Samsat.docx

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN A. Profil Satuan Kerja Perangkat Daerah a. Visi dan Misi Satuan Kerja Perangkat Daerah

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Banjarbaru Nomor 13 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan Wilayah Kota Banjarbaru dan Peraturan Walikota Banjarbaru Nomor 46 Tahun 2009 tentang Uraian Tugas kelurahan. Seksi Kesejahteraan Sosial Mempunyai Tugas : 1)

Menyusun rencana kegiatan seksi Kesejahteraan Sosial sebagai acuan dan pedoman pelaksanaan tugas.

2) Melakukan Koordinasi terhadap pelayanan non periszinan yang meliputi Pembinaan Monitoring, Perkembangan Penyelenggaraan Kewanitaan,

Pendidikan,

Pemuda

dan

Kesehatan, Olahraga,

Keagamaan, nilai-nilai

kesetiakawanan sosial pelaksanaan penyuluhan sosial dan pendataan masalah kesejahteraan sosial dan potensinya, pendistribusian raskin, pemberian pelayanan/dispensasi nikah, surat keterangan gaib, surat keterangan tidak mampu, legalisasi ahli waris, rekomendasi kremasi dan pemakaman, surat keterangan pergi haji, surat keterangan cerai, pelaksanaan

penyuluhan

santunan

kematian

untuk

kelancaran tugas. 3) Menyiapkan bahan hubungan kerjasama dengan unit kerja/instansi terkait dalam pelaksanaan penyuluhan sosial

22

kemasyarakatan di lingkungan wilayah kelurahan sesuai dengan petunjuk untuk kelancaran prosoes pengadilan administrasi pembangunan di wilayah kelurahan. 4) Melaksanakan

pembinaan

kehidupan

keagamaan,

kebudayaan, masyarakat di lingkungan wilayah kelurahan agar tercipta kondisilingkungan yang harmonis. 5) Mengumpulkan bahan dan petunjuk teknis pembinaan kesejahteraan sosial dan pengentasan kemiskinan agar sesuai dengan target yang ditentukan. 6) Mengumpulkan dan menyiapkan bahan penyaluran bantuan sosial terhadap bencana alam dan bencana lainnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 7) Melakukan kegiatan fasilitas penyelenggaraan kegiatan Keluarga Berencana (KB) dan penyuluhan program wajib belajar sesuai dengan peraturan yang berlaku. 8) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik tertulis maupun lisan. Visi

Pernyataan visi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : Kelurahan Sungai Ulin merupakan Kelurahan yang terbentuk didalam wilayah Kecamatan Banjarbaru Utara yang mempunyai misi “Profesionalisme Pelayanan Kepada Masyarakat Untuk Mendukung Terwujudnya Visi Kota Banjarbaru”.

23

Misi Misi adalah sebagai pendukung dan pelaksanaan dari Visi. Misi juga berfungsi sebagai pemandu dalam mencapai tujuan yang akan dicapai. Dalam hal ini misi hendaknya menawarkan keunggulan seperti meningkatkan efisiensi dan efektivitas, output yang baik, inovatif dan fleksibel serta etos kerja pada semua unsur. Misi Pemerintahan Kelurahan Sungai Ulin adalah :  Peningkatan Kualitas dan Kuantitas Sarana dan Prasarana pendukung kantor.  Peningkatan Manajemen staf intern Kantor.  Peningkatan Kualitas pelayanan kepada masyarakat dalam bidang pemerintahan pembangunan dan kemasyarakatan.  Peningkatan Koordinasi dengan dinas/Instansi Intern dan ekstern Pemerintah Kota  Peningkatan pengarsipan berkas-berkas atau surat menyurat yang dikeluarkan kepada masyarakat.

24

b. Struktur Satuan Kerja Daerah Susunan

Lurah

Sekretaris

JFU-Pengelola Anggaran

JFU-Pengelola Barang Inventaris

JFU-Pengadministrasi Umum dan Peg.

