Roberto Cassa

Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07) 23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia) www.documentalistas.org

ESTADO DE LOS AVANCES ARCHIVÍSTICOS EN REPÚBLICA DOMINICANA1 Roberto Cassá Director del Archivo General de la Nación

Me place ante todo extenderles los saludos del secretario de Estado de Cultura de República Dominicana, licenciado José Rafael Lantigua, quien me pidió representarlo en este encuentro. Desde hace más de dos años, por instrucciones del presidente de la República Dominicana, doctor Leonel Fernández, se ha iniciado la aplicación de un plan de rehabilitación y desarrollo del Archivo General de la Nación, como primer eslabón orientado al rescate de la memoria documental de la nación. El presidente Fernández acogió una propuesta previa de la Academia Dominicana de la Historia e instruyó al secretario de Estado de Cultura para que la designación del director del Archivo se hiciera por recomendación de la Academia. Al obrar en tal sentido, el presidente Fernández manifestaba tener conciencia de la importancia pero también de las dificultades que comporta un proyecto de esta naturaleza en un país con pobre tradición archivística. Aunque en la década de 1930, durante la dictadura de Rafael Leonidas Trujillo, con la fundación del Archivo General de la Nación, se sentaron las bases de una gestión archivística adecuada, en las décadas recientes se produjo un deterioro en todos los órdenes. Pero, con el proyecto definido por instrucciones del jefe del Estado, no se perseguía meramente de retornar a una calidad perdida, sino de aplicar actualizaciones en tecnología, sobre todo informática, como recurso obligado para dar lugar a una práctica ajustada al tiempo presente. En tal sentido, la propuesta se puede inscribir en los conceptos del gobierno electrónico, que forman parte de los planes para la modernización de la gestión estatal. Además de este componente técnico-administrativo, prima una concepción de la archivística normada por una progresiva interrelación con la sociedad, de forma que contribuya al buen uso de la documentación en beneficio de los derechos de la población y el desarrollo cultural de la nación. La búsqueda de soluciones tecnológicas en ningún momento se ha erigido en fetiche; responde a la percepción de que con ellas se estaría en condiciones de adecuarse a los requerimientos de conservación, organización, descripción y difusión del patrimonio documental. Es lo que explica que, en la evaluación entre las dos tecnologías principales para el copiado de los documentos, se llegara a la conclusión de que procedía enrumbarse por la digital y no por el microfilm. Se sopesó que, aunque el microfilm ofrece mayores garantías de conservación, los avances de la informática permiten manejar las variaciones de los formatos de imágenes sin riesgos de encrucijadas. El formato digital, inequívocamente, permite un manejo rápido y versátil, abierto a múltiples procedimientos de difusión. De todas maneras, se llegó a la conclusión de que convenía microfilmar varios millones de imágenes y guardar los rollos en lugares de máxima seguridad. 1

Presentado en la Conferencia Excol 07, Bogotá, Colombia, 23-27 de mayo de 2007.

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Un primer esfuerzo se ha orientado, por consiguiente, a la digitalización y nueva descripción por vía electrónica de los fondos más antiguos, los de mayor valor histórico y, hasta donde sea posible, los más demandados por los usuarios. Se decidió conceder prioridad a las porciones de mayor valor de la documentación anterior a 1930, en cantidad superior a veinte millones de imágenes, a las cuales se debe adicionar el material hemerográfico hasta 1961, el fondo bibliográfico de valor histórico, las colecciones más antiguas de fotografías y otros materiales. Para la digitalización de este patrimonio se ha conformado un centro de cómputos, escalable en esta etapa hasta 100 teras de memoria. Para llenar los requerimientos en etapas ulteriores, está prevista la relación con el NAP del Caribe (siglas en inglés de Punto de Acceso a la Red), próximo a iniciar sus operaciones en el Parque Cibernético de las Américas. Se adquirieron cinco escáneres cenitales de alta resolución de tamaño DIN A-2, uno de ellos a color, y otro DIN A-1, este último para periódicos, afiches, planos y mapas. Para fotografía se han adquirido tres escáneres especializados y para los materiales audiovisuales los equipos que transfieren los distintos formatos analógicos al digital. Un último equipo a ser instalado próximamente permitirá la digitalización de la documentación copiada en microfilmes, lo que entre otros beneficios pondrá al alcance de los interesados documentaciones existentes en España, Francia, Inglaterra, Estados Unidos y otros países. En el ínterin se abordó lo relativo al software de gestión archivística, con vistas prioritariamente a materiales digitalizados. Inicialmente se optó por la confección de un programa de código abierto, por un equipo dirigido por el ingeniero José Arístides Corona, para ser compartido con todas las instituciones del país y del exterior que así lo deseasen. Al cabo de un año se logró el esbozo de un prometedor producto, pero no resultó factible que llenara todos los requerimientos de aplicaciones en ese lapso, por lo que hubo que detener el proceso y esperar a mejores condiciones, eventualmente fruto de la colaboración con otros países. La urgencia para iniciar la digitalización masiva aconsejó la adquisición de un software de una empresa española, el cual se está utilizando desde hace cierto tiempo. Lo más relevante de este instrumento es que permite asociar la imagen del documento escaneado con la data resultante de la descripción. Estos dispositivos se han logrado en buena medida gracias a la asesoría de la empresa española Vinfra. En un informe que recoge las observaciones de una primera visita, efectuada en mayo de 2005, los ejecutivos de Vinfra Luís Framit y Juan Manuel Pérez formularon recomendaciones de soluciones tecnológicas adaptadas a las condiciones del país. Otros técnicos de esa empresa han contribuido con posterioridad a formar el personal que labora en digitalización y proveen una asesoría continua. Atendiendo a experiencias habidas en digitalización masiva, algunas de ellas parcial o totalmente fallidas, se ha procurado montar un dispositivo informático susceptible de migraciones a nuevos formatos. De la misma manera, se ha conformado un equipo de control de calidad de las imágenes, con la presencia de tres jóvenes ingenieras surcoreanas que laboran como cooperantes del gobierno de su país. La principal ventaja de la digitalización radica en el fácil acceso a los materiales por medio de Internet o de una intranet. Para que esto alcance sus mejores

