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LOGISTICA DE EVENTOS ESTEVAL LTDA Proyecto de Inversión

MELVA CAROLINA MORALES GIRALDO ERIKA JULIETH LEON BOHORQUEZ VIVIANA CAROLINA GONZALEZ ANGULO CLAUDIA LILIANA MEJIA CASTAÑO Presentado por:

CORPORACION POLITECNICO REGIONAL UNIMINUTO DE DIOS CONTADURIA PÚBLICA IX PROYECTO DE INVERSION 2015

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LOGISTICA DE EVENTOS ESTEVAL LTDA Proyecto de Inversión

MELVA CAROLINA MORALES GIRALDO ERIKA JULIETH LEON BOHORQUEZ VIVIANA CAROLINA GONZALEZ ANGULO CLAUDIA LILIANA MEJIA CASTAÑO Presentado por:

FRANCY JANETH BRITO OSORIO Presentado a:

CORPORACION POLITECNICO REGIONAL UNIMINUTO DE DIOS CONTADURIA PÚBLICA IX PROYECTO DE INVERSION 2015

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DEDICATORIA

A Dios, por ser nuestro creador, amparo y fortaleza, cuando más lo necesitamos, y por hacer palpable su amor a través de cada uno de los que nos rodeó. A nuestros padres, amigos, y profesores, que sin esperar nada a cambio, han sido pilares en nuestro camino y así, forman parte de este proyecto que nos abre puertas inimaginables en nuestro desarrollo profesional.

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AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a Dios primeramente por brindarnos su fortaleza y mostrarnos el camino, por bendecir día a día nuestras vidas, por hacer todo posible y por darnos nuestras familias que son el mayor tesoro. A nuestros padres por ser nuestro apoyo y pilar, por hacer posible la realización de nuestros sueños y demostrar nuestras capacidades y por su apoyo incondicional, a nuestro tutor por brindarnos su conocimiento y paciencia en el proceso de conocimiento.

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CONTENIDO

Pág.

DEDICATORIA

3

AGRADECIMIENTOS

4

GLOSARIO

10

INTRODUCCIÓN

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INVESTIGACIÒN DE MERCADOS OBJETIVOS 1.1.1 Objetivo General 1.1.2 Objetivos Específicos 1.1 JUSTIFICACIÒN 1.2 ANTECEDENTES 1.3 ANALISIS DEL SECTOR 1.4 ANALISIS DEL MERCADO 1.5 ANALISIS DE LA COMPETENCIA 1.6 ESTRATEGIAS DE MERCADO 1.6.1 Concepto del producto o servicio. 1.6.2 Estrategias de distribución. 1.6.3 Estrategias de precio 1.6.4 Estrategias de promoción. 1.6.5 Estrategias de comunicación 1.6.6 Estrategias de servicio

13 13 13 13 14 15 18 19 22 22 22 23 24 26 28 29

2. ESTUDIO TECNICO. 2.1 TAMAÑO DEL PROYECTO 2.2 LOCALIZACIÒN DEL PROYECTO 2.2.1 Macro localización 2.2.2 Micro localización. 2.3 INGENIERIA DEL PROYECTO. 2.3.1 Ficha técnica del producto. 2.3.2 Proceso de producción. 2.3.3 Distribución de la planta. 2.3.4 Requerimiento de infraestructura y tecnología. 2.3.5 Recurso humano.

30 30 30 30 30 31 31 33 34 35 41 5

3. ESTUDIO ADMINISTRATIVO 3.1 FORMA DE CONSTITUCIÒN. 3.2 CONSTITUCIÒN DE LA EMPRESA. 3.2.1 Misión 3.2.2 Visión 3.2.3 Objetivos 3.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.3.1 Organigrama 3.3.2 Descripción de cargos 3.3.3 Asignación salarial

43 43 47 47 47 47 48 49 50 51

4. ESTUDIO FINANCIERO. 4.1 INVERSIONES 4.1.1 Inversión fija 4.1.2 Inversión diferida 4.1.3 Inversión de capital de trabajo 4.1.4 Inversión total 4.1.5 Fuentes de financiación.

51 51 51 52 52 52 52

4.2 GASTOS DE ORGANIZACIÓN Y LEGALIZACIÓN 4.2.1 Gastos de montaje 4.2.2 Gastos de puesta en marcha 4.3 CAPITAL DE TRABAJO 4.5 INGRESOS 4.5.1 Ingresos directos 4.5.2

Presupuesto de ventas

53 53 53 53 54 54 55

4.6 PRESUPUESTO DE COSTOS 4.6.1 Costos fijos

55 55

4.6.2

56

Costos variables

4.7 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

56

4.7.1

Flujo de caja proyectado.

56

4.7.2

Estado de resultado proyectado

58

4.7.3

Balance general

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5. EVALUACIÒN DEL PROYECTO 5.1.1

Impacto social

60 60 6

5.1.2

Impacto ambiental

61

5.1.3

Evaluación financiera.

61

5.1.3.1 Valor presente neto.

62

5.1.3.2 Tir

62

6. LIMITACIONES

62

7. CONCLUSIONES

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8. BIBLIOGRAFIA

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7

LISTAS DE TABLAS

Pág.

TABLA 1. PRECIO A OFRETAR TABLA 2. PRESUPUESTO DE PROMOCION TABLA 3. EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

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TABLA 4. MUEBLES Y ENSERES

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TABLA 5. MOVILZACION

38

TABLA 6. EQUIPOS

39

TABLA 7. SILLETERIA

39

TABLA 8. UTILES DE OFICINA

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TABLA 9. PROVEEDORES

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TABLA 10. RECURSO HUMANO

42

TABLA 11. PRESUPUESTO DE INVESIONES FIJA

51

TABLA 12. PRESUPUESTO DE INVERSIOES DIFERIDA

52

TABLA 13. PRESUPUESTO DE CAPITAL DE TRABAJO

52

TABLA 14. PRESUPUESTO DE INVERSION TOTAL TABLA 15. PRESUPUESTO DE GASTO MONTAJE

52 53

TABLA 16. PRESUPUESTO PUESTA EN MARCHA

53

TABLA 17.CAPITAL DE TRABAJO

53

TABLA 18. PRESUPUESTO DE INGRESOS DIRECTOS

54

TABLA 19. PRESUPUESTO DE VENTAS

55

TABLA 20. PRESUPUESTO DE COSTOS FIJOS

55

TABLA 21. PRESUPUESTO DE COSTS VARIABLES

56

TABLA 22 .FLUJO DE CAJA PROYECTADOS

56

TABLA 23. ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO

58

TABLA 24. BALANCE GENERAL PROYECTADO

59 8

LISTA DE ILUSTRACIONES Pág.

ILUSTRACION 1. LOGOTIPO

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ILUSTRACION 2. AREA DE INFLUENCIA

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ILUSTRACION 3. FICHA TECNICA

31

ILUSTRACION 4. FLUJO GRAMA DE PROCESOS

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ILUSTRACION 5. DISTRIBUCION DE LA OFICINA

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ILUSTRACION 6. ESCRITORIO L

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ILUSTRACION 7. MOVILIZACION

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ILUSTRACION 8. ORGANIGRAMA

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GLOSARIO

LOGISTICA: Es un conjunto de medios, métodos e infraestructuras necesarios para realizar algo, especialmente en la organización de los flujos de información, mercancías y energía. La logística es también un tipo de lógica que emplea el método y el simbolismo de las matemáticas. CLIENTE: Un cliente, desde el punto de vista de la economía, es una persona que utiliza o adquiere, de manera frecuente u ocasional, los servicios o productos que pone a su disposición un profesional, un comercio o una empresa. CALIDAD: a calidad está relacionada con las percepciones de cada individuo para comparar una cosa con cualquier otra de su misma especie, y diversos factores como la cultura, el producto o servicio, las necesidades y las expectativas influyen directamente en esta definición. La calidad se refiere a la capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades implícitas o explícitas, un cumplimiento de requisitos. MERCADO: es un ente que relaciona el individuo que busca con el individuo que ofrece un producto o servicio y se realiza un conjunto de transacciones siendo determinadas por la ley de la oferta y la demanda. DEMANDA: Cuando hablamos de la palabra demanda, la utilizamos para referirnos a cualquier solicitud, petición o súplica; quien demanda solicita que se le entregue alguna cosa o algo en particular. Esta cosa que se solicita o se requiere puede ser algo que se necesita o que o que se considere que se merece. OFERTA: significa ‘ofrecer’. En este sentido, puede designar acciones relacionadas con el comercio: la puesta en venta de determinado producto, la cantidad de dinero que se ofrece para adquirirlo, así como la puesta en venta de una mercancía por un precio inferior al que usualmente lleva. Por extensión, también se denomina oferta al propio producto puesto en venta.

