RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PROSEDUR TETAP PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
PENERIMAAN BARANG NON MEDIS DI LOGISTIK No. Dokumen No. Revisi Halaman 01.03.15.Log 1 1/1 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu Tanggal Terbit 30 Des 2013 dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS Rangkaian kegiatan penerimaan barang non medis (alat tulis kantor, peralatan rumah tangga, bahan kering dapur, alat bengkel dan barang cetakan) yang telah dipesan ataupun dibeli untuk menunjang pelayanan medis maupun non medis. 1. Terlaksananya tata cara penerimaan barang non medis yang baik dan benar. 2. Memonitoring setiap penerimaan dan penyimpanan barang non medis. Penerimaan barang non medis dilaksanakan oleh: a. Barang rumah tangga, alat tulis kantor, barang cetakan, barang bengkel, dan bahan bakar oleh bagian logistik umum. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima barang yang datang. Barang tersebut harus disertai faktur pengiriman barang/surat jalan/kuitansi pembayaran untuk barang yang dibeli secara kontan. 2. Periksa tanggal Expire Date kalau ada dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan Surat Pemesanan 3. Periksa kondisi barang yang dikirim, apakah dalam kondisi rusak atau tidak. 4. Berikan tanda tangan di faktur penerimaan barang dan tanggal penerimaan serta memberikan cap/stempel, setelah semua lengkap. 5. Buat Laporan penerimaan Barang(LPB) untuk setiap faktur yang datang. dan dicetak, baik LPB maupun label barcode( label barcode dicetak sesuai kebutuhan dan ditempelkan di setiap barang/perwakilan setiap item barang). 6. Berikan LPB dan faktur yang asli kepada supplier untuk meminta tanda tangan bagian Inventory/Pengadaan serta mengurus administrasi tukar tanda terima pada bagian Akuntansi. 7. Simpan barang dengan baik dan benar sesuai prinsip FIFO. 8. Segera konfirmasikan barang tersebut ke bagian yang memesannya agar segera meng e-slip dan mengambil barang, apabila barang yang datang adalah barang non stock. Bagian Inventory, Sub Bagian Logistik , dan Bagian Akuntansi
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PROSEDUR TETAP PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG NON MEDIS DI LOGISTIK No Dokumen No. Revisi Halaman 05.03.15.log 2 1/2 Ditetapkan oleh, Direktur RS. Baptis Batu Tanggal Terbit 30 Des 2013 dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS Rangkaian kegiatan pembuatan laporan penerimaan barang non medis (alat tulis kantor, peralatan rumah tangga, bahan kering dapur, alat bengkel dan barang cetakan) yang telah dipesan atau dibeli oleh RS Baptis Batu. 1. Terdokumentasinya semua barang non medis yang telah dibeli oleh RS Baptis Batu secara akuntabel. 2. Memperlancar proses pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak RS Baptis Batu dan supplier. Penerimaan barang non medis dilaksanakan oleh: a. Barang rumah tangga, alat tulis kantor, barang cetakan, barang bengkel, dan bahan bakar oleh bagian logistic umum. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima copy faktur dari Supplier yang mengirim barang ke RS Baptis Batu 2. Terima kuitansi untuk pembelian tunai. 3. Buat Laporan Penerimaan Barang sesuai dengan - No. Faktur pengiriman, - Nama supplier pengirim, - Meterai, - PPN, - Diskon, dan - Nilai totalnya, dan nama barang yang dikirim/dibeli beserta jumlah itemnya. 4. Cetak Laporan Penerimaan Barang yang dibuat dengan menggunakan kertas NCR 3 ply dan di beri tanda tangan pembuat Laporan Penerimaan Barang ( Putih untuk arsip bagian Akuntansi, Merah untuk arsip bagian Pengadaan dan Kuning untuk arsip bagian Logistik ) 5. Jadikan satu Lembar Putih dan Merah untuk di laporkan ke bagian Inventory. 6. Arsipkan lembar kuning di bagian Logistik 7. Untuk pengiriman barang yang menggunakan Surat Jalan tetap di buatkan Laporan Penerimaan Barang tetapi tidak di cetak, hanya di tulis nomor Laporan Penerimaan Barangnya di Surat Jalan tersebut 8. Serahkan Laporan Penerimaan Barang ke bagian Inventory setiap hari Senin dan Jumat.
