Rmk Pengendalian 2 (manajemen).docx

KELOMPOK 6 Ni Wayan Nonik Anggita

(1707531137)

Putu Vidvan Candra Dovani. S.

(1707531138)

Vebyeta Listiani

(1707531139)

Putu Repa Lioni

(1707531144)

1 Langkah-Langkah Dalam Proses Pengendalian Proses pengendalian biasanya terdiri paling sedikit lima tahap atau langkah yaitu 1) penetapan standar pelaksanaan (perencanaan), 2) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, 3) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata, 4) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan, dan 5) pengambilan tindakan koreksi bila perlu. Tahap-tahap ini akan diperinci sebagai berikut : Tahap 1 : Penetapan Standar Tahap

pertama

dalam

pengendalian

adalah

penetapan

standar

pe-

laksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai "patokan" untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi. Tiga bentuk standar yang umum adalah : a) Standar-standar fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk. b) Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya. c) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan. Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.

Contoh dari penetapan standar misalnya, suatu perusahaan ingin barang produksinya terjual sebanyak 10.000 unit selama sebulan. Dengan ditentukannya standar yang ditetapkan, maka perusahaan dapat melakukan langkah berikutnya agar tercapai standar yang diinginkan.

Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini

dapat

digunakan

: Berapa

kali (how often) pelaksanaan

seharusnya

diukur - setiap jam, harian, mingguan, bulanan ? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan- laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telephone ? Siapa (who) yang akan terlibat - manajer, staf departemen ? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidalc mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan. Contoh dari penentuan pengukuran pelaksanaan pengukuran adalah perusahaan ingin menjual barang produksinya sebanyak 10.000 unit dalam waktu sebulan dan semua pihak membantu penjualan produksi barang tersebut.

Tahap 3: Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu1) pengamatan (observasi), 2) laporanlaporan, baik lisan dan tertulis, 3)metoda-metoda otomatis dan 4) inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel. Banyak perusahaan sekarang memperggunakan pemeriksa intern (internal auditor) sebagai pelaksana pengukuran. Contoh penerapan pengukuran pelaksanaan kegiatan adalah setelah dilakukan penjualan ternyata jumlah barang produksi yang terjual selama sebulan adalah 7.000 unit, dimana terdapat 14 perusahaan dan 3400 pelanggan yang membelinya. Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap kritis dari proses pengendalian adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan (deviasi).

Contoh penerapan dari tahap ke 4 adalah misalnya perusahaan menargetkan penjualan barang produksinya sebesar 10.000 unit selama sebulan. Tetapi pada kenyataannya barang yang terjual hanya mencapai 7.000 unit selama sebulan.

Tahap 5: Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan, tindakan koreksi mungkin berupa : a) Mengubah standar mula-muia (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah). b) Mengubah,pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri). c) Mengubah

cara

dalam menganalisa dan

menginterpretasikan

penyimpangan-

penyimpangan. Contoh tahap kelima adalah perusahaan menetapkan standar penjualannya sebesar 10.000 unit. Tetapi pada kenyataannya barang yang terjual hanya mencapai 7.000 unit selama sebulan. Karena target penjualan tidak tercapai maka perlu adanya perbaikan atau koreksi. Misalnya menurunkan standar penetapan penjualan menjadi 8000 unit selama sebulan, dan meningkatkan kualitas produksi barang dan memperluas daerah penjualan.

2 Kualitas Sistem Pengendalian Yang Efektif Untuk menjadi efektif, sistem pengendalian harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteriakriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar, 2)

tepat

waktu, 3) dengan

biaya yang

efektif,

4)

tepat-akurat,

dan

5) dapat

diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengendalian. Karakteristik-karakteristik pengendalian yang efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut : a) Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem pengendalian dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada. b) Tepat-Waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera. c) Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.

d) Terpusat pada titik-titik pengendalian strategik. Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian

pada

bidang-bidang

di

mana

penyimpangan-penyimpangan

dari

standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal. e) Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengendalian harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut. f) Realistik secara organisasional. Sistem pengendalian harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi. g) Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengendalian harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasipengendalian harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya. h) Fleksibel. Pengendalian harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan. i) Bersifat

sebagai

petunjuk

dan

operasional. Sistem

pengendalian efektif

harus

menunjukkan baik deteksi atau deviasi dari standar tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil. j) Diterima para anggota organisasi. Sistem pengendalian harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.

3 Alat Bantu Pengendalian Manajerial Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengendalian menjadi lebih efektif. Dua teknik yang paling

terkenal adalah manajemen dengan

pengecualian (management by exception) dan sistem informasi manajemen (management information systems)-Management By Exception (MBE). 1. Management By Exception (MBE) MBE atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengendalian yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengendalian mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Bahkan manajer-manajer lini pertama dapat mempergunakan prinsip ini dalam pengendalian harian mereka.

