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TRABAJO REALIZADO DURANTE LA PASANTIA, EN LA EMPRESA “U.E.R.H.” SOBRE LOS TEMAS LIBROS COMPRAS – VENTAS RETENCIONES – CONCILIACION BANCARIA

ÍNDICE I. II.

INTRODUCCIÓN OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS III. MARCO DE REFERENCIA 3.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA UERH (Empresa de Explotación de Recursos Hídricos) 3.2 Base legal de creación 3.3 Constitución del comité directivo 3.4 Constitución del consejo técnico 3.5 Principales objetivos. 3.6 Misión de COFADENA. 3.7 Misión UERH. 3.8 Visión de COFADENA. 3.9 Visión UERH. 3.10 Organigrama de la UERH.

III.

MARCO TEÓRICO 3.1 DEFINICIÓN 3.2 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS 3.3 CLASIFICACION DE LOS LIBROS MERCANTILES 3.4 INFORMACIÓN DE DIFERENTES DOCUMENTOS MERCANTILES 3.4.1 LIBRO DE COMPRAS 3.4.2 CARACTERÍSTICAS 3.4.3 LIQUIDACIÓN DE COMPRA 3.4.4 ORDEN DE COMPRA 3.4.4.1 DEFINICIÓN. 3.4.4.2 USO a) Libro de Ventas (V): b) LIBRO DE RETENCIONES

IV.

V.

VI. VII.

BANCARIZACIÓN 4.1 IMPORTANCIA 4.2 USO FACTURA 5.1 CLASES DE FACTURAS 5.2 CARACTERÍSTICAS CONCLUSIÓN BIBLIOGRAFÍA

VIII.

INTRODUCCIÓN

La empresa se transfirió con el nombre de “Empresa de Explotación de Recursos Hídricos” EMPEXHIDRA, sus actividades se rigen por licitaciones de la corporación a partir de 1973. Mediante Directiva Gerencial Nº 01195 se modifica su nombre a “Unidad de Explotación de Recursos Hídricos” UERH. La oficina central de la Empresa está en la zona Sopocachi Avenida 6 de agosto

No.

2649

tel.

2430916

fax

2430916

email

es

[email protected] Es sus años de servicios ha desarrollado trabajos de perforación de más de 1200 pozos para la captación de aguas subterráneas tanto para la población civil y para las Unidades Militares en todo el país La presente monografía consta de cuatro capítulos distribuidos de la siguiente manera: Capítulo I: El Problema. Se identifica la importancia de contar en la Empresa, con los libros de Compras, Ventas, Retenciones y Conciliación Bancaria más óptima, los objetivos de la investigación, delimitación, el alcance, justificación e importancia de la investigación. Capítulo II: Marco de Referencia. Se presenta la reseña histórica de la empresa, descripción, estructura organizativa y marco teórico que sustenta las actividades realizadas. Capítulo III: Aspectos Procedimentales. Se detallan las actividades ejecutadas, durante la experiencia adquirida como pasante en la Empresa Capítulo IV: Desarrollo del trabajo, Bibliografía y Anexos. IX.

OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL El presente trabajo de investigación durante pasantía realizado en la Empresa, como experiencia sobre el trabajo desempeñado en aérea de contabilidad llenando libro de compras, ventas retenciones, conciliación seguimiento de los proyectos.

bancaria y

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Realizar el llenado libro de compras del de los meses de Octubre – Noviembre 2014.  Realizar el llenado libro de Ventas de los meses de Octubre – Noviembre 2014.  Realizar las retenciones y Conciliación Bancaria de los meses de Octubre – Noviembre 2014.  Revisión de libros de Compras de los gestiones 2010 – 2011- 2013 y fotocopia realizada de todas las facturas de las gestiones ya mencionadas anteriormente. X.

