Proyecto -erp.docx

1. Datos generales de la institución 1.1. Nombre de la Institución Sociedad de Beneficencia Pública de Ica 1.2. Rubro Servicios Funerarios 1.3. Visión La Sociedad de Beneficencia Pública de Ica, como institución benéfica y dentro del marco que le asigna la ley de beneficencia y juntas de participación social tiene como propósito: 

Constituirse en una institución solida económicamente, a través de la implementación de proyectos productivos que permita impulsar los programas de apoyo social preparando a los niños y mujeres beneficiarias de sus programas, en actividades de formación laboral para que en un corto plazo puedan generar sus propios recursos.



Mejorar la infraestructura física mediante la construcción de un albergue transitorio para niños en situación de riesgo y para la mujer víctima de la violencia familiar.



Mantener y mejorar el stock de nichos perpetuos para adultos a disposición de los usuarios. Educar a la población contra la violencia familiar.

1.4. Misión La Sociedad de Beneficencia Pública de Ica, tiene como misión: 

Promover acciones de asistencia social.



Promoción y protección a los niños y adolescentes en estado de abandono.



Asistencia y apoyo solidario al adulto mayor.



Promoción y capacitación de la mujer a través de programas de gestión micro empresarial.

1.5. Organigrama

1.6. Descripción de las unidades de negocio 1.6.1. Órgano de control institucional La oficina de auditoria interna como órgano de control está a cargo de un Director de sistema administrativo, que depende jerárquicamente del Presidente del Director de la Sociedad de Beneficencia de Ica y de la Contraloría General de la Republica y tiene como función dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades de la Oficina a su cargo. Se encarga de elaborar y ejecuta el plan anual de control y controlar el cumplimiento de las normas emanadas de los sistemas administrativos y las que se dicten internamente tiene a su cargo a un auditor y a un técnico administrativo.

1.6.2. Unidad de presupuesto y planificación Está a cargo de un especialista administrativo, dependiente jerárquicamente del Gerente de la Sociedad de Beneficencia de Ica tiene la función de asesorar a la alta dirección en la formulación de la política institucional de planificación y desarrollo organizacional. Elabora y evalúa el plan operativo, plan estratégico institucional, establecer los procedimientos de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestales relativas a las metas programadas tiene a su cargo a dos personas un especialista administrativo y un técnico administrativo..

1.6.3. Unidad de asesoría jurídica Está a cargo de un abogado quien depende jerárquicamente de la alta dirección de la sociedad de beneficencia de Ica y tiene la función de estudiar e informar expediente de carácter técnico legal, da asesoramiento general de carácter jurídico legal, dictaminando y absolviendo consultas, tiene a su cargo a un técnico en abogacía.

1.6.4. Unidad de proyecto y obras Está a cargo de un ingeniero que depende jerárquicamente de la Gerencia y tiene la función de ejecutar proyectos y programas de ingeniería civil, basándose en los estudios de factibilidad de las obras. Estudia los presupuestos de proyectos de obras, estableciendo prioridades en su ejecución, tiene a su cargo a un asistente administrativo y a un técnico administrativo. 1.6.5. Unidad de personal Está

a

cargo

de

un

especialista

administrativo

quien

depende

jerárquicamente del gerente de la sociedad de beneficencia de Ica tiene la función de programar, organizar, controlar, coordinar el desarrollo de los procesos técnicos del sistema personal, proponiendo la evaluación, selección, calificación, ingreso, reasignación, rotación y toda acción de personal, tiene a su cargo a un asistente administrativo y un técnico adminsitrativo. 1.6.6. Unidad de contabilidad Está a cargo de un contador depende jerárquicamente de la gerencia y tiene la función de planear, organizar, dirigir, controlar y ejecutar las acciones que corresponde

al

sistema

administrativo

de

contabilidad,

revisa

la

documentación contable. Concilia los saldos presupuestales y patrimoniales, mediante ecuaciones probatoria de ingresos, gastos y compromisos pendientes de pago, así como los saldos de libros contables, tiene a su cargo a un contador y un técnico adminsitrativo. 1.6.7. Unidad de abastecimiento La unidad de abastecimiento está a cargo de un especialista administrativo y depende jerárquicamente de la gerencia, tiene la función de proponer los lineamientos referidos a la adquisición de los bienes y servicios en armonía con las normas del sistema de abastecimiento. Es el que se encarga de elaborar el plan anual de adquisiciones y contrataciones.

Revisa y verifica el resumen mensual del movimiento de ingresos y salidas de bienes de almacén, tiene a su cargo un técnico administrativo, a un chofer, un artesano y a un trabajador social. 1.6.8. Unidad de patrimonio inmobiliario Está a cargo de un contador quien depende jerárquicamente de la gerencia y tiene la función de organizar y supervisar el proceso de control patrimonial, tiene la obligación de mantener actualizados los inventarios físicos de los bienes patrimoniales de la organización coordina con la unidad de contabilidad la regularización documentada de los bienes patrimoniales, tiene a su cargo a un técnico administrativo. 1.6.9. Unidad de tesorería Está a cargo de un tesorero quien depende jerárquicamente de la gerencia tiene como función el de efectuar los depósitos de los ingresos en las cuentas corriente bancarias, tomando las precauciones y medidas concernientes a la seguridad del dinero de la organización. Programa, conduce y controla el pago de remuneraciones, pensiones, proveedores y contratos de la entidad, tiene a su cargo a un cajero y un técnico administrativo. 1.6.10. División de cementerio y servicios funerarios Está