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SERVICIO: Como servicio denominamos, en líneas generales, la condición de servir, es decir, de dar o prestar apoyo o asistencia a alguien valiéndonos de un conjunto de medios materiales o inmateriales PRECIO: es el valor en dinero en que se estima el costo de algo, sea un producto, bien o servicio. Como tal, proviene del latín pretĭum, que significa ‘precio’, ‘recompensa’. El precio suele medirse por unidades monetarias, a las cuales se les ha asignado un valor específico que varía de país a país, y que son empleadas para en la compra-venta de bienes y mercancías. INNOVACIÓN: es un cambio que supone una novedad. Esta palabra procede del latín innovatĭo, -ōnis que a su vez se deriva del término innovo, -are ('hacer nuevo', 'renovar'), que se forma con in- ('hacia dentro') y novus ('nuevo'). Algunos términos que tienen un significado similar son: 'reforma', 'renovación' y 'cambio novedoso ECONOMÍA: La economía es una ciencia social que estudia los procesos de extracción, producción, intercambio, distribución y consumo de bienes y servicios. En sentido figurado, economía significa regla y moderación de los gastos; ahorro.

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INTRODUCCIÓN

ESTEVAL LTDA es una empresa dedicada a la organización y logística de eventos, estará ubicada en el municipio de Fresno Tolima, la cual brindara los siguientes servicios: 

Lanzamiento de productos



Eventos corporativos,



Organización de Eventos Sociales  Festivales  Banquetes  -Reuniones  Diplomados  Cumpleaños



Eventos públicos- alcaldías

Teniendo el proyecto de inversión puesto en marcha la empresa logística de eventos ESTEVAL Ltda. Dedicada a la prestación de un servicio a las organizaciones, familias, eventos sociales ofreciendo como elemento innovador, la asesoría personalizada y acompañamiento en cuanto a decoración, sonido, ambientación y cáterin, ofreciendo un servicio de calidad y bajo precios enfocados inicialmente a extractos medios y bajos y entidades públicas. La temática a desarrollar que se pretenden todos los aspectos como montaje, asesoría personalizada de cada uno de los detalles. Nuevas tendencias en tipos de servicios a nuevo mercado potencial del municipio de Fresno. También se pretende hacer un análisis y profundizar acerca de cada uno de los pasos necesarios para su realización como es los estudios de mercado, estudio técnico, operacionales aspectos legales y estudio administrativos y así también estudios financieros.

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1. INVESTIGACIÒN DE MERCADOS.

1.1.

OBJETIVOS

1.1.1. Objetivo General Elaborar un plan de inversión, con base en estudio de mercado, estructura organizacional, aspectos jurídicos y sistema financiero, de tal manera que permita determinar si es viable e rentable, y ejecutar la creación de una empresa de logística de eventos públicos en el municipio de Fresno Tolima. 1.1.2. Objetivo Específicos  Determinar por medio del estudio de mercados, quién es el consumidor, la competencia, demanda real y análisis del precio con el cual entrará a competir en el mercado.  Determinar por medio del estudio técnico, los costos de instalación y puesta en marcha de la Empresa de logística de eventos en el municipio de Fresno Tolima a nivel Nacional.  Determinar la estructura organizacional que se ajuste a las capacidades y necesidades de la Empresa, por medio del análisis de las funciones y competencias requeridas en los empleados necesarios.  Elaborar un Estudio Financiero proyectado durante la vida útil de la propuesta de creación de la empresa, haciendo uso de los estados financieros establecidos para la evaluación económica y financiera.  Determinar los Indicadores Financieros necesarios para realizar la evaluación del proyecto y concluir así, la factibilidad o no del mismo, a través de la identificación de los valores de la Tasa Interna de Retorno, el Valor Presente Neto y la Relación Beneficio / Costo del Proyecto.

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1.2.

JUSTIFICACIÒN

Como proyecto de inversión es la creación de una empresa de logística de eventos en el sector público y privado a nivel nacional, se desea crear esta organización que cuente con la capacidad de formalizar y ejecutar toda clase de eventos de una forma eficientemente. Para ellos se requiere los siguientes factores importantes en la creación de una empresa de logística que son:  Su estructura organizacional, que comprendan todas las dependencias.  Procesos administrativos que comprenden actividades de planificación y programación.  Los recursos humanos y la cultura que nos permite guiar la operación.

Por ellos, es importante buscar la creación de equipos de trabajo multifuncionales, que permita ejecutar un evento con un dominio absoluto sobre las necesidades de la sociedad y contar con operativos organizacionales que se encargan de reunir las personas para dicho evento. La expectativa es crear la empresa de logística en el municipio de Fresno Tolima que sea confiable y garantice el logro de los objetivos propuestos, y brindando oportunidades de empleo a mujeres cabezas de familia. Los eventos son únicos e irrepetibles, por lo que se debe pensar en todos los detalles, un evento es una oportunidad única para generar una experiencia memorable. El trabajo como tal, será convertirse en intermediario entre las empresas y los distintos proveedores, es decir ser el contacto necesario para la realización de su evento.

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1.3.

ANTECEDENTES

La creación de una empresa de logística de eventos ya es un factor importante para las empresas de hoy, ganar competitividad por medio de una organización, servicio y atención al cliente. En este sentido la red social brinda información de dichos proyecto como el de la Universidad tecnológica de Pereira facultad de ingeniería industrial, por los estudiantes Barreros R Luisa Fernanda y Vásquez R Lina María (2010), trabajo de grado: Creación de una empresa de logística y organización de eventos públicos cuyo finalidad del proyecto es definir la logística de evento al nivel del entorno Colombia, la cantidad de personas que asisten a diversos eventos es bastante considerable, razón por la cual es ineludible la necesidad de buscar una serie de elementos para facilitar y estimular el incremento de la asistencia a cada uno de estos espectáculos. En vista de la carencia de empresas de “Logística y organización de eventos públicos” en el eje cafetero surgió la oportunidad de negocio, ya que es un factor importante para las empresas de hoy, ganar competitividad por medio de una buena organización, servicio y atención al cliente. Dicho proyecto tendrá como objetivo realizar todos los procedimientos que conllevan a desarrollar cualquier tipo de evento público, haciendo posible obtener experiencias que traerá beneficios a las empresas; dada la importancia que representa agasajar a socios, clientes y empleados ya que son básicos para el desarrollo de las empresas que serán los posibles clientes, y sabiendo la poca organización que se tiene en este tipo de eventos, el proyecto quiere ser la solución para problemas de eventos públicos como: empresariales, integración de personal, capacitación, congresos, reuniones con clientes amigos, conciertos, lanzamientos de productos, pasarelas y eventos de moda; convenciones que resulten simplemente inolvidables y que mantengan el sello de su empresa, logrando así el resultado esperado. El mercado de la logística y organización de eventos públicos en el eje Cafetero, ha sido poco desarrollado. Actualmente, existen empresas que no brindan una satisfacción

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completa a sus clientes, por lo cual la organización de eventos no ha sido un factor favorable para que el sector se convierta en una mayor demanda para este tipo de negocios.

Eje Logístico Ltda. Es una empresa dedicada a la logística y Organización de eventos públicos, estará ubicada en la Ciudad de Pereira, capital del departamento de Risaralda. La cual tendrá a cargo los siguientes servicios: 

Lanzamiento de productos, Eventos corporativos, Activaciones de marca.



Organización de Eventos Sociales (Congresos, banquetes, ferias,



exposiciones)



Personal de apoyo logístico



Mobiliario



Alquiler de Equipos



Representación de Artistas

Eje Logístico Ltda. Tendrá una duración indefinida y podrá disolverse según los Estatutos Legales de la Empresa.

En segundo lugar corresponde a la escuela superior politécnica de litoral facultad de economía y negocios, Guayaquil Ecuador (2010), quien realizo la propuesta de la creación de una empresa organizadora de eventos en la ciudad de Guayaquil ya que existen problemática que con llevaron a surgir esta idea de la creación ya que en la actualidad, las empresas que ven en su personal el pilar fundamental para el crecimiento y competitividad de esta, siente la necesidad de reconocerlos, premiarlos y honrarlos en ciertos actos de conomiento público como el dÍa del padre, de la madre, Navidad u otros eventos por iniciativa del empleador como la celebración de aniversario de creación de la empresa. También los empleadores tienen como objetivo crear la unidad dentro de la compañía, puesto que un lugar de trabajo agradable tiene un efecto en el desempeño del empleado, es por esto que la mayoría de las empresas realizan sus Olimpiadas deportivas. Otro punto interesante es la capacitación interna y externa que perciben como una gran inversión que beneficia a la empresa.

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El fin es proyectar una gran imagen como empresa y hacer sentir bien a sus empleados, atendiéndolos de la mejor manera posible, buena comodidad, buena música, un lugar que se adapte a la actividad que se este realizando,etc..Pero al momento de hacer los preparativos para desarrollar el evento de manera exitosa, surge el gran problema para la empresa, tiempo, información, falta de creatividad. Normalmente las diferentes compañías no cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a la organización de dichos eventos corporativos, algunos porque consideran que es un gasto innecesario. El departamento de recursos humanos tiene entre sus funciones coordinar estas actividades mas no realizar todos los preparativos. La responsabilidad de conseguir buenos precios con los proveedores necesarios, identificar todas las necesidades dependiendo el tipo de evento que sea, implica un trabajo que no puede ser delegado a una sola persona o departamento .