MARCO DE REFERENCIA 3.11

RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA UERH (Empresa de

Explotación de Recursos Hídricos) 3.12

Base legal de creación

Con la Resolución Suprema Nº 167852 de fecha 22 de Mayo de 1973 se crea la “UERH” Ha desarrollado trabajos de perforación más de 1200 pozos para la captación de aguas subterráneas tanto para la población civil y para las Unidades Militares en todo el país. La Unidad de Explotación de Recursos Hídricos “U.E.R.H.” ha seguido las siguientes disposiciones legales, para la elaboración del Manual de Organización y Funciones:  Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales de 20 de julio de 1990.  Resolución Suprema Nº 217055 de 30 de mayo de 1997, Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa.  D.S. 27732 Readecuaciones al Reglamento de La Ley de Organización del Poder Ejecutivo del 15 de septiembre de 2004.  Ley de Organización del Poder Ejecutivo 3351 y su Decreto Reglamentario N° 28631 del 8 de Marzo de 2006.

 Estatuto de COFADENA.  Manual de Organización y Funciones de COFADENA.  R.S. Nº 167852 Creación de UERH.  Norma Básica del Sistema de Organización Administrativa.  Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (SOA) de la CORPORACIÓN DE LAS FUERZAS ARMADAS PARA EL DESARROLLO NACIONAL. 3.13

Constitución del comité directivo

La Unidad de Explotación de Recursos Hídricos UERH, estará dirigida por el Comité Directivo que tendrá la representación legal de la Empresa y estará conformado por: Presidente

de

Comité

Directivo

(Gerente

General

de

COFADENA). Vicepresidente

de Comité Directivo (Sub Gerente de

COFADENA). Secretario de Comité Directivo (Gerente de UERH). 3.14

Constitución del consejo técnico

El Consejo Técnico de Coordinación de la Unidad Explotación Recursos Hídricos “UERH” estará conformado por: Gerente de UERH. Asesor Jurídico. Jefe del Departamento Administrativo Financiero. Jefe del Departamento de Producción. Jefe del Departamento de Comercialización. Jefe del Departamento de Planificación y Coordinación

El Consejo Técnico estará presidido por el Gerente General de la UERH, y tiene la misión de regular las políticas y estrategias para el logro de los objetivos a nivel de Empresa. 3.15

Principales objetivos.

 Ofrecer servicios de alta calidad para la satisfacción del cliente.  Establecer una Empresa ágil y ordenada, donde los procesos internos permitan ver en cualquier momento el estado de la Empresa con claridad y exactitud.  Desarrollar

personal

laboral

altamente

motivado,

capacitado

y

comprometido con su trabajo, en un clima organizacional de bienestar común.  Garantizar la estabilidad económica-financiera de la Empresa.  Situar a la empresa como apoyo absoluto en el campo social, para todos los servicios que ofrecemos. 3.16

Misión de COFADENA.

“Participar activamente en el desarrollo socio económico del país y fortalecimiento de las FF.AA., en el marco de los planes nacionales a través de proyectos estratégicos, con transparencia, eficiencia, eficacia, ética y disciplina”. 3.17

Misión UERH.

“Realizar la perforación de pozos profundos de agua, en áreas urbanas y rurales en el territorio del estado plurinacional, satisfacer y atender necesidades domésticas, industriales, agropecuarias y de emergencias públicas y privadas.” 3.18

Visión de COFADENA.

“Ser el referente del desarrollo integral y estratégico de las Fuerzas Armadas y del Estado Plurinacional, reconocido por su capacidad técnica y financiera”.

3.19

Visión UERH.

“Ser la empresa líder en perforación de pozos y sistemas de distribución de agua potable, aplicando tecnologías de punta y procesos normalizados de alta calidad”.

3.20

Organigrama de la UERH. COMITÉ DIRECTIVO Nivel Directorio

GERENCIA

Nivel Normativo y Ejecutivo

Asesoría Jurídica Consejo Técnico

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

SECCIÓN ADMINISTRATIVA

SECCIÓN CENTRO ALTIPLANO

SECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN

SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

SECCIÓN FINANCIERA

SECCIÓN CENTRO CHACO

SECCIÓN DE PROMOCIÓN Y VENTAS

SECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL POA

SECCIÓN RRHH

SECCIÓN CENTRO VALLES

SECCIÓN DE CONTABILIDAD

SECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN

DEPARTAMENTO DE PLANIFICAIÓNY COORDINACIÓN

SECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Nivel de Planificación y Coordinacion

Nivel Operativo

XI.

