Tata Naskah Hatungun.docx

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pengaturan sistem tata naskah dokumen adalah hal penting yang merupakan pedoman atau acuan kerja dalam melaksanakan kegiatan, penerapan, pembuktian dan kebijakan dalam program suatu instansi. Oleh karena itu sistem yang baik dalam sebuah instansi diharapkan dapat berjalan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dan disetujui bersama. Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku di Puskesmas Hatungun mengacu pada Peraturan Bupati Tapin Nomor 16 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapin.

B. MAKSUD DAN TUJUAN 1.

Maksud Pedoman ini dimaksudkan agar semua pemangku kepentingan memiliki acuan dalam melakukan standarisasi tata naskah seluruh dokumen terkait akreditasi Puskesmas Hatungun.

2.

Tujuan Pedoman Tata Naskah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan di Puskesmas Hatungun.

C. SASARAN Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah di Puskesmas Hatungun adalah : 1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah di Puskesmas Hatungun.

1

2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. 3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis. 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas. 5. Berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. DASAR HUKUM 1.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144;

2.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tetang Pelayanan Publik, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112;

3.

Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;

4.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;

5.

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59 tahun 2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP;

6.

Peraturan Bupati Kabupaten Tapin No 16 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapin;

7.

Peraturan Bupati Kabupaten Tapin No 1 Tahun 2014 Tentang Jadwal Retensi

Arsip

Subtantif

Dan

Fasilitatif

Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Tapin.

2

Non

Keuangan

Dan

Non

BAB II DOKUMENTASI AKREDITASI A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber

1.

Dokumen Internal Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat (untuk Puskesmas) perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas. Regulasi internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen yang harus disediakan oleh Puskesmas Hatungun untuk memenuhi standar akreditasi.

2.

Dokumen Eksternal Regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedomanpedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kabupaten dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi Puskesmas Hatungun dalam menyelenggarakan administrasi manajemen

dan

upaya

kesehatan

perorangan

serta

khusus

bagi

Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat.

Dokumen-dokumen eksternal sebaiknya ada di Puskesmas Hatungun tersebut, sebagai dokumen yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.

B. Jenis Dokumen Akreditasi FKTP

1.

Dokumen Induk Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP.Dokumen ini harus ada tanda/stempel “ASLI”.

2.

Dokumen terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana, terdaftar dalam Dafar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.

3

C. Jenis Dokumen yang Perlu Disediakan

Dokumen-dokumen yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas, c. Pedoman/manual mutu, d. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen, e. Standar operasional prosedur (SOP), f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): 1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan 2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) g. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK).

2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM): a. Kebijakan Kepala Puskesmas, b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun pengembangan), c. Standar operasional prosedur (SOP), d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.

3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) a. Kebijakan tentang Pelayanan Klinis, b. Pedoman Pelayanan Klinis, c. Standar operasional prosedur (SOP) klinis, d. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.

4

BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI A. Kebijakan

Kebijakan adalah Peraturan/Surat Penetapan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab

maupun

pelaksana. Berdasarkan

kebijakan tersebut, disusun pedoman/paduan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas. Penyusunan Peraturan Penetapan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kabupaten. Peraturan/Surat Penetapan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-pasal

dalam

penetapan

tersebut,

atau

merupakan

lampiran

dari

peraturan/penetapan. Format Peraturan/Surat Penetapan disesuaikan dengan Peraturan Daerah setempat tentang Tata Naskah Daerah atau mengacu pada Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP dari Kementrian Kesehatan RI sebagai berikut : 1. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital a. Kebijakan : ”KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS” Setelah kata ”KEPUTUSAN” diberi (Enter Satu Kali) kemudian dituliskan kata ”KEPALA PUSKESMAS HATUNGUN” tanpa ada UPT,menggunakan jenis huruf Arial Font 12, Line Spacing 1.5 lines, b. Nomor Nomor

: ditulis sesuai sistem penomoran di Puskesmas :

/ADM-I/SK/Pusk-Htg/I/2017

Dengan keterangan: Nomor

: ditulis dengan huruf Arial 12 dengan cetak tebal, dan tidak

boleh disingkat, c. Judul

: (sebelum judul diberi Enter dua kali)

ditulis judul ”TENTANG” (Enter dua kali) kemudian JUDUL KEPUTUSAN dan diberi PUSKESMAS HATUNGUN, kemudian enter dua kali, d. Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, ditulis cetak huruf besar dan kemudian enter dua kali,

5

e. Jabatan pembuat penetapan ditulis simetris diletakkan di tengah margin ditulis cetak tebal dan huruf besar (huruf kapital tiap kata) diakhiri dengan tanda koma (,) (kemudian diberi enter dua kali sebelum kata menimbang). 2. Konsideran meliputi : a. Menimbang 1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, 2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital pada awak kata saja dan dicetak tebal, diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri, 3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan di akhiri dengan tanda baca (;) dan untuk penutup sebuah konsideran diakiri dengan tanda baca titik (.) kemudian diberi enter pada akhir konsideran untuk memisahkan dengan isi dari mengingat. Untuk penomoran konsideran dimulai dengan huruf abjad a kecil diberi tanda titik. Untuk isi konsideran menggunakan line spacing 1,5 lines

b. Mengingat 1) Memuat

dasar

kewenangan

dan

peraturan

perundangan

yang

memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Penetapan tersebut, 2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi, 3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang, 4) Konsideran yang berupa Peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;) dan konsideran yang memuat peraturan perundangan terakhir dalam Surat Penetepan tersebut diberi tanda titik(.) Berdasarkan Undang-undang

Nomor

12

Tahun

2011

tentang

Pembentukan

Peraturan Perundang-undangan, jenis dan hierarki urutan peraturan Perundang-undangan Republik Indonesia sebagai berikut: a. UUD RI Tahun 1945 b. Ketetapan MPR c. UU/Perpu d. Peraturan Presiden e. Peraturan Daerah Provinsi f. Peraturan Daerah Kotamadya/Kabupaten 6

3. Diktum a. Diktum “MEMUTUSKAN” b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); c. Nama

penetapan

sesuai

dengan

judul

keputusan

PENETEPAN

KEPALA..., seluruhnya ditulis dengan huruf kapital, dicetak tebal dan Antara nama penetapan dan batang tubuh diberi enter satu kali.

4. Batang Tubuh a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Penetapan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: Kesatu

:

Kedua

:

dst Antara batang tubuh satu dengan lainnya diberi enter satu kali dan untuk penulisan Kesatu, Kedua dicetak tebal tetapi isi batang tubuh tidak perlu dicetak tebal kemudian diakhiri tanda baca titik koma(;) dan untuk akhir batang tubuh diakhiri tanda baca titik (.) sama dengan konsideran sebelumnya, b. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Penetapan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi

kebijakan

dapat

dibuat

sebagai

lampiran

Peraturan/Surat

Penetapan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Penetapan. 5. Kaki Kaki Peraturan/Surat Penetapan merupakan bagian akhir substansi yang memuat

penanda

tangan

penerapan

Peraturan/Surat

Penetapan,

pengundangan peraturan/ penetapan yang terdiri dari: a. tempat dan tanggal penetapan, b. nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,) dan seluruhnya ditulis huruf kapital kecuali kata Plt, c. tanda tangan pejabat, dan d. nama lengkap pejabat yang menanda tangani.

6. Penandatanganan: Peraturan/Surat Penetapan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas, dituliskan nama, gelar / non gelar, dan NIP (Nomor Induk Pegawai)

7

tergantung

dengan

Peraturan

Bupati

di

wilayah

masing-masing

Kotamadya/Kabupaten.

