Team Building In Punjab Emergency Service 1122

1 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

2 | Team Building in P Punjab Emerggency Service 1122   

Dedication

 

This Report is dedicated to My Beloved Parents 3 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Preface “Genius makes its observations in short‐hand; talent writes them out at length.”   

 

 

 

 

 

 

 

 

‐‐‐ Christian Nevell Bovee 

“Nothing  has  such  power  to  broaden  the  mind  as  the  ability  to  investigate  systematically and truly all that comes under thy OBSERVATION in life.”   

 

 

 

 

 

 

 

 

‐‐‐Marcus Aurelius 

A

s mentioned by the above quotations observing and on‐site viewing are a very    firm  base  for  learning.  We  learn  a  lot  more  by  seeing  the  theories,  we  read  in  books,  applied practically by the pros and by seeing how they actually put them to work.    Team building and teams are an important part of the business as we see it today  and  a  large  emphasis  is  given  to  them  in  the  modern  business  world.  Organizations  make teams to accomplish tasks and to increase efficiency in their work. When it came  to choosing the organization for my study of team building, Punjab Emergency Service  1122  became  the  first  thing  to  my  mind.  Punjab  Emergency  Service  1122  is  a  type  of  organization that has to rely on the team building, heavily.    The  study  was  taken  out  by  first  gathering  the  available  information  over  the  internet and the much available resources and then the further study was taken out by  visiting Punjab Emergency Service 1122 first hand. Interviews were conducted, and the  work was observed in a detailed and systematic manner. The report was generated by  combining the conducted study with the available theories about the related topic and  by making an orderly contrast of both. Later the teams present in the Punjab Emergency  Service 1122 were categorized according to the theories.    It  is  hoped  that  the  conducted  study  and  the  compiled  report  will  provide  a  source of comprehensive information and a complete survey report on the topic as well  as on the organization.         

4 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Acknowledgements T

  his  project  report  is  a  result  of  joint  hard  work  of  the  whole  team  and  was  accomplished by the blessing and grace of Allah Almighty.    I  want  to  give  a  special  thanks  to  Mrs.  Qurat‐ul‐Ain  who  gave  me  their  full  support and guided us throughout this report and she should be given credit on top of  all for this collection of knowledge.    I like to express our gratitude to Ch. Usman Raffique (ASI PES 1122); Hashim Ali,  Sayed Hassan Abbas, and all the PES Team that helped me by providing all the needed  information I needed to complete this report.    At  the  end  I  would  also  like  to  thanks  My  parents  who  motivated  me  and  that  motivation  led  to  the  successful  completion  of  the  report  and  also  all  My  mates  who  took time out of their busy lives to help me complete this report.             

5 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Table of Contents 

 

A Directory to the Report                                 

6 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Table of Contents Section 1: Introduction 1.1  1.2  1.3  1.4 

History of PES 1122.…………………………………………………………………………………………… About PES 1122…………………………………………………………………………………………………. Organogram of PES 1122…….................................................................................. Objectives of PES 1122………………………………………………………………………………………

9 10 13 14

Section 2: Teams and Team Building 2.1  2.2  2.3  2.4  2.5  2.6  2.7 

Team Concepts ………………………………………………………………………………………………….. When to Use Teams? …………………………………………………………………………………………. The Contribution of Teams ……………………………………………………………………………….. How to Build Teams................................................................................................ Types of Teams …………………………………………………………………………………………………… Groups V/S Teams…………………………………………………………………………………………….. Building Effective Teams…………………………………………………………………………………….

17 18 19 21 21 23 24

Section 3: Team Building in PES 1122 3.1  3.2  3.3  3.4  3.5  3.6  3.7  3.8 

Team Concepts in PES…………………………………………………………………………………………… Types of Teams used by PES………………………………………………………………………………… Work Teams……………………………………………………………………………………………………… Parallel Teams…………………………………………………………………………………………………… Management Teams…………………………………………………………………………………………… Virtual Teams…………………………………………………………………………………………………….. Problem Solving Teams………………………………………………………………………………………… Self‐Managed Teams……………………………………………………………………………………………

28 28 30 31 31 32 33 34

Section 4: SWOT Analysis of PES 1122 4.1  4.2  4.3  4.4 

Strengths …………………………………………………………………………………………………………. Weaknesses……………………………………………………………………………………………………… Opportunities…………………………………………………………………………………………………… Threats. ……………………………………………………………………………………………………………

36 37 38 38

7 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Section 5:  Section 6:  Section 7: 

Conclusion  Bibliography  References 

40 42 44

 

8 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Section 1 

 

Introduction             

Sr.  1  2  3  4 

Title History of PES About PES Organogram Objectives

         

