat.Sistem penyimpanan di Apotek Kimia Farma 10 yaitu sebagai berikut: a.

Tempat penyimpanan obat berdasarkan kelas terapi disusun secara alfabetis diantaranya yaitu:

- Golongan obat Generik - Golongan obat Hormon dan kontrasepsi - Golongan obat Psikis - Golongan obat Gastrointestinal - Golongan obat Vitamin & Mineral Nutrition - Golongan obat Antipiretik/Analgetik - Golongan obat Antidiabetik Golongan obat Osteo - Rak sediaan Salep/cream/powder - Golongan obat Uper Respiratory System

- Rak sediaan Syrup

- Rak sediaan Eye drop & Eye

ointment (Mini Dose dan Eye Drop) - Golongan obat Hiperlipidemia - Golongan obat Cardiovaskular - Golongan obat Antibiotik, Antiviral, AntimikotikGolongan obat Antihistamin b. Tempat penyimpanan obat berdasarkan bentuk sediaannya yaitu: Tablet dan kapsul, Sirup, suspensi dan drop, Tetes mata dan salep mata, Tetes telinga, Salep, krim dan lotio, Injeksi dan infuse, Ovula dan suppositoria. c. Tempat penyimpanan berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) adalah penyimpanan barang dimana barang yang datang lebih dulu akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang terakhir datang disimpan dibelakang, demikian seterusnya. FEFO adalah penyimpanan barang dimana barang yang mendekati kadaluarsanya diletakkan di depan sehingga akan dikeluarkan

38

lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang kadaluarsanya masih lama disimpan di belakang, demikian seterusnya. d. Obat-obat bebas dan obat bebas terbatas disimpan berdasarkan kegunaan di swalayan farmasi. e.

Golongan obat Narkotika dan Psikotropika disimpan di lemari khusus yaitu : 1. Lemari Psikotropika 2. Lemari ini terdiri dari 2 pintu dan letaknya dipisahkan dari lemari Narkotika dan lemari obat lainnya. 3. Lemari Narkotika Lemari Narkotika dibuat dari bahan kayu yang kuat dan letaknya dipisahkan dari lemari penyimpanan obat lainnya. Lemari ini menempel pada dinding tembok dan terdiri dari dua pintu, yang di dalamnya terdapat pintu ganda dan memiliki kunci.

f.

Penyimpanan obat-obat termolabil Obat-obat yang bersifat termolabil, disimpan dalam lemari es dengan suhu tertentu. Obat yang terdapat dalam lemari es ini meliputi obat hormon, obat dengan penyimpanannya pada suhu tertentu. Alat kesehatan Disimpan dalam lemari alat kesehatan dan area swalayan farmasi.

E. Pendistribusian / Pelayanan Pendistribusian barang atau obat di Apotek Kimia Farma 10 dilakukan dengan pelayan resep dan pelayanan non resep : Resep

Pelayanan resep di Apotek Kimia Farma 10 Bandung terbagi atas

pelayanan resep tunai dan pelayanan resep kredit yang disertai kegiatan pengkajian resep serta pengelolaan resep. 1. Pelayanan Resep Tunai Pelayanan resep tunai adalah pelayanan resep yang pembayarannya dilakukan secara tunai. Tahapan dalam pelayanan resep tunai sebagai berikut: a. Penerimaan resep Resep yang diterima oleh kasir terlebih dahulu di kaji keabsahan dan dan kelengkapan resep meliputi administrasi, farmasetik dan klinis, penginformasian harga dan jika pasien setuju maka kasir akan mencatat data pasien (nama, alamat dan nomor telpon). Perjanjian dan

