Bab 3.docx

BAB 3 URAIAN PEKERJAAN 3.1 Keuangan Departemen keuangan merupakan salah satu bagian di PT Penerbit Erlangga yang mempunyai peranan sangat penting. Dimana semua transaksi keuangan dilakukan didepartemen ini. Kita ditempatkan di dept.keuangan ini untuk membantu staff keuangan dalam hal pencatatan, pengarsipan, dan penghitungan documen. Disini kami akan uraikan pekerjaan yang dilakukan di Departement Keuangan sebagai berikut :

1. Pengarsipan Faktur Faktur adalah perhitungan penjualan dengan perhitungan pembayaran kemudian. Biasanya pembuatan faktur dilakukan rangkap 3. Salinan pertama berwarna putih dan diserahankan kepada pembeli. Salinan kedua disimpan penjual setelah ditandatangani pembeli dan akan dijadikan lampiran saat penagihan dikemudian hari. Sedangkan salinan ketiga disimpan di dalam buku faktur. Sebelum Faktur dicatat dalam KTBP faktur diarsip sesuai dengan Nama Salesman, Nama Pelanggan dan sekolah agar memudahkan dalam pencatatan diKTBP.

2. Pencatatan Kartu Tanda Bukti Pembayaran ( KTBP ) Kartu tanda bukti pembayaran adalah catatan manual transaksi piutang pelanggan ke perusahaan berdasarkan lampiran faktur dan bukti-bukti pendukung yang lainnya. Faktur yang telah diarsip kemudian di catat di KTBP, di debet sebagai penjualan dan apabila ada pembayaran ataupun retur maka dituliskan di kredit sebagai pengurang saldo.

Keterangan : 1. Setiap KTBP hanya untuk transaksi satu sekolah. 2. KTBP digunakan sebagai alat menagih marketing kepelanggan sesuai dengan saldo yang tertera. 3. Setiap KTBP harus dilengkapi NAMLAN, NAMSAL, WILAYAH/ASM, JADWAL PENAGIHAN, CP PENAGIHAN, NO TELP/HP, ALAMAT PENAGIHAN, PERIODE, KODLAN dan setiap transaksi harus ditandatangani oleh pelanggan penagih (Kolektor) dan staf administrasi. 4. Pada saat pembayaran kolektor harus pemberikan kwitansi resmi (TTP) kepada pelanggan. 5. Setiap marketing melakukan penagihan harus dituliskan janji kembali pembayaran pelanggan di KTBP. 6. Untuk jadwal penagihan berisi informasi mengenai hari apa saja dan jam berapa untuk penagihan.

Periode Transaksi : i.

Semester 1/2014 yaitu tanggal 1 April 2014 – 31 Oktober 2014.

ii.

Semester 2/2014 yaitu tanggal 1 november 2014 – 31 maret 2015

Hasil Pencatatan Faktur yang telah ditulis ke KTBP : Terkadang ada masalah dalam proses pencatatan faktur ke KTBP, yang berasal dari faktur itu sendiri, terkadang ada fakturyang tidak tercantum periode dank ode pelanggannya, sehingga akan sulit untuk memasukannya ke KTBP. Tetapi apabila tidak ada kesalahan dalam pencatatan faktur ke KTBP akan memudahkan sales dalam melakukan penagihan dan juga penginputannya.

3. Pengarsipan DPK ( Daftar Penagihan Kwitansi ) DPK atau daftar penagihan kuitansi yaitu form atau daftar pelanggan yang melakukan pembayaran yang di gunakan pada saat marketing melakukan pembayaran ke departemen keuangan.

Proses pembayaran tagihan pelanggan 1. Salesman menangih pembayaran ke pelanggan berdasarkan data dari Kartu Tanda Bukti Pembayaran (KTBP). Tagihannya di catat dalam kwitansi resmi erlangga 2. Setelah mendapatkan tagihan, sales mencatatkan tagihan tersebut kedlam daftar penagihan kwitansi (DPK). Jika ada selisih antara data ke KTBP dengan catatan di pelanggan,

salesman

akan

mengkonfirmasikan

departemen

Keuangan,

departemen keuangan akan merekonsil antara kartu piutang dan KTBP. 3. Yang dicatatkan dalam DPK oleh salesman adalah : a) Nomor Faktur b) Tanggal Faktur c) Nomor Kwitansi d) Tanggal Kwitansi

dan

e) Nama Pelanggan f) Jumlah Tagihan (Tunai, Trasfer atau Cek) g) Kode Pelanggan h) Semester i) Keterangan j) Tanggal DPK k) Nomor DPK 4. Setelah Salesman mencatatkan tagihannya di DPK, departemen Keuangan akan melakukan penginputan berdasarkan data dari DPK. Dan jika terjadi kelebihan bayar dari pelanggan salesman akan membuat surat pengambilan kelebihan bayar atau pengalihan kelebihan bayar.

2. Pengarsipan DPK ( Daftar Penagihan Kwitansi ) Langkah pertama mengarsip DPK yaitu dengan memisahkan DPK sesuai nama wilayah. Kemudian, pisahkan DPK antara lembar 1 (SATU), lembar 2 (DUA), lembar 3 (TIGA), dengan keterangan lembar ke 1 Akunting, lembar ke 2 Keuangan dan lembar ke 3 Marketing setelah dipisahkan lalu susun DPK sesuai nomor urut DPK, setelah itu arsip DPK sesuai dengan nama wilayah dan sesuaikan nomor urutnya. Adapun tujuan pengarsipan , yaitu : 1. Sebagai pusat ingatan an informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan. 2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau. 3. Memberikan keteragan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

4. Membatu kita untuk membuat keputusan yang tepat.

3.2 Adm. Gudang Adm. Gudang merupakan tempat yang sangat penting juga di PT. Penerbit erlangga dan memiliki tanggung jawab yang yang lebih besar karena mengurus data didalam gudang seperti barang yang masuk dan keluar, sisa stock gudang, dan harus bertanggungjawab terhadap kesesuaian data dengan stock barang yang ada. Kami ditempatkan dibagian Adm. Gudang untuk membantu proses Penginputan, dan Pengarsipan. Disini kami akan uraikan pekerjaan yang kami dilakukan di Adm.Gudang sebagai berikut :

1. Penginputan Konsinyasi konsinyasi adalah suatu perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan harga dan syarat yang diatur dalam perjanjian. Digudang dalam praktek kerja lapangan kita ditempatkan untuk membantu administrasi gudang, salah satu yang kita pelajari di admin gudang adalah belajar proses penginputan retur konsinyasi. Sebelum proses penginputan di gudang dimulai, dokumen (bukti retur konsinyasi) sebelumnya sudah melalui proses otorisasi oleh pihak-pihak yang berwenang.lalu dokumen tersebut diserahkan kepada petugas gudang untuk mengecek kesesuaian antara fisik buku dengan data dokumen tersebut. Setelah pengecekan selesai, petugas gudang menyerahkan bukti retur tersebut untuk diproses dan diinput disistem .

2. Pengarsipan Dokumen Selain membantu penginputan retur konsinyasi, kita juga membantu administrasi gudang dalam hal pengarsipan dokumen Salah satu pengarsipan yang dilakukan digudang adalah 1. Arsip SDO (Summary Delivery Order) Merupakan jurnal untuk mengeluarkan buku dari dalam gudang. 2. Arsip Nota Retur Nota retur merupakan salah satu document sebagai alat bukti marketing / pemasaran dalam mengembalikan buku/barang dari customer yang tidak terjual untuk dikembalikan ke gudang. 3. Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu perusahaan yang berasal dari seseorang atay dari suatu organisasi. Surat keluar