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Servicio Canario de la Salud – Tema 10

Documento, Registro y Archivo

DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO

DOCUMENTO

CONCEPTO Puede considerarse documento todo aquello que sirva de base para un conocimiento o pueda servir de testimonio, con independencia del soporte material en que se contenga. Según la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, "se entiende por documento, a efectos de la presente ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones". Por tanto, el documento es el lazo y puente entre un sujeto emisor y otro receptor; es el canal a través del cual se comunica o da noticia de algo a alguien. El documento no genera información, sino que la contiene y la transmite. Son elementos esenciales del documento el objeto físico que sirve de soporte de la información (cualquier soporte material) y la información, mensaje o enseñanza que se transmite al sujeto receptor. Cualquier documento se puede incluir dentro de alguno de los apartados siguientes: •

Minuta. Es el borrador o escrito preparatorio del que parte el original. Actualmente, su función puede ser desempeñada por una cinta magnetofónica en la que se grava la minuta verbal del documento.

•

Original. Es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. Puede ser autógrafo, escrito de puño y letra de su autor, o heterógrafo, redactado por otra persona aunque por voluntad de su autor.

•

Copia. Es una reproducción del original. Desde el punto de vista administrativo, pueden ser: o

Simple, cuando es realizada por un particular que carece de autoridad para garantizar su autenticidad.

o

Certificada, cuando la hace la Administración competente, que garantiza la autenticidad mediante una diligencia.

o

Compulsada, o copia simple hecha por el particular y certificada su autenticidad por la Administración.

CLASES a) Legales El documento sirve para garantizar derechos. Los documentos, a efectos jurídicos, tienen gran importancia como plasmación de declaraciones de voluntad y medio de prueba de los mismos y, además, en ciertos casos como requisito esencial exigido por la solemnidad de algún acto.

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Documento, Registro y Archivo

En este sentido, se pueden dividir en: •

Públicos. Son aquéllos que, autorizados por Notario o funcionario público competente, acreditan los hechos, las manifestaciones de voluntad a que se refieren y su fecha; producen efectos frente a terceros.

•

Privados. Son los realizados únicamente con la intervención de las partes interesadas, o con testigos, pero sin mediar notario ni funcionario; producen efectos sólo entre las partes.

b) Históricos Son documentos que reflejan hechos acaecidos en una época, con la finalidad de dejar constancia de ello para el futuro.

c) Oficiales Documento oficial es un soporte que contiene información emanada de la Administración y es apto para ser incorporado a un expediente. Dentro de los documentos oficiales hay que distinguir entre: •

Documentos administrativos. Es el emanado de una Administración Pública, generado por un órgano administrativo, apto incorporarse a un expediente administrativo. Los hay de comunicación (notificación, requerimiento, citación, emplazamiento), de instrucción (informe y dictámenes), resolutorios (providencias, resoluciones y acuerdos) y de constancia (diligencias y certificaciones). Con el paso del tiempo, gran parte de los documentos administrativos han adquirido un valor histórico, perdiendo paulatinamente su valor administrativo inicial.

•

Documentos parlamentarios. Son los emanados de los órganos legislativos: Leyes, proposiciones de ley, cuestiones de confianza, preguntas, interpelaciones, proposiciones no de ley, reglamentos, resoluciones de las Cámaras, etc.

•

Documentos judiciales. Son los emanados de los órganos jurisdiccionales: diligencias y providencias, autos y sentencias, y ejecutorias.

En relación con los documentos administrativos, las Administraciones Públicas podrán emitir validamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3a del Capítulo II de la Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

d) Patrimonio Documental Canario Forman parte del Patrimonio Documental Canario, en virtud de la Ley 3/1990 los documentos de cualquier época, recogidos o no en archivos, recibidos o producidos en el ejercicio de su función por: a) Los órganos de gobierno y administración de la Comunidad Autónoma. b) El Parlamento de Canarias.

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Documento, Registro y Archivo

Los órganos provinciales, insulares y municipales de la Administración Local.

d) Las Academias científicas y culturales, los Colegios Profesionales y las Cámaras. e) Las personas privadas, físicas y jurídicas gestoras de servicios públicos en Canarias, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios. f)

Las personas físicas al servicio de cualquier órgano de carácter público en cuanto a los documentos producidos o producibles en y por el desempeño de su cargo dentro del territorio de la Comunidad Autónoma Canaria.

g) Las empresas públicas radicadas en Canarias. Forman, asimismo, parte del Patrimonio Documental Canario, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos producidos por: a) Los órganos periféricos de la Administración Central en Canarias dependientes de cualquier Departamento Ministerial. b) Las Universidades y demás centros públicos de enseñanza radicados en las Islas Canarias. c) Las Notarías y Registros públicos del Archipiélago Canario. d) Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal en el Archipiélago Canario. Forman también parte del Patrimonio Documental Canario los documentos recogidos o no en archivos, con una antigüedad superior a los cuarenta y cinco años, producidos o recibidos en el ejercicio de su función por: a) Las entidades eclesiásticas, a salvo de lo previsto en los convenios entre la Santa Sede y el Estado Español y los órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en las Islas Canarias. b) Las asociaciones políticas, empresariales y sindicales de las Islas Canarias. c) Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas establecidas en las Islas Canarias. d) Cualquier otro tipo de asociaciones y sociedades radicadas en el Archipiélago Canario. Forman, igualmente, parte del Patrimonio Documental Canario, los documentos radicados en el Archipiélago Canario, con una antigüedad superior a cien años, producidos o recibidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