7. Lampiran Peraturan/Surat Penetapan: a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/Surat Penetapan dengan jarak spasi 1 lines, b. Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/Surat Penetapan yaitu: 1. Pada Surat Penetapan diberi Kop Instansi dengan penulisan UPTD hanya satu kali pada Kop surat. 2. Untuk ukuran margin dalam sebuah surat penetapan yaitu dengan rata kiri 3 cm, kanan 2,5 cm, atas 1,5, bawah adalah 2.5 cm, apabila dalam satuan inchi sebaiknya dikonversi melalui pengaturan dalam Ms. Word masing-masing. 3. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. 4. Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal. B. Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi Manual mutu Puskesmas Hatungun meliputi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang A.1 Profil Organisasi A.2 Gambaran Umum Organisasi A.3 Data Demografi A.4 Visi, Misi, Kebijakan Mutu, Tujuan, Motto, Dan Tata Nilai B. Ruang Lingkup C. Tujuan D. Landasan Hukum Dan Acuan E. Istilah Dan Definisi E.1 Kepala Puskesmas E.2 Ketua Tim Manajemen Mutu Puskesmas 8

E.3 Kepala Sub, Bagian Tata Usaha E.4 Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Masyarakat E.5 Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Perseorangan E.6 Sekretaris Akreditasi E.7 Tim Audit Internal E.8 Tim Survei Kepuasaan Pelanggan E.9 Tim Manajemen Komplain E.11 Tugas Kordinator Unit E.12 Karyawan/Kaeryawati Puskesmas F. Tanggung Jawab tim manajemen mutu Puskesmas Hatungun G. Komunikasi Internal

BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. Persyaratan Umum B. Pengendalian Dokumen C. Pengendalian Rekaman

BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN A. Komitmen Manajemen B. Fokus Pada Pelanggan C. Kebijakan Mutu D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu E. Tanggungjawab, Wewenang Dan Komunikasi

BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN A. Umum B. Masukan Tinjauan Manajemen C. Keluaran Tinjauan Manajemen

BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA A. Penyediaan Sumber Daya B. Manajemen Sumber Daya Manusia C. Infrastruktur D. Lingkungan Kerja

BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT PUSKESMAS 9

A.1 Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM A.2 Proses Yang Berhubungan Dengan Sasaran A.3 Pembelian A.4 Penyelenggaraan Ukm A.5 Pengukuran, Analisis, Dan Penyempurnaan Sasaran Kinerja Ukm B. UPAYA KESEHATAN PERORANGAN PUSKESMAS B.1 Perencanaan Pelayanan Klinis B.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan B.3 Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis B.4 Penyelenggaraan Ukm B.5 Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien B.6 Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan

BAB VII PENUTUP

C. Rencana Lima Tahunan Puskesmas Sejalan dengan

rencana

strategis Dinas Kesehatan

Kabupaten Tapin,

Puskesmas Hatungun perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Tapin.

Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal

Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas Hatungun bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas Hatungun melakukan analisis situasi yang meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran. 1.

Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut:

Kata Pengantar

10

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Landasan Hukum 1.3 Maksud dan Tujuan 1.4 Sistematika Penulisan

BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS 2.1 Kondisi Umum Wilayah Kerja 2.2 Struktur Organisasi 2.3 Tugas Pokok dan Fungsi 2.4 Sumber Daya 2.5 Kinerja Pelayanan Kesehatan

BAB III ISU STRATEGIS 3.1 Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan 3.2 Identifikasi Masalah 3.3 Isu Strategis

BAB IV VISI, MISI, TATA NILAI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN KESEHATAN 4.1 Visi 4.2 Misi 4.3 Kebijakan Mutu 4.4 Motto 4.5 Tata Nilai 4.6 Tujuan dan Sasaran 4.7 Prioritas Pembangunan Kesehatan

BAB V PROGRAM-PROGRAM 5.1 Indikator dan Standar Kinerja 5.2 Program Kerja dan Kegiatan 5.3 Program Pengembangan SDM 5.4 Program Pengembangan Bahan Habis Pakai dan Obat

BAB VI PENUTUP Lampiran

2.

Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas:

11

Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas adalah sebagai berikut: a.

Membentuk Tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala Puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas dan Pelayanan Klinis.

b.

Tim mempelajari rencana strategis Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan Kabupaten Tapin, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas.

c.

Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja.

d.

Tim melakukan analisis kinerja.

e. Tim menyusun pencapaian indikator kinerja untuk ap upaya Puskesmas denganpenjabaran pencapaian untuk tiap tahun. f.

Tim menyusun program kerja dan kegiatan yangakan dilakukan untuk mencapai target pada tiap- tiap indikator kinerja.

g.

Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala Puskesmas.

h.

3.

Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran Puskesmas.

Penutup Panduan

ini disusun

dengan

harapan akan

membantu Kepala

Puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan. Panduan

ini disusun

dengan

harapan akan

membantu Kepala

Puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian Kegiatan.

D. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan

Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.

Perencanaan

Tingkat

Puskesmas

(PTP)

digambarkan

sebagai

proses

penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya. 12

Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas baik dalam menjalankan fungsi penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP), UKM baik esensial, maupun pengembangan sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat maupun Pemerintah Kabupaten Tapin serta sumber dana lain.

1. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas. Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah dengan menyusun Rencana Usulan Kegiatan yang meliputi usulan mencakup seluruh kegiatan Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun Pemerintah Kabupaten Tapin sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di

Puskesmas.

Puskesmas

perlu

mempertimbangkan

masukan

dari

masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). Penyusunan RUK tersebut dilakukan pada bulan Januari tahun berjalan (H) berdasarkan hasil kajian pencapaian kegiatan tahun sebelumnya (H-1) dan diharapkan proses penyusunan RUK telah selesai dilaksanakan di Puskesmas pada akhir bulan Januari tahun berjalan (H). RUK kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten yang akan diajukan ke DPRD Kabupaten untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis. Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten Tapin. Berdasarkan alokasi biaya yang telah disetujui tersebut, secara rinci RUK dijabarkan ke dalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK). Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan dalam forum Lokakarya Mini yang pertama. 2.

Tahap penyusunan RUK. a.

Tahap persiapan. Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan

RUK

agar

memperoleh

kesamaan

pandangan

dan

pengetahuan untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan. Kepala

13

Puskesmas membentuk Tim Penyusun PTP yang anggotanya terdiri dari staf Puskesmas. b.

Tahap analisis situasi. Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data tersebut mencakup data umum, dan data khusus (hasil penilaian kinerja Puskesmas).

3.

Tahap penyusunan RUK. Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan

yang

sudah

dicapai

pada

periode

sebelumnya

dan

memperhatikan program/upaya yang masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan di wilayah tersebut dan kemampuan Puskesmas. Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu: a.

Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat. Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan Tim Penyusun PTP dan lintas sektoral Puskesmas melalui: 1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan, melalui analisis kesehatan masyarakat (community healthanalysis), 2) Menetapkan urutan prioritas masalah, 3) Merumuskan masalah, 4) Mencari akar penyebab, dapat mempergunakan diagram sebab akibat, pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan.

b.

Penyusunan RUK. Penyusunan RUK meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) puskesmas, UKM esensial dan pengembangan yang meliputi : 1) Kegiatan tahun yang akan datang, 2) Kebutuhan sumber daya, 3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan.

4.

Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Rencana Pelaksanaan Kegiatan baik Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) Tingkat pertama, UKM esensial dan pengembangan secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-langkah: a. Mempelajari alokasi kegiatan, b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK, 14

c. Menyusun rancangan awal secara rinci, d. Mengadakan lokakarya mini, e. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan. Penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas dengan menggunakan format sesuai dengan Pedoman Pelaksanaan Manajemen Puskesmas yang dikeluarkan Kementerian Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan tahun 2012. Adapun format penulisan Rencana Usulan

Kegiatan

Upaya

Kegiatan

15

Puskesmas

sebagai

berikut:

RENCANA USULAN KEGIATAN (RUK) UPAYA KESEHATAN PUSKESMAS HATUNGUN TAHUN 2018

KEBUTUHAN SUMBER DAYA UPAYA KEGIATAN MASYARAKAT

KEGIATAN

TUJUAN

SASARAN

SUMBER DANA INDIKATOR

TARGET DANA

ALAT

Mengetahui, Kepala Puskesmas Hatungun

TENAGA

KEBERHASILAN JKN

DAK BOK

APBD

SWADAYA MASYARAKAT

Tapin, Penanggung Jawab Program

(Nama Penanggung Jawab) NIP. ……………………………..

Dr. H. Endri Purwanto NIP. 19751022 200803 1 001

16

MANDIRI

E. Pedoman/ Panduan Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/ panduan maka Puskesmas Hatungun menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu: 1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas Hatungun untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. PeraturanKepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas Hatungun. 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas Hatungun dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut: Kata pengantar BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN C. SASARAN D. LANDASAN HUKUM E. DEFINISI OPERASIONAL F. RUANG LINGKUP BAB II STANDAR KETENAGAAN A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA 17

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN C. JADWAL KEGIATAN BAB III STANDAR FASILITAS A. DENAH RUANG BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN A. LINGKUP KEGIATAN B. METODE C. STANDARD PELAYANAN MINIMAL D. ALUR PELAYANAN E. LANGKAH KEGIATAN BAB V

LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP

Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/ panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas Hatungun yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.

F.

Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh Puskesmas Hatungun. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan SDM, Program Peningkatan Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program Pencegahan Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya.

Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.

18

Kerangka acuan dapat menggunakan format yang diterapkan di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kabupaten masing-masing. Kerangka Acuan Kegiatan atau yang disingkat KAK menggunakan margin 3 cm untuk margin atas dan bawah dan margin 2,54 cm untuk margin kiri dan kanan. Berikut contoh Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut: A. PENDAHULUAN Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan. Dalam pendahuluan dijabarkan secara singkat Visi, Misi, dan Tata Nilai Puskesmas. B. LATAR BELAKANG Latar belakang adalah merupakan justfikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. C.

