1.2 Pengurusan Mesyuarat

1.2 PENGURUSAN MESYUARAT DEFINISI Mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea atau penyatuan fikiran bagi mendapatkan keputusan. Mesyuarat boleh dilaksanakan dalam bentuk formal ataupun tidak formal. TUJUAN MESYUARAT 1- Merupakan cara paling berkesan untuk menyelesaikan masalah sama ada berkaitan dengan organisasi ataupun persatuan 2- Untuk mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan bagi mendapatkan kata sepakat dan kerjasama di dalam aktiviti yang telah dirancangkan 3- Dapat menilai dan mengawal aktiviti serta kewangan organisasi dari masa ke semasa 4- Menyelaras dan membincangkan bidang tugas, jawatankuasa ataupun pegawai dan kegiatan organisasi yang telah dirancangkan supaya berjalan dengan lancer 5- Untuk menyebarkan maklumat dan rancangan baru kepada masyarakat ataupun ahli persatuan 6- Diadakan untuk mengetahui sokongan, kerjasama, tindakbalas dan sambutan terhadap sesuatu isu ataupun persoalan ataupun aktiviti yang dijalankan oleh sesebuah persatuan 7- Bagi membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi mengikut perlembagaan dan undang-undang organisasi tersebut 8- Bagi merancang sesuatu strategi dan program atau untuk mendapatkan ideaidea baru dalam menjalankan aktiviti JENIS-JENIS MESYUARAT 1- Mesyuarat agong luar biasa/tergempar 2- Mesyuarat agong tahunan 3- Mesyuarat jawatankuasa kerja 4- Mesyuarat jawatankuasa kecil/biro 5- Mesyuarat jawatankuasa sementara (ad-hoc) MESYUARAT AGONG TAHUNAN/DWI TAHUNAN 1- Antara agenda yang perlu dimasukkan ke dalam mesyuarat : - Ucapan pengerusi - Perbentangan pengesahan minit mesyuarat agong tahunan yang lepas - Perbentangan penyata kewangan tahunan yang lalu - Pengesahan laporan penyata kewangan tahun lalu - Memilih jawatankuasa baru - Membincang dan meluluskan usul atau cadangan - Ucapan penangguhan (oleh YDP, CEO) 2- Notis mesyuarat agong tahunan/dwi tahunan perlu diedarkan dalam tempoh 14 hari Created by [email protected] © All Right Reserved Presented 2009

MESYUARAT AGONG LUAR BIASA 1- Juga dikenali sebagai mesyuarat agong tergempar atau khas 2- Boleh dihadiri oleh semua ahli persatuan bagi membincangkan sesuatu isu atau perkara 3- Boleh juga dihadiri oleh sebahagian besar ahli persatuan atau organisasi

MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA 1- Mesyuarat biasa yang dijalankan untuk menggerakkan aktiviti persatuan berkenaan 2- Agendanya berkaitan dengan aktiviti perkembangan, pengurusan dan pentadbiran persatuan tersebut 3- Notis atau surat jemputan mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dan masanya ditentukan oleh persatuan 4- Agenda mesyuarat : - Ucapan pengerusi - Pengesahan minit mesyuarat yang lepas - Perkara berbangkit - Agenda atau laporan dari biro - Hal-hal lain - Penutup PERANAN DAN TUGAS TANGGUNGJAWAB PENGERUSI 1- Orang yang paling penting bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat 2- Memulakan mesyuarat setelah korum mesyuarat mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan 3- Melaksanakan mesyuarat mengikut urutan agenda mesyuarat 4- Menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan tamat TUGAS PENGERUSI 1- Mengemukakan perkara yang hendak dibincangkan dengan ringkas dan padat 2- Berucap dengan jelas dan mudah difahami 3- Menjadi seorang yang aktif dan bertindak sebagai fasilitator 4- Mengambil perhatian kepada idea-idea yang dikemukakan 5- Bijak mengawal suasana mesyuarat 6- Merumus agenda dengan padat dan tepat 7- Sentiasa menjadi pendengar yang baik 8- Tidak memperkecil pendapat dan cadangan ahli 9- Membenarkan hanya seorang ahli bercakap dalam satu masa 10- Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan diedarkan pada semua ahli dengan kadar yang segera TUGAS SETIAUSAHA 1- Jawatan yang penting di dalam sesuatu mesyuarat

Created by [email protected] © All Right Reserved Presented 2009

2- Perlu bekerjasama dengan pengerusi untuk mentadbir dan menguruskan organisasi 3- Kecekapan setiausaha dapat menambah keberkesanan dan kelancaran sebuah persatuan 4- Seorang setiausaha perlu ada sifat dedikasi, cekap, berdisiplin dan melaksanakan kerja dengan kemas dan teratur, dan boleh bekerjsama dengan pengerusi. PERANAN SETIAUSAHA SEBELUM MESYUARAT 1- Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat 2- Menghantar surat jemputan lebih awal 3- Memastikan tempat mesyuarat berfungsi 4- Menyediakan peralatan yang berkaitan 5- Menyediakan minit mesyuarat yang lalu SEMASA MESYUARAT 1- Datang lebih awal untuk pastikan segala persiapan sempurna 2- Cata semua perkar ayang dibincang dengan ringkas, tepat dan padat 3- Mengedarkan boring kehadiran mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat yang hadir SELEPAS MESYUARAT 1- Menyiapkan minit mesyuarat dengan segera (7 hari) 2- Mengedarkan minit mesyuarat secepat mungkin untuk tindakan individu berkenaan

Created by [email protected] © All Right Reserved Presented 2009