Spa - Unidad 2 Parte 1 - Racca

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Unidad 2: Estructuras y Procesos Roben Rodríguez Garay Primera Parte: Estrategias funcionales, estructuras funcionales y procesos básicos

1.1 – La empresa como un sistema abierto El enfoque sistémico concibe a la empresa como un sistema complejo y abierto, en el que los distintos subsistemas y elementos están convenientemente interrelacionados y organizados, formando un todo unitario y desarrollando una serie de funciones que pretenden la consecución de los objetivos globales de la firma. Toda esta actividad, se lleva a cabo en permanente interacción con el entorno, con el que intercambia materia, energía e información, que son utilizadas para el mantenimiento de la organización contra la degradación que ejerce el tiempo. La concepción sistémica distingue diferentes subsistemas que agrupan funciones homogéneas.  Subsistema decisorio.  Subsistema de dirección.  Subsistemas relativos a las funciones básicas.  Subsistema de RRHH.  Subsistemas de información y control. Cada sistema puede ser dividido en subsistemas. La división es una creación intelectual que se establece para poder estudiar y analizar las formas más eficaces y eficientes de realización, en función del tipo de problemas uq ese presentan en cada subsistema. 1.1.1 – Las fronteras de los sistemas. Área crítica que determina lo que pertenece al sistema y lo que pertenece al contexto general. Al estar constituidos por relaciones e interacciones entre personas, los límites son difusos. Un individuo pertenece o no a un sistema social según el objetivo que guía su interacción. La simple presencia física de un individuo en un sistema no significa necesariamente su permanencia en él. 1.1.2 – Niveles de decisión Cada sistema puede ser visto como un subsistema de otro de rango superior. Si se sube en la escala, se atraviesa una jerarquía de sistemas hasta llegar a un límite arbitrario, que quien percibe denomina sistema final, pues contiene a todos los demás. Si se desciende, encontraremos subsistemas de menos rango hasta llegar también a un límite fijado arbitrariamente por el analista. La administración reduce la complejidad de los problemas en subproblemas manejables y compatibles con la capacidad y racionalidad limitada de los funcionarios. En las organizaciones, existen tres niveles de decisión: a) Nivel político, institucional o estratégico. b) Nivel de dirección, gerencial o de planeamiento. c) Nivel técnico, de ejecución o de supervisión. 1.1.2.1– Nivel Político

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Las decisiones políticas establecen objetivos, metas, estrategias y políticas generales. Los objetivos surgen de un proceso de negociación y regateo respecto al conjunto de contribuciones que la coalición política está dispuesta a aportar y las compensaciones que pretenden obtener. Las decisiones políticas, a diferencia de las de planeamiento, suelen ser competitivas y colectivas independientemente de la presencia física simultánea de los individuos que participan en ellas. Las decisiones políticas dejan entonces, amplia discrecionalidad para seleccionar las metas, recursos y procedimientos a adoptar. Del conjunto de fines, la negociación política va construyendo estrategias, políticas y metas operacionales como resultados deseados. 1.1.2.2– Nivel Directivo Se encarga de traducir los deseos y declaraciones políticas que sirvan de guía para las acciones operativas. El planeamiento establece metas factibles, consistentes con los objetivos generales establecidos por el nivel político. En el nivel político también se sancionan planes y el los niveles directivos también se establecen políticas funcionales. Las decisiones de dirección, son declaraciones, que establecen qué hay que alcanzar pero no siempre cómo alcanzarlo. Para su puesta en práctica deben traducirse en directivas más precisas y claras. Las decisiones de planeamiento se refieren a problemas o situaciones nuevas, con pocos o ningún antecedente y requieren creatividad e innovación. Son decisiones no programadas. Deberían ser cooperativas y coordinadas pues se supone que previamente se habrían debatido a las diversas ideas en el nivel político. 1.1.2.3– Nivel Operativo Se encarga de la ejecución de los planes y directivas. Es el encargado de tomar las decisiones saque transforman los planes declarativos en procesales; reduciendo así la discrecionalidad y estableciendo criterios de decisión específicos. Incluye instrucciones precisas para los encargados directos de las actividades materiales (obreros, vendedores, etc) aceptando muchas veces determinadas alternativas aplicables, pero estableciendo todos los modos de actuar, o sea, decisiones programadas. 1.1.3 – Niveles de control Cada nivel de decisión construye su propio subsistema de control. El estratégico está referido al nivel de conflicto entre los integrante de la coalición y los cambios producidos en el contexto general y específico que puedan haber modificado el número y poder de los participantes y los niveles de aspiraciones. Su objetivo es el mantenimiento de las ventajas competitivas y la supervivencia de la organización. El de gestión corresponde alas decisiones de planeamiento y se basa en variables tanto internas como externas, indicando la necesidad de formular nuevos planes y modificar programas y procedimientos. El control sobre los procesos físicos lo tiene el nivel operativo.

