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Licenciatura em Gestão e Informática Gestão de Projectos de Software
instituto superior politécnico de Viseu
Licenciatura em Gestão e Informática escola superior de tecnologia e gestão de Lamego
Gestão da Integração do Projecto Planeamento e Âmbito do Projecto Gestão do Tempo do Projecto Gestão do Custo do Projecto Gestão da Qualidade do Projecto Gestão dos Recursos Humanos do Projecto Gestão das Comunicações Gestão dos Riscos do Projecto
A Gestão da Integração do Projecto inclui os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projecto estão adequadamente coordenados. Envolve fazer compensações entre objectivos e alternativas eventualmente concorrentes, de forma a atingir ou superar as necessidades e expectativas.
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Gestão da Integração do Projecto
Gestão de Projectos de Software
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Gestão da Integração do Projecto
Neste ponto iremos abordar os seguintes processos principais:
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Gestão da Integração do Projecto
As áreas de conhecimento da GP
Gestão de Projectos de Software
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Desenvolvimento do Plano do Projecto agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente. Execução do Plano do Projecto - levar a cabo o projecto através da realização das actividades nele incluídas. Controle Integrado de Mudanças – coordenar as mudanças através do projecto inteiro. 3/47
Estes processos interagem uns com os outros e também com os processos das outras áreas de conhecimento. Cada processo pode envolver o esforço de um ou mais indivíduos ou grupos de indivíduos dependendo das necessidades do projecto. Cada processo geralmente ocorre pelo menos uma vez em cada fase do projecto. 4/47
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Gestão da Integração do Projecto
Gestão de Projectos de Software
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Gestão da Integração do Projecto
Sobre este assunto, iremos focar a nossa atenção nos processos, ferramentas, e técnicas usadas para integrar os processos de gestão de projectos.
Para um projecto ser terminado com sucesso, a integração deve ocorrer também noutras áreas, nomeadamente:
Por exemplo, a gestão de integração do projecto começa quando uma estimativa de custo é necessária para um plano de contingência ou quando os riscos associados com várias alternativas de recursos humanos precisam de ser definidas.
O trabalho do projecto deve ser integrado com as operações da organização executora. O âmbito do produto e o âmbito do projecto devem ser integrados.
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
O desenvolvimento do plano do projecto utiliza as saídas dos outros processos para criar, incluindo o planeamento estratégico, um documento consistente e coerente que possa ser usado para guiar tanto a execução como o controle do projecto. Este processo, normalmente, repete-se várias vezes. Por exemplo, o esboço inicial pode incluir requisitos de recursos genéricos e durações de tarefas sem datas, enquanto o plano final reflecte recursos específicos e datas explícitas. 7/47
O plano do projecto é usado para:
Guiar a execução do projecto. Documentar as premissas do plano do projecto. Documentar as decisões de planeamento do projecto de acordo com as alternativas escolhidas. Definir as revisões chaves da gestão em relação ao conteúdo, âmbito e prazos. Estabelecer uma “baseline” como medida de progresso e controle do projecto. 8/47
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Gestão da Integração do Projecto
Entradas
Entradas
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Desenvolvimento do Plano do Projecto
Gestão de Projectos de Software
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Outras áreas de planeamento Informações históricas Políticas organizacionais Restrições Premissas
Outras saídas de planeamento. Todas as saídas dos processos de planeamento das outras áreas de conhecimento são entradas para o desenvolvimento do plano do projecto. Outras saídas de planeamento incluem tanto documentos básicos, como o WBS (Estrutura de Divisão do Trabalho), assim como documentos auxiliares, como detalhes de suporte.
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Informações históricas. As informações históricas disponíveis (por exemplo, bases de dados de estimativas, registos de desempenho de projectos já executados) devem ser consultadas durante os outros processos de planeamento do projecto. Esta informação deve também estar disponível durante o desenvolvimento do plano do projecto para auxiliar na verificação das premissas e avaliar as alternativas que são identificadas como parte deste processo. 11/47
Entradas
Políticas organizacionais. Todos os tipos de organizações envolvidas em projectos têm políticas formais e informais cujos efeitos devem ser considerados. As seguintes políticas organizacionais, embora possam não ser as únicas a considerar, devem ser incluídas:
Gestão da qualidade – auditorias de processo, metas de melhorias contínuas. Administração de pessoal – procedimentos de admissão e demissão, e avaliações de desempenho dos colaboradores. Controlos financeiros – relatórios de prazos, revisões programadas de despesas, plano de contas, provisões contratuais padrões. 12/47
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Entradas
Entradas
Restrições. Uma restrição é uma limitação aplicável que afectará o desempenho do projecto. Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as opções da equipa em relação aos objectivos, recursos e prazos. Quando um projecto é desenvolvido sob contrato, as cláusulas contratuais são geralmente restrições.