9 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

1.1 History of PES 1122 P

  unjab Emergency Service 1122 evolved from Punjab Emergency & Ambulance  Services (Rescue 1122) Pilot Project on 14th October, 2004. Then the Service accepted  the  challenge  of  establishing  a  modern  Fire  Service  and  Disaster  Emergency  Response  Teams  in  Pakistan.  After  the  successful  evaluation  of  Lahore  pilot  project,  the  Service  has  been  established  in  all  the  major  cities  of  Punjab  which  include  Rawalpindi,  Faisalabad,  Multan,  D.G  Khan,  Bahawalpur,  Sahiwal,  Rahim  Yar  Khan,  Gujranwala,  Sialkot, Sargodha and Murree.    Some  of  the  major  tasks  involved  in  the  establishment  of  the  Service  included  acquisition  of  appropriate  land  for  Rescue  Stations  at  strategic  locations  from  where  swift  response  to  emergencies  could  be  provided  with  minimum  number  of  stations;  construction  of  Rescue  Stations;  recruitment  of  right  staff  and  training  of  staff  on  modern  lines;  development  of  international  standard  Ambulances,  Rescue  and  Fire  vehicles in Pakistan resulting in significant cost saving; acquisition of toll free emergency  number  1122  and  wireless  frequencies  from  Pakistan  Telecommunication  Authority;  development  &  installation  of  vehicle  and  call  monitoring  systems  for  District  Control  Rooms.     After the establishment of Rescue 1122 in all Districts of Punjab by 2009, Punjab  shall have effectively strengthened its limited capacity to deal with emergencies such as  road  traffic  accidents,  buildings  collapse,  hazardous  material  incidents,  fires  and  disasters  which  has  long  been  putting  the  lives  and  properties  of  citizens  at  risk  in  Pakistan.    The  establishment  of  the  Punjab  Emergency  Service  1122  was  also  important  because at that time there was no single service to deal with the emergency situations  (i.e., road side accidents, fire emergencies, medical needs, disaster situations, etc.)   

 

          10 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

1.2 About PES 1122 P

  unjab  Emergency Service  (Rescue  1122)  is  the  first  successfully  tested  model  of  trained  Emergency  Service  in  Pakistan.  The  Government  of  Punjab  has  established  this  Emergency  Service  through  legislation  to  provide  a  system  for  Emergency  Preparedness, Response and Prevention.    The Service has been established for proper management of emergencies such as  road traffic accidents, buildings collapse, explosions, hazardous material incidents, fires  and disasters.    The  Government  of  Punjab  has  established  an  effective  integrated  emergency  preparedness,  response  and  prevention  system  through  promulgation  of  unanimously  passed  Punjab  Emergency  Service  Act,  2006.  The  Punjab  Emergency  Service  (Rescue  1122)  also  established  under  this  Act  includes  Emergency  Ambulance,  Rescue  &  Fire  Services  and  Disaster  Emergency  Response  Teams.  Trained  emergency  paramedics,  Ambulance,  Rescue  and  Fire  services  were  virtually  non‐existent.  The  ambulances  available with the NGOs are only patient transport vehicles without essential equipment  and trained staff. These are good for transportation of routine patients and dead bodies  which is not the function of an emergency service.   

PES 1122 provides the following major services province wide:‐  • • • •

Ambulance Service  Fire Emergency Service  Disaster Emergency Service  Water Rescue Service 

Ambulance Service    PES  1122  has  state  of  the  art  fully  equipped  ambulances  compatible  to  international standards. The ambulances have oxygen, pulse oximeter, suction unit, CPR  material,  AED,  Smoke  masks,  Crowbars  ,  Helmets,  Fire  Extinguishers,  Spine  Boards,  Folding  stretchers  and  dressing  materials  etc.  The  Rescue  staff  is  uniformed  and  committed  to  perfection  and  devoted  to  serve  helpless  victims  of  Accidents,  Emergencies and disasters.     

11 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Fire Emergency Service    Rescue  1122  Fire  Service  has  so  far  responded  to  over  6093  calls  and  saved  precious human lives and property worth billions by timely responding to fire incidents  and professional fire fighting.    After failure of repeated attempts to revitalize the existing Local Government Fire  Brigades,  the  challenge  of  establishing  a  modern  fire  service  was  also  given  to  the  management  of  Rescue  1122.  This  first  trained  and  modern  Fire  Service  was  finally  launched from Minar‐e‐Pakistan in Lahore on 5th June, 2007.  Disaster Emergency Service    The  Service  accepted  another  challenge  of  establishing  first  trained  Disaster  Emergency  Response  Team  in  Pakistan.  After  the  success  of  this  team  in  Lahore,  the  model is being replicated in other Districts.  Water Rescue Service    After  the  Punjab  Emergency  Service  started  receiving  emergency  calls  of  drowning incidents, the Service was motivated to start Water Rescue training of its staff.  In  this  regard  while  reviewing  the  data  regarding  drowning  and  rain  emergencies,  the  Director General, Dr. Rizwan Naseer issued directions to District Emergency Officers to  start  water  rescue  training  in  their  respective  districts  on  priority  basis.  The  District  Emergency  Officers  were  further  directed  to  review  the  data  regarding  all  drowning  incidents  and  other  emergencies  which  had  occurred  during  monsoon  and  personally  visit these incidents sites. This exercise would help the Service in preparing an effective  preparedness and prevention strategy for better management of such emergencies.  Response     Rescue 1122 is proudly playing pivotal role in saving precious lives by providing  timely  rescue  and  quality  emergency  care.  According  to  third  party  evaluation  its  average response to emergencies in Lahore is seven minutes with only 14 ambulances, 2  rescue  vehicles  and  200  rescuers  in  a  city  of  over  7  million  populations.  Response  in  terms  of  managing  emergencies  is  highly  professional  and  in  accordance  with  international standards due to the quality training imparted to the staff. Their motto is  train hard work easy.     Regular  data  compilation  and  analysis  of  the  emergencies  managed  by  Rescue  1122 reveals that most of our beneficiaries are victims of Road Traffic Accidents (46%).  They  are  primarily  able  breadwinners  of  society  aging  between  21  to  50  years  (70%).  Therefore,  Rescue  1122  has  a  favorable  socio‐economic  impact  on  the  society  by  12 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

