User Guide Spse 4.3 Admin Agency 16 Nov 2018.pdf
This document was uploaded by user and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this DMCA report form. Report DMCA
Overview
Download & View User Guide Spse 4.3 Admin Agency 16 Nov 2018.pdf as PDF for free.
More details
- Words: 2,681
- Pages: 51
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Daftar Isi
Daftar Isi .................................................................................................................................................................................................... ii Daftar Gambar ..........................................................................................................................................................................................iv 1. Wewenang Admin Agency .................................................................................................................................................................. 1 1.1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi ................................................................................................................................... 2 2. Memulai Aplikasi ................................................................................................................................................................................. 3 2.1. Akses ke dalam SPSE .................................................................................................................................................................... 3 3. Penjelasan Fungsi dan Fitur ................................................................................................................................................................ 4 3.1. Menu Beranda ............................................................................................................................................................................. 4 3.2. Menu Pegawai ............................................................................................................................................................................. 7 3.2.1. Tambah Pegawai ................................................................................................................................................................... 8 3.2.2. Edit Pegawai ........................................................................................................................................................................ 12 3.3. Menu UKPBJ ............................................................................................................................................................................... 17 3.3.1. Tambah UKPBJ .................................................................................................................................................................... 18 3.3.2. Edit UKPBJ ........................................................................................................................................................................... 26 3.4. Menu Sub-Agency ...................................................................................................................................................................... 29
ii
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.1. Tambah Agency................................................................................................................................................................... 30 3.4.2. Edit Agency ......................................................................................................................................................................... 33 3.4.3. Hapus Agency...................................................................................................................................................................... 37 3.5. Menu Satuan kerja ..................................................................................................................................................................... 40 3.6. Menu Paket ................................................................................................................................................................................ 41 3.7. Menu Pokja Pemilihan ............................................................................................................................................................... 42 3.8. Menu Log Akses ......................................................................................................................................................................... 44 3.9. Menu Ganti Password ................................................................................................................................................................ 45
iii
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Daftar Gambar
Gambar 1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi ..............................................................................................................................2 Gambar 2. Halaman Publik SPSE ...............................................................................................................................................................3 Gambar 3. Halaman Beranda Admin Agency............................................................................................................................................4 Gambar 4. Halaman Identitas Agency ......................................................................................................................................................5 Gambar 5. Halaman Identitas Agency ......................................................................................................................................................6 Gambar 6. Halaman Daftar Pegawai.........................................................................................................................................................7 Gambar 7. Halaman Edit Pegawai.............................................................................................................................................................9 Gambar 8. Halaman Detail Pegawai .......................................................................................................................................................11 Gambar 9. Halaman Daftar Pegawai.......................................................................................................................................................12 Gambar 10. Halaman Detail Pegawai .....................................................................................................................................................13 Gambar 11. Halaman Edit Pegawai.........................................................................................................................................................15 Gambar 12. Halaman Detail Pegawai .....................................................................................................................................................16 Gambar 13. Halaman Daftar UKPBJ ........................................................................................................................................................17 Gambar 14. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................18 Gambar 15. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................20 Gambar 16. Halaman Pilih Pegawai UKPBJ .............................................................................................................................................21 Gambar 17. Halaman Daftar Pegawai UKPBJ..........................................................................................................................................23
iv
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Gambar 18. Halaman Hapus Pegawai UKPBJ ..........................................................................................................................................24 Gambar 19. Halaman Konfirmasi Hapus Pegawai UKPBJ .......................................................................................................................25 Gambar 20. Halaman Daftar UKPBJ ........................................................................................................................................................26 Gambar 21. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................27 Gambar 22. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................28 Gambar 23. Halaman Menu Agency .......................................................................................................................................................29 Gambar 24. Halaman Edit Agency ..........................................................................................................................................................30 Gambar 25. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................32 Gambar 26. Halaman Daftar Agency ......................................................................................................................................................33 Gambar 27. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................34 Gambar 28. Halaman Edit Agency ..........................................................................................................................................................35 Gambar 29. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................36 Gambar 30. Halaman Daftar Agency ......................................................................................................................................................37 Gambar 31. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................38 Gambar 32. Halaman Konfirmasi Hapus Agency ....................................................................................................................................39 Gambar 33. Halaman Menu Satuan Kerja ..............................................................................................................................................40 Gambar 34. Halaman Menu Paket ..........................................................................................................................................................41 Gambar 35. Halaman Menu Pokja Pemilihan .........................................................................................................................................42 Gambar 36. Halaman Detail Pokja Pemilihan .........................................................................................................................................43
v
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Gambar 37. Halaman Log Akses .............................................................................................................................................................44 Gambar 38. Halaman Ganti Password ....................................................................................................................................................45
vi
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
1. Wewenang Admin Agency Admin Agency adalah administrator dari suatu instansi yang menggunakan SPSE. Sebelum proses lelang secara elektronik dapat dilaksanakan, ada beberapa aktivitas yang dilakukan oleh Admin Agency dalam SPSE, yaitu:
Memasukkan identitas agency;
Mengelola data pegawai yang bertugas sebagai Admin Agency, Kepala Unit Pengelola PBJ , Anggota Pokja Pemilihan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP), dan Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi yang bersangkutan;
Mengelola UKPBJ;
Membuat agency/sub agency (jika dibutuhkan);
Melihat Satuan Kerja, Paket, dan Pokja Pemilihan.
