1.1 Pengurusan Sistem Fail

1.1 PENGURUSAN GERKO DEFINISI Suatu proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ia dapat diperolehi dengan segera apabila ia dikehendaki. Seorang pegawai perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail. DEFINISI FAIL Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. - Akan ada tarikh buka dan tarikh tutup - Hanya perlu 10 minit masa masa standard cari fail Prinsip Dalam Sistem Fail 1- Rekod yang tersusun 2- Tidak banyak menggunakan ruang dan menggunakan kulit nipis 3- Mudah disedia dan disimpan 4- Cara yang mudah diperoleh dan dipakai berterusan 5- Mudah dicari, dirujuk dan dikesan 6- Mempunyai rekod penyimpanan dan pengeluaran PENGKELASAN FAIL Fail boleh dikelaskan berdasarkan : 1 – Abjad 2 – Perkara 3 – Angka 4 – Tempat dan kawasan Menggunakan kod sama ada nombor atau ringkasan Pengkelasan ditulis di fail, menggunakan tulisan terang dan besar PERINGKAT KESELAMATAN FAIL JENIS Rahsia Besar

FUNGSI Keselamatan Negara

Rahsia

Tender Kewangan Laporan Sulit Soalan Fail Peribadi Dokumen Terbuka Harian

Sulit Terhad / Terkawal Biasa

WARNA Kuning Berpalang Merah (depan dan belakang) Merah Jambu Berpalang (Depan dan belakang) Hijau Puteh Puteh

SAMPUL KECIL 1- Suatu fail sementara dibuka kerana fail asal tidak ditemui Created by [email protected] © All Right Reserved Presented 2009

2- Mengandungi 1 tajuk sahaja 3- Apabila sudah digunakan, ianya hendaklah ditutup dan dan dimasukkan di dalam fail besar. 4- Fail ini tidak aktif KERTAS MINIT 1- Suatu fail yang mengandungi kertas minit 2- Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkodkan 3- Menggunakan boring AM6 4- Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail 5- Kandungan masuk menggunakan dakwat merah, kandungan keluar menggunakan dakwat biru PENUTUPAN FAIL 1- Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi sekurang-kurangnya atau lebih daripada 100 kandungan (1 inci) 2- Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 3- Contoh : IPGMKDRI/02/04/Jilid 2/( ) Gerko

Persatuan

Bilangan

4- Fail yang memerlukan tindakan segera perlu dilabelkan ‘SEGERA’ (AM 99B) atau ‘TINDAKAN SERTA MERTA’ (AM99) BIDANG PERSATUAN DAN KELAB Bidang peraturan dan kelab yang ditubuhkan di sekolah boleh dikategorikan kepada 2 jenis : i – Persatuan dan kelab yang berasaskan matapelajaran dan akademik ii – Persatuan dan kelab yang berasaskan minat, perkhidmatan, kecenderungan dan hobi KELAB DAN PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK 1- Bertujuan untuk meningkatkan minat dan kemahiran pelajar dalam matapelajaran tersebut 2- Sekolah boleh menubuhkan persatuan dan kelab berasaskan keperluan sekolah dan kemudahan yang ada. Contoh : Persatuan Pendidikan Jasmani KELAB DAN PERSATUAN BERASASKAN MINAT, KECENDERUNGAN DAN HOBI 1- Bertujuan untuk menarik minat dan memberi ilmu pengetahuan. Contohnya : Pusat Sumber, Koperasi, Kembara dll. PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI KATEGORI SURAT RASMI 1- Surat menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk serta sebaliknya. 2- Surat panggilan mesyuarat 3- Surat pohon jawatan 4- Surat pohon ceramah 5- Surat pohon lawatan Created by [email protected] © All Right Reserved Presented 2009

FORMAT UMUM 1- Logo, nama dan alamat persatuan 2- Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) 3- Nombor fail (rujukan tuan, rujukan kami) 4- Tarikh (dibawah rujukan) 5- Alamat penerima 6- Melalui (jika berkenaan) 7- Pembukaan surat 8- Tajuk surat 9- Pembukaan dan kandungan surat 10- Cogankata 11- Tandatangan, nama dan gelaran jawatan 12- Surat-surat salinan 13- Initial kependekan (contoh : elaksamana)

Created by [email protected] © All Right Reserved Presented 2009