Sk Tata Naskah

PEMERINTAH KABUPATEN TEGAL DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS TARUB Alamat : Jl Raya Tangkil No 96 Desa Mindaka Kec. Tarub Kab. Tegal Kode Pos 52184 Telp. 0283-3447819 KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TARUB KABUPATEN TEGAL NOMOR 004/SK/AK/PKM-TRB/2017 TENTANG TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI DI UPTD PUSKESMAS TARUB KEPALA UPTD PUSKESMAS TARUB KABUPATEN TEGAL Menimbang

: a. b.

Mengingat

: 1. 2. 3.

bahwa dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam ; bahwa berdasarkan pertimbangan yang dimaksud pada huruf a perlu ditetapkan keputusan Kepala UPTD Puskesmas Tarub tentang tata naskah dokumen akreditasi UPTD Puskesmas Tarub; Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; Peraturan Bupati Kabupaten Tegal Nomor 35 Tahun 2014 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tegal; MEMUTUSKAN

Menetapkan

:

TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI UPTD PUSKESMAS TARUB.

KESATU

:

Tata naskah dokumen akreditasi UPTD Puskesmas Tarub mengacu pada Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Tahun 2015.

KEDUA

:

Jenis dokumen yang dilakukan pembakuan tata naskahnya meliputi : 1. Kebijakan 2. Manual Mutu 3. Pedoman/ panduan 4. Kerangka Acuan 5. SOP

KETIGA

:

Pembakuan tata naskah terlampir dalam keputusan ini yang merupakan bagian tidak terpisahkan

KEEMPAT

:

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Pada tanggal

: Tarub : 2 Oktober 2017

KEPALA UPTD PUSKESMAS TARUB KABUPATEN TEGAL

AKHMAD BUKHORI

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TARUB NOMOR 004/SK/AK/PKM-TRB/2017 TANGGAL 2 OKTOBER 2017 TENTANG TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI UPTD PUSKESMAS TARUB TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI UPTD PUSKESMAS TARUB

1. Kebijakan. Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala UPTD PUSKESMAS TARUB yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh: penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan standar prosedur operasional (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di UPTD Puskesmas Tarub. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten. Peraturan/Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Tarub dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/keputusan. Format Peraturan/ surat keputusan dapat disusun sebagai berikut : 1. Kertas ukuran A4 70 gram, ditulis dengan huruf Bookman Old Style 12. Margin atas 3 cm, kiri 3 cm, kanan 2 cm, bawah 2 cm, spasi 1. 2. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital : a. Kebijakan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TARUB b. Nomor : ditulis <no>/SK/AK/PKM-TRB/ c. Judul : T E N T A N G <juduk SK> d. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin

3. Konsideran, meliputi: 1) Menimbang : 1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. 2) Huruf awal kata “Menimbang” ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil, diakhiri tanda baca titik koma ( ; ) b. Mengingat : 1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. 2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. 3) Kata “Mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang 4) Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. 5) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst dan diakhiri dengan tanda baca ( ; ). 4. Diktum: a. Diktum “M E M U T U S K A N” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di tengah margin; b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ). 5. Batang Tubuh. a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: KESATU : KEDUA : dst b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan

c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan. d. Kaki: Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani. e. Penandatanganan: Peraturan/Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Tarub ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas Tarub, dituliskan nama tanpa gelar. f. Lampiran peraturan/keputusan: 1) Halaman pertama harus dicantumkan : LAMPIRAN 1 KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS TARUB NOMOR <no>/SK/AK/PKM-TRB/2017 TANGGAL TENTANG <judul sk> 2) Penulisan halaman lampiran menggunakan angka Arab (LAMPIRAN 1, LAMPIRAN 2, dst...) 3) Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala UPTD Puskesmas Tarub. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/Surat Keputusan yaitu : 1. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala UPTD Puskesmas Tarub tetap berlaku meskipun terjadi pergantian Kepala UPTD Puskesmas Tarub hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan. 2. Untuk Kebijakan berupa peraturan, pada batang tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk babbab dan Pasal-pasal. 2. Manual Mutu, Manual Mutu adalah: dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi, yang meliputi: i.

