Taller Realizacion Auditoria Interna.docx

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: INMEL INGENIERIA Representante: Luis Vélez Uribe Dirección: CRA 55 # 55 - 55 Tel: 6214573 Cargo: Gerente General Correo electrónico: [email protected] De: Equipo Auditor Área Gestión de Calidad [email protected] Para: Supervisor de Área de facturación, Lectura y Reparto Libardo Fuentes Fecha: Marzo 25 de 2019 Objetivo: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de INMEL INGENIERIA, en los procedimientos de prestación de servicios de lectura y reparto, revisión de macro medidores. Alcance: Verificar la prestación de los servicios de lectura y reparto, revisión de macro medidores del área de seguridad y de la Calidad de la empresa INMEL INGENIERIA.

Criterios de Auditoria • SGC de MRC • Política de Gestión Financiera. • Política de Logística y Servicio al Cliente • Manual de Procedimientos • Políticas Corporativa de MRC  Norma ISO 9001:2008  Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Febrero de 2019  Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002  Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos MDR-005  Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Febrero de 2019  Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Febrero 15 de 2019 Reunión de Apertura: 1 de Marzo de 2019 Hora 7:45 am Reunión de Cierre: 1 de Marzo de 2019 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del proyecto, El Supervisor del área facturación, lectura y reparto, el día 1 de Febrero del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de enero de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al

equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción Indicadores Cumplimiento en compras y ventas. Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno Responsable Área: Superintendencia de Logística Asistentes: • Gerencia General • Secretaria de Gerencia • Superintendencia de Logística • Supervisor de Logística • Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad BRYAN CAMELO ENOC RODRIGUEZ MIGUEL SIERRA

Experto Técnico SGC Ingeniero de Procesos Coordinador de Proyecto

AUDITADOS Supervisor de Facturación, lectura y reparto Libardo Fuentes Jefe de Área Luis García Analista de Información

firma firma firma

firma firma firma

PROCESOS Y/O ACTIVIDAD Reunión de apertura

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA: 1 DE Marzo 2019 AUDITOR CARGO BRYAN CAMELO

Dirección de Sixta Mercado sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Tramites: 7,1 7,5 8,2 Hernán Díaz 8,2,4 8,3 8,5 ALMUERZO Admon rrhh: 6,2 Margot Zarate 8,2,3 Facturación y lectura Dinael Toloza Reunión de cierre

BRYAN CAMELO

Representante Experto técnico Secretaria General Coordinador plantas 12:00:00 m.

HORA 7:45 a. m. 8:00 a. m.

de 10:00 a. m.

Director GDRH

1:30 p. m.

Ingeniero proceso Representante Experto técnico

de 3:00 p. m. 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. No. 1 2

3 4 5 6

Documento revisado Política de Logística y Servicio al Cliente Política de Gestión Financiera Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio

Observaciones del documento Última actualización 18 de julio 2015 Última actualización 5 de enero 2019 I-EL-002 Carpetas de Protocolos e Instructivos Manual de Procedimientos. Cap. Última actualización 9 de febrero Compras y Logística. 2019 Manual de Procedimientos de M-PC-002 Versión Marzo de 2019 Laboratorio Manual de Documentos de M-DR-005 Libros de registro de Retención y Archivo del Laboratorio muestras de Ensayos Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2019

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La escucha activa d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

e- Generación de hallazgos de auditor. Fecha: Proceso Auditado: Evidencias de No. Auditoría 1 Procedimientos de costos en materiales en bodega y standby

Auditor (es): Auditado (s): Criterios de Hallazgos de C Auditoría Auditoría política de Falta agregar gestión implementación de financiera procedimiento para costos en materiales de bodega y stand-by

NCM

X

2

formato único de Cap. No se tiene en despachos, Compras y cuenta el formato Manual de logística único de procedimientos despachos y recibo de mercancía en el procedimiento

X

3

Cambios organizacionale s

X

4 5 6 7 C: Conformidad Menor

Política de Falta actualización logística y de la política de servicio al logística, cuya cliente última actualización fue el 18 de julio 2017 y no se han agregado los cambios organizacionales del año 2018

NCM: No Conformidad Mayor

NCm:

NCm

No

Conformidad

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría. • Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by. • Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2018.  Conclusiones de la Auditoria: Se debe actualizar la Política de Gestión De lectura y reparto, crear un procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados. - Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo. Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras. -Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos. g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad). (Ver punto a. de ésta actividad). h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.