1
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
1.1.
Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi
Alur proses admin agency dalam aplikasi Asumsi dengan asumsi bahwa admin agency sudah mendapatkan kode akses.
Gambar 1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi
2
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
2. Memulai Aplikasi 2.1.
Akses ke dalam SPSE Admin Agency mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam SPSE dari Admin PPE dengan
menunjukkan surat pengangkatan sebagai Admin Agency. Klik link Login pada Halaman Publik maka akan tampil pop up seperti yang ditunjukkan oleh gambar 2. Setelah itu masukkan User ID dan Password. Pilih Non Penyedia untuk masuk ke dalam aplikasi sebagai Admin Agency.
1. Klik login 2. Isikan user ID dan password yang telah dimiliki
3. Pilih Non-Penyedia
4. Klik login Gambar 2. Halaman Publik SPSE Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus sesuai dengan hak akses user.
3
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3. Penjelasan Fungsi dan Fitur Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk Admin Agency. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu. 3.1.
Menu Beranda
Menu Beranda berisi informasi umum dan identitas agency. Link untuk mengunduh petunjuk penggunaan
Link untuk mengakses inaproc
Buttton untuk melihat data identitas agency Gambar 3. Halaman Beranda Admin Agency
4
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik button Identitas untuk melihat data identitas agency seperti yang ditunjukkan pada gambar 3. Admin Agency dapat melakukan edit data identitas agency seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.
Edit data identitas agency
Klik Simpan jika edit data telah selesai
Gambar 4. Halaman Identitas Agency
5
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil notifikasi identitas berhasil disimpan seperti yang ditujukkan oleh gambar 5.
Identitas berhasil disimpan
Gambar 5. Halaman Identitas Agency
6
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.2.
Menu Pegawai
Menu pegawai seperti ditunjukkan oleh gambar 6 digunakan untuk menambah dan mengubah data pegawai yang bertugas sebagai Admin Agency, Kepala Unit Pengelola PBJ , Anggota Pokja Pemilihan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP) dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi/agency yang bersangkutan.
Daftar pegawai
Klik Tambah Gambar 6. Halaman Daftar Pegawai
7
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.2.1.
Tambah Pegawai
Untuk membuat pegawai klik button tambah seperti yang ditunjukkan pada gambar 6, kemudian tampil Halaman Edit Pegawai seperti ditunjukkan pada gambar 7.
Input data pegawai
8
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Input data pegawai
Klik Simpan
Gambar 7. Halaman Edit Pegawai Penjelasan field-field pada Halaman Edit Pegawai, Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai; NIP, adalah Nomor Induk Pegawai; User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE; Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian password awal gunakan yang mudah diingat; Ulangi Password, adalah konfirmasi dari password baru;
9
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Alamat, adalah alamat kantor pegawai; Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telepon seluler pegawai; Email, adalah alamat email pegawai; Pangkat, adalah pangkat pegawai; Jabatan, adalah jabatan pegawai; Golongan, adalah golongan pegawai; Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai Admin Agency, PPK ,Panitia, PPHP dan PP. Jika masih aktif klik ikon (□) sehingga muncul tanda √. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon (□) sehingga tidak muncul tanda √ yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa masuk ke dalam SPSE; Pengangkatan menjadi, adalah jenis user untuk login ke dalam SPSE. Pilih salah satu yang tersedia (Admin Agency, Kepala Unit pengelola PBJ, Anggota Pokja Pemilihan, PPK, PP, dan PPHP); No. Sertifikat PBJ, adalah nomor sertifikat pengadaan barang/jasa yang dimiliki pegawai. Nomor sertifikat PBJ ini wajib diisi jika jenis pengangkatan pegawai adalah Anggota Pokja Pemilihan dan PP (Pejabat Pengadaan) ; Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency, Kepala Unit pengelola PBJ, Anggota Pokja Pemilihan, PPK, PP, dan PPHP; Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency, Kepala Unit pengelola PBJ, Anggota Pokja Pemilihan, PPK, PP, dan PPHP.
10
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik button
jika sudah selesai mengisi data pegawai. Maka tampil Halaman Detail Pegawai dan notifikasi data tersimpan
seperti ditunjukkan pada gambar 8.
Data tersimpan
Gambar 8. Halaman Detail Pegawai
11
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.2.2.
Edit Pegawai
Untuk melakukan edit pegawai klik nama yang akan diubah pada daftar pegawai seperti ditunjukkan pada gambar 9.
Pilih nama pegawai
Gambar 9. Halaman Daftar Pegawai
12
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Tampil Halaman Detail Pegawai kemudian klik button edit seperti ditunjukkan pada gambar 10.