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PROSEDUR TETAP
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG NON MEDIS DI LOGISTIK No Dokumen No. Revisi Halaman 05.03.15.log 2 2/2 Ditetapkan oleh, Direktur RS. Baptis Batu Tanggal Terbit 30 Des 2013 dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS 9. Hubungi bagian Inventory untuk membuka kembali nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah. Jika dalam pembuatan Laporan Penerimaan Barang terjadi kesalahan dan sudah terlanjur di cetak 10. Edit nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah. 11. Cetak ulang. Bagian Inventory, Sub Bagian Logistik, dan Bagian Akuntansi
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PESANAN BARANG STOCK NON MEDIS No. Dokumen 07.03.15
No. Revisi Halaman 1 1/1 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS
PENGERTIAN
Rangkaian kegiatan pemesanan barang non medis untuk persediaan di logistik RS Baptis Batu
TUJUAN
Persediaan atau stock barang non medis yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional RS Baptis Batu dalam keadaan cukup.
KEBIJAKAN
PROSEDUR UNIT TERKAIT
Prosedur usulan pembelian barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan distribusi barang harus sesuai dengan Sistem Akutansi/ Keuangan RS Baptis Batu. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Periksa persediaan barang di logistik. 2. Buat daftar permintaan barang sesuai kebutuhan harian. 3. Serahkan buku permintaan barang setiap hari Senin kepada kepala bagian inventory. Petugas Logistik, Kepala Bagian Inventory
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PENERIMAAN BARANG INVESTASI ALAT KESEHATAN No. Dokumen 08.03.15.Log Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP
No. Revisi Halaman 1 1/1 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS
PENGERTIAN
Rangkaian kegiatan penerimaan barang investasi alat kesehatan yang telah dipesan ataupun dibeli untuk menunjang pelayanan medis.
TUJUAN
Memonitoring setiap penerimaan dan pendistribusian barang investasi alat kesehatan.
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
Prosedur usulan pembelian barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan distribusi barang harus sesuai dengan Sistem Akutansi/ Keuangan RS Baptis Batu. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima Surat Order Pembelian Barang dari kepala Bagian Inventory. 2. Terima barang Investasi yang datang. 3. Periksa surat jalan 4. Periksa tanggal Expire Date kalau ada dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan Surat Pemesanan 5. Periksa kondisi barang yang dikirim, apakah dalam kondisi rusak atau tidak. 6. Berikan tanda tangan di surat jalan barang dan tanggal penerimaan serta memberikan cap/stempel, setelah semua lengkap. 7. Untuk pengiriman barang yang menggunakan Surat Jalan tetap di buatkan Laporan Penerimaan Barang tetapi tidak di cetak, hanya di tulis nomor Laporan Penerimaan Barangnya di Surat Jalan tersebut 8. Tunggu pelaksanaan uji fungsi alat sebelum membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) Sub Bagian Logistik
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG INVESTASI ALAT KESEHATAN DI LOGISTIK No. Dokumen 09.03.15.Log Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
