Sim 2209 - Bab 3 Kesihatan Kesejahteraan & Keberkesanan Organisasi

BAB 3 : KESIHATAN, KESEJAHTERAAN DAN KEBERKESANAN ORGANISASI Ojektif :

-

Melihat implikasi ruang kerja maya terhadap kesejahteraan dan keberkesanan organisasi

-

Bagaimana bentuk strategi organisasi yg boleh dilaksanakan bagi memastikan

perubahan

bentuk

kerja

tidak

akan

mengganggu

kesejahteraan dan keberkesanan organisasi. 3.1 Implikasi ICT terhadap bentuk kerja pekerja Penggunaan IT memberi kesan terhadap kesejahteraan dan keberkesanan organisasi melalui tiga (3) aspek berikut : •

Penggunaan teknologi menyebabkan tekanan kerja Berdasarkan kajian yang telah dibuat, penggunaan teknologi TIDAK mempengaruhi tekanan kerja, ini disebabkan : o

Teknologi hanya menstrukturkan semula sesuatu pekerjaan itu.

o

Tekanan

hanya

berlaku

apabila

teknologi

baru

itu

pada

peringkat

pengimplematasian dan hanya berlaku pada pekerja yang mempunyai ciri-ciri tertentu. •

Pengurangan kemahiran o

IT dikatakan akan memudahkan sesuatu kerja serta mengurangkan kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja itu.

o

Hakikatnya, keadaan pengurangan sesuatu kemahiran (deskilling) adalah berlaku secara serentak dengan pertambahan kemahiran (upskilling) sesuatu kerja bergantung kepada ciri-ciri pekerja tertentu.

•

Wujudnya kontrak psikologi baru di antara pekerja dan organisasi Ianya memberi kesan NEGATIF terhadap kesihatan, kesejahteraan, keberkesanan organisasi melalui faktor berikut : o

Emosi

o

Kehilangan sikap untuk membuat kerja secara sukarela

o

Wujud sikap tidak ikhlas dalam melaksanakan kerja

3.2 Kesan faktor psikologi terhadap kesejahteraan dan keberkesanan organisasi

Kontrak psikologi yang baru adalah bertentangan dengan kontrak psikologi tradisional yang lebih menekankan sikap sukarela dalam melaksanakan sesuatu tugasan. Kontrak psikologi baru di antara pekerja dan organisasi dimana kontrak psikologi tradisional telah wujud di mana komitmen adalah berdasarkan kepercayaan di antara majikan dan pekerja. Kepercayaan terhadap majikan iaitu pekerja diberi gaji dan kebajikan pekerja diambil berat mewujudkan kesetiaan pekerja kepada majikan dan pekerja berusaha untuk menaikkan nama syarikat. Dengan perubahan penggunaan teknologi ianya boleh menjejaskan kontrak psikologi tradisional ini. 3.3 Perubahan organisasi dalam ruang kerja maya Terdapat beberapa kesan teknologi maklumat ke atas kesejahteraan dan keberkesanan organisasi. Strategi organisasi bagi menghadapi perubahan ini adalah dengan : •

Melakukan perubahan strategi,

•

Membangunkan semula struktur kerja yang baru, Ini adalah penting bagi memastikan organisasi tersebut mempunyai ciri-ciri dalam membuat keputusan dengan cepat dan pantas, lebih fleksible dan lebih responsive, Teknologi komunikasi dapat merealisasikan ciri-ciri yang diimpikan itu melalui perubahan organisasi yang boleh dilakukan iaitu :

•

Telecommuting atau Bekerja dari rumah Telecommuting adalah takrifan ruang kerja maya yang melibatkan bekerja sehari atau dua dalam seminggu dari rumah atau pejabat satelit. Kebaikan atau kelebihan : o

Penggantian kepada kos perjalanan dan kos ruang pejabat dengan ini dapat mengurangkan kos menyedia dan mengawal selia tempat kerja. Dengan ini majikan dapat menjimatkan kos kelengkapan, penyenggaraan dan lain-lain.

o

Dapat mengambil pekerja yang berkebolehan tetapi tidak dapat bekerja pada jadual waktu biasa.

o

Meningkatkan fleksibiliti organisasi.

o

Merapatkan hubungan kekeluargaan disamping tidak mengabaikan kerja. Keburukan atau kelemahan :

o

Pekerja yang workaholic

•

o

Sukar untuk menentukan piawaian buruh

o

Pekerja sukar untuk mendapat perlindungan

Computer Mediated Cooperative Work (CMCW) Kewujudan CMCW yang direalisasikan dengan penggunaan groupware telah membuka visi baru kepada organisasi. Groupware adalah teknologi komputer yang membantu lebih dari dua orang pekerja untuk sama-sama menyiapkan sesuatu projek. Ia menyediakan mekanisme di mana setiap kerja oleh individu yang berbeza dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mengelakkan tindanan kerja. Selain dari itu teknologi ini digunakan untuk berkomunikasi, bekerjasama, koordinasi, penyelesaian masalah, bersaing dan negotiate. Kelebihan groupware : o

Komunikasi yang lebih efektif

o

Memudahkan pelaksanaan telecommuting

o

Sebagai satu media komunikasi yang baru seperti anonymous interchanges or structured interaction.

o

Membantu dalam membuat keputusan berkumpulan

o

Dapat menghimpunkan pelbagai media

o

Menjimatkan kos perjalanan

o

Menjimatkan kos dan masa untuk menkoordinasi kumpulan kerja Teknologi groupware di kategori kepada dua:

o

Pengguna yang bekerja bersama pada masa yang sama (realtime/synchronous groupware) atau bekerja bersama pada masa yang berlainan (asynchronous groupware). Contoh : Chat, DSS (Decision Support System), Whiteboard Sharing dan Video conferencing.