39

pembayaran, Perjanjian meliputi pengambilan obat semua atau sebagian, penawaran pengantaran obat jika obat jumlahnya kurang atau tidak tersedia, penggantian obat bila tidak ada. Jika pasien telah setuju dengan perjanjian maka pasien dapat membayar biaya obat sesuai dengan harga obat yang diminta. b. Pengerjaan resep Resep biasanya terbagi menjadi dua yaitu resep racikan dan resep non racikan atau obat jadi. Tahapan-tahapan dalam pengerjaannya yaitu: a. Resep racikan Dalam pengerjaan resep racikan yang dilakukan adalah membaca resep dengan seksama, menghitung pemakaian dosis obat dan banyaknya obat yang diambil, jika ada obat dengan dosis berlebih maka harus di konfirmasikan langsung kedokternya, mengambil obat sesuai dengan banyaknya obat yang dibutuhkan, melakukan peracikan dan pengemasan obat (puyer atau kapsul), menulis etiket sesuai dengan resep yang meliputi nomor resep, nama pasien, tanggal, cara pemakaian, jumlah puyer atau kapsul. Etiket juga di sesuaikan dimana untuk pemakaian obat dalam menggunakan etiket berwarna putih dan obat luar menggunakan etiket warna biru. b. Resep non racikan atau obat jadi Yang dilakukan adalah membaca resep dengan seksama, mengambil obat sesuai dengan permintaan yang ada diresep, menulis pada etiket yang sesuai yang meliputi nomor resep, nama pasien, tanggal, cara pemakaian, nama obat, dan banyak obat yang diberikan. Untuk etiket obat dalam menggunakan etiket warna putih atau dapat dimasukan kedalam kantong atau plastik obat sedangkan obat luar menggunakan etiket berwarna biru. Dapat juga langsung menuliskan semuanya pada etiket yang terdapat pada bagian depan kantong obat. c. Pemeriksaan akhir Setiap obat yang telah selesai di serahkan kepada petugas

pemeriksa

resep

untuk

dilakukan

pemeriksaan

akhir.

Pemeriksaan ini dilakukan untuk menyesuaikan obat yang telah disiapkan telah sesuai dengan permintaan di resep.

40

d. Penyerahan obat dan PIO Penyerahan obat dilakukan oleh APA atau APING serta TTK. Penyerahan dilakukan dengan cara memanggil nama pasien secara lengkap dan alamat pasien. Pemberian informasi obat mengenai nama obat, bentuk sediaan, dosis, jumlah, aturan dan cara pakai, cara penyimpanan, efek samping yang mungkin terjadi dan cara mengatasinya. 2. Pelayanan Resep Kredit Pelayanan resep kredit yaitu pelayanan resep yang pembayarannya dilakukan secara kredit. Penagihan biaya resep kredit dilakukan oleh BM kepada instansi yang telah bekerja sama. Instansi yang bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma 10 yaitu PLN. Prosedur pelayanan resep kredit hampir sama dengan pelayanan resep tunai. Perbedaannya hanya terletak pada pemberian harga dan cara bayarnya. Dimana untuk resep kredit ini pasien tidak membayar langsung tetapi cukup menunjukan kartu identitas InHealth / kepegawaian kepada petugas

apotek

dan

memenuhi

administrasinya.

Sebelum

dilakukan

pengambilan obat petugas melakukan pengecakan resep apakah telah sesuai dengan persetujuan klaim dari perusahaan yang bersangkutan. Resep-resep kredit yang telah diberi harga diserahkan kebagian administrasi untuk dikumpulkan, dicatat dan dijumlahkan berdasarkan instansi lalu dikirimkan ke BM, di BM dibuatkan kwitansi untuk penagihan kepada perusahaan atau instansi terkait. 3. Pelayanan Non Resep Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan atas permintaan langsung dari pasien. Obat-obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat keras yang termasuk Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA), obat tradisional, kosmetik dan alat kesehatan. 4. Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) merupakan pelayanan kepada pembeli yang membeli obat-obatan yang tercantum dalam Daftar Obat Wajib Apotek. UPDS ini dilakukan jika pasien berupaya melakukan pengobatan dan perawatan terhadap penyakitnya secara