1.1.4 – El sistema formal Hay una estructura formal de relaciones y funciones en todas las organizaciones.

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Ésta beberá adaptarse a las características particulares de cada organización y permitir que se puedan efectuar las elecciones requeridas por los niveles decisionales con el mínimo de conflictos funcionales. La división del trabajo es una de las actividades más importantes. En las organizaciones coexisten sistemas informales que reflejan relaciones que no están legalizadas oficialmente. Prohibidas por el sistema general o no consideradas. 1.2– El sistema de decisiones estratégicas 1.2.1 – Decisiones estratégicas corporativas y de negocios En las empresas grandes existe una tendencia al achatamiento de las estructuras piramidales empinadas y a evitar jerarquías rígidas. En las pequeñas y medianas se busca simplificar los modelos organizacionales. No es cuestión de tamaño sino de contenidos.  La estrategia corporativa aborda a toda organización y el conjunto de negocios.  La estrategia de negocios se ocupa de los temas de posicionamiento del negocio sin importar en dónde recae ésta responsabilidad.  Las estrategias funcionales contienen otras decisiones subordinadas a las anteriores. En las pequeñas organizaciones es altamente probable que los tres tipos de decisiones estratégicas estén propietario, fundador y único directivo formal. Las decisiones corporativas y de negocios abarcan:  Relaciones entre la empresa y sus grupos de interés.  Objetivos generales.  Difusión de políticas generales.  Declaraciones de valores y formas de conducta.  Posicionamiento del negocio y definición de prioridades estratégicas.  Definición de programas de acción generales.  Asignación de recursos. Los programas específicos de acción corresponden a las estrategias funcionales. 1.2.2 – Decisiones estratégicas funcionales Medio para desarrollar las competencias centrales de la organización. Si bien existen muchos componentes en común en el desarrollo de una estrategia funcional, también se requiere conocimientos y competencias específicas que son aplicables a cada función especializada. Una estrategia funcional no puede generarse en forma independiente de los negocios que busca respaldar. 1.3– Implementación de las estrategias, estructuras y procesos. Una vez seleccionadas las estrategias, se debe proceder a su implementación. Se necesita para ello un conjunto de procesos debidamente realizados que logren que la organización se mueva en la dirección elegida. Mientras que la creación de estrategias es una actividad principalmente empresarial y política, su implantación es principalmente una actividad administrativa interna. Las actividades y su detalle son específicas de cada situación, pero deben cubrirse ciertas funciones básicas sin importar el tipo de organización:  Desarrollo de una estructura interna que sea capaz de ejecutar con éxito la estrategia.  Instalación de sistemas operativos y administrativos. En una organización, la estructura puede ser modificada para ajustarla a cualquier proceso que se estima como el más conveniente. Los procesos organizacionales, son actividades

