Arief - Coq

1

SEKILAS TENTANG BIAYA MUTU Perusahaan yang sukses sangat memahami bahwa lebih mudah mencegah suatu permasalahan yang terjadi dari pada memperbaiki. Sebab kualitas rendah membebani perusahaan dan menurunkan daya saingnya, kualitas yang bagus mengamankan keuangan perusahaan dan meningkatkan daya saingnya.

2

Fungsi &Tujuan mengukur biaya mutu Menghitung konsekuensi finansial  Besarnya biaya mutu dapat digunakan untuk menarik perhatian manajemen dan mengingatkan mereka guna membuat komitmen untuk menerapkan QIP (Quality Improvement Program)

Last Rev. : 00

Date : 15/07/2001

3

Fungsi &Tujuan mengukur biaya mutu ®Identifikasi area peningkatan mutu  Memberi perhatian terhadap daerah yang menimbulkan biaya tinggi sehingga dapat memberikan sasaran-sasaran yang siap diperbaiki

4

Fungsi &Tujuan mengukur biaya mutu Mengetahui tentang biaya-biaya mutu dan di mana biaya itu timbul akan memungkinkan pengambilan keputusan tentang mutu dengan alasan sehat

5

Pengukuran sebagai langkah awal kontrol peningkatan berkesinambungan Bila tidak melakukan pengukuran kita tidak tahu masalahnya, bila tidak tahu masalahnya kita tidak bisa mengontrol. Tidak ada kontrol berarti tidak ada peningkatan 6

Alasan pentingnya COQ 1 Biaya mutu sering kali berjumlah sangat besar 2 Besarnya biaya-biaya itu tidak diketahui kebanyakan usaha 3 Sebagian besar biaya dikaitkan dengan faktor kegagalan dan kegiatan penilaian 4 Penghematan biaya mutu akan mempunyai dampak yang penting dan positif 5 Besarnya kegagalan dan kegiatan penilaian menandakan bahwa bisnis memberi kelonggaran pada kerusakankerusakan, kemudian mereka harus mencari dan membetulkannya 7

Apakah Biaya mutu itu..? Mengapa Biaya2 itu penting..! 1 Biaya-biaya yang secara langsung berkaitan dengan upaya menyediakan produk atau jasa akhir yang dibeli pelanggan 2 Biaya-biaya yang terkait dengan kegiatan penunjang 3 Biaya-biaya tersembunyi seperti peluang yang hilang dan penurunan moral 4 Semua biaya yang ditimbulkan oleh usaha untuk memastikan bahwa jumlah keseluruhan layanan disediakan bagi pelanggan sesuai tuntutan mereka 8

Pengelompokan Biaya • Cost of Non Conformance - CONC Biaya-biaya yang timbul karena tidak mengerjakan segala sesuatu dengan benar sejak pertama kali

• Cost of Conformance - COC Biaya yang berkaitan dengan setiap kegiatan untuk memastikan kegiatan-kegiatan yang tepat dilaksanakan dengan benar sejak pertama kali ( DIRFT )

9

Cost of Non Conformance 1. Perbaikan-perbaikan jaminan 2. Bantuan purna jual 3. Penarikan kembali produk 4. Kerugian material 5. Produk yang diturunkan 6. Perbaikan dan Kerja Ulang 7. Efisiensi yang hilang 8. Keluhan pelanggan 9. Jaminan yang tidak dapat diandalkan 10.Tata Usaha 10

11. Persediaan yang berlebihan 12. Hari piutang berlebihan 13. Persediaan kadaluwarsa 14. Perubahan rekayasa teknik 15. Kerja lembur 16. Kapasitas berlebihan 17. Peluang yang hilang 18. Semangat pegawai buruk 19. Kegiatan audit yang berhubungan dengan pemeriksaan dan perbaikan kesalahan 20.Biaya-biaya yang berhubungan dengan pekerjaan yang salah

11

Cost of Conformance 1.Menyusun prosedur-prosedur untuk menentukan bagaimana tugas-tugas dilaksanakan 2. Pengendalian proses-proses, seperti pengendalian proses berdasarkan statistik 3. Menyesuaikan perlengkapan tes untuk memastikan bahwa produk dibuat sesuai dengan spesifikasinya 4.Pelatihan dan pendidikan para pegawai sehingga mereka memahami bagaimana tugas-tugas yang harus dilaksananakan 12

Cost of Conformance 5. Merawat perlengkapan/peralatan 6. Merencanakan proses-proses untuk menjamin mutu 7.Bekerja dengan para pemasok untuk memperbaiki mutu barang-barang yang dipasok 8. Kegiatan audit untuk memastikan bahwa keefektifan dari sistem pencegahan berlangsung terus 13

4 Kategori kegiatan COQ 1.Prevention Costs =Biaya-biaya pencegahan 2. Appraisal Costs = Biaya-biaya Penaksiran 3. Internal Failure Cost = Biaya-biaya kegagalan Intern 4. External Failure Costs = Biaya-biaya kegagalan ekternal.

14

1.Prevention Costs

:

Biaya untuk kegiatan penyelidikan,mencegah atau mengurangi resiko dari ketidak sesuaian atau kerusakan produk. Meliputiperencanaan, persiapan,pelatihan,perawatan,pencegahan dan evaluasi.

15

2.Appraisal Costs

:

Biaya untuk mengevaluasi prestasi mutu termasuk kebutuhan verifikasi dan pengawasan contoh : Audit (pemeriksaan), kalibrasi, pengujian, dan pengukuran.

16

3.Internal Failure Costs

:

Biaya yang timbul sehubungan dengan ketidak sesuaian atau kerusakan seperti biaya bongkar, kerja ulang,pengujian kembali, inspeksi ulang,modifikasi,downtime,lembur, tindakan koreksi dan desain ulang.