TUJUAN 1. Tujuan Umum 2. Tujuan Khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.

D.

KEGIATAN POKOK Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.

E.

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan.

F.

PERAN LINTAS PROGRAM DAN LINTAS SEKTOR Dalam melaksankan program/kegiatan ada keterlibatan dan sosialisasi peran lintas program dan lintas sektor.

G.

SASARAN Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai

tujuan-tujuan

upaya/

kegiatan.

Sasaran

Program/

kegiatan

menunjukkan hasil antara yangdiperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperha kan hal-hal sebagai berikut: Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu: 1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifikyang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok

19

ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. 2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapatdipergunakan untuk memas kan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan ke dalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. 3) Agressive but Aʃainable : apabila sasaran harusdijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun dak boleh mengandung target yang dak layak. 4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harusmenspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya: mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar 50%. 5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalamwaktu yang rela f pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. H.

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yangdigambarkan dalam bentuk bagan Gantt .

I.

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi se ap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/ kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.

20

J.

PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/ kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapanJika diperlukan, dapat ditambahkan butir- butir lain sesuai,kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran

G. Standar operasional prosedur (SOP) Terdapat sejumlah pengertian istilah prosedur, diantaranya: 1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan No. 035 tahun 2012). 2.

Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).

3. Langkah di dalam penyusunan instruksi kerja, sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/ unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dantindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya. 4. Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakan di UU Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran dan UU Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan dan UU Nomor 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit. 5. Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu: a. Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap, b. Prosedur untuk panduan kerja (prosedur kerja,disingkat PK), c. Prosedur untuk melakukan tinndakan, d. Prosedur penatalaksanaan, e. Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak, f. Petunjuk pelaksanaan secara teknis, disingkat Juknis, 21

g. Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protocol klinis, Algoritma/Clinical Pathway.

Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk menghindari salah tafsir ser ta dalam rangka menyeragamkan istilah maka dalam pedoman penyusunan d okumen ini Puskesmas Hatungun Menggunakan istilah “ Standar Operasional Prosedur “ (SOP) sebagaimana yang tercantum dalam Permenpan Nomor 35 tahun 2012. 6. Tujuan Penyusunan SOP Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. 7. Manfaat SOP a.

Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas

b.

Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan

c.

Memastikan staf

Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan

pekerjaannya. Contoh: SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemberian Spesimen 8. Format SOP a.

Jika sudah terdapat Format baku SOP berdasarkan Peraturan Pemerintah Kabupaten Tapin (Perda) masing-masing, maka Format SOP dapat disesuaikan dengan Perda tersebut.

b.

Jika belum terdapat Format Baku SOP berdasarkan Perda, maka SOP dapat dibuat mengacu Permenpan No. 35/2012 atau pada contoh format SOP yang ad a dalam buku Pedoman Penyusunan Dokumen ini.

c.

Prinsipnya adalah “Format” SOP yang digunakan dalam satu instusi harus “ SERAGAM’

d.

Contoh yang dapat digunakan di luar format SOP Permenpan terlampir dalam Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP ini.

e.

Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan di dalam melihat langkahlangkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP. Format SOP sebagai berikut: 22

1) Kop/heading SOP

PENYIMPANAN BARANG TERMASUK BAHAN BERBAHAYA No. Dokumen

SOP

:

Terbit ke

/ADM-I/SOP/ Pusk-Htg/I/2018 : 1

No. Revisi

: 0

Tanggal Terbit

:

Halaman

: 1

UPT Puskesmas Hatungun

dr. H. Endri Purwanto NIP. 19751022 200803 1 001

2) Komponen SOP 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Alat

dan

Bahan 6. Prosedur 7. Bagan alir 8. Hal-hal

yang

perlu diperhatikan 9. Unit terkait 10. Dokumen terkait 11. Rekaman Historis

No

Yang dirubah

Isi Perubahan

Tanggal Diberlakukan

perubahan

11. Historis Perubahan (ada 4 Kotak) 

Penjelasan Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/Kotak adalah: nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan,

23

prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait berada di dalam tabel/Kotak, sedang untuk Rekaman Historis Perubahan berada di luar Kotak atau tabel. Untuk penulisan Isi dari SOP menggunakan font Arial ukuran 12 dan pengecualian untuk isi dari diagram alir menggunakan font arial 11. Untuk penulisan SOP pada halaman kedua dan seterusnya menggunakan Kop SOP tetapi tidak berisikan logo Pemkab dan logo Bhakti Husada.

f.

Petujuk Pengisian SOP 1) Logo: bagi Puskesmas, logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Tapin, dan lambang Bhakti Husada yang baru.

2) Kotak Kop/Heading diisi sebagai berikut: a) Heading hanya dicetak halaman pertama. b) Kotak Puskesmas

diberi Logo Pemerintah Kabupaten Tapin, dan

nama Puskesmas atau logo Puskesmas c) Kotak Judul diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya. d) Nomor Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas/FKTP yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman. Nomor dokumen yang merujukan pada penomoran Puskesmas yakni apabila dokumen SOP tertanggal sebelum 12 Januari 2017 (tanggal keluarnya Surat Penetapan dari Dinas

Kesehatan

tentang

penomoran

surat

menyurat

yang)

menggunakan penomoran lama yaitu 436.6.3.38, apabila dokumen tertanggal sama dengan atau setelah 12 Januari 2017 maka menggunakan sistem penomoran baru yaitu 436.7.2.37. e) No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. untuk Puskesmas Hatungun menggunakan Angka yang terdiri dari 1 digit angka,misalnya 0. Misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya. f) Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya

SOP

tersebut,

tanggal

diberlakukannya

SOP

menggunakan g) Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat footer sesuai penomoran halaman (misal: 1, page 1, 1/5) Ditetapkan Kepala Puskesmas Hatungun: diberi tandatangan Kepala 24

Puskesmas Hatungun (di bawah kolom halaman)dan diberi stempel Puskesmas Hatungun. 3) Isi SOP Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut: a) Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan timbul persepsi. b) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”. c) Kebijakan: berisi kebijakan Kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada

kebijakan

dituliskan:

Penetapan

Kepala

Puskesmas

nomor.....440/ tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak. d) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. e) Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. f) Bagan alir/Diagram Alir (Flow Chart): Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-langkah kegiatan dilengkapi dengan bagan alir / diagram alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkahlangkahnya. Diagram alir dimulai dengan kata Mulai dan diakhiri dengan kata Selesai, yang mana disusun dari atas ke bawah secara memanjang. Diagram Alir yang tidak dapat dituliskan dalam satu halaman, dapat dipisahkan dengan tanda penghubung baik pada halaman sebelum maupun halaman sesudahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. a. Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok:

b. Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut: o Awal kegiatan: 25

o Akhir kegiatan:

Ya

o Simbol Keputusan: Tidak

o Penghubung:

o Dokumen :

o Arsip : g) Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. h) Rekaman

Historis

revisi/perbaikan

Perubahan:

dalam

format,

merekam bentuk

setiap

dokumen

terjadi ataupun

instrument yang digunakan.

g. Syarat penyusunan SOP: 1) Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas

hanya untuk

menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/ unit kerja dalam penyusunan SOP. 2) SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta memberikan tanggapan. 3) Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa. 4) SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP harus jelas.

26

5) SOP harus menggunakan kalimat perintah/ instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang dikenal pemakai. 6) SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengiku perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

h. Evaluasi SOP Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP. 1) Evaluasi penerapan/ kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list: a)

Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark) atau dengan kata lain, daftar urutan prosedur yang dijabarkan pada SOP untuk dinilai tingkat kepatuhannya.

b) Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan. c)

Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.

d) Daftar

tilik

digunakan

untuk

mendukung,

mempermudah

pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggambarkan SOP itu sendiri. e) Langkah-langkah menyusun daftar tilik: Langkah

awal

menyusun

daftar

tilik

dengan

melakukan

Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya. (1) Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut, (2) Buat dafar kerja yang harus dilakukan, (3) Susun urutan kerja yang harus dilakukan, (4) Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu, (5) Lakukan uji-coba, (6) Lakukan perbaikan daftar tilik, (7) Standarisasi daftar tilik.

27

f)

daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.

Compliance Rate =

∑ Ya X 100% (∑ Ya + ∑ Tidak)

2) Evaluasi isi SOP a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja. b) Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya. c)

Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila:  Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada  Adanyan perkembangan ilmu dan teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan  Adanya peruabahan organisasi atau kebijakan baru  Adanya perubahan fasilitas

d)

Peraturan Kepala Puskesmas pergantian Kepala Puskesmas.

