Atestat Daniela.docx

CAPITOLUL I ASPECTE TEORETICE PRIVIND NEGOCIEREA IN AFACERI 1.1. COMUNICAREA ÎN PROCESUL DE NEGOCIERE Negocierea este unul dintre cei mai importanți pași atunci când se pune baza unei afaceri. Pentru a negocia avem nevoie de comunicare și de aceea este foarte important să cunoaștem toate informațiile referitoare la acest subiect. Comunicarea este procedeul prin care se transmite un mesaj de la emițător la receptor prin intermediul unui canal. Toate activitățile organizate de oameni în prezent iși au izvorul în comunicare, Maniera de comunicare este o mostră de comportament individual pe care ceilalți o pot observa ca atare. Impresiile pe care oamenii și le formează despre ceilalți sunt fundamental marcate de modul în care aceștia salută, zâmbesc, vorbesc, ascultă, gesticulează, adică de stilul personal de a relaționa și interacționa. Prima impresie despre partenerul de afaceri, se formează în primele patru minute ale primului contact. Este impresia cea mai stabilă și, dacă nu intervin erori grave de percepție, este și cea mai adecvată, șansa primei impresii o avem doar o singură dată. Componentele de bază ale stilului de comunicare sunt: distanța, privirea și contactul vizual, postura trupului, fizionomia, mimica, gestica, vorbirea, tonul și inflexiunile vocii, pauzele și ritmul vorbirii, ascultarea, îmbrăcămintea și accesoriile, imaginea de sine, sociabilitatea si dominanța psihologică.

1.1.1. Utilizarea comunicării în procesul de negociere Mai mult ca în oricare proces de comunicare, oamenii de afaceri participa la negociere cu întreaga lor capacitate, cu achizitiile profesionale si culturale, cu personalitatea lor inconfundabila si, în acelasi timp, apartinatoare unei comunitati umane determinate. Metodele, tehnicile, procedeele individualizeaza maniere de negociere în anumite spatii socio-umane, în functie de mentalitatile colectivitatilor respective. În procesul de comunicare în cadrul negocierii, între emitator si receptor exista mediul prin care se face transmiterea mesajului. Acesta poate deforma mesajul si chiar procesul de întelegere datorita unor perturbatii care pot sa apara (zgomot, posibilitatile de percepere ale receptorului, personalitatea emitatorului ) Comunicarea în cadrul grupului de negociere este de mai multe tipuri: •

verbală, scrisă, nonverbală;

•

formală sau neformală;

•

interpersonală;

•

de grup (intragrup și intergrup).

Comunicările din cadrul grupului sunt influențate de: •

calitatea mesajului;

•

viteza și ritmul de comunicare;

•

sensul comunicării (ascendent, descendent, orizontal, oblic);

1.1.2 UTILIZAREA COMUNICARII SCRISE IN PROCESUL DE NEGOCIERE Comunicarea scrisă este folosită mai ales în stadiile preliminare ale negocierilor între companiile care intră pentru prima dată în contact. Treptat, după ce încrederea reciprocă s-a dobândit, importanța comunicării scrise se diminuează, contractele care se încheie devin tot mai succinte datorită creșterii în importanță a comunicării și negocierii orale. Aceasta este potrivită pentru transmiterea informațiilor de interes general a mesajelor care solicită acțiuni viitoare, a mesajelor oficiale, formale sau pe termen lung, precum și a mesajelor ce vizează un numar de oameni a căror activitate este interdependentă. 1.1.3 APLICAREA ELEMENTELOR NON-VERBALE IN NEGOCIERE Negociatorii constienti de insemnatatea comunicarii nonverbale pot obtine prin observare informatii despre starea de spirit si intentiile partenerilor. Discutiile pe aceste teme sunt controversate. Cu toate ca se afla partial sub control constient, fata ramane principala zona corporala furnizoare de informatii cu privire la starile de bucurie sau de tristete, la sentimentele de dominare sau de supunere proprii persoanei pe care o observam. Vazul, auzul, gustul, mirosul si pipaitul sunt plasate pe fata sau in apropierea ei. Pipaitul este intalnit insa pe toata suprafata corpului. Semnalele verbale pleaca tot din aceasta zona. Oamenii puternici dominatori au ochii apasati, sau cand te privesc apropie ochii de parca s-ar uita prin vizeta unui coif de razboinic. Persoanele care ridica sprancenele inseamna ca sunt atente, impresionate. Ridicarea si unirea sprancenelor in centrul fetei simbolizeaza intristarea. Cand doi partenerii isi interactioneaza privirile de-a lungul negocierii, cel care isi intoarce primul privirea, de cele mai multe ori manifesta slabiciunea sau incearca sa ascunda ceva. In situatia in care un cimpanzeu dominant se intalneste cu un cimpanzeu din comunitatea de care acesta se ingrijeste, privindu-se ochi in ochi, cel care aproape instantaneu se va uita in alta parte este cel de-al doilea. Zambetul poate fi puternic controlat prin sistemul nervos central. Intalnim, astfel, frecvent zambete reale si zambete false. Gesturile reprezinta alte elemente expresive, cele mai importante constand in: • •