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Premissas. Suposições ou factores que, para os propósitos do planeamento, são consideradas verdadeiros, reais, ou certos. As premissas afectam todos os aspectos do planeamento do projecto e são parte da elaboração progressiva do projecto. Equipas de projecto frequentemente identificam, documentam e validam as premissas como parte dos seus processos de planeamento. Por exemplo, se a data na qual uma pessoa chave estará disponível para o projecto é incerta, a equipa pode assumir uma data de início específica. As premissas geralmente envolvem um certo grau de risco.
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Gestão da Integração do Projecto
24-10-06
Desenvolvimento do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Metodologia de planeamento de projectos Habilidades e conhecimentos das partes envolvidas Sistema de informações de gestão de projectos Gestão de valor agregado
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
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Metodologia de planeamento de projectos. Uma metodologia de planeamento de projectos é uma abordagem estruturada usada para guiar a equipa do projecto durante o desenvolvimento do plano. Esta pode ser simples como formulários padrões e modelos (papel ou electrónico, formal ou informal) ou tão complexa como uma série de simulações. A maioria das metodologias de planeamento de projectos usam combinações de ferramentas “hard” como software de gestão de projectos, e outras “soft” como reuniões facilitadoras de início de projecto. 16/47
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Gestão de Projectos de Software
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Ferramentas e Técnicas
Habilidades e conhecimentos das partes envolvidas. Cada parte envolvida tem habilidades e conhecimentos que podem ser úteis no desenvolvimento do plano do projecto. A equipa de gestão do projecto deve criar um ambiente no qual as partes envolvidas possam contribuir apropriadamente. Quem irá contribuir, qual será a contribuição de cada um e quando, tudo isso irá, certamente, variar ao longo do projecto.
Sistema de informação de gestão de projectos. Um sistema de informações de gestão de projectos consiste num conjunto de ferramentas e técnicas usadas para reunir, integrar, e disseminar as saídas dos outros processos de gestão de projectos. Este é usado para suportar todos os aspectos, desde a início até ao término, e pode incluir sistemas manuais e automatizados.
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Gestão da Integração do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Gestão de Projectos de Software
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Gestão de Valor Agregado (EVM) – Técnica usada para integrar o âmbito, cronograma e recursos do projecto e para medir e reportar o desempenho do projecto desde o início até ao encerramento (analisada em pormenor na gestão de
Desenvolvimento do Plano do Projecto
Saídas
Plano de projecto Detalhes de suporte
custos). EVM – Earned Value Managment
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Licenciatura em Gestão e Informática
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Gestão de Projectos de Software
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Plano do Projecto. O plano do projecto é um documento aprovado formalmente, usado para gerir e controlar a execução do projecto. O cronograma do projecto lista as datas planeadas para a execução das actividades e para encontrar os marcos (milestones) identificados no plano do projecto. O plano do projecto é um documento, ou uma colecção de documentos, para o qual são esperadas mudanças à medida que mais informações se tornam disponíveis no decorrer no projecto.
Há várias formas de organizar e apresentar o plano do projecto, o qual, de uma maneira geral, inclui todos os seguintes itens:
Project Charter - Documento formal emitido por um executivo externo ao projecto reconhecendo a existência do mesmo e a autoridade do gestor designado. Contém os requisitos chave que o projecto deve alcançar e uma breve descrição do seu produto (analisado na gestão do âmbito do projecto). Descrição da abordagem ou estratégia da gestão de projectos (um sumário dos planos de gestão individuais das outras área de conhecimento). Declarações de propósitos, que incluem os objectivos e os subprodutos do projecto. Estrutura Divisão do Trabalho (WBS), até ao nível onde o controlo deve ser exercido.
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Gestão de Projectos de Software
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Organização do Plano do Projecto
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Organização do Plano do Projecto
Saídas
Gestão de Projectos de Software
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Organização do Plano do Projecto
Estimativas de custos, datas programadas para início e fim das actividades e atribuições de responsabilidade para cada subproduto do EAP no nível para o qual o controle pode ser exercido. Documentos base de medição de desempenho para o âmbito técnico, cronograma e custo, i. e. baseline do âmbito (cronograma do projecto) e baseline de custo (orçamento na fase de tempo do projecto). Principais marcos e as suas datas previstas. Mão de obra chave ou necessária e a sua expectativa de custo e/ou esforço. Plano de gestão do risco, incluindo: principais riscos, incluindo restrições e premissas, e as respostas planeadas para cada um deles, quando apropriado.
Planos auxiliares de gestão, denominados:
Plano de gestão do âmbito Plano de gestão do cronograma Plano de gestão do Custos Plano de gestão de qualidade Plano de gestão de recursos Plano de gestão de comunicação Plano de resposta a riscos Plano de gestão de terceirização (outsourcing) Cada um desses planos pode ser incluído, se necessário, e com o nível de detalhe requerido para cada projecto específico.
