Tl Ky Nang Dam Phan 1

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG (Áp dụng Mục 7 chương XVII từ Đ388 đến Đ427 và chương XVIII từ Đ 428 đến Đ 589 Bộ Luật Dân sự Năm 2005, có hiệu lực từ ngày 01/01/2006) A. KHÁI NIỆM VÀ CÁC VẤN ĐỀ CHỦ YẾU CỦA ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THEO QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT I. Khái niệm về đàm phán hợp đồng: Là thực hiện một hoặc nhiều cuộc đối thoại, thương lượng giữa 2 bên hoặc nhiều bên có ý muốn quan hệ đối tác với nhau nhằm mục đích tiến đến một thoả thuận chung đáp ứng yêu cầu cá nhân hoặc yêu cầu hợp tác kinh doanh của các bên tham gia đàm phán. - Ở giai đoạn đàm phán, chưa phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên đàm phán (chỉ khi ký kết hợp đồng mới phát sinh các quyền và nghĩa vụ). - “Đàm phán hợp đồng” thường xảy ra trước “ký kết Hợp đồng”, nhưng cũng có thể xảy ra trong quá trình thực hiện Hợp đồng (trong các trường hợp đàm phán để sửa đổi, bổ sung Hợp đồng do tình hình khách quan mới phát sinh hoặc do ý chí của các bên bằng các “phụ kiện hợp đồng”, thường có dự liệu trong Hợp đồng chính). II. Xác định nguồn Luật điều chỉnh quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng: 1) Bộ Luật Dân sự năm 2005. 2) Và các văn bản luật liên quan theo từng lĩnh vực (Bộ Luật Dân Sự, Luật Xây Dựng, Luật Lao Động, Luật đấu thầu v.v…) III. NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁN, GIAO KẾT HỢP ĐỒNG: 1) Đảm bảo nguyên tắc tự do trong đàm phán: • Xuất phát từ nguyên tắc tự do cam kết, thỏa thuận và tự do giao kết hợp đồng. Có tự do đàm phán mới có tự do giao kết hợp đồng, mới có tự do cạnh tranh theo cơ chế thị trường. • Sự tự do đàm phán và giao kết hợp đồng là rất cần thiết nhưng không phải là tuyệt đối, mà phải dựa trên cơ sở điều chỉnh của pháp luật và còn để bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên đối tác. 2) Mời đàm phán: • Việc gởi lời mời và việc chấp nhận lời mời đàm phán là bước khởi đầu của tiến trình đàm phán của các bên tham gia (bên đề nghị hoặc bên chấp nhận đề nghị). • Việc khởi động ban đầu cho việc đàm phán có thể trực tiếp hay gián tiếp và có thể được thực hiện qua nhiều hình thức: bằng lời nói, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông (báo chí, phát thanh, truyền hình), tờ rơi, áp phích, panô quảng cáo, tập

tài liệu, brochures, catalogues v.v… • Lời mời đàm phán chỉ là khởi động ban đầu của một phía muốn giao dịch, nên chưa phải và không nên hiểu lầm là một đề nghị giao kết hợp đồng. • Lời mời đàm phán thường gói gọn những thông tin có tính tổng hợp chung, chưa thật cụ thể và cũng chưa có cam kết phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa cả bên mời và bên được mời. • Vì chưa có giá trị pháp lý ràng buộc, nên bên mời đàm phán có thể rút lại hoặc thay đổi nội dung mời đàm phán trong mọi trường hợp kể, cả khi bên được mời chấp nhận hay chưa chấp nhận lời mời đàm phán. • Vì đàm phán là đa dạng và là một sự thăm dò thực tiễn, thực lực của các bên để chọn lựa đối tác có tính cách cạnh tranh để tiến đến giao kết hợp đồng, cho nên một bên có thể đồng thời hoặc lần lượt đàm phán với nhiều đối tượng khác nhau để tìm kiếm các điều kiện thuận lợi, hiệu quả nhất cho mình là một thực tế bình thường, cần thiết và hợp pháp. • Suốt quá trình đàm phán, kể cả đến thời điểm kết thúc giai đoạn đàm phán, các bên vẫn có quyền có ý kiến thay đổi, đàm phán lại hoặc đàm phán bổ sung trước khi ký kết hợp đồng. 3) Đảm bảo không phát sinh trách nhiệm dân sự khi đàm phán bị thất bại: • Không có qui định pháp lý nào ràng buộc quá trình đàm phán phải đạt được kết quả, nên các bên không phải chịu trách nhiệm một khi đàm phán bị thất bại. • Mỗi bên trong đàm phán có quyền từ bỏ cuộc đàm phán, ngay cả vào giờ chót, mà không phải chịu bất cứ một trách nhiệm dân sự bồi thường cho phía bên kia các thiệt hại về tất cả loại chi phí phát sinh trong quá trình đàm phán, cả về thời gian và cơ hội kinh doanh bị mất đi. • Nguyên tắc tự do đàm phán và không phải chịu trách nhiệm đối với trường hợp đàm phán thất bại được thừa nhận rộng rãi trên thế giới. •