Y en tercer lugar trabajo de investigación de la Universidad de cuenca por María Alejandra Álvarez Terán, con el presente trabajo de investigación contiene información para crear una empresa de Catering y Organización de Eventos Sociales, cuyo objetivo es dar una solución a las necesidades de un mercado de consumidores en la ciudad de Cuenca en Ecuador, al igual resume información sobre protocolo de eventos sociales y un plan de negocios. a meta de toda empresa es alcanzar la excelencia mediante la satisfacción de las necesidades de los consumidores, y el grado en que éstas sean cubiertas dependerá no sólo de las expectativas de los clientes sino también de la calidad y el valor agregado que se dan a las mismas, siendo ésta la excelencia.

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1.4.

ANALISIS DEL SECTOR

En el municipio de Fresno no existe una empresa que ofrezca servicio de logística y organización de eventos, por lo que resulta necesario crear una empresa que dé solución a esta problemática actual. Se puede evidenciar que en la organización de diferentes eventos es necesario hacer la contratación de varias personas que realizan las labores pero de forma separada, por lo que resulta conveniente contar con una empresa que se encargue de todos los detalles, por supuesto de acuerdo a los gustos y peticiones de los clientes. Cada cliente es diferente, por lo que es necesario ofrecer el servicio de acuerdo al presupuesto y el tipo de evento requerido. La organización de eventos requiere de mucha preparación y es importante resaltar que cualquier tipo de evento necesita que todo funcione perfectamente, con lo que se cumple las expectativas de los clientes y se logra una alta recomendación. El sector es el conjunto de empresas o negocios que se engloban en un área diferenciada dentro de la actividad económica y productiva. Para determinar este sector es fundamental identificar la actividad económica a la que se va a dedicar la empresa. La logística y organización de eventos tiene cabida en el sector industrial, comercial así como el de servicios. A nivel nacional, la organización de eventos está disminuyendo un poco pues las empresas están reduciendo el presupuesto, lo que obliga a realizar eventos más pequeños y de menor duración. Ahora a nivel territorial, como se mencionaba al inicio la logística de eventos es un sector que en el municipio no ha sido explorado. Y es por ello que resulta una idea innovadora.

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1.5.

ANALISIS DEL MERCADO

SEGMENTACIÓN DE MERCADO En este punto es un poco complejo realizar la segmentación de mercados pues la realización de eventos es una gran necesidad tanto en el ámbito empresarial como en el familiar. Es por ello que los segmentos establecidos son aquellas empresas que realizan eventos de cualquier índole y las personas naturales que celebran fechas especiales. DETERMINACIÓN DEL MERCADO META Nuestro mercado meta son las todas las empresas sin importar el tipo de actividad económica a la que se dediquen y las personas naturales que requieran de servicios y de logística de eventos para eventos públicos o privados como: celebración de aniversarios, cumpleaños, integración de personal, convenciones, matrimonios, entre otros. POSICIONAMIENTO Esta empresa de logística y organización de eventos desea ser reconocida por su calidad. Que los eventos realizados sean elegantes, creativos e innovadores. Que se logre el más alto reconocimiento en el sector. Mix de Marketing

ILUSTRACION 1: LOGOTIPO Elaborado por ESTEVAL Ltda. 19



LOGOTIPO

Con el logo tipo se pretende dejar ideas con huellas innovadoras que están ofreciendo para os diferentes eventos y celebraciones, ya que unos objetivos es teniendo en cuenta los gustos y requerimientos del cliente, logrando satisfacer las necesidades y hacer que se cumplan todos sus sueños y deseos. 

PLAZA (DISTRIBUCIÓN)

Para logra la prestación del servicio al mercado meta, la distribución del servicio con una cobertura territorial. Es importante tener en cuenta que esto varía de acuerdo al cliente y el lugar donde se preste el servicio puesto que la ubicación de la oficina principal será en el casco urbano del municipio de Fresno. Inicialmente solo se prestara el servicio es este municipio por cuestiones de desplazamiento hacia otras zonas, pero se estudiara la viabilidad de llevar el servicio a otros lugar según lo requiera el cliente. Para la distribución del servicio se hará uso del canal conocido como venta directa.



PRECIO

El precio del servicio varía de acuerdo a los gustos, necesidades y deseos de los clientes u organizaciones que lo contraten. Por lo que se ofrecen diferentes opciones para que sea el tomador del servicio quien finalmente decida la opción que mejor se adapte a sus necesidades.



PROMOCIÓN (COMUNICACIÓN DE MARKETING INTEGRADAS)

Marketing interactivo Se comunicara la existencia de la empresa y sus servicios por medio de una página en internet y cuñas radiales en la emisora del municipio. Marketing Directo

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Se realizarán visitas a las empresas con la finalidad de presentar el portafolio de servicios para así crear una gran relación. Promoción en ventas Es este aspecto se premiara con descuentos a aquellas empresas o personas que contraten el servicio con frecuencia. Además de establecer precios de lanzamiento que atraigan a los clientes tomar el servicio.

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1.6.

ANALISIS DE LA COMPETENCIA

Realmente en este caso, nos podemos estar enfrentando a una situación de competencia imperfecta pues no existe una empresa constituida para la prestación del servicio logístico en la organización de eventos en este municipio por lo que se podría asemejar a un monopolio. Ahora, aunque no existe una competencia directa si se puede identificar la presencia de diferentes personas dedicadas cada una a una actividad específica, por ejemplo la persona encargada de la decoración, la persona encargada de la comida o las bebidas, el sonido, etc. La diferencia es que dichas personas no están organizadas para prestar el servicio en conjunto por lo que se consideran como competencia indirecta.

1.7.

ESTRATEGIAS DE MERCADO

1.7.1. CONCEPTO DEL PRODUCTO O SERVICIO. Para la empresa ESTEVAL LTDA es muy importante destacar los servicios que se prestan para la comunidad de manera social obteniendo el consumo de varios productos teniendo diferentes beneficios como contribuir el servicio que se presta de manera física y mental para el municipio.

Unas de las ideas que se manifiesta en nuestra empresa ESTEVAL LTDA es generar empleo para diferentes personas que no obtienen un trabajo cuyos recursos en avanzar en la empresa y así tener recursos económicos satisfactorios. En estos vemos las diferentes prestaciones de un servicio o producto dado a los clientes de nuestra comunidad alcanzando una metodología de trabajo y recursos emprendedores alcanzando unos planes de servicios propios y definidos en nuestra empresa de eventos y logística lo cual se refleja la prestación de servicios al cliente y productos a proveedores alcanzando unos recursos propios de la misma denominación del producto o servicio que esta trae.

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Una de las características que abarca nuestra empresa ESTEVAL LTDA es innovar características de la empresa tales como la son las ventajas respecto a los productos/servicios similares de la competencia. Existencia en el mercado de otros productos/servicios que se complementan con los de esta iniciativa son las necesidades que abarcan dichos recursos avanzando la existencia de dichos recurso tales como

Aspectos tecnológicos como redes para desarrollar una publicidad y obtener como un plan de servicios donde se enfoque el servicio que se presta, que clases de eventos se realiza, y Principales contingencias tecnológicas y cobertura para así obtener un mejoramiento de trabajo frente a las otras competencias de diferentes establecimientos.

1.7.2. ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÒN. El proceso de distribución de un evento va desde la parte de producción hasta el desmontaje de este. Se utilizará la estrategia de canal directo con establecimiento propio de manera que se establezca un contacto directo con el cliente y poder ofrecer un servicio personalizado y tener una comunicación constante y contacto en tiempo real con el cliente, lo anterior permite manejar entre otros aspectos: 

Presentación personalizada de los servicios y de las propuestas en citas pactadas complementadas con una propuesta de e-business como metodología principal de divulgación de información, establecimiento de contactos y seguimiento a proyectos.



Un canal propio permite ofrecer directamente al comprador el servicio diseñado a su medida.



Por ser un servicio de cobertura selectiva los mecanismos de entrega serán completamente personalizados y exclusivos.



Establecer un cronograma de trabajo que optimice el tiempo destinado al desarrollo del proyecto. 23

1.7.3. ESTRATEGIAS DE PRECIO

Para la empresa ESTEVAL LTDA se maneja una demanda con respecto al precio y la calidad en el servicio, se cuenta con tarifas según el presupuesto que se manejen por evento realizado. Este varía de acuerdo a los gustos, las necesidades y los deseos de los clientes o de las diferentes organizaciones que nos contraten para diferentes eventos a realizar es importante recalcar que el costo que se pagará a los proveedores por los bienes o servicios prestados, Los precios son variables, variarán según el tipo de servicio demandado por cada compañía o empresa este servicio, se amoldará a las posibilidades preferencias de distinto eventos que se realizará siempre y cuando el precio que el consumidor está dispuesto del servicio está dispuesto a pagar está determinado por los precios que cobran las demás empresas que forman parte del grupo de competidores, el mercado de este servicio es un mercado limpio donde existen demandantes y oferentes, por lo tanto, el precio está sujeto a la relación entre la oferta y la demanda. En todo caso, los precios de la empresa serán para los clientes más económicos que los ofrecidos. Los precios estarán definidos por las variables descritas a continuación, las cuales afectan el precio de manera directa (costoso o económico), ya que todas van enlazadas dentro del proceso de prestación del servicio de organización del evento.  Número de personas que asisten al evento: Estas van con relación a la organización específica de lo que se llevara a cabo, lo imprevisto que se presenta cuando la asistencia no va con base a lo organizado.  Salón donde se realizará el evento Para la realización de dichos eventos es importante especificar la cantidad de personal que se va a presentar para así comprometer el sitio y el lugar.