Cascatul apare in momente de oboseala, plictiseala. Ridicarea umerilor urmata de lasarea capului in jos, indica adoptarea unei pozitii de aparare, ceea ce reliefeaza ca persoana respectiva este speriata, manifestand tendinta de supunere;

•

Datul din cap in momentul in care partenerul vorbeste, simbolizeaza dorinta negociatorului de a nu prelua rolul activ in discutii, preferand sa asculte;

•

Inghititura este perceputa de persoanele ingrijorate ca fiind un mijloc de a iesi din aceasta stare. Fenomenul se observa foarte greu la femei, dar la barbati, care au marul lui Adam mai mare, este perfect vizibil.

•

Dezinteresul se manifesta prin privitul prea des pe pereti sau la ceas;

In negocieri, situarea prea aproape de partener il poate face pe acesta irascibil, manifestandu-se prin batai sacadate cu piciorul in podea sau cu pixul in masa. Negociatorul care mentine prea mult aceasta presiune risca sa trezeasca o reactie de adversitate din partea partenerului, cu influente negative asupra desfasurarii intregului proces de negociere. Ca forma a comunicarii nonverbala, tacerea poate fi interpretata in sensuri diferite in functie de momentul in care survine, marimea intervalului de timp pe care se manifesta, cultura caruia apartine negociatorul.

1.2 STRATEGII, TEHNICI SI TACTICI DE NEGOCIERE În literatura de specialitate se prezinta adeseori faptul ca, în orice forma de interactiune umana, este pusa în joc o anumita strategie si tactica. Orice forma de negociere implica o confruntare de vointe, sentimente si interese. Strategiile sunt mari orientari si optiuni care se refera la ansamblul negocierii; cuprind orizont de timp îndelungat si exprima interesele de baza ale firmei. Strategiile adoptate în negocieri reflecta, pe de o parte, optiunile fundamentale în afaceri ale managementului iar, pe de alta parte, conditiile în care are loc negocierea (caracteristicile produsului, structura pietei, raportul de forte dintre parteneri, experienta anterioara în afaceri directe. Strategiile folosite în negociere pot fi clasificate dupa mai multe criterii. Astfel, dupa starea preponderenta - de confilct sau cooperare - se disting: •

Strategii de negociere de orientare integrativa

În acest tip de negociere, negociatorul îi confera celeilalte parti statutul de partener legitim, caruia nu-i contesta dreptul de a-si apara interesele, chiar daca acestea se afla în opozitie cu ale sale. Climatul negocierii este unul de încredere reciproca, în care fiecare face un effort pentru a gasi punctele comune, evitând opozitiile brutale de interese. Partenerii se informeaza reciproc asupra modului în care percep ei lucrurile, fara a încerca sa le denatureze sau sa omita ceva. O astfel de abordare este evident propice gasirii unor solutii constructive si creative, deoarece fiecare partener negociaza în vederea descoperirii celor mai bune cai de realizare a scopurilor lor comune, de multe ori divergente initial. •

Strategii de negociere de orientare distributiva În acest caz, obiectivul negociatorului este de a gasi sau chiar de a impune o solutie care

sa-i satisfaca propriile interese, fara a tine seama de cele ale adversarului, care nu sunt luate în considerare, sau chiar negate.