“Nguyên tắc chung liên quan đến Hợp đồng thương mại Quốc tế của UNIDROIT năm 1994 (Điều 2.15) qui định: “Các bên được tự do đàm phán và không phải chịu trách nhiệm nếu như không đạt được thỏa thuận “ 4) Sự điều chỉnh của luật pháp trong quá trình đàm phán hợp đồng: a. Để phòng ngừa các rủi ro, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên trong trường hợp có sự thiếu thiện chí của một bên trong đàm phán hoặc do thiếu thông tin cần thiết, cho nên phải có sự điều chỉnh của pháp luật trong giai đoạn đàm phán. Các bên đàm phán không thể sử dụng quyền tự do đàm phán một cách tuyệt đối, tuỳ thích. b. Nghĩa vụ đàm phán thiện chí: Dựa theo nguyên tắc thiện chí, trung thực trong quan hệ dân sự của BLDS Việt Nam. Hành động thiếu thiện chí của một bên gây thiệt hại cho bên kia sẽ đưa đến hậu quả bên gây thiệt

hại phải chịu trách nhiệm dân sự, cụ thể là trách nhiệm bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng. c. Một số qui định của pháp luật Việt Nam về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng (đảm bảo hội đủ 4 yếu tố: có hành vi trái pháp luật, lỗi của người gây thiệt hại, có thiệt hại xảy ra và có mối liên hệ nhân quả do hành vi trái pháp luật).  Hành vi trái pháp luật: -

-

Theo Luật Dân sự, thì “trong quan hệ dân sự, các bên phải thiện chí trung thực, không chỉ quan tâm đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình mà còn phải tôn trọng, quan tâm đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khác, giúp đỡ, tạo điều kiện cho nhau thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự”. Nếu một bên cho rằng bên kia không trung thực, không có thiện chí thì phải có chứng cứ để chứng minh cụ thể. Luật Việt Nam chưa có qui định cụ thể các trường hợp nào đàm phán thiếu thiện chí và trong thực tế ở Việt Nam, cũng chưa gặp trường hợp kiện tụng đòi bồi thường do lỗi trong quá trình đàm phán gây ra. Lỗi của bên gây thiệt hại: Hành động thiếu thiện chí tự nó đã bao gồm yếu tố lỗi (VD: biết chắc là mình không hề muốn đi đến thỏa thuận giao kết hợp đồng, mà vẫn cứ tiếp tục đàm phán). 

Thiệt hại xảy ra: Thiệt hại xảy ra là điều kiện của trách nhiệm dân sự ngoài hợp đồng và bên yêu cầu phải chứng minh sự thiệt hại (theo qui định chung của BLDS). Các nguyên tắc liên quan đến hợp đồng thương mại quốc tế của UNIDROIT qui định: tiền bồi thường có thể bao gồm cả tiền mà bên vi phạm nghĩa vụ giữ bí mật thông tin có được từ việc tiết lộ thông tin đó. 

Mối quan hệ nhân quả với hành vi trái pháp luật: Trong thực tiễn, mối quan hệ nhân quả được tính đến để xác định mức bồi thường (trường hợp thiệt hại còn có nguyên nhân khác, thì họ có thể có quyền yêu cầu giảm mức bồi thường). 5) Một số qui định quốc tế và luật nước ngoài về đàm phán thiếu thiện chí: a. Các nguyên tắc liên quan đến hợp đồng thương mại quốc tế của UNIDROIT qui định: 