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 Menú del evento. Para distintas organizaciones de eventos se mira el molde o modelo de comidas que se deben de presentar depende del evento que se llevara a cabo.  Clasificación del evento (Fiestas de fin de año, reuniones, Olimpiadas, Convenciones, Desfiles, etc.).Estas cuestionan las clases de eventos que se deben de realizar en distintitas manifestaciones de eventos.  Costos logísticos Los costos que se manejan, es dependen el costo de Contrato que se haya realizado.  Costos de publicidad y promoción Los costos que se llevan a realizar para los eventos frente a la publicidad y promoción se enfoca como convocar personal para destinar, los costos varían según los días y las horas de realización de la publicidad.

Los principales componentes, esta será nuestra promoción de apertura, además se organizará todas las actividades de promoción necesarias para que la empresa pueda comunicar las cualidades y características de sus productos y servicios, cuyo fin consiste en persuadir a los clientes para que compren el servicio que le proporcionamos. Estas actividades incluyen: publicidad, venta personal, promoción de ventas En un principio deberemos utilizar los descuentos y ofertas para atraer la atención del consumidor. Se ofrecen inicialmente paquetes de eventos que incluyen el servicio de entrega de invitaciones totalmente gratuito. PAQUETE PLAN BASICO

5.000.000

PAQUETE MEDIUM

7.500.000

PAQUETE PREMIUM

15.000.000

TABLA 1: PRECIOS A OFERTAR Elaborado por ESTEVAL Ltda.

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Plan Básico: Incluye: (asesoría personalizada, alquiler y decoración de salón, ronda de champaña, ponqué y decoración de ponqué, cristalería, mesas y sillas, meseros).

Plan Medium: Incluye (asesoría personalizada, alquiler de salón, comida, ronda de champaña, música de fondo, cristalería mesera, arreglos florales, meseros, mesa para sobres y regalos).

Plan Premium: Incluye:( asesoría personalizada, alquiler y decoración del salón, comida tipo buffet, mesas y sillas, arreglos florales, música y animación, ponqué y decoración, cristalería, video y fotos, meseros, licores y bebidas).

1.7.4. ESTRATEGIAS DE PROMOCIÒN. Para la realización de promoción ingresando a la industria, se diseñará nuestros propio evento de inauguración donde se invitará a los gerentes principales que componen nuestro segmento, esta será nuestra promoción de apertura, además se organizará todas las actividades de promoción necesarias para que la empresa pueda comunicar las cualidades y características de sus productos y servicios, cuyo fin consiste en persuadir a los clientes para que compren el servicio que le proporcionamos. Estas actividades incluyen: publicidad, venta personal, promoción de ventas Publicidad a través de Internet por medio de una página web, cuñas radiales y visitas directas a las empresas para la presentación del portafolio de servicios. Y evento del lanzamiento de la empresa de logística y organización de eventos Eje Logístico Dado que el servicio no se puede promocionar en cualquier tipo de medios; se considera que se deberá de contar con los siguientes canales como:  Visita personal a clientes potenciales (con catálogos y carpetas de Presentación detalladas del servicio)  Publicación en guías de búsqueda: guía telefónica; revistas con enfoque empresarial, tales como Ecos y periódicos. 26

 Consideramos que el marketing de boca en boca es una gran herramienta (puesto que cuando el servicio es realizado de manera profesional, nuestros clientes nos recomendaran a terceros).  Páginas web. ( sitio web de ESTEVAL LTDA., Facebook.com, eventosecuador.com )  Vallas informativas de publicidad presentadas en eventos  Tarjetas de Presentación  Plegables en medios de transporte y en establecimientos comerciales Entrega de volantes de publicidad e informativos Por el año se realizar promociones y después de cierto número de eventos realizados por la empresa que nos contrató posicionamiento se desea que la empresa de logística y organización de eventos quiere ser sus eventos sean elegantes, sobrios, innovadores y creativos. Tipo de publicidad

Cantidad

Costo Anual

Volantes y Cuñas

1.000

250.000

1.000

250.000

Radiales Tarjetas de presentación pagables Total

500.000 TABLA 2: PRESUPUESTO DE PROMOCION Elaborado por ESTEVAL Ltda.

Ventajas Comparativas En las cuestiones de competencias para distintos eventos sabemos que éste es un mercado difícil, ya que aunque no haya excesivas empresas que se dediquen a este sector la competencia es muy fuerte y organizar eventos son servicios complejos, que las empresas meditan detenidamente antes de solicitar. 27

Estrategias de posicionamiento La estrategia de posicionamiento de nuestra empresa será “Para empresas que desean realizar un evento exclusivo e inolvidable, ESTEVAL LTDA. Una manera de posicionarnos en el mercado es teniendo un atributo especial como la implantación de beneficios únicos de la marca y de la diferenciación respecto de la competencia que son la cualidades que poseemos en el diseño de sus eventos

1.7.5. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÒN

Se planea crear una página web y ampliar su presencia en redes sociales en donde se muestren las diferentes referencias de los servicios que se pueden prestar, beneficios, promociones y demás, y servicios que se prestan a la comunidad de Fresno Tolima por medio de la gestión la empresa de eventos ESTEVAL LTDA de una manera se hará una y gestión de un servicio a la comunidad y persona o empresas que desee obtener nuestros servicios prestados. También se planea participar en distintas partes en donde se puedan realizar diferentes eventos y así obtener reconocimientos por fuera del municipio en ferias o exposiciones o distintos eventos especiales que se presenten con el fin de prestar nuestros servicios y capturar nuevos clientes, analizar la competencia y conocer las innovaciones y nuevas maneras de manejar distintos eventos, para estas estrategias podemos ver distintas maneras de tener estrategias para nuestro negocio o empresa una de ellas son.

Estrategia de atracción hacia las diferentes referencias del servicio prestado. Se propone dar a conocer los distintos potenciales de eventos que se pueden llevar acabo teniendo en cuenta en las grandes superficies y eventos, buscando la reubicación del módulo en sitios más estratégicos, para prestación y realización de logística y eventos que se lleven a cabo teniendo en cuenta una organización balanceada y clave para la para la empresa ESTEVAL LTDA.

28

Investigación de clientes empresariales o empresas grandes o medianas. Realizar un análisis de la satisfacción de los clientes empresariales con el ánimo de conocer necesidades, inquietudes, tendencias en negociaciones con los competidores que pueden también emprender distintas maneras de las realizaciones de eventos o logística Para la realización de los diferentes eventos tenemos mucho en cuenta que el cliente quede satisfecho de lo que se llevó a cabo, que quede en alto la organización y realización logística a nivel general.

1.7.6. ESTRATEGIAS DE SERVICIO Se realizara un plan post venta o de seguimiento basado en atenciones para evitar perder al cliente. Además crear una base de datos dentro lo cual se envié invitaciones especiales para motivar la realización de un evento en especial. Que satisfaga sus necesidades y supere expectativas.

29

2.

ESTUDIO TECNICO

2.1.

TAMAÑO DEL PROYECTO

La empresa de logística y organización de eventos ESTEVAL LTDA es mediana lo cual estará dedicada a prestar los servicios de organización de eventos públicos, dirigida específicamente a la integración del personal, capacitación, aniversarios, reuniones, conciertos, lanzamientos. Contamos con amplio conocimiento en la realización de eventos sociales y empresariales a todo nivel, encargándonos de cada uno de los detalles

2.2.

LOCALIZACIÒN DEL PROYECTO

2.2.1. MACROLOCALIZACIÒN La empresa ESTEVAL LTDA estará ubicada en el municipio de Fresno Tolima y las vías de acceso son de buen estado.

2.2.2. MICROLOCALIZACIÒN La empresa ESTEVAL LTDA se ubicara en la Calle N° 4 Tarro lizo, es una empresa mediana, que guste por la puntualidad, una excelente atención, comida de primera, seguridad física, efectos especiales, una buena decoración, eventos que ayuden a posicionar a la empresa en el mercado, bien organizados, que generen un ambiente diferente, y que concluyan de gran importancia la contratación de una empresa profesional dedicada a la organización de eventos corporativos.

ILUSTRACION 2: AREA DE INFLUENECIA Elaborado por ESTEVAL Ltda. 30

2.3.

INGENIERIA DEL PROYECTO.