H. Pedoman Penyusunan Laporan KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I.

BAB I. PENDAHULUAN A. Latar belakang B. Tujuan C. Sasaran D. Populasi E. Metode penentuan sampel pendataan F. Analisa Pendataan

II.

BAB II. ANALISA SITUASI

III.

BAB III. HASIL KEGIATAN

IV.

BAB IV RENCANA KEGIATAN

V.

BAB V. IDENTIFIKASI MASALAH 28

tetap berlaku meskipun terjadi

VI.

BAB VI. PRIORITAS MASALAH

VII.

BAB VII. PENUTUP A.Kesimpulan B.Hambatan C.Saran LAMPIRAN

I.

Prosedur Pengendalian Dokumen di FKTP Prosedur Pengendalian Dokumen di Puskesmas Hatungun harus ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di Puskesmas. Tujuan Pengendalian Dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen. 1.

Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen Identfikasi

kebutuhan,

dilakukan

pada

tahap

self-assesment

dalam

Pendampingan Akreditasi. Hasil self-assessment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai Standar Akreditasi yang sudah ada di Puskesmas. Bila dokumen sudah ada, dapat diidentifikasi dokumen tersebut masih efektif atau tidak. 2.

Penyusunan Dokumen Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen di Puskesmas

dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab

terhadap pelaksanaan identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas dengan mekanisme sebagai berikut: a) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu/tim akreditasi, b) Fungsi Tim mutu/Tim akreditasi Puskesmas di dalam penyusunan dokumen adalah: (1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan, (2) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi duplikasi/ tumpang tindih (3) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas . 3. Pengesahan Dokumen Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas Hatungun 29

4.

Sosialisasi Dokumen Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan perlahan.

5.

Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen, Kepala Puskesmas menunjuk salah satu anggota Tim Mutu/ Tim Akreditasi sebagai Petugas Pengendali Dokumen. Petugas tersebut bertanggung jawab atas: a.Penomoran dokumen 1) Tata cara penomoran Dokumen Penomoran diatur pada kebijakan pengendalian dokumen, dengan ketentuan: a) Semua dokumen harus diberi nomor, b) Puskesmas/ FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman, c) Pemberian nomor mengikuti tata naskah FKTP, atau ketentuan penomoran (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit). Kode

surat/Kelompok

Pelayanan.Jenis

Dokumen.No

Urut.Bulan/Kode Puskesmas/Tahun Keterangan :  Kode surat berdasarkan tata naskah pemerintah Kabupaten Tapin untuk bidang kesehatan yaitu 440.  Pengkodean dokumen kelompok pelayanan: 1.

POKJA I dengan kode: A., a.

Bab I, (A.I),

b.

Bab II, (A.II),

c.

Bab III, (A.III),

d.

Untuk semua bagian administrasi manajemen (Tata Usaha) ditambahkan kode (A.TU)

2.

POKJA II Program kode : B, a.

Bab IV, (B.IV),

b.

Bab V, (B.V),

c.

Bab VI, (B.VI),

d.

Untuk per program atau Upaya ditambahkah kode sebagai berikut : -

Upaya Promosi Kesehatan

-

Upaya Kesehatan Lingkungan : B.KSL 30

: B.PRM

3.

-

Upaya KIA & KB

: B. KIA-KB

-

Upaya Gizi

-

Upaya P2P

: B. P2P

-

Upaya Perkesmas

: B. PKM

-

Upaya Kesehatan Jiwa

: B. Psi

-

Upaya Kes Gigi Masyarakat

: B. UKGM

-

Upaya Kes Gigi Sekolah

: B. UKGS

-

Upaya Kes Tradisional

: B. KTR

-

Upaya Kesehatan Lansia

: B. LNS

-

Upaya Posbindu

: B. POS

-

Upaya UKS

: B. UKS

.

: B. GZ

POKJA III Klinis kode : C, a.

Bab VII, (C.VII),

b.

Bab VIII, (C.VIII),

c.

Bab IX, (C.IX),

d.

Untuk per poli / unit ditambahkan kode sebagai berikut : -

Unit Pendaftaran

: C. PDF

-

Unit Kasir

: C. KSR

-

Poli Umum

: C. PU

-

Poli Lansia

: C. LS

-

Poli Gigi

: C. PG

-

Poli Kesehatan Ibu dan KB

: C. KIA-KB

-

Poli Gizi

: C. GZ

-

Poli Psikologi

: C. PSI

-

Poli Kestrad

: C. KTR

-

Poli Kesehatan Lingkungan

: C. KSL

-

Unit Laboratorium

: C. LAB

-

Unit Obat

: C. APT

d) Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat. b. Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal c. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan d. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali e. Dokumen yang tidak tercantum nomor dokumen dalam dokumen tersebut menggunakan nomor dokumen manual, misalnya pada pengendalian dokumen seperti Kerangka Acuan Kegiatan, Daftar Tilik, dan Dokumen Eksternal. 31

1) Tata Cara Pendistribusian dokumen a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut

agar

dapat

digunakan

sebagai

panduan

dalam

melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP sesuai pedoman tata naskah. b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima. c) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. d) Bagi Puskesmas/ Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi dokumen bisa melalui jejaring area lokal, dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen. f.

Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengangan serta mengisi format usulan penambahan/ penarikan dokumen.

g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan 6. Tata Cara Penyimpanan dokumen a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/ FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/ FKTP, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman/ tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. b. Dokumen

fotocopy

disimpan

di

masing-masing

unit

upaya

Puskesmas/FKTP, dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata Usaha sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan

dalam

ketentuan

retensi

dokumen

yang

berlaku

di

Puskesmas/FKTP. c. Dokumen di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.

32

7.

Penataan Dokumen Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas Hatungun dikelompokan masing-masing bab/ kelompok pelayanan/ UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan dafar secara berurutan.

8.

Revisi atau perubahan dokumen a.

Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan sesuai pejabat yang berwenang

b.

Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan

c.

Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan Dokumen

d.

Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)

I.

Rekam implementasi 1.

Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan Puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.

2.

Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikendalikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentfikasi dan dapat diakses kembali.

Untuk memperjelas, buku Pedoman Penyusunan Dokumen dan Tata Naskah Akreditasi Puskesmas Hatungun dilengkapi dengan contoh-contoh dokumen sebagai lampiran dari pedoman ini.

33

TATA NASKAH PENYUSUNAN DOKUMEN DI LINGKUNGAN PUSKESMAS HATUNGUN A. SURAT PERINTAH I. Pengertian Surat Perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. II. Susunan Surat Perintah terdiri : a. Judul, terdiri dari : tulisan “SURAT PERINTAH” ditempatkan di bagian tengah lembar isi naskah dinas; nomor, tanggal dan tahun; dasar. b. Isi Surat Perintah dituangkan/dirumuskan dalam bentuk uraian : nama pejabat dan jabatan yang memberi perintah; tulisan “Memerintahkan” diletakkan di tengah; dan; nama pejabat yang diberi perintah, jenis perintah khusus yang harus dilaksanakan dan waktu pelaksanaan. Bagian Akhir Surat Perintah terdiri dari : nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; nama jabatan; c. tanda tangan pejabat; nama lengkap pejabat berikut pangkat dan NIP bagi PNS; stempel jabatan/instansi; dan tembusan (apabila diperlukan). III. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas. Surat Perintah yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas atas nama Kepala Puskesmas dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah Dinas Kesehatan Kabupaten Tapin yang bersangkutan dan menggunakan lambang pemerintah Kabupaten Tapin berwarna hitam . IV. Bentuk/model naskah dinas Surat Perintah, sebagaimana contoh pada halaman berikut.

34

Contoh Surat Perintah yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

SURAT PERINTAH NOMOR ……. / ……../………/…….. Yang bertandatangan di bawah ini : Nama Jabatan

: : MEMERINTAHKAN :

Kepada

:

Nama Jabatan

: :

Untuk

: ................................................................................................................................ . ........................ .................................................. .......................... ...................... ............... ............................................................................................. ................................................................................................................................ . ........................ .................................................. .......................... ..................................... ............................................................................................. ................................................................................................................................ . ........................ .................................................. .......................... ...................... ............... ............................................................................................. Tapin, ............................................ Kepala Puskesmas Hatungun,

Nama Lengkap Pangkat NIP Tembusan : Yth. 1. ........................................; 2 ..........................................