17

4.External Failure Costs

:

Biaya yang timbul setelah pengiriman ke pelanggan contoh tidak sesuai pesanan, kerusakan, jaminan, biaya administrasi dalam mengatasi kegagalan & kerugian atas nama pelanggan.

18

18

1.Persiapan 2.Mengidentifikasi item CONC 3.Mengumpulkan data COQ 4.Menganalisa data COQ 5.Meningkatkan qualitas dan mengurangi biaya 6.Segera terus menerus meningkatkan kinerja COQ 19

1.Tahap persiapan - Membentuk pengurus COQ terdiri para manajer yang di arahkan oleh MD. - Penunjukan sponsor kepada para manajer sebagai pembimbing pelaksanaan COQ . - Pelatihan COQ terhadap manajer untuk kelancaran sistem COQ. - Ruang lingkup program COQ harus jelas (secara umum atau suatu proses tertentu) - Didukung dengan SDM yang memadai. 20

2. Identifikasi COQ a1.Mempunyai tujuan yang jelas dan strategi untuk COQ sistem a2.Laporan biaya didukung oleh departemen keuangan a3.Memperoleh data dan biaya dari standar data yang mungkin 21

a4. Mulai dengan bagian CONC a5. Mengumpulkan data biaya mutu yang paling mudah diperoleh a6. Konsentrasi pada biaya yang dapat mengubah menuju peningkatan 22

b1. Jangan melaksanakan sendiri, libatkan departemen yang berhubungan b2. Jangan mengharapkan hanya pada sistem akutansi untuk menyediakan kebutuhan intern b3. Jangan terlalu ambisi memulai dengan belajar sendiri 23

b4.Jangan mengharapkan terlalu banyak selama pelaksanaan sistem COQ b5. Jangan meremehkan biaya mutu b6. Jangan konsentrasi pada hanya yang diketahui 24

3.Mengumpulkan data COQ 3.1 Biaya-biaya atas COQ items - Catatan Secara keseluruhan. - Harga per Unit - Tenaga kerja keseluruhan. - Tuntutan sumber daya 3.2 Keadaan Laporan - Rekapitulasi kesalahan Intern - Rekapitulasi kesalahan Ektern

25

4.Analisa Data COQ 4.1 Prioritaskan COQ untuk menuju peningkatan. - Gunakan Trend Analisis, - Varians analisis atau Pareto analisis. 4.2 Tetapkan Target untuk menuju peningkatan - Setting target yang realistis 26

5.Peningkatan mutu dan penurunan biaya. - Menugaskan penanggung jawab proses/team QIP u/melaksanakan item-item yg menjadi prioritas. - Menyampaikan pengurangan CONC keseluruh lini. - Membuat peningkatan dengan PDCA,QC tools,Diagram sebab, Check sheet dsb. - Menghitung Biaya² COC items 27

6.Peningkatan yang berkelanjutan atas pelaksanaan biaya mutu. Dalam situasi persaingan yang selalu dinamis, perusahaan harus proaktif agar memenangkan persaingan,konsekuensinya adalah pelaksanaan COQ. Permasalahan Biaya yang tidak sesuai(CONC) dan Hubungannya dengan biaya yang sesuai(COC) akan selalu diperiksa kembali secara periodic.

28

Tiga Langkah menuju peningkatan pelaksanaan COQ. 1. Mengadakan system pencegahan 2. Merencanakan jadwal untuk peningkatan aktivitas. 3. Selalu mengupdate kartu catatan angka dari biaya mutu. 29

1.Mengadakan tindakan pencegahan. Kegagalan sebelumnya merupakan obat terbaik untuk biaya mutu yang terbaik, proses mengatur biaya mutu didasarkan pada fakta : - Setiap kegagalan mutu,selalu ada akar penyebab masalah. - Penyebab masalah dapat dicegah - Pencegahan selalu lebih mudah

30

2.Merencanakan jadwal untuk peningkatan aktivitas. Hal ini akan sangat tergantung pada lingkungan operasional perusahaan,Biaya mutu yang kritis terhadap tingkat persaingan harus lebih sering digunakan untuk aktivitas peningkatan dari pada yang tidak kritis. Bukan masalah seberapa sering aktivitas peningkatan tersebut, yang penting jadwal dapat dilaksanakan dan disetujui menajemen. 31

3. Memperbaharui kartu catatan biaya mutu. Lakukan perubahan catatan mutu tahun ini dan bandingkan dengan catatan mutu tahun lalu seberapa banyak perubahan biaya mutu apakah menuju peningkatan.

32

ACTION Meningkatkan Kinerja COQ Secara terus menerus

PLAN Identifikasi COQ - Kegagalan internal - Kegagalan eksternal

CHECK

DO

Analisa data

Pengumpulan data

33 33

MANAJEMEN KOMITE DEPARTEMEN

KOMITE

MANAJEMEN REVIEW

Bentuk komite yang terdiri beberapa Manager Membimbing dan mengarahkan Monitor perkembangan COQ Mempelajari modul COQ Melakukan training ke seluruh lini Atur skedule pelaporan COQ periodik Mengidentifikasi COQ Pengumpulan data COQ Menganalisa data COQ Melakukan tindakan perbaikan untuk menuju peningkatan Membuat laporan Cek laporan COQ departemen periodik Lakukan tindakan audit Informasi ke departemen jika ada ketidaksesuaian Memberi teguran jika lambat lapor Laporkan ke manajemen melalui manajemen review Melaporkan perkembangan COQ Departemen pertanggungjawabkan jika tidak melaporkan program COQ per periodik kepada manajemen Pilih nominator COQ terbaik 34