Registrar E Preciso Paula Ugalde

Importância do Registro Resistências em Registrar

Motivos das Resistências Tipos de Registro

by Paula Ugalde 2009

Importância do Registro • Registrar reuniões e outros encontros para discussão do contexto e estabelecimento de ações para modificar a realidade é muito útil. Constitui uma motivação adicional que favorece o maior entendimento e introjeção de aspectos antes pouco claros, favorece o comprometimento dos participantes, as ações e a concretização do proposto. Ainda ‘inibe’ falas fora da pauta, otimizando sua eficácia.

Resistências em Registrar • Alguns resistem em realizar os registros. Em geral, por comodismo, pois sempre haverá alguém disposto. Também porque registrar exige atenção integral, para não perder as idéias e decisões significativas. Outros por medo de não saber fazer corretamente. Ou, ainda alguns, por preferirem falar e não conseguirem participar ativamente e ao mesmo tempo proceder o registro.

Analisando as Resistências • Comodismo – Se as pessoas não são realmente acomodadas, instigue-as à refletir e perceber que fazer uma Ata é oportunidade para aprendizagens. O redator não tem a ‘obrigação’ de registrar aspectos importantes não abordados, mas tem ‘o direito e a melhor oportunidade’ de cobrar tal dos participantes. Apenas deve ser comedido para com os presentes, para não se sobrepor. O ideal é que faça um discreto lembrete ao facilitador do encontro, para que este toma as providências.

• Receio de registrar – O redator precisa compreender que sua responsabilidade é anotar apenas o que foi falado - especialmente decisões / encaminhamentos. Não precisa se preocupar em esquecer algo importante, pois isso é de responsabilidade do facilitador do encontro. • Algumas pessoas também resistem por causa da letra, mas importa é sua legibilidade.

• Pode ser usado um formulário padrão, para registro de aspectos importantes como, encontro, data, local, assunto, objetivo, apresentador, participantes, função e órgão/setor que representam, dentre outros. O mesmo pode ser ainda preenchido digitalmente. Entretanto, havendo decisões, o documento deve ser impresso, para ações posteriores.

• Desejo de participar e contribuir – Alguns redatores preferem não assumir a responsabilidade por achar que não vão conseguir escrever e apresentar as suas ideias ao mesmo tempo. Isso pode ser resolvido combinando-se antecipadamente um escriba substituto, para anotar, à parte, as interações envolvendo o redator, para que o mesmo faça o registro depois. Com a prática, os redatores se tornam mais dinâmicos e administram bem as duas ações, se necessário.

Tipos de Registro • Atas Oficiais – O objetivo é informar e servir como testemunho para ‘fins legais’. São redigidas de modo mais formal e tem como características a impessoalidade [escrita na terceira pessoa], uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Tem como exigências a ausência de parágrafos, números [incluindo datas] e siglas escritos por extenso, para evitar modificações futuras. Ver emprego dos pronomes de tratamento e outros em Normas para Redação Oficial.

• Seguir a ordem cronológica da Pauta facilita a redação e a descrição mais fiel do que é tratado, incluindo fatos ocorridos que requeiram registro. • As atas devem ser lidas ao final, aprovadas pelos presentes e assinadas por todos, começando pelo redator. “Sem mais, a presente Ata vai assinada por mim (Fulano de Tal) e demais presentes.”

• Concluída a leitura, havendo discordância sobre algum ponto, mesmo não havendo consenso, deve ser registrada a solicitação e / ou retificação. Faça um “Em tempo” para o registro.

• Atas Operacionais – O objetivo é informar e registrar as decisões. Devem ser feitas da forma mais adequada/conveniente para os envolvidos. As manuscritas, em formulário padrão, facilitam a reprodução de cópias para os interessados ao final do encontro. Apesar de mais informal, não deve conter rasuras. As assinaturas não são exigência, bastando que o redator faça sua leitura e, havendo aprovação, a assine e, se preferirem, também um ou dois dos presentes.

Atas eletrônicas • Para Atas não Oficiais podem ser adotados formulários eletrônicos [Excel]. Neste caso, o redator digita [preferencialmente durante o encontro], imprime, procede a leitura para aprovação [se necessário coleta as assinaturas] e entrega cópias presentes. As assinaturas são necessárias apenas se houver a possibilidade de alguém negar ou contestar algo no futuro ou, da mesma poder se tornar peça de algum processo jurídico.

Modelo de Ata

Apresentação integrante do blog paula ugalde engenha RH e do seu Porta-Fólio. Texto elaborado com base na análise de experiências, aprendizagens e estudos sobre registros de Reuniões em “Ata de reunião – como, quando e porquê fazer”, de Charbel Atalla Antonio / Operando Bien [ http://operandobien.blogspot.com/2007 /09/ata-de-reuniao-como-quando-eporque.html ] [email protected]

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