35

B. SURAT IZIN I. Pengertian Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. II. Susunan Judul, terdiri dari : tulisan “SURAT IZIN KEPALA Puskesmas ”, yang ditempatkan di tengah lembar atas naskah dinas; tulisan “NOMOR” dan tahun; tulisan “TENTANG”. Isi Surat Izin terdiri dari : dasar; nama; alamat; dan untuk. Bagian akhir Surat Izin terdiri atas : nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; nama jabatan; tanda tangan; nama lengkap pejabat;. pangkat dan NIP bagi PNS; stempel jabatan/instansi;dan tembusan (apabila diperlukan). III. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas. Surat Izin yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas Hatungun dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas kesehatan Kabupaten Tapin dan lambang pemerintah Kabupaten Tapin warna hitam; IV. Bentuk/model naskah dinas Surat Izin, sebagaimana contoh pada halaman berikut.

36

Contoh Surat Izin yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

SURAT IZIN KEPALA PUSKESMAS NOMOR ………/………./………/……… TENTANG ...................................................... ...........................................................................

Dasar

:

1. ..........................................................................................; 2. ..........................................................................................; 3. ........................................................................................... MENGIZINKAN :

Kepada

:

Nama Alamat Untuk

: : :

......................................................................................

...................................................................................

...........................................................................................................................................................................

Tapin, ............................................ Kepala Puskesmas Hatungun,

Nama Lengkap Pangkat NIP Tembusan : Yth. 1. Mmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmm.

37

C. SURAT BIASA I.

Pengertian Surat Biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.

II.

Susunan : a. Kepala surat biasa terdiri dari : nama tempat dan tanggal, bulan dan tahun ditetapkan; pejabat/alamat yang dituju; nomor; sifat; lampiran; dan hal. b. Isi Surat Biasa dirumuskan dalam bentuk uraian. c. Bagian akhir surat biasa terdiri dari : nama jabatan; tanda tangan pejabat; nama, pangkat dan NIP bagi PNS; stempel jabatan/instansi; tembusan (apabila diperlukan).

III.

Penandatanganan. Surat biasa yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Puskesmas yang bersangkutan dan menggunakan lambang Pemerintah Kabupaten Tapin berwarna hitam.

IV.

Bentuk/model naskah dinas surat biasa, sebagaimana contoh pada halaman berikut.

38

Contoh Surat Izin yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

Tapin, ………………………… Kepada Nomor : ….…/….……/………/…….. Sifat : …………………………….. Lampiran : ……………………………. Hal : ..............................................

Yth. .......................................................... .......................................................... di RANTAU

................................................................................................................ .. ......................................................................................................................... .................................................................................................................. ......................................................................................................................... .................................................................................................................. ....................................................................................................................... . .....................................................................

Tapin, ............................................ Kepala Puskesmas Hatungun,

Nama Lengkap Pangkat NIP Tembusan : Yth. 1. Mmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmm.

39

D. SURAT KETERANGAN I. Pengertian. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran sesuatu hal. a. Susunan : Judul, terdiri dari : Kata “SURAT KETERANGAN” ditempatkan dibagian tengah lebar naskah; nomor surat. b. Isi Surat Keterangan terdiri dari : nama dan jabatan yang menerangkan; nama/NIP, pangkat/golongan, umur, kebangsaan, pekerjaan, alamat dan identitas yang diperlukan dari pihak yang diterangkan;dan maksud keterangan. c. Bagian Akhir Surat Keterangan terdiri atas : nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditetapkan; tanda tangan pejabat; nama jabatan; nama lengkap pejabat; pangkat dan NIP bagi PNS; stempel jabatan/instansi; dan tembusan (apabila diperlukan). II.

Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas. Surat biasa yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Puskesmas yang bersangkutan dan menggunakan lambang Pemerintah Kabupaten Tapin berwarna hitam.

III.

Bentuk/model naskah dinas Surat Keterangan, sebagaimana contoh pada halaman berikut.

40

Contoh Surat Keterangan yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

SURAT KETERANGAN NOMOR ………/ ……. /………/.............. Yang bertandatangan dibawah ini : …………………………………………………….. a. Nama : …………………………………………………….. b. Jabatan : …………………………………………………….. dengan ini menerangkan bahwa a. Nama/NIP b. Pangkat/Golongan c. Umur d. Kebangsaan e. Pekerjaan f. Alamat Maksud

: : : : : :

: ………………………/NIP …………………….. …………………………………………………….. …………………………………………………….. …………………………………………………….. …………………………………………………….. ……………………………………………………..

: ……………………………………………………... ……………………………………………………...

Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.

Tapin, ............................................ Kepala Puskesmas Hatungun,

Nama Lengkap Pangkat NIP Tembusan : Yth. 1. Mmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmm.

41

E. NOTA KESEPAKATAN BERSAMA I.

Pengertian Nota Kesepakatan Bersama adalah naskah dinas yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan/perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

II.

Lingkup Nota Kesepakatan Bersama antara lain mencakup : Nota Kesepakatan Bersama antara Kepala Puskesmas Hatungun dengan Instansi Lain; Nota Kesepakatan Bersama antara Kepala Puskesmas Hatungun dengan dengan dunia usaha; Nota Kesepakatan Bersama antara Kepala Puskesmas Hatungun dengan Masyarakat; dan Nota Kesepakatan Bersama antara Pemerintah Kabupaten Tapin dengan pihak lain sesuai kebutuhan. Kesepakatan Bersama antar Pemerintah di dalam negeri menggunakan lambang negara.

III.Susunan : 1. Judul, terdiri dari : a) tulisan “NOTA KESEPAKATAN BERSAMA” yang ditempatkan di tengah lembar atas naskah dinas; b) NOMOR dan TAHUN; c) tulisan “TENTANG”; dan d) judul Nota Kesepakatan Bersama. 2. Isi Nota Kesepakatan Bersama dituangkan/dirumuskan dalam bentuk uraian, terdiri dari : e) hari, tanggal, bulan dan tahun serta tempat pembuatan; f) nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam Nota Kesepakatan Bersama; g) hal-hal yang disepakati dalam Nota Kesepakatan Bersama dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 3. Bagian Akhir Nota Kesepakatan Bersama terdiri dari : a) b) c) d) e) f)

tulisan “Pihak ke ……”; nama jabatan pihak-pihak yang membuat Nota Kesepakatan Bersama; tanda tangan pihak-pihak yang membuat Nota Kesepakatan Bersama; nama lengkap pihak-pihak penandatangan di atas meterai; pangkat dan NIP bagi PNS; stempel jabatan/instansi.

IV. Penandatanganan dan penggunaan Kop Naskah Dinas. 1. Nota Kesepakatan Bersama antara Pemerintah Kabupaten Tapin dengan Pemerintah Pemerintah Kabupaten Tapin lain atau Pemerintah dalam negeri yang ditandatangani oleh Bupati, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop lambang negara berwarna kuning emas; 2. Nota Kesepakatan Bersama antara Pemerintah Kabupaten Tapin dengan swasta, masyarakat dan Pemerintah luar negeri, yang ditandatangani oleh Bupati dibuat di atas kertas ukuran folio, tanpa menggunakan kop lambang negara; 42

Nota Kesepakatan Bersama yang ditandatangani oleh Kepala UPTD PUSKESMAS atas nama kepala Pemerintah Kabupaten Tapin atau atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio tanpa menggunakan kop naskah dinas UPTD PUSKESMAS.

Contoh Nota Kesepakatan Bersama antara Puskesmas dengan selain Pemerintah / instansi NOTA KESEPAKATAN BERSAMA

ANTARA PUSKESMAS HATUNGUN DENGAN ..............

TENTANG ..................................................................................................... NOMOR ……../………./………../....... NOMOR ……../………./………../....... Pada hari ini, ......... tanggal ......bulan ........tahun ......................... (...-...-........), kami yang bertandatangan di bawah ini : I. ……….(nama pejabat), ……… dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Kabupaten Tapin, yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU; II. ……….(nama pejabat), ……… dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ................., yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA PIHAK KESATU dan PIHAK KEDUA, yang selanjutnya dapat disebut PARA PIHAK setuju dan sepakat mengadakan kesepakatan dengan syarat-syarat dan ketentuan sebagai berikut : Pasal 1 ......................................................................................................................... Pasal 2 ......................................................................................................................... PIHAK KEDUA

PIHAK KESATU Kepala Puskesmas Hatungun

......................... …….,

NAMA LENGKAP

NAMA LENGKAP

43

F. SURAT PERINTAH TUGAS J. Pengertian Surat Perintah Tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. II. Susunan a. Judul, terdiri dari : tulisan “SURAT PERINTAH TUGAS”; nomor surat. e. Isi Surat Perintah Tugas terdiri dari : memuat dasar dan pertimbangan penugasan; tulisan “MENUGASKAN” diletakkan di tengah; tulisan “Kepada” diletakkan di bawah tulisan MENUGASKAN pada sebelah kiri; nama, pangkat/golongan, NIP dan jabatan, yang diberi tugas; tulisan “Untuk” diletakkan di bawah nama dan jabatan pada sebelah kiri; Jenis tugas yang harus dilaksanakan dan waktu pelaksanaan tugas. c.Bagian akhir Surat Perintah Tugas terdiri dari : nama tempat, tanggal, bulan dan tahun; nama jabatan; tanda tangan pejabat yang memberi tugas; nama lengkap pejabat; pangkat dan NIP bagi PNS; stempel jabatan/instansi;dan tembusan (apabila diperlukan). III. Penandatanganan. Surat Perintah Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Puskesmas yang bersangkutan dan menggunakan lambang Pemerintah Kabupaten Tapin berwarna hitam. IV.Bentuk/model naskah dinas Surat Perintah Tugas, sebagaimana contoh pada halaman berikut.