Baseline – linha de referência 23/47
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Organização do Plano do Projecto
Saídas
Detalhes de suporte. Os detalhes de suporte para o projecto incluem:
Outras saídas do planeamento do projecto devem ser incluídas no plano formal, de acordo com as necessidades específicas do próprio projecto. Por exemplo, um plano de projecto para um projecto de grande porte incluirá um diagrama da organização do projecto.
Saídas dos outros processos de planeamento não incluídas no plano do projecto. Informação ou documentação adicional gerada durante o desenvolvimento do plano do projecto (por exemplo, restrições e premissas que não eram conhecidas previamente). Documentação técnica como históricos de todos os requisitos, especificações e desenhos conceituais. Documentação sobre padrões relevantes. Especificações do início do planeamento do desenvolvimento do projecto.
Dada a importância do material de suporte, este deve ser organizado de maneira a facilitar a sua utilização durante a execução do plano do projecto.
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Gestão da Integração do Projecto
Gestão de Projectos de Software
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Gestão da Integração do Projecto
Execução do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Questões por resolver e decisões pendentes.
Gestão de Projectos de Software
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A execução é o processo básico de realização do plano do projecto, pois é nele que grande maioria do orçamento do projecto será gasta. Neste processo, o gestor e a equipa de gestão do projecto devem coordenar e direccionar as diversas interfaces técnicas e organizacionais do projecto. Além disto, é o processo mais directamente afectado pela área de aplicação do projecto, pois é exactamente nele que o produto do projecto é criado. O desenvolvimento do projecto deve ser continuamente monitorizado de forma a implementar acções correctivas baseadas no desempenho real contra o plano do projecto. Previsões periódicas do custo final e resultados do cronograma deverão ser utilizadas para suportar a análise. 27/47
Execução do Plano do Projecto
Entradas
Plano do projecto (descrito anteriormente) Detalhes de suporte (descrito anteriormente) Políticas organizacionais (descrito anteriormente) Acções correctivas
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Execução do Plano do Projecto
Acções correctivas. Acção correctiva é qualquer acção tomada com o objectivo de alterar o desempenho futuro do projecto de forma a torná-lo compatível com o plano. A acção correctiva aparece como saída em diversos processos de controle. Aqui aparece como entrada, fechando assim o círculo de “feedback” necessário para assegurar a efectiva gestão do projecto.
Ferramentas e Técnicas
Habilidades de gestão e de administração Habilidades técnicas e conhecimento do produto Sistema de autorização do trabalho Reuniões de revisão de status (ponto de situação) Sistema de informação de gestão de projectos (descrito anteriormente) Procedimentos organizacionais 30/47
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Habilidades de gestão e de administração. Habilidades da administração geral tais como liderança, comunicação, e negociação são essenciais para uma efectiva execução do plano do projecto. Entre outras competências destacam-se:
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Ferramentas e Técnicas
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Execução do Plano do Projecto
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Gestão da Integração do Projecto
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Gestão de Projectos de Software
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Contabilidade e finanças, marketing e vendas, pesquisa e desenvolvimento, produção e distribuição. Planeamento estratégico, planeamento táctico e planeamento operacional. Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoal, compensação, benefícios, e planos de carreira. Gestão das relações de trabalho através de motivação, delegação, supervisão, desenvolvimento de equipas, gestão de conflitos e outras técnicas. Auto-gestão através da gestão do tempo pessoal, gestão de stress e outras técnicas.
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Ferramentas e Técnicas
Habilidades técnicas e conhecimento do produto. A equipa do projecto deve apresentar um conjunto de habilidades e conhecimentos sobre o produto do projecto. As habilidades necessárias são definidas como parte do planeamento (especialmente no planeamento de recursos) e são providas durante o processo de alocação de pessoal. 32/47
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Execução do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Sistema de autorização do trabalho. Um sistema de autorização do trabalho é um procedimento formal para sancionar o trabalho do projecto com o objectivo de assegurar que o trabalho seja feito no tempo certo e na sequência adequada. Tipicamente é utilizado o mecanismo de uma autorização escrita para começar o trabalho (no nível de uma actividade específica ou de um pacote de trabalho – “work package”).
Um sistema de autorização do trabalho deve equilibrar o benefício do controle conseguido com o seu próprio custo. Por exemplo, em muitos projectos de pequeno porte, bastará uma autorização verbal do trabalho.
Reuniões de revisão de status. As reuniões de revisão de status são encontros planeados regularmente com o objectivo de troca de informação sobre o projecto (ponto de situação). Na maioria dos projectos, as reuniões de revisão de status são planeadas com periodicidade variáveis e em diversos níveis (por exemplo, a equipa do projecto pode ter reuniões próprias semanalmente, e reuniões mensais com o cliente).
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Gestão da Integração do Projecto
Ferramentas e Técnicas
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Execução do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
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Procedimentos organizacionais. Qualquer uma das organizações envolvidas no projecto pode ter procedimentos formais e informais que são úteis durante a execução do plano do projecto.