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potencialidades, requiere acompañarse de un tipo de descripción ajustado a procedimientos expeditos de búsqueda, conforme a las posibilidades que brinda la informática. A tal efecto, se ha procedido a un plan de descripción pautado por los requerimientos de la Norma ISAD-G del Consejo Internacional de Archivos. Se apunta a la regularización de los procedimientos descriptivos en todo el país con vistas a la próxima promulgación de la Ley General de Archivos. Para el trazado de una estrategia operativa de desarrollo de la descripción se contó con la asesoría honorífica del archivero español Manuel Romero Tallafigo. El primer esfuerzo se llevó a cabo con la realización de un inventario topográfico, que cubre todos los fondos, con excepción del proveniente del Palacio Nacional, todavía en fase de normalización. Hoy se puede ubicar cualquier unidad de instalación en escasos minutos, por lo que las demandas de los usuarios comúnmente se satisfacen en alrededor de un cuarto de hora. Inmediatamente después se procedió a una primera fase de descripción, a nivel de unidad de instalación, de los fondos antiguos a ser digitalizados, en número cercano a veinte mil. Desde hace varios meses se procede a una segunda fase de descripción por expediente, escala que se ha considerado suficiente para apoyar las primeras búsquedas de los usuarios. Solo en colecciones o series especiales, conforme a su relevancia histórica o administrativa, se procederá en el corto plazo a descripciones por documentos. Es lo que se ha hecho con varias series de secretarías de Estado, con la Colección del historiador nacional José Gabriel García, los documentos de Real Hacienda de la época colonial, los llamados archivos reales de las villas de la región Este, que se remontan a inicios del siglo XVII, y la colección de Bernardo Vega, contentiva sobre todo de copias de correspondencia diplomática de Estados Unidos. Ahora bien, ante la existencia de numerosas relaciones de entrega, en general de un aceptable estándar de calidad, muchas de ellas confeccionadas cuando se realizaron transferencias al AGN, se ha considerado conveniente insertarlas en la macrodescripción por fondos o series. Lo mismo está supuesto a llevarse a cabo con otros instrumentos descriptivos que se prepararon en las décadas en que se llevó a cabo una gestión archivística adecuada. De esta manera, se pondrá a disposición de los usuarios el mayor cúmulo posible de instrumentos descriptivos en formato electrónico. Previamente al inicio de la descripción de un fondo, se adoptan soluciones particulares. Se procede a estudiar el fondo y a identificar las series con el fin de adaptar el formato general de ficha. Esta labor es llevada a cabo por un comité de descripción coordinado por la archivera cubana Olga Pedierro, cuya asesoría ha sido posible en virtud de un convenio de cooperación con el Archivo Nacional de Cuba. Las informaciones que se están compilando enriquecen la versión preliminar del censo guía y cuadro general de clasificación, confeccionada por un equipo coordinado por Raimundo González, subdirector del AGN hasta hace poco tiempo. Una última labor que se lleva a cabo en el proceso de descripción radica en la preparación de un tesauro. Un equipo coordina la tarea de uniformar los descriptores que van identificando los técnicos archiveros en el proceso de descripción de los expedientes. Se ha obtenido una asesoría, que incluye el entrenamiento del personal, mediante convenio con la Universidad Carlos III, a cargo de los profesores José Antonio Moreiro y Sonia Sánchez. También supuesto a manejarse por Internet, el