MARCO TEÓRICO 11.1

DEFINICIÓN

Los libros de compras ventas retenciones conciliación son de vital importaciones en una para tener una información oportuna, para saber durante el mes, para cuantificar los ingresos y egresos, asimismo nos sirve para declarar los impuestos. 11.2

IMPORTANCIA

DE

LOS

LIBROS

DE

COMPRAS

Y

VENTAS. La importancia de los Libros compras – ventas – retenciones – conciliación bancaria, son documentos

que sirven de mucha

importancia para la Empresa como archivo y toda estas deben estar notariadas. FALTA…………………. 11.3

CLASIFICACION DE LOS LIBROS MERCANTILES

Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los que más comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificación: 11.4

INFORMACIÓN

DE

DIFERENTES

DOCUMENTOS

MERCANTILES 11.4.1 LIBRO DE COMPRAS Se registran todas las compras y/o pagos que se hagan solo con facturas y destinados solo para el negocio o empresa; además se registra las notas de Débito y Crédito -se hablaran más adelanterecibidas, ya sea: por recargos, descuentos, devoluciones, etc.

11.4.2 Características  Es obligatorio y debe ser timbrado en el SII.**  Debe contener a lo menos los siguientes antecedentes: Fecha del Documento, Numero del Documento, nombre del proveedor, N° de RUT del proveedor, valor neto de la factura, monto del iva, valor total de la Factura o documento.  Al final de cada mes debe cuadrarse (suma de los saldos neto, iva, total) para efectos de determinación del IVA a pagar.  Aquí se registran los documentos con un máximo de 60 días anterior al mes que se está registrando.  en este libro, en una primera parte, se registran las facturas

y

Notas

de

Débito,

en

estricto

orden

cronológico; y en una segunda parte las notas de crédito.  El

libro

de

compras

comprende

operaciones

relacionadas con la cuenta de acreedores, respaldada por comprobantes como ser: facturas, notas de débito y notas de crédito.  *Diario Auxiliar de Compras a Crédito: En él se registran todas las compras de mercancías a crédito que realice la empresa diariamente. 11.4.3 LIQUIDACIÓN DE COMPRA 11.4.3.1 DEFINICIÓN La Liquidación de Compra es un documento que acredita las adquisiciones que efectúen las personas naturales o

jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a productos y/o acopiadoras (Persona Natural) de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria y pesca artesanal, de productos silvestres, minería. Siempre que éstas (reiteramos, personas naturales) no otorguen comprobante de pago por estar imposibilitados de obtener número de RUC. 11.4.3.2 USOS a) Se emitirán en los casos señalados en el numeral del Art. 6 y cuando la ley o la administración tributaria lo determine. b) Podrán ser empleados para sustentar gastos o costos para efecto tributario. c) Permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que se cumpla con lo establecido en el manual. 11.4.4 ORDEN DE COMPRA 11.4.4.1 DEFINICIÓN Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita. Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que

pueden abastecernos de las mercaderías requeridas las cotizaciones por los proveedores se procederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. 11.4.4.2 USO Se extiende el documento por duplicado el original se envía al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadería c) Libro de Ventas (V):  Las facturas por ventas, notas de débito y notas de crédito emitidas por nuestra empresa, relacionadas con la cuenta de deudores, son las que originan la registración en este libro.  Diario Auxiliar de Ventas a Crédito: En él se registran todas las ventas de mercancías a crédito que realice la empresa diariamente. d) LIBRO DE RETENCIONES  Definición de retención.- Conservación de parte de una cantidad

que

se

debe

pagar

para

garantizar

el

cumplimiento de alguna obligación, generalmente de tipo fiscal. La retención es la cantidad que se retiene de un sueldo, salario u otra percepción para el pago de un impuesto, de deudas en virtud de embargo, es decir, te retienen ahora para asegurar el pago del impuesto. Normalmente es un porcentaje sobre las rentas de las personas o entidades que tengan que abonar o estén sujetas a retención, de esta forma, están obligadas a retener e ingresar en la Hacienda Pública en concepto de pago a cuenta del impuesto.