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Execução do Plano do Projecto
Saídas
Resultados do trabalho Requisições de mudança
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Execução do Plano do Projecto
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Execução do Plano do Projecto 26-10-06
Saídas
Saídas
Resultados do trabalho. Os resultados do trabalho são as saídas das actividades desenvolvidas no projecto. As informações sobre os resultados do trabalho – que subprodutos já foram terminados, quais ainda não o foram, em que amplitude os padrões de qualidade estão a ser atingidos, que custos foram gastos ou comprometidos, etc. – são obtidas como parte da execução do plano do projecto e irão alimentar o Processo de Controlo de Desempenho.
De notar que, embora as saídas sejam frequentemente subprodutos tangíveis, tais como construções, estradas, LOC, etc., existem, também, frequentemente intangíveis, tais como pessoas treinadas que podem efectivamente aplicar os seus conhecimentos na formação de utilizadores.
Requisições de mudanças. As requisições de mudanças (por exemplo, expandir ou reduzir o âmbito do projecto, modificar as estimativas de custo ou prazo, etc.) são frequentemente identificadas durante a execução do trabalho.
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Gestão da Integração do Projecto
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23-10-07
Controle Integrado de Mudanças
(a) influenciar os factores que criam as mudanças para assegurar que tais mudanças serão aceites; (b) determinar a ocorrência de uma mudança; (c) gerir as mudanças no momento em que estas ocorrem;
O âmbito original do projecto e a baseline integrada de desempenho devem ser mantidos por contínuada gestão de mudanças na baseline mesmo pela rejeição de novas mudanças ou por aprovação de mudanças e a consequente incorporação destas numa baseline revista do projecto. 39/47
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Gestão da Integração do Projecto
O Controle Integrado de Mudanças preocupa-se em:
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Controle Integrado de Mudanças O Controle Integrado de Mudanças implica:
Assegurar que as mudanças no âmbito do produto estão reflectidas na definição do âmbito do projecto. Coordenar as mudanças entre as diversas áreas de conhecimento. Por exemplo, uma proposta de mudança de prazo poderá afectar o custo, o risco, a qualidade e a alocação de pessoal, sendo necessário efectuar as respectivas alterações. Manter a integridade das medidas básicas de desempenho;
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Plano do projecto Relatórios de desempenho Requisições de mudança
Plano do projecto. O plano do projecto fornece a base de referência a partir da qual as mudanças serão controladas. Relatórios de desempenho. Os relatórios de desempenho fornecem informações sobre o desenvolvimento do projecto. Os relatórios de desempenho servem também para alertar a equipa do projecto para questões que podem causar problemas no futuro. Requisições de mudanças. As requisições de mudanças podem ocorrer de diferentes formas – orais ou escritas, directas ou indirectas, de fonte externa ou interna, e judicialmente impostas ou opcionais.
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Controle Integrado de Mudanças
Ferramentas e Técnicas
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Controle Integrado de Mudanças
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Sistema de controle de mudanças Gestão de configuração Medidas de desempenho Planeamento adicional Sistema de informação de gestão de projectos (descrito anteriormente)
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Ferramentas e Técnicas
Sistema de Controle de Mudanças. Um sistema de controle de mudanças é uma colecção de procedimentos documentados e formais que define como o desempenho do projecto será monitorado e avaliado, incluindo os passos através dos quais os documentos oficiais do projecto podem ser alterados. Este inclui os documentos de trabalho, sistemas de acompanhamento, processos e os níveis de autorização de aprovação necessários para autorizar as mudanças. 44/47
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Controle Integrado de Mudanças
Gestão de Configuração. A gestão de configuração é um qualquer procedimento documentado usado para aplicar uma orientação e supervisão técnica administrativa com o objectivo de:
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Controle Integrado de Mudanças
Ferramentas e Técnicas
Gestão de Projectos de Software
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Identificar e documentar as características físicas funcionais de um item ou sistema; Controlar qualquer mudança que venha a ocorrer nessas características; Registar e relatar a mudança e o seu estágio de implementação; Auditar os itens e sistemas para verificar o cumprimento dos requisitos. 45/47
Ferramentas e Técnicas
Medidas de desempenho. Técnicas de medida de desempenho tais como o “valor do trabalho realizado – (Earned Value)” que auxiliam a avaliar quando é que as variações do plano exigem uma acção correctiva.