Concesiile sunt facute de catre o singura parte, în timp ce cealalta nu acorda nimic. Exploatarea raportului de forte este levierul folosit pentru a-l face pe adversar sa cedeze. În acest joc, interesele adversarilor nu pot fi decât diametral opuse. Tot ceea ce întareste pozitia adversarului este rau, în timp ce ceea ce îi slabeste pozitia este bun. Concesiile sunt percepute ca semne de slabiciune. Pentru cei care adopta aceasta atitudine, conflictul nu este o sursa de progres posibil ci un obstacol care trebuie eliminat din calea pe care si-au trasat-o în prealabil. Negocierea distributiva este vazuta ca un joc cu suma nula, tot ceea ce unul pierde, celalalt câstiga. Aici nu se poate vorbi de buna credinta în aplicarea termenilor acordului, dimpotriva. Cel care a reusit sa obtina avantaje exorbitante în detrimentul adversarului sau, va

încerca

sa

obtina

si

mai

multe,

considerând

ca

aceasta

este

expresia

slabiciuniiadversarului, de care va trebui sa profite cât mai mult. Când acesta din urma îsi va da seama ca a fost înselat, va încerca sa recupereze handicapul sau sa se razbune pe cealalta parte. Tehnica de negociere reprezinta instrumentul practic utilizat de negociator, folosind procedee, forme si scheme de actiune pentru realizarea tacticilor preconizate. Tehnicile de negociere raspund la întrebarea "Cum trebuie sa se actioneze?' Tehnicile de negociere pot fi follosite atât în vederea sustinerii unor strategii constructive de a grabi, de a finaliza, de a amplifica avantajele, cât si în scopuri distructive pentru încetarea trataitvelor,sau pentru a obtine avantaje unilaterale exagerate. Tehnicile pot fi clasificate în: tehnici integrative (cooperative), care pot fi subclasificate în tehnicile de decupare sitehnici de largire si de transformare si tehnici competitive (manipulatoare), împartite, la rândul lor, în: tehnici de manipulare a timpului, tehnici ale falselor concesii, tehnici emotionale, tehnici duale si tehnici extremiste. Tactica reprezinta o concretizare a strategiei în vederea stabilirii mijloacelor si formelor de actiune ce urmeaza sa fie folosite pentru realizarea obiectivelor propuse. Daca strategia cuprinde obiectivele urmarite si scopurile, tactica de negociere este acea parte a strategiei menita sa stabileasca mijloacele si formele de actiune ce urmeaza sa fie folosite în vederea relizarii obiectivelor în cauza. Tactica constituie elementul flexibil, dinamic al procesului de negociere, ea adaptându-se la situatiile noi, aparute în diverse etape ale acesteia. Tacticile de negociere pot fi împartite în ofensive si defensive. În cadrul tacticilor ofensive se folosesc mai ales întrebarile de testare, ce urmaresc descoperirea punctelor slabe de aparare a partenerului, înainte ca acesta sa se lanseze în atac. În acest fel, partenerul va fi obligat sa ofere explicatii suplimentare, dezvaluind astfel intentiile sale

ascunse, sa treaca în defensiva. Tacticilr de acest gen sunt preferate de cegociatorul dinamic, cooperant si plin de initiativa. Tacticile defensive urmaresc ca, sub diferite pretexte, partenerul sa fie determinat sa repete argumentele aduse. În acest fel, la reluare, el ar putea fi mai convingator. Mai mult, repetarea da posibilitatea negociatorului sa faca o analiza mai profunda asupra argumentelor oferite de partener. Tot în cadrul tacticilor defensive se înscrie si aceea de a spune numai atât cât este absolut necesar, încercându-se astfel sa se determine partenerul sa vorbeasca mai mult, sa faca scapate informatii importante cu privire la intentiile sale. Pe parcursul negocierii, mai sunt utilizate si alte tactici de genul tergiversarii, lingusirii, reprosului, intimidarii care au ca scop obosirea partenerului.

