Visio-quality Approach To Problem Solving

1

PDCA Cycle - Deming Cycle

Peran Kepemimpinan dalam Kualitas

Siklus PDCA merupakan siklus langkah-langkah sederhana dan mendasar dalam proses peningkatan kualitas berkesinambungan (continuous quality improvement).

PLAN

DO

Merencanakan proses peningkatan dengan diawali pada pengumpulan data

Melaksanakan peningkatan, mengumpulkan data pelaksanaan dan menganalisanya 1,Apakah peningkatan yang dilakukan sesuai dengan rencana? 2. Siapa yang memonitor rencananya? 3. Apakah telah menggunakan display data secara grafis untuk memudahkan pembacaan?

Pada langkah awal ini, rencana didiskusikan dalam kriteria kelayakan, efektivitas, dan sebagainya. 1. Apakah rencana telah mencantumkan peningkatan yang akan dilakukan dan siapa yang akan melakukannya? 2. Apakah rencana mencakup kapan, dimana, dan bagaimana langkah-langkahnya? 3. Bagaimana perubahan akan dikelola? 4. Apakah rencana juga berisis apa, bagaimana, kapan, dimana, dan siapa dari pengambilan data selanjutnya?

US KL SI

ACTION Mempertahankan hasil yang telah diraih dan kembali meningkatkan proses Fokus utama langkah ini adalah pada monitor dan umpan balik untuk mempertahankan apa yang telah dicapai dan juga melanjutkan secara berkesinambungan peningkatan dari yang telah dicapai. 1. Bagian mana dari proses yang perlu distandarisasi? 2. Bagaimana flowchart perlu diganti? 3. Bagian mana dari proses yang perlu ada perubahan peraturan dan prosedur? 4. Siapa yang peru mendapatkan pelatihan? 5. Siapa yang perlu sadar tentang adanya perubahan? 6. Berdasarkan pengetahuan yang diperoleh, apakah pemilik dari proses juga perlu diubah? 7. Lakukan kembali proses PDCA selama masih layak secara ekonomis

~ Pemimpin harus menunjukkan dukungan yang bisa dilihat/dirasakan ~ Pemimpin harus terus menanyakan perkembangan pelaksanaan peningkatan kualitas ~ Pemimpin harus menyediakan sumber daya (dana, manusia, waktu) termasuk menyediakan penghargaan (recognition) TOP DOWN

CHECK Memeriksa dan mempelajari hasilnya Pada langkah ini titik berat adalah pada evaluasi Jangan terjebak untuk merencanakan perubahan, fokuskan pada evaluasi yang telah berlangusng, lakukan perencanaan pada fase plan

BOTTOM UP Dengan dukungan yang jelas dan dirasakan maka perlahan-lahan konsepkonsep kualitas akan tumbuh mendarah daging pada setiap level organisasi

Bersiaplah pada resistensi dari para middle-managers yang ~ Melarang Penggunaan Metode Kualitas ~ Tidak bersedia ikut dalam aktivitas kegiatan peningkatan kualitas

1. Apakah proses meningkat seperti yang diharapkan? 2. Apakah juga meningkat dari perspektif pelanggan? 3. Apakah meningkat pula dari sisi pandang yang melaksanakan proses? 4. Aspek apa dari usaha tim yang berlangsung dengan baik? 5. Bagaimana caranya kolaborasi dapat ditingkatkan? 6. Apakah ada penghematan/peningkatan yang mudah untuk diukur?

May 2002 - [email protected]

2

5 Alasan Pemecahan Masalah Kenapa kita ingin memecahkan masalah? Bagaimana jika tidak ada masalah? Filosofi dasarnya adalah tidak ada masalah merupakan permasalahan, artinya selalu ada hal yang bisa ditingkatkan atau diselesaikan. Daftar dibawah ini adalah contoh segi-segi pekerjaan yang bisa menimbulkan masalah Kualitas Biaya Pengiriman

Bidang Manufaktur Mempertahankan dan Meningkatkan Kualitas Mengurangi Biaya Pembelian Baran Mencapai target produksi & tepat waktu pengiriman

Keselamatan

Mencapai 0 kecelakaan

Budaya/Nilai

Meningkatkan kualitas lingkungan kerja dengan lingkungan yang menyenangkan

Bidang Jasa Menjalankan Tugas dg Minimal Kesalahan Mengurangi Pengeluaran Kantor Melaksanakan tugas sesuai waktunya Menghilangkan kecelakaan dan menjamin kesehatan kerja Dapat bekerja secara efketif dalam kelompok