Kasi Pemerintahan

Kasi Ekobang

Kasi Kessos

JFU-Pengelola Data Pertanahan

JFU-Pemroses layanan rekomendasi

JFU-Pengelola Layanan Masyarakat

JFU-Pemroses Layanan Data kependudukan

JFU-Petugas Survey Layanan

JFU-Penyuluh Kemasyarakatan

25

c. Tugas Pokok dan Fungsi Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Banjarbaru Nomor 13 tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan Wilayah Kota Banjarbaru dan Peraturan Walikota Banjarbaru Nomor 46 Tahun 2009 tentang uraian tugas Kelurahan. Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai tugas: 1) Menyusun rencana kegiatan Seksi Kesejahteraan Sosial sebagai acuan dan pedoman pelaksanaan tugas. 2) Melakukan koordinasi terhadap pelayanan non perizinan yang meliputi

pembinaan

penyelenggaraan

monitoring,

pendidikan,

perkembangan

kesehatan,

keagamaan,

kewanitaan, pemuda dan olahraga, nilai-nilai kesetiakawanan sosial pelaksana penyukuhan sosial dan pendataan masalah kesejahteraan sosial dan potensinya,pendistribusian raskin, pemberian pelayanan/dispensasi nikah, surat keterangan gaib, surat keterangan tidak mampu, legalisasi ahli waris, rekomendasi kremasi dan pemakaman, surat keterangan pergi haji, surat keterangan cerai, pelaksanaan penyuluhan santunan kematian untuk kelancaran tugas. 3) Menyiapkan bahan hubungan kerjasama dengan unit kerja/ instansi

terkait

dalam

pelaksanaan

penyuluhan

sosial

kemasyarakatan di lingkungan wilayah kelurahan sesuai denagn petunjuk untuk kelancaran proses pengadilan administrasi pembangunan di wilayah kelurahan.

26

4) Melaksanakan pembinaan kehidupan keagamaan, kebudayaan masyarakat di lingkungan wilayah kelurahan agar tercipta kondisi lingkungan yang harmonis. 5) Mengumpulkan

bahan

dan

petunjuk

teknis

pembinaan

kesejahteraan sosial dan pengentasan kemiskinan agar sesuai dengan target yang ditentukan. 6) Mengumpulkan dan menyiapkan bahan penyaluran bantuan sosial terhadap bencana alam dan bencana lainnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 7) Melakukan kegiatan fasilitas penyelenggaraan kegiatan Keluarga Berencana (KB) dan penyukuhan program wajib belajar sesuai dengan peraturan yang berlaku. Berdasarkan Peraturan Walikota Banjarbaru dalam Pasal 3 Nomor 54 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan tata Kerja Kelurahan di Lingkungan Kota Banjarbaru, ditetapkan bahwa tugas pokok Kelurahan adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan, pembangunan masyarakat dan urusan pemerintah lainnya yang dilimpahkan oleh Walikota berdasarkan peraturan Perundang-Undangan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut mempunyai fungsi : a) Perumusan dan penetapan kebijakan teknis penyelenggaraan Pemerintahan Kelurahan. b) Perumusan rencana, pengaturan, pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pemerintahan umum, ketentraman dan ketertiban.

27

c) Perumusan rencana, pengaturan, pengendalian dan evaluasi pembinaan, pengembangan dan fasilitas perekonomian masyarakat dan pembangunan. d) Perumusan rencana, pengaturan, pengendalian dan evaluasi pengembangan dan peningkatan kesejahteraan, fasilitas pendidikan dan kehidupan beragama. e) Perumusan rencana, pengaturan, pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pelayanan masyarakat. f) Pengelolaan kesekretariatan kelurahan.

B. Roadmap / Milestone Proyek Perubahan Roadmap / Milestone

Proyek Perubahan Pelayanan Umum

Nomor Khusus Rekomendasi pada Seksi Kesejahteraan Sosial Kelurahan Sungai Ulin dilaksanakan melalui beberapa tahapan dan waktu pelaksanaan , dapat dilihat pada tabel 5 berikut ini : Tabel 5. TAHAPAN PROYEK PERUBAHAN Pentahapan Utama (Milestone) Tahap Utama