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tesauro está llamado a ser el útil más potente en las búsquedas de información documental. Está previsto que, en virtud del Sistema Nacional de Archivos, a la larga, informaciones de otros archivos y bibliotecas se inserten en el tesauro. Estos propósitos han requerido que se concediera centralidad a la formación en archivística. Al cabo de dos años, a partir de las primeras conferencias del profesor Romero Tallafigo, se puede afirmar que existe ya una generación joven de archiveros dominicanos, que han podido aplicar conocimientos de los desarrollos recientes de la disciplina. Se han ofrecido diversos diplomados en archivística general y en aspectos especializados; en el proceso laboral se ha operado por medio de una interrelación entre las tareas habituales y el mejoramiento de la calidad profesional, y se ha procurado formar en el exterior al mayor número posible de técnicos. Estas labores contaron con el apoyo de cinco jóvenes archiveros españoles que estuvieron asesorando áreas diversas, de los archiveros puertorriqueños Pedro Roig y Juan Carlos Román y de algunos de los invitados del exterior que asistieron al Encuentro Nacional de Archivos, en octubre de 2006, como Marisol Mesa, subdirectora del Archivo Nacional de Cuba, y Estela María González, directora de la Asociación de Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (ADABI). De acuerdo con ADABI se han planeado talleres sobre temas especializados, habiendo sido impartido el primero acerca de archivística municipal, a cargo de Jorge Núñez. Como culminación de la prioridad concedida a la formación, en breve comenzará una maestría en archivística, en colaboración con la Universidad Autónoma de Santo Domingo y la participación de profesores del Sistema de Archivos de Cataluña, en virtud de convenio suscrito con su director Ramón Alberch, así como de Cuba, Puerto Rico y otros países de América Latina. En la actualidad una buena parte de las actividades formativas están a cargo de archiveros dominicanos, algunos de ellos con estudios de maestría en la Universidad Internacional de Andalucía, en La Rábida. Se está iniciando un esfuerzo del AGN por contribuir a cualificar la práctica archivística en reparticiones del Estado, a algunas de las cuales se les han ofrecido ya cursos y diplomados. Se persigue reforzar la formación del personal archivístico del sector público, con vistas al establecimiento de normas comunes de gestión tras la promulgación de la Ley General de Archivos. Esta contempla la fundación de archivos regionales, para lo cual también se han iniciado gestiones para extender la formación y la asesoría a los archivos de otras ciudades, en primer lugar Santiago de los Caballeros, la segunda en importancia del país. Acaso la tarea más compleja que resume tal concepción radica en la dignificación del oficio de archivero. Tradicionalmente, la archivística es objeto de desdén en las instituciones, y los archiveros y encargados de archivo se encuentran entre los empleados y funcionarios que menores reconocimientos obtienen por sus desempeños. Se precisa revertir esta situación, en primer lugar mediante el logro de una excelencia en la calificación profesional y en la subsiguiente construcción de una capacidad de gestión que rinda los beneficios esperados a la sociedad. Pero la experiencia acumulada pone de relieve el requerimiento paralelo de considerar los ámbitos de deberes de los técnicos archiveros. Como es bien sabido, la actividad exige una dedicada concentración y, por tanto, capacidad y conciencia del deber ciudadano y de la calidad en el desempeño técnico. No obstante la existencia de una mística de excelencia en una porción considerable del personal del AGN, otra parte ha operado de acuerdo a los patrones de funcionamiento rutinario de las instituciones públicas. Se ha