Klik Edit
Gambar 10. Halaman Detail Pegawai
13
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil Halaman Edit Pegawai seperti ditunjukkan pada gambar 11. Lakukan edit data pegawai yang diperlukan.
Ceklis untuk mengganti password
Lakukan edit data pegawai
14
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Lakukan edit data pegawai
Klik Simpan
Gambar 11. Halaman Edit Pegawai
15
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik button
jika sudah selesai edit data pegawai. Maka tampil notifikasi data tersimpan pada Halaman Detail Pegawai
seperti ditunjukkan pada gambar 12.
Data tersimpan
Gambar 12. Halaman Detail Pegawai
16
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.3.
Menu UKPBJ Menu ini digunakan untuk mengelola UKPBJ (Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa) yang akan bertanggungjawab dalam
melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan pengadaan barang dan jasa.
Daftar UKPBJ
Klik Tambah Gambar 13. Halaman Daftar UKPBJ
17
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.3.1.
Tambah UKPBJ
Untuk membuat UKPBJ, klik button
seperti ditunjukkan pada gambar 13. Lalu akan tampil Halaman Edit UKPBJ seperti
ditunjukkan pada gambar 14.
Input seluruh data UKPBJ
Klik Simpan
Gambar 14. Halaman Edit UKPBJ
18
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Penjelasan field-field pada Halaman Edit UKPBJ, Nama, adalah nama UKPBJ; Alamat, adalah alamat dari UKPBJ; Nomor Telepon, adalah nomor telepon UKPBJ; Nomor Fax, adalah nomor faximile UKPBJ; Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal pendaftaran UKPBJ; Penanggung Jawab, adalah pegawai yang bertugas sebagai Ketua Unit Pengelola PBJ yang bertanggungjawab pada suatu UKPBJ. Data pegawai yang bertugas sebagai Ketua Unit Pengelola PBJ ditambahkan melalui Menu Pegawai; Klik button
jika sudah selesai mengisi data UKPBJ.
19
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian akan tampil notifikasi data berhasil disimpan. Selanjutnya tambahkan pegawai pada UKPBJ dengan klik button Tambah pegawai UKPBJ seperti ditunjukkan pada gambar 15.
Data berhasil tersimpan
Klik Tambah Pegawai UKPBJ
Gambar 15. Halaman Edit UKPBJ
20
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil Halaman Pilih Pegawai. Data pada halaman ini akan tampil jika data pegawai yang bertugas sebagai anggota pokja pemilihan pada menu pegawai telah diisi. Pilih pegawai yang akan dimasukkan ke dalam daftar pegawai UKPBJ dengan klik ikon (□) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda √ yang ditunjukkan pada gambar 16. Lalu klik button simpan dan akan kembali ke Halaman Edit UKPBJ.
1. Ceklis pegawai yang akan menjadi pegawai UKPBJ
2. Klik Simpan
Gambar 16. Halaman Pilih Pegawai UKPBJ
21
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Pegawai yang telah ditambahkan akan tampil pada Daftar Pegawai UKPBJ seperti yang ditunjukkan pada gambar 17.
Pegawai UKPBJ telah ditambahkan
22
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Daftar Pegawai UKPBJ yang telah ditambahkan
Gambar 17. Halaman Daftar Pegawai UKPBJ
23
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Untuk menghapus data pegawai UKPBJ, klik ikon (□) di sebelah nama pegawai UKPBJ sehingga muncul tanda √, lalu klik button Hapus Pegawai UKPBJ seperti ditunjukkan pada .
1. Ceklis nama pegawai UKPBJ
2. Klik button Hapus Pegawai UKPBJ
Gambar 18. Halaman Hapus Pegawai UKPBJ
24
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik
pada pop-up konfirmasi hapus yang ditampilkan seperti yang ditunjukkan pada gambar 19.
Klik OK
Gambar 19. Halaman Konfirmasi Hapus Pegawai UKPBJ
25
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.3.2.
Edit UKPBJ
Untuk melakukan edit UKPBJ klik nama UKPBJ yang akan di-edit seperti ditunjukkan pada gambar 20.
Klik nama UKPBJ yang akan di-edit
Gambar 20. Halaman Daftar UKPBJ
26
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil halaman Edit UKPBJ seperti ditunjukkan pada gambar 21, selanjutnya lakukan edit yang diperlukan pada data UKPBJ.
1. Lakukan edit data UKPBJ
2. Klik simpan
Gambar 21. Halaman Edit UKPBJ
27
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik Simpan jika telah selesai meng-edit data UKPBJ, lalu tampil notifikasi data berhasil disimpan yang ditunjukkan pada gambar 22.
Data berhasil disimpan
Gambar 22. Halaman Edit UKPBJ
28
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.
Menu Sub-Agency
Menu ini digunakan untuk membuat agency dan sub-agency.
Daftar Agency/Sub-Agency
Klik Tambah
Gambar 23. Halaman Menu Agency
29
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.1.
Tambah Agency
Untuk membuat Agency, klik button
seperti ditampilkan pada gambar 23. Lalu akan tampil halaman Edit Agency. Input
seluruh data agency seperti ditunjukkan pada gambar 24.