 La retención como concepto económico La noción de retención también se utiliza en la economía y las finanzas para nombrar a la parte retenida de un ingreso, sueldo, etc. Dicho porcentaje suele ser pagado al Estado bajo diversos conceptos, como un impuesto. El objetivo principal de la retención es evitar las distorsiones del mercado o para redistribuir la riqueza cuando un sector aprovecha las ventajas comparativas de un país.  Retención a cuenta del IRPF Las retenciones se hacen a cuenta del IRPF para los ingresos de las personas físicas, si eres trabajador por cuenta ajena, te lo retienen de tu nómina y si eres autónomo, se te retiene de tus facturas. Así, las retenciones sólo deben hacerse a facturas de personas físicas, nunca de empresas. Ejemplo, si te llega una factura de un abogado, le deberás realizar la retención, pero si por el contrario, la factura te llega desde un bufete sociedad limitada no hay que retenerle IRPF. Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente, con indicación de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. En este libro se deberá incluir mensualmente la siguiente información:  Fecha de retención, cuando esta coincida con la fecha de pago de la retribución o, en su defecto fecha de pago de la retribución.  Información de la persona que prestó el servicio, de acuerdo a lo siguiente:  Tipo de documento de identidad.

 Número del documento de identidad, de ser el caso.  Apellidos y Nombres.  Información de la retribución, de acuerdo a lo siguiente:  Monto bruto de la retribución.  Monto de las retenciones efectuadas.  Monto neto de la retribución.  Totales. XII.

BANCARIZACIÓN

La bancarización se refiere al uso masivo del sistema financiero formal por parte de los individuos, para la realización de transacciones financieras o económicas; incluyendo no solo los tradicionales servicios de ahorro y crédito, sino también la transferencia de recursos y la realización de pagos a través de la red bancaria formal. Así, el concepto se relaciona con el acceso a los servicios financieros por parte de la población. Si bien la bancarización es una actividad que ha estado presente en la sociedad desde hace mucho tiempo, sólo en los últimos años ha ganado importancia, gracias al reconocimiento que se le ha dado al sector financiero como elemento que contribuye al desarrollo humano. Esto último debido a que el acceso a los servicios financieros permite ampliar la liquidez de las empresas y los agentes, contribuyendo a incrementar su gasto privado, inversión, y por lo tanto la productividad del país. A nivel mundial, el mayor avance en materia de bancarización se ha dado en los países desarrollados, destacándose Estados Unidos, Alemania, y España, entre otros, donde más del 85 por ciento de la población tiene acceso a la banca. Para el caso específico de América Latina, la situación no es muy favorable, pues además de que el conocimiento de los agentes con respecto a los servicios financieros es bajo, las diferentes crisis económicas de finales de los noventa y principios de esta década, acentuaron el bajo nivel de bancarización. No obstante, en varios países vienen implementándose políticas económicas con miras a

incrementar el acceso a los servicios financieros de su población, como es el caso de Chile, Brasil, México y Colombia, entre otros. Existen múltiples formas de medir el comportamiento de la bancarización, bien sea a través de indicadores detallados de cobertura geográfica y número de usuarios, o por medio de variables macroeconómicas agregadas que reflejen el desempeño de los principales activos y pasivos de las entidades financieras. En este sentido, entre la medición agregada, el indicador de profundización financiera más usado es la relación crédito/ PIB, el cual busca cuantificar el tamaño relativo del crédito bancario con respecto al tamaño de la economía. El interés por el estudio del fenómeno de la bancarización responde no sólo al propósito de conocer el nivel de contribución de la actividad financiera en la economía, sino sobre todo a determinar el tipo de distribución de los puntos de atención y de los servicios financieros instalados en las diferentes áreas localidades y poblaciones del país. En este contexto, la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero ha considerado pertinente mejorar el proceso de evaluación para la autorización de apertura de nuevas sucursales, agencias y puntos financieros, propiciando una sana y competitiva expansión de la cobertura de puntos de atención al público por parte de las entidades financieras para lo cual se ha requerido el desarrollo del presente estudio. El estudio incluye a los bancos, fondos financieros privados, mutuales de ahorro y crédito, y cooperativas de ahorro y crédito abierto. Se incluye también en el análisis de diagnóstico a las Instituciones Financieras de Desarrollo (IFD) y Cooperativas Societarias, entidades que a la fecha de elaboración del presente estudio, se encuentran en proceso de incorporación al ámbito de la regulación por la Autoridad del Sistema Financiero (ASFI). El trabajo contiene una presentación general del trabajo, un análisis de diagnóstico del estado de situación del nivel de bancarización en Bolivia, la propuesta de una metodología de clasificación por niveles de bancarización y por localidad, los resultados, el trabajo de campo de contraste cualitativo, conclusiones y recomendaciones.