1.2.1 TACTICI SI TEHNICI DE NEGOCIERE Consideram ca principiul fundamental în negociere este folosirea de tactici, tehnici în masura de a stapâni interactiunea vointelor care se înfrunta la masa tratativelor si nu le lasa sa treaca la conflict deschis.

Tehnici de negociere: 1. Tehnici de tratare a obiectului negocierii •

Extinderea obiectului: implică adăugarea unor elemente noi în discuţie. Extinderea obiectului negocierii presupune prelungirea agendei negocierii stabilite iniţial, cu subiecte care au fost identificate de părţi pe parcurs. Adesea, aceste noi elemente de negociere care lărgesc obiectul sunt rezultatul creativităţii unuia sau a ambilor protagonişti

•

Transformarea obiectului negocierii: constă în redefinirea sa totală sau parţială, ceea ce poate să însemne declanşarea unei noi negocieri, diferită de cea anterioară (în continuarea celei prezente sau ulterior).

2. Tehnici de tratare a elementelor de negociere •

Abordarea orizontală (pachet): presupune ca negociatorul să formuleze oferta pentru toate elementele în discuţie. De la acest punct de pornire, negocierea va evolua prin dezbateri în mai multe runde, în fiecare dintre acestea putându-se ajunge la acord asupra unui numar de subiecte. În final, se ajunge la acord, atunci când diferenţele de poziţie de la toate elementele sunt acoperite.

•

Abordarea verticală: implică discutarea pe rând a câte unui element de negociere, pâna se ajunge la acoperirea diferenţei de poziţii, după care se trece la subiectul urmator.

3. Tehnici de prezentare şi discutare a ofertelor •

tehnica abordarea de tip "lider": unul dintre negociatori îşi prezintă oferta, iar partenerul pune întrebări de clarificare, apoi formulează obiecţii (şi îl obligă pe ofertant să le respingă), aduce argumente şi o modifică. Întreaga dezbatere se centrează în jurul unei singure oferte care este dezbatută, atacată sau susţinută, celalalt partener încercând s-o schimbe, fără a formula propria sa ofertă. Negociatorul care propune oferta devine "liderul".

•

tehnica abordarea de tip 'independent": presupune ca un negociator să îşi prezinte propunerea şi oferă clarificările solicitate de partener. După care, acesta din urmă face o contra propunere, discutată la rândul ei.

Tactici de negociere 1. Tactica de negociere distributivă •

este cu precădere o negociere dedicată unei singure chestiuni

•

este un joc cu sumă zero, adică o negociere de tip câştig, sau pierdere, în care o cantitate fixă de valori este divizată între părţi

•

se află pe axa dintre stilul competiţional şi cel îndatoritor 9 părţile vor înclina mai mult spre compromisuri

•

se „apelează” la ameninţări şi promisiuni:

•

ameninţarea constă în a sugera partenerului de negocieri că va fi pedepsit dacă nu va accepta poziţia

•

promisiunile sunt pledoarii ca posibilele concesii făcute acum care vor atrage recompense în viitor

•

problema evidentă în negocierile distributive este parţialitatea: fiecare parte ştie că cealaltă îşi urmăreşte propriul interes

2. Tactica de negociere integrativă •

pleacă de la prezumţia că rezolvarea problemei comune poate genera o situaţie de tip “câştig-câştig”, în care pot fi multiplicate valorile care se cuvin fiecărei părţi

•

cere un înalt grad de creativitate. Cei mai mulţi oameni nu sunt deosebit de creativi şi stresul negocierilor tipice nu le oferă în nici un caz cel mai bun climat. Aceasta înseamnă că multe din modelele pentru acest rol, pe care le au negociatorii, sunt înclinate să folosească mai degrabă tactici distributive decât interogative. Totodată, organizaţiile fac presiuni asupra reprezentanţilor lor să aplice tacticile distributive, la care ele sunt mai expuse.