Waktu

a. Persiapan 1. Melaksanakan Konsultasi

Minggu Ke-1

dengan mentor. 2. Melaksanakan dengan Internal. b. Pelaksanaan

rapat Stakeholder

Minggu Ke-1

28

1. Membuat SK Tim Pokja

Minggu Ke-2

Proyek Perubahan 2. Rapat Tim Pokja

Minggu ke-3

3. Menyusun SOP

Minggu Ke-3

4. Mensosialisasikan SOP

Minggu Ke-4

5. Ujicoba

Minggu Ke-5

Aplikasi

Pelayanan Umum Nomor Khusus Rekomendasi c. Evaluasi 1. Melaksanakan

Rapat

Minggu Ke-7

Evaluasi Pelaksanaan OM SUMENDA 2. Membuat

Laporan

Minggu Ke-9

Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan Proyek Perubahan Pelayanan Umum Nomor Khusus Rekomendasi Pada Seksi Kesejahteraan Sosial Kelurahan Sungai Ulin tentunya berdasarkan tahapan dan waktu yang telah ditetapkan dan disusun, namun demikian pelaksanaan pentahapan kegiatan proyek perubahan juga memperhatikan terjadi

Satuan

Kerja

Perangkat

Daerah

dinamika yang (SKPD)

tempat

dilaksanakannya kegiatan/Stakeholder Internal maupaun eksternal ysng mendapat manfaat sehingga diperlukan beberapa penyesuaian yang tentunya sudah dikonsultasikan dengan pihak – pihak terkait seperti Coach/Pembimbing dan Mentor yang pada akhirnya seluruh

29

kegiatan Pentahapan (Milestone ) dapat dilaksanakan dan berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

C. Stakeholder Proyek Perubahan Pelaksanaan Proyek Perubahan Pelayanan Umum Nomor Khusus Rekomendasi pada Seksi Kesejahteraan Sosial Kelurahan Sungai Ulin tentunya melibatkan Stakeholder baik yang berasal dari dalam Satuan Kerja Perangkat Daerah sendiri (Internal) maupun Stakeholder Diluar SKPD ( Eksternal) yang tentunya memberikan peran dan andil yang cukup besar dalam pelaksanaan proyek perubahan. Tabel 6. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN Stakeholder

Deskripsi Internal

1. Lurah Sungai Ulin (Wahono, S.Sos)

Memiliki potensi besar untuk mendukung proyek perubahan ini karena semua kebijakan ada ditangan pimpinan SKPD untuk keberhasilan dan terlaksananya kegiatan proyek perubahan

2. Kepala Seksi

Selaku Pelaksana kegiatan

Kesejahteraan Sosial

dalam penyiapan pelaksanaan

(Aswan, SE)

proyek perubahan

3. Bawahan (Staf/Pelaksana)

Memilik Tugas memberikan

yang terdiri dari Tim

pelayanan langsung kepada

Pokja I dan Tim Pokja II

warga masyarakat setempat

30

sesuai tugas dan tanggung jawabnya masing-masing guna mendukung keberhasilan proyek perubahan. Eksternal 1. Camat Banjarbaru Utara

Merupakan pemangku kebijakan kunci dalam memberikan dukungan, baik pada tahap perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, pengendalian, dan tindak lanjut proyek perubahan.

2. Forum RT/RW setempat

Memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini karena sebagai salah satu nara sumber dalam pelaksanaan kegiatan.

3. Masyarakat

Memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini karena sebagai bagian dari kegiatan.

Dari sekian banyak Stakeholder tentunya akan banyak melibatkan pihak-pihak terkait yang dalam pelaksanaan proyek perubahan Pelayanan Umum Nomor Khusus Rekomendasi bagi masyarakat di Kelurahan Sungai Ulin pada Seksi Kesejahteraan Sosial Kelurahan

Sungai Ulin, dari sekian Stakeholder sebagian besar mendukung pelaksanaan proyek perubahan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1 berikut :

CAMAT

SEKRETARIS LURAH LURAH

RT

KASI PEMERINTAHAN PROJECT CHARTER

Keterangan Koordinasi Konsultasi Intruksi

MASYARAKAT TIM POKJA

Untuk mengetahui besarnya dukungan stakeholder internal dan stakeholder eksternal Tabel sebagai berikut : Tabel 7. TABEL STAKEHOLDER No.