Pengendalian yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi penyimpangan baru dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana.Biasanya pengendalian ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin. Contoh dari MBE adalah sebagai berikut: Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi. Keputusan yang dapat diambil antara lain: a. Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock. b. Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau. c. Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel. Dalam mengambil keputusan manajer harus diperhitungkan : a. Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal. b. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian. c. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan. 2. Management - Information System (MIS) Sistem

informasi

manajemen

atau

management-information system

memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengendalian dengan efektif. MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metoda formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi fungsi perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif. MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian di dalam dan di luar organisasi. MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu : a. tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah, b. tahap disain konsepsual, c. tahap disain terperinci, dan d. tahap implementasi akhir.

Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5(lima) pedoman berikut ini : a. Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang. b. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem. c. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada pertimbangan kuantitas belaka. d. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan. e. Menyediakan

latihan

dan

dokumentasi

tertulis yang mencukupi bagi

paraoperator dan pemakai sistem. Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan teknologi kompu mencakup kapasitas komputer, program dan bahasa program, diskette, dan lain-lainnya. Organisasi mungkin sistem akan kehilangan sebagian

ter, yang

terminal jarak

jauh,

mempunyai MIS tanpa komputer, tetapi

"keampuhannya" tanpa bantuan komputer. Jadi, pada

dasarnya MIS membantu manajemen melalui penyediaan personalia yang tepat dengan jumlah yang tepat dari informasi yangtepat pula pada waktu yang tepat. Contoh penerapan MIS: Sistem Informasi Manajemen Rumah sakit adalah sebuah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh

alur

proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat

dan tepat. sistem informasi rumah

sakit umumnya mencakup masalah klinikas (media), pasien dan informasi-informasi yang berkaitan dengan kegiatan

rumah sakit itu sendiri.

4 Teknik Dan Metoda Yang Digunakan Dalam Pengendalian Metode-metode pengendalian bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian yaitu pengendalian non-kuantitatif dan pengendalian kuantitatif. 1. Pengendalian Non-kuantitatif Pengendalian non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah: a) Pengamatan

(pengendalian

dengan

observasi).

Pengamatan

ditujukan

untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Misalnya suatu perusahaan sedang memproduksi barang, maka staff pengawas akan melakukan pengamatan mulai proses pembuatan dan hingga barang tersebut

siap dijual. Melalui kegiatan pengamatan tersebut, staff pengawas tersebut akan tahu, apakah proses yang diamati susuai prosedur atau tidak. b) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Contohnya staff pengawasan melakukan inspeksi terhadap barang yang diproduksi apakah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Mulai dari ukuran, berat , dll. Dari inspeksi yang dilakukan, perusahaan menjadi lebih tahu secara detail tentang barang yang diproduksi. c) Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat. Misalnya pegawai melaporkan kualitas barang yang dihasilkan kepada atasannya secara lisan dan tertulis. Dari hasil laporan tersebut, atasannya dapat memberikan perintah selanjutnya tentang bagaimana dan apa yang semestinya dilakukan oleh pegawai tersebut. d) Evaluasi pelaksanaan. Evaluasi merupakan suatu penilaian akhir dari suatu kegiatan dan tindakan apa yang selanjutnya diambil. Misalnya dalam sebulan perusahaan memperoleh keuntungan penjualan yang cukup banyak. Maka evaluasi yang dilakukan adalah bagaimana cara mempertahankan hal tersebut serta cara meningkatkannya. e) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama. Misalnya seorang pegawai mengalami masalah di bidang pemasaran. Agar solusinya terpecahkan, maka diskusi dengan atasan atau manajer akan menjadi solusi yang baik.

2. Pengendalian Kuantitatif Pengendalian kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengendalian kuantitatif adalah: a) Anggaran Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan.

Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengendalian. Anggaran

adalah

bagian

fundamental

dari

banyak

program

pengendalian organisasi. Pengendalian anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran

untuk

mengawasi

kegiatan-kegiatan

manajerial,

dengan

membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan. Contoh penerapan anggaran dalam pengendalian kuantitatif adalah pemilik modal memberikan anggaran sebesar Rp 10.000.000 kepada perusahaan untuk menjalankan bisnisnya selama 2 bulan. Melalui anggaran tersebut, pemilik modal dapat melihat apakah modal yang awalnya sudah ditetapkan bersama pleh pemilik modal dan perusahaan dapat digunakan dengan baik oleh perusahaan. Setelah perusahaan menjalankan bisnisnya dan perusahaan mengatakan bahwa ternyata modal yang diberikan kurang, maka dapat dikatakan bahwa di dalam perusahaan tersebut terjadinya korupsi. b) Audit Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan pemeriksaan

akuntan (auditing), yaitu

suatu

proses

sistematik

untuk

memperoleh bukti secara obyektif tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada para pemakai yang berkepentingan. Contohnya adalah audit memeriksa laporan laba rugi suatu perusahaan untuk mengetahui apakah benar perusahaan mengalami keuntungan atau malah mengalami kerugian. Alat pengawasan ini dapat dibagi menjadi dua kategori : -

Internal Audit Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.

-

Ekternal Audit Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.

c) Analisis break-even Analisa

“break-even”

adalah

peralatan

yang

berguna

untuk

menjelaskan hubungan biaya, volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang sama seperti dalam peyiapan anggaran variabel. Analisa breakeven menganalisa dan menggabarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa (penjualan atau produksi) agar biaya total sama dengan penghasilan total sehingga perusahaan tidak mengalami laba atau rugi. Contohnya adalah perusahaan ingin mengetahui bagaimana hubungan antara banyaknya penjualan dan keuntungan yang didapat.memlalui analisa break even,perusahan dapat mengetahui hubungan tersebut. d) Analisis rasio Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi. Menyangkut dua jenis perbandingan : -

Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu

-

Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis Contohnya adalah perusahaan ingin membandingankan laba yang

diperoleh pada periode yang sebelumnya dengan sekarang. Dengan melakukan perbandingan, perusahaan akan tahu apakah perusahaan mengalami kemajuan atau kemunduran. Sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan selanjutnya untuk di periode yang akan datang. e) Bagan dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti : 1) Bagan Ganti Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.

Contohnya adalah perushaan membuat bagan tentang proyek yang dikerjakan. Dari bagan manajer dapat melihat apakah suatu proyek sedang dikerjakan, telah selesai, atau belum dikerjakan. 2) Program Evaluation and Reviw Technique (PERT) Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengendalian proyek – proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

5 Kasus Southwest Airlines Corporation merupakan perusahaan penerbangan yang didirikan di Texas melalui bisnis pelayanan pelanggan pada 18 Juni 1971. Dapat dikatakan Southwest ini merupakan perusahaan penerbangan yang tersukses di Amerika Serikat. Southwest juga memiliki salah satu dari rekor pelayanan pelanggan terbaik. Southwest memiliki penerapan strategi yang berbeda dengan perusahaan penerbangan yang lain. Penerapan strategi yang berbeda tersebut diantaranya: pendekatan yang digunakan ialah short-haul atau trayek pendek dan pendekatan point-to-point atau titik ke titik, tidak memiliki tempat duduk yang telah dijatahkan, membayar awaknya menurut trayek, menggunakan bandara yang kurang padat, reservasi online melalui southwest.com, pilot yang direkrut tidak menjadi serikat nasional, petugas landasan yang lebih sedikit, waktu penyelesaian lebih pendek, tingkat pergantian karyawan lebih rendah, proses penyaringan karyawan baru dilakukan oleh masing-masing karyawan di setiap posisi. Dengan penerapan strategi ini Southwest dapat menjadi perusahaan penerbangan tersukses. Analisis dalam kasus ini adalah penerapan strategi yang dilakukan oleh Southwest yang berbeda dengan perusahaan penerbangan yang lainnya, dimana dalam kasus ini dijelaskan perbedaan strategi yang dilakukan oleh Southwest dalam menjalankan usahanya dengan perusahaan penerbangan yang lainnya. 1) Strategi yang dilakukan ialah strategi unit bisnis dimana Southwest menekankan pada bagaimana perusahaan akan tetap dapat bersaing dalam pasar dengan perusahaanperusahaan penerbangan lainnya.Basis yang digunakan ialah diferensiasi dimana perusahaan melakukan diferensiasi penawaran produk yang dihasilkan oleh unit bisnis sehingga menciptakan sesuatu yang dipandang oleh pelanggan sebagai sesuatu yang unik dan basis biaya rendah ialah penekanan atau peminimalisasian biaya.

2) Sistem pengendalian Southwest dapat dikatakan membantu melaksanakan strategi perusahaan, hal ini dapat dijelasakan dari penerapan sistem pengendalian yang menghantarkan Southwest menjadi perusahaan penerbangan tersukses di Amerika Serikat sebagai contoh sistem perekrutan karyawan yang benar-benar paham tentang posisinya, yang akan meningkatkan mutu dari karyawan,dan menjaga kenyamanan pelanggan Southwest.