1. Input data agency
2. Klik Simpan
Gambar 24. Halaman Edit Agency
30
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Penjelasan field-field pada Halaman Edit Agency, Nama Agency, adalah nama Agency; Alamat, adalah alamat dari Agency; Provinsi, adalah nama Provinsi dari lokasi Agency; Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi Agency; Telepon, adalah nomor telepon Agency; Fax, adalah nomor faximile Agency; Jenis Agency, adalah jenis dari Agency. Pilih salah satu yang tersedia; Website, adalah alamat website Agency; Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal didaftarkannya Agency dalam SPSE; Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab atau user Admin Agency pada SPSE. Nomor SK Penunjukan, adalah nomor surat edaran/surat penunjukan/surat lainnya tentang Sub Agency tersebut menggunakan SPSE; Klik button
jika sudah selesai mengisi data agency.
31
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Maka tampil Halaman Detail Agency dan notifikasi data berhasil disimpan seperti ditunjukkan pada gambar 25.
Data berhasil disimpan
Gambar 25. Halaman Detail Agency
32
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.2.
Edit Agency
Untuk melakukan edit agency klik nama agency pada daftar agency/sub agency seperti ditunjukkan pada gambar 26.
Klik nama agency
Gambar 26. Halaman Daftar Agency
33
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Maka tampil Halaman Detail Agency kemudian klik button Edit seperti ditunjukkan pada gambar 27.
Klik Edit
Gambar 27. Halaman Detail Agency
34
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Pada Halaman Edit Agency yang ditampilkan, lakukan edit yang diperlukan pada data agency seperti ditunjukkan pada gambar 28.
1. Edit data agency
2. Klik Simpan
Gambar 28. Halaman Edit Agency
35
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Selanjutnya tampil ntifikasi data berhasil disimpan pada Halaman Detail Agency seperti ditunjukkan pada gambar 29.
Data berhasil disimpan
Gambar 29. Halaman Detail Agency
36
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.3.
Hapus Agency
Untuk menghapus agency klik nama agency yang akan di hapus pada Daftar Agency seperti ditunjukkan pada gambar 30.
Klik nama agency
Gambar 30. Halaman Daftar Agency
37
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Maka tampil Halaman Detail Agency kemudian klik button
seperti ditunjukkan pada gambar 31.
Klik Hapus
Gambar 31. Halaman Detail Agency
38
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik
pada pop-up konfirmasi hapus yang ditampilkan seperti yang ditunjukkan pada gambar 32.
Klik OK
Gambar 32. Halaman Konfirmasi Hapus Agency
39
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.5.
Menu Satuan kerja
Menu ini digunakan untuk melihat daftar satuan kerja yang berada di dalam agency seperti ditunjukkan pada gambar 33.
Informasi daftar satuan kerja
Gambar 33. Halaman Menu Satuan Kerja Pada halaman ini Admin Agency tidak dapat menambah atau mengedit data.
40
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.6.
Menu Paket
Menu ini digunakan untuk melihat daftar paket yang berjalan di LPSE seperti ditunjukkan pada gambar 34.
Pilih tahun anggaran
Informasi daftar paket
Gambar 34. Halaman Menu Paket Pada halaman ini Admin Agency tidak dapat menambah atau mengedit data. Pilih tahun anggaran yang tersedia untuk melihat daftar paket pada tahun tertentu.
41
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.7.
Menu Pokja Pemilihan
Menu ini digunakan untuk melihat pokja pemilihan yang bertanggungjawab pada paket tertentu seperti ditunjukkan pada gambar 35.
Klik nama paitia/pokja panitia/pokja
Gambar 35. Halaman Menu Pokja Pemilihan
42
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik nama panitia/pokja pada daftar pokja pemilihan seperti yang ditunjukkan pada gambar 35, kemudian tampil halaman Detail Pokja Pemilihan seperti ditunjukkan pada halaman 36.
Detail pokja pemilihan
Gambar 36. Halaman Detail Pokja Pemilihan
43
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.8.
Menu Log Akses
Menu ini berisi informasi catatan akses user Admin Agency ke dalam aplikasi seperti ditunjukkan pada gambar 37.
Informasi catatan akses admin agency
Gambar 37. Halaman Log Akses
44
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.9.
Menu Ganti Password
Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat seperti ditunjukkan pada gambar 38.