REGISTRO

CONCEPTO a) Doctrinal Podemos decir que "registrar" es inscribir en una oficina determinados documentos, y "registro" es el libro en que se hacen dichas inscripciones y anotaciones de los documentos expedidos o recibidos en la oficina u organismo.

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Documento, Registro y Archivo

b) Legal Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida. Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas. Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático. El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra. Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.

CLASES Se puede hablar de Registro Comunes (Registro General, Registro de Entrada de Documentos, Registro de Salida de Documentos) y Específicos (Registro de la Propiedad, Registro Mercantil, etc.).

ESPECIAL REFERENCIA A LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Los registros electrónicos podrán admitir: a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos. b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro. En cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administración Pública.

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Documento, Registro y Archivo

Las Administraciones Públicas podrán, mediante convenios de colaboración, habilitar a sus respectivos registros para la recepción de las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración que se determinen en el correspondiente convenio.

FUNCIONAMIENTO DE LOS REGISTROS DE LA ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA DE CANARIAS El funcionamiento de los registros de Canarias, esta regulado en el Decreto 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de la Administración Autonómica de Canarias.

OBJETO El Decreto tiene por objeto la adecuación a la normativa básica aplicable en materia de registros en el ámbito de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, en los siguientes aspectos: •

La creación de los registros generales y auxiliares, así como sus horarios de apertura y la permanente actualización de la relación de los mismos y su localización.

•

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de documentos originales y de copias que aporten al procedimiento administrativo.

•

La implantación de un sistema informático intercomunicado de los registros de entrada y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones.

FUNCIONAMIENTO Todos los órganos de la Administración autonómica, así como las entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, llevarán un registro general de entrada en el que se asentarán los escritos o comunicaciones que se presenten o reciban dirigidos a cualquier unidad administrativa propia o a cualquiera de los órganos administrativos de la Administración General del Estado, de otras Comunidades Autónomas, y de las Entidades de la Administración Local. Igualmente se anotará en el mismo la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a los particulares y a otros órganos administrativos. Todo órgano administrativo tendrá asignado un registro general. No obstante, un mismo registro podrá servir a varios órganos administrativos, siempre que así se prevea en la orden de creación. El sistema informático dejará constancia del órgano destinatario del escrito o documentación de que se trate así como de la fecha y hora de recepción del mismo. Los asientos del registro se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida, dejando constancia de la fecha de entrada o salida, fecha y hora con expresión del minuto en que el interesado haya presentado el escrito, número asignado por el registro y número secuencial, identificación del interesado u órgano administrativo remitente, persona u órgano destinatario y breve referencia del contenido del escrito o comunicación. Todas las solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten en soporte papel, se formulen o no en modelo normalizado, deberán llevar estampada en la primera página un sello o validación mecánica en que conste la identificación de la oficina de registro, los números de registro, y la fecha y hora, con expresión del minuto, de la entrada o salida del documento.

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Los registros generales y auxiliares, una vez concluido el trámite registral, cursarán los escritos y comunicaciones a las unidades administrativas correspondientes y a sus destinatarios de inmediato, y en ningún caso después del siguiente día. Se podrán crear registros auxiliares de los generales, que ejercerán las mismas funciones y para los mismos órganos administrativos, cuando alguna unidad administrativa del órgano del que depende el registro general tenga localización diferente de la de éste o cuando excepcionalmente se justifique su necesidad. Los registros de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, y de las entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, permanecerán abiertos al público todos los días hábiles, con un horario de funcionamiento de nueve a catorce horas, salvo durante los meses de julio, agosto y septiembre, cuyo horario será de nueve a trece horas. Los sábados y los días 24 y 31 de diciembre permanecerán cerrados los registros, sin perjuicio de que los Secretarios Generales Técnicos puedan establecer la apertura de todos o algunos de los registros adscritos a sus Departamentos para esos días, permaneciendo abierto en todo caso el registro general de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Presidencia (actualmente Consejería de Presidencia y Justicia). Los Secretarios Generales Técnicos, en el ámbito de su competencia departamental, y los órganos equivalentes de las entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, podrán establecer horarios especiales de apertura al público superiores al señalado en el apartado anterior. Dichos horarios deberán ser previamente comunicados al órgano competente en materia de inspección de servicios y se establecerán mediante resolución que determinará las oficinas de registro a las que afecte, y su carácter permanente o temporal, atendiendo al número de ciudadanos demandantes del servicio o a otros motivos objetivos que resulten acreditados.