41

mandiri. Dalam pelaksanaan UPDS, diperlukan metode untuk dapat mengetahui segala informasi dari pasien. Metode yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma 10 yaitu metode WWHAM. a. W (Who), Siapa yang menggunakan obat? b. W (What), Apa gejala yang di alami? c. H (How Long), Berapa lama gejala berlangsung? d. A (Actions), Apa yang telah anda lakukan terhadap gejala tersebut? e. M (Medicine), Obat lain yang sedang digunakan? Setelah

melakukan

pertanyaan

diatas,

apoteker

dapat

mengambil

kesimpulan apakah pasien perlu di rekomendasikan atau dirujuk ke dokter. Jika obat yang digunakan dalam terapi merupakan obat bebas atau bebas terbatas, maka pasien dapat dilayani tanpa resep dokter. 5. Swalayan Farmasi Pelayanan swalayan farmasi meliputi penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat OTC (Over The Counter) baik bebas maupun bebas terbatas. Penjualan ini dikenal dengan pelayanan HV (Hand Verkoop). Barang-barang yang dijual seperti: suplemen, vitamin, susu, perawatan kulit, perawatan rambut, kosmetik, herbal health care, alat kontrasepsi dan alat kesehatan. a. Pelayanan Delivery Service

Layanan

antar

obat

dan

penjemputan

resep

biasanya

diperuntukkan bagi resep kredit. Pegawai apotek akan datang ke tempat atau perusahaan yang bekerja sama dalam pelayanan resep kredit untuk mengambil resep, kemudian dilakukan pengkajian resep. Setelah sesuai obat akan disiapkan dan dibuatkan struk pembayarannya. Selanjutnya setelah penyiapan obat, obat diantar ke tempat dimana resep diambil. Bila perlu dibuatkan salinan resep dan kuwitansinya. Untuk melihat Format salinan resep Apotek Kimia Farma 10 Bandung disajikan pada lampiran. b. Pelayanan Telefarma Layanan ini memungkinkan pasien memesan atau menanyakan obat yang akan dibeli. Jika obat tersedia, maka pasien akan diberitahukan melalui

42

telepon dan pasien bisa langsung datang ke apotek untuk membelinya. Jika obat tidak tersedia, maka Apotek Kimia Farma 10 akan menyarankan obat lain atau menyarankan ke Apotek Kimia Farma lain yang memiliki persediaan obat yang diminta.

F. Pengendalian Untuk mencegah atau meminimalisir kerugian akibat kehilangan atau kerusakan barang dilakukan kegiatan pengendalian antara lain : a. Memberikan label expired date pada kotak obat, sehingga dapat diketahui waktu kadaluarsa masing-masing obat. b. Melakukan uji petik setiap hari. Tiap pegawai memiliki tanggug jawab 1 lemari/rak penyimpanan produk/obat dan melakukan uji petik setiap hari. Kemudian stok fisik dari masing-masing obat tersebut dihitung dan dibandingkan dengan stok pada komputer, apakah sesuai atau tidak. Data yang harus didapat saat uji petik ialah nama barang, jumlah fisik, jumlah data computer dan selisih. c. Melakukan stok opname setiap bulan. Seluruh kegiatan stok opname di bawah tanggung jawab Apoteker Penanggung Jawab. Stok opname dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian, hasil stok opname dilaporkan kepada Apoteker Penanggung Jawab sehingga memberikan informasi mengenai kondisi dan nilai bar ang apotek untuk kemudian merumuskan tindakan penyelesaian jika ada masalah atau ketidaksesuaian. Adapun tujuan dari stok opname, yaitu : a. Mengetahui jumlah fisik barang yang ada di stok dan kesesuaiannya dengan data komputer, sehingga jika terjadi kehilangan dapat dideteksi lebih awal. b. Menghitung HPP c. Mendata barang-barang yang sudah kadaluarsa atau telah mendekati waktu kadaluarsa. Barang-barang yang telah kadaluarsa dipisahkan dan dibuat laporannya secara tersendiri.