Perhatikan saran mengganti password
1. Password Lama isikan dengan password lama yang telah Anda dimiliki 2. Password Baru isikan dengan password baru yang anda kehendaki 4. Klik Simpan
3. Ulangi password baru yang telah diisikan pada kolom sebelumnya Gambar 38. Halaman Ganti Password
45
Daftar Isi
Daftar Isi .................................................................................................................................................................................................... ii Daftar Gambar ..........................................................................................................................................................................................iv 1. Wewenang Admin Agency .................................................................................................................................................................. 1 1.1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi ................................................................................................................................... 2 2. Memulai Aplikasi ................................................................................................................................................................................. 3 2.1. Akses ke dalam SPSE .................................................................................................................................................................... 3 3. Penjelasan Fungsi dan Fitur ................................................................................................................................................................ 4 3.1. Menu Beranda ............................................................................................................................................................................. 4 3.2. Menu Pegawai ............................................................................................................................................................................. 7 3.2.1. Tambah Pegawai ................................................................................................................................................................... 8 3.2.2. Edit Pegawai ........................................................................................................................................................................ 12 3.3. Menu UKPBJ ............................................................................................................................................................................... 17 3.3.1. Tambah UKPBJ .................................................................................................................................................................... 18 3.3.2. Edit UKPBJ ........................................................................................................................................................................... 26 3.4. Menu Sub-Agency ...................................................................................................................................................................... 29
ii
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.1. Tambah Agency................................................................................................................................................................... 30 3.4.2. Edit Agency ......................................................................................................................................................................... 33 3.4.3. Hapus Agency...................................................................................................................................................................... 37 3.5. Menu Satuan kerja ..................................................................................................................................................................... 40 3.6. Menu Paket ................................................................................................................................................................................ 41 3.7. Menu Pokja Pemilihan ............................................................................................................................................................... 42 3.8. Menu Log Akses ......................................................................................................................................................................... 44 3.9. Menu Ganti Password ................................................................................................................................................................ 45
iii
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Daftar Gambar
Gambar 1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi ..............................................................................................................................2 Gambar 2. Halaman Publik SPSE ...............................................................................................................................................................3 Gambar 3. Halaman Beranda Admin Agency............................................................................................................................................4 Gambar 4. Halaman Identitas Agency ......................................................................................................................................................5 Gambar 5. Halaman Identitas Agency ......................................................................................................................................................6 Gambar 6. Halaman Daftar Pegawai.........................................................................................................................................................7 Gambar 7. Halaman Edit Pegawai.............................................................................................................................................................9 Gambar 8. Halaman Detail Pegawai .......................................................................................................................................................11 Gambar 9. Halaman Daftar Pegawai.......................................................................................................................................................12 Gambar 10. Halaman Detail Pegawai .....................................................................................................................................................13 Gambar 11. Halaman Edit Pegawai.........................................................................................................................................................15 Gambar 12. Halaman Detail Pegawai .....................................................................................................................................................16 Gambar 13. Halaman Daftar UKPBJ ........................................................................................................................................................17 Gambar 14. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................18 Gambar 15. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................20 Gambar 16. Halaman Pilih Pegawai UKPBJ .............................................................................................................................................21 Gambar 17. Halaman Daftar Pegawai UKPBJ..........................................................................................................................................23
iv
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Gambar 18. Halaman Hapus Pegawai UKPBJ ..........................................................................................................................................24 Gambar 19. Halaman Konfirmasi Hapus Pegawai UKPBJ .......................................................................................................................25 Gambar 20. Halaman Daftar UKPBJ ........................................................................................................................................................26 Gambar 21. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................27 Gambar 22. Halaman Edit UKPBJ ............................................................................................................................................................28 Gambar 23. Halaman Menu Agency .......................................................................................................................................................29 Gambar 24. Halaman Edit Agency ..........................................................................................................................................................30 Gambar 25. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................32 Gambar 26. Halaman Daftar Agency ......................................................................................................................................................33 Gambar 27. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................34 Gambar 28. Halaman Edit Agency ..........................................................................................................................................................35 Gambar 29. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................36 Gambar 30. Halaman Daftar Agency ......................................................................................................................................................37 Gambar 31. Halaman Detail Agency .......................................................................................................................................................38 Gambar 32. Halaman Konfirmasi Hapus Agency ....................................................................................................................................39 Gambar 33. Halaman Menu Satuan Kerja ..............................................................................................................................................40 Gambar 34. Halaman Menu Paket ..........................................................................................................................................................41 Gambar 35. Halaman Menu Pokja Pemilihan .........................................................................................................................................42 Gambar 36. Halaman Detail Pokja Pemilihan .........................................................................................................................................43
v
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Gambar 37. Halaman Log Akses .............................................................................................................................................................44 Gambar 38. Halaman Ganti Password ....................................................................................................................................................45
vi
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
1. Wewenang Admin Agency Admin Agency adalah administrator dari suatu instansi yang menggunakan SPSE. Sebelum proses lelang secara elektronik dapat dilaksanakan, ada beberapa aktivitas yang dilakukan oleh Admin Agency dalam SPSE, yaitu:
Memasukkan identitas agency;
Mengelola data pegawai yang bertugas sebagai Admin Agency, Kepala Unit Pengelola PBJ , Anggota Pokja Pemilihan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP), dan Pejabat Pemeriksa Hasil Pekerjaan (PPHP) sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi yang bersangkutan;
Mengelola UKPBJ;
Membuat agency/sub agency (jika dibutuhkan);
Melihat Satuan Kerja, Paket, dan Pokja Pemilihan.
1
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
1.1.
Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi
Alur proses admin agency dalam aplikasi Asumsi dengan asumsi bahwa admin agency sudah mendapatkan kode akses.