No. Revisi Halaman 1 1/2 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS Rangkaian kegiatan pembuatan laporan penerimaan barang investasi alat kesehatan yang telah dipesan ataupun dibeli oleh RS Baptis Batu. 1. Terdokumentasinya semua barang investasi alat kesehatan yang telah dibeli oleh RS Baptis Batu secara akuntabel. 2. Memperlancar proses pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak RS Baptis Batu dan supplier. Prosedur usulan pembelian barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan distribusi barang harus sesuai dengan Sistem Akutansi/ Keuangan RS Baptis Batu. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima dokumen serah terima barang dari hasil uji fungsi alat. 2. Terima copy faktur dari Supplier yang mengirim barang ke RS Baptis Batu 3. Terima kuitansi untuk pembelian tunai. 4. Buat Laporan Penerimaan Barang sesuai dengan - No. Faktur pengiriman, - Nama supplier pengirim, - Meterai, - PPN, - Diskon, dan - Nilai totalnya, dan nama barang yang dikirim/dibeli beserta jumlah itemnya. 5. Cetak Laporan Penerimaan Barang yang dibuat dengan menggunakan kertas NCR 3 ply dan di beri tanda tangan pembuat Laporan Penerimaan Barang ( Putih untuk arsip bagian Akuntansi, Merah untuk arsip bagian Pengadaan dan Kuning untuk arsip bagian Logistik ) 6. Jadikan satu Lembar Putih dan Merah untuk di laporkan ke bagian Inventory. 7. Arsipkan lembar kuning di bagian Logistik 8. Untuk pengiriman barang yang menggunakan Surat Jalan tetap di buatkan Laporan Penerimaan Barang tetapi tidak di cetak, hanya di tulis nomor Laporan Penerimaan Barangnya di Surat Jalan tersebut. 9. Serahkan Laporan Penerimaan Barang ke bagian Inventory.
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PROSEDUR TETAP
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG INVESTASI ALAT KESEHATAN DI LOGISTIK No. Dokumen No. Revisi Halaman 09.03.15.Log 1 1/2 Ditetapkan oleh, Direktur RS. Baptis Batu Tanggal Terbit 30 Des 2013 dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS 10. Hubungi bagian Inventory untuk membuka kembali nomor Laporan Penerimaan Barang jika dalam pembuatan Laporan Penerimaan Barang terjadi kesalahan dan sudah terlanjur di cetak 11. Edit nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah. 12. Cetak ulang. Bagian Inventory, Sub Bagian Logistik, dan Bagian Akuntansi
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PENGAMBILAN PERMINTAAN BARANG MELALUI E-SLIP No. Dokumen 10.03.15.Log Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP PENGERTIAN TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
No. Revisi Halaman 1 1/1 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS Rangkaian kegiatan pengambilan barang untuk operasional unit kerja yang sudah di e-slip. Barang non medis yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional RS Baptis Batu dapat terpenuhi. Prosedur usulan pembelian barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan distribusi barang harus sesuai dengan Sistem Akutansi/ Keuangan RS Baptis Batu. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima permintaan barang melalui e-slip dari unit kerja yang sudah disetujui diacc oleh kepala unit kerja dan wadir. 2. Ambilkan barang sesuai permintaan unit kerja. 3. Berikan tanda pada kertas e-slip barang yang ada maupun yang tidak ada. 4. Validasi barang yang sudah diambilkan. 5. Antarkan barang sesuai jadwal yang ada. Petugas Logistik
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PEMBUATAN LAPORAN PERSEDIAAN BARANG NON MEDIS No. Dokumen 11.03.15.Log Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP PENGERTIAN TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