• “Bên hành động thiếu thiện chí trong đàm phán hoặc chấm dứt đàm phán sẽ phải chịu trách nhiệm về thiệt hại mà bên đó đã gây cho bên kia”. • “Một bên hành động thiếu thiện chí nhất là khi bên đó bắt đầu và tiếp tục cuộc đàm phán nhưng biết rằng mình không có ý định đi tới thỏa thuận”. • “Nghĩa vụ đảm bảo bí mật các thông tin mà bên đàm phán cung cấp trong quá trình đàm phán. Việc vi phạm nghĩa vụ này có thể là căn cứ của trách nhiệm đền bù. Tiền đền bù có thể bao gồm các khoản lợi mà bên kia đã thu được”. • Một thông tin chỉ được coi là bí mật khi mà bên cung cấp nói rõ và yêu cầu bên nhận không được phép sử dụng mục đích riêng hay đem tiết lộ cho người khác

hoặc khi thông tin đó thực sự là bí mật. •

Một bên đàm phán có thể đàm phán với nhiều đối tượng cùng một lúc nhằm tìm ra những điều khoản có lợi nhất cho mình. Nghĩa vụ trung thực không đi đến mức buộc bên đàm phán phải thông báo cho bên kia biết tất cả các cuộc đàm phán đang song song tiến hành.( Luật Anh Quốc: Không thừa nhận sự tồn tại của nguyên tắc thiện chí “good faith” trong quan hệ hợp đồng. Mỗi bên đều có quyền theo đuổi các mục tiêu của riêng mình với điều kiện không đưa ra những lời tuyên bố sai. Để điều chỉnh quan hệ các bên trong đàm phán, luật các nước theo hệ thống Anglo_Saxon sử dụng chế định mang tên “estoppel”: một bên không được đưa ra tuyên bố (hay lời hứa) trái ngược để làm thiệt hại cho người khác) . 6) Nghĩa vụ cung cấp thông tin: •

Về nguyên tắc, mỗi bên tham gia đàm phán phải có trách nhiệm tìm hiểu mọi thông tin liên quan đến giao dịch, tự bảo vệ quyền lợi của chính mình chứ không thể trông chờ vào thiện chí của phía bên kia. Nhưng họ cũng có thể chỉ cung cấp thông tin mà đối tác yêu cầu, lựa chọn thời điểm cung cấp có lợi nhất hoặc từ chối không cung cấp.

• Những thông tin có thể chính xác nhưng không đầy đủ và thường là không có thông tin về yếu điểm hay khuyết tật của đối tượng giao dịch. • Luật pháp hiện đại của các nước có xu hướng tăng cường và cụ thể hoá nghĩa vụ thông tin, nghĩa vụ tư vấn giữa các bên tham gia đàm phán, đặc biệt của một bên là nhà chuyên môn đối với bên kia là người tiêu dùng, hay trong lĩnh vực chuyên môn khác. • Luật Việt Nam không có qui định cụ thể về nghĩa vụ cung cấp thông tin trong quá trình đàm phán. •

Luật Việt Nam chỉ đề cập đến giao dịch được hình thành trên cơ sở thông tin sai lệch trong 2 trường hợp: bị nhầm lẫn và bị lừa dối:

 Nhầm lẫn: 1. Khi một bên do nhầm lẫn về nội dung chủ yếu của giao dịch thì có quyền yêu cầu bên kia thay đổi nội dung của giao dịch đó; nếu bên kia không chấp nhận yêu cầu thay đổi của bên bị nhầm lẫn thì bên bị nhầm lẫn có quyền yêu cầu Toà án tuyên bố giao dịch vô hiệu. 2. Khi giao dịch dân sự vô hiệu do bị nhầm lẫn, thì bên có lỗi trong việc để xảy ra nhầm lẫn phải bồi thường thiệt hại” Theo Luật Việt Nam, nhầm lẫn phải hội đủ 2 điều kiện: Phải nhầm lẫn về một nội dung chủ yếu của hợp đồng và nếu không vì nhầm lẫn thì đã không giao kết hợp đồng. Bên bị nhầm lẫn là bên duy nhất có quyền: 

 Yêu cầu bên kia điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp với ý muốn đích thực của mình.