44

Contoh Surat Perintah Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

SURAT PERINTAH TUGAS NOMOR ……. / …..…../................/.............

Dasar

: ..................................................................................................... .....

................................................................................................... ................................................................................................ MENUGASKAN : Kepada

Untuk

1. Nama : Pangkat/ Gol : NIP : Jabatan : 2. Nama : Pangkat/ Gol : NIP : Jabatan : 1. .........................................................................................; 2. .........................................................................................; 3. .........................................................................................;

Tapin, ............................................ Kepala Puskesmas Hatungun,

Nama Lengkap Pangkat NIP Tembusan : Yth. 1. Mmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmm.

45

G. SURAT UNDANGAN I.

Pengertian. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan.

II.

Susunan, terdiri : a. Judul, terdiri dari : 1. nama tempat dan tanggal, bulan serta tahun ditempatkan di kanan atas; 2. alamat yang ditujukan; 3. Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal diketik ke bawah. b. Isi Surat Undangan terdiri atas: 1. maksud dan tujuan; 2. hari, tanggal dan pukul penyelenggaraan; 3. tempat diselenggarakan; 4. acara; 5. pimpinan acara/rapat; 6. tulisan penutup. c. Bagian akhir Surat Undangan terdiri dari : 1. nama jabatan; 2. tanda tangan pejabat; 3. nama lengkap pejabat, pangkat dan NIP bagi PNS; 4. stempel jabatan/instansi; 5. tembusan (apabila perlu); dan 6. catatan yang dianggap perlu.

III.

Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas. Surat Perintah Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Puskesmas yang bersangkutan dan menggunakan lambang Pemerintah Kabupaten Tapin berwarna hitam

IV.

Bentuk/model naskah dinas Surat Undangan sebagaimana tertera pada halaman berikut.

46

Contoh Surat Undangan yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

Tapin, …………………………….. Kepada : ……/………/………/...... Nomor . Sifat : Segera Lampiran : Hal : Undangan

Yth. ......................................................... di RANTAU

.............................................................................................................. ... ................................................................................. ......

Hari/Tanggal Pukul Tempat Acara Pimpinan Rapat

: : ………………………………………………………….. : ………………………………..…………………… : ……………………………..…………………….. : …………………………………………………… ……………………………………………………… : ..……………………………………………………….

Demikian atas perhatian dan kehadiran Saudara disampaikan terima kasih.

Tapin, ............................................ Kepala Puskesmas Hatungun ,

Nama Lengkap Pangkat NIP Tembusan : Yth. 1. Mmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmm.

47

H. Berita Acara I. Pengertian Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal yang ditandatangani oleh para pihak. II. Susunan a. Judul, terdiri dari : 1. tulisan “BERITA ACARA” ditempatkan di tengah lembar naskah; 2. nomor; 3. tulisan “TENTANG”; dan 4. judul Berita Acara. b. Isi Berita Acara dirumuskan dalam bentuk uraian yang di dalamnya dicantumkan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun kejadian, disamping permasalahan pokoknya. c. Bagian Akhir Berita Acara terdiri dari : 1. nama tempat dan tanggal; 2. tulisan pihak yang terlibat dalam berita acara; 3. nama jabatan yang terlibat, pangkat, NIP bagi PNS; 4. tanda tangan pihak yang terlibat; 5. nama lengkap pihak yang terlibat, pangkat, NIP bagi PNS; 6. stempel jabatan/instansi; 7. pejabat yang menyaksikan;dan 8. tanda tangan yang menyaksikan. III. Penandatanganan Berita Acara yang ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya dengan kertas ukuran folio tanpa menggunakan kop. IV. Bentuk/model naskah dinas Berita Acara sebagaimana tertera pada halaman berikut. .

48

Contoh Berita Acara yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas BERITA ACARA NOMOR : ................./............. /.............. /........... TENTANG ................................................. .................................................. Pada hari ini tanggal ........................................................................ ................................................... ........................... ........................... kami masing-masing : ............................................ ..................... ................ 1. ............................ ....................................... ........................................... ........... yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 2. ............................................................................................................................ yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA ............................ ....................................... ........................................... ........... ........................................................................................................ Demikian Berita Acara ini dibuat sebenarnya dan penuh tanggung jawab dengan rangkap ……………................. untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Tapin,…………………………………… PIHAK PERTAMA Kepala SKPD ................... ,

PIHAK KEDUA Nama Jabatan

Nama Lengkap Pangkat NIP

Nama Lengkap Pangkat NIP Pejabat yang menyaksikan,

Nama Lengkap Pangkat NIP

49

I.

NOTULEN I.

Pengertian Notulen adalah naskah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.

II.

Susunan, terdiri : a. Judul, terdiri atas tulisan “NOTULEN KEGIATAN”. Nama PROGRAM/ KEGIATAN; keterangan tentang notulen sidang/rapat terdiri dari : nama sidang/rapat; hari, tanggal; tempat; . b. Isi Notulen terdiri dari : hasil kegiatan; evaluasi; rencana tindak lanjut. c. Bagian Akhir Berita Acara terdiri atas : tulisan dari; pelaksana kegiatan (ditulis di tengah); penanggung jawab UKP/UKM(bila diperlukan); pimpinan sidang/rapat; tanda tangan;dan nama pejabat, dan NIP.

III.

Penandatanganan dan penggunaan Kop Naskah Dinas. Surat Perintah Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Puskesmas yang bersangkutan dan menggunakan lambang Pemerintah Kabupaten Tapin berwarna hitam.

IV.

Bentuk/model naskah dinas Notulen, sebagaimana tertera pada halaman berikut.

50

Contoh Notulen yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

NOTULEN KEGIATAN PROGRAM / KEGIATAN : ……………………………………………………… NAMA KEGIATAN

HARI, TANGGAL

TEMPAT

HASIL KEGIATAN

EVALUASI

RENCANA TINDAK LANJUT

Pelaksana Kegiatan, …………..………………………. Mengetahui, Kepala Puskesmas Hatungun

Penanggung Jawab UKM/UKP

………………………….

dr. H. Endri Purwanto

NIP. 19751022 200803 1 001

51

J. DAFTAR HADIR I. Pengertian Daftar hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang dalam suatu acara/kegiatan. Daftar Hadir terdiri dari : a. Daftar hadir yang didalamnya sudah dicantumkan nama-nama orang yang akan hadir; Daftar hadir yang didalamnya belum tercantum nama-nama orang yang akan hadir. b. Daftar Hadir dirumuskan dalam bentuk : Daftar hadir untuk keperluan sidang/rapat; Daftar hadir untuk keperluan masuk kantor (kerja). c. Susunan Judul, terdiri dari : tulisan “DAFTAR HADIR”; hari, tanggal, pukul, tempat dan acara. d. Isi Daftar Hadir terdiri dari : untuk keperluan sidang/rapat : kolom nomor urut; kolom nama; nama jabatan/instansi; kolom tanda tangan/paraf; dan untuk keperluan daftar hadir masuk kantor (kerja) : dilengkapi dengan kolom tanggal dalam satu bulan yang terbagi atas kolom paraf masuk pagi dan siang. Bagian akhir Daftar Hadir terdiri atas : nama tempat dan tanggal; nama jabatan; tanda tangan; dan nama pejabat, pangkat dan NIP. II. Penandatanganan dan penggunaan kop naskah dinas. Surat Perintah Tugas yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas atas wewenang jabatannya dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Puskesmas yang bersangkutan dan menggunakan lambang Pemerintah Kabupaten Tapin berwarna hitam. III. Bentuk/model naskah dinas Daftar Hadir sebagaimana tertera pada halaman berikut.

52

Contoh Daftar Hadir untuk keperluan keperluan rapat yang ditandatangani oleh Kepala Puskesmas

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun

DAFTAR HADIR KEGIATAN, .............................. DI......................................................... TAPIN, ..............................................

NO.