2.3.1. FICHA TECNICA DEL PRODUCTO.

FICHA TECNICA

Objetivos del evento: Es mostrar la coordinación de eventos logísticos que se pueden realizar en relación A celebraciones y otros eventos. Quiénes Somos: Somos una organización logística ESTEVAL LTDA Nos dedicamos personal y exclusivamente a la planificación, organización, coordinación y logística de eventos y celebraciones corporativas, institucionales y sociales y demás Eventos especiales. Nuestro Desafío: Comprender, captar, descubrir cuáles son los estilos, gustos, necesidades, preferencias de quienes depositan Su confianza en nuestra empresa. Conocemos la importancia de crear para usted Un momento especial. Creatividad, capacidad de interpretar necesidades y gran respeto por nuestro trabajo, nos permiten asumir el compromiso de generar Emociones con la seriedad y sensibilidad que merecen nuestros clientes. Nombre del Evento: Evento transito Normas de tránsito concientización VIAL Tipo de Evento: Social Autores: Director del evento: Erika Julieth león Director de logística: Melva Carolina Morales Giraldo. Nombre de la Asignatura: Organización de Eventos I Comisión y Turno de Cursada: Noche, 8 horas a 2:00 horas Fecha Cursada: Quinto Cuatrimestre 2015 Fecha Final del evento: viernes 23 de octubre 2015. A las 2:00 horas

31

FICHA TECNICA

Desarrollo de evento: acabo que las personas se concienticen que las normas se deben de Cumplir por el bien de uno mismo. Se convocó personas de la zona urbana, se realizó rifas y concursos dando como finalidad que las personas que estuvieron en la convocatoria si tuviera en cuenta que es muy importante estar al día con los papeles de nuestros vehículos Timming Evento 8.00hs – Parque principal Decoración y ambientación. 8.30hs – Entrada y llegada de personal. 10.00hs - Entrega de cascos, chalecos y seguros. 12. 30hs – La realización de charlas, concursos y convocatorias de concientización VIAL. 1.15hs – Se realizó la finalidad de las charlas y entregas de regalos de tránsito. 2.00hs – La terminación del evento realizado por la organización l Logística ESTEVAL LTDA en Fresno Tolima.

ILUSTRACION 3: FICHA TECNICA Elaborado por ESTEVAL Ltda.

32

2.3.2. PROCESO DE PRODUCCIÒN

ILUSTRACION 4: FLUJOGRAMA DE PROCESOS Elaborado por ESTEVAL Ltda.

33

2.3.3. DISTRIBUCIÒN DE LA PLANTA.

ILUSTRACION 5: DISTRIBUCION DE LA OFICINA Fuente: web

La empresa ESTEVAL LTDA está distribuida en las siguientes sesiones:    

Sala de Espera 1 Oficina de gerente 1 Oficina de asesores de venta y diseño 1 Baño

34

2.3.4. REQUERIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGIA

La empresa no se encuentra en la capacidad de construir una instalación para su funcionamiento, los altos costos que implican una construcción no podrían ser fácilmente recuperables con la actividad económica que se desempeñará, por lo cual se tomaría en arriendo. Las condiciones que presenta la planta física, esta relacionadas con las características y condiciones de la oficina en la cual se atenderá a los clientes. La planta física que se desea para la oficina debe ser de aproximadamente 30 metros cuadrados y debe contar con un baño, estará ubicada en el centro de la ciudad calle 4 Tarro liso, es un sitio estratégico y el precio de arrendamiento es adecuado para la puesta en marcha de la empresa, es un sector comercial y de negocios afines a la actividad que desarrollará la empresa, esta oficina será adecuada de manera moderna de tal forma que proyecte alto impacto visual tanto interna como externamente Equipos de computación y comunicación Se les proveerá de un computador portátil e impresora al Gerente General y a los asesores de Ventas-Diseño. Se adquirirá también un proyector de alta calidad para las reuniones de la empresa y para hacer presentaciones de los servicios a los clientes. Todo el personal de ESTEVAL LTDA., Tendrá un celular.

35

EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN DESCRIPCION

CANTIDAD

VALOR

VALOR

UNITARIO

TOTAL

Portátiles

3

1.600.000

4.800.000

Impresora y fax

1

890.000

890.000

Proyector

2

1.300.000

2.600.000

Teléfonos o Celular

4

70.000

280.000

TOTAL

8.570.000

TABLA 3: EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN Elaborado por ESTEVAL Ltda.

MUEBLES DE OFICINA Se adecuará la oficina de cada empleado de la compañía dependiendo de su función, a continuación detallamos:  La oficina del Gerente General deberá tener un sillón ejecutivo con su respectivo escritorio, un basurero metálico, una papelera metálica, un archivador vertical y unas sillas para visitantes.  Las oficinas del asistente de compras y los dos asesores de ventas-diseño deberán tener una silla de trabajo, un escritorio en L, un basurero metálico, una papelera metálica, un archivador aéreo, dos sillas para visitantes y un archivador vertical Diseño de Estación de trabajo.

36

ILUSTRACION 6: ESCRITORIOS EN L Fuente la web  Para la sala de espera se necesitaran dos muebles en caso de que los clientes tengan que esperar. LISTADO - MUEBLES DE OFICINA DESCRIPCION

CANTIDAD

VALOR

VALOR

UNITARIO

TOTAL

Sillones ejecutivos

1

120.000

120.000

Sillas de trabajo

2

90.000

180.000

Sillas visitantes

6

45.000

270.000

Basurero metálico

3

32.000

96.000

Muebles recepción

2

187.000

374.000

Escritorios ejecutivo

1

200.000

200.000

Escritorios en L con cajonera

2

230.000

460.000

Archivadores aéreos

1

165.000

165.000

Archivadores verticales

2

170.000

340.000

Papelera metálica dos servicios

3

40.000

120.000

TOTAL

2.325.000

TABLA 4: MUEBLES Y ENSERES Elaborado por ESTEVAL Ltda.

37

MOVILIZACIÓN Otro aspecto muy importante es la movilización de los asesores de venta y diseño en las visitas a clientes, también el abastecimiento de suministros de oficinas, y las primeras cotizaciones con los proveedores. Por eso se considera la adquisición de una camioneta Hefei modelo 2007, carrocería estacas, doble cabina, que se encargue de transportar los suministros de tal manera que nos permita optimizar el tiempo y recursos, para el transporte implementos o productos para la realización de los eventos, será de gran ayuda. MOVILIZACIÓN DESCRIPCIÒN Camioneta con carrocería TOTAL

CANTIDAD 1

VALOR

VALOR

UNITARIO

TOTAL

32.000.000

32.000.000 32.000.000

TABLA 5: MOVILIZACION Elaborado por ESTEVAL Ltda.

ILUSTRACION 7: MOVILIZACION Fuente: punto carro 38

EQUIPO DE SONIDO

EQUIPOS Descripción

Cantidad

Sonido

Valor Unitario 1

Valor Total

6.000.000

6.000.000

TOTAL

6.000.000

TABLA 6: EQUIPOS Elaborado por ESTEVAL Ltda.

MUEBLES Y ENSERES Valor Descripción

Cantidad

Valor Total

Unitario

Silla

500

18.000

9.000.000

Mesas Rimax

20

45.000

900.000

Plato Buffet

500

8.000

4.000.000

Platos Torta

400

6.500

2.600.000

1.000

1.500

1.500.000

Cubiertos (cucharas, cuchillos y tenedor) Carpas de 4x4

10

250.000

2.500.000

Vestidos de silla y mantelería

500

16.700

8.350.000

Copas

500

2.000

1.000.000

Vasos

500

2.000

1.000.000

Antorchas Guadua

50

4.000

200.000

Antorchas Metálicas

30

3.000

90.000

1.500

1.000

1.500.000

Cintas Total

32.640.000

TABLA 7: MUEBLES Y ENSERES Elaborado por ESTEVAL Ltda.

39

ÚTILES DE OFICINA Para el buen desempeño de cada uno de los miembros de ESTEVAL LTDA. Se requiere de todos los suministros necesarios como se mencionan a continuación. UTILES DE OFICINA DESCRIPCIÒN

CANTIDAD

VALOR

VALOR

UNITARIO

TOTAL

Hojas a4 500

6

7.000

42.000

Carpetas

50

500

25.000

Clips*

7

1.500

10.500

Grapadoras

3

6.000

18.000

Perforadoras

3

8.000

24.000

Pestañas**

7

800

5.600

Adhesivos**

8

1.000

8.000

Marcadores*

15

1.300

19.500

Lápices*

15

6.000

90.000

Plumas*

5

8.000

40.000

Bandejas organizadoras

9

18.000

162.000

Sellos

9

12.000

108.000

Organizador de sellos

9

6.000

54.000

Almohadillas

9

4.000

36.000

Agendas

10

10.000

100.000

Bitácoras

1

45.000

45.000

TOTAL

786.600 * Cantidad especificadas en cajas **cantidad especificadas en fundas

TABLA 8: UTILIES DE OFINA Elaborado por ESTEVAL Ltda.

40

ANÁLISIS DE LOS PROVEEDORES

Para la compra de los implementos necesarios para ella realización de la logística de eventos y el servicio de alquiler, se obtuvo una lista de los posibles proveedores. El pago es a contado

PROVEEDORES DESCRIPCIÒN Postobon

DIRECCIÓN Mariquita Tolima

Panadería Fresno Paisa

Fresno Tolima

Homecenter

Ibagué Tolima

Papelería Central

Fresno Tolima

Floristería

Fresno Tolima

Salón Club Social

Fresno Tolima

TABLA 9: PROVEEDORES Elaborado por ESTEVAL Ltda.

2.3.5. RECURSO HUMANO.

PERSONAL ADMINISTRATIVO. Gerente Perfil: Tecnólogo dé administración de empresas o contador Público Funciones: Organizar, desarrollar y coordinar cualquier evento de tipo social. Debe diseñar campañas para abrir nuevos mercados. Supervisar, coordinar, controlar y optimizar el proceso de prestación de servicios de eventos. Dirigir y representar legalmente la empresa

41

ÁREA DE VENTAS Y EVENTOS Perfil: Bachiller con experiencia en la coordinación y realización de eventos, curso de mercadeo y/o atención al cliente. Funciones: Visitar los clientes de la empresa. Brindar información de las promociones y descuentos de los productos de la empresa. Dar a conocer los productos que ofrece la empresa. Brindar un servicio eficiente al cliente. Prestar atención a las opiniones de los clientes. Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas, sobre el desempeño de la organización.