CREACIÓN, MODIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE REGISTROS Los registros se crearán, modificarán o suprimirán mediante orden departamental que deberá ser publicada en el Boletín Oficial de Canarias. En todo caso en la creación de un registro, se deberán prever, como mínimo, los siguientes extremos: a) Carácter general o auxiliar del registro. b) Registro general del que dependan cuando se trate de un registro auxiliar. c) Localización. d) Sistema de acceso y comunicación. e) En su caso, órganos administrativos para los que desempeñen funciones.

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS AL REGISTRO a) Medios de presentación La presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos en cualquiera de los registros se podrá efectuar en soporte papel o por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, conforme a la normativa general aplicable en cada momento.

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b) Efectos de la presentación A los efectos del cumplimiento de los plazos por los ciudadanos se entenderá como fecha de recepción de solicitudes y escritos por el órgano o entidad destinataria, la de su presentación en los registros. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones en las oficinas de registro del órgano competente para su tramitación producirá el efecto de inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la Administración, y en particular del plazo máximo para notificar la resolución expresa. Dicho órgano indicará en la notificación o comunicación la expresión de la fecha de inicio del procedimiento, el plazo en que debe dictarse y notificarse la resolución y los efectos del silencio, todo ello referido al concreto procedimiento de que se trate.

c) Recibos de presentación Los registros expedirán un recibo acreditativo de la fecha de presentación de aquellas solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados, cuando éstos lo soliciten. El recibo contendrá también un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación. Dicho recibo podrá sustituirse por una copia de la solicitud o escrito presentado sellada por el registro, en la que se anotará el lugar, fecha y hora de presentación, previa comprobación de su exacta concordancia con el original. En el supuesto en que el ciudadano efectúe la presentación por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá, además, reunir los requisitos antes señalados.

d) Aportación de documentos originales Cuando la normativa aplicable exija la aportación al procedimiento de documentos originales por los ciudadanos, podrán éstos solicitar la expedición de copias selladas de los mismos. No obstante, los registros no estarán obligados a expedir copias selladas sino cuando éstas sean acompañadas al original por los ciudadanos. El personal del registro, previo al sellado de la copia, efectuará la comprobación de su identidad con el original, uniéndolo a la solicitud, escrito o comunicación al que se acompañe, para su remisión al órgano destinatario, entregando la copia al ciudadano diligenciada con un sello en el que consten la fecha y lugar de presentación del original, el órgano destinatario del mismo y breve referencia al objeto del procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta. El interesado podrá solicitar la devolución del original una vez finalizado el procedimiento o actuación de que se trate, de acuerdo con lo que disponga la normativa de aplicación, aportando, en su caso, junto con la solicitud de devolución, la copia sellada del documento original.

e) Aportación de copias Cuando la normativa aplicable permita la aportación al procedimiento de copias compulsadas de documentos originales, se podrá solicitar la devolución de estos últimos por el registro en que se presente la solicitud, escrito o comunicación al que se acompañen. Los registros cotejarán copias de documentos originales cuando se aporten acompañando a escritos presentados en el mismo registro para surtir efecto en un procedimiento o actuación administrativa determinada. Una vez comprobada la identidad de la copia con el original por el personal funcionario del registro, se devolverá el original, uniéndose la copia a la solicitud, escrito o comunicación para su remisión al destinatario. En dicha copia se extenderá diligencia con un sello o acreditación del cotejo en la que

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conste la fecha de la compulsa y el lugar de presentación y funcionario que la expide, previo abono, en su caso, de la tasa legalmente establecida. La copia compulsada surtirá los mismos efectos que el original en el procedimiento al que se aporte pero no dará autenticidad al documento original.

f) Instalación de los registros en soporte informático Los registros de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias y las entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, se instalarán en soporte informático sobre una aplicación única para todos ellos que permitirá su integración intercomunicada en la misma. Además de la preceptiva numeración de entrada o de salida de cada registro y de los datos e indicaciones de los asientos previstos por la normativa aplicable, el sistema identificará numéricamente, de forma automática y secuencial en relación con la red unificada, cada una de las solicitudes, escritos y comunicaciones, para facilitar el seguimiento efectivo de los mismos y de la situación en que se encuentre la tramitación del expediente administrativo correspondiente. Los registros auxiliares se integrarán de forma interconectada con el general del que dependan, con una única numeración correlativa para cada registro general y sus auxiliares, en función del orden temporal de recepción o salida.

ARCHIVO

CONCEPTO a) Doctrinal Existen muchas definiciones de archivo, si bien, en general, cualquier definición confluye en una serie de aspectos comunes y definitorios que serían: •

Es un conjunto de documentos, con independencia de la fecha, soporte material o forma.

•

Es generado por cualquier persona física o jurídica.

•

Se crea para dar cobertura a ciertas necesidades: gestión administrativa, información, fuente de investigación o difusión cultural.