a

cargo

de

un

especialista

administrativo

quien

depende

jerárquicamente del gerente y tiene la función de programar, distribuir y controlar las labores de los trabajadores del cementerio, así como disponer su rotación interna. Controla la asistencia, puntualidad y permanencia del personal, así como reporta oportunamente las inasistencias y tardanzas, tiene a su cargo a un técnico administrativo, un vendedor, a cinco sepultureros y cinco trabajadores sociales. 1.6.11. División de asistencia y promoción social Está a cargo de una asistenta social quien depende jerárquicamente del gerente y tiene como función el de organizar, dirigir, supervisar y evaluar los programas integrados en materia de educación, salud, alimentación, recreación y cultura que se brinda a la población en situación de riesgo.

Desarrollar programas de prevención de salud para los niños del comedor santa Rita de casia y de promover mecanismos de participación activa de la comunidad a favor de los menores, ancianos y madres en estado de abandono social y económico, tiene a su cargo a una enfermera, un técnico administrativo, dos técnicos en enfermería, dos auxiliares de asistencia social y un auxiliar de nutrición. 1.6.12. División de servicios educativos Está

a

cargo

de

un

especialista

administrativo

quien

depende

jerárquicamente de la gerencia y tiene la función de dirigir, controlar, supervisar y evaluar las actividades de los servicios educativos de capacitación técnica, organiza y conduce los programas de educación y capacitación, tiene a su cargo a una secretaria y a un trabajador de servicio.

1.7. Análisis FODA A. Fortalezas 1. Entidad de bien social, con prestigio ganado y reconocido por la colectividad. 2. Capacidad económica-financiera para solventar gastos operativos y de inversión. 3. Autonomía administrativa, económica y financiera. 4. Personal con experiencia en la labor desarrollada. 5. Sólido respaldo patrimonial inmobiliario para su explotación. 6. Ubicación estratégica de cementerio e inmuebles alquilados de propiedad de la institución. B. Oportunidades 1. Existencia de organismos de cooperación nacional e internacional (ONGs) para presentar proyectos de inversión social. 2. Ser una institución, legalmente habilitada para la recepción de herencias vacantes donaciones y celebrar convenios. 3. Existencia en el mercado de software integral interconectado para el procesamiento y obtención de información sistematizada en tiempo real. 4. Sistema informática avanzada que facilite el acceso a la información. 5. Políticas del estado para la promoción de la inversión social y económica. C. Debilidades 1. Carencia de un Plan de Capacitación del Personal. 2. Falta de cambio de actitud protagonista y antagonista del personal. 3. Falta de profesional capacitado en formulación de proyectos que generen ingresos. 4. Escasa coordinación entre las áreas funcionales de la institución. 5. Parte de la infraestructura institucional deteriorada por su antigüedad y sismos. 6. Ausencia de un Plan de saneamiento de Inmuebles. 7. Carencia de programas informáticos (software). 8. Capacidad límite de actual cementerio y falta de nuevos terrenos.

D. Amenazas 1. Falta de Ley Orgánica de Beneficencia y políticas específicas para su funcionamiento. 2. Mejor posicionamiento de empresas privadas y posible ingreso de nuevos competidores en el Servicio de Cementerio. 3. Frondosa normatividad legal y administrativa existente genera una administración burocrática e ineficaz. 4. Desastres naturales (fenómenos climatológicos y sismos). 5. Designación continúa de presidentes gerente, rotación seguida de personal desestabiliza el avance de la gestión institucional. 6. Lentitud del Poder Judicial, retrasa los procesos judiciales en perjuicio de los intereses de la institución.

1.8. Matriz FODA GRAFICA: MATRIZ FODA MATRIZ FODA

FORTALEZAS

DEBILIDADES

FO

DO

Estrategia para maximizar las Fortalezas como las

Estrategia para minimizar las Debilidades y maximizar las

Oportunidades

Oportunidades

1. Establecer nuevos negocios para la mejora de la

1. Contratar personal para la gestión de conocimientos y

institución. OPORTUNIDADES

superar las debilidades.

2. Apoyo de instituciones para la ayuda a los niños y ancianos más necesitados

2. Capacitación adecuada del personal. 3. Implementar con tecnología que ayudara a minimizar el

3. Ampliar el comedor para dar apoyo a más de 150 personas 4. Solventar los gastos para nuevos sistemas informáticos que facilite el acceso a la información.

tiempo de presupuestos. 4. Integración de programas informáticos. 5. Incorporar nuevos negocios para la contratación de nuevo personal

FA Estrategia para maximizar las Fortalezas y minimizar las Amenazas 1. Cuenta con un local con zonas de seguridad y resguardo AMENAZAS

en caso de movimientos sísmicos.

DA Estrategia para minimizar las Debilidades como las Amenazas 1. Mejorar la organización con nueva tecnología para la optimización de los trabajos. 2. Mejorar la organización de nuestra documentación

2. Se cuenta con un cementerio propio y servicios funerarios.

para realizar tareas más rápidas en beneficio de la

3. Ofrece a la población los servicios necesarios que da a la

población.

empresa una ventaja competitiva.