providin ng  swift  response,  rescue,  emergencyy  medicall  treatment  and  safer  s transporrtation to th he victims o of road trafffic accidentts.   Prevention   ency  Service  is  not only  savin ng  lives  by  efficientt  and  effective    The  Emerge a a and  emergeencies  but  is  also  working  w for  preventio on  of  management  of  accidents  ncies  through  proacctive  appro oach.  In  this  t regard d  cluster  Mapping,  data  emergen compilattion  and  analysis  is  being  b donee  on  regulaar  basis  so o  that  high‐risk  areas  and  factors  leading  tow wards  emeergencies  can  c be  iden ntified  and d  analyzed  for  preven ntion  purposees.     Punjab  Eme ergency  Co ouncil  hass  also  beeen  establisshed  for  monitoring  m the  mergencies,, improvingg coordination amongsst concerneed departm ments  management of em ommendingg appropriaate measurees for the prevention o of emergen ncies.  and reco Recruitm ment    Punjab Emergency Servvice takes p pride for being a great place to wo ork. The service  mitted  to  developing  d its  employyees  througgh  a  contin nuous  proccess  of  capacity  is  comm building.  Opportun nities  at  Em mergency  Seervice  inclu ude  specialiized  Mediccal,  Fire,  Reescue  and Emeergency Maanagement fields.     

R Recruitment t process in ncludes follo owing phases:‐  App plication Form m,  A Assesment,  Scru utiny, Physicaal  Screening

Physical  Testt/Written Tesst

Interrview Based o on  Perssonal Qualitiees  an nd Attributes

Occupational  Health Assesmen nt  Test

  13 | Team m Building in Punjab Emerrgency Service 1122   

1.3 Organogram Director General

     

Finance Wing      DEPUTY DIRECTOR    Finance 

OPERATIONS  WING Emergency Control  Officer 

  BUDGET & ACCOUNTS OFFICER 

 

PLANNING &  DEVELOPMENT WING 

HR WING        Deputy Director

Deputy Director (P&D) 

EO Community  Training

RESEARCH ANALYST 

EMERGENCY  OFFICER LAW

Deputy Director (Operations)

ASSISTANT OFFICER  PLANNING

PURCHASE OFFICER 

   

EMERGENCY OFFICER  H.R.D.

REPAIR &  MAINTENANCE 

ASSISTANT OFFICER ACCOUNTS 

 

ASSISTANT OFFICER HR 

INT. AUDITOR 

  ACCOUNTANT 

 

DISTRICT EMERGENCY OFFICERS  Operations & Monitoring  

DEPUTY DIRECTOR  Repair & Maintenance  

  STORE SUPERVISOR    PURCHASE ASSISTANT 

EMERGENCY OFFICER    Operations  

OFFICE COMPUTER  OPERATOR

  ACCOUNTS/OFFICE    ASSISTANT 

 

CONTROL  ROOM  INCHARGE  

STORE KEEPER 

  CASHIER 

 

  JUNIOR CLERK     

SHIFT  INCHARGE  

STATION HOUSE  INCHARGE  

ASSISTANT STATION  INCHARGE 

STATION  COORDINATOR   COMPUTER    WIRELESS  OPERATOR  

1

EMERGENCY OFFICER  Repair & Maintenance  MAINTENANCE  INSPECTOR

AUTO ELECTRIC  SUPERVISOR 

WIRELESS  TECHNICIAN 

TUBE WELL  TECHNICIAN 

ELECTRICAL  TECHNICIAN 

DISPATCH RIDER 

AUTO  ELECTRICIA

14 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

1

RESCUE  TECHNICIAN  

EMERGENCY  MEDICAL TECHNICIAN 

LEAD FIRE  RESCUER

RESCUE  TECHNICIAN  

SPECIAL VEHICLE  OPERATOR  

DERT RESCUER  

DRIVER (LTV) 

FIRE RESCUER

DRIVER (HTV) 

15 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

1.4 Objectives Punjab Emergency Service 1122 has following objectives as an Organization:‐ • Establishment  of  a  system  for  Emergency  preparedness,  Response  and  prevention.  • Development  of  Safer  Communities  through  proactive  approach  towards  Emergency Management, Community Awareness & Training.  • To  have  positive  socio‐economic  impact  on  the  society  by  reducing  deaths  &  disabilities  due  to  injuries,  (mostly  resulting  from  Road  traffic  accidents,  the  leading cause of deaths) amongst young able bread winners.                                16 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Section 2 

Teams and Team Building  

  Sr.  1  2  3  4  5  6  7 

Title Team Concepts When to Use Teams?  The Contribution of Teams How to Build Teams?  Types of Teams Groups V/S Teams Building Effective Teams 

         

17 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

2.1 Teams Concepts What is a Team?   

Teams may be defined in one of the following ways:‐  • “A  number  of  people  with  complementary  skills,  who  are  committed  to  a  common  purpose,  set  of  performance  goals  &  approach  for  which  they  hold  themselves mutually accountable.”   (Thomas S. Bateman)  • “A group of workers that functions as a unit, often with little or no supervision, to  carry out work‐related tasks, functions &activities.”     (Ricky Griffin) 

What is Team Building?  The process of gathering the right people and getting them to work together for  the benefit of a project is called Team Building  What is Team Management?  Team Management is the direction to a group of individuals who work as a unit.  Effective teams are result‐oriented and are committed to project objectives, goals and  strategies are called Team Management. 