Stakeholder

Kategori Influence Interest

Jenis

Ket

Stakeholder

I

Internal

1.

Camat

Orang

High

High

Promoters

Mendukung

2.

Lurah

Orang

High

High

Promoters

Mendukung

3.

Sekretaris lurah

Orang

High

High

Sekunder/Prom Mendukung

4.

Kasi

Orang

High

High

Sekunder/Prom Mendukung

Orang

High

High

Primer/Prom

Pemerintahan 5.

Staf

Mendukung

II

Eksternal

1.

RT

Orang

High

High

Sekunder/Prom Mendukung

2.

Masyarakat

Orang

High

High

Utama/Prom

Mendukung

D. Strategi Komunikasi Yang di Bangun Pengertian Komunikasi di ekstrak dari Bahasa latin yaitu “Communicatio” yang berarti menciptakan kebersamaan antara 2 orang atau lebih dalam kehidupan kita disamping menjadi mahluk individu, kita juga sebagai mahluk social yang sangat membutuhkan interaksi dengan orang lain. Dari Interaksi

itulah

terjadi

sebuah

komunikasi

untuk

menyampaikan sesuatu, saling bertukar pendapat dengan orang lain untuk mencapai tujuan. Komunikasi menurut (masmuh, 2010) sangat penting bagi manusia untuk melakukan pekerjaan pada sebuah

22

perusahaan

maupun

organisasi.

Dalam

melaksanakan

pekerjaan karyawan tidak bias lepas dengan komunikasi, baik itu komunikasi dengan rekan kerjanya maupun komunikasi dengan atasan maupun pimpinannya. Melalui komunikasi karyawan dapat saling bekerja sama satu dengan yang lainnya. Dengan adanya komunikasi yang baik dan efektif maka suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancer dan berhasil, namun sebaliknya jika komunikasi di dalam suatu perusahaan tidak berjalan dengan baik

dan kurang efektif maka dapat

menghambat kinerja perusahaan atau organisasi , karena kmunikasi yang efektiflah yang dapat menjamin teracapainya tujuan – tujuan organisasi ataupun perusahaan. Secara umum terdapat tiga arah komunikasi, yaitu komunikasi vertical (keatas), komunikasi horizontal(sejajar) dan komunikasi diagonal. Arah komunikasi vertical adala arus komunikasi dalam hubungan hirarki organisasi (atasan kepada bawahan dan sebaliknya). Sedangakn arus komunkasi horizontal merupakan arah komunikasi kepada antar kolega sejawat/sejajar posisi/tingkatan yang sama. Adapun arah komunikasi diagonal adalah arus komunkasi dari atasan kepada bawahan atau sebalinya namun bukan pada unit organisasi yang sama. Dalam pelaksanaan Project Charter/Proyek Perubahan Pelayanan Umum Nomor Khusus Rekomendasi Pada Seksi Kesejahteraan Sosial Kelurahan Sungai Ulin Kecamatan Banjarbaru Utara melibatkan para pihak dan para stakeholder yang

memberi

andil

dan

peran

dalam

pelaksanaan

23

keberhasilan mencapai tujuan yang ddinginkan secara efektif dan efisisen. Berdasarkan hal tersebut maka untuk mencapai tujuan yang diharapkan dalam implementasi proyek perubahan diperlukan strategi komunikasi yang terbuka, terstruktur, bersemangat,

berimbang,

professional,

transparan

dan

komunikatif. Strategi komunikasi yang dilakukan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini meliputi : a) Strategi komunikasi dengan bawahan Strategi Komunikasi yang dilaksanakan adalah dengan memberikan arahan dan petunjuk yang jelas melalui diskusi baik formal maupun informal. b) Strategi

komunikasi

dengan

mitra

kerja

selevel/sejawat. Strategi komunkasi yang dilaksanakan adalah dengan berdiskusi dan berkoordinasi dalam menyampaikan rencana dan implementasi proyek perubahan. c) Strategi komunikasi dengan atasan dan/atau lebih tinggi. Strategi komunkasi yang dilaksanakan adalah dengan pendapat

acara

berkonsultasi,

secara

langsung

menyampaikan rencana

dan

implementasi proyek perubahan yang sedang dilaksanakan.