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procurado subsanar tal tipo de reflejo mediante la extensión de la formación a planos multilaterales, y la selección del personal entre estudiantes y graduados de carreras afines con la actividad. Complementariamente, en la medida en que el problema reviste mayor peso en la generalidad de instituciones públicas, se ha considerado la conveniencia de que el Sistema Nacional de Archivos esté dotado de un código de ética. El objetivo de modernización de la gestión archivística también se ha plasmado en el AGN en la relevancia acordada a fuentes antes desdeñadas. En un departamento especial se han integrado las áreas de fotografía, mapoteca, materiales audiovisuales, historia oral y, dentro del Departamento de Biblioteca, se ha conformado un centro de documentación con impresos que no responden a formatos de libros, folletos o publicaciones periódicas. Su rescate se ha considerado de enorme importancia para la conservación del patrimonio cultural que se produce en el presente. De igual manera, se ha visualizado el peso creciente que tiene la utilización de materiales gráficos, sonoros y fílmicos en la animación cultural. Se tiene en perspectiva contribuir a la sensibilización del público en la valoración del patrimonio documental y en el disfrute de la herencia cultural. Ya se han realizado exposiciones sobre aspectos puntuales, tanto de fotografías como de materiales documentales y hemerográficos. Con el programa de historia oral se persigue acercar a los “sin historia” a la posibilidad de dejar testimonios en aspectos a menudo obviados en los documentos convencionales, como vida cotidiana, folclor y mentalidades. Se tiene conciencia de que en un futuro, como parte del desenvolvimiento del Sistema Nacional de Archivos, probablemente sea conveniente la especialización de otras instituciones por áreas, como la audiovisual, la de publicaciones periódicas y la de fotografías. Por el momento, sin embargo, se ha llegado a la conclusión de que le corresponde al AGN continuar encabezando el fortalecimiento de la gestión con estas fuentes. Queda pendiente la formación de una unidad de textos digitales, que ganan importancia vertiginosa, en vertientes como prensa electrónica, páginas web, correspondencia por correo electrónico, registros de información y formularios de oficinas. Uno de los beneficios contemplados del plan de digitalización radica en sustraer los documentos antiguos del manejo de los originales por los usuarios. Solo por este medio, al evitar la manipulación directa, se coadyuva decisivamente a la conservación de los documentos más deteriorados. Adicionalmente, otro de los pilares de los planes en ejecución es la creación de las mejores condiciones para la conservación de los fondos. Se buscan soluciones para enfrentar la humedad y las altas temperaturas en el contexto de disponibilidad muy limitada de recursos. En el mismo orden, se ha considerado necesario iniciar la práctica de la restauración de materiales de especial valor histórico en avanzado estado de deterioro, como una porción de la prensa del siglo XIX. Para la consecución de estos objetivos, a partir del informe de la consultora española Isabel Iglesias, se optó por la creación de una escuela-taller. Desde hace cerca de un año se están formando quince técnicos en la materia. Han colaborado en la instrucción la italiana Sara Fabi, el venezolano Álvaro González, subdirector general del Archivo General de la Nación de Venezuela, y los cubanos Luís Montes de Oca, Maritza Dorta y Amelia Gómez, estos últimos técnicos del Instituto de Historia de Cuba

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y la Oficina del Historiador de La Habana. Esa formación práctica se ha complementado con un diplomado en conservación de archivos en climas tropicales. Un último componente que debe referirse es el relativo a la investigación. Al incluirla dentro de los planes de trabajo, se ha partido del criterio de que el papel de los archivos debe trascender la custodia y descripción de los documentos. Se considera que también deben contribuir al desarrollo humano a través de un mayor conocimiento de los procesos históricos. Respecto a lo último, el presidente Fernández ha expresado que la profundización de la identidad nacional constituye una contrapartida necesaria del actual contexto de la globalización. Hasta el momento se ha optado por asumir este cometido fundamentalmente por medio de la edición de fuentes. El principal logro ha consistido en compilaciones, realizadas por investigadores contratados, de textos de intelectuales prominentes del siglo XIX. Se ha decidido impulsar un segundo programa de edición de fuentes alrededor de correspondencia y actos de presidentes, en colaboración con la Dirección de Prensa de la Presidencia. Se han reeditado tratados históricos poco conocidos y, por último, se ha iniciado una “Colección Juvenil” dirigida a divulgar materiales que apoyen la educación en historia dominicana. En conclusión, como se ha indicado, este programa de rescate y modernización del Archivo General de la Nación está concebido como primera parte de uno más vasto que deberá acompañar la conformación del Sistema Nacional de Archivos. La extensión de una archivística eficiente en las instituciones públicas y privadas está llamada a tener múltiples repercusiones. En tal sentido, la filosofía que ha normado la acción del equipo directivo del AGN se resume en el precepto de preparar las condiciones para apoyar la gestión archivística y las prácticas culturales conectadas con ella en el seno de la sociedad. Para llenar su cometido, los archivos deben imbricarse con la sociedad para nutrirse de ella, al tiempo que para asumir funciones en los órdenes de la gestión administrativa y la vida cultural que propendan a la ampliación de los espacios democráticos y los derechos ciudadanos, mediante el acceso a la información, el desarrollo de los conocimientos y la profundización de la conciencia histórica.

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