10 Cara Mengidentifikasikan Masalah Problem Well Defined is 90% Solved - unanimous

Pemecahan Masalah Berdasarkan Data Dalam Konsep Kualitas, kita harus bergerak berdasarkan data. Dengan data yang akurat maka pemecahan masalah dapat diformulasikan dengan tepat sasaran dan tepat guna (Efektif dan Efisien). Langkah - Langkahnya adalah 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pilihlah Topik/Permasalahan Definisikan Topik dan menetapkan Sasaran/Target Susun Rencana Aktivitas Usulkan dan Evaluasi Aktivitas Perbaikan Implementasikan Aktivitas Perbaikan Konfirmasikan Hasil Standarisasi dan Menetapkan Pola Kontrol

Langkah-langkah ini sebaiknya ditunjang oleh 7 Alat Kualitas untuk mencari, mengolah, dan mempresentasikan data menjadi informasi.

10 Aturan Pendekatan Pemecahan Masalah Aturan 1 : Menyatakan tidak ada masalah harus dianggap mustahil, masalah pasti ada dan harus diselesaikan Aturan 2 : Pastikan mendapatkan data dari semua sisi pandang. Turun langsung ke lapangan dan mengamati secara cermat dan akurat apa yang terjadi

1

Apakah ada masalah yang telah mendesak?

2

Apakah Pekerjaan Tertentu Terlalu Melelahkan atau Sulit?

3

Apakah ada waste-sisa, kerusakan atau ketidakseragaman?

4

Apakah ada pekerjaan/barang yang sering/harus dikerjakan ulang?

5

Apakah ada keluhan dari bagian lain?

6

Apakah ada hal yg tidak menyenangkan bagi pelanggan internal maupun eksternal?

7

Apakah pekerjaan telah dilakukan dengan tepat dan cepat?

Aturan 6 : Jangan langsung terjun ke aktivitas perbaikan, hati-hati, cari akar permasalahan terlebih dahulu baru menyusun aktivitas perbaikan

8

Apa target atau sasaran dari bagian atau tim kerja?

Aturan 7 : Mesin tidak bisa menghasilkan ide. Hargai ide-ide dan sisi pandang

9

Apakah ada hal yang ingin anda capai atau tingkatkan?

10

Apakah anda dapat mendapatkan hasil lebih dengan tetap/mengurangi jumlah jam kerja?

Aturan 8 : Jika ada tidak melaksanakan metodologi secara logis anda bisa berhenti kebingungan dijalan. Sambil berjalan gunakan kreativitas

10 Pertanyaan diatas dapat dipakai untuk mengidentifikasikan masalah yang kemudian menjadi teman/ topik untuk diselesaikan.

Aturan 3 : Masalah tidak dapat diselesaikan tanpa data akurat. Gunakan alat-alat kualitas untuk memahami permasalahan Aturan 4 : Keterampilan sangat penting. Jangan ragu untuk belajar berlatih dan memperbaiki diri Aturan 5 : Lakukan metodologi pemecahan masalah satu-per-satu, jangan melompat-lompat

Aturan 9 : Jangan hanya mengandalkan bawahan anda atau orang lain, anda juga harus turun tangan Aturan 10 : Jangan Menyerah. Motivasi sendiri diri anda dan berjuang hingga titik terakhir May 2002 - [email protected]

3

Hubungan Langkah Pemecahan Masalah dg 7 Alat Kualitas Pilih Topik/Permasalahan Fokuskan

Lihat Data Historis

Trend & Keanehan

Langkah Pemecahan Masalah berdasarkan Aktivitas

No

Deskripsikan

Peta Kontrol

Definisi Topik & Target

Diagram Garis

Pilihlah Topik/Permasalahan

2

Definisikan Topik dan Menetapkan Sasaran/Target

Definisikan Topik ~ Pastikan bahwa topik dikategorikan sebagai masalah ~ Identifikasikan indikator pada tingkat berapa topik berada saat ini ~ Pahami struktur permasalahan dan analisalah Tentukan Sasaran/Target ~ Ambil keputusan bagaimana sebaiknya situasi harapan dan apa yang kita inginkan ~ Identifikasikan indikator sasaran yang diinginkan ~ Tentukan pola kontrol, nilai sasaran dan batas akhir waktu pelaksanaan

3

Susun Rencana Aktivitas

~ Pertimbangkan pendekatan yang akan dilakukan ~ Tentukan apa yang akan diimplementasikan ~ Tentukan Jadwal, Pembagian Tugas, dsb