Planeamento adicional. Os projectos raramente são executados exactamente de acordo com o plano. Mudanças programadas podem requerer novas estimativas ou mesmo revisões de custo, modificação na sequência das actividades, cronogramas, requisitos de recursos, análise de alternativas de resposta a riscos, ou outros ajustes no plano do projecto. 46/47
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Controle Integrado de Mudanças
Saídas
Actualizações no plano do projecto. Actualização ao plano do projecto é uma modificação qualquer no plano ou nos detalhes de suporte, anteriormente referidos na saída do desenvolvimento do plano do projecto. Lições aprendidas. As causas das variações, as razões por detrás das acções correctivas tomadas, e outros tipos de aprendizagem prática, devem ser documentadas integrando uma base de dados histórica não só para o projecto em curso, mas para os outros projectos da organização executora. A base de dados é, também, a base para a gestão do conhecimento. 47/47
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Desenvolvimento do Plano do Projecto agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente. Execução do Plano do Projecto - levar a cabo o projecto através da realização das actividades nele incluídas. Controle Integrado de Mudanças – coordenar as mudanças através do projecto inteiro. 3/47
Estes processos interagem uns com os outros e também com os processos das outras áreas de conhecimento. Cada processo pode envolver o esforço de um ou mais indivíduos ou grupos de indivíduos dependendo das necessidades do projecto. Cada processo geralmente ocorre pelo menos uma vez em cada fase do projecto. 4/47
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Gestão da Integração do Projecto
Sobre este assunto, iremos focar a nossa atenção nos processos, ferramentas, e técnicas usadas para integrar os processos de gestão de projectos.
Para um projecto ser terminado com sucesso, a integração deve ocorrer também noutras áreas, nomeadamente:
Por exemplo, a gestão de integração do projecto começa quando uma estimativa de custo é necessária para um plano de contingência ou quando os riscos associados com várias alternativas de recursos humanos precisam de ser definidas.
O trabalho do projecto deve ser integrado com as operações da organização executora. O âmbito do produto e o âmbito do projecto devem ser integrados.
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
O desenvolvimento do plano do projecto utiliza as saídas dos outros processos para criar, incluindo o planeamento estratégico, um documento consistente e coerente que possa ser usado para guiar tanto a execução como o controle do projecto. Este processo, normalmente, repete-se várias vezes. Por exemplo, o esboço inicial pode incluir requisitos de recursos genéricos e durações de tarefas sem datas, enquanto o plano final reflecte recursos específicos e datas explícitas. 7/47
O plano do projecto é usado para:
Guiar a execução do projecto. Documentar as premissas do plano do projecto. Documentar as decisões de planeamento do projecto de acordo com as alternativas escolhidas. Definir as revisões chaves da gestão em relação ao conteúdo, âmbito e prazos. Estabelecer uma “baseline” como medida de progresso e controle do projecto. 8/47
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Outras áreas de planeamento Informações históricas Políticas organizacionais Restrições Premissas
Outras saídas de planeamento. Todas as saídas dos processos de planeamento das outras áreas de conhecimento são entradas para o desenvolvimento do plano do projecto. Outras saídas de planeamento incluem tanto documentos básicos, como o WBS (Estrutura de Divisão do Trabalho), assim como documentos auxiliares, como detalhes de suporte.
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Entradas
Gestão de Projectos de Software
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Informações históricas. As informações históricas disponíveis (por exemplo, bases de dados de estimativas, registos de desempenho de projectos já executados) devem ser consultadas durante os outros processos de planeamento do projecto. Esta informação deve também estar disponível durante o desenvolvimento do plano do projecto para auxiliar na verificação das premissas e avaliar as alternativas que são identificadas como parte deste processo. 11/47
Entradas
Políticas organizacionais. Todos os tipos de organizações envolvidas em projectos têm políticas formais e informais cujos efeitos devem ser considerados. As seguintes políticas organizacionais, embora possam não ser as únicas a considerar, devem ser incluídas:
Gestão da qualidade – auditorias de processo, metas de melhorias contínuas. Administração de pessoal – procedimentos de admissão e demissão, e avaliações de desempenho dos colaboradores. Controlos financeiros – relatórios de prazos, revisões programadas de despesas, plano de contas, provisões contratuais padrões. 12/47
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Gestão de Projectos de Software
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Entradas
Entradas
Restrições. Uma restrição é uma limitação aplicável que afectará o desempenho do projecto. Por exemplo, um orçamento pré-definido é uma restrição que na maioria das vezes limita as opções da equipa em relação aos objectivos, recursos e prazos. Quando um projecto é desenvolvido sob contrato, as cláusulas contratuais são geralmente restrições.
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Premissas. Suposições ou factores que, para os propósitos do planeamento, são consideradas verdadeiros, reais, ou certos. As premissas afectam todos os aspectos do planeamento do projecto e são parte da elaboração progressiva do projecto. Equipas de projecto frequentemente identificam, documentam e validam as premissas como parte dos seus processos de planeamento. Por exemplo, se a data na qual uma pessoa chave estará disponível para o projecto é incerta, a equipa pode assumir uma data de início específica. As premissas geralmente envolvem um certo grau de risco.