Gambar 1. Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi
2
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
2. Memulai Aplikasi 2.1.
Akses ke dalam SPSE Admin Agency mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam SPSE dari Admin PPE dengan
menunjukkan surat pengangkatan sebagai Admin Agency. Klik link Login pada Halaman Publik maka akan tampil pop up seperti yang ditunjukkan oleh gambar 2. Setelah itu masukkan User ID dan Password. Pilih Non Penyedia untuk masuk ke dalam aplikasi sebagai Admin Agency.
1. Klik login 2. Isikan user ID dan password yang telah dimiliki
3. Pilih Non-Penyedia
4. Klik login Gambar 2. Halaman Publik SPSE Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus sesuai dengan hak akses user.
3
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3. Penjelasan Fungsi dan Fitur Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk Admin Agency. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu. 3.1.
Menu Beranda
Menu Beranda berisi informasi umum dan identitas agency. Link untuk mengunduh petunjuk penggunaan
Link untuk mengakses inaproc
Buttton untuk melihat data identitas agency Gambar 3. Halaman Beranda Admin Agency
4
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik button Identitas untuk melihat data identitas agency seperti yang ditunjukkan pada gambar 3. Admin Agency dapat melakukan edit data identitas agency seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.
Edit data identitas agency
Klik Simpan jika edit data telah selesai
Gambar 4. Halaman Identitas Agency
5
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil notifikasi identitas berhasil disimpan seperti yang ditujukkan oleh gambar 5.
Identitas berhasil disimpan
Gambar 5. Halaman Identitas Agency
6
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.2.
Menu Pegawai
Menu pegawai seperti ditunjukkan oleh gambar 6 digunakan untuk menambah dan mengubah data pegawai yang bertugas sebagai Admin Agency, Kepala Unit Pengelola PBJ , Anggota Pokja Pemilihan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP) dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi/agency yang bersangkutan.
Daftar pegawai
Klik Tambah Gambar 6. Halaman Daftar Pegawai
7
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.2.1.
Tambah Pegawai
Untuk membuat pegawai klik button tambah seperti yang ditunjukkan pada gambar 6, kemudian tampil Halaman Edit Pegawai seperti ditunjukkan pada gambar 7.
Input data pegawai
8
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Input data pegawai
Klik Simpan
Gambar 7. Halaman Edit Pegawai Penjelasan field-field pada Halaman Edit Pegawai, Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai; NIP, adalah Nomor Induk Pegawai; User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE; Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian password awal gunakan yang mudah diingat; Ulangi Password, adalah konfirmasi dari password baru;
9
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Alamat, adalah alamat kantor pegawai; Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telepon seluler pegawai; Email, adalah alamat email pegawai; Pangkat, adalah pangkat pegawai; Jabatan, adalah jabatan pegawai; Golongan, adalah golongan pegawai; Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai Admin Agency, PPK ,Panitia, PPHP dan PP. Jika masih aktif klik ikon (□) sehingga muncul tanda √. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon (□) sehingga tidak muncul tanda √ yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa masuk ke dalam SPSE; Pengangkatan menjadi, adalah jenis user untuk login ke dalam SPSE. Pilih salah satu yang tersedia (Admin Agency, Kepala Unit pengelola PBJ, Anggota Pokja Pemilihan, PPK, PP, dan PPHP); No. Sertifikat PBJ, adalah nomor sertifikat pengadaan barang/jasa yang dimiliki pegawai. Nomor sertifikat PBJ ini wajib diisi jika jenis pengangkatan pegawai adalah Anggota Pokja Pemilihan dan PP (Pejabat Pengadaan) ; Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency, Kepala Unit pengelola PBJ, Anggota Pokja Pemilihan, PPK, PP, dan PPHP; Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai Admin Agency, Kepala Unit pengelola PBJ, Anggota Pokja Pemilihan, PPK, PP, dan PPHP.
10
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik button
jika sudah selesai mengisi data pegawai. Maka tampil Halaman Detail Pegawai dan notifikasi data tersimpan
seperti ditunjukkan pada gambar 8.
Data tersimpan
Gambar 8. Halaman Detail Pegawai
11
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.2.2.
Edit Pegawai
Untuk melakukan edit pegawai klik nama yang akan diubah pada daftar pegawai seperti ditunjukkan pada gambar 9.
Pilih nama pegawai
Gambar 9. Halaman Daftar Pegawai
12
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Tampil Halaman Detail Pegawai kemudian klik button edit seperti ditunjukkan pada gambar 10.
Klik Edit
Gambar 10. Halaman Detail Pegawai
13
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil Halaman Edit Pegawai seperti ditunjukkan pada gambar 11. Lakukan edit data pegawai yang diperlukan.
Ceklis untuk mengganti password
Lakukan edit data pegawai
14
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Lakukan edit data pegawai
Klik Simpan
Gambar 11. Halaman Edit Pegawai
15
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik button
jika sudah selesai edit data pegawai. Maka tampil notifikasi data tersimpan pada Halaman Detail Pegawai
seperti ditunjukkan pada gambar 12.