 Trong trường hợp bên kia từ chối, yêu cầu tòa án tuyên bố hợp đồng vô hiệu trong thời hạn 1 năm kể từ ngày ký Hợp đồng.  Trong Luật Việt Nam, lỗi của một bên “trong việc để xảy ra nhầm lẫn” là yếu tố xác định nghĩa vụ bồi thường thiệt hại do hợp đồng vô hiệu gây ra.  Đứng về phía người có trách nhiệm cung cấp thông tin, lỗi phải là lỗi vô ý. Trong trường hợp có lỗi cố ý, thì khách hàng nhầm lẫn sẽ chuyển thành khách hàng bị lừa dối.  Luật thương mại Việt Nam: “thương nhân có nghĩa vụ thông tin đầy đủ và trung thực

về hàng hoá và dịch vụ của mình cung ứng” (để bảo vệ lợi ích chính đáng của người sản xuất và người tiêu dùng).  Bên có quyền yêu cầu tuyên bố hợp đồng vô hiệu do nhầm lẫn có thể từ bỏ quyền của mình. Việc từ bỏ quyền yêu cầu tuyên bố hợp đồng vô hiệu có thể là một tuyên bố công khai hoặc một hành động cho phép ngầm hiểu là bên bị nhầm lẫn đã từ bỏ. Tuy luật Việt Nam qui định thời hiệu hủy hợp đồng là một năm kể từ ngày ký kết, nhưng phải cần thông báo ngay lập tức ý định của mình (càng sớm càng tốt) ngay sau khi phát hiện ra nhầm lẫn. 

Lừa dối: “Hành vi cố ý của một bên, nhằm làm cho bên kia hiểu sai lệch về chủ thể, tính chất của đối tượng hoặc nội dung của giao dịch nên đã xác lập hành vi đó”.  “Khi một bên tham gia giao dịch dân sự do bị lừa dối hoặc đe dọa thì có quyền yêu cầu Toà án tuyên bố giao dịch dân sự đó vô hiệu”.  “Bên lừa dối, đe doạ phải bồi thường thiệt hại cho bên kia. Tài sản giao dịch, hoa lợi, lợi tức của bên lừa dối, đe doạ bị tịch thu sung quĩ Nhà nước”.  Hành vi của bên lừa dối là hành vi cố ý, bên bị lừa dối có quyền yêu cầu tuyên bố hợp đồng vô hiệu. Người bị lừa dối không bị bắt buộc phải nhầm lẫn về nội dung chủ yếu của giao dịch mới có quyền yêu cầu tuyên bố hợp đồng vô hiệu.

 “Hợp đồng kinh tế bị hủy bỏ nếu người ký hợp đồng kinh tế không đúng thẩm quyền hoặc có hành vi lừa đảo”. 7) Hợp đồng hoá giai đoạn đàm phán: Các bên đàm phán có thể ký kết với nhau một hoặc nhiều thỏa thuận nhằm mục đích lập kế hoạch đàm phán, xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên thống nhất hoặc ghi nhận những nguyên tắc cơ bản cho việc đàm phán và ký kết các hợp đồng cụ thể về sau.  Tất cả các biên bản thoả thuận, biên bản ghi nhớ (Memorandum of Understanding _ MOU) đều có chung đặc điểm là chúng đều là những hợp đồng thực sự nhưng được hình thành về mặt thời gian trước khi ký kết thoả thuận cuối cùng (mặc dù việc ký kết và thực hiện các thoả thuận này hoàn toàn không có nghĩa là hợp đồng cuối cùng sẽ được ký kết).  Thông thường việc ký kết hợp đồng cuối cùng sẽ làm cho một số hợp đồng sơ bộ

đương nhiên hết hiệu lực.  Những điểm lợi cơ bản của việc ký kết các thỏa thuận, ghi nhớ sơ bộ (trước tời điểm ký kết hợp đồng) sau: a. Xác định rõ mục đích của các bên ngay từ khi tham gia đàm phán. b. Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia đàm phán được ghi rõ trong thỏa thuận sơ bộ. c. Qui định chế tài (phạt, bồi thường thiệt hại) trong trường hợp không thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng sơ bộ. d. Các bên có thể thỏa thuận về vấn đề cung cấp thông tin trong đàm phán và việc giữ bí mật các thông tin đó. e. Các bên có thể thỏa thuận sẽ cùng nhau hoặc phối hợp để làm một số hoạt động nghiên cứu sơ bộ để tìm hiểu cơ hội và đánh giá tính khả thi của giao dịch định tiến hành. f. Luật Việt Nam không qui định rõ nghĩa vụ thông tin hoặc tư vấn của bên cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Việc ký kết các thoả thuận sơ bộ là cơ hội để các bên xác định với nhau nghĩa vụ này và tuyên bố rõ ràng mục tiêu mà mỗi bên mong muốn đạt được từ giao dịch. g. Các bên có thể ấn định nghĩa vụ đàm phán, thậm chí là nghĩa vụ ký kết một số hợp đồng cụ thể. h. Các bên có thể điều chỉnh nội dung, phương thức có nghĩa vụ đàm phán và chế tài trong trường hợp một bên ngưng ngang không chịu đàm phán. i. Các bên có thể cam kết không đàm phán với một bên thứ 3 về một dự án tương tự hoặc sẽ cung cấp cho bên đàm phán tên tuổi của tất cả những bên tham gia đàm phán song song. B. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN I. Phong cách đàm phán • Phong cách đấu tranh, châm biếm, uy hiếp, công kích hoặc là chế giễu có tính sỉ nhục, thậm chí chửi rủa, khiến cho đối phương nóng tiết lên. • Phong cách ôn hòa, nói năng ngọt ngào, dễ nghe như rót mật vào tai. • Trong đàm phán cần chú ý các yêu cầu:  Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc  Sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất  Tránh xung đột bằng  Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán

 Thao túng nhật trình của đối tác

 Lợi dụng điểm yếu của đối thủ II.Hình thức đàm phán: -

Đàm phán bằng văn bản

-

Bằng điện thoại và gặp mặt trực tiếp :

III. Kỹ năng đàm phán 1. Chuẩn bị đàm phán Có ba yếu tố quan trọng trong các cuộc đàm phán: thời gian (là lúc diễn ra cuộc đàm phán), thông tin (biết càng nhiều càng tốt) và thế mạnh (dưới nhiều dạng). a. Thời gian: Để kiểm soát được thời gian bên bàn đàm phán cần chý ý: 1. Kiên nhẫn. Hầu hết sự nhượng bộ và đồng ý thường diễn ra vào 20% thời gian cuối, hãy giữ bình tĩnh và chờ thời cơ hành động. Như một quy luật chung, sự kiên nhẫn sẽ được đền bù xứng đáng. 2. Bền bỉ. Khi bắt đầu cuộc đàm phán, đối tác không bao giờ chịu chấp nhận yêu cầu và mong muốn của bạn. Nếu yêu cầu đầu tiên không được đáp ứng, hãy tìm cách khác hoặc bổ sung các thông tin thuyết phục đối tác nhượng bộ. Đừng từ bỏ sớm. Sự kiên nhẫn và bền bỉ rất quan trọng trong đàm phán. 3. Tiến hành nhanh khi có thể. Nhiều khi cuộc đàm phán được giải quyết rất nhanh, khi đó một hoặc hai bên đều có lợi. Trong trường hợp này, hãy tạo sự thành công cho cả bên đối tác bằng biện pháp nhanh chóng nhất. 4. Biết khi nào nên di dời, thay đổi hoặc huỷ bỏ phút quyết định. Khi thời điểm quyết định đến gần, không được lo sợ. Bạn có thể thay đổi được nó. Bạn có bao giờ hỏi tại sao nhiều người lại vội vàng đến bưu điện để nộp tiền thuế vào phút cuối ngày 15 tháng 04 trong khi có thể xin gia hạn thêm khoảng 4 tháng hoặc hơn thế? 5. Biết hạn thời gian của đối tác. Trong các cuộc đàm phán, bạn sẽ thành công nếu bạn biết thời gian quyết định của đối tác con họ lại không biết của bạn. Khi tiến đến gần thời điểm chót của đối tác, mức độ căng thẳng của họ sẽ tăng lên và sẽ dễ dàng nhân nhượng. 6. Điều khiển thời gian. Như một quy luật, bạn không thể đạt được kết quả tốt đẹp ngay lập tức. Mặc dù có trường hợp ngoại lệ, bạn nên đi từng bước chậm rãi với sự kiên nhẫn, ngay ca khi việc đó làm thay đổi thời điểm quyết định của bạn. b. Thông tin Càng biết nhiều và chính xác thông tin, càng có cơ hội đạt được kết quả như ý muốn. Cách có thông tin: Xem trên internet; thư viện; nói chuyện với đối tác hoặc với người đã từng đàm phán với đối tác; nói chuyện với bạn bè, người thân hoặc những người đã có cuộc đàm phán tương tự. c. Thế mạnh