2.2 When to Use Teams? There are several types of teams. The choice of type depends on the task to be  performed, the organizational context and the resources available. Carefully consider if  some routine tasks will need to be performed on an ongoing basis. A permanent core  structure team at steering committee level may be considered. Its function will be to  provide quality control regularly and the continuity needed to underpin such a large and  ongoing program (e.g. cancer control), and ensure the timely completion of projects  within a set budget.      18 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

2.3 How to Build Teams?  

Having the right core team can make or break a project. Therefore, great care  should be taken when selecting team members. It might be very useful to consider the  following elements:   1. 2. 3. 4.

Team size   Overall team composition   Team member selection and exclusion criteria   Member recruitment process  

Team size   • Recommended size is a team of 3‐12 members. A team of 5‐7 members is the  best.   •  Small teams (3 or 4 members) work faster and tend to produce results quickly,  but there is less diversity.   • Teams greater than 7 or 8 members require an expert facilitator and the creation  of sub teams to operate effectively. They have the potential for generating more  ideas and are more diverse.   2. Overall team composition   Ensure that the team represents the stakeholders involved in the project. A well‐ rounded team includes a mix of members from relevant units/organizations involved in  the project having a wide range of experience and skills. Consider members who:   • belong to relevant partners organizations or organizational units of the project  • have different abilities such as:   o technical expertise and skills,  o  administrative skills (e.g. problem‐solving and decision‐making skills),  o Interpersonal and communication skills.   The team could include:   • People who understand the project very well such as, for example, those already  working in cancer control (e.g. public health specialists, cancer institutes program  managers, cancer societies, professional associations, and cancer patient groups),   • People who are technical experts (e.g. health care providers from oncology  services),   19 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

• People who can provide objectivity in the process and outcome (e.g. NGOs,  community leaders, cancer patient self‐help groups, non‐health professionals),   • Suppliers (e.g. pharmaceutical department at the ministry, funding agencies).  3. Team member selection and exclusion criteria   You need the "best and brightest" on your team, but even those people must  work well together for the project to succeed. When selecting team members, give  preference to individuals who are:   • Concerned about and committed to the common purpose and goals (interested  in the project)   • Enthusiastic   • Optimistic   •  Creative, flexible and open minded   • Proactive   • Good team players:  o Work effectively as a member of a team  o Respect the values, beliefs and opinions of others   o Relate to and interact effectively with individuals and groups   o Are willing to cooperate to reach common goals   • Well respected among peers and other leaders   • Can devote time to the initiative.   It is also useful to develop your own "exclusion criteria" about team members. In  cancer control planning, for example, those associated with tobacco production or  promotion, or who may have business interests in the project should not be included.  Members should not be selected merely because of their high position within the  system. They can be very as advisers or facilitators in a team, but may be able to devote  time for field work, such as data collection in a needs assessment team.   Professionals from various disciplines should be chosen e.g. nursing, general medicine,  specialties like gynecology and oncology, surgery, public health, sociology, economics or  management  4. How to recruit the best members for your team?   • Keep in mind the project goals and the selection criteria mentioned above.   • Identify relevant people in partner organization/s or unit/s. Make informal  contact with those who have been identified, as well as with anyone who know  them to see if they fulfill the criteria. Include their interest in the project and the  time needed to integrate the project.   20 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

• Decide if he/she is the right person with the preliminary information you have.   • Invite the person to join the team.  

2.4 The Contribution of Teams I

  t  is  no  wonder  that  team‐building  approaches  to  work  have  generated  such  excitement.  Used  appropriately,  teams  can  be  powerfully  effective  as  a  building  block  for organization structure. Organizations like SEMCO, Whole Foods, and Kollmoren, are  structured  around  teams.  Team‐oriented  structures  can  be  seen  all  over  the  world  in  various organizations and companies use teams to come up with breakthrough products  that are small entrepreneurial business products emerge through the use of teams that  are small entrepreneurial businesses with the larger corporate.    Teams  can  improve  productivity,  improve  quality,  and  reduce  cost.  Teams  can  enhance speed and be powerful forces for innovation and change. Companies all over  the  world  are  using  teams  to  create  products  faster.  Lenders  cut  home  mortgage  approval times from weeks to hours and life insurance Company’s cut time to issue new  polices from six weeks to one day. Some companies have become more entrepreneurial  in part to the creation of client service groups.    Teams  provide  benefits  for  their  members  as  well.  The  team  is  a  very  useful  learning mechanism. Members learn about the company themselves, and they acquire  new skills and performance strategies. The teams can satisfy important personal needs  such as affiliation and esteem. Other needs are met as team members receive tangible  organizational rewards that they would have not won alone. 