Data tersimpan
Gambar 12. Halaman Detail Pegawai
16
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.3.
Menu UKPBJ Menu ini digunakan untuk mengelola UKPBJ (Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa) yang akan bertanggungjawab dalam
melaksanakan sebagian atau seluruh pekerjaan pengadaan barang dan jasa.
Daftar UKPBJ
Klik Tambah Gambar 13. Halaman Daftar UKPBJ
17
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.3.1.
Tambah UKPBJ
Untuk membuat UKPBJ, klik button
seperti ditunjukkan pada gambar 13. Lalu akan tampil Halaman Edit UKPBJ seperti
ditunjukkan pada gambar 14.
Input seluruh data UKPBJ
Klik Simpan
Gambar 14. Halaman Edit UKPBJ
18
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Penjelasan field-field pada Halaman Edit UKPBJ, Nama, adalah nama UKPBJ; Alamat, adalah alamat dari UKPBJ; Nomor Telepon, adalah nomor telepon UKPBJ; Nomor Fax, adalah nomor faximile UKPBJ; Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal pendaftaran UKPBJ; Penanggung Jawab, adalah pegawai yang bertugas sebagai Ketua Unit Pengelola PBJ yang bertanggungjawab pada suatu UKPBJ. Data pegawai yang bertugas sebagai Ketua Unit Pengelola PBJ ditambahkan melalui Menu Pegawai; Klik button
jika sudah selesai mengisi data UKPBJ.
19
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian akan tampil notifikasi data berhasil disimpan. Selanjutnya tambahkan pegawai pada UKPBJ dengan klik button Tambah pegawai UKPBJ seperti ditunjukkan pada gambar 15.
Data berhasil tersimpan
Klik Tambah Pegawai UKPBJ
Gambar 15. Halaman Edit UKPBJ
20
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil Halaman Pilih Pegawai. Data pada halaman ini akan tampil jika data pegawai yang bertugas sebagai anggota pokja pemilihan pada menu pegawai telah diisi. Pilih pegawai yang akan dimasukkan ke dalam daftar pegawai UKPBJ dengan klik ikon (□) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda √ yang ditunjukkan pada gambar 16. Lalu klik button simpan dan akan kembali ke Halaman Edit UKPBJ.
1. Ceklis pegawai yang akan menjadi pegawai UKPBJ
2. Klik Simpan
Gambar 16. Halaman Pilih Pegawai UKPBJ
21
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Pegawai yang telah ditambahkan akan tampil pada Daftar Pegawai UKPBJ seperti yang ditunjukkan pada gambar 17.
Pegawai UKPBJ telah ditambahkan
22
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Daftar Pegawai UKPBJ yang telah ditambahkan
Gambar 17. Halaman Daftar Pegawai UKPBJ
23
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Untuk menghapus data pegawai UKPBJ, klik ikon (□) di sebelah nama pegawai UKPBJ sehingga muncul tanda √, lalu klik button Hapus Pegawai UKPBJ seperti ditunjukkan pada .
1. Ceklis nama pegawai UKPBJ
2. Klik button Hapus Pegawai UKPBJ
Gambar 18. Halaman Hapus Pegawai UKPBJ
24
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik
pada pop-up konfirmasi hapus yang ditampilkan seperti yang ditunjukkan pada gambar 19.
Klik OK
Gambar 19. Halaman Konfirmasi Hapus Pegawai UKPBJ
25
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.3.2.
Edit UKPBJ
Untuk melakukan edit UKPBJ klik nama UKPBJ yang akan di-edit seperti ditunjukkan pada gambar 20.
Klik nama UKPBJ yang akan di-edit
Gambar 20. Halaman Daftar UKPBJ
26
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Kemudian tampil halaman Edit UKPBJ seperti ditunjukkan pada gambar 21, selanjutnya lakukan edit yang diperlukan pada data UKPBJ.
1. Lakukan edit data UKPBJ
2. Klik simpan
Gambar 21. Halaman Edit UKPBJ
27
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik Simpan jika telah selesai meng-edit data UKPBJ, lalu tampil notifikasi data berhasil disimpan yang ditunjukkan pada gambar 22.
Data berhasil disimpan
Gambar 22. Halaman Edit UKPBJ
28
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.
Menu Sub-Agency
Menu ini digunakan untuk membuat agency dan sub-agency.
Daftar Agency/Sub-Agency
Klik Tambah
Gambar 23. Halaman Menu Agency
29
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.1.
Tambah Agency
Untuk membuat Agency, klik button
seperti ditampilkan pada gambar 23. Lalu akan tampil halaman Edit Agency. Input
seluruh data agency seperti ditunjukkan pada gambar 24.