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Gestão da Integração do Projecto
24-10-06
Desenvolvimento do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Metodologia de planeamento de projectos Habilidades e conhecimentos das partes envolvidas Sistema de informações de gestão de projectos Gestão de valor agregado
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Gestão de Projectos de Software
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Metodologia de planeamento de projectos. Uma metodologia de planeamento de projectos é uma abordagem estruturada usada para guiar a equipa do projecto durante o desenvolvimento do plano. Esta pode ser simples como formulários padrões e modelos (papel ou electrónico, formal ou informal) ou tão complexa como uma série de simulações. A maioria das metodologias de planeamento de projectos usam combinações de ferramentas “hard” como software de gestão de projectos, e outras “soft” como reuniões facilitadoras de início de projecto. 16/47
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Gestão de Projectos de Software
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Ferramentas e Técnicas
Habilidades e conhecimentos das partes envolvidas. Cada parte envolvida tem habilidades e conhecimentos que podem ser úteis no desenvolvimento do plano do projecto. A equipa de gestão do projecto deve criar um ambiente no qual as partes envolvidas possam contribuir apropriadamente. Quem irá contribuir, qual será a contribuição de cada um e quando, tudo isso irá, certamente, variar ao longo do projecto.
Sistema de informação de gestão de projectos. Um sistema de informações de gestão de projectos consiste num conjunto de ferramentas e técnicas usadas para reunir, integrar, e disseminar as saídas dos outros processos de gestão de projectos. Este é usado para suportar todos os aspectos, desde a início até ao término, e pode incluir sistemas manuais e automatizados.
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
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Gestão da Integração do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Gestão de Projectos de Software
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Gestão de Valor Agregado (EVM) – Técnica usada para integrar o âmbito, cronograma e recursos do projecto e para medir e reportar o desempenho do projecto desde o início até ao encerramento (analisada em pormenor na gestão de
Desenvolvimento do Plano do Projecto
Saídas
Plano de projecto Detalhes de suporte
custos). EVM – Earned Value Managment
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Gestão de Projectos de Software
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Plano do Projecto. O plano do projecto é um documento aprovado formalmente, usado para gerir e controlar a execução do projecto. O cronograma do projecto lista as datas planeadas para a execução das actividades e para encontrar os marcos (milestones) identificados no plano do projecto. O plano do projecto é um documento, ou uma colecção de documentos, para o qual são esperadas mudanças à medida que mais informações se tornam disponíveis no decorrer no projecto.
Há várias formas de organizar e apresentar o plano do projecto, o qual, de uma maneira geral, inclui todos os seguintes itens:
Project Charter - Documento formal emitido por um executivo externo ao projecto reconhecendo a existência do mesmo e a autoridade do gestor designado. Contém os requisitos chave que o projecto deve alcançar e uma breve descrição do seu produto (analisado na gestão do âmbito do projecto). Descrição da abordagem ou estratégia da gestão de projectos (um sumário dos planos de gestão individuais das outras área de conhecimento). Declarações de propósitos, que incluem os objectivos e os subprodutos do projecto. Estrutura Divisão do Trabalho (WBS), até ao nível onde o controlo deve ser exercido.
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Organização do Plano do Projecto
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Organização do Plano do Projecto
Saídas
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Organização do Plano do Projecto
Estimativas de custos, datas programadas para início e fim das actividades e atribuições de responsabilidade para cada subproduto do EAP no nível para o qual o controle pode ser exercido. Documentos base de medição de desempenho para o âmbito técnico, cronograma e custo, i. e. baseline do âmbito (cronograma do projecto) e baseline de custo (orçamento na fase de tempo do projecto). Principais marcos e as suas datas previstas. Mão de obra chave ou necessária e a sua expectativa de custo e/ou esforço. Plano de gestão do risco, incluindo: principais riscos, incluindo restrições e premissas, e as respostas planeadas para cada um deles, quando apropriado.
Planos auxiliares de gestão, denominados:
Plano de gestão do âmbito Plano de gestão do cronograma Plano de gestão do Custos Plano de gestão de qualidade Plano de gestão de recursos Plano de gestão de comunicação Plano de resposta a riscos Plano de gestão de terceirização (outsourcing) Cada um desses planos pode ser incluído, se necessário, e com o nível de detalhe requerido para cada projecto específico.
Baseline – linha de referência 23/47
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Organização do Plano do Projecto
Saídas
Detalhes de suporte. Os detalhes de suporte para o projecto incluem:
Outras saídas do planeamento do projecto devem ser incluídas no plano formal, de acordo com as necessidades específicas do próprio projecto. Por exemplo, um plano de projecto para um projecto de grande porte incluirá um diagrama da organização do projecto.
Saídas dos outros processos de planeamento não incluídas no plano do projecto. Informação ou documentação adicional gerada durante o desenvolvimento do plano do projecto (por exemplo, restrições e premissas que não eram conhecidas previamente). Documentação técnica como históricos de todos os requisitos, especificações e desenhos conceituais. Documentação sobre padrões relevantes. Especificações do início do planeamento do desenvolvimento do projecto.