NAMA

JABATAN/INSTANSI

TANDA TANGAN

Tapin, ………………………………… Kepala Puskesmas ,

Nama Lengkap Pangkat NIP

53

K. BENTUK, UKURAN DAN ISI STEMPEL DI LINGKUNGAN PUSKESMAS HATUNGUN TAPIN Bentuk dan ukuran stempel jenis pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Hatungun, stempel upt, stempel sekolah serta stempel instansi tertentu. 5 Cm

2 Cm

7 Cm

2 Cm

7 Cm

2 Cm

7 Cm

2 Cm

54

L. Deskripsi Lambang Puskesmas

Bentuk Hexagonal (segi enam), melambangkan: (1). keterpaduan & kesinambungan yg terintegrasi dari 6 prinsip Puskesmas; (2). pemerataan pelayanan kesehatan yang mudah di akses masyarakat; (3). pergerakan & pertanggung jawaban Puskesmas di wilayah kerjanya.

Irisan dua buah bentuk lingkaran melambangkan dua unsur upaya kesehatan, UKM dan UKP.

Stilasi bentuk sebuah bangunan, melambangkan Puskesmas sebagai tempat/wadah diberlakukannya semua prinsip dan upaya dalam proses penyelenggaraan kesehatan

Bidang segitiga mewakili tiga faktor yang mempengaruhi status derajat kesehatan masyarakat (genetik, lingkungan, perilaku).

Bentuk palang hijau didalam bentuk segi enam melambangkan pelayanan kesehatan yang mengutamakan promotif preventif.

Warna hijau melambangkan tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan Puskesmas. Warna putih melambangkan pengabdian luhur Puskesmas.

55

LAMPIRAN

56

1.

Contoh Format Dokumen Surat Penetapan dan SOP:

Penomoran pada surat penetapan Puskesmas Hatungun

(1)

(3)

(5)

(7)

NOMOR : 440/A.I.SP.0001.11/436.6.3.38/2016

(2)

(4)

(6)

(8)

Keterangan Penomoran SP : (1)

: Kode Kesehatan, berdasarkan tata naskah

(2)

: Kode Pokja

(3)

: Kode Bab

(4)

: Jenis Dokumen

(5)

: No. Urut

(6)

: Bulan Terbit/dikeluarkan

(7)

: Kode Dinas Kesehatan Kabupaten Tapin berdasarkan Surat Keputusan Bupati Tapin Nomor : 188.45/334/436.1.2/2014 tentang kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan pemerintah Kabupaten Tapin

(8)

: Tahun pembuatan dokumen

57

PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN Jl. Raya Timur Km. 10,700 Rt. 01 Rw. 02 Hatungun Kec. Hatungun Jarak 2 kali enter

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS HATUNGUN NOMOR : 002/ADM-I/SK/PKM-HTG/04/2018

TENTANG

VISI, MISI, TUJUAN DAN TATA NILAI PUSKESMAS HATUNGUN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,

KEPALA PUSKESMAS HATUNGUN,

Menimbang

:

Diawali huruf b kecil, diakhiri (;)

a. bahwa dalam rangka

memberikan arahan pada

penyelenggaraan kegiatan /

program

di lingkup

Puskesmas Hatungun; b. bahwa untuk peningkatan kinerja pegawai perlu adanya penetapan

visi,

misi,

kebijakan,

dan

tata

nilai

Puskesmas Hatungun; c. bahwa

berdasarkan

pertimbangan

sebagaimana

dimaksud dalam huruf a dan b perlu ditetapkan dengan Penetapan Puskesmas Hatungun.

Mengingat

:

1. Undang-Undang nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran; 2. Undang-Undang Republik

Indonesia nomor 25 Tahun

2009 tentang Pelayanan Publik; Margin Kiri 3 cm

3. Undang-Undang

Republik

Indonesia

Margin Kanan

Nomor2,5 36 cm

Tahun 2009 tentang Kesehatan; 4. Peraturan

Menteri

Kesehatan

Republik

Indonesia

Nomor 1691 Tahun 2011 tentang Keselamatan Pasien Rumah Sakit; 5. Peraturan Nomer Halaman Bawah Tengah 2,5 cm

Menteri 1

58

Kesehatan

Republik

Indonesia

Margin Bawah 2,5 cm

Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; 6. Peraturan

Menteri

Kesehatan

Republik

Indonesia

Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pertama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi; 7. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 741/MENKES/PER/VII/2008 tentang Standar Pelayanan

Minimal

Bidang

Kesehatan

di

Kabupaten/Kabupaten; 8. Peraturan Daerah Kabupaten Tapin nomor 4 Tahun 2014 tentang Pelayanan Publik. MEMUTUSKAN : Menetapkan

:

KEPUTUSAN

KEPALA

PUSKESMAS

HATUNGUN

TENTANG VISI, MISI, TUJUAN DAN TATA NILAI PUSKESMAS HATUNGUN Kesatu

:

Visi, Misi, Tujuan dan Tata nilai puskesmas terdapat pada lampiran;

Kedua

:

Surat

penetapan

ini

berlaku

sejak

tanggal

ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan/ perubahan sebagaimana mestinya;

Ditetapkan di : Hatungun Pada tanggal : KEPALA PUSKESMAS HATUNGUN

ENDRI PURWANTO TTD Kepala Puskesmas, Stempel Puskesmas

1. Menggunakan kertas F4 2. Margin kanan 2,5 cm, kiri 3 cm, atas 1,5 cm dan bawah 2,5 cm 3. Selain judul huruf Arial font 12 4. Spasi 1,5 lines, kecuali judul lampiran 1 lines

59 2

LAMPIRAN PENETAPAN KEPALA PUSKESMAS HATUNGUN NOMOR : 440/ A. II.SP.0003.12/436.6.3.38/2016 TENTANG : VISI, MISI, TUJUAN DAN TATA NILAI PUSKESMAS HATUNGUN

VISI, MISI, TUJUAN DAN TATA NILAI PUSKESMAS HATUNGUN

VISI “KECAMATAN HATUNGUN SEHAT DAN MANDIRI“ Makna dari visi Puskesmas Hatungun adalah : 1. “KECAMATAN HATUNGUN SEHAT” Masyarakat Hatungun dalam keadaan sehat baik secara fisik, mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap individu, keluarga, dan kelompok dan masyarakat untuk hidup produktif dan berdaya saing. 2. “KECAMATAN HATUNGUN MANDIRI” Masyarakat Hatungun yang sadar, mau dan mampu untuk mengenali, mencegah dan mengatasi permasalahan kesehatan yang dihadapi, sehingga bebas dari gangguan dan ancaman kesehatan baik akibat penyakit, bencana, lingkungan dan perilaku yang tidak mendukung pembangunan kesehatan.

MISI 1. Memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat sesuai dengan standar kualitas pelayanan 2. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui pelayanan kesehatan yang berkualitas dan bermutu 3. Meningkatkan kemandirian individu, keluarga, kelompok dan masyarakat untuk hidup bersih dan sehat 4. Meningkatkan peran aktif masyarakat dalam upaya pembangunan kesehatan

MOTTO HATUNGUN (seHAT unTUK membaNGUN)

STRATEGI 1. Peningkatan upaya pelayanan kesehatan yang dilaksanakan oleh seluruh jajaran UPTD Puskesmas Hatungun baik pelayanan dalam gedung maupun luar gedung 2. Pengembangan dan pendayagunaan kualitas SDM kesehatan yang merata dan bermutu 3. Peningkatan Sarana dan Prasarana Kesehatan di Puskesmas Hatungun 4. Pemantapan kerjasama lintas sektor dengan semua pihak terkait 60

5. Meningkatkan manajemen kesehatan yang akuntabel, transparan, efektif dan efisien.

TUJUAN Meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan untuk hidup sehat bagi setiap individu agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal di wilayah kerja Puskesmas Hatungun

TATA NILAI Komitmen Empati Ramah Jujur Amanah KEPALA PUSKESMAS HATUNGUN

dr. H. Endri Purwanto Penata Tk I NIP. 19751022 200803 1 001

61

PENDELEGASIAN WEWENANG(TEBAL,ARIAL 14) No. Dokumen Terbit ke

: 007/ADM-II/SOP/ PKM-HTG/I/2017 : 1

No. Revisi

: 0

Tanggal Terbit

:

Halaman

:1/2

ARIAL 20

SOP

ARIAL 12

SPASI 1

ARIAL 12

UPT Puskesmas Hatungun

dr. H. Endri Purwanto NIP. 19751022 200803 1 001

1. Pengertian

Pendelegasian wewenang .....(ARIAL 12)

2. Tujuan

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ....

3. Kebijakan

SK Kepala Puskesmas nomor 007/ADM-II/SOP/PuskHtg/04/2017 tentang Pendelegasian wewenang Buku Standar Puskesmas Bidang Bina Pelayanan Kesehatan

4. Referensi

SPASI 1,5

Dinas Kesehatan Tahun 2013 5. Alat dan Bahan 6. Prosedur

1. Kepala Puskesmas atau penanggung jawab pelayanan atau program menentukan jenis-jenis kegiatan / tugas.

ARIAL 12

2. ........