1. Input data agency
2. Klik Simpan
Gambar 24. Halaman Edit Agency
30
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Penjelasan field-field pada Halaman Edit Agency, Nama Agency, adalah nama Agency; Alamat, adalah alamat dari Agency; Provinsi, adalah nama Provinsi dari lokasi Agency; Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi Agency; Telepon, adalah nomor telepon Agency; Fax, adalah nomor faximile Agency; Jenis Agency, adalah jenis dari Agency. Pilih salah satu yang tersedia; Website, adalah alamat website Agency; Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal didaftarkannya Agency dalam SPSE; Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab atau user Admin Agency pada SPSE. Nomor SK Penunjukan, adalah nomor surat edaran/surat penunjukan/surat lainnya tentang Sub Agency tersebut menggunakan SPSE; Klik button
jika sudah selesai mengisi data agency.
31
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Maka tampil Halaman Detail Agency dan notifikasi data berhasil disimpan seperti ditunjukkan pada gambar 25.
Data berhasil disimpan
Gambar 25. Halaman Detail Agency
32
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.2.
Edit Agency
Untuk melakukan edit agency klik nama agency pada daftar agency/sub agency seperti ditunjukkan pada gambar 26.
Klik nama agency
Gambar 26. Halaman Daftar Agency
33
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Maka tampil Halaman Detail Agency kemudian klik button Edit seperti ditunjukkan pada gambar 27.
Klik Edit
Gambar 27. Halaman Detail Agency
34
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Pada Halaman Edit Agency yang ditampilkan, lakukan edit yang diperlukan pada data agency seperti ditunjukkan pada gambar 28.
1. Edit data agency
2. Klik Simpan
Gambar 28. Halaman Edit Agency
35
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Selanjutnya tampil ntifikasi data berhasil disimpan pada Halaman Detail Agency seperti ditunjukkan pada gambar 29.
Data berhasil disimpan
Gambar 29. Halaman Detail Agency
36
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.4.3.
Hapus Agency
Untuk menghapus agency klik nama agency yang akan di hapus pada Daftar Agency seperti ditunjukkan pada gambar 30.
Klik nama agency
Gambar 30. Halaman Daftar Agency
37
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Maka tampil Halaman Detail Agency kemudian klik button
seperti ditunjukkan pada gambar 31.
Klik Hapus
Gambar 31. Halaman Detail Agency
38
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik
pada pop-up konfirmasi hapus yang ditampilkan seperti yang ditunjukkan pada gambar 32.
Klik OK
Gambar 32. Halaman Konfirmasi Hapus Agency
39
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.5.
Menu Satuan kerja
Menu ini digunakan untuk melihat daftar satuan kerja yang berada di dalam agency seperti ditunjukkan pada gambar 33.
Informasi daftar satuan kerja
Gambar 33. Halaman Menu Satuan Kerja Pada halaman ini Admin Agency tidak dapat menambah atau mengedit data.
40
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.6.
Menu Paket
Menu ini digunakan untuk melihat daftar paket yang berjalan di LPSE seperti ditunjukkan pada gambar 34.
Pilih tahun anggaran
Informasi daftar paket
Gambar 34. Halaman Menu Paket Pada halaman ini Admin Agency tidak dapat menambah atau mengedit data. Pilih tahun anggaran yang tersedia untuk melihat daftar paket pada tahun tertentu.
41
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.7.
Menu Pokja Pemilihan
Menu ini digunakan untuk melihat pokja pemilihan yang bertanggungjawab pada paket tertentu seperti ditunjukkan pada gambar 35.
Klik nama paitia/pokja panitia/pokja
Gambar 35. Halaman Menu Pokja Pemilihan
42
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
Klik nama panitia/pokja pada daftar pokja pemilihan seperti yang ditunjukkan pada gambar 35, kemudian tampil halaman Detail Pokja Pemilihan seperti ditunjukkan pada halaman 36.
Detail pokja pemilihan
Gambar 36. Halaman Detail Pokja Pemilihan
43
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.8.
Menu Log Akses
Menu ini berisi informasi catatan akses user Admin Agency ke dalam aplikasi seperti ditunjukkan pada gambar 37.
Informasi catatan akses admin agency
Gambar 37. Halaman Log Akses
44
User Guide SPSE 4.3 untuk Admin Agency
3.9.
Menu Ganti Password
Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat seperti ditunjukkan pada gambar 38.
Perhatikan saran mengganti password
1. Password Lama isikan dengan password lama yang telah Anda dimiliki 2. Password Baru isikan dengan password baru yang anda kehendaki 4. Klik Simpan
3. Ulangi password baru yang telah diisikan pada kolom sebelumnya Gambar 38. Halaman Ganti Password
45
Related Documents
User Guide Spse 4.3 Admin Agency 16 Nov 2018.pdf
December 2019 10
User Guide Spse 4.3 Admin Ppe 15 November 2018.pdf
December 2019 18
User Admin
October 2019 22
Admin Guide
November 2019 41
3. Spse 4.3 - User Admin Ppe Rev 2.pptx
May 2020 29
Admin-guide
June 2020 26More Documents from ""
Ren Luhkes Difteri Ta 2018.docx
December 2019 26
Renbut Fooging Daerah.xlsx
April 2020 23
User Guide Spse 4.3 Tender Cepat Penyedia 15 November 2018.pdf
December 2019 20
Ren Dalvektor 2016.docx
April 2020 21
Poster.docx
December 2019 22