•

La información debe ser conservada de forma organizada, respetando el orden de creación, y ser accesible en cualquier momento.

b) Legal La Ley del Patrimonio Histórico Español nos proporciona una definición de archivo en su art. 59, en los dos sentidos que hemos aludido: "Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende por Archivos “las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines, anteriormente mencionados, dichos conjuntos orgánicos".

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CARACTERES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO Los documentos de archivo están dotados de unos caracteres esenciales, externos e internos. Los caracteres externos responden al soporte o materia mediante el cual se transmite lo contenido en el documento, pudiendo ser textuales, gráficos, audiovisuales, etc. Son caracteres internos aquellos que hacen referencia al contenido del documento, a la forma de cómo se organiza el documento. De entre ellos cabe mencionar la lengua, el autor, el destinatario, el tema o mensaje que se pretende transmitir, el origen funcional, la fecha (data crónica) y lugar (data tópica) en que se elabora el documento. El análisis de los caracteres internos y externos de los documentos permite diferenciar éstos por sus diversas tipologías. Desde un punto de vista jurídico, los documentos pueden ser: •

•

Documentos públicos. Aquellos que se realizan por el funcionario o representante de un Gobierno en el ejercicio de su cargo; o entre particulares, pero con la intervención de una autoridad pública, como por ejemplo, una escritura notarial. Así pues, dentro de los documentos públicos podemos distinguir entre: o

Documentos oficiales o administrativos, que son los que emanan del funcionario o representante del Gobierno.

o

Documentos profesionales, realizados entre particulares con la intervención de quien está revestido de autoridad administrativa.

Documentos privados. Son los que se realizan por y entre particulares, sin intervención alguna de autoridad pública, y sobre un asunto particular.

De esta clasificación nacen dos tipos de archivo: los archivos públicos y los archivos privados.

VALOR LEGAL O ADMINISTRATIVO E HISTÓRICO DE LOS DOCUMENTOS El ciclo vital por el que pasa el documento, desde su nacimiento en el organismo productor hasta su consideración como fuente histórica, es lo que da lugar a la edad de los documentos: •

Edad administrativa, en la que el documento tiene un valor primario (administrativo o legal), y su uso y consulta suele ser muy frecuente.

•

Edad intermedia (entre la administrativa y la histórica), en la que el documento, si bien no tiene un uso diario en la Administración, éste es, al menos, ocasional.

•

Edad histórica, en la que ya predomina claramente su valor secundario como fuente de información histórica a los casi exclusivos fines de la investigación, por cuanto su uso y consulta por la Administración es prácticamente nula.

Estas edades del documento son las que nos permiten establecer tres tipos distintos de archivos: administrativos, intermedios e históricos.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN La clasificación es una tarea compleja, para la que se pueden seguir dos criterios: •

Orgánico: la unidad administrativa produce una serie documental, que es la base de valoración y tratamiento de la documentación administrativa.

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Funcional: la función administrativa que produce un tipo documental concreto. A la hora de la clasificación se prefiere este criterio, por cuanto es más estable ya que, si bien los órganos pueden variar e incluso desaparecer, sus funciones permanecen.

Para facilitar la búsqueda e identificación de los documentos dentro del archivo, se usan como instrumentos las guías, los inventarios, los catálogos, etc.

ARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

ESPECIAL REFERENCIA AL SISTEMA CANARIO DE ARCHIVOS El Sistema Canario de Archivos se configura como una red de centros que acojan los documentos en sus diversas edades, y un conjunto de órganos ejecutivos y asesores que funcionen de acuerdo con la Ley 3/1990.

a) Competencias del Gobierno de Canarias respecto al Sistema de Archivos El Gobierno de Canarias, junto con los Cabildos Insulares, planificará y coordinará la organización y servicio de los archivos canarios de uso público y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario. El Gobierno de Canarias establecerá mediante Decreto las normas generales que regulen los canales de recogida, transferencia, depósito, organización y servicio de los archivos públicos que integren el Sistema Canario de Archivos. Dentro de ese marco reglamentario, cada archivo podrá dictar sus propias normas de organización y funcionamiento.

b) Órganos del Sistema Canario de Archivos Son órganos del Sistema Canario de Archivos: a) El Consejo Regional de Archivos, órgano consultivo y asesor del Gobierno de Canarias. Sus funciones y composición se determinarán reglamentariamente. b) Los Consejos Insulares de Archivos, órganos consultivos y asesores de los Cabildos Insulares. Las funciones y composición de dichos Consejos se determinarán reglamentariamente.