2.5 Types of Teams T

  here may be a hundreds of groups and teams in an organization, but there are  just a few primary types and most of the other flow into one of these types:‐  1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Work Teams  Project and Development Teams  Parallel Teams  Management Teams  Virtual Teams  Self‐Managed Teams  Problem Solving Teams  Cross Functional Teams 

21 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

1. Work Teams    Teams whose members work intensively on a specific, common goal using their  positive synergy, individual and mutual accountability and complementary skills.  2. Project Development Teams    Teams that work on long term projects but disband once the work is completed  are called Project Development Teams.  3. Parallel Teams    Teams  that  operate  separately  from  the  regular  work  structure  of  the  organization and exist temporarily.  4. Management Teams    Teams that work and coordinate together to provide direction to subunits under  them and integrate work among subunits are called Management Teams.  5. Virtual Teams    Teams  that  are  physically  dispersed  and  communicate  electronically  more  than  face‐to‐face are called Virtual Teams.  6. Self Managed Teams    Teams that operate without a manager and are responsible for a complete work  process or segment are called Self Managed Teams.  7. Problem Solving Teams    Teams from the same department or functional area that’s involved in efforts to  improve work activities or to solve specific problems are called Problem Solving Team.  8. Cross Functional Teams    Types of teams that are composed of the individuals from various specialties are  called Cross Functional Teams.          22 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

2.6 Groups V/S Teams Many  people  used  the  words  team  and  group  interchangeably,  but  there  are  actually a number of differences between a team and a group in real world applications.  A number of leadership courses designed for the corporate world stress the importance  of  team  building,  not  group  building,  for  instance.  A  team's  strength  depends  on  the  commonality of purpose and interconnectivity between individual members, whereas a  group's  strength  may  come  from  sheer  volume  or  willingness  to  carry  out  a  single  leader's commands.  It is often much easier to form a group than a team. If you had a room filled with  professional  accountants,  for  example,  they  could  be  grouped  according  to  gender,  experience, fields of expertise, age, or other common factors. Forming a group based on  a  certain  commonality  is  not  particularly  difficult,  although  the  effectiveness  of  the  groups  may  be  variable.  A  group's  interpersonal  dynamics  can  range  from  complete  compatibility  to  complete  intolerance,  which  could  make  consensus  building  very  difficult for a leader.  A  team,  on  the  other  hand,  can  be  much  more  difficult  to  form.  Members  of  a  team  may  be  selected  for  their  complementary  skills,  not  a  single  commonality.  A  business  team  may  consist  of  an  accountant,  a  salesman,  a  company  executive  and  a  secretary, for example. Each member of the team has a purpose and a function within  that team, so the overall success depends on a functional interpersonal dynamic. There  is usually not as much room for conflict when working as a team.  The success of a group is often measured by its final results, not necessarily the  process  used  to  arrive  at  those  results.  A  group  may  use  equal  parts  discussion,  argumentation and peer pressure to guide individual members towards a consensus. A  trial  jury  would  be  a  good  example  of  a  group  in  action,  not  a  team.  The  foreperson  plays  the  leadership  role,  attempting  to  turn  11  other  opinions  into  one  unanimous  decision.  Since  the  jury  members  usually  don't  know  one  another  personally,  there  is  rarely an effort to build a team dynamic. The decision process for a verdict is the result  of group cooperation.  A team, by comparison, does not rely on "groupthink" to arrive at its conclusions.  An accident investigation team would be a good example of a real world team dynamic.  Each member of the team is assigned to evaluate one aspect of the accident. The team's  expert on crash scene reconstruction does not have to consult with the team's expert on  forensic evidence, for example. The members of a team use their individual abilities to 

23 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

arrive at a cohesive result. There may be a team member working as a facilitator for the  process, but not necessarily a specific leader.  Group building can literally take only a few minutes, but team building can take  years. Individual members of a group often have the ability to walk away from the group  when  their  services  or  input  become  unnecessary.  A  team  member's  absence  can  seriously hamper the abilities of other team members to perform effectively, so it is not  uncommon  for  individual  members  to  form  an  exceptionally  strong  allegiance  to  the  team as a whole. An elite military unit such as the US Navy SEALS or the Army Rangers  could be considered examples of team building at its best.   

Group 

Team

Strong, clearly focused leader

Shared leadership roles 

Individual accountability

Individual & mutual accountability 

Groups purpose is the same as the  broader organizational mission. 

Specific team purpose that the team  itself delivers. 

Individual work products

Collective Work Products 

Runs efficient Meetings

Encourages open ended discussions  and active problem solving meetings 

Discusses, decides, and delegates  together. 

Discusses, decides and does real work.

 

2.7 Building Effective Teams Whether you're the CEO of a multi‐million dollar company or a small business  owner with twelve employees, developing a healthy culture is as scientific as predicting  your  company's  future  growth,  Leaders  who  guide  their  organizations  to  long‐term  success  understands  that  there  is  a  cause‐and‐effect  relationship  between  their  organization's culture and the business results they achieve. During this current trend of  headcount  reductions  coupled  with  rising  responsibilities,  leadership  is  under  a  microscope. "Do more with less" is the battle cry, Stress, Longer hours, that’s a certainty  ‐ for those who choose to lead the "old way."   24 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Corporate leaders of Fortune 500 companies have experienced profound effects  on  productivity,  job  satisfaction,  and  bottom  line  results  by  utilizing  the  following  leadership approach.  Welcome to the "new way" of Team Building  1. 2. 3. 4. 5.