43

d. Mengetahui barang-barang yang slow moving dan fast moving sebagai acuan untuk perencanaan pengadaan yang lebih baik. G. Pemusnahan Pemusnahan obat rusak dan kadaluwarsa Obat-obatan yang sudah mendekati habis masa berlakunya atau expired tidaklah langsung dimusnahkan. Biasanya dilakukan substitusi obat dengan apotek lain untuk menghindari proses pemusnahan obat yang dapat merugikan perusahaan. Namun untuk obat-obatan yang telah habis masa berlakunya maka obat-obatan tersebut harus dimusnahkan. Untuk pelaksanaan pemusnahan obat yang telah rusak dan kedaluarsa harus disaksikan oleh petugas dari Dinas Kesehatan Kabupaten/kota setempat. Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat akan melakukan pemusnahan obat adalah : a. Harus ada berita acara pemusnahan (BAP). b. BAP ditanda tangani oleh apoteker penanggung jawab. c. Penanganan pemusnahan obat yang berbeda bentuk sediaan juga dilakukan dengan treatment yang berbeda. Misalnya untuk tablet, proses pemusnahan dilakukan dengan cara mengeluarkan seluruh isi tablet dari kemasan lalu diblender, sedangkan untuk larutan biasanya dilakukan dengan cara mengeluarkan obat dari botol, lalu larutan tersebut dikumpulkan dan dimusnahkan serta botol-botol yang digunakan sebagai pengemas primer dikubur. d. Sebelum dilakukan pemusnahan harus melakukan proses penghapusan nilai stock, setelah ada persetujuan dari kantor pusat / BM baru dilakukan pemusnahan. Pemusnahan resep Resep untuk pemusnahan resep di Apotek Kimia Farma 10 Bandung, dilakukan setiap 5 tahun sekali. Pemusnahan ini dilakukan oleh apoteker dan di saksikan sekurang-kurangnya petugas lain dari apotek tersebut. Cara untuk memusnahkan resep dapat dengan dibakar, kemudian dibuat berita acara pemusnahan resep dan dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.

44

H. Pencatatan dan pelaporan Pelaporan yang dilakukan terdiri dari pelaporan internal dan pelaporan eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen apotek seperti laporan keuangan, barang dan laporan lainnya. Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan. Laporan internal dapat berupa Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). LIPH berisi rincian penerimaan uang di apotek yang berasal dari penjualan obat dan perbekalan kesehatan lainnya baik melalui resep maupun non resep (UPDS) yang selanjutnya dilaporkan ke Unit BM Bandung. Unsur-unsur yang terdapat dalam LIPH antara lain : penjualan tunai, penjualan kredit, pengeluaran, dan total penerimaan uang setelah dikurangi pengeluaran. Laporan BSK (Bukti Setoran Kas) yaitu laporan hasil penjualan yang dilaporkan setiap harinya dan LPDK (Laporan Pengeluaran Dana Kas). Laporan eksternal seperti Pelaporan Penggunaan Narkotika dan Psiokotropika. Laporan ini dilakukan rutin setiap bulan sebelum tanggal 10. Pelaporan dilakukan secara online melalui SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika). Pengelolaan Obat Narkotika dan Psikotropika Pengelolaan obat narkotik dan psikotropik di Apotek Kimia Farma 10 meliputi: a. Pemesanan Obat golongan psikotropika di Apotek kimia Farma 10 menggunakan Surat pesanan (SP) khusus psikotropika. Surat pesanan dibuat rangkap dua yang masing-masing di serahkan ke PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip apotek. Untuk pemesanan psikotropika dapat ditulis beberapa nama obat dalam satu SP. Sedangkan untuk pemesanan obat golongan narkotika menggunakan SP khusus yang harus di tanda tangani langsung oleh APA. Untuk narkotika menggunakan SP model N9 yang terdiri dari empat rangkap. Dimana untuk pemesanan narkotika ini hanya boleh satu obat dalam satu SP. Dan untuk pemesanan obat yang mengandung prekursor farmasi di Apotek kimia Farma