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La Comunidad Autónoma de Canarias tiene competencia exclusiva sobre el Sistema Canario de Archivos que está integrado por los archivos de titularidad autonómica, insular y local y por los de titularidad privada que reciban ayuda económica de los poderes públicos canarios o disfruten de beneficios fiscales.

c) Archivo General El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, se configura como centro director del Sistema de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias realizará la doble función de archivo intermedio e histórico de la Administración autonómica. El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias elaborará las directrices de organización y funcionamiento de sus archivos y redactará las normas relativas al adecuado tratamiento, custodia, conservación y difusión del Patrimonio Documental de la Administración autonómica, para lo cual la Ley 3/1990 le atribuye una serie de funciones.

d) Archivos Centrales Los archivos centrales departamentales son los centros que reciben, para su organización, conservación y servicio, los documentos procedentes de los distintos archivos de oficina de los órganos adscritos al departamento. En cada uno de los departamentos del Gobierno existirá un Archivo Central adscrito a la Secretaría General Técnica, o en su defecto al órgano horizontal de coordinación administrativa que determine el respectivo Reglamento Orgánico, como parte integrante de su organización, con tantas secciones territoriales como precise, y cuya gestión y organización se realizará en coordinación y siguiendo las normas técnicas emanadas desde el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. Los archivos de oficina coordinarán sus funciones de clasificación, ordenación y transferencia documental con su Archivo Central.

e) Centros de Archivo Los centros de archivo que configuran el Sistema de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias serán: •

Los Archivos de Oficina.

•

Los Archivos Centrales de las Consejerías.

•

El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma Canaria.

Los archivos de los organismos autónomos y demás entidades de Derecho Público con personalidad jurídica pública, vinculadas o dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, quedarán integrados en el Archivo Central de la Consejería de la que dependan, sin perjuicio de que por Orden departamental se puedan crear archivos centrales para tales entidades, en función de su dimensión y características especiales. Los centros de archivo dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma Canaria se organizan según la antigüedad de los fondos de archivo que conservan y gestionan.

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Documento, Registro y Archivo

En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto se encuentren en trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos no será superior al plazo en que se extingan sus efectos legales completamente, desde el fin de la tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo. Cumplido el plazo al que se refiere el párrafo anterior, las oficinas transferirán los documentos a los archivos centrales de los departamentos, en los cuales permanecerán hasta diez años a partir de la fecha de ingreso. Al cumplirse el plazo al que se refiere el párrafo anterior salvo excepciones en que el cumplimiento estricto del plazo establecido pueda alterar la continuidad de algún tipo de documentos que deban archivarse unidos, los documentos que tengan aún vigencia administrativa pero de escaso uso por parte de la Administración se trasladarán al Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, donde durante un período máximo de quince años recibirán el tratamiento correspondiente como archivo intermedio, que supone la valoración, selección y expurgo a fin de conservar lo pertinente.

f) Protección del Patrimonio Documental y los Archivos Los titulares de los archivos y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario están obligados a la conservación, ordenación, inventario y custodia de sus fondos documentales. El Gobierno de Canarias, los Cabildos Insulares y los Ayuntamientos estarán obligados a: •

Conservar y defender el Patrimonio Documental Canario, sin perjuicio de la colaboración exigible a los diferentes organismos y entidades de carácter público y a las personas privadas que sean propietarios o custodien parte de ese Patrimonio Documental.

•

Velar para que los propietarios, conservadores y usuarios de los archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario respondan de las obligaciones y cargas que, según los casos, les correspondan y de las consecuencias de su incumplimiento.

•

Contribuir al mantenimiento de tales obligaciones y cargas mediante la concesión de ayudas, subvenciones o acceso a créditos especiales.

El Gobierno de Canarias procederá a la confección de un censo de archivos y fondos documentales constitutivos del Patrimonio Documental Canario, en cada una de las islas. Todas las personas públicas o privadas, físicas o jurídicas, que sean propietarias, poseedoras o detentadoras de archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario, están obligadas a colaborar con los organismos y servicios competentes en la confección del censo referido en el apartado anterior. Los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario no podrán ser destruidos, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente se disponga, en función del valor administrativo, histórico, científico y cultural. Las entidades públicas y privadas, titulares de archivos de uso público, deberán consignar en sus presupuestos ordinarios las partidas destinadas a la creación, mantenimiento y fomento de los archivos, consultando para su elaboración a los correspondientes Consejos de Archivos.

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DOCUMENTACIÓN DE USO DE LAS INSTITUCIONES SANITARIAS: ADMINISTRATIVA Y CLÍNICA. LA HISTORIA CLÍNICA

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Los documentos que la componen son generados en los servicios administrativos de los centros sanitarios, por lo que a su vez vamos a clasificarlos según el servicio del que proceden.

a) Servicio de Admisión de Ingresos •

Registro de datos administrativos: fichas y libros de ingresos y de altas, libro de ambulancias, etc.

•

Documento acreditativo del censo de pacientes.

•

Cuadrante de los datos sobre camas disponibles, ocupadas y libres en los centros hospitalarios.

•

Listados diarios de los Ingresos y de las Altas producidas.

•

Confección de pases de visita.

b) Servicio de Admisión de Consultas •

Registro de las solicitudes de consulta.

•

Libros de citas o anotación en ordenador de las mismas.

•

Documentación escrita de los informes emitidos por los facultativos de las diferentes consultas.

