Pengurusan Fail

Fail Pengerusi 1. 2. 3. 4.

Maklumat ahli Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat Perlembagaan kelab Minit mesyuarat

Fail Setiausaha 1. Minit mesyuarat 2. Surat-surat berkaitan kelab 3. Buku-buku panduan kelab 4. Perlembagaan kelab 5. Maklumat ahli 6. Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat 7. Laporan Mingguan (Lampiran J)

Fail Kewangan (Bendahari) 1. Penyata kira-kira kewangan kelab 2.Bil-bil pembelian.

PENGURUSAN KEWANGAN

Pengenalan Pengurusan Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting dalam sesebuah kelab atau pun persatuan.

Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

 Memberi pendedahan kepada

pelajar khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.  Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan.  Dapat melincinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan.

Perkara Asas Menyediakan Buku Tunai Menyediakan Resit, Borang Pesanan barang , Borang Baucar Bayaran. Menyediakan sebuah fail Kewangan dan juga tempat menyimpan fail , buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.

Bendahari kelab/persatuan perlu mencatat segala perkara yang hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan Mempastikan Pengerusi / setiausaha telah membuka Akaun Persatuan Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti

BAGAIMANA CARANYA APABILA MENERIMA DUIT/WANG??

# Keluar kan Resit # Rekodkannya dalam Cash Book

Menyerahkan wang kepada guru penasihat dengan segera sekiranya duit melebihi RM 30

SETIAP PEMBELIAN BARANG MELEBIHI RM 30 PERLU MINTA KEBENARAN DARIPADA GURU PENASIHAT BENDAHARI JUGA PERLU MEMBUAT ANGGARAN BAGI SESUATU PROGRAM MEMBENTANGKAN LAPORAN

KEWANGAN DALAM MESYUARAT

Cara Mengadakan Baucar Pembayaran  Baucar Pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan.Salinan asal simpanan sekolah(kita) dan kedua kepada penerima. Masukkan Butir-butir tentang perkhidmatan/bekalan yang telah dilaksanakan/dibekalkan beserta tarikh.  Setiap baucar pembayaran mesti disertakan Bil Pembelian Barang Jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan.  Dapatkan Resit Pembayaran Daripada Taukeh atau Pekedai.

Cara Mengadakan Baucar Pembayaran  Tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh. Jika bil asal hilang , pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan yang diperakui oleh guru penasihat . Sebaik sahaja pembayaran dilakukan , baucar dan dokumen sokongan hendaklah ditebuk / dicop “SUDAH BAYAR” berserta tarikhnya bagi elak pembayaran dua kali.  Baucar-baucar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri.

Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan

Persiapan Awal Sebelum Penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Kelab/Persatuan  Pastikan Buku Tunai(Cash Book) telah dikemaskinikan dan ditutup. Pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Kelab/persatuan sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit. Sediakan format Penyata Kewangan tahunan.(ada wang terima dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki di bank.

Dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-Kira bagi mengesahkan bahawa segala Butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar atau sahih.

Menyemak buku tunai pada setiap hujung bulan Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci

Sekir anya per satuan dibubar kan , bendahari hendaklah membelanjakan wang baki mengikut seba gaimana yang diputuskan dalam mesyuar at agung Penyalahgunaan wang per satuan adalah satu kesalahan yang serius dan boleh dikenakan tindakan tatater tib

TUGAS & PERANAN PEMERIKSA KIRA-KIRA

Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah. Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31Ogos setiap tahun. Bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan yang telah ditandatanganinya itu

SEKIAN , TERIMA KASIH DAUN PADI , KERJA SIAP SENANG HATI