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continuas a través de las cuales, el sistema organización, produce los cambios de uno a otro estado. 1.3.1 – Adaptación de la estructura de la organización a la estrategia. La estructura interna debe ser diseñada basándose en los factores clave de éxito definidos por al estrategia empresarial. a) Definir las funciones y actividades clave para ejecutar con éxito la estrategia de negocios. b) Hacer que las funciones y unidades de la organización tengan procedimientos administrativos que proporcionen apoyo al personal. c) Determinar los grados de autoridad necesarios para dirigir cada unidad de la organización, teniendo en cuenta tanto los beneficios como los costos de la gestión participativa. d) Seleccionar las personas para las posiciones clave y desarrollar las competencias necesarias para decidir y ejecutar eficazmente. e) Proporcionar coordinación entre las diversas unidades de la organización. Todas las decisiones inherentes a la distribución de funciones y asignación de responsabilidades corresponden al análisis estructural. Tradicionalmente, el organigrama y el manual de organización han sido herramientas representativas de la factorización de actividades. 1.3.2 – Desarrollo de procesos, políticas y procedimientos administrativos que apoyen las estrategias La empresa todavía no ha comenzado a funcionar. Saben que hacer pero no cómo, cuándo y dónde realizar las actividades. De no haber cierta precisión en las formas y tiempos podrían existir problemas: Diferentes grados de eficiencia en las operaciones. Diferentes grados de seguridad en cuando a la preservación del patrimonio de la empresa. Diferentes políticas en cuanto a métodos entre sectores dificultando el funcionamiento orgánico conjunto. Diferentes grados de eficiencia en cuando a valores agregados. Este es el campo de los manuales de políticas, cursogramas y manuales de procedimientos para especificar en detalle las tareas de ejecución. Los procesos organizacionales abarcan todos los aspectos dinámicos de la organización. Constituyen una expresión más detallada y específica de la función de planeamiento. Incluyen una combinación de decisiones, con planes únicos o permanentes, de procedimiento o declarativos, de nivel táctico o estratégico. También incluyen los procesos de influencia y sus variables de poder, identificación y comunicaciones para orientar el comportamiento de los miembros hacia los objetivos de la organización y limitar los criterios individuales con las políticas reconocidas. La visión de procesos no se enfoca en una persona o unidad organizativa en particular, sino en un grupo de funciones homogéneas y su ejecución. Los procesos organizacionales van variando según el nivel jerárquico ocupado por sus ejecutores. Las políticas van logrando consistencia entre la cultura organizativa y las estrategias. En los niveles operativos, la discrecionalidad de los procesos decisorios tiende a ser limitada y una buena parte de las decisiones está programada. Muchas de ellas están referidas a problemas que se presentan cotidianamente y que deben ser resueltas de manera inmediata. Las rutinas que se encuentran en el nivel operativo pueden dividirse en: a) Operativas: Acciones que el personal debe ejecutar para llevar a cavo y alcanzar las metas establecidas por al dirección. b) Administrativas: Describen el trámite a seguir para el procesamiento de la información. Su interés está concentrado en el procesamiento de la información.

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Ambos procesos sirven para programar empleados y funciones de ejecución. 1.3.2.1– Sistemas y procedimientos administrativos Son sistemas de información concebidos para capturar datos, procesarlos y producir nueva información que sustente el buen desempeño y desarrollo de los procesos operativos y decisorios, que corresponden a las distintas funciones que deben llevarse a cabo en una organización. En toda organización social, existen numerosos procedimientos, algunas veces cuidadosamente definidos y planificados y en otros casos productos de los usos y costumbres. Los procedimientos administrativos establecen rutinas de actividades que permiten coordinar diferentes unidades organizativas y sus funciones internas. Mientras más se sube en la escala jerárquica, los procedimientos son menos determinados (programados) pues intervienen las variables externas no controlables. En los niveles más bajos, los procedimientos pueden ser rutinizados y automatizados. Sin embargo, cuando el medio es inestable, hasta los procedimientos rutinarios dejan de serlo, permitiendo a los funcionarios que intervienen, cierto poder de decisión dentro de las políticas de la organización.

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