•

Cumplimentación de partes de quirófano, de altas y bajas y de partes estadísticos.

c) Servicio de Admisión de Urgencias •

Registro de datos administrativos, mediante la cumplimentación del libro de entradas y salidas de urgencias, libro de ambulancias.

•

Partes de lesiones.

•

Documentos estadísticos básicos.

d) Servicio de Secretaría Administrativa de Planta •

En coordinación con el servicio de admisión, se documentará el control de los ingresos y de las altas que se produzcan en la planta.

•

Estadillos de ocupación y disponibilidad de camas para información del servicio de admisión.

•

Cumplimentación de certificados, informes, partes de altas y bajas.

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e) Servicio de las unidades de enfermería de planta •

Libro registro de planificación y ejecución de las órdenes de los facultativos sobre medicación, asistencia y exploración.

•

Libro de incidencias y cambio de turnos. Libro Registro de enfermería.

f) Servicio de Secretaría de la Dirección Médica •

Listado de guardias médicas.

•

Correspondencia.

•

Informes.

•

Actas.

DOCUMENTACIÓN CLÍNICA. LA HSTORIA CLÍNICA Se trata de una materia estudiada en el tema 1, al cual nos remitimos.

DOCUMENTOS MÁS USUALES EN LAS INSTITUCIONES SANITARIAS

DOCUMENTOS GENERALES a) Parte Es un documento de régimen interno, que se utiliza para solicitar que un enfermo sea atendido por un especialista o para pedir una consulta dentro del mismo hospital. El modelo de parte varía de un hospital a otro y cada médico puede adaptarlo a sus propias necesidades.

b) Oficio Es un documento de comunicación que se utiliza por el médico cuando tiene que dirigirse, con carácter oficial, a las Autoridades Sanitarias, a sus Superiores, compañeros o subordinados.

DOCUMENTOS ESPECIALES a) Informe El médico es un perito en su materia y a través de los informes emite su dictamen pericial por escrito. El informe consta de un preámbulo, una parte expositiva que habrá de contener los datos del que lo solicita, el medio utilizado para solicitarlo, el contenido de la solicitud, el objeto de la peritación, el procedimiento realizado, el tiempo invertido, el resultado y valoración de la peritación y las conclusiones a las que se ha llegado y por fin, una fórmula final y la firma del médico que lo emite.

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Documento, Registro y Archivo

b) Certificado Es un documento en el que se constata la certeza de un hecho. Los certificados pueden ser oficiales, cuando el impreso proviene de un organismo oficial, como puede ser el Colegio de Médicos, y no oficiales, cuando es emitido en un documento privado. Son Certificados Médicos Oficiales el Certificado Médico Ordinario y el Certificado de Defunción.

c) Receta Es un documento de comunicación entre el médico, el paciente y la institución farmacéutica. Sirve para identificar correctamente los medicamentos que el paciente debe consumir y las dosis necesarias, así como la indicación a la farmacia para que los suministre.

DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LA SEGURIDAD SOCIAL Estos documentos son de gran importancia, pues constituyen la base para el percibo de subsidios y pensiones por los trabajadores en determinados supuestos de enfermedad o accidentes.

a) Partes de alta y de baja Se expiden en los centros sanitarios por el médico que atiende al trabajador enfermo y cuando considera que la enfermedad del mismo es determinante de una incapacidad para el trabajo. Estos partes constan de tres hojas autocopiativas destinadas al trabajador, a la empresa y a la Seguridad Social. Los partes deberán contener: •

Datos del trabajador.

•

Datos de la empresa.

•

Régimen de la Seguridad Social.

•

Diagnóstico.

•

Duración probable de la enfermedad o fecha probable del parto.

•

Fecha del alta o de la baja.

•

Causa del alta.

En el parte de baja por accidente de trabajo, enfermedad profesional o período de observación de enfermedad profesional, además de los datos generales referidos a la empresa y el trabajador, deberán hacerse constar los siguientes: •

Fecha del accidente o enfermedad profesional y fecha de la baja.

•

Días posibles de baja.

•

Tratamiento recomendado.

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Diagnóstico.

•

Pronóstico.

•

Datos personales del médico, fecha y firma.

Documento, Registro y Archivo

El contenido del parte de alta es el mismo que para la baja por estos motivos, pero además habrá de consignarse la causa del alta, así como las posibles lesiones incapacitantes o secuelas. Los datos de diagnóstico, tratamiento y pronóstico serán obviados.

b) Parte de confirmación de la baja Sirve para acreditar que se mantiene la situación de incapacidad de un trabajador. Éste documento no se cursa en situaciones de maternidad. Los partes de confirmación de la baja se extenderán al cuarto día del inicio de la situación de incapacidad y, sucesivamente, mientras la misma se mantenga, cada siete días contados a partir del primer parte de confirmación. En el caso de que la incapacidad derive de un accidente de trabajo o enfermedad profesional, el parte de confirmación de la baja se extenderá a los siete días naturales siguientes al inicio de la incapacidad y, sucesivamente, cada siete días, a partir del primer parte de confirmación.