Dada a importância do material de suporte, este deve ser organizado de maneira a facilitar a sua utilização durante a execução do plano do projecto.
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Gestão da Integração do Projecto
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Gestão da Integração do Projecto
Execução do Plano do Projecto
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Desenvolvimento do Plano do Projecto
Questões por resolver e decisões pendentes.
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A execução é o processo básico de realização do plano do projecto, pois é nele que grande maioria do orçamento do projecto será gasta. Neste processo, o gestor e a equipa de gestão do projecto devem coordenar e direccionar as diversas interfaces técnicas e organizacionais do projecto. Além disto, é o processo mais directamente afectado pela área de aplicação do projecto, pois é exactamente nele que o produto do projecto é criado. O desenvolvimento do projecto deve ser continuamente monitorizado de forma a implementar acções correctivas baseadas no desempenho real contra o plano do projecto. Previsões periódicas do custo final e resultados do cronograma deverão ser utilizadas para suportar a análise. 27/47
Execução do Plano do Projecto
Entradas
Plano do projecto (descrito anteriormente) Detalhes de suporte (descrito anteriormente) Políticas organizacionais (descrito anteriormente) Acções correctivas
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Execução do Plano do Projecto
Acções correctivas. Acção correctiva é qualquer acção tomada com o objectivo de alterar o desempenho futuro do projecto de forma a torná-lo compatível com o plano. A acção correctiva aparece como saída em diversos processos de controle. Aqui aparece como entrada, fechando assim o círculo de “feedback” necessário para assegurar a efectiva gestão do projecto.
Ferramentas e Técnicas
Habilidades de gestão e de administração Habilidades técnicas e conhecimento do produto Sistema de autorização do trabalho Reuniões de revisão de status (ponto de situação) Sistema de informação de gestão de projectos (descrito anteriormente) Procedimentos organizacionais 30/47
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Habilidades de gestão e de administração. Habilidades da administração geral tais como liderança, comunicação, e negociação são essenciais para uma efectiva execução do plano do projecto. Entre outras competências destacam-se:
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Execução do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
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Execução do Plano do Projecto
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Execução do Plano do Projecto
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Gestão da Integração do Projecto
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Gestão de Projectos de Software
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Contabilidade e finanças, marketing e vendas, pesquisa e desenvolvimento, produção e distribuição. Planeamento estratégico, planeamento táctico e planeamento operacional. Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoal, compensação, benefícios, e planos de carreira. Gestão das relações de trabalho através de motivação, delegação, supervisão, desenvolvimento de equipas, gestão de conflitos e outras técnicas. Auto-gestão através da gestão do tempo pessoal, gestão de stress e outras técnicas.
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Ferramentas e Técnicas
Habilidades técnicas e conhecimento do produto. A equipa do projecto deve apresentar um conjunto de habilidades e conhecimentos sobre o produto do projecto. As habilidades necessárias são definidas como parte do planeamento (especialmente no planeamento de recursos) e são providas durante o processo de alocação de pessoal. 32/47
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Execução do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
Sistema de autorização do trabalho. Um sistema de autorização do trabalho é um procedimento formal para sancionar o trabalho do projecto com o objectivo de assegurar que o trabalho seja feito no tempo certo e na sequência adequada. Tipicamente é utilizado o mecanismo de uma autorização escrita para começar o trabalho (no nível de uma actividade específica ou de um pacote de trabalho – “work package”).
Um sistema de autorização do trabalho deve equilibrar o benefício do controle conseguido com o seu próprio custo. Por exemplo, em muitos projectos de pequeno porte, bastará uma autorização verbal do trabalho.
Reuniões de revisão de status. As reuniões de revisão de status são encontros planeados regularmente com o objectivo de troca de informação sobre o projecto (ponto de situação). Na maioria dos projectos, as reuniões de revisão de status são planeadas com periodicidade variáveis e em diversos níveis (por exemplo, a equipa do projecto pode ter reuniões próprias semanalmente, e reuniões mensais com o cliente).
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Execução do Plano do Projecto
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Gestão da Integração do Projecto
Ferramentas e Técnicas
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Execução do Plano do Projecto
Ferramentas e Técnicas
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Procedimentos organizacionais. Qualquer uma das organizações envolvidas no projecto pode ter procedimentos formais e informais que são úteis durante a execução do plano do projecto.
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Execução do Plano do Projecto
Saídas
Resultados do trabalho Requisições de mudança
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Execução do Plano do Projecto 26-10-06
Saídas
Saídas
Resultados do trabalho. Os resultados do trabalho são as saídas das actividades desenvolvidas no projecto. As informações sobre os resultados do trabalho – que subprodutos já foram terminados, quais ainda não o foram, em que amplitude os padrões de qualidade estão a ser atingidos, que custos foram gastos ou comprometidos, etc. – são obtidas como parte da execução do plano do projecto e irão alimentar o Processo de Controlo de Desempenho.