Kata Pengantar Pendahuluan, yang berisi: a. Latar belakang : 1. Profil organisasi 2. Kebijakan Mutu

ii.

iii.

iv.

v.

vi.

3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) b. Ruang Lingkup c. Tujuan d. Landasan hukum dan acuan e. Istilah dan definisi Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Pelayanan : a. Persyaratan umum b. Pengendalian dokumen c. Pengendalian rekaman Tanggung jawab manajemen: a. Komitmen manajemen b. Fokus pada sasaran/pasien c. Kebijakan mutu d. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi f. Wakil manajemen mutu/Penanggung Jawab Manejemen Mutu g. Komunikasi internal Tinjauan Manajemen: a. Umum b. Masukan tinjauan c. Luaran tinjauan Manajemen sumber daya: a. Penyediaan sumber daya b. Manajemen sumber daya manusia c. Infrastruktur d. Lingkungan kerja Penyelenggaraan pelayanan: 1. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat UPTD Puskesmas Tarub: a. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat b. Proses yang berhubungan dengan sasaran: i. Penetapan persyaratan sasaran ii. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran iii. Komunikasi dengan sasaran c. Pembelian (jika ada) d. Penyelenggaraan upaya: i. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya ii. Validasi proses penyelenggaraan upaya iii. Identifikasi dan mampu telusur iv. Hak dan kewajiban sasaran v. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) vi. Manajemen risiko dan keselamatan e. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM : i. Umum ii. Pemantauan dan pengukuran: 1. Kepuasan pelanggan

iii. iv. v. vi. vii.

2. Audit internal 3. Pemantauan dan pengukuran proses 4. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai Analisis data Peningkatan berkelanjutan Tindakan korektif Tindakan preventif

2. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan) : a. Perencanaan Pelayanan Klinis b. Proses yang berhubungan dengan pelanggan c. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis: i. Proses pembelian ii. Verifikasi barang yang dibeli iii. Kontrak dengan pihak ketiga d. Penyelenggaraan pelayanan klinis : i. Pengendalian proses pelayanan klinis ii. Validasi proses pelayanan iii. Identifikasi dan ketelusuran iv. Hak dan kewajiban pasien v. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb) vi. Manajemen risiko dan keselamatan pasien e. Peningkatn Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien : a. Penilaian indikatorkinerja klinis b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. Pelaporan insiden keselamatan pasien d. Analisis dan tindak lanjut e. Penerapan manajemen resiko 6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan: 1) Umum 2) Pemantauan dan pengukuran: a) Kepuasan pelanggan b) Audit internal c) Pemantauan dan pengukuran proses d) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan 3) Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai 4) Analisis data 5) Peningkatan berkelanjutan 6) Tindakan korektif 7) Tindakan preventif vii.

Penutup Lampiran (jika ada)

3. Pedoman/ Panduan Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka Puskesmenyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu : 1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala UPTD Puskesmas Tarub untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut. 2. Peraturan Kepala UPTD Puskesmas Tarub tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala UPTD Puskesmas Tarub. 3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali. 4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka UPTD Puskesmas Tarubdalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. 5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum UPTD Puskesmas Tarub BAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan UPTD Puskesmas Tarub BAB IV Struktur Organisasi UPTD Puskesmas Tarub BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup Pelayanan

D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap) BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIIIPENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format BAB I BAB II BAB III BAB IV

Panduan Pelayanan UPTD Puskesmas Tarub DEFINISI RUANG LINGKUP TATA LAKSANA DOKUMENTASI

Sistematika panduan pelayanan UPTD Puskesmas Tarub dapat dibuat sesuai dengan materi/isi panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di UPTD Puskesmas Tarub yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. 4. Penyusunan kerangka acuan 1) Kerangka Acuan Program Kerangka acuan disusun untuk program yang akan dilakukan oleh UPTD Puskesmas Tarub. Cara penulisan Kerangka Acuan Program sebagai berikut : 1. Kertas F4/HVS, margin atas 2 cm, margin kiri 4 cm, margin kanan 3 cm, margin bawah 3 cm 2. Hurul arial ukuran 12, spasi 1,5 cm 3. Kop Puskesmas ada di halaman pertama saja 4. Pada halaman terakhir ditandatangani oleh Kepala Puskesmas Sistematika kerangka acuan sebagai berikut : a. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan program. b. Latar Belakang