Cabe aclarar que de la revisión bibliográfica nacional e internacional no se ha encontrado antecedentes sobre estudios y propuestas metodológicas que hagan referencia a identificar regiones geográficas con déficit o exceso de bancarización. El desarrollo del modelo de clasificación de las localidades por nivel de bancarización no incluye la información de las cooperativas de ahorro y crédito societarias y de las IFD, debido a que no se cuenta con información de dichas entidades a nivel de localidad. 12.1

IMPORTANCIA

En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas, indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos. 12.2

USO

Se emitieron en los siguientes casos: a) Cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. b) Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. c) En los servicios de comisión mercantil presentados a sujetos no domiciliados, en relación con la venta en el país de bienes provenientes del exterior, siempre que el comisionista actúe como intermediario entre un sujeto domiciliado en el país y otro no domiciliado la comisión no pagada al exterior. d) Sólo emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyente RUC, exceptuándose de este requisito a las operaciones de exportación.

XIII.

FACTURA

Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. 13.1

CLASES DE FACTURAS

Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportación: a) Factura a la Plaza b) Factura de Extensión .- Se llama factura de expedición a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc., por ejemplo, cuando compran mercaderías a la casa Ferreyros y Cía que está en Lima, de las diferentes provincias del país. 13.2

CARACTERÍSTICAS

La factura conformada tiene las siguientes características: a) Se origina en la compra venta de mercaderías, así como en otras modalidades contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser afectados en prenda, en las que se acuerde el pago diferido del precio; b) El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercaderías o bienes de comercio distintos a dinero, no sujetos a registro;

c) Los bienes y mercaderías pueden ser fungibles o no, identificables o no. No deben estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa; d) La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del título semuestra por sí sola y sin admitirse prueba en contrario, que éste recibió la mercadería o bienes descritos en la Factura Conformada, a su total satisfacción; e) Sólo una vez que cuente con la conformidad, el título puede ser objetivo de transmisión; f) Desde su conformidad, representa además del crédito consistente en el saldo del precio señalado en el mismo título, el derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadería y bienes descritos en el mismo documento, a favor de tenedor; g) Dimensiones mínimas: ventiúm (21) centímetros de ancho y catorce (14) centímetros de alto. h) Copias: La primera y segunda copias serán expedidas mediante el empleo de papel carbón, carbonado o autocopiado químico; Leyenda relativa al no otorgamiento de crédito fiscal de las copias será impresa diagonal y horizontalmente y en caracteres destacados, salvo en la facturas por operaciones de exportación, en las cuales no será necesario imprimir dicha leyenda. Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mínimas serán de cuatro (4) centímetros de alto por ocho (8) centímetros de ancho, enmarcado por un filete, deberán ser impresos únicamente, el número de RUC, la denominación del comprobante de pago y su numeración.

Dicho recuadro estará ubicado en el extremo superior derecho del comprobante de pago. XIV.

CONCLUSIÓN La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índole. De la imperiosa necesidad de proporcionar un conocimiento profundo no solo teórico sino práctico de la del presente tema. Y proporcionar al futuro profesional conocimiento concreto sobre los documentos mercantiles adaptado a la realidad.

XV.

BIBLIOGRAFÍA

 Affón Bravo Jimmy, Universidad privada Antenor Orrego – Facultad de Administración Trujillo – Perú  Marcos García. (Contador general) 1999.