Build the Individual  Build a Solutions‐Focused Environment  Build Full Information Flow  Build Clear, Achievable and Stretch Objectives   Build a Healthy Team Identity 

1. Build the Individual  Your  initial  way  to  build  your  employees  may  be  to  tell  them  what  a  great  job  they're doing. Top leaders, however, understand that "telling" someone anything is as  valuable  as  passing  out  junk  bonds.  The  key  is  to  communicate  in  a  way  the  people  receiving the  information  know  it  as truth. This is  accomplished by  acknowledging  the  person  for  accomplishments  with  specificity  and  sincerity.  By  building  individuals,  organizations  tap  into  a  more  consistent  and  reliable  source:  Internal  motivation.  This  affects  the  way  they  respond  to  situations  and  increases  their  effectiveness  when  interacting with others.  2. Build a Solutions Focused Environment  In organizations that experience long‐term success, a greater focus is placed on  what's  working  vs.  what's  not  working,  strengths  vs.  weaknesses,  and  what  can  be  learned  vs.  who  is  to  blame.  This  sort  of  forward‐focus  allows  teams  to  engage  in  an  issue (formerly known as a crisis), resolve it, learn from it, and thus use it as a pillar for  future growth. These organizations know that advancing their company does not mean  eliminating  all  challenges;  rather,  their  success  is  fundamentally  tied  to  how  their  organization responds to the issues of everyday business life.   3. Build Full Information Flow  When  we  ask  business  leaders  and  marriage  therapists  what's  the  number  one  problem  with  ineffective  relationships,  the  answer  is  almost  always  "poor  communication."  Because  good  business  is  built  upon  relationships,  successful  leaders  make communication a priority. We have all experienced attempting to do a job without  full information. It's an ingredient for poorer quality, lower job satisfaction and dismal  results. Successful leaders know that communication is two‐way, which means as many  ideas as possible are mined.     25 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

4. Build Clear, Achievable Objectives  Why  do  effective  leaders  ensure that  objectives  are  clear  and  achievable?  They  know that the workplace is full of distractions and when objectives are clear employees  can navigate by priorities. If the objective is not achievable, motivation will dissipate.   5. Build a Healthy Team Identity  When  individuals  work  together  toward  achieving  a  common  goal,  it  involves  sharing struggles, challenges and successes. When an organization is made up of strong,  healthy teams who have the ability to work together with a solution‐focused approach,  people are willing to go the extra mile for one another. They feel a sense of ownership  and pride in their work and a sense of loyalty to one another, their leadership and the  organization.                               

26 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Section 3 

Team Building in PES 1122  Sr.  1  2  3  4  5  6  7  8 

Title Team Concepts in PES  Types of Teams used by PES Work Teams  Parallel Teams  Management Teams  Virtual Teams Problem Solving Teams  Self‐Managed Teams 

           

27 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

3.1 Team Concepts in PES T

  eams  and  Team  Building  are  an  important  component  of  every  organization  and  Punjab  Emergency  Service  1122  is  no  different.  Punjab  Emergency  Service  1122  (PES  1122)  puts  a  special  emphasis  on  team  building  and  teams.  Punjab  Emergency  Service  1122  put  their  lives  at  stake  to  save  the  lives  of  the  people  province  wide.  At  Punjab Emergency Service 1122 team building gets a major focus as life saving requires  a lot of collaboration, coordination, and team work.    Even  though  Punjab  Emergency  Service  1122  have  got  very  sophisticated  and  carefully designed teams, but yet their team building methodology is no rocket science  neither  a  hard  trait  to  understand,  they  use  the  traditional  teams  building  methodologies to put up and develop their life saving crew of heroes and the rest of the  organizational structure.    Working  as  a  not‐for‐profit  organization  Punjab  Emergency  Service  1122  concentrated on their team building by including the wills of, the important parts of the  teams, the team members and as well take in account the skills as well.    The  first  and  the  foremost  preference  is  given  to  the  members’  will  if  the  members of the team don’t want to gel together they might not put that team up at all  no matter how tempting that combination might be.    Teams  are  made  by  keeping  a  balance  of  overall  skills  and  also  by  taking  into  account that the team will work together in any situation granted, and if they have the  skills to encounter all that’s put up against them. 

3.2 Types of Teams A

  s  more  of  an  army  influenced  organization  the  work  done  in  Punjab  Emergency  Service  1122  is  much  from  the  old  books  and  has  an  old  school  touch  of  class. This rawness has also influenced the team building and the teams made are base  on  the  classical  models.  Some  of  the  types of  team  used  in  Punjab  Emergency  Service  1122 are listed as follow:‐  1. Work Teams  3. Management Teams  5. Problem Solving Teams 

2. Parallel Teams 4. Virtual Teams 6. Self‐Managed Teams 

  28 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

W Work Tea ams • Rescue Squ uad • Operationaal Team • Operationaal Call Center • Planning Te eam

P Parallel T Teams • Road Mapp ping Teams • Emergencyy Teams

M Manage menet TTeams • Logistic Teaam • Discipline TTeam • Shift In‐chaarge Team

V Virtual T Teams • Reporting C Call Center • Report Gen nerating Team m

P Problem  Solving Teams • Maintenance Team • Human Ressource Team m • Procureme ent Teams

S Self‐Man naged Teeams • Rescue Officers at Worrk

   

29 | Team m Building in Punjab Emerrgency Service 1122   

3.3 Work Teams   The  concept  of  Work  Team  Models  is  used  in  the  following  teams  of  Punjab  Emergency Service 1122:‐  i. ii. iii. iv.