AUXILIARES Se encargan de transporte, decoración, cáterin de eventos

RECURSO HUMANO DESCRIPCIÒN

CANTIDAD

VALOR

VALOR

UNITARIO

TOTAL

Gerente

1

1.000.000

1.000.000

Asesores venta y Diseño

2

600.000

1.200.000

Auxiliares el Día

8

45.000-50.000

-

TOTAL

2.200.000

TABLA 8: RECURSO HUMANO Elaborado por ESTEVAL Ltda.

42

3.

ESTUDIO ADMINISTRATIVO

3.1.

FORMA DE CONSTITUCIÒN.

Objeto Empresa dedicada a la logística y organización de eventos públicos, estará ubicada en la Ciudad de Fresno, departamento de Tolima. La cual tendrá a cargo los siguientes servicios: 

Organización de eventos sociales



Eventos Corporativos



Celebración de aniversarios



Matrimonios



Convenciones

Duración y Domicilio La empresa podrá ser disuelta según lo establecido en los Estatutos y tendrá una duración indefinida. La dirección del establecimiento u oficina principal se escogerá de acuerdo a las opciones encontradas buscando un lugar de gran afluencia de personas, un lugar estratégico. Inicialmente solo se prestara el servicio en el municipio de Fresno, pero se considera la posibilidad de desarrollar actividades en otros lugares según sea requerido por los clientes. Régimen Jurídico La empresa será constituida como Sociedad Limitada, que consta de 4 socias cuyos aportes podrán ser realizados en efectivo o en especie.

43

Política de Dividendos Se ha tomado la decisión de que durante los primeros dos años las utilidades serán reinvertidas. A partir del tercer año se distribuirán el 40% para los socios y el 60% restante para la empresa. Políticas de Liquidación En caso de llegar a tomar la decisión de liquidar la empresa, serán asignadas dos personas quienes se encargaran de llevar a cabo dicho proceso y concluir con todas sus obligaciones. Para llevar a cabo la constitución de la empresa se exige la elaboración de la Minuta de Constitución requerida para la Escritura Pública de Constitución. Contenido Escrituras públicas de constitución 

Nombres de los Otorgantes



Nombre de la Sociedad



Naturaleza Jurídica



Nacionalidad



Domicilio



Objeto Social



Capital Autorizado y Pagado



Acciones. Características de las acciones (Nominativas, No Nominativas, Negociables o No Negociables)



Accionistas



Dirección de la Empresa (Gerente, Presidente, Representante Legal, Atribuciones, Composición y Períodos de Vigencia) 44



Administración ( Junta Directiva, Asamblea de Socios, Atribuciones,



Composición y Períodos de Vigencia)



Reuniones ( Ordinarias, Extraordinarias, Lugar)



Quórum (Liberatorio y Decisorio)



Revisoría Fiscal



Ejercicio Social



Utilidades ( Distribución, Reservas y Pago de Dividendos)



Disolución y sus Causales



Pérdidas y Cancelación



Liquidación (Distribución del Remanente y Normas para Liquidación)



Otros aspectos que sean de interés para la sociedad y sus participantes

Pasos a seguir para la constitución de la empresa 

Reunión de los socios con el fin de decidir sobre la constitución de la empresa y el tipo de sociedad jurídica



Verificación del nombre o razón social en las dependencias de la Cámara de Comercio de Honda



Elaboración de la Minuta para la creación de Escritura Pública de Constitución



Autenticación de la Escritura Pública de Constitución por parte de un Notario



Matrícula de la Sociedad en el Registro Mercantil, con la siguiente Documentación: Copia de la Escritura Pública de Constitución, Formulario diligenciado de Matrícula para Establecimientos de Comercio, obtención del



Certificado de Existencia (en caso de Personas Jurídicas), obtención de la

45

Matrícula Mercantil (en caso de Personas Naturales), registro del Libro de Diario, Libro de Mayor, Libro de Inventario y Balances y las Actas. 

Renovación del Registro Mercantil durante los tres últimos días hábiles de la Fecha en que fue registrada inicialmente la Empresa. Trámites tributarios del orden nacional



Diligenciamiento del Formato de Registro Único Tributario (R.U.T.).



Fotocopia de la Escritura Pública de Constitución.



Obtención del Número de Identificación Tributaria (NIT) provisional y válido por un periodo de 90 días.



Obtención de la Tarjeta de NIT definitivo. Trámites de funcionamiento 

Constitución de la Escritura Pública



Registro Mercantil en las Cámara de Comercio de Honda



Nit ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Ibagué



Registro de Industria y Comercio en la Secretaría de Hacienda Municipal



Aval del Comando de Bomberos



Inscripción de Libros de Contabilidad ante la Cámara de Comercio de Honda

46

3.2.

CONSTITUCIÒN DE LA EMPRESA.

3.2.1. MISIÒN

Con nuestra empresa ESTEVAL LTDA pretendemos asesorar empresas y clientes a organizar y ejecutar sus eventos, festividades y fechas importantes que permita satisfacer y cumplir sus sueños, pero sobre todo a todas aquellas familias que por sus bajos recursos limitan sus ilusiones, y queremos ser partícipes de cada una de las emociones que motivan a estas personas a cumplirlas y que sean inolvidables.

3.2.2. VISIÒN Para el año 2019 Logística de Eventos ESTEVAL LTDA será una de las principales empresas más importantes a nivel regional y nacional en la organización y realización de eventos, reconocida por su sensibilidad ante las necesidades de cada cliente y sobre todo por la excelente atención que se tiene en los eventos y grandes resultados de sus que se tendrán.

3.2.3. OBJETIVOS 3.2.3.1.

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un plan de negocios para la creación de una empresa de logística de eventos que sirva de soporte operativo y se encargue del cubrimiento general para la prestación de servicios logísticos que exijan la realización de eventos de carácter social, cultural y recreativo a nivel nacional e internacional.

47

3.2.3.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar por medio del estudio de mercados, quién es el consumidor, la competencia, demanda real y análisis del precio con el cual entrará a competir en el mercado de la Empresa de Logística y Organización de Eventos.

Determinar por medio del estudio técnico, los costos de instalación y puesta en marcha de la Empresa ESTEVAL LTDA a través de cotizaciones de proveedores locales.

Elaborar un Estudio Financiero proyectado durante la vida útil de la propuesta de la creación de la empresa.

Determinar los Indicadores Financieros necesarios para realizar la evaluación del proyecto y concluir así, la factibilidad o no del mismo, a través de la identificación de los valores de la Tasa Interna de Retorno, el Valor Presente.

Determinar cómo se obtendrán los recursos para financiar y poner en marcha la empresa logística de eventos ESTEVAL LTDA.

Conocer y analizar a las empresas competidoras existentes en el sector de fresno Tolima de la prestación de servicios de eventos en el municipio o ciudades.

3.3.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Al ser una empresa pequeña, debe de ser de responsabilidad limitada, donde se considera que no se requiere de un excesivo personal como se describe en el organigrama divisional que a continuación se mostrará: En esta parte del proyecto se definirán todos los lineamientos legales y administrativos, los cuales permitirán legitimar aceptar y reconocer a la empresa ante el estado y la sociedad.

48

E organigrama que manejamos en nuestra empresa ESTEVAL LTD esta propuesto para una gestión exitosa Logística de Eventos, la cual puede cambiar a medida que el crecimiento de la misma lo permita.

3.3.1. ORGANIZAGRAMA

GERENTE GENERAL

ASESORES DE VENTAS

AREA DE VENTAS

PUBLICIDAD ILUSTRACION 8: ORGANIGRAMA Elaborado por ESTEVAL Ltda.

AUXILIARES

PASTELERIA Y TRANSPORTE

FOTOGRAFIA Y VIDEO

ALQUILER Y DECORACION

49

3.3.2. DESCRIPCIÒN DE CARGOS PERSONAL ADMINISTRATIVO. Gerente Perfil: Tecnólogo dé administración de empresas o contador Público Funciones: 

Organizar, desarrollar y coordinar cualquier evento de tipo social.



Debe diseñar campañas para abrir nuevos mercados.



Supervisar, coordinar, controlar y optimizar el proceso de prestación de servicios de eventos.



Dirigir y representar legalmente la empresa

ÁREA DE VENTAS Y EVENTOS Perfil: Bachiller con experiencia en la coordinación y realización de eventos, curso de mercadeo y/o atención al cliente. Funciones: 

Visitar los clientes de la empresa.



Brindar información de las promociones y descuentos de los productos de la empresa.



Dar a conocer los productos que ofrece la empresa.



Brindar un servicio eficiente al cliente.



Prestar atención a las opiniones de los clientes.



Presentar informes mensuales, por escrito y oralmente, en las juntas directivas, sobre el desempeño de la organización.