No. Revisi Halaman 1 1/1 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS Rangkaian kegiatan pembuatan laporan persediaan barang non medis yang digunakan sebagai salah satu elemen untuk laporan keuangan RS Baptis Batu. 1. Mengetahui jumlah persediaan barang non medis yang ada di logistik setiap bulan. 2. Agar laporan keuangan rumah sakit dapat dikerjakan. Pelayanan logistik harus selalu mengutamakan kualitas dan keakuratan laporan. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Validasi setiap barang yang sudah keluar dari gudang sesuai e-slip dan barang yang diberikan. 2. Hitung stock barang setiap minggu sesuai dengan stock yang ada diprogram komputer. 3. Periksa apakah masih ada barang yang sudah diambil oleh unit kerja tapi belum di e-slip (barang cito). 4. Minta unit kerja untuk segera menyelesaikan e-slip agar administrasi valid. 5. Periksa laporan persediaan barang non medis yang ada diprogram apakah sudah sesuai dengan keadaan fisik barang yang ada di gudang. 6. Print Laporan Persediaan Barang rangkap 2, satu untuk kepala bagian Inventory dan satu untuk bagian Akuntansi. 7. Serahkan laporan ke kepala Bagian Inventory setiap tanggal 3 setiap bulan. 8. Kepala bagian Inventory memeriksa apakah laporan sudah sesuai dan benar. 9. Bila sudah benar kepala bagian Inventory menyerahkannya ke bagian Akuntansi. Sub Bagian Logistik, Bagian Inventory, dan Bagian Akuntansi
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PELAKSANAAN UJI FUNGSI DAN PELATIHAN PENGGUNAAN ALAT INVESTASI KESEHATAN No. Dokumen 12.03.15.LOG Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP PENGERTIAN TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
No. Revisi Halaman 0 1 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS Rangkaian kegiatan uji fungsi alat investasi kesehatan yang sudah dibeli apakah sudah dapat digunakan sesuai fungsi dan spesifikasinya. 1. Mengetahui alat yang dibeli sudah sesuai dengan fungsi dan spesifikasinya. 2. Agar pegawai yang mempunyai alat dapat menggunakan alat tersebut dengan benar. Pelayanan logistik harus selalu berorientasi kepada mutu dan keselamatan pasien. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima jadwal uji fungsi alat investasi medis dari kepala bagian Inventory. 2. Terima dokumen spesifikasi alat inventasi medis yang dibeli 3. Antar barang ke unit kerja yang meminta. 4. Hubungi bagian Pemeliharaan Sarana. 5. Ikuti pelaksanaan uji fungsi. 6. Ambil buku petunjuk pemakaian alat untuk difoto copy oleh Bagian Pemeliharaan Sarana. 7. Jika alat sudah dapat digunakan dengan baik, periksa dokumen yang menyatakannya. 8. Periksa dokumen serah terima barang, harus ada tandatangan teknisi supplier dan kepala unit kerja. 9. Terima dokumen yang menyatakan bahwa alat sudah dapat digunakan dengan baik. 10.Terima daftar hadir petugas unit kerja yang mengikuti pelatihan penggunaan alat. 11. Buatkan Laporan Penerimaan Barang (LPB) sesuai SPO Pembuatan Laporan Penerimaan Barang (LPB) Barang Investasi Alat Kesehatan di Logistik. 12. Serahkan kartu garansi, buku petunjuk pemakaian alat, dokumen serah terima barang, daftar hadir dan Laporan Penerimaan Barang (LPB) ke kepala bagian Inventory. Sub Bagian Logistik, Bagian Inventory, Bagian Pemeliharaan Sarana
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PENERIMAAN BARANG INVESTASI BARANG UMUM No. Dokumen 13.03.15.Log Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP
No. Revisi Halaman 0 1/1 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS
PENGERTIAN
Rangkaian kegiatan penerimaan barang investasi barang umum yang telah dipesan ataupun dibeli untuk menunjang pelayanan rumah sakit.
TUJUAN
Memonitoring setiap penerimaan dan pendistribusian barang investasi barang umum.