4

Usulkan dan Evaluasi Aktivitas Perbaikan

Pikirkan Menyusun Proposal ~ Pahami inti permasalahan/topik ~ Belajarlah dari pengalaman atau peristiwa yg mirip ~ Kembali kepada filosofi dasarnya ~ Usulkan Aktivitas Perbaikan Pre-Evaluasi Usulkan Aktivitas Perbaikan ~ Simulasikan ~ Lakukan Uji Coba dan Eksperimen ~ Cobalah bayangkan masalah yg bisa timbul ~ Pilihlah aktivitas perbaikan yang paling mungkin

5

Implementasikan Aktivitas Perbaikan

~ Pertimbangkan alternatif metode implementasi ~ Implementasikan proposal yang paling mungkin dilaksanakan ~ Fokuskan evaluasi dan lakukan eksperimen ~ Evaluasi Usulan Aktivitas Perbaikan

6

Konfirmasikan Hasil

~ Konfirmasikan hasil Aktivitas Perbaikan ~ Bandingkan dengan Sasaran/Target ~ Evaluasi Proses yang berlangsung ~ Hasil konkrit atau Abstract?

Standarisasi dan Menetapkan Pola Kontrol

Standarisasi ~ Standarisasi Proses atau Perbaiki Standar ~ Tentukan Pola Kontrol Berikutnya Susun Pola Kontrol ~ Ciptakan kesadaran semua yang terlibat ~ Latihlah SDM ~ Pastikan bahwa semuanya masih dalam jalur yg benar

Histogram

Susun Rencana Aktivitas

Target

Diagram Garis

Bar Chart (Gantt Chart)

Analisa Faktor-faktor Cari Hubungan Sebab Akibat dari Faktor-faktor

Ambil Data-data Pengambil Data : Akhmad Hidayatno Bagian/Seksi : Quality Control Tanggal/Hari

EFEK

Alat yang Digunakan : --Tanggal Data : 2 Jan-7 Jan Cara Perhitungan : Pengamatan Visual 2/1 3/1 4/1 5/1 6/1

Kerusakan

Senin

Baut Lepas

||||

Kotoran pada Sensor Kecepatan

||||

Goresan pada Eksterior Rusak Las

Selasa

Rabu

Diagram Sebab Akibat

31 14 12

|||| ||

9 3

|||

|

|||| 18

8

| 19

1027

6 17

14

Prosentase Kerusakan

83 8.08%

Lembar Periksa

Periksa Keterhubungannya

Lihat Perkembangan berdasarkan waktu

belum efektif

Coba digolongkan (Stratifikasi)

Total

|||| ||||

||| || 15

Jumlah Diinspeksi

7/1 Sabtu

||||

|| |||

||||

Kotor Eksterior Total

|||

Jum'at

|||| |||| ||| |||

Rusak Pencetakan Kehilangan Suku Cadang

Kamis

|||| |||| ||

Histogram

Diagram Pencar

Konfirmasi Hasil

Peta Kontrol

Standarisasi & Pola Kontrol

efektif

7 Diagram Garis & Pareto

Aktivitas Yang Dilakukan ~ Identifikasi Masalah atau Topik ~ Evaluasi dan Memfokuskan Permasalahan/Topik ~ Mendefinisikan kebutuhan untuk membahan masalah/topik ~ Masalah/Topik harus berorientasi kepada aktivitas (Predikat), contoh menjadi utama dalam pelayanan, menciptakan produk baru

1 Pareto

Deskripsi Langkah

Check Sheet & Peta Kontrol

May 2002 - [email protected]

4

Lembar Periksa: Untuk mempermudah pengumpulan data dan

3

mencegah kelupaan pengambilan data

1

Pemilihan Tema (Pokok Masalah)

2

Memahami Situasi dan menentukan target

3

Diagram Panah (PERT/CPM)

Metode PDPC

Analisa Data Matriks

Diagram Matriks

Diagram Sistem

Diagram Pengelompokan

Diagram Keterkaitan

Peta Kontrol

7 Alat Manajemen Kualitas

Diagram Pencar

Histogram

PROSEDUR

Lembar Periksa

TEKNIK / METODA / ALAT -

Grafik

No

Diagram Sebab Akibat

7 Alat Kualitas

Diagram Pareto

3

Pemahaman Situasi Penentuan Target

Menyusun Rencana Aktivitas Investigasi penyebabnya atau efeknya Investigasi Kondisi saat ini dan masa lalu

4

Menganalisa Faktor-Faktor

Percobaan Stratifikiasi Melihat perubahan dg berjalannya waktu Melihat Keterkaitan

5

Menyusun dan Mengimplementasikan Aktivitas Perbaikan

6

Memastikan Efektivitas dan Efisiensi

7

Melakukan Standarisasi dan Menetapkann Pola Kontrol

Catatan :

Alat Berfungsi sangat Efektif,

Alat Berfungsi cukup Efektif

May 2002 - [email protected]