3. Tactica de negociere raţională (negocierea principială) •

a fost elaborată în cadrul Proiectului de Negocieri de la Harvard

•

constă în clarificarea problemelor pe baza caracteristicilor lor şi nu prin nişte tratative care seamană mai degrabă cu o târguială între părţi

•

se caută, pe cât posibil, profitul ambelor părţi, şi că, acolo unde interesele sunt divergente, trebuie ca rezultatul să se bazeze pe nişte criterii echitabile, independente de voinţa oricărei dintre părţi

•

caracteristici:

•

este intransigentă faţă de criterii şi maleabilă cu oamenii

•

nu foloseşte trucuri sau imagini false

•

ne arată cum să obţinem ceea ce ni se cuvine, menţinându-ne, în acelasi timp, pe poziţii decente

•

ne dă posibilitatea să fim corecţi, dar să ne şi protejăm împotriva celor care ar profita de corectitudinea noastr

4. Tactica cum să te prefaci •

reflectă modul în care trebuie acţionat în privinţa problemelor care nu sunt esenţiale pentru noi în scopul de a da satisfacţie partenerilor

•

reprezintă una din cele mai importante tactici a unei negocieri pentru avantajul propriu. Este în avantajul nostru să dăm satisfacţie (în unele privinţe) partenerilor şi să încercăm să întreţinem relaţii bune cu ei, dar continund să negociem în avantajul nostru

•

este denumita şi “focus and down plan”, care constă în identificarea nevoilor reale ale părţii adverse şi inducerea în eroare a acesteia cu privire la propriile nevoi şi obiective reale

•

utilizată cu pricepere, această tactică este foarte greu de descoperit şi deci, de contracarat de către ceilalţi, astfel ca poate avea o influenţă pozitivă fără riscul dezavantajelor

5. Tactica “lipsa de imputernicire” •

atunci cand negociatorul işi dă seama că este forţat să cedeze mai mult decât ar dori, poate argumenta că nu are imputernicirea de a semna un acord în termenii care au fost discutaţi

•

lipsa de împuternicire poate fi un dezavantaj pentru ambele părţi:

•

va deranja şi interfera cu durata negocierilor şi cu modul în care vor face concesii partenerii, reducând posibilitatea obţinerii de avantaje

•

modalitatea de a negocia devine mult mai complicată

6. Tactica propunerilor de încercare •

constă în căutarea de a realiza o schimbare bruscă spre un nou tip de aranjament sau termeni foarte diferiţi de cei propuşi anterior în vederea studierii reacţiei părţii adverse

•

prezintă un grad înalt de incertitudine privind acceptarea, precum şi riscul de a fi interpretată ca şi o slabiciune a partenerului

7. Tactica apelului la simţuri •

se utilizează atunci când raţiunea nu consimte un anumit lucru

•

se face apel la partener privind colaborarea anterioară, mândria personală sau naţională, la amintirea unor ore placute petrecute împreună în cadrul acţiunilor de protocol

•

pentru a contraataca o asfel de tactică se va caută a se aminti partenerului ocazii similare desfăşurate pe baza de reciprocitate şi la care a fost invitat şi se va căuta revenirea la discuţia de bază

8. Tactica dominării discuţiilor

•

partenerul preia iniţiativa în procesul de negociere şi lansează cereri mult mai mari decăt cele care îi sunt efectiv necesare

•

va continua să domine iniţiativa discuţiilor, ţinându-şi partenerii sub presiunea cererilor sale, căutând totodată să le dezechilibreze poziţia

•

va încerca să delimiteze la maximum posibilitatea de acţiune a oponentului prin menţinerea exclusivă în discuţie a subiectului lansat

•

în acest fel partenerul va fi determinat să facă concesii, una după alta, până la epuizarea acestora 9. Tactica tăcerii •

în functie de temperament, apartenenţă etnică, etc. negociatorii sunt mai mult sau mai puţin înclinaţi să păstreze tăcerea

•

în general tăcerea e resimţită ca o situaţie jenantă, care îi împinge pe oameni să vorbească cu orice preţ, uneori chiar mai mult decât trebuie

•

a păstra tăcerea atunci când partenerul a adoptat o poziţie care nu ne avantajează sau a formulat un ultimatum constituie o tactică eficientă în măsura în care tăcerea creeează o stare de disconfort şi poate să sugereze partenerului să abordeze problema mai rezonabil, să facă concesii, să aducă un plus de informaţii

•

tăcerea poate fi un instrument de acţiune, fie pentru a provoca un moment de criză, fie pentru a ieşi dintr-un moment de criză