o

Pengguna yang bekerja bersama pada tempat yang sama (collocated/face-to-face) atau bekerja pada tempat yang berlainan (non collocated/distance). Contoh : Newsgroup, email dan mailing list. Same time "synchronous"

Different time "asynchronous"

S a m e P l a c e " c o l o c a t e d " D if f e r e n t P l a c e " d i s t a n c e "

voting, presentation support

shared computers

videophones, chat

email, workflow

Contoh aplikasi groupware : 1. Asynchronous groupware o

Newsgroup and mailing lists – membolehkan perbincangan sesuatu perkara dilaksanakan melalui penghantaran mesej secara berkumpulan.

o

Email – membolehkan penghantaran mesej beserta dokumen yang berkaitan dilaksanakan.

o

Mailing list – satu kumpulan perbincangan dengan menghantar mesej kepada senarai mel.

o

Workflow system – menggerakkan dan mengawasi dokumen yang dikeluarkan oleh kumpulan. Contoh : Laporan perbelanjaan organisasi : pekerja akan menghantar laporan perbelanjaan kepada pengurus untuk disahkan; pengurus menerima dokumen dan mengesahkannya secara elektronik dan menghantar dokumen tersebut kepada bahagian kewangan untuk dibuat pembayaran.

o

Hiperteks – sistem untuk menghubungkan dokumen teks di antara satu sama lain, sebagai contoh dokumen web . Apabila ramai penulis dan dokumen dihubungkan ianya menjadi sistem kerja berkumpulan.

o

Sistem penulisan berkumpulan (collaborative writing systems) – menyediakan kedua-dua kemudahan sama ada sokongan secara rea-time atau non realtime. Word processor menyediakan asynchronous support dengan membolehkan suntingan penulisan dan membenarkan pengguna menjejaki perubahan dan melakukan anotasi terhadap dokumen.

o

Kalendar berkumpulan (group calendars) – membenarkan penjadualan, pengurusan projek dan koordinasi di antara peserta.

2. Synchronous or Realtime groupware o

Shared whiteboards – membenarkan dua atau ramai pengguna melihat dan melukis atau menulis di atas ‘whiteboard’ walaupun di lokasi yang berbeza. Sebagai contoh collaborative graphic design, publishing, or engineering applications.

o

Video communications – sistem membenarkan komunikasi dua hala atau banyak hala dengan live video, terutamanya sistem telefon dengan tambahan komponen visual.

o

Chat systems – membenarkan ramai pengguna menulis mesej pada masa nyata di ruang awam.

o

Decision support systems – direka untuk memudahkan kumpulan membuat keputusan. Ianya menyediakan peralatan seperti brainstorming, critiquing ideas, putting weights and probabilities on events and alternatives, and voting. Ianya direka khusus untuk kemudahan mesyuarat

•

Pembelajaran atau latihan berterusan o

Pekerja yang bekerja di ruang maya memerlukan latihan yang berterusan.

o

Kebolehan yang perlu ditekankan adalah kemahiran asas seperti aritmetik, literasi, kemahiran teknikal berkaitan dengan kerja, kemahiran integratif yang menggunakan maklumat kompleks, interaksi sosial dan literasi komputer.

o

Latihan yang menerapkan kepada self-esteem membawa kepada kerja yang lebih positif.

o

Produktiviti juga bertambah dengan bertambahnya kemahiran pekerja.

Lampiran A psychological contract is an unwritten agreement between two parties, e.g. an employer and an employee, regulating behaviour. It usually contains implicit rules on values and loyalty which, although not defined in a tangible contract, must be adhered to if trust and commitment is to be maintained and nurtured between the parties. If managed in an effective manner the relationship between the parties (more often than not applying to Employee Relations) is greatly enhanced by a mutual trust of each other. A positive psychological contract in business means that the objectives and commitments of the organisations are closely matched to those of their employees. A negative psychological contract can result in employees becoming disenchanted, unmotivated and untrustworthy of authoritarianism within an organisation therefore resulting in an inefficient workforce heading in a different direction than the company is. ------------Telecommuting is a term used in the USA, coined by Jack Nilles to describe a work arrangement in which employees enjoy flexibility in work place and time (within certain limits). In other words a set up in which the daily commute to a central place of work has been replaced by telecommunication links. The motto is that "work is something you do, not something you travel to". A successful telecommuting programme requires a management style which is based on results and not on close scrutiny of individual employees. This is referred to as managing by objective as opposed to managing by observation. History The first formal tests of telecommuting were held in 1973-74 with the telecommuters working at a satellite office of an insurance company, using dumb terminals connected to a downtown mainframe. In the 1980s employees began to work (part-time) from so-called "home offices" with a desktop PC supplied by their company. Nowadays, the telecommuting staff (telecommuters) usually carry laptop PCs around which they can use both at the office and at home (and pretty much anywhere else). The telecommuting staff are kept together by the company network and other telecommunication channels. Telecommuting was seen as a solution to traffic congestion (due to single-car commuting) and the resulting urban air pollution and petroleum use. Initial investments in the network infrastructure and hardware are balanced by an increased productivity and overall greater well-being of telecommuting staff (more quality family time, less travel related stress), which makes the arrangement attractive to companies, especially those who face large office overhead and other costs related to the need for a big central office (the need for extensive parking facilities, etc.) Outcomes Telecommuting options increase the employability of marginalised groups, such as mothers with small children, the handicapped and people living in remote areas. The set up also offers possibilities for increased service and internationalisation (telecommuters in different time zones can ensure that a company is virtually open for business around the clock). Telework has enabled offshore outsourcing