c) Parte de consulta y hospitalización (Modelo PÍO) Sirve para enviar a un enfermo a una institución hospitalaria; existen dos modalidades según sea a causa de enfermedad común y accidente no laboral o por accidente de trabajo y enfermedad profesional.

d) Parte de solicitud de consulta especializada A través de este documento se envía a un enfermo para que sea estudiado su caso en un servicio de consultas especializadas. Contendrá los datos personales y de la Seguridad Social del enfermo, la identificación del centro al que se remite, los datos clínicos del paciente y los datos del médico solicitante.

e) Partes de enfermedades de declaración obligatoria (EDO) Cuando se detecta un caso de enfermedad de declaración obligatoria, es necesario ponerlo en conocimiento de las autoridades sanitarias, al objeto de tomar las medidas que sean precisas para que no se convierta en un problema de salud pública. Existen varios modelos para emitir estos partes, identificados mediante un número y una letra: Modelos 1A, IB, 2A, 1F.

f) Documento especial en caso de síndrome de inmunodeficiencia adquirida Esta es una enfermedad de declaración obligatoria, si bien no se encuentra en la lista de estas enfermedades. Se debe hacer una descripción detallada de la enfermedad, así como de los factores sociales y riesgo del enfermo.

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Documento, Registro y Archivo

El impreso está formado por tres hojas autocopiativas y los sobres que lo contengan deberán llevar la palabra "confidencial" y "abrir sólo por el responsable del programa". Este sobre irá dentro de otro en el que se pondrá la dirección a la que se envía.

g) Documento de prescripción de material ortopédico Este documento lo expide el médico cuando considera que el paciente necesita este tipo de material. Para que no conlleve coste para el enfermo cuando el material ortopédico no está relacionado en el catálogo que la Seguridad Social tiene aprobado, se requerirá el visado de la Inspección Médica.

CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN Las actividades y funciones de los archivos fundamentalmente son tres: •

Recoger la documentación.

•

Conservar y custodiar los documentos.

•

Servir a la ciencia y a la comunidad.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN En cualquier caso, las normas de clasificación que se adopten para ordenar un archivo deben cumplir los requisitos de: •

Sencillez, que implica que sean fáciles de recordar para facilitar la búsqueda del documento.

•

Rapidez de localización, permitiendo el acceso al documento de forma directa.

•

Economía, evitando la existencia de material inútil, así como de espacios vacíos, lo que supone un costo innecesario.

Son criterios de ordenación los siguientes:

a) Según su procedencia Cada unidad produce sus documentos que, por ser el resultado de su actividad concreta, no deberán ser mezclados con los de otra unidad administrativa.

b) Cronológico Tiene como criterio de ordenación la fecha del documento, tomando como primer elemento a ordenar el año, seguido del mes y por último el día.

c) Numérico Consiste en la asignación de un número correlativo a cada unidad documental o de instalación (libro, legajo, caja, etc.).

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Documento, Registro y Archivo

d) Alfabético Toma como criterio de ordenación el alfabeto, y puede referirse tanto a personas como a lugares o materias, dependiendo del tipo de documentación. Deben seguirse ciertas reglas: •

Criterio Onomástico. Se utiliza para la ordenación de expedientes personales. Se toma como primer elemento los apellidos de la persona y a continuación el nombre.

•

Criterio geográfico o topográfico. Usado para la ordenación de lugares.

•

Criterio temático. Cuando la ordenación se refiere a materias o temas.

CLASES DE ARCHIVOS a) Públicos Recogen documentos tramitados por la Administración Pública y por instituciones de interés público.

b) Privados Son archivos de titularidad privada los conjuntos orgánicos de documentos producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado no incluidas en el epígrafe de los públicos.

ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

El servicio de documentación clínica hospitalaria es el servicio que: •

Garantiza la custodia y conservación de la documentación en él depositada y, funda mentalmente, su disponibilidad asistencia.

•

Fija los criterios básicos de los documentos de la historia clínica y los procesos de normalización de la misma.

•

Determina el sistema de recuperación selectiva de la información sobre procesos asistenciales y sus resultados.

•

Gestiona el control de registro del conjunto mínimo básico de datos de procesos asistenciales.

El archivo clínico, como unidad médica hospitalaria, integrado en el servicio de documentación clínica, tiene como función general la guarda y custodia de las historias clínicas generales del hospital, y su fin principal es el de ser un centro dinámico de información. El archivo clínico, que será único y centralizado para cada hospital, es el instrumento para la integración, el almacenamiento y la recuperación de la información clínica generada en el hospital, y como tal tiene las siguientes funciones: •

Mantener la Historia Clínica única, integrada y acumulativa. Función típica del archivo que consiste en la apertura, conservación y recuperación de historias clínicas, a cuyo fin dispondrá al menos de un fichero de pacientes, un fichero de diagnósticos y un fichero de localización.