AUXILIARES Se encargan de transporte, decoración, cáterin de eventos

50

3.3.3. ASIGNACIÒN SALARIAL RECURSO HUMANO DESCRIPCIÒN

CANTIDAD

VALOR

VALOR

UNITARIO

TOTAL

Gerente

1

1.000.000

1.000.000

Asesores venta y Diseño

2

600.000

1.200.000

Auxiliares el Día

8

45.000-50.000

-

TOTAL

2.200.000

Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.

ESTUDIO FINANCIERO.

4.1.

INVERSIONES

En la siguientes tablas se muestran el total de la inversión que debe realiza los accionistas de la empresa ESTEVAL LTDA. Antes de iniciar las operaciones comerciales. El capital inicial de $ 91.871.000 será aportado en cuotas iguales de $ 45.935.500 por cada uno de los accionistas del proyecto. Para el año 0 se dan los valores de la inversión requerida para la instalación y puesta en marcha del proyecto. Los valore registrados corresponde a los valores de recuperación del 50% de los activos fijos y del 100% del capital de trabajo invertido, al momento de adquirir el proyecto.

4.1.1. INVERSIÒN FIJA Periodo

Año 0

Inversiones Fijas Depreciables Equipo de Computo Muebles y Enseres Maquinaria y Equipo

Año 1

Año 2

81.535.000 81.535.000 8.570.000 2.325.000 70.640.000

Año 3

Año 4

Año 5 46.215.000 46.215.000

TABLA 11: PRESUPUESTO DE INVERSION FIJA Elaborado por ESTEVAL Ltda.

51

4.1.2. INVERSIÒN DIFERIDA Periodo

Año 0

Inversiones Diferidas Gastos de Estudios Gastos de Organización Gastos de Capacitación Publicidad Propagada Gastos de constitución

Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

Año 4

Año 5

3.836.000 700.000 1.000.000 800.000 736.000 600.000

TABLA 12: PRESUPUESTO DE INVERSION DIFERIA Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.1.3. INVERSIÒN DE CAPITAL DE TRABAJO Periodo

Año 0

Capital de Trabajo Efectivo Inventario de M.P

Año 1

Año 2

Año 3

6.500.000 6.000.000 500.000

6.500.000

TABLA 13: PRESUPUESTO DE CAPITAL DE TRABAJO Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.1.4. INVERSIÒN TOTAL Periodo

Año 0

Total de la Inversión

Año 1

Año 2

Año 3

91.871.000

Año 4

Año 5 52.767.500

TABLA 14: PRESUPUESTO DE INVERSION TOTAL Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.1.5. FUENTES DE FINANCIACIÒN. Cada Accionista aportara el 50% de capital inicial del proyecto. Empresa de logística de eventos ESTEVAL Ltda.

52

4.2.

GASTOS DE ORGANIZACIÓN Y LEGALIZACIÓN

4.2.1. GASTOS DE MONTAJE Detalle Pintura Imprevistos Total

Cantidad 1 1

Costo Unitario 500.000 300.000

Costo Total 500.000 300.000 800.000

TABLA 15: PRESUPUESTO DE GASTOS DE MONTAJE Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.2.2. GASTOS DE PUESTA EN MARCHA Número Descripción 2 Autenticación Notaria 1 Registro de Cámara de Comercio 2 Formularios para inscripción de cámara de comercio 1 Inscripción ante la cámara de comercio 2 Certificado de Existencia 1 Inscripción de Libros 2 Extintor de 10 libras Total

Costo ($) 6.900 350.000 4.000 31.000 8.600 10.300 100.000 510.800

TABLA 16: PRESUPUESTO DE PUESTA EN MARCHA Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.3.

CAPITAL DE TRABAJO

Costo de operación promedio Costos operacionales  Costo de mano de obra  Materias primas  Costos de servicios  Insumo generales Subtotal costos operacionales

Anual $0 $0 $636.000 $0 $636.000

Mensual $0 $0 $53000 $0 $53.000

Diario $0 $0 $1.766 $0 $1.766 53

Gastos Administrativos  Personal administrativo  Gastos Administrativos Subtotal Gastos Administrativos Gastos de Ventas  Personal de ventas  Gastos de venta Subtotal Gastos de Venta Costo Operación Promedio Diario

$12.000.00 $4.719.600 $16.719.600

$1.000.000 $393.300 $1.393.300

$33.333 $13.110 $46.443

$19.008.000 $4.719.600 $23.727.600 $41.083.200

$1.584.000 $393.300 $1.977.300 $3.423.600

$51.600 $13.110 $64.710 $112.919

TABLA 17: CAPITAL DE TRABAJO Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.4.

INGRESOS

4.4.1. INGRESOS DIRECTOS

Ingresos

Enero

Febrero

Marzo

Abril

MayoJunio-Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Ventas

3.500.000

3.500.000

3.800.000

5.800.000

5.000.000

5.500.000

5.500.000

6.000.00

6.000.00

7.0000.000

Total

61.600.000

TABLA 18: PRESUPUESTO DE INGRESOS DIRECTOS Elaborado por ESTEVAL Ltda.

54

4.4.2. PRESUPUESTO DE VENTAS Para el presupuesto de ventas se estimó para el año una oferta de 26 empresas, cuyo número se incrementara el 15% cada año durante la vida del proyecto; mientras que el valor del servicio será el mismo para todos los años proyectados $ 2.500.000 para un evento de

Periodo

Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

26

30

34

38

45

Número de empresas Valor Servicio Total de Ventas

2.500.000

2.500.000

2.500.000

2.500.000

2.500.000

65.000.000

75.000.000

85.000.000

95.000.000

112.500.000

TABLA 19: PRESUPUESTO DE VENTA Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.5.

PRESUPUESTO DE COSTOS

El costo de operación presenta un listado completo de todos y cada uno de los costos que incurren en la prestación del servicio. Para las depreciaciones se utilizó el método de línea recta, donde se debe depreciar constantemente a durante diez años de vida útil de un activo. La amortización d la publicidad se efectuó a un año. Para el primer año fueron $500.000. los siguientes años la empresa ESTEVAL Ltda. Sigue invirtiendo en publicidad incrementando el 12% anual. 4.5.1. COSTOS FIJOS

Periodo Costos Fijos Materiales Indirectos

Año 1

Año 2

Año 3

AÑO 4

Año 5

36.219.000

36.531.000

36.727.000

36.925.000

37.123.000

1.000.000

1.100.000

1.120.000

1.130.000

1.140.000

55

Mantenimiento de Maq y Equipo Arrendamiento de local Depreciación de Maq y Equipo Servicios Públicos Salario personal administración Depreciación administración Amortización de diferida publicidad

840.000

850.000

860.000

870.000

880.000

12.000.000

12.050.000

12.100.000

12.150.000

12.200.000

7.064.000

7.064.000

7.064.000

7.064.000

7.064.000

636.000

708.000

744.000

792.000

840.000

12.000.000

12.020.000

12.040.000

12.060.000

12.080.000

2.179.000

2.179.000

2.179.000

2.179.000

2.179.000

500.000

560.000

620.000

680.000

740.000

TABLA 20: PRESUPUESTO DE COSTOS FIJOS Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.5.2. COSTOS VARIABLES

Periodo

Año 1

Año 2

Año 3

AÑO 4

Año 5

Costos Variables

18.000.000 18.050.000 18.100.000 18.150.000 18.200.000

Salario de mano de obra directa

18.000.000

18.050.000

18.100.000 18.150.000 18.200.000

TABLA 21: PRESUPUESTO DE COSTOS VARIABLES Elaborado por ESTEVAL Ltda.

4.6.

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

4.6.1. FLUJO DE CAJA PROYECTADO El flujo de caja proyectado representa las salidas y entradas del dinero a la empresa, permitiendo aplicar criterios de rentabilidad.

56

En este caso la empresa ESTEVAL Ltda. Presenta en el año 0 una inversión inicial por $ 91.871.000. Para cada año se registra utilidades por: $ 15.724.000, 25.422.000, 35.236.000, 45.042.000 y 62.307.500 respectivamente Periodo

Año 0

Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

Utilidad Neta

0

7.007.650

13.272.350

19.612.450

25.949.300

37.165.050

(+) Depreciaciones

0

9.243.000

9.243.000

9.243.000

9.243.000

9.243.000

(+) Amortización

0

500.000

560.000

620.000

680.000

740.000

(+) Impuestos

0

3.773.350

7.146.650

10.560.550

13.972.700

20.011.950

(-) Pago de Capital

0

4.800.000

4.800.000

4.800.000

4.800.000

4.800.000

(-) Corrección Monetaria

0

0

0

0

0

0

(=)Flujo de Caja

0

15.724.000

25.422.000

35.236.000

45.042.000

62.360.000

91.871.000

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

91.871.000

0

0

0

0

0

Activo Fijo Final

0

0

0

0

0

46.215.000

(+) Recup Cap. de Trabajo

0

0

0

6.500.000

(-) Liquidación del Negocio (3)

0

0

0

0

0

52.767.500

(91.871.000)

15.724.000

25.422.000

35.236.000

45.042.000

62.307.500

Presupuesto de Inver (-) Recursos del Crédito (-) Inversión Netas (2)

FLUJO NETO DE CAJA (1+2+3)

TABLA 22: FLUJO DE CAJA PROYECTADO Elaborado por ESTEVAL Ltda.