Latar belakang merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan datadata sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. c. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci d. Tata nilai Tata nilai adalah pola cara berfikir atau aturan-aturan yang mempengaruhi tindakan-tindakan dalam pelaksanaan kegiatan. Tata nilai program sejalan /selaras dengan taat nilai puskesmas e. Kegiatan Lintas Sektoral dan Lintas Program Dalam pelaksanaan kegiatan diharapkan ada peran dari lintas sektoral maupun lintas program f. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. g. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain h. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . Sasaran Program menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 1) Specific : spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi/ tidak multi tafsir dan menjawab masalah. 2) Measurable : dapat diukur secara objeyktif baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif, yaitu dua atau lebih mengukur indikator kinerja mempunyai kesimpulan yang sama. 3) Achievable : dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia, penting, dan harus berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak serta proses. 4) Relevan/Realistic : indikator kinerja harus esuai dengan kebijakan yang berlaku. 5) Efective : data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis dengan biaya yang tersedia.

6) Sensitive : harus cukup flesibel dan sensitif terhadap perubahan/penyesuaian pelaksnaan dan hasil pelaksanaan kegiatan. 7) Time specific : jelas kapan hatus tercapai tujuan yang ditetapkan (target bulan, trieulan, tahunan, dll). i. Jadwal pelaksanaan kegiatan Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. j. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan. Jadual tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. k. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. 2) Kerangka Acuan Kegiatan Cara penulisan Kerangka Acuan Kegiatan sebagai berikut : 1. Kertas F4/HVS, margin atas 2 cm, margin kiri 4 cm, margin kanan 3 cm, margin bawah 3 cm 2. Hurul arial ukuran 12, spasi 1,5 cm 3. Kop Puskesmas ada di halaman pertama saja

4.

Pada halaman terakhir ditandatangani oleh PJ dan kepala puskesmas Sistematika kerangka acuan kegiatan pada dasarnya sama dengan Kerangka Acuan Program, yaitu sebagai berikut : a. Pendahuluan b. Latar Belakang c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan. e. Cara melaksanakan kegiatan f. Sasaran g. Jadwal pelaksanaan kegiatan h. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan 5. Standar Operasional Prosedur (SOP) Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya: 1. Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.35 tahun 2012). 2. Standar Prosedur Operasional (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undangundang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit. 3. Tujuan Penyusunan SOP, Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. 4.Manfaat SOP a. Memenuhi persyaratan standar pelayanan UPTD Puskesmas Tarub b. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan c. Memastikan staf UPTD Puskesmas Tarub memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. Contoh : SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong, 5.Format SOP. 1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi UPTD Puskesmas Tarub ini diberlakukan. 2) Format SOP yang dibakukan adalah berdasarkan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi UPTD Puskesmas Tarub Tahun 2017. 3) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/ kolom misalnya, nama

penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkahlangkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP. Format SOP sebagai berikut : 1. Kop/heading SOP : Judul SOP Lambang No. : xxx/SOP/ADMEN/PKMPuskesmas SOP Dokumen TRB/2017 No Revisi : 001 Tanggal : 3 Oktober 2017 terbit Halaman :½ 2. Komponen SOP : Disahkan oleh: Kepala UPTD Puskesmas Tarub 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi

5. Langkahlangkah/Prosedur 6. Diagram alir 7. Unit terkait 8. Dokumen terkait

Tanda tangan dan stempel

Nama Kepala Puskesmas dan gelar NIP

<Judul SOP> adalah..... Sebagai acuan penerapan langkah-lanngkah untuk .... Kebijakan Kepala UPTD Puskesmas Tarub Nomor .... Tentang .... 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehata masyarakat 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi 3. ......... < yang berhubungan dengan judul SOP> 1. < berupa kalimat perintah> 2. .... < di unit mana SOP ini diterapkan > < di dokumen mana penerapan SOP ini tercatat >