7. Bagan Alir Mulai

ARIAL

Kepala Puskesmas dan atau penanggung jawab pelayanan atau program menentukan jenis-jenis kegiatan / tugas

Selesai

8. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan 9. Unit Terkait

1. Unit Pendaftaran 2. Unit Kasir 3. Poli Umum 4. Ruang TB-Kusta 5. Unit Obat 6. Unit Tata Usaha 62

Nomer Halaman Bawah Kanan

1 dari 2

7. Poli Spesialis Mata 8. Poli Gizi 9. Upaya......... 10. Upaya.......... 10. Dokumen Terkait 11. Rekaman Historis

No

Yang dirubah

Isi Perubahan

Tanggal Diberlakukan

perubahan

63

2 dari 2

Margin atas 2,5 cm

2. CONTOH Format Daftar Tilik Arial (12) spasi 1.5 lines

DAFTAR TILIK MENYALAKAN DAN MEMATIKAN KOMPUTER NO

URAIAN KEGIATAN

YA

Petugas menyambungkan kabel perangkat 1.

2. Margin kiri 3 cm

3. 4. 5.

6.

√

komputer dengan arus listrik. . Tekan tombol power pada monitor dan CPU untuk menghidupkan komputer.

Tunggu sampai keluar tampilan windows dan

√ √

tanda kursor stabil.

√

Komputer sudah dapat digunakan.

Setelah selesai pemakaian, klik menu start dan kemudian klik menu shutdown /turn off. Tunggu sampai layar dan lampu led di CPU

∑ Ya X 100% (∑ Ya + ∑ Tidak)

√ √

mati

Compliance Rate =

TIDAK

=

6 x 100 % = 100 % ( 6 +0 )

EVALUASI/ANALISA/PERMASALAHAN: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

RENCANA TINDAK LANJUT : _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Tanggal Pemeriksaan : 20 Desember 2016 Pemeriksa, ………………………

Yang diperiksa,

.................................

NIP………………………

Margin atas 2,5 cm

64

Margin atas 2,5 cm

3.

CONTOH Format Tata Naskah KERANGKA ACUAN KERJA

KERANGKA ACUAN KEGIATAN Arial (12) spasi 1.5 lines

……………………… DI PUSKESMAS HATUNGUN TAHUN ….

Margin kiri 3 cm Margin kanan 2,54 cm

A. PENDAHULUAN B. LATAR BELAKANG C. TUJUAN 1. Tujuan Umum 2. Tujuan Khusus D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN F. PERAN LINTAS PROGRAM DAN LINTAS SEKTOR G. SASARAN H. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN I.

EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI Tapin,

Januari 2018

Penanggung Jawab Program

................. NIP. .........................

Kepala Puskesmas Hatungun

Penanggung Jawab UKM

dr. H. Endri Purwanto

...................

NIP. 19751022 200803 1 001

NIP.

Margin atas 2,5 cm

65

4. Contoh Format Tata Naskah Manual Mutu BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang A.1 Profil Organisasi A.2 Gambaran Umum Organisasi A.3 Data Demografi A.4 Visi, Misi, Kebijakan Mutu, Tujuan, Motto, Dan Tata Nilai B. Ruang Lingkup C. Tujuan D. Landasan Hukum Dan Acuan E. Istilah Dan Definisi E.1 Kepala Puskesmas E.2 Ketua Tim Manajemen Mutu Puskesmas E.3 Kepala Sub, Bagian Tata Usaha E.4 Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Masyarakat E.5 Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Perseorangan E.6 Sekretaris Akreditasi E.7 Tim Audit Internal E.8 Tim Survei Kepuasaan Pelanggan E.9 Tim Manajemen Komplain E.10Tim Manajemen Resiko E.11 Tugas Kordinator Unit E.12 Karyawan/Kaeryawati Puskesmas F. Tanggung Jawab tim manajemen mutu Puskesmas Hatungun G. Komunikasi Internal BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. Persyaratan Umum B. Pengendalian Dokumen C. Pengendalian Rekaman BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN A. Komitmen Manajemen B. Fokus Pada Pelanggan C. Kebijakan Mutu D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu E. Tanggungjawab, Wewenang Dan Komunikasi

66

BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN A. Umum B. Masukan Tinjauan Manajemen C. Keluaran Tinjauan Manajemen BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA A. Penyediaan Sumber Daya B. Manajemen Sumber Daya Manusia C. Infrastruktur D. Lingkungan Kerja BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT PUSKESMAS A.1 Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM A.2 Proses Yang Berhubungan Dengan Sasaran A.3 Pembelian A.4 Penyelenggaraan Ukm A.5 Pengukuran, Analisis, Dan Penyempurnaan Sasaran Kinerja Ukm B. UPAYA KESEHATAN PERORANGAN PUSKESMAS B.1 Perencanaan Pelayanan Klinis B.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan B.3 Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis B.4 Penyelenggaraan Ukm B.5 Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien B.6 Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan BAB VII PENUTUP

67

5. Contoh Format Tata Naskah Rencana Lima Tahunan Puskesmas Hatungun Kata Pengantar BAB I PENDAHULUAN 1.5 Latar Belakang 1.6 Landasan Hukum 1.7 Maksud dan Tujuan 1.8 Sistematika Penulisan

BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS 2.6 Kondisi Umum Wilayah Kerja 2.7 Struktur Organisasi 2.8 Tugas Pokok dan Fungsi 2.9 Sumber Daya 2.10

Kinerja Pelayanan Kesehatan

BAB III ISU STRATEGIS 3.1 Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan 3.2 Identifikasi Masalah 3.3 Isu Strategis BAB IV VISI, MISI, TATA NILAI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN KESEHATAN 4.8 Visi 4.9 Misi 4.10

Kebijakan Mutu

4.11

Motto

4.12

Tata Nilai

4.13

Tujuan dan Sasaran

4.14

Prioritas Pembangunan Kesehatan

BAB V PROGRAM-PROGRAM 5.5 Indikator dan Standar Kinerja 5.6 Program Kerja dan Kegiatan 5.7 Program Pengembangan SDM 5.8 Program Pengembangan Bahan Habis Pakai dan Obat

BAB VI PENUTUP Lampiran

68

6. Contoh Format Tata Naskah Pedoman Puskesmas Hatungun Kata pengantar BAB I

PENDAHULUAN G. LATAR BELAKANG H. TUJUAN I. SASARAN J. LANDASAN HUKUM K. DEFINISI OPERASIONAL L. RUANG LINGKUP

BAB II

STANDAR KETENAGAAN D. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA E. DISTRIBUSI KETENAGAAN F. JADWAL KEGIATAN

BAB III

STANDAR FASILITAS B. DENAH RUANG

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN F. LINGKUP KEGIATAN G. METODE H. STANDARD PELAYANAN MINIMAL I. ALUR PELAYANAN J. LANGKAH KEGIATAN BAB V

LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP

69

7. Pedoman Penyusunan Laporan KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I.

BAB I. PENDAHULUAN A. Latar belakang B. Tujuan C. Sasaran D. Populasi E. Metode penentuan sampel pendataan F. Analisa Pendataan

II.

BAB II. ANALISA SITUASI

III.

BAB III. HASIL KEGIATAN

IV.

BAB IV RENCANA KEGIATAN

V.

BAB V. IDENTIFIKASI MASALAH

VI.

BAB VI. PRIORITAS MASALAH

VII.

BAB VII. PENUTUP A.Kesimpulan B.Hambatan C.Saran LAMPIRAN

70

8. Contoh Format Cover Puskesmas Hatungun

TATA NASKAH UPTD PUSKESMAS HATUNGUN

DINAS KESEHATAN PEMERINTAH KABUPATEN TAPIN

UPTD PUSKESMAS HATUNGUN

71

DAFTAR PUSTAKA

1.

Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144;

2.

Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tetang Pelayanan Publik. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112;

3.

Menteri PAN dan RB Republik Indonesia. 2012. Peraturan Menteri PAN dan RB 2012 Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;

4.

Menteri Kesehatan. 2014. Peraturan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;

5.

Menteri Kesehatan.2015. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59 tahun 2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP;

6.

Wali Kabupaten Tapin. 2011. Peraturan Wali Kabupaten Tapin No 68 Tahun 2011 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapin;

7.

Wali Kabupaten Tapin. 2014. Peraturan Wali Kabupaten Tapin No 1 Tahun 2014 Tentang Jadwal Retensi Arsip Subtantif Dan Fasilitatif Non Keuangan Dan Non Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Tapin.

72