57

4.6.2. ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO

Este estado permite analizar al final de cada año de operación de la empresa, si se presentaron utilidades o pérdidas en el desarrollo de sus actividades operativas.

Periodo

Año 1

Año 2

Año 3

AÑO 4

Año 5

Ventas

65.000.000

75.000.000

85.000.000

95.000.000

112.500.000

(-) Costos de productos vendidos

39.540.000

39.822.000

39.988.000

40.159.000

40.324.000

(=) utilidad bruta

25.460.000

35.178.000

45.012.000

54.841.000

72.176.000

(-) Gastos de Administración

14.179.000

14.199.000

14.219.000

14.239.000

14.259.000

500.000

560.000

620.000

680.000

740.000

10.781.000

20.419.000

30.173.000

39.922.000

57.177.000

(+) Otros Ingresos

0

0

0

0

0

(-) Otros Egresos

0

0

0

0

0

(-) Gastos Financieros

0

0

0

0

0

(=) Utilidad Antes Impuesto

10.781.000

20.419.000

30.173.000

39.922.000

57.177.000

(-) Impuesto de Renta (35%)

3.773.350

7.146.650

10.560.550

13.972.700

20.011.950

(=) Utilidad Neta

7.007.650

13.272.350

19.612.450

25.949.300

37.165.050

(-) Gastos de Venta (=) utilidad Neta Operacional

TABLA 23: ESTADO DE RESULTADO PROYECTADOS Elaborado por ESTEVAL Ltda.

58

4.6.3. BALANCE GENERAL PROYECTADO Periodo

Año 0

Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

Activo Activo Corriente

6.500.000

27.312.000

53.907.150

86.993.700

126.365.250

179.569.750

Caja y Bancos

6.500.000

27.312.000

53.907.150

86.993.700

126.365.250

179.569.750

Inventarios Activo Fijo Equipo de computo

0 81.535.000

0 72.292.000 8.570.000

0 63.049.000 8.570.000

0 53.806.000 8.570.000

0 44.563.000 8.570.000

0 35.320.000 8.570.000

8.570.000 2.325.000 70.640.000 0

2.325.000 70.640.000 9.243.000

2.325.000 70.640.000 18.486.000

2.325.000 70.640.000 27.729.000

2.325.000 70.640.000 36.972.000

2.325.000 70.640.000 46.215.000

3.836.000 700.000 1.000.000 800.000 736.000 600.000 91.871.000

3.048.000 560.000 800.000 600.000 588.000 500.000 102.652.000

2.341.500 420.000 600.000 480.000 441.500 400.000 119.297.650

1.524.300 280.000 400.000 350.000 294.300 200.000 142.324.000

757.200 140.000 200.000 170.000 147.200 100.000 171.685.450

0 0 0 0 0 0 214.889.750

0

3.773.350

7.146.650

10.560.550

13.972.700

20.011.950

Proveedores Obligaciones Bancarias Impuesto por pagar

0 0 0

0 0 3.773.350

0 0 7.146.650

0 0 10.560.550

0 0 13.972.700

0 0 20.011.950

Gastos por pagar Pasivos No Corriente Obligaciones Bancarias Otros TOTAL PASIVO

0 0 0 0

0 0 0 0 3.773.350

0 0 0 0 7.146.650

0 0 0 0 10.560.550

0 0 0 13.972.700

0 0 0 0 20.011.950

Muebles y Enseres Maquinaria y Equipo (-) Depreciación Acumulada Diferidos Estudios Organización Capacitación Publicidad Prepaga da Constitución TOTAL ACTIVO Pasivo Pasivo Corriente

Patrimonio Aporte de Capital Utilidad Retenías Utilidad del Ejercicio

91.871.000 0

91.871.000 0 7.007.650

91.871.000 7.007.650 13.272.350

91.871.000 20.280.000 19.612.450

91.871.000 39.892.450 25.949.300

91.871.000 65.841.750 37.165.050

TOTAL PATRIMONIO

91.871.000

98.878.650

112.151.000

131.763.450

157.712.750

194.877.800

TOTAL PASIVO Y 91.871.000 102.652.000 119.297.650 142.324.000 PATRIMONIO TABLA 24: BALANCE GENERAL PROYECTADO Elaborado por ESTEVAL Ltda.

171.685.450

214.889.750

59

Una vez finalizado cada uno de los ciclos de operaciones del proyecto, es necesario elaborar el balance.

La elaboración del Balance General permite determinar cuáles fueron los movimientos y el estado de los activos, los pasivos y el patrimonio durante dicho período, y así determinar si existió o no crecimiento económico de la empresa.

5.

EVALUACIÒN DEL PROYECTO

5.1.1. IMPACTO SOCIAL En los últimos años contratar empresas especializadas en organización de eventos se ha convertido en una moda. Este negocio puede resultar rentable pero no es un trabajo fácil. En el municipio no existe una empresa dedicada a esta actividad económica por lo que el impacto social será fuerte. Este proceso requiere de mucha inversión, dedicación y por supuesto publicidad. Es importante tener en cuenta que como es la primera empresa legalmente constituida y organizada para prestar este servicio pues tenga una excelente planificación para que al momento de realizar las diferentes actividades se logre la más alta recomendación y así crecer a nivel territorial. Para las personas la buena atención y un buen ambiente representan un valor agregado por lo que para la organización de los diferentes eventos se tendrá a disposición personal especializado en escenografía, catering, decoración y sonido entre otras. La idea de contar con un gran equipo en l organización de eventos es lograr que el cliente viva la mejor experiencia y viva esos momentos de esparcimiento sin preocuparse por ningún detalle. La gran ventaja es la ausencia de este tipo de empresas en el municipio por lo que se pretende aprovechar al máximo situación para así atraer a los clientes brindando el mejor servicio. El municipio se verá beneficiado con la creación de esta empresa pues dejarán la organización de sus eventos en manos especializadas. De esta forma se logrará obtener participación en el mercado del municipio y constituir así la mejor empresa en logística y organización de eventos del sector.

60

5.1.2. IMPACTO AMBIENTAL La creación de la empresa de organización de eventos no tiene ningún efecto directo sobre el medio ambiente. A la hora de realizar las diferentes actividades no se utilizaran maquinas ni materias primas que desprendan sustancias toxicas al ambiente. Tanto el ambiente de trabajo de los colaboradores así como el entorno que lo rodea estará libre de factores de riesgo que puedan afectar la salud. En las actividades que tienen relación con la utilización de los recursos naturales como por ejemplo el aseo de los lugares se tendrá en cuenta el uso del agua y el suelo. En este tipo de actividades se generan grandes cantidades de desechos por lo que se ha planteado aplicar las normas establecidas por el Ministerio del Medio Ambiente en cuento a la separación de las basuras en papel, cartón, plástico y vidrio.

5.1.3. EVALAUCIÒN FINANCIERA 5.1.3.1.

VALOR PRESENTE NETO

Flujo de Caja Neto

-91.871.000

Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

15.724.000

25.422.000

35.236.000

45.042.000

62.307.500

= −91871000+[15724000/(1.15)1 ]+[25422000/(1.15)2 ] + [35236000/ (1.15)3 ] + [45042000/(1.15)4 ] + [62307500/(1.15)5 ] = -91871000+14294454+21009917+26473328+30764292+35170959 = 35841950 El proyecto a realizar es viable y tiene una rentabilidad del 35.841.950 5.1.3.2.

TIR

La tasa interna de retorno es del 10%

61

6.

LIMITACIONES



Preocupación de los centros de realización por mantener status en los estratos altos, menospreciando los estratos medio y bajos.



Los servicios de organizaciones de eventos salen costosos por la poca frecuencia en meses de estos, se debería subutilizar las locaciones no solo para eventos sociales, sino también para eventos sociales y educativos.

62

7.

CONCLUSIONES



En el municipio de Fresno no hay ninguna empresa constituida legalmente que preste el servicio de organización y logística de eventos por lo que existe la gran ventaja de no tener competencia directa.



No es necesario hacer uso de proveedores internacionales por lo que los materiales que se requieran se pueden adquirir inmediatamente sin contratiempos. Es importante también destacar que los precios de algunos equipos requeridos es un poco alto por lo que es necesario que en el corto plazo la empresa cuente con fuentes de financiación que permitan hacer bueno uso del capital líquido de la organización.



La empresa tiene una estructura legal y administrativa constituida para efectos de negocio en marcha. Además se realizaron estados financieros que permiten identificar la viabilidad de este proyecto y la utilidad del mismo.



La empresa ESTEVAL Ltda. Permite prestar servicios al municipio de Fresno Tolima en forma eficaz y económica.



La demanda de servicio de la empresa seguirá existiendo por que las familias y organizaciones tendrán la necesidad de acudir a diferentes sitios para celebrar sus festividades.

63

8.

BIBLIOGRAFIA

Modelo para la selección de ideas para proyectos en fase de diseño, propuesto por Samuel Sánchez Formulación y evaluación de proyectos de inversión, libro de proyecto Edmundo PDF 2008 Estudio técnico. PDF, elementos indispensables en la evaluación de proyectos inversión.

Sapag, J.M. (2004). Evaluación de proyectos: Guía de ejercicios problemas y soluciones. México: Mc Graw Hill.

64