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Documento, Registro y Archivo

•

Proporcionar, cuando sean solicitadas, las historias clínicas para la asistencia, docencia, investigación y fines legales.

•

Transmitir la información, cuando sea necesario, a otros centros médicos o administrativos.

•

Participar en trabajos de investigación sobre el contenido de los expedientes clínicos, ayudar en la evaluación de la calidad de historias clínicas y poner a punto los medios para esta evaluación.

Una vez que sale la historia del archivo, la responsabilidad de su custodia y conservación será del solicitante, quien deberá comunicar al archivo cualquier movimiento que surja hasta su devolución. Se establecerán plazos de devolución en función del motivo de la petición. Los archivos de Historias Clínicas tienen tres características fundamentales: •

Documentación homogénea: toda la documentación que va a ser archivada se uniformiza al ser colocada dentro de una bolsa o sobre, por cada paciente. Puede separarse la historia clínica propiamente dicha de la iconográfica, lo que no supone modificación del criterio de homogeneidad.

•

Gran volumen: existe gran número de historias clínicas a archivar.

•

Repetición de operaciones: que hace referencia a la importancia del movimiento de entradas y salidas, por su volumen, por su frecuencia y su limitado número de operaciones distintas, que forman parte de unos pocos procesos o circuitos distintos, y con destino de entrega también limitados.

Estas tres características requieren que los sistemas de clasificación de HC permitan el mayor ahorro posible de tiempos de manipulación y a su vez sean ágiles en su manejo.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN a) Archivado por actividad Ello supone dividir el Archivo de Historias Clínicas en tres archivos diferentes: •

Archivo Activo. Este archivo contendrá aquellas Historias Clínicas con una vigencia de "n" años. Quiere esto decir que se guardarán en este archivo las que su último movimiento tenga menos de "n" años de antigüedad. El numero "n" de años de antigüedad será mayor o menor dependiendo del espacio del que disponga la Institución para Archivo Activo, el número de Historias Clínicas que se abran cada año y la duración de los seguimientos.

•

Archivo Pasivo. Este archivo contendrá aquellas Historias Clínicas de vigencia más antigua, raramente consultadas.

•

Archivo Histórico. Contiene Historias Clínicas que sólo se utilizan con fines jurídicos, docentes, de estudio de investigación o como fondo histórico. Forman parte de este grupo las historias de pacientes que hayan sido "exitus" y las de los que, aunque no lo sean, hayan cumplido 100 años de edad.

b) Archivado por orden numérico Consiste en archivar Historias Clínicas siguiendo un orden numérico consecutivo.

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Documento, Registro y Archivo

Este sistema permite un rápido aprendizaje en su manejo y es de utilidad en archivos clínicos con un número limitado de expedientes (5.000). Los sistemas de clasificación por dígito terminal presentan diversas variantes: doble dígito terminal, triple dígito terminal o dígito terminal, cuando en realidad se está hablando de la misma idea pero aplicada a distintas magnitudes de archivo. El más frecuente es el doble dígito terminal, que consiste en dividir el archivo en 100 sectores iguales, de tal forma que cada uno de ellos se corresponda con cada una de las 100 posibles combinaciones de los dos últimos dígitos del número de Historia Clínica: 00, 01... 98 y 99.

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS El archivo de historias clínicas forma parte de la estructura básica de un hospital. Su diseño es fundamental para la organización de su actividad, aprovechamiento de los recursos y logro de los objetivos previstos, principalmente en lo referido a la custodia, conservación y disponibilidad de la totalidad de la documentación clínica generada durante la asistencia del paciente, independientemente de la naturaleza de su soporte y de quien la genere. En este diseño se debe tener en cuenta: •

La ubicación, de acuerdo con criterios de funcionalidad, estructura física, superficie.

•

La distribución del trabajo, distribuyéndose el espacio en zona de trabajo, almacenamiento y consulta.

•

Las medidas de seguridad. Para garantizar la conservación es preciso controlar los factores que los pueden poner en peligro, tales como temperatura, luminosidad, riesgo de incendios, etc.

NUEVAS TÉCNICAS El clásico soporte documental de las historias clínicas, en hojas de papel y archivado en voluminosas estanterías fijas o móviles, viene siendo desplazado por nuevos soportes, técnicas y sistemas que, una vez minimizado el problema del coste de su implantación, se conocen con la denominación de nuevas tecnologías y suponen un revolución en las historias clínicas y en los archivos de las mismas. Bajo el término de nuevas tecnologías se engloban dispositivos, sistemas y procedimientos basados fundamentalmente en la electrónica, la informática y en las telecomunicaciones. La aplicación actual a los Archivos de Historias Clínicas se orienta a: •

Uso de lectores ópticos de códigos de barras identificativos de la historia clínica, para mejorar la gestión del flujo de los dossieres.

•

Minimización de documentos y soportes radiológicos, mediante técnicas reductoras, de entre los que cabe destacar los microfilmes, los sistemas de CD-ROM y la tarjeta óptica.

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