Rescue Squad  Operational Team  Operational Call Center  Planning Team 

i. Rescue Squad    The Most important part of the PES 1122 is the Rescue Squad and they are built  as a team on the basis of Work Team Model. Rescue Squads are the ones that save lives  by taking their duties as, fire rescuer, dirt rescuer, medical emergency technician, or as  the water rescuer.    Each member of the Rescue Squad is trained to do all the duties to be called in  time and is also specially trained to for his own task. All of the members of the rescue  team are permanent members of the crew.  ii. Operational Team:‐    Operational  Teams  are  also  permanent  teams  and  are  shaped  around  the work  model  of  the  work  teams.  They  are  an  important  component  of  the  PES  1122  as  they  make all the major decisions.  The operational teams have following duties on hand:‐  a. Design New Operational Strategies.  b. Design New Tanning Sessions.  c. Train the Rescuers for Further Operations.   iii. Operational Call Center:‐    Operational  Call  Center  are  an  important  part  of  the  PES  1122  as  the  whole  rescue  mission  starts  from  them,  they  are  the  ones  who  receive  calls  are  respond  to  them accordingly, by informing the relevant sub dept. are according to which the action  is taken.   

The duties of the Operational Call Center include:‐  a. Answer Emergency Calls from the People. 

30 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

b. Alert the Response/Rescue Teams  c. Make a Report on the Sent Team.   iv. Planning Team:‐    The Planning team makes plans for the entire organization such as the financial,  strategic, etc. and makes up an important part of the Pakistan Emergency Service 1122. 

3.4 Parallel Teams   The  concept  of  Parallel  Team  Models  is  used  in  the  following  teams  of  Punjab  Emergency Service 1122:‐  i. ii.

Road Mapping Teams  Emergency Teams 

i. Road Mapping Team:‐    The  Road  Mapping  team  is  doesn’t  work  on  permanent  basis  rather  they  work  when  they  are  needed  to  work.  Road  mapping  team  was  formed  before  the  proper  establishment of the PES 1122 and started to map out the cities. Road mapping team is  formed after a set period once the map are found to be outdated but this type of teams  are not present on permanent basis.  ii. Emergency Team:‐    Emergency  teams  also  work  as  parallel  teams  once  there  are  more  than  one  rescue  squads  are  at  work  and  during  that  time  the  entire  rescue  squads  that  are  present their work as a single team which is lead by the senior most individual present  there 

3.5 Management Teams   The  concept  of  Management  Team  Models  is  used  in  the  following  teams  of  Punjab Emergency Service 1122:‐  i. ii. iii.

Logistic Team  Discipline Team  Shift In‐charge Team 

  31 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

i. Logistic Team    Logistic  teams  are  present  in  PES  1122  in  the  management  section,  their  responsibility involve the integration of:  ¾ ¾ ¾ ¾

Information  Transportation  Material‐handling  Security  

ii. Discipline Team    The  discipline  team  is  responsible  for  maintaining  the  overall  discipline  in  the  station  and  is  also  responsible  for  giving  punishments  to  the  recruits.  If  anyone  is  off  time or late for the job they may be punished under the orders of the Discipline Team  which is supervised by ASI mostly.  iii. Shift In‐Charge Team    The  shift  in  charge  team  is  responsible  for  arranging  and  managing  the  shift  timing and shift periods of the recruits and also responsible to arrange shifts if someone  get on a leave. 

3.6 Virtual Teams   The  concept  of  Virtual  Team  Models  is  used  in  the  following  teams  of  Punjab  Emergency Service 1122:‐  i. ii.

Reporting Call Center  Report Generating Team 

i. Reporting Call Center    The reporting call center is one half of the call center that reports the attended  call, attended by them, to the rescue squad and officers and initiates the mission. They  are an important part of the mission as the mission is initiated from them.  ii. Report Generating Team    Report Generating Team generates reports about the activities happening in the  various  sections  of  the  station,  on  daily,  weekly,  and  monthly  basis.  Their  generated  32 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

reports are transferred to the head quarter and is monitored and processed further over  there. 

3.6 Problem Solving Teams   The concept  of  Problem  Solving  Team Models is  used  in the  following  teams  of  Punjab Emergency Service 1122:‐  i. ii. iii.

Maintenance Team  Human Resource Team  Procurement Teams  

i. Maintenance Team    Maintenance  Team  keeps  a  check  on  the  vehicle  and  sees  if  any  sort  of  maintenance is needed or if some equipment is needed to be replaced. They make the  decisions about the replacement or repair of the equipment or the vehicle.  ii. Human Resource Team    Human  Resource  Team  is  an  important  part  of  every  organization  and  in  PES  1122 the H.R. Team has following jobs:‐  a. b. c. d. e. f.

Workforce planning  Recruitment   Skills management  Training and development  Payroll   Employee benefits  

iii. Procurement Team    The  Procurement  Team  decides  whether  to  purchase  new  or  replace  older  equipment of the vehicles or the vehicles themselves and also see how much money is  required to do that.     