45

10 menggunakan Surat pesanan (SP) khusus obat yang mengandung prekursor farmasi. Surat pesanan dibuat rangkap dua yang masing-masing di serahkan ke PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip apotek. Untuk pemesanan obat yang mengandung prekursor farmasi dapat ditulis beberapa nama obat dalam satu SP. b. Penerimaan Untuk penerimaan narkotika dan psikotropika serta prekursor farmasi harus dilakukan oleh APA atau sepengetahuan APA. APA harus melakukan kesesuaian barang meliputi jenis dan jumlah narkotika dengan pesanan. Dan APA harus menandatangani langsung faktur narkotika yang dikirim. Untuk faktur harus tercantumkan tanggal dan jam penerimaan, nama penerima, tanda tangan penerima, SIK penerima dan cap apotek. c. Penyimpanan Obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan di lemari khusus yang terkunci dan letaknya terpisah dari lemari penyimpanan obat lainnya. d. Pelayanan Pelayanan untuk narkotika dan psikotropika di Apotek Kimia Farma 10 hanya dapat dilayani dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma 10 sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian dimana apotek menyimpan resep aslinya. Apotek Kimia Farma 10 tidak melayani pembelian narkotika tanpa resep dokter atau salinan resep dari apotek lain. Selain itu untuk pembelian narkotika hanya bisa dibeli di kota yang sama tempat resep itu dibuat sedangkan untuk resep psikotropika boleh dibeli di luar kota tempat resep itu dibuat. e. Pelaporan Pelaporan narkotika dan psikotropika di Apotek Kimia Farma 10 dilakukan secara online melalui SIPNAP. Apotek mengisi laporan Narkotika dan Psikotropika berdasarkan dokumen penerimaan dan pengeluaran Narkotik dan Psikotropik setiap bulan, dibuat dan diserahkan paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. Laporan dibuat empat rangkap, ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM, Dinas Kesehatan Provinsi, dan 1 salinan untuk arsip selambatlambatnya tanggal 10 bulan berikutnya.

46

f. Pemusnahan Pemusnahan narkotika dan psikotropika dilakukan dengan tata cara pemusnahan sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Untuk narkotika dan psikotropika yang telah rusak dan kadaluwarsa dapat dimusnahkan oleh Apoteker Pengelola Apotek dengan membuat berita acara pemusnahan. Prosedur pemusnahan narkotika dan psikotropika sebagai berikut: 1. Apotek mengumpulkan bukti fisik narkotika dan psikotropika yang akan dimusnahkan. 2. APA membuat dan menandatangani surat permohonan pemusnahan yang berisikan jenis, jumlah narkotika dan psikotropika yang rusak dan kadaluwarsa. 3. Surat permohonan di kirim ke Balai POM. BPOM akan menentukan waktu dan tempat pemusnahan. 4. Pembentukan panitia pemusnahan, terdiri dari Apoteker Pengelola Apotek, Tenaga Teknis Kefarmasian, dan petugas Balai POM dan Kepala dinkes Kabupaten/Kota. 5. Jika pemusnahan telah dilaksanankan maka dibuat berita acara yang berisi hari, tanggal, bulan, tahun, dan tempat pemusnahan, nama APA, nama saksi dari pemerintahan dan apotek, nama dan jumlah narkotika dan psikotropika yang dimusnahkan, cara pemusnahan dan tanda tangan APA dan saksi. 6. Berita acara dikirimkan ke Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, Kepala Balai POM, Kepala Dinas Kesehatan provinsi dan arsip.

3.6

Pembukuan dan Pengelolaan Keuangan Laporan keuangan di Apotek Kimia Farma 10 Bandung, antara lain yaitu: a. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) LIPH berisikan rincian penerimaan uang di Apotek yang berasal dari penjualan obat dan perbekalan kesehatan lainnya baik melalui resep maupun non resep (UPDS). Laporan LIPH ini selanjutnya akan dilaporkan ke Business

47

Manager (BM) setiap harinya. Untuk melihat format LIPH disajikan pada Lampiran. b. Bukti Setoran Kas (BSK) Laporan BSK berisikan jumlah penerimaan uang yang berasal dari penjualan obat dengan resep dokter dan tanpa resep dokter, penjualan alat kesehatan dan penjualan dari swalayan. Selain itu juga terdapat jumlah uang yang dikeluarkan untuk kepentingan operasional. Hasil penjualan seluruhnya di setorkan kebagian administrasi keuangan untuk dimasukkan ke bank yang ditunjuk, disertai dengan buku setoran kasir apotek. Selanjutnya bukti setoran di serahkan ke BM setiap harinya. c. Laporan Pengeluaran Dana Kas (LPDK). Laporan LPDK merupakan laporan untuk mengetahui pengeluaran dana kas yang ada di Apotek Kimia Farma 10 Bandung.