KEBIJAKAN
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
Prosedur usulan pembelian barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan distribusi barang harus sesuai dengan Sistem Akutansi/ Keuangan RS Baptis Batu. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima Surat Order Pembelian Barang dari kepala Bagian Inventory. 2. Terima barang Investasi yang datang. 3. Periksa surat jalan 4. Periksa tanggal Expire Date kalau ada dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan Surat Pemesanan 5. Periksa kondisi barang yang dikirim, apakah dalam kondisi rusak atau tidak. 6. Berikan tanda tangan di surat jalan barang dan tanggal penerimaan serta memberikan cap/stempel, setelah semua lengkap. 7. Untuk pengiriman barang yang menggunakan Surat Jalan tetap di buatkan Laporan Penerimaan Barang tetapi tidak di cetak, hanya di tulis nomor Laporan Penerimaan Barangnya di Surat Jalan tersebut 8. Tunggu pelaksanaan uji fungsi barang apabila barang harus di uji fungsi sebelum membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). 9. Ambil kartu garansi untuk barang yang tidak bisa dilaksanakan uji fungsi. 10. Berikan kartu garansi kepada kepala bagian Inventory/Pengadaan. 11. Buat Laporan Penerimaan Barang (LPB). Sub Bagian Logistik
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG INVESTASI BARANG UMUM DI LOGISTIK No. Dokumen 14.03.15.Log Tanggal Terbit 30 Des 2013
PROSEDUR TETAP PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDUR
No. Revisi Halaman 0 1/2 Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda. P. A,SpKFR.,MARS Rangkaian kegiatan pembuatan laporan penerimaan barang investasi barang umum yang telah dipesan ataupun dibeli oleh RS Baptis Batu. 1. Terdokumentasinya semua barang investasi alat kesehatan yang telah dibeli oleh RS Baptis Batu secara akuntabel. 2. Memperlancar proses pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak RS Baptis Batu dan supplier. Prosedur usulan pembelian barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan distribusi barang harus sesuai dengan Sistem Akutansi/ Keuangan RS Baptis Batu. (Sesuai SK Direktur No.51/17/VII/SK_DIR_Keb/2013 tentang Kebijakan Pelayanan Logistik) 1. Terima dokumen serah terima barang dari hasil uji fungsi barang apabila barang bisa diuji fungsi. 2. Terima copy faktur dari Supplier yang mengirim barang ke RS Baptis Batu apabila barang dibeli dengan cara kredit . 3. Terima kuitansi untuk pembelian tunai. 4. Buat Laporan Penerimaan Barang sesuai dengan - No. Faktur pengiriman, - Nama supplier pengirim, - Meterai, - PPN, - Diskon, dan - Nilai totalnya, dan nama barang yang dikirim/dibeli beserta jumlah itemnya. 5. Cetak Laporan Penerimaan Barang yang dibuat dengan menggunakan kertas NCR 3 ply dan di beri tanda tangan pembuat Laporan Penerimaan Barang ( Putih untuk arsip bagian Akuntansi, Merah untuk arsip bagian Pengadaan dan Kuning untuk arsip bagian Logistik ) 6. Jadikan satu Lembar Putih dan Merah untuk di laporkan ke bagian Inventory. 7. Arsipkan lembar kuning di bagian Logistik 8. Untuk pengiriman barang yang menggunakan Surat Jalan tetap di buatkan Laporan Penerimaan Barang tetapi tidak di cetak, hanya di tulis nomor Laporan Penerimaan Barangnya di Surat Jalan tersebut. 9. Serahkan Laporan Penerimaan Barang ke bagian Inventory.
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu
PROSEDUR TETAP
PROSEDUR
UNIT TERKAIT
PEMBUATAN LAPORAN PENERIMAAN BARANG INVESTASI BARANG UMUM DI LOGISTIK No. Dokumen No. Revisi Halaman 14.03.15.Log 0 2/2 Ditetapkan oleh, Direktur RS. Baptis Batu Tanggal Terbit 30 Des 2013 dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS 10. Hubungi bagian Inventory untuk membuka kembali nomor Laporan Penerimaan Barang jika dalam pembuatan Laporan Penerimaan Barang terjadi kesalahan dan sudah terlanjur di cetak 11. Edit nomor Laporan Penerimaan Barang yang salah. 12. Cetak ulang. Bagian Inventory, Sub Bagian Logistik, dan Bagian Akuntansi