33 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

3.7 Self-Managed Teams   The  concept  of  Self‐Managed  Team  Models  is  used  in  the  following  teams  of  Punjab Emergency Service 1122:‐  i.

Rescue Officers at Work 

i. Rescue Officers at Work    When the rescue officers are at work they act as a self managed team because  they don’t have to report their actions on site and they don’t have act on the planning  of any one they respond according to the situation and act according to their intuition.                             

34 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Section 4 

 

SWOT Analysis of PES 1122  

       

Sr.  1  2  3  4 

Title Strengths Weakness Opportunities Threats

           

35 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

4.1 Strengths   Punjab Emergency Service is the first successfully tested model of rescue services  in  Pakistan  they  are  equipped  with  the  latest  equipments  and  with  high  amount  of  training this makes it a strong public service organization   

Some of the major strengths of PES 1122 are as follow:‐  1. 2. 3. 4.

Latest Safety Equipments  Efficient Call Center System  Employee Motivation  Discipline 

1. Latest Safety Equipments    PES 1122 is equipped with the latest equipments onboard and has got the best  the market has to offer. The high tech call center and the emergency vehicles which are  loaded  with  all  of  needed  equipments  make  the  work  of  PES  1122  efficient  and  effective.  This  sort  of  things  makes  PES  1122  a  strong  organization.  PES  1122  has  got  state  of  the  art  safety  equipment  including  ambulances,  fire  rescue  vehicles,  disaster  emergency vehicles, all of these vehicles are loaded with latest equipments and all the  safety equipments.  2. Efficient Call Center System    PES  1122  has  got  a  latest  call  center  system  that  receives  emergency  calls  and  through that call center PES employees can also direct call to the rescuers and initiate  rescue missions and at the same time report to the Head Quarters and make a report  about it. This call system helps PES 1122 to increase the efficiency of work and through  this system PES 1122 can keep a record of their data as well and can also initiate rescue  missions quickly.  3. Employee Motivation    PES  1122  focuses  highly  on  employee  motivation.  Their  HR  Dept  puts  a  special  focus on keeping the employees motivated so that they can perform their tasks nicely.  The teams that are formed also provide the base for employee motivation because the 

36 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

teams  make  an  affliction  of  a  family  with  in  this  helps  in  keeping  the  employees  motivated.  4. Discipline    The PES 1122 puts a special emphasis on their discipline as well the punishments  given  to  the  workers  as  and  on  time  duty  reports  keep  a  strong  discipline  in  the  organization the discipline increase the efficiency of work and also keep the workers on  their toes for the emergency situations. 

4.2 Weakness Nothing is perfect except Allah in this world everything has got its limitations and  imperfections. Every organization has its own strengths as well as its own limitations PES  1122 might have a lot of strenghts but some limitations might also trail its tail. Some of  the major weaknesses are as follow:‐  1. One Time Training Program  2. Lack of all the Emergency Services  1. One Time Training Program    The One Time Training Program of PES 1122 can be one of their major weekness  because as the time changes so will the technology and so will the situations so the one  time  training  of  the  rescuers  might  not  be  sufficiently  good  enough  to  deal  with  the  turing of time. This proves to be a weakness which can only be overcomed by increasing  the no. of trainnig programs and giving training  to every recruit more than one time  2. Lack of all the Emergency Services    PES 1122 might offer fire, desaster, and medical emergiencies but this does not  cover  all  the  emergiency  situation  that  are  there  this  puts  them  at  a  disadvantage  because if any other emergency situations that might come up they might not at all be  able  to  deal  with  it.  One  of  the  major  emergency  service  that  is  missing  is  the  bomb  disposal squad.       

37 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

4.3 Opportunity   As PES 1122 is a not‐for‐profit organizations so they don’t look to compete with  other such organizations and don’t look at their weekness as opertunities. But one thing  is alwsays an oportunity for any organizations and that is growth.  Growth    Growth is always an opertunity for any organization as PES is stilll limted to some  major cities of punjab and it can grow to the various outskirts PES 1122 wants to grow  to all areas of punjab and also want to grow to the whole nation in the future. This is the  only opertunity for PES 1122 is their enviornment. 

4.4 Threats   As PES 1122 is a not‐for‐profit organizations so they don’t look to compete with  other such organizations and don’t look at their strengths as threats for them because  they want to help people not to compete.                         

38 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

Section 5 

 

Conclusion

 

                               

39 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122   

5.1 Conclusion The  importance  of  team  building  can  not  be  ignored  wheter  it’s  a  for  profit  organizaiton  or  a  not  for  profit  organiation  and  for  an  organization  like  PES  1122  that  need to save lives of thousands every day and have to be on their toes all the time the  imprtance of teams increases. The daily team work of the brave rescuers and the rest of  the PES 1122 makes them more and more effective and efficient.  But there is always  some room for improvement and since the PES 1122 is a new and young organization  there  is  still  a  lot  of  it  in  it.  The  increase  in  services  and  the  increse  in  the  training  programs is something that the authorities might be looking in the future but the high  motivation and skills of the rescuers will prove to be an everlasting source of public help  in the years to come. 

40 | Team Building in Punjab Emergency Service 1122