9. Rekaman historis perubahan Tanggal : NO YANG DIUBAH

ISI PERUBAHAN

KETERANGAN



Penjelasan : a. Penulisan SOP menggunakan huruf arrial narrow ukuran 12. b. Untuk tulisan “SOP” arrial Narrow ukuran 22, untuk judul SOP ukuran 14 c. Kertas ukuran F4( HVS) d. Margin atas 2 cm, kiri 3 cm, kanan 2 cm, bawah 2 cm, spasi 1 e. Penulisan yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah :nama UPTD Puskesmas Tarub dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tandatangan Kepala UPTD Puskesmas Tarub, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkahlangkah, dan unit terkait diberi kotak/ tabel. 5 Petujuk Pengisian SOP a. Logo :  Logo Pemerintah kabupaten, berwarna, tinggi 3 cm, lebar 2 cm  Logo Puskesmas, berwarna, tinggi 3 cm, lebar 3 cm adalah nama UPTD Puskesmas Tarub. b. Kotak Kop/Heading : masing-masing kotak (UPTD Puskesmas Tarub, judul SOP, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala UPTD Puskesmas Tarub ) diisi sebagai berikut :  Heading hanya dicetak pada halaman pertama.dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: kotak nama UPTD Puskesmas Tarub, judul SOP, No.dokumen, No.Revisi dan halaman.  Kotak Puskesmas diberi nama UPTD Puskesmas Tarub dan Logo pemerintah daerah, atau logo dan nama Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.  Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya  No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di UPTD Puskesmas Tarub, dibuat sistematis agar ada keseragaman.  No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh : untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.  Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut.  Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. misalnya : SOP terdiri dari 5 halaman maka penulisan halaman pertama : 1/5, namun di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua : 2/5, halaman terakhir 5/5.



Ditetapkan Kepala Pusksmas : diberi tandatangan Kepala UPTD Puskesmas Tarub dan nama jelasnya.

c. Isi SOP Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut: 1. Pengertian : diisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi. 2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……” 3. Kebijakan : berisi kebijakan Kepala UPTD Puskesmas Tarub yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Tarub No XXX/SK/AK/PKMTRB/2017 tentang Pelayanan Imunisasi. 4. Referensi : berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundangundangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka, 5. Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. 6. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. 7. Diagram alir/bagan alir (flow chart) : Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. 

Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol, yaitu simbol balok:



Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut: o Awal kegiatan : o Akhir kegiatan : o Simbol Keputusan :

Ya

?

tidak o Penghubung : o Dokumen : o Arsip :

d. Syarat Penyusunan SOP: 1) Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala UPTD Puskesmas Tarub hanya untuk menanggapi /.dan memgoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP. 2) SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim mutu diminta memberikan tanggapan. 3) Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa. 4) Untuk UKM obyek menggunakan kata sasaran, untuk UKP adalah pasien, untuk Admen adalah pengguna. 5) SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP harus jelas. 6) SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang dikenali pemakai.

7) SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. 1) Evaluasi SOP. Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP. a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list  Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).  Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.  Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.  Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri. (1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya  Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,  Buat daftar kerja yang harus dilakukan,  Susun urutan kerja yang harus dilakukan,  Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,  Lakukan uji-coba,  Lakukan perbaikan daftar tilik,  Standarisasi daftar tilik. Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut. Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 % Σ Ya+Tidak (2) Evaluasi isi SOP.

(a)Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja. (b)Hasil evaluasi : SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya. (c)Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :  Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada  Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pelayanan kesehatan,  Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,  Adanya perubahan fasilititas (d) Pergantian kepala UPTD Puskesmas Tarub, bila SOP memang masih sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi. 6. Rekam Implementasi. a. Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan UPTD Puskesmas Tarub dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan. b. Catatan / rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikendalikan. Puskesmas Tarub menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan pemusnahan. Catatan rekam/ implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali. KEPALA UPTD PUSKESMAS TARUB KABUPATEN TEGAL

AKHMAD BUKHORI