De notar que, embora as saídas sejam frequentemente subprodutos tangíveis, tais como construções, estradas, LOC, etc., existem, também, frequentemente intangíveis, tais como pessoas treinadas que podem efectivamente aplicar os seus conhecimentos na formação de utilizadores.
Requisições de mudanças. As requisições de mudanças (por exemplo, expandir ou reduzir o âmbito do projecto, modificar as estimativas de custo ou prazo, etc.) são frequentemente identificadas durante a execução do trabalho.
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Gestão da Integração do Projecto
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23-10-07
Controle Integrado de Mudanças
(a) influenciar os factores que criam as mudanças para assegurar que tais mudanças serão aceites; (b) determinar a ocorrência de uma mudança; (c) gerir as mudanças no momento em que estas ocorrem;
O âmbito original do projecto e a baseline integrada de desempenho devem ser mantidos por contínuada gestão de mudanças na baseline mesmo pela rejeição de novas mudanças ou por aprovação de mudanças e a consequente incorporação destas numa baseline revista do projecto. 39/47
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Gestão da Integração do Projecto
O Controle Integrado de Mudanças preocupa-se em:
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Controle Integrado de Mudanças O Controle Integrado de Mudanças implica:
Assegurar que as mudanças no âmbito do produto estão reflectidas na definição do âmbito do projecto. Coordenar as mudanças entre as diversas áreas de conhecimento. Por exemplo, uma proposta de mudança de prazo poderá afectar o custo, o risco, a qualidade e a alocação de pessoal, sendo necessário efectuar as respectivas alterações. Manter a integridade das medidas básicas de desempenho;
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Plano do projecto Relatórios de desempenho Requisições de mudança
Plano do projecto. O plano do projecto fornece a base de referência a partir da qual as mudanças serão controladas. Relatórios de desempenho. Os relatórios de desempenho fornecem informações sobre o desenvolvimento do projecto. Os relatórios de desempenho servem também para alertar a equipa do projecto para questões que podem causar problemas no futuro. Requisições de mudanças. As requisições de mudanças podem ocorrer de diferentes formas – orais ou escritas, directas ou indirectas, de fonte externa ou interna, e judicialmente impostas ou opcionais.
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Controle Integrado de Mudanças
Ferramentas e Técnicas
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Controle Integrado de Mudanças
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Controle Integrado de Mudanças
Controle Integrado de Mudanças
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Sistema de controle de mudanças Gestão de configuração Medidas de desempenho Planeamento adicional Sistema de informação de gestão de projectos (descrito anteriormente)
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Ferramentas e Técnicas
Sistema de Controle de Mudanças. Um sistema de controle de mudanças é uma colecção de procedimentos documentados e formais que define como o desempenho do projecto será monitorado e avaliado, incluindo os passos através dos quais os documentos oficiais do projecto podem ser alterados. Este inclui os documentos de trabalho, sistemas de acompanhamento, processos e os níveis de autorização de aprovação necessários para autorizar as mudanças. 44/47
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Controle Integrado de Mudanças
Gestão de Configuração. A gestão de configuração é um qualquer procedimento documentado usado para aplicar uma orientação e supervisão técnica administrativa com o objectivo de:
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Controle Integrado de Mudanças
Ferramentas e Técnicas
Gestão de Projectos de Software
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Identificar e documentar as características físicas funcionais de um item ou sistema; Controlar qualquer mudança que venha a ocorrer nessas características; Registar e relatar a mudança e o seu estágio de implementação; Auditar os itens e sistemas para verificar o cumprimento dos requisitos. 45/47
Ferramentas e Técnicas
Medidas de desempenho. Técnicas de medida de desempenho tais como o “valor do trabalho realizado – (Earned Value)” que auxiliam a avaliar quando é que as variações do plano exigem uma acção correctiva.
Planeamento adicional. Os projectos raramente são executados exactamente de acordo com o plano. Mudanças programadas podem requerer novas estimativas ou mesmo revisões de custo, modificação na sequência das actividades, cronogramas, requisitos de recursos, análise de alternativas de resposta a riscos, ou outros ajustes no plano do projecto. 46/47
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Controle Integrado de Mudanças
Saídas
Actualizações no plano do projecto. Actualização ao plano do projecto é uma modificação qualquer no plano ou nos detalhes de suporte, anteriormente referidos na saída do desenvolvimento do plano do projecto. Lições aprendidas. As causas das variações, as razões por detrás das acções correctivas tomadas, e outros tipos de aprendizagem prática, devem ser documentadas integrando uma base de dados histórica não só para o projecto em curso, mas para os outros projectos da organização executora. A base de dados é, também, a base para a gestão do conhecimento. 47/47
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