Một số dạng "thế mạnh" có thể làm ảnh tới kết quả đàm phán( bởi vì có thế mạnh nhưng không dùng đến thì thế mạnh đó không có giá trị gì đối với cuộc đàm phàn). 1. Vị thế. Một số cách xác định thế mạnh dựa trên vị trí của người đó trong một tổ chức. 2. Kiến thức hoặc chuyên môn. 3. Tính cách và đạo đức. 4. Phần thưởng. 5. Phạt. 6. Giới tính. 7. Không có thế mạnh. 8. Uy tín hoặc quyền lực cá nhân. 9. Không quá quan tâm hoặc yêu cầu. 10. Tạo sự khác biệt . Có 5 nguyên tắc khi vận dụng thế mạnh: 1. Hiếm khi chỉ một bên có tất cả thế mạnh.. 2. Phải hiểu được sức mạnh của cá nhân và đối 3. Thế mạnh có thể có thực hoặc hiện rõ. 4. Sức mạnh chỉ tồn tại ở điều được thừa nhận. Khi chúng ta ở sân bay để bay về Châu âu, chúng ta thấy rằng phòng bán vé cho khoang kinh tế có dây chuyền kiểm tra hành lý tới 20 phút. Còn ở dây chuyền kiểm tra cho khoang kinh doanh và thượng lưu lại không có một ai. Không muốn phải chờ, bạn hãy bạo dạn bước sang bên kinh doanh và tìm chỗ cho mình (có thể đến bên dành cho khoang thượng lưu, nhưng đừng mong chờ sự may mắn lớn hơn này). Tất nhiên, cách này chỉ thành công khi người tại phòng bán vé sẵn sàng làm việc với chúng ta. Nhưng chúng ta không thể biết được nếu không thử. Trong một trường hợp như thế, chúng ta sẽ luôn tự hỏi "Điều gì tồi tệ hơn có thể xảy ra?". Trường hợp xấu nhất chỉ là chúng ta phải quay lại vị trí dành cho giới kinh tế. Không có gì to tát cả! 5. Thế mạnh có thể thay đổi. 6. Kiểm tra sức mạnh. b. Kỹ thuật đàm phán thành công - Nghe: Tránh rơi vào các trường hợp: 

Thứ nhất: Không nắm được động cơ của người bạn đang thuyết phục.



Thứ hai: Chỉ chú ý những gì họ nói hơn là những lời của người đối diện, do đó không thể có được những thông tin cần thiết.



Thứ ba: Thường để cảm xúc lấn át những gì cần nghe, cần thấy. Giọng điệu và hành vi cử chỉ cũng đóng một vai trò quyết định. Những người nghe và biết quan sát tốt biết

cách không để cảm xúc che mắt vì thế có thể đánh giá được cảm nghĩ thực sự của đối tác. - Có hai kỹ năng nghe: Chăm chú và qua lại. Kỹ năng nghe chăm chú giúp bạn nắm được nội dung đúng của câu nói. 1. Tạo động lực lắng nghe. 2. Nếu phải nói hãy đặt câu hỏi. 3. Cảnh giác với những cử chỉ phi ngôn ngữ. 4. Để cho đối tác bắt đầu trước. 5. Không ngắt lời khi đối tác đang nói. 6. Tập trung tinh thần 7. Viết tóm tắt những gì được nói ra trong cuộc đàm phán. 8. Lắng nghe theo mục đích trong đầu. 9. Nhìn vào mắt của người đối diện. 10. Phản đối lời nói chứ không phản đối người. 11. Không tức giận. 12. Có thể nghe và nói cùng lúc. 13. Kỹ năng nghe lại : “ làm rõ, xác minh, suy nghĩ” Ví dụ: Sinh viên : Cô có muốn em hoàn thành tiểu luận này vào thứ hai tuần tới phải không ạ? Giáo viên: Có thể như vậy sẽ quá sức và quá gấp đối với em? Sinh viên: Nhưng em có thể mượn và sử dụng các liệu ở thư viện ! Giáo viên: Cô không nghĩ rằng nó sẽ còn đủ cho số lượng sinh viên của lớp ! Sinh viên: Em không ngĩ rằng sẽ hoàn thành nó trong vòng 1 tuần? Giáo viên: Em dường như quá quan tâm đến lượng thời gian để hoàn thành xong bài tiểu luận. - Nói- hỏi: Có hai loại câu hỏi: Câu hỏi giới hạn hay câu hỏi đóng, và câu hỏi mở rộng hay câu hỏi mở. •

Câu hỏi giới hạn, hay câu hỏi đóng: Câu hỏi giới hạn hay câu hỏi đóng thường dùng để biết được một thông tin cụ thể nào đó, và câu trả lời chỉ đơn giản là "có" hoặc "không". Nhưng mục đích giới hạn câu trả lời chỉ là "có" hoặc "không" không phải là lý do duy nhất khi đưa ra câu hỏi này mà chứa đựng một số mục đích hữu dụng khác.  Thứ nhất, loại câu hỏi này được sử dụng để hướng cuộc nói chuyện vào thẳng mục đích hoặc đạt được thoả thuận rõ ràng. Ví dụ, "Nếu chúng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu về giá và các điều khoản của các bạn, vậy phía bên bạn có mua hàng của

chúng tôi hôm nay không?" Hoặc " Anh có thể làm việc vào ngày thứ bảy hoặc chủ nhật không?" Hoặc " Anh sẽ gửi cho tôi bản báo giá được sửa lại vào thứ hai chứ?".  Thứ hai là để phá tan sự ngại ngùng và thúc đẩy cuộc nói chuyện. Ví dụ, khi bạn đến cơ quan của ai đó, bạn có thể nói " Hôm nay là một ngày đẹp trời, phải không?". 

Thứ ba: Câu hỏi đóng rất hữu ích khi bạn cố đạt được sự nhân nhượng từ phía đối tác. Ví dụ, bạn có thể hỏi "Nếu tôi đồng ý miễn phí hỗ trợ kỹ thuật, bên anh có chịu trả đầy đủ giá $1400 cho một chiếc máy tính không?".

 Mục đích của câu hỏi loại này không nhiều nhưng lại đạt được nhiều thông tin khi bắt đầu đàm phán, khẳng định quan điểm hoặc để đối tác chịu nhân nhượng. •

Câu hỏi mở rộng hay câu hỏi mở: - Câu hỏi mở thu được nhiều thông tin cần thiết hơn câu hỏi đóng. Câu hỏi này thường bắt đầu bằng từ để hỏi như: Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Như thế nào và Tại sao. Những câu hỏi này chứa nhiều thông tin hơn bởi vì nó không dẫn đối tác vào một hướng nhất định. Chúng cũng hữu hiệu hơn trong việc nắm bắt được mục tiêu, nhu cầu mong muốn và điều kiện của đối tác. Cuối cùng, nó hữu ích khi bạn muốn biết phong cách ứng xứ của đối tác. Chỉ trả lời là "có" hoặc "không" thì suy nghĩ và quan điểm của đối phương không bộc lộ rõ. Xu hướng của câu hỏi mở là mở một cánh cửa để bước vào suy nghĩ của người khác. - Một số câu hỏi mở: o "Bạn nghĩ thế nào về việc chuyển nhà trước lễ giáng sinh?" o "Anh có vẻ không hài lòng với đề nghị của tôi. Vậy vấn đề quan tâm nhất ở đây

là gì?" o "Tại sao anh nghĩ giá của loại hàng này phải cao?" o Sản phẩm này phải kèm theo hình thức bảo hành nào?" o "Khi người ta trả lại hàng, họ sẽ kèm theo những lời than phiền về vấn đề gì?". - Mục đích hỏi:  Thu thập thông tin  Làm rõ và kiểm tra lại thông tin  Kiểm tra độ hiểu và mức độ quan tâm của đối tác  Xác định phong cách ứng xử  Tạo sự hoà nhập  Cung cấp thông tin  Khiến đối tác phải suy nghĩ  Hướng sự tập trung vào chủ đề  Tiến đến thoả thuận  Tăng cơ hội ý kiến của bạn được chấp nhận

 Giảm căng thẳng  Tạo sự cố gắng tích cực hoặc sự hoà hợp - Bí quyết để đưa ra các câu hỏi hợp lý:  Có mục đích và kế hoạch đặt câu hỏi.  Biết rõ đối phương. 

Đặt câu hỏi từ khái quát đến cụ thể.

 Chọn thời điểm đúng lúc. Thiết lập câu hỏi đúng mục đích  Tổng hợp lại các câu trả lời. 

Xin phép được hỏi: "Tôi có thể hỏi thêm một câu hỏi nữa không?"

 Sau khi hỏi, hãy dừng lại và lắng nghe. 

Ghi tóm tắt câu hỏi



Phát hiện và nhận biết trạng thái cảm xúc.



Nhắc lại nội dung (dùng từ thay thế đẻ nhắc lại)

Dùng những cụm từ nghi vấn: "Nghe có vẻ như là ..."; "Hình như ..."; hoặc "Dường như..." khi đưa ra lời phỏng đoán khéo léo. Ví dụ: Tình huống:Bạn đang phỏng vấn xin làm việc ở bán thời gian ở một công ty . Bạn có hai yêu cầu là: Giờ làm việc phải linh động và hai ngày một tuần làm việc từ xa. Bạn có thể hỏi các câu hỏi dưới đây để đạt được mục tiêu của mình. o Nắm bắt thông tin:"Những kinh nghiệm mà công ty cần ở một người đại diện bán 

hàng là gì?" (Bạn không cần phải hỏi "Vị trí này có cần đến những kiến thức về luật không?" nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.) o Làm rõ và xác minh thông tin: Làm rõ: Khi nào thì tôi có thể bắt đầu?" Xác minh: "Đây có phải là công việc cả ngày không?" o Kiểm tra mức độ hiểu và quan tâm: "Điều gì là quan trọng đối với công ty - việc người bán hàng có mặt ở công ty 40 giờ một tuần, hay việc người đó làm tăng doanh thu bán hàng?" o Xác định phong cách hành vi: "Công ty có muốn tôi chào hàng thử không? Hay công ty có muốn biết tôi đã giúp công ty trước đây tăng bao nhiêu doanh thu không?" o Tạo sự hợp tác: "Bên công ty muốn tăng doanh thu trong lĩnh vực nào?" o Cung cấp thông tin: "Trước đây tôi làm việc cả ngày ở công sở và với công việc

hiện tại của tôi, tôi điều khiển công việc từ nhà hai ngày một tuần." o Tạo cơ hội suy nghĩ cho người đối diện:"Theo ông thì điều gì là quan trọng nhất đối với một người bán hàng?"

o Hướng sự tập trung vào chủ đề: "Ông có thể nói thêm về thời gian linh động được

không? Những người bán hàng trong công ty có phải ở công sở từ 5 giờ sáng đến 5 giờ chiều không?" o Đi đến thoả thuận: "Nếu tôi có thể giúp công ty tăng doanh thu, bên công ty có chấp nhận thời gian làm việc đó không?" o Để ý kiến của bạn được chấp nhận: (nếu bạn muốn giờ làm được bắt đầu sớm và bạn đang sống ở TP. HCM): "Ông có nghĩ rẳng việc đầu tiên vào buổi sáng là gọi cho các khách hàng lớn ở TP. HCM không?" o Giảm căng thẳng: "Bất cứ khi nào tôi để cập đến giờ làm việc thì ông lại có vẻ không thoải mái. Ông có thể giải thích một chút không?" o Tạo cố gắng tích cực hoặc sự hoà hợp: "Chắc là công ty cũng không hài lòng khi chất lượng hàng hoá của mình tốt hơn các loại khác trên thị trường nhưng doanh thu lại không cao chứ?" III. VĂN HOÁ TRONG ĐÀM PHÁN 1. Luôn bắt đầu một cách tích cực và cho thấy sự tôn trọng với đối tác, giúp tạo thiện chí từ cả hai phía. 2. Trong quá trình đàm phán, nếu đối tác bắt đầu bị kích động hay nổi giận, hãy cố gắng bình tĩnh, đừng để bị "lôi kéo" theo, mà vẫn mỉm cười, trò chuyện bình thường cho đến khi đối tác bình tĩnh trở lại. 3. Hãy chuẩn bị thật kỹ, nhất là xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được cho cuộc đàm phán cũng như những điểm nào bạn có thể nhượng bộ, những điểm nào không thể và bám chắc vào đó để nói chuyện với đối tác. 4. Tạo không gian thân thiện và khéo léo đưa ra đề nghị cho phía đối tác cũng như những điều bạn muốn phía đối tác chấp thuận. 5. Luôn tập trung lắng nghe vì điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ được quan điểm và những gì mà phía đối tác muốn chuyển tải. Khi bạn chăm chú lắng nghe, đối tác sẽ cảm thấy mình được tôn trọng và lời nói có giá trị. 6. Suy nghĩ thoáng và giữ thái độ đúng mực ngay cả khi bạn không đạt được điều mình muốn trong cuộc đàm phán; đừng để đối tác thấy sự bất mãn. 7. Kết thúc cuộc đàm phán một cách nhã nhặn với nụ cười trên môi. Điều này sẽ giúp bạn tạo thiện cảm và thuận lợi cho những lần gặp sau.